SISÄLTÖ 11 TYÖNTEKIJÄN OHJE... 2 11.1 Suunnitelma... 2 11.1.1 Tarkasteltavan jakson valinta... 3 11.1.2 Vuosilomat/poissaolot... 4 11.1.3 Työvuorolista... 7 11.1.4 Työvuorolistan tulostaminen... 10 11.2 Avoimet vuorot... 11 11.3 Toteuma... 13 11.3.1 Tarkasteltavan jakson valinta... 14 11.3.2 Toteutuneiden työvuorojen kirjaus... 16 11.3.3 Työvuoron muokkaaminen... 17 11.3.4 Palkanlaskentajakson hyväksyminen... 19 11.3.5 Palkanlaskentatietojen tulostaminen... 20 11.4 Työntekijät... 23 11.4.1 Työntekijätiedot... 23 11.4.2 Työsuhdelomakkeet... 25 11.5 Tulosteet... 26 11.6 Yleisiä kysymyksiä... 27 TyövuoroVelho Oy Ylistönmäentie 33, 6 krs. 40500 Jyväskylä FINLAND Puh. 020 744 2666 www.tyovuorovelho.com Y-tunnus 0907108-3
2 (28) 11 TYÖNTEKIJÄN OHJE TyövuoroVelhon työntekijätunnuksilla on erilaisia käyttöoikeuksia yrityksenne käyttötarpeista riippuen. Tässä ohjeessa luodaan yleiskatsaus työntekijän käyttöliittymän käyttöön. Kaikki ohjeessa olevat toiminnot eivät välttämättä ole kaikilla yrityksillä ja kaikilla työntekijöillä käytettävissä. Mikäli tunnuksiltasi puuttuu oikeuksia, joita tarvitset, otathan yhteyttä esimieheesi / TyövuoroVelhon pääkäyttäjäänne. 11.1 Suunnitelma Suunnitelma-valikon Työvuorolistalle voi olla työntekijätunnuksilla katseluoikeus, jolloin pääset tarkastelemaan vuorosuunnittelijoiden tekemiä työvuorolistoja oikeus lisätä työvuoro- ja vapaapäivätoiveita, jolloin työvuorosuunnitelmia tekevä esimies näkee suoraan omassa käyttöliittymässään ohjelmaan tekemäsi toiveet oikeus suunnitella työvuorot itse. Tällöin työvuorosuunnitelmia tekevä esimies näkee suoraan omassa käyttöliittymässään ohjelmaan tekemäsi työvuorosuunnitelmat.
3 (28) Suunnitelma-valikon alavalikot ohjaavat työvuorosuunnittelua prosessin mukaisessa järjestyksessä ja vaiheet läpikäymällä varmistat, että kaikki tarvittavat vaiheet tulevat käytyä läpi: 1. ensin valitaan suunniteltavan listan ajanjakso, 2.lisätään tiedossa olevat lomat/poissaolot, 3. suunnitellaan työvuorot ja 4. tulostetaan valmis suunnitelma. Kaikkia vaiheita ei välttämättä tarvitse käydä läpi jokaisen työvuorolistan suunnittelussa, vaan valikosta voidaan valita vain tarvittavat kohdat. 11.1.1 Tarkasteltavan jakson valinta Suunnitelmavalikon ylimmässä Vaihda valinta -palkissa näytetään käsiteltävän listajakson päivämäärät. Mikäli haluat jättää toiveita/tehdä työvuorosuunnitelmia eri ajankohdalle, pääset vaihtamaan päivämääriä palkkia klikkaamalla. Avautuu seuraava ikkuna:
4 (28) Valitse jakso -kohdasta valitse hiirellä klikkaamalla jakso, jolle haluat toiveita tai työvuoromerkintöjä tehdä. Mikäli tarvitsemasi ajanjakso ei ole listalla näkyvissä, ota yhteyttä esimieheesi / TyövuoroVelhon pääkäyttäjäänne. He voivat lisätä tarvittavia jaksoja. Takaisin valikkonäkymään pääset alareunan Vaihda-painikkeesta. Seuraavapainikkeella voit siirtyä suoraan valitun jakson Työvuorolista -näkymään. 11.1.2 Vuosilomat/poissaolot Voit merkitä vuosilomatoiveesi Suunnitelma-valikon Vuosilomat/poissaolot -alavalikosta. Avautuu seuraava ikkuna:
5 (28) Valitse ajanjakso, jolle haluat vuosilomatoiveen lisätä. Siirry eteenpäin alareunan Seuraava-painikkeella. Avautuu seuraava näkymä: Lisää merkintä yläosan valintarivin Lisää vuosiloma/poissaolo -painikkeesta tai klikkaamalla työvuorojen aikajanalta. Avautuu seuraava ikkuna:
6 (28) Merkitse vuosiloman toivottu alkupäivä ja päättymispäivä ja tallenna tiedot alareunan Tallenna-painikkeesta. Vuosilomatoive tulee näkyviin tummanpunaisena aikajanana. Kun toive on hyväksytty, se muuttuu tummansiniseksi janaksi.
