KINNULAN KUNTA KUNNANHALLITUS Khall 9.1.2017 10, liite 7 VUODEN 2017 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET HALLINTOKUNNILLE YLEISTÄ Kuntalain 110 :n mukaan kunnan on laadittava talousarvio ja -suunnitelma siten, että ne toteuttavat kuntastrategiaa ja edellytykset kunnan tehtävien hoitamiseen turvataan. Talousarviossa ja -suunnitelmassa hyväksytään kunnan ja kuntakonsernin toiminnan ja talouden tavoitteet. Taloussuunnitelman on oltava tasapainossa tai ylijäämäinen. Kunnan taseeseen kertynyt alijäämä tulee kattaa enintään neljän vuoden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamista seuraavan vuoden alusta lukien. Kunnan tulee taloussuunnitelmassa päättää yksilöidyistä toimenpiteistä, joilla alijäämä mainittuna ajanjaksona katetaan. Talousarvioon otetaan tehtävien ja toiminnan tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot sekä siinä osoitetaan, miten rahoitustarve katetaan. Kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Talousarvio ja -suunnitelma ohjaavat sitovasti toimielimiä ja henkilöstöä, sekä toimivat myös samalla sisäisen valvonnan työkaluina. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää kuntalain mukaisesti valtuusto. Taloudenhoidossa on noudatettava myös kirjanpitolain, kirjanpitolautakunnan kuntajaoston, hallintosäännön ja kunnanhallituksen antamia taloudenhoitoa koskevia ohjeita. Kuntalain 39 :n kohdan yksi mukaan kunnanhallitus vastaa kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta. Talousarvion toteutumista tulee seurata jatkuvana prosessina ja mahdolliset muutokset tulee tuoda sitovuustason mukaisesti käsittelyyn välittömästi kun tarve on ilmentynyt. Mahdollisille lisämäärärahatarpeet katetaan ensisijaisesti hallintokunnan muista määrärahoista. Kunnanvaltuusto hyväksyi vuoden 2017 talousarvion ja vuosien 2018 2019 taloussuunnitelman kokouksessaan 14.12.2016 55. Vuoden 2017 talousarvio on 343 884 euroa alijäämäinen. Alijäämä katetaan taseeseen kertyneellä ylijäämällä (n. 4.9 miljoonaa euroa). Kunnan talous pyritään saamaan tasapainoon hyväksytyn talouden tasapainottamis- ja kehittämisohjelman mukaisilla toimenpiteillä jo vuoden 2018 aikana. Vuoden 2017 toiminnassa Kinnulan kunta noudattaa talousarviovuodelle ja suunnitelmakausien vuosille (2018 2019) laadittuja ja tarkistettuja päämääriä, joilla pyritään saattamaan kunnan talous tasapainoon. Alijäämäisyydestä huolimatta vuoden 2017 talousarvio sisältää eräitä epävarmuustekijöitä. Näitä tekijöitä ovat mm. tulopohja, joka on arvioitu valtionosuuksien osalta siten että jo toteutuneiden valtionosuusleikkausten lisäksi arviossa on huomioitu rakenteelliset heijastusvaikutukset valtionosuuksien määrään. Lisäksi verotulojen pohjana on käytetty vuoden 2016
