Kouvolan seurakuntakeskus, Maria-sali, Savonkatu 40, 45100 KOUVOLA

PÖYTÄKIRJA 4/2009 1 (28) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Torstaina 16. päivänä huhtikuuta 2009 klo 17.00 20.00 Paikka Kouvolan seurakuntakeskus, Maria-sali, Savonkatu 40, 45100 KOUVOLA Läsnä Huovila Juhani, puheenjohtaja Rasimus Risto varapuheenjohtaja Anttila Maire jäsen Janhunen Ritva Mänttäri Leena, poistui kokouksesta klo 19.48 Niemelä Esko Ratasvuori Irma Sahamies Arto Smeds Pentti Suutari Olavi Takkinen Päivi Viljakainen Hannele Viinikainen Sakari yht. kirkkovalt. pj, poistui kokouksesta klo 18.20 Rikala Tuula yht. kirkkovalt. varapj. Gärdström Keijo Ylikangas Kimmo Harjula Jari Väisänen Ensio Johansson Olli Komulainen Markku Lonka Riitta Reijo Jukka Tylli Ulla Valapuro Kirsi Kouvolan seurakunnan kirkkoherra Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra tietohallintopäällikkö tiedottaja hallintojohtaja yhteisen seurakuntatyön johtaja henkilöstöpäällikkö kiinteistöpäällikkö vs. talouspäällikkö sihteeri Poissa Junkkari Laura viestintäpäällikkö Saikkonen Asta hallintosihteeri Honkanen Niilo Valkealan seurakunnan kirkkoherra Puhakka Osmo Elimäen seurakunnan kirkkoherra

PÖYTÄKIRJA 4/2009 2 (28) 58 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Juhani Huovila toivotti läsnäolijat tervetulleiksi ja johdantonaan puhui ajatuksistaan, joita hän oli miettinyt virkavapautensa aikana; on osattava erottaa asiat, jotka ovat yhtymän ja toisaalta mitkä taas ovat paikallisseurakuntien päätettäviä asioita. Tulee muistaa, että yhtymä tukee paikallisseurakuntia eikä tee päätöksiä kuulematta niitä. Alkuhartauden aluksi veisattiin virsi 104 ja Juhani Huovila puhui uuden piispamme Seppo Häkkisen 4 ydinteesiä: kirkastakaa kirkon ydintehtävä, rakasta kirkkoa, olet maineen suurlähettiläs sekä olet toivon lähettiläs ja elä itse siitä. Hartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 59 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan esitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 60 Kokouksen sihteerin valinta Puheenjohtajan esitys: Hallintosihteerin vuosiloman vuoksi yhteinen kirkkoneuvosto valitsee tämän kokouksen sihteeriksi toimistosihteeri Kirsi Valapuron. Tämän kokouksen sihteeriksi valittiin toimistosihteeri Kirsi Valapuro. 61 Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Maire Anttila ja Ritva Janhunen.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 3 (28) Puheenjohtajan esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee Maire Anttilan ja Ritva Janhusen pöytäkirjan tarkastajiksi ja tarkastusajankohdaksi esitetään keskiviikko 22.4.2009 klo 9.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III kerros, hallintopalveluiden toimistosihteerin huone. Valittiin pöytäkirjantarkistajiksi Maire Anttila ja Ritva Janhunen. Tarkastajankohdaksi sovittiin keskiviikko 22.4.2009 klo 9.00-15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III kerros, hallintopalveluiden toimistosihteerin huone. 62 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Puheenjohtajan esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Puheenjohtajan muutosesitys: Puheenjohtaja esitti, että esityslistan pykälässä 76 käsitellään seuraavat asiat: 1. Väliaikainen työterveyshuollon järjestäminen 2. Terveiset Kuusankosken seurakuntaneuvostolta, Irma Ratasvuori 3. Terveiset Elimäen seurakuntaneuvostolta, Maire Anttila 4. Kirkkopäivien info 5. Seuraavat kokoukset Hyväksyttiin puheenjohtajan tekemä uusi esitys pykälän 76 suhteen, muutoin esityslista toimii asioiden käsittelyjärjestyksenä. 63 Toimitilavuokrat 1.5.2009 alkaen Asiaa on käsitelty yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 12.3.2009, 50, jolloin se päätettiin siirtää uudelleen valmisteltavaksi kiinteistöpäällikön johdolla. Kouvolan seurakuntayhtymän seurakuntien toimitilat ovat valmistuneet hyvin eriaikoina ja niiden palvelutaso ja kunto vaihtelee. Varsin merkittävä osa on kuitenkin rakennettu tai peruskunnostettu aivan viime vuosikymmenen aikana. Niiden ensisijainen käyttötarkoitus on luoda puitteet oman seurakunnan toiminnalle. Tiloja kuitenkin yleisesti luovutetaan yksityiseen käyttöön erityisesti hautausten ja muiden kirkollisten toimitusten yhteydessä. Seurakunnan taloudelliseen toimivaltaan ei yleisen oikeuskäsityksen mukaan katsota kuuluvan yhteisten verovarojen käyttö yksityiseen tarkoitukseen. Niinpä kokoontumistilojen yksityisestä käytöstä tulee periä kohtuullinen vuokra, joka ainakin osaksi kattaa kiinteistön kuluja ko. tilaisuuden osalta.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 4 (28) Seurakuntien kokoontumistiloissa pidettävistä yksityistilaisuuksista peritään vuokra, jolla katetaan siivous-, sähkö-, lämmitys-, vahtimestaripalvelu- yms. kuluja. Yksityistilaisuuksia ovat mm. muistotilaisuudet, häät, kastejuhlat ja syntymäpäiväjuhlat sekä yhdistysten yms. seurakunnan ulkopuolisten kerhojen käyttö. Tilapäisvuokriin sisältyy valtiolle tilitettävä arvonlisävero, jonka suuruus on 22 %. Projektipäällikkö Reino Niveri on valmistellut asiaa 11.10.2007 julkaistun Kouvolan rovastikunnan hinnastotyöryhmän mietinnön periaatteita noudattaen. Hinnastoesityksessä on pyritty luomaan eri seurakuntien ilmoittamista tiloista ryhmiä, jotka ainakin suurin piirtein olisivat toistensa kaltaisia. Näin saadaan eri seurakuntien varsin kirjavaa hinnoittelua yhtenäistettyä. Aiemmasta esityksestä poikkeavat kohdat on seuraavassa merkitty kursiivilla. Toimitilat esitetään ryhmiteltäväksi seuraaviin maksuluokkiin: oma A. Perhejuhlat, yhdistysten kokoukset ym. yksityistilaisuudet - esim. muistotilaisuus ja kastejuhla vieras Seurakuntasali tai vast. suurehko tila 80 180 Pienehkö kokoustila 50 130 Keittiön erilliskäyttö 35 35 B. Kirkon käyttö - 200 Kappelin käyttö - 150 Vuokraa ei peritä, jos vainaja oli kuollessaan ev.lut. seurakunnan jäsen Kappelin käyttö hautaan siunaamisen yhteydessä on alv-vapaata vaikka maksullista. C. Konsertit - muut kuin seurakunnan itsensä järjestämät konsertit, joista kerätään lippu- tai ohjelmatuloja järjestäjille, hintaan sisältyy yksi harjoitus - kirkko 500 500 - seurakuntasali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 D. Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 Omalla tarkoitetaan Kouvolan seurakuntayhtymän seurakuntaan kuuluvaa järjestäjää tai että esim. muistotilaisuus järjestetään oman seurakunnan jäsenelle. Vihkitilaisuuksista perittävää vuokraa on käsiteltävä oman

PÖYTÄKIRJA 4/2009 5 (28) seurakunnan jäseniltä perittävänä jos vähintään vihkiparin toinen osapuoli on syntynyt yhtymän seurakunnassa tai hänen vanhempansa ovat yhtymän seurakunnan jäseniä. Vieraalla tarkoitetaan seurakuntayhtymän seurakunnan ulkopuolella asuvaa tai toimivaa järjestäjää. E. Erilaisten yhdistysten jne. järjestämistä, säännöllistä toimintaa koskevista tilojen käytöstä peritään tuntivuokrana 10 + alv 22 %. Sisäisessä laskutuksessa omilta työaloilta tuntivuokra on 10, alv 0 %. Projektipäällikön esitys seurakuntakohtaisiksi tilavuokrahinnoiksi: ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA Anjalan, Inkeroisten, Myllykosken tai Sippolan seurakuntatalon sali (sis. kahvio ja keittiö) 80 180 Anjalan, Inkeroisten, Myllykosken tai Sippolan seurakuntatalon kahvio (sis. keittiö), Ummeljoen kyläkirkon tai Elomaan talon Sali, kahvio ja keittiö, Myllykosken kirkon seurakuntasali keittiöineen sekä muut kokoustilat 50 130 Keittiön erilliskäyttö 35 35 Kirkon käyttö - 200 Konsertit (muut kuin srk:n järjestämät) - kirkko 500 e 500 - seurakuntasali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Leirisaari (1 leirivuorokausi = 1 kerta) 40 40 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 Anjalan kirkon kattokruunujen kynttilöiden poltto (sis. sytyttämisen, sammuttamisen ja asianmukaisten paloturvallisuusilmoitusten tekemisen). Asiasta tulee sopia hyvissä ajoin seurakuntatoimistossa ja poltetut kynttilät tulee jättää paikoilleen. 50 50

PÖYTÄKIRJA 4/2009 6 (28) ELIMÄEN SEURAKUNTA Elimäen seurakuntakeskuksen iso sali 80 180 (Tolkkilan tilat leiri- ja toimintakeskusten hinnastossa) Elimäen seurakuntakeskuksen pikkusali 50 130 takkahuone 50 130 nuorisotila 50 130 Korian seurakuntasali 50 130 Korian kirkon takaosa 50 130 Keittiön erilliskäyttö 35 35 Elimäen kirkko - 200 Korian kirkko - 200 Elimäen siunauskappeli - 150 Korian siunauskappeli - 150 Konsertit (muut kuin srk:n järjestämät) - kirkko 500 500 - seurakuntasali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 JAALAN KAPPELISEURAKUNTA Seurakuntasali tai pappila 80 180 Keittiön erilliskäyttö 35 35 Kirkko - 200 Konsertit (muut kuin srk:n järjestämät) - kirkko 500 500 - seurakuntasali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl

PÖYTÄKIRJA 4/2009 7 (28) vähimmäisveloitus 10 Kesäkodin vuokra 100 100 (siivottava itse) KOUVOLAN SEURAKUNTA Seurakuntakeskus - Maria-sali 120 240 - Martta-sali, Kirkkovaltuuston sali 80 180 - Kirkkoneuvoston sali 80 180 Käpylän kirkon seurakuntasali 80 e 180 Eskolanmäen seurakuntakoti 50 130 Tornionmäen seurakuntakoti 50 130 e Mielakan seurakuntakoti 50 130 Sarkolan seurakuntakoti 50 130 Lehdokin seurakuntakoti 50 130 Lappalan kesäkoti 50 130 Muut kerhohuoneistot 50 130 Kirkon käyttö - 200 Siunauskappelin käyttö - 150 Konsertit (muut kuin oman srk:n järjestämät) - Keskuskirkko 500 500 - Käpylän kirkko 500 500 - Seurakuntakeskuksen Maria-sali 500 500 - muut salit 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 KUUSANKOSKEN SEURAKUNTA Seurakuntakeskuksen sali, Kymintehtaan seurakuntatalon kirkkosali 80 180 Seurakuntakeskuksen kahvio 50 130 Seurakuntakeskuksen nuorten tilat 50 130

PÖYTÄKIRJA 4/2009 8 (28) Seurakuntatalon sali 50 130 Voikkaan seurakuntasali 50 130 Tähteen seurakuntasali 50 130 Uuden hautausmaan kokoontumistila 25 50 Seurakuntakeskuksen aikuistyön tila 25 50 Seurakuntatalon kahvio 25 50 Pääkirkon seurakuntasali 25 50 Kymentehtaan seurakuntatalon kahvio 25 50 Markankylän seurakuntakoti 25 50 Kirkon käyttö - Pääkirkko - 200 - Voikkaan kirkko - 200 Siunauskappelin käyttö - 150 Konsertit (muut kuin oman srk:n järjestämät) - kirkot 500 500 -seurakuntasalit 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 VALKEALAN SEURAKUNTA Seurakuntakeskus yläsali 80 180 Seurakuntakeskus alasali 50 130 Vuohijärven kirkon kokoustilat 50 130 Tuohikotin kirkon seurakuntasali 50 130 Ahoristi 50 130 Keittiön erilliskäyttö 35 35 Kirkon käyttö -Valkealan kirkko - 200 - Tuohikotin kirkko - 200 - Vuohijärven kirkko - 200 Konsertit (muut kuin oman srk:n järjestämät) - Valkealan kirkko 500 500 - Tuohikotin kirkko 100 100 - Vuohijärven kirkko 100 100

