Liaison Laskuttajaportaali Käyttöopas Dokumenttiversio 12.14
2001-2014 Liaison Technologies Tässä dokumentissa esitetty informaatio voi muuttua ilman erillistä ilmoitusta, eikä dokumentti edusta Liaisonin sitoutumista esitettyjen kuvausten paikkansapitävyyteen. Dokumentti tarjotaan asiakkaan käyttöön sellaisenaan, ilman minkäänlaisia takuita. Liaison ei tällä dokumentilla takaa, varmista tai anna muita esityksiä liittyen sen ohjelmiston tai kirjoitetun materiaalin käyttöön tai käytön tuloksiin koskien esitetyn informaation oikeellisuutta, tarkkuutta, luotettavuutta tai muita ominaisuuksia. Liaison on Liaison Technologies Inc:n rekisteröity tavaramerkki. Tässä dokumentissa mainittujen muiden yritysten ja tuotteiden nimet kuuluvat omistajilleen.
Sisällys Johdanto... 4 Termit ja lyhenteet... 4 Portaalin esittely... 4 Käyttöliittymän esittely... 5 Portaalin toiminnallisuudet... 6 Laskun lähettäjän rekisteröiminen... 7 Asiakasyhteyden perustaminen... 11 Valitse asiakkaasi... 11 Odota asiakkaan vastausta... 11 Verkkolaskujen lähettäminen... 13 Laskun vastaanottajan valinta... 13 Laskunluomislomake... 13 Verkkolaskuluonnokset... 15 Verkkolaskupohjat... 15 Hylätyt verkkolaskut... 17 Verkkolaskun kopion lataaminen arkistointia varten... 17 Asetukset... 19 Profiili... 19 Hälytykset... 19 Teemat... 20 Muuta... 21 Palautteen lähettäminen Liaisonille... 21 Yhteydenotto Liaisonin tukeen... 21
Johdanto Liaison Laskuttajaportaalin Käyttöopas kuvaa Liaisonin laskuttajaportaalin ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Termit ja lyhenteet Termi Captcha Asiakas Luonnos Verkkolasku Verkkolaskutus Laskun lähettäjä Laskupohja Käyttöliittymä Selitys Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart Kuvavarmennus Laskun vastaanottaja Lähettämätön lasku, joka on tallennettu luonnokseksi Sähköisessä muodossa lähetettävä lasku (engl. einvoice) Verkkolaskujen lähettäminen (engl. einvoicing) Laskuja lähettävä organisaatio, ts. organisaatio, joka käyttää laskuttajaportaalia Esitäytetty lomake laskun luomiseksi Portaalin verkkokäyttöliittymä Portaalin esittely Liaison Laskuttajaportaali tarjoaa laskujen lähettäjille yksinkertaisen tavan aloittaa verkkolaskujen lähettäminen organisaatioille, jotka käyttävät Liaisonia verkkolaskupalveluntarjoajanaan. Portaali on helppokäyttöinen ja tehokas, ja näin ollen yksinkertaistaa prosessia laskujen lähettämiseksi sähköisesti. Portaalin käytön kustannuksista huolehtii laskuja vastaanottava organisaatio, joten sen käyttö on maksutonta laskujen lähettäjille. 4
Käyttöliittymän esittely Voit rekisteröityä tai kirjautua sisään tilillesi Liaison Laskuttajaportaalin etusivulla. (https://einvoice.liaison.com/portal) Kirjautumisen jälkeen sinut ohjataan portaalin pääsivulle. 5
Portaalin toiminnallisuudet Alla oleva kaavio havainnollistaa portaalin toiminnallisuuksia ja niiden järjestystä verkkolaskutusprosessissa. Nämä toiminnallisuudet ja vaadittavat toimenpiteet niihin liittyen on kuvattu seuraavissa osioissa: Laskun lähettäjän rekisteröiminen Asiakasyhteyden perustaminen Verkkolaskujen lähetys Verkkolaskun kopion lataaminen arkistointia varten 6
Laskun lähettäjän rekisteröiminen Seuraa alla kuvattuja vaiheita rekisteröidäksesi yrityksesi laskujen lähettäjäksi 1. Klikkaa Rekisteröidy linkkiä portaalin etusivulla. Rekisteröintilomake aukeaa. 2. Täytä rekisteröintilomake. Punaisella tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. Kaikki kentät on kuvattu alla olevassa taulukossa. 7