talousarviota. Ennakkoarvio vuodelle 2017 olisi ollut 130 000 euroa pienempi. Kummassakin yllä mainitussa tulossa on käytetty pohja-arviona aiemmin useamman vuoden kertymiä pohjana suunnittelussa. Epävarmuustekijänä vuoden 2017 talousarvion toteutumisessa on lisäksi perusturvatoimialan talousarvioiden ylittyminen useana aikaisempana vuotena. Vuonna 2016 perusturvatoimialan ennakoitu talousarvioylitys on 440 000 euroa, jota on osin erilaisin säästö- ja tehostamistoimenpitein pyrittävä kuromaan pienemmäksi vuonna 2017. Edellä mainittujen epävarmuustekijöiden takia on erityisen tärkeää, että kaikki kunnan hallintokunnat seuraavat säännöllisesti viikoittain talousarvionsa toteutumista ja mikäli poikkeamia syntyy, reagoivat niihin välittömästi mm. alempana kuvatuilla toimintatavoilla koskien talouden seurantaa ja mahdollisissa ylitystapauksissa reagointia. Talousarvion seurantaa varten otetaan käyttöön tammikuusta 2017 alkaen myös säännölliset keskushallintojohtoiset tilanne- ja ohjaustilaisuudet hallintokuntien kesken eri osallistujakokoonpanoissa. Kuntatalouden pitäminen tasapainoisena ja toimintojen järkeistäminen sekä tehostaminen ovat tavoitteenasettelussa ja toiminnassa tärkeällä sijalla. Kunnan taloudenhoidossa tarkastelu- ja suunnittelujakso ei ole vain seuraava budjettivuosi, vaan kunnan tulostavoitteeseen pyritään määrätietoisesti tulevien vuosien aikana. Toiminnan kehittämisessä otetaan huomioon aina myös sen talousnäkökulma. Ennen talousarvioon vaikuttavien päätösten tekoa tulee aina pohtia päätösten talousvaikutuksia myös määrärahan riittävyys koko talousarviovuodelle ennakoiden. Kinnulan kuntastrategian laadintaprosessi aloitettiin huhtikuussa 2014. Kuntastrategia hyväksyttiin kunnanvaltuustossa 15.3.2016 ( 14). Talousarviovuoden aikana on noudatettava talousarviossa vahvistettuja (kvalt 14.12.2016 57) talouden tasapainotus- ja kehittämisohjelmaan kirjattuja suunnitelmakauden tavoitteita. Niin ikään tavoitteena on saavuttaa talousarviovuoden aikana uusia säästöjä talouden tasapainotusohjelman seurannan ja jatkovalmistelun kautta. Sote-uudistuksen, muiden rakenteellisten uudistusten sekä kuntien valtionosuusjärjestelmän uudistuksen kunnallistaloudelle tuomat haasteet asettavat tulevaisuudessa varsin niukan liikkumavaran Kinnulan kunnan taloudenhoidolle niin käyttötalouden kuin investointienkin osalta. Liikkumavaran väheneminen ja kunnan rahoituspohjan muuttuminen asettavat jatkuvia haasteita tehokkaan ja taloudellisen toiminnan järjestämiseksi. Muutoksia ja niiden vaikutuksia on pyrittävä ennakoimaan riittävän pitkällä aikavälillä. TALOUSARVION SITOVUUS JA KÄYTTÖSUUNNITELMAT Talousarviossa esitetyt toimialakohtaiset tavoitteet ovat sitovia. Toimielinten tulee huomioida nämä vahvistaessaan omat käyttösuunnitelmansa. Lautakuntien on vahvistettava käyttösuunnitelmat 1.3.2017 mennessä. Käyttötaloussuunnitelmat tulee laatia riittävän realistisina siten, että ne ohjaavat hallintokuntien käytännön toimintaa ja asetettujen tavoitteiden toteutumista.
