ARKISTOLAITOS

TALOUSARVIOEHDOTUS 2009 29.60.02 ARKISTOLAITOS KANSALLISARKISTO

1 29.60.02 Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) Liitemuis- Momentille myönnetään nettomäärärahaa 20 700 000 euroa. tiot 1A-C, 2-3 Määrärahaa saa käyttää myös: 1) Arkistolaitoksen kansainvälisen yhteistyön edellyttämien järjestöjen ja ohjelmien jäsenmaksujen ja rahoitusosuuksien, 2) EU:n hyväksymien hankkeiden menojen maksamiseen ja 3) Yhteisrahoitteiseen toimintaan, Selvitysosa: Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tavoitteena on, että yhteiskunnan ja yksilön kannalta merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. arkistolaitoksen toiminta parantaa julkishallinnon ja yksityisten yhteisöjen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen edellytyksiä. Tavoitteena on, että viranomaisten asiakirjoista säilytään pysyvästi noin 15 %. Toiminnallinen tuloksellisuus - Arkistolaitos kehittää ja ohjaa arkistotointa siten, että julkisen sektorin asiakirjahallintoa ja arkistotointa hoidetaan tehokkaasti ja taloudellisesti. Arkistolaitos määrittelee mitkä julkisen sektorin asiakirjat säilytetään pysyvästi. - Arkistolaitos säilyttää hallussaan olevat arkistoainekset tehokkaasti ja turvallisesti sekä parantaa niiden käytettävyyttä ja saatavuutta. - Arkistolaitos tarjoaa asiakkailleen monipuolista, luotettavaa ja nopeaa, maksutonta ja maksullista tietopalvelua Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Arkistolaitos kehittää työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja hyvinvointi. Maksullisen palvelutoiminnan liiketaloudellisten suoritteiden tuottotavoite on 5 000 euroa. tulot maksullisesta palvelutoiminnasta perustuvat opetusministeriön asetukseen arkistolaitoksen suoritteidenmaksuista (1259/2007). Momentin mitoituksessa on otettu huomioon kolmen henkilötyövuoden vähentäminen tuottavuustoimien vuoksi.

2 Tunnuslukuja 1 2005 2006 2007 2008 2009 toteutuma toteutuma toteutuma tavoite tavoite Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Arkistoainesten kokonaismäärä 111 022 112 235 115 478 155 000 160 000 (hyllymetriä) Tuotokset ja laadunhallinta Tutkijakäynnit (kpl) 72 211 66 241 61 202 66 000 66 000 Annetut todistukset ja selvitykset (kpl) 17 301 16 824 16 823 20 000 20 000 Järjestetyt arkistot (hyllymetriä) 1 530 1 358 1 299 1 600 1 600 Annettu koulutus (luentotunteja) 973 1 062 990 800 800 Tehdyt tarkastukset 135 96 95 100 80 Toiminnallinen tehokkuus Arkistoaineksen kokonaismäärä (hyllymetriä/htv) 478 491 484 594 620 Arkistotietokannan luettelotiedot (hyllymetriä koko aineistosta %) 82 87 91 70 73 Henkisten voimavarojen hallinta Henkilötyövuodet (kaikki) 2 232,5 228,5 238,75 261 258 Sairauspoissaolot (tp/htv) 15,1 12,3 11,8 < 12 < 12 1 Vuosien 2008 2009 tunnusluvuissa ovat mukana arkistolaitokseen vuoden 2008 alusta liitettyjen Sota-arkiston ja Valtioneuvoston väliarkiston tunnusluvut 2 Näissä henkilötyövuosissa ovat mukana myös muilta kuin arkistolaitoksen toimintamenomomentilta palkatut henikötyövuodet. Toiminnan menot ja tulot (1 000 euroa) 2007 2008 2009 varsinainen toteutuma talousarvio esitys Bruttomenot 19 079 21 330 Bruttotulot 630 630 Nettomenot 14 446 18 449 20 700

