ROTARYVUODEN SUNNITTELU Esittäjä: OLAVI MIETTINEN Päivämäärä: 17.03.2012
Esityksen tavoite: Tulevat presidentit, -sihteerit ja komiteat Innostaa sekä lisätä valmiuksia: Suunnitella klubin hallinto ja toiminta tehokkaaksi Tehdä klubille hyvä toimintasuunnitelma kaudelle 2012-2013 (ja myös pitemmälle)
Esityksen sisältö: Rotaryklubin säännöt KLUBIJOHTOSUUNNITELMA Rotaryklubin pysyvät komiteat Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille TOIMINTASUUNNITELMA
Suomalaisen Rotaryklubin mallisäännöt 1. YLEISTÄ 1.1 (YHDISTYKSEN) KLUBIN NIMI JA SIJAINTIPAIKKAKUNTA 1.2 TARKOITUS JA TOIMINNAN LAATU 1.3 JÄSENYYS ROTARY INTERNATIONALISSA 1.4 SÄÄNNÖT 1.5 TOIMINTAVUOSI 2. JÄSENYYS 2.1 AKTIIVIJÄSENTEN VALINTA 2.2 KUNNIAJÄSENEKSI KUTSUMINEN 2.3 JÄSENEN EROTTAMINEN 3. KOKOUKSET 3.1 JÄSENTEN OSALLISTUMINEN KLUBIN KOKOUKSIIN 3.2 VIIKKOKOKOUKSET 3.3 VAALIKOKOUS 3.4 SÄÄNTÖMÄÄRÄINEN VUOSIKOKOUS 3.5 MUUT JÄSENTEN PÄÄTÖSVALTAA KÄYTTÄVÄT KOKOUKSET 3.6 KOKOUSTEN PUHEENJOHTAJA JA PÖYTÄKIRJA
Suomalaisen Rotaryklubin mallisäännöt 4. HALLITUS 4.1 HALLITUKSEN JÄSENET 4.2 HALLITUKSEN KOKOUKSET 4.3 KLUBIN NIMEN KIRJOITTAMINEN 5. KLUBIN TOIMIHENKILÖIDEN VALINTA 5.1 HALLITUKSEN JÄSENET 5.2 MUUT KLUBIN TOIMIHENKILÖT 6. KLUBIN TOIMIHENKILÖIDEN TEHTÄVÄT 7. KOMITEAT 7.1 PYSYVÄT KOMITEAT 7.2 MUUT KOMITEAT 8. RAHA-ASIAT 8.1 LIITTYMIS- JA JÄSENMAKSU 8.2 KLUBIN RAHA-ASIOIDEN HOITO 9. SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN 10. KLUBIN PURKAUTUMINEN
KLUBIJOHTOSUUNNITELMA: Eläväisen klubin eväät Klubijohtosuunnitelman tavoitteena on Rotaryn vahvistaminen klubitasolla tarjoamalla klubeille selkeä ja tehokas hallintomalli
KLUBIJOHTOSUUNNITELMAN TOTEUTTAMINEN Ohjeita löytyy mm. Presidentin opaskirjasta (Uusi julkaisu 2012 nimellä: Eläväisen klubin eväät ) 1. Laaditaan pitkän tähtäyksen suunnitelma joka koskee tehokkaan Rotaryklubin eri osa-alueita. 2. Asetetaan vuositavoitteet käyttäen Tehokkaan Rotaryklubin Suunnittelukaavaketta, sopeutettuna pitkän tähtäyksen suunnitelmaan. 3. Järjestetään klubineuvotteluja joissa klubin jäsenet voivat osallistua suunnitteluun.
KLUBIJOHTOSUUNNITELMAN TOTEUTTAMINEN 4. Varmistetaan esteetön ja juohea tiedonkulku klubin presidentin, klubin hallituksen, komiteoiden puheen-johtajien, klubin jäsenten, piirigovernorin, apulais-governorin ja piirin komiteoiden kesken 5. Aikaansaadaan jatkuvuus klubin johdossa ja varmiste-taan seuraajajärjestelmän suunnitelmallisuus jotta klubissa on jatkuvasti kehittymässä tulevaisuuden johtajia
KLUBIJOHTOSUUNNITELMAN TOTEUTTAMINEN 6. Katso miten klubin säännöt määrittelevät komitearakenteen. Klubi rekisteröitynyt Käytössä Suomalaisen Rotaryklubin mallisäännöt niissä on määritelty klubin komitearakenne ja klubin johdon tehtävät ja vastuut. 7. Luodaan edellytykset klubin sisäiselle jäsenten väliselle toveruudelle. 8. Varmistetaan, että jokainen klubin jäsen on mukana jossakin klubin projeketissa tai klubin johtotehtävissä.