Hyväksyttyjen käyttösuunnitelmien pohjalta toimielinten tulee tarkistaa tavoitteet ja tavoitteiden toteutumisen seuranta. Asetettuja tavoitteita ja niiden mukaisia mittareita on seurattava siten, että niiden toteutumista voidaan vertailukelpoisesti seurata talousarviovuoden aikana ja tilivuoden toimintakertomuksessa. Talousarviovuoden kuluessa hallintokuntien toimintaan voi kohdistua ennakoimattomiakin muutoksia. Muutosten talousvaikutuksiin on aktiivisesti ja joustavasti pyrittävä reagoimaan hakemalla esimerkiksi säästöjä muista kohteista toimialan sisällä tai tehostamalla toimintaa muulla tavoin. Hallintokuntien tulee omaehtoisesti ja aloitteellisesti punnita ennalta esimerkiksi osto-, henkilöstö- ym. päätösten vaikutuksia hallintokunnan budjetin toteutumiseen. Henkilöstöpäätöksissä tulee noudattaa kunnan henkilöstöohjelman ja hallintosäännön kirjauksia. Taloudellisesti merkittävistä hankinta- ym. päätöksistä tulee informoida kunnanjohtoa jo ennen päätöksen tekemistä varsinkin silloin, kun kyseessä olevaan hankintaan tms. ei ole määrärahavarausta. Määrärahat sitovat vastuualueita ja toimielimiä, mikä tarkoittaa, että toimielimet ovat entistä enemmän vastuussa myös tulojen kertymisestä. Sisäisen valvonnan ja sisäisten prosessien ohjeistus mm. laskutuksissa, maksuvalvonnassa ja perintään saattamisessa sitoo hallintokuntia. Mikäli näyttää siltä, että tulot alittuvat, pitää menoja pienentää tai löytää kate sisäisti muista tuloista tai menosäästöistä. Kate ylitykselle etsitään ensisijaisesti sisäisesti 1) tulosyksikön kesken 2) lautakunnan päätöksellä vastuualueiden välillä 3) kunnanhallituksen päätöksellä hallintokuntien välillä 4) valtuuston päätöksellä esitetään rahoitettavaksi muulla keinoin. Talousarviomuutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuonna välittömästi, kun muutostarve on tiedossa. Lisämäärärahaesityksissä on annettava lisäksi ehdotus lisämäärärahan kattamistavasta. Kunnanhallitus ja hallintokunta päättävät muista hankinnoista määrärahan rajoissa. Lisämäärärahaesityksissä on annettava lisäksi ehdotus lisämäärärahan kattamistavasta. Valtionosuudet ja -avustukset tulee olla myönnetyt ennen kuin investointi- ja hankintapäätöksiä tehdään ja työt käynnistetään. Oppisopimus- ja nuorten kesätyöllistämismäärärahan käytöstä kunnanhallitus antaa erillisen täytäntöönpano-ohjeen. INVESTOINNIT Investointiohjelma pyritään toteuttamaan suunnitelman mukaan. Rakentamiseen liittyvistä investointimenoista päätetään hallintosäännön mukaisesti. Mikäli investointihankkeen toteutuminen siirtyy talousarviossa arvioidusta aikataulusta, jaksotetaan investoinnin rahoitustarve uudelleen suunnitteluvuosille. Investointitoiminnan rahoitusosuuksina talousarviossa esitetään mm. arvioidut valtion ja muiden yhteisöjen rahoitusosuudet. Investointiohjelman myyntituotot -kohdassa kirjattuihin tonttialueiden, kiinteistöjen ja osakkeiden myyntien toteutumiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta kunnan nettoinvestoinnit pysyisivät määritellyllä kestävällä tasolla. Kiinteistöjen myynnillä pyritään keventämään osaltaan kunnan vuosipoistojen määrää.