3 Siirtyvät erät - siirtynyt edelliseltä vuodelta 553 000 - siirtynyt seuraavalle vuodelle 476 393 2009 talousarvioesitys 20 700 000 2008 talousarvio 18 449 000 2007 tilinpäätös 14 446 000 Määrärahan mitoituksessa huomioon otetut muutokset ( 1000 euroa) Tuottavuustoimenpiteet - 66 Yhteensä - 66

4 LIITEMUISTIO nro 1 A 29.60.02. Toimintamenot Käyttösuunnitelma: Palkkaukset 10 464 000 euroa Määrärahan mitoituksessa on otettu lisäyksenä huomioon VES-sopimuksen mukaisena korotuksena (1,97/3,9 %) 200 000 euroa, yhteisrahoitteisena toimintana Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitoinnista aiheutuvia palkkamenoja 30 000 euroa. Tuottavuusohjelman mukaisesti palkkamenoista on vähennetty kolmen henkilötyövuoden osuutena 66 000 euroa. Arkistolaitoksen arvioitu, vakinaisen henkilökunnan henkilötyövuosimäärä 1.1.2009 on 253 ja koko henkilökunnan noin 258. Toimitilavuokrat 7 216 000 euroa Määrärahan mitoituksessa on otettu lisäyksenä huomioon vuokrien indeksikorotuksien nousun osuutta 130 000 euroa, Siltavuorenrannan kiinteistön piharakennuksen vuokra 60 000 euroa ja Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen vuokra kahdeksalta kuukaudelta lisäyksenä 497 000 euroa (mahdollinen lisätarve tämän lisäksi on 40 000 euroa) ja entisen Sota-arkiston kiinteistön vuokrasopimuksen mukainen tasokorotus 18 500 euroa. Mainittakoon, että arkistolaitos ei ole saanut vuosina 2005 2008 kiinteistöjen vuokrien indeksikorotuksia (67 000+75 000+90 000+110 000). Kansallisarkiston näyttelytilan korjaus- ja muutostöiden vuokravaikutukseksi esitetään lisäyksenä 10 000 euroa vuositasolla. Kiinteistömenojen osuus arkistolaitoksen toimintamenoista on lähes 40 %. Kiinteistöjen sähkö- ja siivousmenot sekä muut menot on budjetoitu muihin menoihin. Muut menot 2 450 000 euroa (sis. palvelujen ostot, aineet ja tarvikkeet sekä muut menot) Määrärahaesitys muodostuu seuraavista normaaleista kulutusmenoista: - IT menot 550 000 euroa, - kiinteistöjen ylläpitomenot (siivous-, sähkö- ja muut menot) 500 000 euroa, - kalusto- ja laiteinvestoinnit 100 000 euroa, - muut kulutusmenot 900 000 euroa Määrärahan lisäykset: - Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen irtokalusteet ja laitteet 300 000 euroa sekä arkistoaineiston muuttokustannukset 100 000 euroa.

5 Muista kuin Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen kalusto- ja laitehankinnoista ovat tärkeimmät muiden maakunta-arkistojen kaluston ja laitteiden uusiminen, erityisesti turvatekniikkahankinnat, tutkijatilakalusteiden uusimiset ja karttalaatikostojen hankinta. Sähköisten aineistojen hallinnan hankkeet 800 000 euroa Kaksi vuotta toiminut VAPA-hanke on jatkoa Sähke-hankkeelle, joka on valmistunut vuonna 2005. VAPA-hankkeelle on vuosien 2007 2008 talousarvioissa osoitettu rahoitusta 1,2 milj. euroa. Kehyksissä on vuoden 2008 rahoitusosuutena 800 000 euroa. (Liitemuistio nro 3) Venäjä-hanke 100 000 euroa (tai mom. 29.60.53) Määrärahalla on tarkoitus rahoittaa Venäjältä hankittavia Suomea koskevien asiakirjojen mikrofilmijäljenteitä. Hankinta on tarkoitus toteuttaa valmistuneen selvityksen mukaisessa laajuudessa ja aikataulussa. Hankinta on aloitettu vuonna 2007 ja se jakaantuu usealle vuodelle. Digitointi 300 000 euroa Arkistolaitoksen digitointia toteutetaan opetusministeriön koordinoinnin ja arkistolaitoksen digitointistrategian 2008-2010 mukaisesti.