PÖYTÄKIRJA 4/2009 9 (28) - Seurakuntakeskus yläsali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 Kaikkia tiloja koskee seuraava: Vuokraajan tulee saada tilojen käytölle asianmukainen lupa, (Kirkkojärjestys 14:2,1). Yhteisen seurakuntatyön johtajan tehtävänä on päättää kokoontumistiloja ja leiri- ja kurssikeskuksia koskevista maksuista poikkeamisesta erityisestä syystä (Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 20 ). Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää määrätä edellä esitetyt Kouvolan seurakuntayhtymän toimitilojen seurakuntakohtaiset tilavuokrahinnat 1.5.2009 alkaen. Käsittely: Vs. talouspäällikkö Ulla Tylli toi esille hinnastossa olevan Kappelin käyttö hautaan siunaamisen yhteydessä on alv-vapaata vaikka maksullista -tekstin, on huomioitava, että teksti koskee kaikkea hautaan siunaamista, tapahtuu se sitten kappelissa tai kirkosa tai muussa tilassa. Hinnastoesityksessä 150 :n kappelimaksu sisältää alv:n, joten, kun kappelia käytetään hautaan siunaamiseen, on perittävä maksu 122,95, sekä hinnastoesityksen 200 :n kirkon käyttömaksusta vähennetään alv, kun kirkkoa käytetään hautaan siunaamiseen, perittävä maksu on 163,95. Hyväksyttiin kiinteistöpäällikön tekemä päätösesitys huomiolla, että kappelin käyttö hautaan siunaamisen yhteydessä on alv-vapaata vaikka maksullista, näin ollen kappelin käyttömaksu on hautaan siunaamisen yhteydessä 122,95, samalla periaatteella kirkon käyttö hautaamisen yhteydessä, maksu on 163,95. Henkilöstöä ja luottamushenkilöitä koskevat tilavuokrahinnat siirrettiin henkilöstö- ja kiinteistö- ja hautauspalvelu johtokuntien yhteiseen valmisteluun. 64 Kouvolan seurakuntayhtymän henkilöstöstrategia Henkilöstöpalvelun johtokunnan yksi tärkeimmistä tehtävistä on ollut henkilöstöstrategian valmistelu. Peruslähtökohtana on ollut Kouvolan seurakuntayhtymän perussääntö, jonka mukaan seurakuntayhtymän tehtävänä on suunnitella henkilöstöohjelma. Henkilöstöstrategia on organisaation pitkän aikavälin suunnitelma ja henkilöstöpolitiikan ja henkilöstöjohtamisen kehittämisen työväline. Strategia tukee seurakuntayhtymän kokonaiskehittämistä, vision ja toiminta-ajatuksen toteuttamista.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 10 (28) Kouvolan seurakuntayhtymän siirtymävaiheen strategiassa 2009 2011 yhtymän perustehtävänä on taata seurakuntien hengellisen toiminnan jatkuvuus, toteuttaa yhteisesti hoidettavaksi sovitut toiminnot sekä yhteisesti sovitut hankkeet. Henkilöstöstrategiassa tulee taata henkilöstön toimintaedellytykset hoitaa virka- ja työtehtävät seurakuntayhtymässä ja paikallisseurakunnissa sekä luoda käytännöt siten, että ne ovat yhdenmukaisia, tasapuolisia ja oikeudenmukaisia. Henkilöstöpalvelun johtokunta perusti kokouksessaan 9.12.2008, 8, työryhmän valmistelemaan henkilöstöstrategiaa Kouvolan seurakuntayhtymälle. Valmistelutyöryhmään valittiin puheenjohtaja Maarit Helkala, varapuheenjohtaja Osmo Minkkinen, henkilöstöpäällikkö Riitta Lonka ja henkilöstösihteeri Pirjo Kangaspunta. Valmistelutyöryhmä valmisteli alustavan henkilöstöstrategian kokoontuen kolme kertaa. Strategian valmistelua jatkettiin henkilöstöpalvelun johtokunnan kokouksessa 10.3.2009 ja 31.3.2009. Alustava henkilöstöstrategia on toimitettu johtotiimin jäsenille ja kirkkoherroille tiedoksi ja käsiteltäväksi mahdollisia täydennyksiä tai kommentteja varten 10.3.2009 kokouksen jälkeen. Henkilöstöstrategiassa on painotettu seuraavia avainalueita: johtaminen, henkilöstösuunnittelu, henkilöstön kehittymisen tukeminen, palkkaus ja palkitseminen, yhteistoiminta, henkilöstön hyvinvointi ja sisäinen tiedotus. Henkilöstöpalvelun johtokunta on kokouksessaan 31.3.2009, 34, päättänyt lähettää henkilöstöstrategian kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi ja edelleen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Henkilöstöpalvelun johtokunta päätti lisäksi pyytää lausunnon työympäristötoimikunnalta, mikä toimitetaan yhteisen kirkkoneuvoston kokoukseen. Henkilöstöstrategia on liitteenä 1. Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy Kouvolan seurakuntayhtymän henkilöstöstrategian ja esittää sen edelleen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Kirkkoneuvosto merkitsee kokoukseen toimitetun työympäristötoimikunnan lausunnon tiedoksi. Henkilöstöpäällikön muutosesitys: Henkilöstöstrategian sivulla 5, kohta 3:n viimeiseen kappaleeseen kirjoitetaan lisäys, viimeinen kappale lisäyksen jälkeen: Virkojen ja tehtävien vapautuessa uudelleentäyttäminen harkitaan tapauskohtaisesti kokonaisuutta ajatellen. Siirtymävaiheessa määritellään kriittiset virat ja toimet, jotka täytetään. Muiden virkojen ja toimien kohdalla noudatetaan tapauskohtaista ennakoivaa luokittelua täyttämisestä, yhdistämisestä tai täyttämättä jättämisestä. Päätös Hyväksyttiin henkilöstöpäällikön tekemä muutosesitys ja lähetetään liitteenä 1 oleva Henkilöstöstrategia edelleen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi edellä olevalla lisäyksellä muutettuna. Pöytäkirjaan liitetään työympäristötoimikunnan lausunto.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 11 (28) 65 Suositukset ja suositussopimukset Kirkon työmarkkinalaitos ja pääsopijajärjestöt ovat 9.6.2004 sopineet seuraavat viisi suosituskokonaisuutta: Suositussopimus suojavaatetuksesta seurakunnassa Suositussopimus työpaikkaruokailusta seurakunnassa Suositussopimus sairaanhoidon järjestämisestä seurakunnassa Suositussopimus hoitoon ohjaamisesta seurakunnassa, suositus työpaikan päihdeongelmien käsittelyn periaatteista, käytännön menettelytavat päihdeongelmatilanteessa Suositus hyvän kohtelun edistämiseksi työpaikalla sekä käytännön menettelytavat epäasiallisen kohtelun ehkäisemiseksi. Yhteistoimintamenettelyn mukaisesti työympäristötoimikunta on valmistellut suositussopimuksia ja suosituksia sekä vaikuttanut niiden sisältöön. Sisältöä on ollut mahdollista muokata paikallisia tarpeita vastaavaksi. Työympäristötoimikunta ei ole valmistelussaan muuttanut