7 (28) 11.1.3 Työvuorolista Suunnitelma-valikon Työvuorolista-kohdasta pääset suunnitelmanäkymään toiveiden jättämistä tai työvuorojen suunnittelua varten. Suunnitelmanäkymässä muiden työntekijöiden sarakkeet näkyvät valkoisina ja omasi harmaana, mikäli työvuorosuunnittelija ei vielä ole lukinnut jaksoa työvuorosuunnittelua varten. Näkymän oikeassa laidassa näytetään käytössä olevat vahvuuslaskurit. Vahvuuksien seurannan avulla voidaan tarkastella eri työvuoroissa olevaa miehitystä. Näin voidaan varmistaa, että resurssit kohdistuvat oikein; paikalla on tarpeeksi työntekijöitä ja toisaalta vältetään myös mahdollinen ylimiehitys.
8 (28) Hiiren oikeaa painiketta suunnittelualueella klikkaamalla aukeaa pääkäyttäjän tunnuksillesi määrittämä tyypillisten työvuorojen pikavalintapalkki, jossa on esimerkkivuoroja toiveiden jättämisen tai työvuorojen merkitsemisen helpottamiseksi. Toiveita ja työvuoroja siirretään listaan tarttumalla haluttuun merkintään ja raahaamalla se haluttuun päivään listalle hiiren vasen painike pohjassa. Samalle päivälle voi tarvittaessa viedä useammankin työvuoron, jos työvuorot tehdään esim. eri työpisteissä. Jos toiveen/työvuoron aikaa halutaan muuttaa tai toiveeseen/työvuoromerkintään halutaan jättää lisätietoja, voidaan merkintä klikata auki hiirellä. Avautuu seuraava ikkuna:
9 (28) Muokkaa tarvittaessa alku- ja loppuaikaa, työajan laatua tai työpistettä. Lisätiedot voidaan kirjoittaa vuoron Tietoja-ruutuun. Tallenna tiedot alareunan Tallenna-painikkeesta. Jos voit suunnitella omat työvuorosi, voit seurata jakson tavoitetuntien toteutumista alareunan tavoiteriviltä. Tavoiterivin lukema kertoo, paljonko jaksolle pitäisi tunteja suunnitella ja suluissa oleva lukema kertoo, paljonko tunteja pitäisi vielä suunnitella, jotta päästäisiin tavoitteeseen. Toiveina esitettyjen työvuorojen tunnit lasketaan tavoitteeseen vasta, kun työvuorosuunnittelija ne hyväksyy. Työntekijän plus- ja miinustunteja seurataan alaosan Tase-rivillä. Tärkeää! Tallenna lopuksi suunnittelunäkymän tiedot myös vasemmasta yläkulmasta, jolloin toiveesi tulevat näkyviin myös esimiehen näkymään.
10 (28) 11.1.4 Työvuorolistan tulostaminen Suunnitelma-valikon Tulosta-kohdasta voit tulostaa suunnitellun työvuorolistan, henkilökohtaiset työvuorosi tai vuosilomatulosteen. Valitse jakso, jolta haluat työvuorolistan tulostaa ja luo tuloste alareunan Luo tuloste - painikkeesta.