6 LIITEMUISTIO nro 1 B 29.60.02 Arkistolaitoksen tulot TP 2007 TA 2008 TAE 2009 Tulot maksullisesta euroa euroa euroa palvelutoiminnasta 898 000 600 000 600 000 Muut tulot (yhteisrahoitteinen toiminta) 37 100 30 000 30 000 Maksullisen toiminnan tulot perustuvat opetusministeriön asetukseen (1259/2007) arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista. Yhteisrahoitteisen toiminnan tulot ovat ulkopuolisia tuloja Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointihanketta varten.

7 LIITEMUISTIO nro 1 C 29.60.02 Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelma Julkisoikeudelliset suoritteet 2007 2009 Tuotot Yhteensä 131 460 130 000 Kokonaiskustannukset 355 000 350 000 Kustannusvastaavuus % 37 37 Liiketaloudelliset suoritteet Tuotot Yhteensä 767 302 500 000 Kokonaiskustannukset 710 000 495 000 Kustannusvastaavuus % 108 101

8 29.60.53 Veikkauksen ja raha-arpajaisten voittovarat tieteen tukemiseen (arviomääräraha) Liitemuistio nro 2 29.60.53.02 Momentille myönnetään 4 557 000 euroa yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) mukaisiin menoihin. Työväen arkiston uusien toimitilojen käyttöön otto ajoittunee vuoteen 2009. Niiden kustannusvaikutuksesta ei ole vielä tietoa.

9 LIITEMUISTIO nro 2 29.60.53.02 Yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) mukaiset menot TA 2007 TA 2008 TAE 2009 1000 euroa 1000 euroa 1000 euroa Pysyväisluonteinen valtionavustus 4 204 4 390 4 477 1 Vuoden aikana maksettavat lopullisen valtionavun ja ennakon erotukset 186 Kertaluonteinen harkinnanvarainen valtionavustus 0 80 2 Yhteensä 4 390 4 390 4 557 1 Määrärahan korotuksessa on otettu huomioon, että henkilöstömenot (palkkojen yleiskorotuksesta johtuen) ja kiinteistömenot nousevat 2 prosentilla edellisen vuoden tasosta. 2 Yksityisten keskusarkistojen (ns. 80 %:n arkistojen) audiovisuaalisen aineiston digitointiprojektiin, jonka kartoitusprojekti suoritettiin vuonna 2007.