mallisopimuksia muutoin kuin suositussopimusta suojavaatetuksesta 2 :n osalta, jossa päiväkerhotyön kohdalle muutettiin lapsityö. Työympäristötoimikunta ei käsitellyt suositussopimusta sairaanhoidon järjestämisestä seurakunnassa, koska sopimuksen käsittely on jo ollut yhteisessä kirkkoneuvostossa. Suositussopimusten käyttöönotto edellyttää yhteisen kirkkovaltuuston ja suositukset yhteisen kirkkoneuvoston hyväksynnän. Henkilöstöpalvelun johtokunta on kokouksessaan 31.3.2009, 35, käsitellyt suositussopimuksia ja suosituksia sekä päättänyt lähettää ne kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi ja suositussopimukset edelleen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy seuraavat suositussopimukset (liite 2) ja lähettää ne edelleen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi: Suositussopimus suojavaatetuksesta seurakunnassa Suositussopimus työpaikkaruokailusta seurakunnassa Suositussopimus hoitoon ohjaamisesta seurakunnassa Kirkkoneuvosto hyväksyy seuraavat suositukset (liite 3): Suositus työpaikan päihdeongelmien käsittelyn periaatteista, käytännön menettelytavat päihdeongelmatilanteessa. Suositus hyvän kohtelun edistämisestä työpaikalla sekä käytännön menettelytavat epäasiallisen kohtelun ehkäisemiseksi. Suositusten ja suositussopimuksien astuessa voimaan vastaavat seurakuntakohtaiset sopimukset katsotaan päättyneiksi.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 12 (28) Hyväksyttiin liitteenä 2 olevat suositussopimukset ja lähetetään ne edelleen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Hyväksyttiin liitteenä 3 olevat suositukset. 66 Järjestelmäasiantuntijan palkkaaminen Kouvolan Seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto päätti 19.2.2009 järjestelmäasiantuntijan kahden vuoden määräaikaisen työsuhteen perustamisesta. Paikasta ilmoitettiin työvoimatoimiston verkkopalvelussa, Kirkon rekrytointisivuilla ja Kouvolan Sanomissa. Määräaikana saapui 32 hakemusta, joiden perusteella haastateltiin neljä hakijaa: datanomi Aki Mattila, tietojenkäsittelyn ammattitutkinnon suorittanut Pekka Karhunen, Bachelor of Science (Computer Engineering) tutkinnon suorittanut Jussi Kotilainen ja datanomi Kari Neuvonen. Liitteenä on lista hakijoista (liite 4). Haastatteluissa olivat paikalla tietohallintopäällikkö Jari Harjula, järjestelmäasiantuntija Satu Tuulaniemi ja sovellusneuvoja Taru Valve. Haastattelujen ja saatujen selvitysten perusteella Jussi Kotilainen on sopivin avoinna olevaan työsuhteeseen. Hänellä on vankka työkokemus vastaavista tehtävistä ja soveltuva koulutus. Varasijalle esitetään Aki Mattilaa, jonka osaamisalueet ovat sopivat ja koulutus soveltuva, mutta työkokemus on vähäistä. Tietohallintopäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee järjestelmäasiantuntijan kahden vuoden määräaikaiseen työsuhteeseen Jussi Kotilaisen ja varasijalle Aki Mattilan. Työsuhteen tehtäväkohtainen palkka määräytyy vaativuusryhmän 503 mukaisesti. Tietohallintopäällikön muutosesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee järjestelmäasiantuntijan kahden vuoden määräaikaiseen työsuhteeseen Jussi Kotilaisen ja varasijalle Aki Mattilan. Työsuhteen tehtäväkohtainen palkka määräytyy vaativuusryhmän 503 mukaisesti. Työsuhteessa noudatetaan 4 kk:n koeaikaa, joka mainittu paikanhakuilmoituksessa. Hyväksyttiin tietohallintopäällikön tekemä muutosesitys. 67 Oikaisuvaatimus, Kouvolan kunta-alan yhteisjärjestö JHL ry. Kouvolan kunta-alan yhteisjärjestö JHL ry. on jättänyt 23.2.2009 oikaisuvaatimuksen yhteisen kirkkoneuvoston päätökseen 5.2.2009, 22, Kouvolan seurakuntayhtymän viranhaltijoiden ja työntekijöiden tehtävien mukaisten vaativuusryhmien peruspalkkojen vahvistaminen. Kirjelmän ovat allekirjoittaneet puheenjohtaja Jouko Vauhkonen ja pääluottamusmies Anne Ampuja.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 13 (28) Oikaisuvaatimuksessa pyydetään kirkkoneuvostoa kumoamaan kyseisen päätöksen virheellisen ja puutteellisen valmistelun johdosta sekä palauttamaan asian uudelleen valmisteltavaksi ja huomioon ottaen, mitä evankelis-luterilaisen kirkon pääsopimuksessa ja hyvä hallintotapa asioiden valmistelussa edellyttää. Kirjelmässä esitetään, että Kouvolan kunta-alan yhteisjärjestö JHL ry:ltä, evankelisluterilaisen kirkon pääsopimuksen allekirjoittajajärjestön (Kirkon alan unioni ry) rekisteröidyltä yhdistykseltä on asian käsittelyn yhteydessä perusteetta evätty oikeus osallistua JHL:ään järjestäytyneiden seurakuntien viran- ja toimenhaltijoiden edustukselliseen edunvalvontaan kieltämällä puheoikeus Kirkon virka- ja työehtosopimuksen 2007 2009 pääsopimuksen mukaiseen täytäntöönpanoneuvotteluun Kouvolan seurakuntayhtymässä. Lisäksi esitetään, ettei pääluottamusmies Anne Ampujalle olisi luovutettu kirjallisesti pyydettyä otetta yhteisen kirkkoneuvoston em. päätöksestä. Oikaisuvaatimus kokonaisuudessaan on luettavissa kokouksessa. Henkilöstöpäällikön vastine: Kirkon virka- ja työehtosopimuksen 2007-2009 pääsopimuksen mukaiset täytäntöönpanoneuvottelut Kouvolan seurakuntayhtymässä on yhtymän viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta käyty 13.1.2009 ja 21.1.2009. Näiden neuvottelujen yksimielisen tuloksen yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti päätöksellään 5.2.2009, 22. Henkilöstön edustajina ovat toimineet kirkon pääsopijajärjestöjen pääluottamusmiehet. Pääsopijajärjestöjä ovat JUKO ry, Kirkon alan unioni ry. ja Kirkon alojen ammattijärjestö SVTL ry. Oikaisuvaatimuksen allekirjoittaja Kouvolan kunta-alan