Kentän nimi Kuvaus Pakollinen Organisaation nimi Organisaation virallinen nimi kokonaisena Kyllä Organisaatiotunnus Organisaation virallinen tunnistenumero, joka paikallisten lakien mukaan vaaditaan ilmoitettavaksi laskussa. ALV-tunniste on suositeltava Kyllä Verkkolaskutusosoite Osoite, jota organisaatio käyttää sähköisten laskujen lähettämiseen tai vastaanottamiseen Ei ALV-tunniste Organisaation arvonlisäverotunniste Ei Osoite Organisaation katuosoite Kyllä Kaupunki Organisaation kaupunki Kyllä Postinumero Organisaation postinumero Kyllä Maakunta Organisaation maakunta Ei Maa Organisaation kotimaa Kyllä Etunimi Portaalin käyttäjän etunimi Kyllä Sukunimi Portaalin käyttäjän sukunimi Kyllä Puhelinnumero Portaalin käyttäjän puhelinnumero Ei Sähköpostiosoite Portaalin käyttäjän sähköpostiosoite. Tätä sähköpostiosoitetta käytetään kaikkeen kommunikaatioon portaalista käyttäjälle, joten sen oikeellisuus on tärkeää Kyllä Sähköpostiosoite uudelleen Käyttäjän sähköpostiosoitteen vahvistaminen Kyllä Salasana Käyttäjän salasana portaaliin Kyllä Salasana uudestaan Käyttäjän salasanan vahvistaminen Kyllä 3. Kun olet syöttänyt kaikki pakolliset tiedot rekisteröintilomakkeeseen, todenna Captcha kuvavarmennusta käyttäen olevasi ihmiskäyttäjä syöttämällä kuvassa esitetty arvo sen alla olevaan tekstikenttään. 4. Jatka rekisteröitymisprosessia klikkaamalla Rekisteröidy nappia. Jos täyttämistäsi tiedoista puuttuu pakollisia arvoja, sinun pitää täyttää puuttuvat arvot jatkaaksesi rekisteröitymistä. Mahdolliset puuttuvat arvot on korostettu punaisella värillä. 8
5. Sinua kehotetaan vahvistamaan sähköpostiosoitteesi. Tämä tehdään automaattisella sähköpostiviestillä, joka lähetetään lomakkeessa ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen. 6. Tarkasta vahvistusviesti sähköpostistasi. Joskus vahvistusviestin saapuminen voi viedä jopa 30 minuuttia, joten pyydämme olemaan kärsivällinen. Jos sähköposti ei ole saapunut, tarkasta roskapostikansiosi sillä roskapostisuodattimesi on voinut estää vahvistusviestin vastaanottamisen ja siirtää sen roskapostikansioon. 7. Kun vahvistusviesti on saapunut, klikkaa viestissä olevaa linkkiä vahvistaaksesi sähköpostiosoitteesi. 8. Kirjaudu portaaliin. Kun kirjaudut sisään ensimmäisen kerran, sinua pyydetään lukemaan ja hyväksymään palvelun käyttöehdot. Käyttöehdot koostuvat kahdesta dokumentista: Authorization for Outsourced E-invoice Issuance ja End User Licence Agreement. Nämä dokumentit voidaan lukea ja tulostaa klikkaamalla kunkin dokumentin nimeä. 9
9. Hyväksy palvelun käyttöehdot ja klikkaa Tallenna nappia. Rekisteröinti on valmis ja sinut ohjataan portaaliin; avautuu ponnahdusikkuna, jonka tarkoituksena on auttaa sinua portaalin käytön aloittamisessa. 10
Asiakasyhteyden perustaminen Rekisteröidyttyäsi portaaliin, sinun tulee ensimmäiseksi perustaa yhteydet yrityksiin/organisaatioihin joille haluat lähettää verkkolaskuja. Prosessi yhteyksien perustamiseksi on kuvattu seuraavissa osioissa. Valitse asiakkaasi Perustaaksesi yhteyksiä asiakkaisiisi, valitse halutut laskujen vastaanottajat Asiakasluettelo listasta ja klikkaa Lisää valitut organisaatiot kauppakumppaneiksi nappia. Asiakasluettelo on esitetty alla olevassa ruutukaappauksessa. Odota asiakkaan vastausta Kun olet lisännyt asiakkaasi tai kauppakumppanisi, joille haluat lähettää verkkolaskuja, näille välitetään pyyntö hyväksyä uusi laskun lähettäjä (sinun organisaatiosi). Ennen kuin asiakas on hyväksynyt organisaatiosi uudeksi laskun lähettäjäksi, asiakas näkyy Nykyiset asiakkaat listassa tilassa Odottaa, kuten alla olevassa ruutukaappauksessa on kuvattu. 11