10 Liitemuistio nro 3 SÄHKÖISTEN AINEISTOJEN HALLINNAN HANKE Arkistolaitos on strategiansa mukaisesti kehittänyt sähköisen asioinnin mahdollistavaa toimintaympäristöä julkaisemalla SÄHKE-normin, toteuttamalla sähköisen aineiston vastaanottopalvelun (VAPA)-määritykset sekä käynnistämällä sähköisen arkistonmuodostuksen projektin. Arkistolaitos on myös sähköistänyt tietopalveluitaan erityisesti VAKKAprojektissa Parantaakseen sähköisten aineistojen kokonaisuuden hallintaa julkishallinnossa ja vahvistaakseen asemaansa sähköisen asioinnin kansallisena toimijana arkistolaitos on asettanut 1.2.2008 lukien sähköisten aineistojen hallinnan hankkeen, jonka tehtävänä on toteuttaa sähköisen arkistonmuodostuksen ja säilyttämisen kokonaisuus, joka koostuu kahdesta tehtäväalueesta: 1) Sähköisen arkistonmuodostuksen (eams) tehtäväalue Tehtäväalueen tavoitteena on määritellä julkishallinnossa noudatettavat, asiakirjan elinkaaren hallintaan perustuvat yhdenmukaiset arkistonmuodostuksen periaatteet, joita tukevat tarkoituksenmukaiset tietotekniset ratkaisut. 2) Sähköisten aineistojen säilyttämisen ja tietopalvelun tehtäväalue (laajennettu VAPA) Tehtäväalueen toiminnot rahoitetaan valtion talousarviossa vuosille 2007-2008 myönnetyistä määrärahoista sähköisen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) toteutukseen. Tehtäväalueella hankkeen tulee valmistella arkistolaitoksen toimintaa tukeva sähköinen asiakirjahallinnon kokonaistietojärjestelmä, joka palvelee tehokkaasti arkistolaitoksen strategisia ja toiminnallisia tavoitteita. Lisäksi hankkeen tulee: - saattaa VAPA-määritykset ajan tasalle - valmistella aineistojen siirron lupaprosessin siirtäminen sähköiseen toimintaympäristöön - toteuttaa sähköisten aineistojen pysyväissäilyttämisen standardoinnin arviointi - toteuttaa VAKKA-arkistotietokannan evaluointi osana sähköisten tietopalveluiden kehittämistä - osallistua Teknillisen korkeakoulun vastuulla olevaan Älykkäät yhteisölliset palvelut (Semanttinen Web 2.0 projekti)-tutkimushankkeeseen - toteuttaa arkistolaitoksen antaman SÄHKE-normin päivitys. Sähköisten aineistojen hallinnan hanke on sijoitettu Kansallisarkiston tietopalvelun vastuualueelle ja sen toimikausi on 1.2.2008 31.12.2010. HANKKEEN TAVOITE JA TULOKSET

11 Hankkeen tavoitteena on tuottaa arkistolaitokselle tietoteknologiaan perustuvia palveluita ja tuotteita, jotta arkistolaitos pystyy entistä paremmin tuottamaan sille arkistolaitossa asetettuja tavoitteita. Hankkeen tuloksena arkistonmuodostajille voidaan tarjota sähköisen asioinnin kokonaisuus, joka ulottuu sähköisestä arkistonmuodostuksesta asiakirjojen hävittämiseen, asiakirjojen arkistolaitokseen siirtoon ja pysyvään säilyttämiseen saakka. Viime kädessä hankkeen tulokset tukevat arkistolaitoksen sähköisten tietopalveluiden tuottamista. Hankkeen tuloksia voidaan ja pitää hyödyntää kaikissa arkistolain 1 luvun tarkoittamissa arkistonmuodostajissa. Hankkeen myötä arkistolaitoksella on tavoitteidensa saavuttamiseksi arkistonmuodostajille kohdennettu yhteinen toimintamalli, joka kattaa sähköisen asiakirjahallinnon kokonaisuuden asiakirjan synnystä pysyvän säilyttämiseen sakka. Tavoitteena on, että arkistolaitos vastaa koko julkisessa hallinnossa toimintamallin ylläpidosta ja edelleen kehittämisestä. Arkistolaitos vastaa myös kokonaisuutta tukevien tietojärjestelmien toimintakunnosta siten, että arkistolaitos hankkii tekniset palvelut julkisen hallinnon yhteisten IT linjausten pohjalta. Sähköisten aineistojen hallinnan hankkeessa on lisäksi luotu jatkokehittämisen pohjaa, erityisesti julkisen hallinnon tietoarkkitehtuurin rakentamiselle osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Tietoarkkitehtuuri mahdollistaa asiakirjahallinnon edelleen kehittämistä, erityisesti tukemaan palvelu- ja toimintaprosessien sähköistämistä. Hankkeen tuloksia on myös arvioitava arkistolain muuttamisen näkökulmasta. Tavoitetilassa vuonna 2010 On olemassa arkistolaitoksen toimintaa tukeva sähköinen asiakirjahallinnon kokonaistietojärjestelmä, joka tehokkaasti palvelee arkistolaitoksen toiminnallisia tavoitteita asiakirjojen synnystä niiden arkistolaitokseen siirtämiseen ja säilyttämiseen sekä arkistolaitoksen tietopalveluiden tukemiseen saakka. Arkistolaitos on keskeinen toimija sähköisen asiakirjahallinnon ohjaajana, sähköisen säilyttämisen toimijana sekä laadukkaiden verkkopalveluiden tarjoajana kuin myös julkisen hallinnon sähköisen asioinnin toimijana Tietojärjestelmien tekninen ylläpito ja hallinnointi hoidetaan valtion ja julkisen hallinnon yleisten IT- linjausten mukaisesti Arkistolaitoksella on käytössään ja tarjottavana koko julkiselle hallinnolle seuraavat palvelut: Sähköinen tiedonohjauksen järjestelmä (eams/toj). Pysyvästi sähköisesti säilytettävien aineistojen tietojärjestelmän, joka sisältää myös vastaanottopalvelun ja on integroitu tiedonohjauksen järjestelmään (VAPA).