yhteisjärjestö JHL ry. ei ole asiassa sopijaosapuoli. JHL ry. on osa Kirkon alan unioni ry:tä, jonka paikallinen pääluottamusmies on lastenohjaaja Aira Vedenpää-Kakkori ja joka on valittu kirkon luottamusmiessopimuksen 4 :n mukaisesti ja joka osallistui luottamusmiessopimuksen 6 :n mukaisesti asian valmisteluun liittyneisiin neuvotteluihin. Pääluottamusmies Anne Ampuja ei ole seurakunnan palveluksessa eikä hänellä ole myöskään kirkon luottamusmiessopimuksen 7 :n mukaista luottamuksellisten tietojen saantioikeutta. Kirkon alan unioni ry:n keskuudestaan valitsemalle pääluottamusmiehelle kaikki tiedot on kyllä annettu, ja JHL ry. olisi tällöin voinut tarpeellisia tietoja saadakseen kääntyä hänen puoleensa. Oikaisuvaatimuksessa kerrottua pyyntöä saada ote yhteisen kirkkoneuvoston pöytäkirjasta ei myöskään ollut esitetty. Kirjallinen pyyntö koski kaikkia valmisteluun liittyneitä asiakirjoja, mikä ilmenee myös oikaisuvaatimukseen liitetystä jäljennöksestä. Hallintojohtajan päätösesitys: Koska asian valmistelu ja muu hallintokäsittely on tapahtunut kirkon yleisen virka- ja työehtosopimuksen 2007-2009 sekä kirkon luottamusmiessopimuksen mukaisesti, yhteinen kirkkoneuvosto päättää, ettei oikaisuvaatimus anna aihetta toimenpiteisiin. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys. 68 Palkantarkistukset 1.3.2009

PÖYTÄKIRJA 4/2009 14 (28) Yleistä palkantarkistuksista KirVESTES:n allekirjoituspöytäkirjan 8 :ssä on sovittu, että 1.10.2007 voimaan tulleessa palkkausjärjestelmässä peruspalkkoja tarkistetaan paikallisesti 1.3.2009 lukien 0,6 %:n palkkausjärjestelmäerällä. Palkantarkistukset tulee maksaa viimeistään huhtikuun 2009 aikana. Palkkausjärjestelmäerä on nimensä mukaisesti tarkoitettu erityisesti niiden peruspalkkojen tarkistamiseen, joissa tarkistamisen tarve on palkkausjärjestelmän toteuttamisen kannalta perustelluinta. Palkkausjärjestelmäerä ei ole tarkoitettu kaikille palkansaajille toteutettavaksi yleiseksi korotukseksi, vaan se tulee täytäntöönpanoneuvottelumenettelyä noudattaen suunnata niihin peruspalkkoihin, joissa tarkistamisen tarve on kiireisin. Tämän mukaisesti palkantarkistukset kohdistetaan erityisesti niihin peruspalkkoihin, jotka ovat edelleen vaativuusryhmän vähimmäispalkkaa pienempiä tai jotka asianomaisen vaativuusryhmän sisällä eivät ole vielä saavuttaneet seurakunnassa järjestelmän mukaiselle peruspalkalle (JMP) vahvistettua tasoa (kiinnikurominen). Palkkausjärjestelmän käyttäminen näihin tarkistuksiin on ensisijaista. Toissijaisesti, jos kiinnikurottavaa ei ole tai jos kiinnikuromisten jälkeen palkkausjärjestelmäerästä on varoja vielä jäljellä, varat käytetään sellaisiin peruspalkkojen tarkistuksiin, jotka on todettu JMP:n vahvistamisen yhteydessä tai sen jälkeen perustelluksi tehtävän sisällöstä käsin. JMP:n tarkistamisen perusteena voi olla esim. se, että tehtävässä piirteitä ylemmästä vaativuusryhmästä kuin mitä tehtävälle on vahvistettu. Palkkausjärjestelmäerä rakennemuutosseurakunnissa Palkkausjärjestelmä erä 0,6 % lasketaan normaalisti kuukausipalkkaisten työntekijöiden ja muiden viranhaltijoiden kuin kirkkoherrojen marraskuussa 2008 maksetuista peruspalkoista muodostetusta palkkasummasta. Summasta on lisäksi vähennettävä myös talous- ja henkilöstöhallinnon työnantajaviranhaltijoiden peruspalkat ko. kuukaudelta. Seurakuntien yhdistymistilanteessa palkkasumma voidaan laskea tammikuun 2009 palkkasumman perusteella. Palkkausjärjestelmäerä on näin realistisempi, koska yhdistymistilanteessa on tapahtunut paljon oleellisia muutoksia virka- ja työtehtävissä. Sopimus järjestelmän mukaisten peruspalkkojen kiinnikuromisesta Kirkon alan palkkausuudistuksessa sovittiin siitä, että ns. järjestelmän mukaisia peruspalkkoja kohti edetään asteittain ja kirkon yleisellä virka- ja työehtosopimuksella siihen osoitettujen varojen puitteissa. Lähimpänä tavoitteena oli vahvistetun vaativuusryhmän vähimmäispalkan saavuttaminen. Asteittaisen etenemisen tavoitteena on ollut palkkausuudistuksen seurakuntataloudelle aiheuttaman kustannuspaineen hallinta. Seurakuntien taloustilanteen nopea heikentyminen ja näköpiirissä olevan taloudellisen kehityksen vakavat ongelmat korostavat kustannuspaineen hillitsemisen tärkeyttä. Palkkauudistuksen tavoitteiden toteutumisen kannalta olisi toisaalta hyvä, että uuden järjestelmän mukaiset ja seurakunnissa päätetyt tehtävän vaativuuden mukaiset palkat kohtuullisessa ajassa tulisivat täysimääräisinä

PÖYTÄKIRJA 4/2009 15 (28) voimaan, jolloin voidaan katsoa siirtymäajan päättyneen ja uudistuksen tulleen siltä osin valmiiksi. Kirkon työmarkkinalaitos on neuvotellut sopijaosapuolten kanssa siitä, miten jo päätettyjen järjestelmän mukaisten peruspalkkojen (JMP) kiinnikurominen kokonaisuutena tulisi järjestää sopimuskauden aikana. Asiasta on 23.2.2009 allekirjoitettu sopimus. Sopimuksen mukaista menettelyä voidaan käyttää niissä seurakunnissa, joissa 1.3.2009 jaettavana olevalla palkkausjärjestelmällä ei saavuteta seurakunnan jo aiemmin päättämiä järjestelmän mukaisia peruspalkkoja. Kirkon alan pääsopijapuolet ovat seuranneet palkkauudistuksen toteutumista ja neuvotelleet sen edistämisestä ja ovat sopineet, että seurakunnan tai seurakuntayhtymän toimivaltainen viranomainen voi päättää maksaa täysimääräisenä sellaiset viranhaltijoiden ja työntekijöiden jo päätetyt palkkausjärjestelmän mukaiset peruspalkat, joita KirVESTES:n mukaisten tarkistuserien puitteissa ei ole vielä voitu panna kokonaan täytäntöön. Jos 0,6 %:n palkkausjärjestelmäerä ei riitä päätettyjen