11 (28) 11.2 Avoimet vuorot Avoimet vuorot -valikossa voit käydä tarkastelemassa työvuorosuunnittelijan sinulle lähettämiä kutsuja avoimille, tekijää vailla oleville työvuoroille. Täältä pääset myös ilmoittautumaan kyseisille vuoroille. Avautuu seuraava näkymä: Listassa näytetään sinulle suunnitellut työvuorot sekä avoinna olevat vuorot. Avoinna olevat vuorot näytetään vaalennetulla tekstillä ja niiden kohdalla on valintaruutu. Valitse avoimista työvuoroista ne vuorot, joihin haluat ilmoittautua ja tallenna tiedot Ilmoittaudu vuoroille -painikkeesta.
12 (28) Jos avoinna ollut työvuoro on vahvistettu sinulle, työvuoromerkintä muuttuu normaaliksi tekstiksi ja valintakohtaan jää vihreä valintamerkki ja valintaruutu katoaa. Jos avoinna ollut työvuoro on vahvistettu jollekin toiselle työntekijälle, työvuoromerkintä jää edelleen vaalennetuksi ja valintamerkki on muuttunut punaiseksi.
13 (28) 11.3 Toteuma Toteumaan eli toteutuneiden työvuorojen näkymään voi työntekijöillä olla yrityksen tarpeen mukaan joko katseluoikeus tai omien vuorojen kirjausoikeus. Toteuman alavalikot on jaettu prosessin mukaisiin vaiheisiin, joita seuraamalla varmistetaan, että kaikki tarvittavat palkanlaskentajakson vaiheet tulee käytyä läpi. Kaikkia vaiheita ei välttämättä tarvitse käydä läpi jokaisella palkanlaskentajaksolla, vaan voit valita valikosta vain ne kohdat, joita kyseisellä palkanlaskentajaksolla tarvitset. Esim. jos lisättäviä palkkalajitapahtumia (ateriaveloituksia, kilometrikorvauksia tms.) ei ole, voit siirtyä työvuorojen kirjaamisen jälkeen suoraan palkanlaskentajakson hyväksymiseen.
14 (28) 11.3.1 Tarkasteltavan jakson valinta Toteuma-valikon ylimmässä palkissa näytetään, mikä jakso on viimeisimpänä ollut käsittelyssä. Mikäli tarvitset seuraavaa jaksoa, pääsee jaksovalintaa vaihtamaan palkkia klikkaamalla. Avautuu seuraava ikkuna:
15 (28) Valitse jakso -kohdassa näkyvät ne jaksot, jotka työvuorosuunnittelija on sinulle avannut. Mikäli tarvitsemaasi jaksoa ei ruudussa näy, ota yhteyttä vuorosuunnittelijaanne ja pyydä häntä avaamaan sinulle tarvitsemasi jakso toteutuneiden työvuorojen kirjauksia varten. Valitse jakso hiirellä klikkaamalla. Alareunan Seuraava-painikkeella voit siirtyä suoraan valitun jakson seuraavaan vaiheeseen Kirjaa työvuorot -näkymään. Vaihda-painikkeesta pääset takaisin valikkonäkymään.
16 (28) 11.3.2 Toteutuneiden työvuorojen kirjaus Toteuma-valikon Kirjaa työvuorot vaiheesta pääset kirjaamaan omat toteutuneet työaikasi, mikäli tämä käytäntö on yrityksessänne käytössä. Jos sinulla on toteutuneiden työvuorojen katseluoikeus, näet tässä näkymässä sinulle kirjatut toteutuneet työvuorot. Avautuu seuraava näkymä: Toteutuneet-kenttään merkitään toteutuneet työvuorot ja näiden perusteella saadaan tiedot jakson palkanlaskentaan. Suunnitellut työvuorot voidaan myös kopioida valmiiksi Toteutuneet-kenttään, kun työntekijä lisätään palkanlaskentajaksolle. Kun työvuoro on kirjattu, ohjelma laskee automaattisesti työehtosopimuksen mukaiset mahdolliset lisiin oikeuttavat tunnit. Nämä näkyvät omissa sarakkeissaan. Myös palkanlaskentajaksolle
17 (28) kirjattavia mahdollisia lisä- ja ylityötunteja varten on näkymässä omat sarakkeensa. Alaosan Maksuun-rivillä näkyvät palkanlaskentajaksolta maksettaviksi siirrettävät korvaukset. Jos korvauksia on siirretty aikahyvitysten kautta myöhemmin vapaana käytettäviksi tunneiksi taseeseen, tiedot näkyvät Aikahyv. rivillä. Tase-kohdasta näet plus-ja miinustuntien (ja mahdollisen työaikapankkisi) saldotilanteen tämän palkanlaskentajakson päättyessä. 11.3.3 Työvuoron muokkaaminen Työvuoroja muokataan klikkaamalla vuoro auki Toteutuneet-sarakkeesta. Avautuu seuraava ikkuna: Korjaa esim. kellonaikatiedot tai työajan laatu. Tallenna tiedot alareunan Tallennapainikkeesta.