12 Arkistolaitos pystyy omissa sähköisissä tietopalveluissaan hyödyntämään arkistonmuodostajien rakentamia tietopalveluita. Tietojärjestelmät muodostavat saumattoman asiointikokonaisuuden, joka tarjotaan julkisen hallinnon toimijoiden käyttöön Arkistolaitos vastaa asiakirjahallinnon kansallisena toimijana julkisen hallinnon tehtävien hoitamiseen tarvittavasta sähköisestä tiedonohjauksesta (eams/tos) ja sähköisestä kokonaisuudesta asiakirjan synnystä, aineiston siirtämisestä pysyvään säilyttämiseen sekä sähköisesti pysyvästi säilytettävän aineiston tietopalvelusta. ARKISTOLAITOKSEN TOIMIVALTA Sähköisten aineistojen hallinnan hanke pohjautuu arkistolaissa arkistolaitokselle määrättyihin tehtäviin. Arkistolain 6 nojalla arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Arkistolain 8 nojalla arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Tehtävä koskee myös kuntasektoria. Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistolain 7 nojalla arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. HANKKEEN VAIHEISTUS JA RAHOITUS Sähköisten aineistojen hallinnan hanke (SAHA) koostuu arkistolaitoksen sähköisten palveluiden neljästä peruspilarista: SÄHKE normi, asiakirjojen sähköinen vastaanottopalvelu (VAPA) sekä sähköinen arkistonmuodostus (eams) sekä sähköisten tietopalveluiden arkistotiekanta (VAKKA). Hankkeen toteutus jaetaan kolmeen, toisiaan tiivisti tukevaan vaiheeseen. 1) Sähköisen arkistonmuodostuksen ja säilyttämisen kokonaisuuden täsmentäminen Kokonaisuuden täsmentämisen pohjana ovat yhtäältä arkistolaitoksen SÄHKE normi sekä sähköisen aineiston vastaanottopalvelun (VAPA) määritykset sekä toisaalta sähköiseen asiakirjahallintaan ja säilyttämiseen liittyvät muut julkisen hallinnon hankkeet.