Vuoden 2017 investointiohjelmassa suurin menoerä on terveyskeskukseen liittyvät muutostyöt ja lämpökeskuksen kattilan korjaus. Suunnitelmakauden muu merkittävä investointikohde on jätevesipuhdistamon rakentaminen tai muu vaihtoehtoinen jätevesien käsittelyyn liittyvä investointi, johon varaudutaan vuodesta 2018 alkaen. HENKILÖSTÖASIAT Vapautuvia virkoja ja toimia saa täyttää vain kunnanhallituksen luvalla (täyttölupa). Täyttölupien saattaminen kunnanhallituksen päätettäväksi on tehtävä mahdollisimman hyvissä ajoin. Vapautuvien virkojen ja toimien tehtävienhoito tulee ensisijaisesti pyrkiä järjestämään sisäisin työjärjestelyin toimenkuvia tarkistaen ja tehtäviä uudelleen järjestäen. Vapautuvien virkojen ja toimien uudelleen järjestelyissä tulee sisäisten järjestelyjen jälkeen ottaa huomioon myös seutukunta- ja naapurikuntayhteistyö. Henkilöstöasioihin (mm. eräät virka- ja työvapaat, työvuorosuunnittelu ja työajan toteutumisen seuranta jne.) liittyvään käytännön toiminnan tehokkuuteen, oikeellisuuteen ja osaamisen lisäämiseen on kiinnitettävä erityitä huomiota. Tarkempia ohjeita matkustamisesta, henkilöstön (matkaan kuluneesta) työajan käytöstä, tehokkaasta työajasta sekä henkilöstökoulutuksesta on kunnanvaltuuston hyväksymissä matkustussäännössä, henkilöstöohjelmassa sekä henkilöstön ammatillisen kehittämisen ohjelmassa. Edellä mainitut suunnitelmat tullaan päivittämään viimeistään maaliskuussa 2017. Matkakustannusten korvaukset on laskutettava KVTES:n mukaan viivytyksettä matkan päätyttyä. Matkakustannusten korvausten maksamisen edellytyksenä on että matkalasku esitetään mikäli mahdollista viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan suorittamisesta. Mukaan liitetään tositteet syntyneistä kuluista ja osallistumisohjelmasta. Laskua vastaanotettaessa on siihen merkittävä sen saapumispäivä. LASKUT JA MUUT KIRJANPITOTOSITTEET Toimielinten tulee nimetä vuoden ensimmäisessä kokouksessaan henkilöt, jotka tekevät tulosyksiköissä hankintoja ja hyväksyvät ostolaskut sekä muut kirjanpitotositteet. Hyväksyjän on tarkistettava, että ostolasku/muu kirjanpitotosite on muodollisesti ja asiallisesti oikein, ja että tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty vastaanotetuksi ja toimintakulun suorittamiseen on käytettävissä määrärahaa. Sisäisen valvonnan suorittamiseksi vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. Päätös vastaanottajista, hyväksyjistä ja heidän oikeuksistaan tulee toimittaa kirjanpitoon. Sähköinen laskutusjärjestelmä on otettu käyttöön ja hallintokuntien on tiedotettava mahdollisimman laajasti uudesta sähköisestä laskutusosoitteesta yhteistyökumppaneilleen hankintoja tehdessä. Arvonlisäveron asianmukainen merkintä tulee sisältyä myös ostolaskuun tai muuhun kirjanpitotositteeseen. SAATAVIEN PERINTÄ
Hallintokuntia sitoo vastuu toimintatulojen kertymisen varmistamisesta. Hallintokuntien on huolehdittava toimialallaan syntyvien saatavien oikea-aikaisesta laskutuksesta, maksuvalvonnasta että saatavien saattamisesta maksuvalvonnasta perintään. Hallintokuntien on tuotava alaskirjattavat saatavat kunnanhallituksen tietoon vuosittain syksyllä. Saatavat on laskutettava oikeamääräisinä viivytyksettä laskutuskauden päättymisestä ja/tai tavaran/palvelun toimittamisesta. Erääntynyt saatava voidaan kuitata vastasaatavasta. Tällöin kuittauksesta on lähetettävä ilmoitus. Yhteispalvelupisteen ja muiden mahdollisten toimipisteiden käteiskassavarat tilitetään kuukausittain. Maksuvalvonta kuuluu hallintokuntien vastuulle. Tilivelvollisia maksuvalvonnan osalta ovat kussakin hallintokunnassa toimielin ja toimielimen esittelijä (johtava viranhaltija). Maksuvalvonta suoritetaan kunnassa hallintokuntien taholta yhteistyössä