18 (28) Muokattu vuoro näkyy nyt listassa tummennettuna. Ohjelma laskee toteutuneiksi kirjatuista työvuoroista valmiiksi työehtosopimuksen mukaiset ilta-, yö-, lauantai-, sunnuntai- ym. lisiin oikeuttavat tunnit. Samalla päivällä voi olla tarvittaessa useampikin toteutunut työvuoro. Pääset lisäämään vuoroja hiiren kakkospainikkeen kautta avautuvasta tyypillisten työvuorojen pikavalikosta. Tallenna vielä tekemäsi vuoromuutokset Kirjaa työvuorot -näkymän vasemmasta yläkulmasta Tallenna-painikkeesta. Muutokset voidaan kirjata toteumaan heti vuoron päätyttyä, jolloin ne ovat jo ohjelmassa tallessa tai haluttaessa vasta Toteuma-jakson päätyttyä, jolloin kirjataan kaikki tarvittavat muutokset kerralla. Kun olet tehnyt ja tallentanut jakson kaikki tarvittavat vuoromuutokset, voit kuitata lopuksi jakson valmiiksi alalaidan Työntekijä hyväksynyt -toiminnolla. Tällöin esimiehesi näkee omassa näkymässään, että olet käsitellyt jakson vuorot. Tämän saman kuittauksen voi tehdä myös Toteuma-valikon Hyväksy palkanlaskentajakso -vaiheesta.
19 (28) 11.3.4 Palkanlaskentajakson hyväksyminen Kun palkanlaskentajakso on päättynyt ja olet tehnyt ja tallentanut palkanlaskentajaksolle kaikki tarvittavat vuoromuutokset ja lisännyt tarvittavat palkkalajitapahtumat, kuittaa vielä lopuksi palkanlaskentajakso valmiiksi Toteuma-valikon Hyväksy palkanlaskentajakso - vaiheesta. Avautuu seuraava ikkuna: Klikkaa hiirellä Jakson tila -kohdassa Työntekijä hyväksynyt -ruutua ja tallenna tieto alareunan Tallenna-painikkeesta. Työntekijä hyväksynyt -kohtaan tulee näkyviin nimesi ja hyväksyntähetken päivämäärä ja kellonaika. Tämän jälkeen et enää pääse muokkaamaan palkanlaskentajakson tietoja ilman, että poistat hyväksyntämerkinnän. Jos esimiehesi on jo valmistanut palkanlaskentatietosi, et pääse enää poistamaan hyväksyntä-merkintää.
20 (28) Esimiehesi näkee nyt omassa näkymässään, että olet käsitellyt jakson vuorot ja voi omalta osaltaan käsitellä tietosi. Kun esimies on valmistanut tietosi palkanlaskentaa varten, hänen nimensä ja palkanlaskentajakson valmistumishetken päivämäärä ja kellonaika tulevat näkyviin Valmistettu palkanlaskentaan -kohtaan. Siirretty palkanlaskentaan -kohtaan tulee näkyviin siirtohetken päivämäärä ja kellonaika, kun palkanlaskentatietosi on siirretty palkanlaskentaan. 11.3.5 Palkanlaskentatietojen tulostaminen Halutessasi voit vielä tulostaa itsellesi jakson tiedot Toteuma-valikon Tulosta: Henkilökohtaiset tai Tulosta: Yhteenvedot toiminnolla. Tulosta: Henkilökohtaiset - toiminnon valitessasi avautuu seuraava ikkuna:
Valitse tulostettavaksi haluamasi jakso (ja tee tarvittaessa muut valinnat) ja luo tuloste alareunan Luo tuloste -painikkeesta. Tuloste avautuu koneellesi määriteltyyn pdftiedostojen ohjelmaan, josta voit pdf-tiedoston tulostaa tai tallentaa. 21 (28)
22 (28) Henkilökohtaiset-tuloste: Yhteenveto-tuloste:
23 (28) 11.4 Työntekijät Työntekijät-valikkoon on koottu kaikki yrityksen työntekijöihin liittyvät tiedot. 11.4.1 Työntekijätiedot
24 (28) Työntekijät-valikon Työntekijät-alavalikosta löydät listauksen yrityksenne työntekijöistä ja heidän yhteystiedoistaan, mikäli käyttäjätunnuksillesi on määritelty oikeudet nähdä kyseiset tiedot.