13 Tavoitteena on muodostaa sähköisen asiakirjahallinnon, joka sisältää myös sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen, kokonaiskuva. Kokonaisuutta tarkastellaan pääministeri Matti Vanhasen I hallituksen asettaman tietoyhteiskuntaohjelman tekemien linjausten (KuntaTIME) pohjalta. Kokonaiskuva on pohjana niin sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman (eams) kuin sähköisen säilyttämisen projekteille. 2) Arkistonmuodostussuunnitelmien sähköistäminen (eams) Tavoitteena on arkistonmuodostussuunnitelman sähköistäminen siten, että se tehokkaasti tukee arkistonmuodostajien toimintaa ja arkistonmuodostusta sekä asiakirjan koko elinkaaren hallintaa pysyvään säilyttämiseen saakka. 3) Sähköinen säilyttäminen Vuosi 2008 Tavoitteena on, että sähköinen säilyttäminen on kiinteä osa arkistonmuodostuksen kokonaisuutta. Sähköinen säilyttäminen koostuu siten palveluprosessien tiedonohjauksesta (TOS), tietojärjestelmien asiakirjojen operatiivisen vaiheen säilyttämisestä, väliarkistoinnista, joka voidaan toteuttaa ns. dokumentinhallinnan tietojärjestelmillä sekä asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Arkistolaitoksen tehtävän on vasta arkistonmuodostuksen (tiedonohjauksen) ohjaamisesta eams projektin tavoitteiden ja toteutusten mukaisesti sekä pysyvästä säilyttämisestä VAPA- projektin ja sen tarkennusten pohjalta. Ratkaisuilla pitää kuitenkin olla selvät rajapinnat ja liittymät kaikkiin sähköisen säilyttämisen osa-alueisiin. Arkistolaitos toteuttaa sähköisen säilyttämisen ratkaisua erityisesti pysyvän säilyttämisen näkökulmasta, mutta em. tavoitteen saavuttamiseksi on tehtävä tiivistä yhteistyötä julkisen hallinnon eri toimijoiden kanssa. Talousarvioissa vuosille 2007 2008 on arkistolaitokselle myönnetty yhteensä 1 200 000 euroa VAPA-hankkeeseen. Vuonna 2008 on käytettävissä 950 000 euroa sekä edelliseltä vuodelta siirtynyttä siirtomäärärahaa noin 119 000 euroa. Rahoitusta on suunniteltu käytettäväksi seuraavasti (2008): konsultointi 350 000 euroa Palkat 125 000 euroa Tietotekniset kulut 500 000 euroa Muut kulut 95 000 euroa Määrärahalla toteutetaan seuraavat tehtävät: - VAPA-määritysten ajan tasalle saattaminen - valmistella aineistojen siirron lupaprosessin siirtäminen sähköiseen toimintaympäristöön - toteuttaa sähköisten aineistojen pysyväissäilyttämisen standardoinnin arviointi - toteuttaa VAKKA- arkistotietokannan evaluointi osana sähköisten tietopalveluiden kehittämistä - osallistua Teknillisen korkeakoulun vastuulla olevaan Älykkäät yhteisölliset palvelut (Semanttinen Web 2.0 projekti)-tutkimushankkeeseen

14 Vuodet 2009-2012 - toteuttaa arkistolaitoksen antaman SÄHKE-normin päivitys. Vuosien 2009 2010 toiminta- ja taloussuunnitelmaan yhteensä 1 800 000 euroa VAPA-rahoitusta, jota on suunniteltu käytettäväksi seuraavasti: Konsultointi 200 000 euroa Palkat 100 000 euroa Tietotekniset kulut 1 450 000 euroa Muut kulut 50 000 euroa Lopulliset kustannukset ja kustannusten jako riippuu julkisen hallinnon yhteisten IT ratkaisuiden linjauksista ja päätöksistä. Palvelun käyttöönotossa ja käytön kustannuksissa hyödynnetään ja kehitetään julkisen hallinnon yhteisiä rahoitusmalleja. Yhteenvetona todettakoon, että SAHA hankkeessa edetään vaiheittain siten, että ensimmäisessä vaiheessa lähdetään liikkeelle yhteistyössä kunnallisten viranomaisten kanssa (Arkistolain mom.2) ja toisessa vaiheessa, osittain samanaikaisesti valtion virastojen ja laitosten kanssa (Arkistolain mom.1). Hankkeessa tarkennetaan sähköisen asiakirjahallinnon kokonaisuus, kehitetään sähköinen tiedonohjauksen suunnitelma ja järjestelmä (TOJ) sekä toteutetaan asiakirjojen sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen tietojärjestelmä. Hankkeessa luodaan pohjaa myös sähköisen asiakirjahallinnon jatkokehittämiselle osana kokonaisarkkitehtuurin kehittämistä. Hankkeen tuloksen syntyy koko julkisen hallinnon yhteinen sähköinen asiakirjahallinnon toimintamalli, jonka ylläpito ja edelleen kehittämistä vastaa arkistolaitos. Hankkeen tuomat uudet ratkaisut otetaan huomioon arkistolain uudistamistyössä. HANKKEESEEN SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT SÄHKE normin päivitys SÄHKE normi muodostaa koko sähköisen asiakirjahallinnon perustan. Normi vanhenee vuoden 2008 lopulla, joten sen päivittäminen on tarkoituksenmukaista tehdä osana sähköisten aineistojen hallinnan hanketta. Sähköisten aineistojen lupaprosessin sähköistäminen Lupaprosessi on keskeinen osa sähköisen aineistojen hallinnan kokonaisuutta, joten prosessin sähköistäminen on tarkoituksenmukaista tehdä osana sähköisten aineistojen hallinnan hanketta. Sähköisen säilyttämisen standardoinnin selvitys Kansainvälisesti on olemassa mm. Moreq 2 hanke, jossa on eurooppalaisella tasolla mietitty pysyvän sähköisen säilyttämisen ratkaisuja ja niissä käytettäviä standardeja. Onkin tarkoituksenmukaista yhtäältä varmistaa, että SÄHKE normi on otettu huomioon kansainvälisessä kehityksessä ja toisaalta SÄHKE normi on eurooppalaisen standardoinnin kanssa