järjestelmänmukaisten peruspalkkojen kiinnikuromiseen, seurakunta voi toteuttaa jäljelle jäävän palkkojen kiinnikuromisen kahdessa erässä siten, että puolet kurottavasta osasta maksetaan 1.3.2009 alkaen ja puolet 1.12.2009 alkaen. Kiinnikurominen 0,6 %:n ylittävällä erällä riippuu seurakunnan harkinnasta eikä sillä ole velvollisuutta käyttää varoja tähän tarkoitukseen yli 0,6 %:n palkkausjärjestelmäerän. Palkkausjärjestelmäerää ei saa käyttää muihin palkantarkistuksiin, jos kurottavaa on 0,6 %:n edestä. Palkantarkistukset Kouvolan seurakuntayhtymässä 1.3.2009 lukien Kouvolan seurakuntayhtymässä tammikuun peruspalkat vähennettynä kirkkoherrojen ja työnantajaviranhaltijoiden palkalla ovat yhteensä 522 258,40 euroa, josta 0,6 % on 3 133,55 euroa. Jaettavalla 0,6 %:n palkkausjärjestelmäerällä 3 133,55 euroa ei saavuteta seurakuntien aiemmin päättämiä järjestelmän mukaisia peruspalkkoja. Peruspalkat ovat yhteensä 7 106,16 euroa pienemmät kuin järjestelmän mukaiset peruspalkat, joista paikallisseurakuntien osuus on 6 316,46 euroa ja yhtymän työntekijöiden osuus 789,70 euroa. Kun järjestelmäerä 3 133,55 euroa käytetään kokonaan, kiinnikurottavaa jää edelleen 3 972,61 euroa. Täytäntöönpanoneuvottelu Palkkausjärjestelmäerää koskevaa allekirjoituspöytäkirjan määräystä sovelletaan paikallisesti neuvotellen. Nämä ns. täytäntöönpanoneuvottelut käytiin Kouvolan seurakuntayhtymässä 26.3.2009. Neuvotteluissa olivat mukana seurakuntaa työnantajana edustavat ja henkilöstön edustajina toimivat kirkon luottamusmiessopimuksessa tarkoitetut luottamusmiehet. Henkilöstöpalvelun johtokunta on kokouksessaan, 36, puoltanut neuvottelutulosta ja päättänyt esittää neuvottelutuloksen yhteisen kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi. Täytäntöönpanoneuvotteluista on laadittu pöytäkirja, mikä toimitetaan kirkkoneuvoston jäsenille, ja neuvottelutulos palkkausjärjestelmäerän käytöstä.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 16 (28) Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy neuvottelutuloksen palkkausjärjestelmäerän käytöstä. Palkkausjärjestelmäerä maksetaan takautuvasti 1.3.2009 alkaen ja pannaan sopimusten mukaisesti maksuun viimeistään huhtikuussa 2009. Käsittely: Keskustelussa tuli esille kokouksessa mukana olevien viran- ja toimenhaltijoiden jääviyskysymys mahdollisen henkilökohtaisen, taloudellisen edun saajana. Puheenjohtajan päätöksellä kokouksesta poistuivat käsittelyn ajaksi, klo 18.10 18.20, seuraavat viran- ja toimenhaltijat: Markku Komulainen, Jukka Reijo, Ensio Väisänen, Kimmo Ylikangas, Keijo Gärdström, Jari Harjula, Ulla Tylli ja Kirsi Valapuro. Risto Rasimuksen ehdotuksesta Kirkkohallitukselta tullaan pyytämään kirjallinen toimintaohje, kuinka vastaavissa tilanteissa, kun käsitellään henkilöstön palkkaukseen tai muihin etuuksiin liittyviä asioita, tulee toimia. Tämän pykälän sihteerinä toimi Tuula Rikala. Hyväksyttiin henkilöstöpäällikön tekemä päätösesitys. Pöytäkirjaan merkitään, että Sakari Viinikainen poistui tämän pykälän aikana klo 18.20. Pöytäkirjaan merkitään, että pykälien 69 73 aikana puheenjohtajana toimi varapuheenjohtaja Risto Rasimus. 69 Kouvolan ev.lut. seurakuntien toimintakertomukset ja tilinpäätökset vuodelta 2008 Seurakuntien tilinpäätökset käsitellään kukin erikseen vuodelta 2008 Vuoden 2009 alusta lukien Anjalankosken, Elimäen, Jaalan, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakunnat ovat muodostaneet Kouvolan seurakuntayhtymän. Kirkkojärjestyksen 10 luvun 8 :n mukaan yhteinen kirkkovaltuusto vahvistaa yhtymän seurakuntien tilinpäätökset liittymistä edeltäneeltä vuodelta sekä päättää vastuuvapaudesta. Tilintarkastuksen toimittavat yhtymään liittyneissä seurakunnissa aikanaan valitut tilintarkastajat. Yhteiseen kirkkoneuvostoon sovelletaan, mitä KL 11:11 on säädetty kirkkoneuvostosta. Siksi yhteinen kirkkoneuvosto allekirjoittaa kunkin seurakuntayhtymään liittyneen seurakunnan liittymistä edeltävän vuoden tilinpäätöksen. Koska seurakuntien taloustoimistojen organisaatiot on purettu, näiden tilinpäätösten laatiminen on ollut tehtävä seurakuntayhtymän talouspalveluissa käyttäen osittain apuna seurakuntien aiempaa taloushallinnon henkilöstöä. Tämä on ollut poikkeuksellinen ja myös paljon ylimääräistä työtä aiheuttanut toimenpide.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 17 (28) Verotuotot seurakunnittain Kouvolan ev.lut. seurakunnille verotuloja vuonna 2008 kertyi kokonaismäärältään yhteensä lähes täsmälleen ennakoitu määrä: Talousarvio Toteutunut Erotus % Anjalankoski 3 285 000 3 272 589-12 411 99,6 % Elimäki 1 590 000 1 656 313 66 313 104,2 % Jaala 397 580 387 510-10 070 97,5 % Kouvola 5 972 600 5 988 926 16 326 100,3 % Kuusankoski 3 792 000 3 695 696-96 304 97,5 % Valkeala 1 940 400 1 988 727 48 327 102,5 % Yhteensä 16 977 580 16 989 761 12 181 100,1 % Verotuloja tuli keskimäärin 227,06 euroa/seurakunnan jäsen. Seurakuntamaksut kirkon keskusrahastoon vuonna 2008 olivat yhteensä 859 743 euroa, mikä oli 5 % verotuloista. Rahoitustilanne kunnossa Kouvolan ev.lut. seurakuntien viimeinen itsenäisinä talousyksikköinä tapahtunut toimintavuosi oli taloudellisen vakauden osalta kohtuullinen. Yhteensä laskien seurakuntien tulos jäi 158 399 euroa ylijäämäiseksi. Tämä Kouvolan seurakuntayhtymän omaan pääomaan kirjattava nettoerä tullaankin kipeästi tarvitsemaan heikkenevän taloustilanteen tukemiseen. Hieman epäterveestä rahoitustilanteesta kertova negatiivinen vuosikate kirjattiin ainoastaan Kuusankosken seurakunnan kohdalla, - 99 712 euroa. Kuusankosken