Kun asiakas on hyväksynyt organisaatiosi uudeksi laskun lähettäjäksi, sen tila Nykyiset asiakkaat listassa muuttuu tilaksi Hyväksytty ja tilan muutoksesta lähetetään ilmoitus sähköpostiisi. Jos asiakas ei hyväksy pyyntöäsi, myös tämä näkyy listassa ja siitä lähetetään ilmoitus sähköpostiisi. Kun asiakas on hyväksynyt organisaatiosi uudeksi laskun lähettäjäksi, voit alkaa luomaan verkkolaskuja portaalissa. 12
Verkkolaskujen lähettäminen Verkkolaskujen lähettäminen on portaalin pääasiallinen toiminnallisuus. Ennen kuin voit lähettää laskuja, sinun tulee onnistuneesti rekisteröidä organisaatiosi portaalissa, kuten on kuvattu osiossa Laskun lähettäjän rekisteröiminen, sekä onnistuneesti perustaa yhteys asiakkaaseesi, kuten on kuvattu osiossa Asiakasyhteyden perustaminen. Laskun vastaanottajan valinta Seuraa alla olevia vaiheita valitaksesi laskun vastaanottaja. 1. Lähetä verkkolasku näkymässä, valitse vastaanottaja kohdasta Asiakas. Kaikki asiakkaasi, jotka on lisätty aiemmin kuvatun prosessin mukaisesti, ovat listattuina valikossa. 2. Valitse laskupohja (esitäytetty lomake laskun luomiseen) laskulle kohdasta Laskupohja. Laskupohjan valinta ei ole pakollista. Laskupohjat on kuvattu osiossa Verkkolaskupohjat. 3. Kun asiakas ja mahdollinen laskupohja on valittu, klikkaa Luo lasku nappia ja täytä Laskunluomislomake. Laskun luontilomake Laskut luodaan käyttämällä laskun luontilomaketta, kuten alla olevassa ruutukaappauksessa on kuvattu. Laskun luontilomaketta räätälöidään kullekin vastaanottajalle erikseen, jolloin laskun sisällön voidaan varmistaa täyttävän vastaanottajan asettamat sisältövaatimukset. Tämän vuoksi lomakkeen tarkkaa sisältöä ja kenttiä ei ole erikseen kuvattu tässä dokumentissa. 13
Laskunluomislomake sisältää kolmentyyppisiä kenttiä: Pakolliset kentät, jotka on merkitty oranssilla taustavärillä Valinnaiset kentät, jotka on merkitty valkoisella taustavärillä Esitäytetyt kentät, jotka on merkitty harmaalla taustavärillä. Esitäytetyt kentät sisältävät informaatiota, jonka käyttäjä on antanut rekisteröintivaiheessa, tai joka perustuu vastaanottajan ennalta määrittämään tietoon 14
Sinun tulee täyttää kaikki pakolliset kentät. Kun olet syöttänyt kaiken tarvittavan tiedon, voit tarkastaa antamasi tiedot klikkaamalla Tarkasta nappia, jonka löydät sekä lomakkeen ylä- että alapuolelta. Voit myös laskea määrät laskun loppusummalle, arvonlisäverolle sekä rivisummille klikkaamalla Laske nappia lomakkeen ylä- tai alapuolella. Kun olet syöttänyt ja tarkastanut tarvittavat tiedot, lähetä lasku klikkaamalla Lähetä nappia joko lomakkeen ylä- tai alapuolella. Kun lasku on lähetetty, esitetään visualisointi laskudatasta. Tämä visualisointi ei kuitenkaan ole varsinainen laskukopio käyttäjän arkistoitavaksi. Kopio laskusta arkistointitarkoitukseen lähetetään portaaliin sen jälkeen, kun lasku on käsitelty Liaisonin integraatioalustalla. Verkkolaskuluonnokset Jos olet luomassa laskua, mutta et halua vielä lähettää sitä, voit tallentaa laskun luonnoksena klikkaamalla Tallenna luonnoksiin nappia laskunluomislomakkeen ylä- tai alapuolella. Tällöin luonnos tallennetaan Luonnokset listaan, kuten alla olevassa ruutukaappauksessa on esitetty. Verkkolaskupohjat Jos lähetät usein laskuja samankaltaisella sisällöllä samalle asiakkaalle, voit käyttää laskupohjia vähentämään laskun lähettämiseen vaadittavaa työtä. Laskupohjat ovat esitäytettyjä laskunluomislomakkeita, joille voit täyttää yleisimmin käyttämäsi tiedot ja tallentaa nämä laskupohjaksi. Tällöin voit hyödyntää näitä laskupohjia uutta laskua lähettäessäsi. 15