keskushallinnon (kirjanpito) kanssa. Maksuvalvonnan laatuun ja kehittämiseen on laitettava erityinen painoarvo. HANKINNAT Hankinnoissa noudatetaan voimassaolevaa hankintalakia sekä kunnan omaa valtuuston hyväksymää hankintasääntöä. Hankintojen valmistelu on aloitettava riittävän ajoissa, ja kilpailutusprosessi on tehtävä avoimuutta edistäen. Ennen mittavien hankintojen, sopimusten ja tilausten valmistelua ja tekemistä on informoitava kunnanjohtoa jo valmisteluvaiheessa. TALOUSARVION SEURANTA, ENNUSTEET SEKÄ RAPORTOINTI Hankkeet: Lautakuntien tulee seurata valtuuston kulloinkin kyseessä olevalle koko hankkeelle myöntämien kokonaiskustannusten ja -tulojen, samoin kuin nettokustannusten toteutumista koko hankkeen aloittamisesta lähtien. Eri vuosina toteutuneet kustannukset ja tulot lasketaan yhteen ja niitä verrataan koko hankkeen hyväksyttyihin kustannuksiin ja tuloihin. Talousarvion toteutumisen seuranta tulee hallintokunnittain järjestää siten, että esimiehet ja henkilöstö ovat jatkuvasti selvillä talousarvion toteutumistilanteesta. Hallintokuntien johtavien viranhaltijoiden tulee olla selvillä hallinnonalansa itsenäisten tulosyksiköiden toiminnasta ja talouden kehittymisestä. Hallintokunnat voivat itsenäisesti tulostaa toimintoja kuvaavia seurantaraportteja, kirjanpito avustaa tarvittaessa. Talousarvion toteutumisvertailu tulee toimittaa kuukausittain tiedoksi lautakunnille ja kunnanhallitukselle. Talousarvion toteutumisen seuranta on keskeinen osa hallintokuntien nimeämien vastuuhenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden viikoittaisia työtehtäviä. Käyttötalouden ennusteita päivitetään kuukausiraportteihin, mikäli havaitaan muutoksia suunniteltuun. Seurannan pohjalta todettaviin muutostarpeisiin tulee reagoida riittävän oikea-aikaisesti. Raportointiaikataulu sovitetaan kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen kokous-aikatauluun. Kunnanvaltuustolle talousarvion toteutumisvertailu toimitetaan tiedoksi neljännesvuosittain. Näiden täytäntöönpano-ohjeiden lisäksi on noudatettava voimassa olevia hankinta- ja hallintosäännön määräyksiä.
SISÄINEN VALVONTA Kuntalaki edellyttää kunnan toimintakertomukseen lisättäväksi tietoja kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä tietoa keskeisistä järjestelmän toimivuutta koskevista johtopäätöksistä. Esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan jatkuvasta toteutuksesta omissa toimintaprosesseissaan. Riskien hallintaa pyritään parantamaan talousarviovuoden aikana siten, että selkeät talousriskit pyritään kartoittamaan sisäisen valvonnan toimin. Samalla pyritään ennakoimaan niitä riskejä, jotka liittyvät omistajaohjaukseen, erityisesti Uuden sairaalan rakentamisen ja vanhojen rakennusten alaskirjausten myötä ja mahdollisten sekä tulevaan SOTE-ratkaisuun liittyen. Sisäisen valvonnan toteuttamisessa tulee noudattaa kunnanvaltuuston hyväksymää kunnan sisäisen valvonnan ohjesääntöä sekä kunnanhallituksen antamia täydentäviä ohjeita kunnes uusi 1.6.2017 aloittava hallitus on hyväksynyt uudet ohjeet. Tuleva kunnanhallitus vastaa kokonaisvaltaisesti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kunnanhallituksen alaisena toimii konserniohjauksen, sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto, jolle hallitus hyväksyy sisäisestä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet ja menettelytavat. Sisäisen tarkastuksen tarkoitus, toimivalta ja vastuu määritellään kunnanhallituksen hyväksymässä sisäisen tarkastuksen toimintaohjeessa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja hyväksyy sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Kinnulan kunnanhallitus Anitta Hakkarainen kunnanhallituksen puheenjohtaja Pekka Kanervio kunnanjohtaja