seurakunnan tulos oli alijäämäinen -376 628 euroa (alijäämäarvio talousarviossa -191 542 euroa). Alijäämäinen tulos kirjattiin myös Jaalan seurakunnassa, -11 524 euroa. Tosin Jaala oli talousarviossaan arvioinut päätyvänsä peräti -334 984 euron alijäämään. Euromääräisesti suurin ylijäämä kirjattiin Anjalankosken seurakunnan tilinpäätökseen, +264 715 euroa. Elimäen seurakunta päätyi -203 465 euroa alijäämäiseksi laaditusta talousarviostaan huolimatta +96 142 euron ylijäämään. Kouvolan seurakunta oli ainoana arvioinut talousarvionsa tasapainoiseksi, eli nollatulokseen päätyväksi, ja ylijäämää kertyi +166 101 euroa. Valkealan seurakunta puolestaan oli arvioinut -143 036 euron alijäämän, joka tilinpäätöksessä kääntyi +19 593 euron ylijäämäksi. Rahoituslaskelman mukaisen kassavarojen määrä väheni seurakunnissa yhteensä 840 557 euroa. Suurin vähennys oli Valkealan seurakunnassa, 773 724 euroa, mikä johtui suurelta osin Valkealan seurakuntakeskuksen laajasta korjauksesta. Anjalankosken ja Elimäen seurakunnassa kassavarojen määrä kasvoi.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 18 (28) Tiivistetyt yhdistelmätaulukot seurakuntien tilinpäätöksistä ovat liitteenä 5. Henkilöstökulut budjettien mukaiset Palkkoja ja palkkioita seurakunnissa maksettiin hautainhoitorahastot mukaan lukien kaikkiaan 8 720 192 euroa ja muita pakollisia henkilöstökuluja 2 836 534 euroa eli yhteensä 11 556 726 euroa. Tämä oli 4,2 % enemmän kuin edellisenä vuonna. Varsinaiset palkkamenot olivat lähes täsmälleen budjetoidun suuruiset (0,2 % alle arvion), mutta sivukulut jäivät 3,5 % alle arvioidun määrän. Tilinpäätöksen sisäiset ja vyörytyserät Kirkkohallituksen ohjeiden mukaan kustannukset kohdennetaan pääluokkien 2, 3 ja 4 tehtäväalueille (kustannuspaikoille) aiheuttamisperusteisesti. Tiedot kerätään kirkkohallituksen taloustilastoa A7 varten. Kirkkohallituksen mukaan erityisen tärkeää on tarkoin ilmoittaa hautaustoimintaan ja kirkonkirjojen pitoon kohdistuvat kustannukset. Jaettavat kustannukset ovat seuraavat: palkkausmenot kiinteistömenot hallintomenot kirkon keskusrahastomaksut ja verotuskustannukset pääomamenot (poistot ja poistamattoman pääoman korot) Kirjaukset sisäisten kiinteistö-, hallinto- ja pääomamenojen osalta tehdään ns. vyörytysmenetelmällä, jonka budjetoidut määrät eivät ole talousarvion sitovia eriä. On huomattava, että tuloslaskelmaan sisäiset erät eivät vaikuta. Siellä ne kumoavat toisensa. Talousarvion toteutumisen kannalta tärkeä vertailuluku on toimintakate. Hautainhoitorahastot Seurakuntien tilinpäätöksiin on otettu lisäksi hautainhoitorahastojen tilinpäätöstiedot. Hautainhoitorahaston taseen loppusummat sisältyvät tilinpäätöksen yhteydessä seurakunnan taseen toimeksiantojen varoihin ja pääomiin. Hautainhoitorahaston toimintakertomus, tuloslaskelma ja tase sisältyvät seurakunnan tilinpäätöksen liitetietoihin. Hautainhoitorahaston tilinpäätös hyväksytään kirkkovaltuustossa seurakunnan tilinpäätöksen osana. Tilinpäätöksen sisältö ja käsittelyjärjestys 1. Seurakunnan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja kirkkojärjestyksen 9. luvun 6 :n 1 momentissa tarkoitettu toimintakertomus. 2. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä mahdollista talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 19 (28) 3. Kunkin seurakunnan tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen yhteinen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajille. 4. Tilintarkastajina toimivat kunkin seurakunnan valitsemat tilintarkastajat. Tilintarkastuskertomus on laadittava toukokuun loppuun mennessä. 5. Yhteisen kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätökset ja tilintarkastuskertomukset sekä niihin mahdollisesti myöhemmin liittyvät vastineet yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. 6. Tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä päättää yhteinen kirkkovaltuusto kesäkuun loppuun mennessä. Kirjanpitolain 3. luvun 8 :n mukaan tilinpäätös sekä luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista samoin kuin tieto niiden säilytystavoista on kirjoitettava sidottuun tai välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen sidottavaan tasekirjaan, jonka sivut tai aukeamat on numeroitava. Jos tilinpäätöksen allekirjoittaja on esittänyt eriävän mielipiteen tilinpäätöksestä, on tätä koskeva lausuma sisällytettävä siihen hänen vaatimuksestaan. Tilintarkastajat tekevät merkintänsä tasekirjaan allekirjoitusten jälkeen. Yhteinen kirkkovaltuusto käsittelee tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapaudesta kokouksessa, joka on määrä pitää 3.6.2009. Asian liitteet: Anjalankosken seurakunta liite 6 Elimäen seurakunta liite 7 Jaalan seurakunta liite 8 Kouvolan seurakunta liite 9 Kuusankosken seurakunta liite 10 Valkealan seurakunta liite 11 Tiivistetyt yhdistelmät liite 5 Hallintojohtajan päätösesitys: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää seuraavaa: 2. Toimintakertomukset ja tilinpäätösasiakirjat tili- ja toimintakaudelta 1.1. 31.12.2008 hyväksytään ja allekirjoitetaan; 3. Toimintakertomukset ja tilinpäätösasiakirjat luovutetaan edelleen kunkin seurakunnan tilintarkastajien tarkastettavaksi; 4. Toimintakertomukset ja tilinpäätökset lähetetään yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi; 5. Esitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tilikauden nettoylijäämä 158 399 euroa kirjataan Kouvolan seurakuntayhtymän muun oman pääoman yli-/alijäämän tilille; 6. Esitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle, että hautainhoitorahastojen nettoyli- /alijäämä kirjataan Kouvolan seurakuntayhtymän hautainhoitorahaston oman pääoman yli-/alijäämän tilille;