Tallenna haluamasi laskupohja klikkaamalla Tallenna laskupohjiin nappia. Tallennetut laskupohjat ovat nähtävillä Laskupohjat kohdassa, kuten alla olevassa ruutukaappauksessa on esitetty. 16
Hylätyt verkkolaskut Käyttöopas: Liaison Laskutusportaali Jos verkkolasku jostain syystä hylätään, näkyy tämä sekä Hylätyt että Lähetetyt listoissa. Nämä näkymät on esitetty alla olevissa ruutukaappauksissa. Hylkäykset useimmiten aiheutuvat joko teknisistä tai liiketoiminnallisista syistä: Tekninen hylkäys voi tapahtua, jos viestiä ei voida käsitellä Liaisonin integraatioalustalla. Tähän voi olla useita syitä, mutta tavallisesti tekniseen hylkäykseen johtavat syyt korjataan Liaisonin toimesta. Mikäli tekninen hylkäys tapahtuu, sinun tarvitsee vain lähettää lasku uudestaan vähintään 24 tuntia myöhemmin. Liiketoiminnallinen hylkäys voi tapahtua jos laskun vastaanottaja (ts. asiakas) ei ole hyväksynyt lähettämääsi laskua. Tässä tapauksessa sinun tulee olla yhteydessä asiakkaaseen ja kysyä, miksi lähettämääsi laskua ei hyväksytty. Verkkolaskun kopion lataaminen arkistointia varten Kun lasku on lähetetty ja prosessoitu Liaisonin integraatioalustalla, arkistointikopio laskusta lähetetään takaisin portaaliin sinun ladattavaksesi. Portaalia ei voida käyttää lähetettyjen 17
laskujen pitkäaikaiseen arkistointiin; tästä syystä laskun lähettäjän tulee ladata arkistointikopio omaan arkistoonsa. Arkistointikopiot laskuista voidaan ladata PDF-muodossa Lähetetyt listalta, kuten alla kuvataan. 18
Asetukset Asetukset kohdassa voit muuttaa portaalin asetuksia. Profiili Profiili osiossa voit muuttaa nimeäsi ja salasanaasi. Huomaa, että nimen vaihtaminen ei muuta käyttäjätunnustasi, jolla palveluun kirjaudutaan sisään. Alla on ruutukaappaus Profiili osiosta Hälytykset Hälytykset osiossa voit asettaa hälytyksiä, jotka lähetetään antamaasi sähköpostiosoitteeseen kun määrittämäsi asia tapahtuu. Alla on ruutukaappaus Hälytykset osiosta. 19
Määriteltäviä tapahtumia ovat: Laskun visualisointi vastaanotettu Hylkäys vastaanotettu Voit myös säätää hälytysviestien lähetystiheyttä. Tämä tarkoittaa sitä, että hälytykset lähetetään ainoastaan kerran määritellyn aikajakson sisällä. Vaihtoehdot lähetystiheydelle ovat: Teemat Päivittäin Kahdesti päivässä Kolme kertaa päivässä Tunneittain 15 minuutin välein Teemat osiossa voit vaihtaa portaalin väriteemaa. Alla on ruutukaappaus Teemat osiosta. 20
Muuta Palautteen lähettäminen Liaisonille Mikäli kohtaat epätoivottuja toimintoja tai toiminnallisia virheitä portaalissa, on suositeltavaa ilmoittaa näistä Liaisonille. Helpoin tapa ilmoittaa asiasta on täyttää palautelomake. Linkki palautelomakkeeseen löytyy jokaisen sivun alareunasta. Alla on ruutukaappaus palautelomakkeesta. Yhteydenotto Liaisonin tukeen Jos haluat olla yhteydessä Liaisonin tukeen portaaliin liittyvissä kysymyksissä, voit soittaa Liaisonin tekniseen tukeen numerossa +358 600 93388 (2,92 EUR/min + PVM). 21
European Headquarters Visiokatu 3 33720 Tampere, Finland T: +358 (0)10 3060 900 F: +358 (0) 10.3060.901 support.europe@liaison.com