25 (28) 11.4.2 Työsuhdelomakkeet Työntekijät-valikon Työsuhdetiedot-näkymään on koottu ohjelmaan tallennetut työsuhteeseesi liittyvät lomakkeet kuten esim. työsopimukset tai työtodistukset. Pääset tarkastelemaan tallennettua lomaketta pdf-kuvaketta klikkaamalla. Tiedosto avautuu koneellesi määriteltyyn pdf-tiedostojen ohjelmaan.
26 (28) 11.5 Tulosteet Tulosteet-valikosta löytyvät kaikki työntekijätunnuksillasi tulostettavat raportit, kuten työvuorolistat, lomalistat ja toteumat. Valitse alavalikosta haluamasi tuloste. Avautuvassa ikkunassa tee tarvittavat valinnat ja luo tuloste alareunan Luo tuloste -painikkeesta:
27 (28) 11.6 Yleisiä kysymyksiä Kysymys: En pääse kirjaamaan toteutuneita työvuorojani. Mistä tämä johtuu? Vastaus: Todennäköisesti esimiehesi ei ole vielä avannut toteumajaksoa. Joka tapauksessa, otathan yhteyttä TyövuoroVelhoa käyttävään esimieheesi tai ohjelman pääkäyttäjäänne (yhteystiedot löydät oikean yläkulman Ohjeet -painikkeen takaa). Kysymys: Esimies on tehnyt työvuorolistan valmiiksi, mutta en näe sitä. Mistä löydän listan? Vastaus: Esimiehesi ei luultavasti vielä ole siirtänyt listaa Julkaistu -tilaan saatuaan sen valmiiksi. Otathan yhteyttä TyövuoroVelhoa käyttävään esimieheesi tai pääkäyttäjäänne jotta he voivat tarkistaa listan tilan (yhteystiedot löytyvät oikean yläkulman Ohjeet - painikkeen takaa). Kysymys: TyövuoroVelhon suunnitelmassa/toteumassa rivit ovat epätasaisesti ja/tai ruutujen väleistä puuttuu viivoja. Miten saan korjattua tilanteen? Vastaus: Olet ilmeisesti käyttänyt selaimen zoomaus-toimintoa. Saat zoomauksen pois päältä painamalla näppäimistöstä Ctrl- sekä 0 -näppäimiä samanaikaisesti. Mikäli ongelma ei ratkea tällä toiminnolla, varmistathan myös, että selain-ikkuna on koko näytön kokoisena (oikeasta ylänurkasta selain-ikkunan sulkevan ruksin vieressä oleva Suurenna-painike). Kysymys: En pääse muokkaamaan palkanlaskentajakson työvuoroja. Ohjelma ilmoittaa, että esimies on jo valmistanut palkanlaskentajakson. Työvuoromerkinnöissä on kuitenkin vielä korjattavaa. Mitä teen? Vastaus: Ole yhteydessä palkanlaskentajakson valmistaneeseen esimieheesi (tiedot näkyvät Kirjaa työvuorot -näkymän vasemmassa alalaidassa kohdassa Valmistettu palkanlaskentaan ).
28 (28) Esimies voi tarvittaessa poistaa palkanlaskentajaksosi hyväksynnän ja pääset tekemään tarvittavat muutokset. Jos palkanlaskentajakson tiedot on jo siirretty palkanlaskentaan, pitää palkanlaskentajaksolle tehdyistä muutoksista erikseen tiedottaa myös palkanlaskentaa hoitavalle henkilölle (kysy lisätietoja esimieheltäsi).