15 yhteensopiviva. Standardoinnin arviointi onkin tarkoituksenmukaista tehdä osana sähköisten aineistojen hallinnan hanketta. Mikäli opetusministeriö käynnistää pitkäaikaissäilyttämisen kehittämishankkeen ja sijoittaa sen Kansallisarkiston toteutettavaksi, standardointia on arvioitava tiiviissä yhteistyössä uuden kehittämishankkeen kanssa. Semantic Web 2.0 Älykkäät yhteisölliset palvelut eams toiminnallisuus edellyttää tavoitetilassa tietojärjestelmien toiminnallisuuksien ja metatietoarvojen tallentumisen automatisointia ja tietoarkkitehtuurin yhdenmukaistaminen tiedon hallinnan käsitteiden yhdenmukaistaminen. Arkistolaitos on osallisena Helsingin teknisen korkeakoulun vetämää otsikossa mainittua isoa konsortiota, johon on saatu myös Tekes rahoitusta. Onkin tarkoituksenmukaista, että arkistolaitos osallistuu em. hankkeeseen osana sähköisten aineistojen hallinnan hanketta. VAKKA evaluointi JATKOKEHITÄMINEN Evaluoinnissa arvioidaan arkistolaitoksen arkistotietokantaa erityisesti arkistolaitoksen tietopalveluiden näkökulmasta. VAKKA käsittää pääsääntöisesti olemassa olevan paperiarkiston sisältöä. VAPA järjestelmä mahdollistaa hallinnossa sähköisesti syntyvien asiakirjojen liittämisen myös arkistolaitoksen tietopalveluun periaatteessa reaaliaikaisesti. VAKKA evaluoinnissa onkin syytä arvioida sähköisen aineiston saatavuuden vaikutusta myös VAKKA palvelun kehittämiseen. Evaluointi on siis oleellinen osa myös sähköisten tietopalveluiden kehittämistä. Arkistolain 14 mukaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto ei koske kunnallisia viranomaisia. Sähköisten aineistojen hallinnan hankkeessa lähtökohtana siis on koko asiakirjahallinnon kokonaisuus asiakirjan synnystä sen pysyvään säilyttämiseen saakka. Nykyinen tietoteknologia mahdollistaa koko asiakirjan elinkaaren huomioonottamisen ja järjestämisen koko julkisen hallinnon näkökulmasta. Onkin arvioitava nykyisen arkistolainsäädännön muuttamista siten, että lain 14 sitoisi jatkossa myös kunnallisia viranomaisia. Samalla olisi myös arvioitava tietoteknologian ja toimintaympäristön yleisen muutoksen vaikutukset arkistolain uudistamiseksi.