KLUBIJOHTOSUUNNITELMA KLUBIN HALLINTO Nykytilanne: Toimiiko klubimme klubijohtosuunnitelman mukaisesti? Tulevaisuus: Toimintavuosi 2012 2013 (ja myös seuraavat vuodet). Klubin hallinto ja toiminta on organisoitava järkevästi ja tehokkaasti. Miten? KLUBIJOHTOSUUNNITELMA
Rotaryklubin pysyvät komiteat Klubin hallitus Klubin hallinto Julkisuuskuva (Suhdetoiminta) KluKlubin Jäsenyys hallitusbin hallitus Palveluprojektit* Rotary Säätiö *Lisäkomiteoita asetetaan tarpeen mukaan * Lisäkomiteoita asetetaan tarpeen mukaan Nuorisovaihto tiimi (Uudet sukupolvet)
Viisi pysyvää komiteaa toteuttavat klubin vuosittaiset tavoitteet: Jäsenyys Tämä komitea laatii ja toteuttaa klubijäsenten rekrytointi- ja pysyttämissuunnitelman. Julkisuuskuva (Klubin suhdetoiminta) Komitea laatii ja toteuttaa suunnitelman siitä, kuinka ulkopuolisille välitetään informaatiota rotarysta ja miten samalla edistetään klubin palveluprojekteja ja aktiviteetteja. Klubin hallinto - Tämä komitea huolehtii kaikista klubin hallinnollisista tehtävistä. Klubin sihteerin ja taloudenhoitajan tulisi olla tämän komitean jäseniä. Palveluprojektit Komitea suunnittelee ja toteuttaa koulutuksellisia, humanitaarisia ja ammatillisia projekteja, jotka kohdistuvat oman paikkakunnan tai muiden maiden yhteisöjen tarpeisiin. Rotarysäätiö Tämä komitea laatii ja toteuttaa suunnitelmia Rotarysäätiön tukemiseksi sekä taloudellisesti että osallistumalla säätiön ohjelmiin.
Rotarypiirin 1430 pysyvät komiteat Talouskomitea Jäsenyys- ja PR-komitea Uudet sukupolvet-komitea Nuorisovaihtokomitea Rotaract RYLA Projektit-komitea Rotarysäätiökomitea Koulutusohjelmat, stipendit ja alumni Vuosirahasto/PolioPlus Humanitääriset ohjelmat ja avustukset Opintoryhmien vaihto (GSE) Pysyvärahasto Tiedonhallintakomitea eli IT-komitea Koulutuskomitea Piirikonferenssin järjestelytoimikunta Ohjelmat Kansainvälinen palvelu ja ystävyysvaihto Suomen Rotaryn Lääkäripankki
SUUNNITTELUOPAS TEHOKKAILLE ROTARYKLUBEILLE Toimintasuunnitelma Nykytilanne Tulevan tilanteen arvio JÄSENYYS PALVELUPROJEKTIT ROTARYSÄÄTIÖ JOHTAJUUDEN KEHITTÄMINEN JULKISUSKUVA (SUHDETOIMINTA) KLUBIN HALLINTO
KLUBIN (OMA) TOIMINTASUUNNITELMA ROTARYVUODELLE 2012-2013 1. Viikkokokoukset (Ohjelma) 2. Klubikokoukset 3. Jäsenhuolto 4. Nuorisovaihto (Uudet sukupolvet) 5. Koulutus (Klubikouluttaja, uusien jäsenten koulutus jne.) 6. Juhlat 7. Palveluprojektit 8. Talous (tuotot kulut tulos) 9. Lahjoitukset (Rotarysäätiö) 10. Tiedotustoiminta (Julkisuuskuva) jne.
Yhteenveto: TEE KLUBIJOHTOSUUNNITELMA 2012-2013 - Pysyvät komiteat + tarvittavat lisäkomiteat - Komiteoiden jäsenet (organisaatio) - Komiteoiden tehtävät ja toimintasuunnitelmat TEE KLUBIN TOIMINTASUUNNITELMA 2012-2013 - Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille - Klubin oma toimintasuunnitelma - Vuoden viikkokokousohjelma TEE KLUBIN STRATEGINEN SUUNNITELMA 3 v 5 v - Tavoitteet (Nykytilanne Tavoitteet 2012-2013 2015) - Toiminnan kuvaus - Ohjeita löytyy mm. SR:n nettisivuilta
Yhteenveto: Rotaryvuoden suunnittelu Rakenna klubille mielenkiintoinen viikkokokousohjelma kaudelle 2012-2013: - Presidentin näköinen rotaryvuosi - Mielenkiintoiset esitelmät - Ohjelmaa myös normaalien viikkokokousaikojen ulkopuolella (muista koko rotaryperhe). - Viikkokokouksissa ja ohjelmissa myös rotarytietoutta - Tarpeellinen määrä klubikokouksia
MENESTYSTÄ TOIMINNAN SUUNNITTELUUN... KIITOS!