PÖYTÄKIRJA 4/2009 20 (28) 7. Esitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se päättäisi vastuuvapaudesta tilikaudelta 1.1. 31.12.2008 kunkin seurakunnan osalta. Käsittely: Kokousedustajille oli jaettu pöydälle valmiiksi liitteen 5 korjattu yhteenvetosivu sekä Jaalan osuutta koskeva sivu. Pöydällä oli myös Ulla Tyllin laatima paperi Tasekirjoihin kirkkoneuvostolle lähettämisen jälkeen tehdyt korjaukset ja tarkistukset. Korjatut ja uusi liite lisätään pöytäkirjan liitteksi. Korjattujen liitteiden mukaisesti hallintojohtaja muutti päätösesitystään kohdissa 5 ja 6 seuraavasti: 5. Esitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tilikauden nettoylijäämä 142 499,99 euroa kirjataan Kouvolan seurakuntayhtymän muun oman pääoman yli-/alijäämän tilille; 6. Esitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle, että hautainhoitorahastojen nettoyli-/alijäämä 138 605,16 euroa kirjataan Kouvolan seurakuntayhtymän hautainhoitorahaston oman pääoman yli-/alijäämän tilille; Hallintojohtajan esityksen kohdassa 2, kokouksessa oli tauko klo 18.40 18.58, allekirjoitusten ajan. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys muutettuine kohtineen. Seurakuntien tasekirjat allekirjoitettiin. ja lähetetään esityksen mukaisesti eteenpäin. 70 Hankintasäännön hyväksyminen Ev.lut. kirkon seurakuntia sitoo julkisista hankinnoista annettu laki (348/2007) eli hankintalaki asetuksineen ja soveltamisohjeineen. Tämän vuoksi ja Kouvolan seurakuntayhtymän toiminnan sujuvuuden ja yhdenmukaisuuden vuoksi on laadittu nyt esiteltävä hankintasääntö. Sääntöehdotus perustuu hankinta-asiamies Juhani Sipposen valmisteluun (liite 12). Sen lisäksi, mitä hankintalaissa ja siihen liittyvissä täydentävissä säännöksissä määrätään, seurakuntayhtymän hankinnoissa on noudatettava näitä ohjeita. Hankintalain tarkoittamalla hankinnalla tarkoitetaan organisaation ulkopuolelta tapahtuvaa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Seurakuntayhtymän sisäisissä hankinnoissa ei luonnollisestikaan ole kilpailuttamisvelvollisuutta. Hankinnan säilyminen seurakuntayhtymän sisäisenä sidosyksikköhankintana arvioidaan hankintalain 10 :n ja oikeuskäytännön perusteella. Vastaavasti hankintalain mukaan arvioidaan, onko seurakuntien vapaaehtoisen yhteistoiminnan kohdalla kysymys kaupallisesta taloudellista vastiketta vastaan tapahtuvasta hankinnasta vai laaja-alaisemmasta hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävästä yhteistoiminnasta. Tällaisia voisivat olla esim. yhteiset tietohallintopalvelut. Hankinnat jakaantuvat taloudellisen arvon perusteella kolmeen eri ryhmään: 1) hankintalaissa tarkoitettujen kansallisen kynnysarvon alittaviin, 2) kansallisen kynnysarvon ylittäviin ja

PÖYTÄKIRJA 4/2009 21 (28) 3) EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin. Seurakuntayhtymän hankintasääntöä sovelletaan kaikkiin seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien hankintoihin. Käytännössä ohjeiden merkitys korostuu kansalliset kynnysarvot alittavien hankintojen kohdalla, joihin ei sovelleta hankintalain velvoitteita. Säännössä on eri organisaatiotasoille määritelty eri suuruisia hankintaoikeuksia. Hankintaohjeessa annetaan toimintaohjeita myös kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joiden kohdalla on lisäksi otettava huomioon mahdolliset hankintalain ja - asetuksen yksityiskohtaiset velvoitteet. Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 12 8. 10. kohtien mukaan hankinnoista päättäminen ja alempien viranomaisten hankintarajojen määrääminen on yhteisen kirkkoneuvoston asia. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä liitteenä 12 olevan ehdotuksen hankintasäännöksi ja ottaa sen käyttöön Kouvolan seurakuntayhtymässä ja sen seurakunnissa. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys. 71 Tiedotustilaisuus HeTa projektista Kirkkohallituksen toimeenpanema kirkon henkilöstö ja taloushallinnon palvelukeskuksen (HeTa) suunnittelu etenee vuonna 2009. Projektin tavoitteena on luoda alueellisia keskitetysti johdettuja palkanlaskenta- ja taloustoimistoja seurakuntien käyttöön. Yleiskirjeessä 2/2009 ilmoitetun mukaisesti kaikilta seurakuntatalouksilta, työmarkkinajärjestöiltä ja tuomiokapituleilta pyydetään lausunto palvelukeskusmallista ja kysytään halukkuutta ryhtyä palvelukeskuksen asiakkaaksi. Lausunnot tulee antaa alkusyksystä, tarkempi aika ilmoitetaan lausuntopyynnön mukana. Yleiskirjeessä 12/2009 kirkkohallitus ilmoittaa, että huhti-toukokuussa järjestetään hiippakunnalliset infotilaisuudet, joissa esitellään asian valmistelun tämän hetkinen tilanne, käydään läpi sekä kirjanpidon että palkanlaskennan prosessinkuvauksia ja keskustellaan asiasta. Kirkkohallitus toivoo, että tilaisuuksiin voisi seurakunnista osallistua mahdollisimman moni kirkkoneuvoston/yhteisen kirkkoneuvoston jäsen. Näin siksi, että edellä kuvattu lausunto pyydetään kirkkoneuvostolta/yhteiseltä kirkkoneuvostolta. Jos oman hiippakunnan infopäivä ei sovi, voi osallistua toisen hiippakunnan tilaisuuteen. Tilaisuudet pidetään seuraavasti: - Porvoon hiippakunta Tampereella ma 27.4.2009 (ruotsiksi) - Turun hiippakunta Turussa ke 29.4.2009 - Kuopion hiippakunta Kuopiossa ti 12.5.2009 - Mikkelin hiippakunta Mikkelissä ke 13.5.2009 - Oulun hiippakunta Oulussa to 11.5.2009

PÖYTÄKIRJA 4/2009 22 (28) - Tampereen hiippakunta Tampereella ti 19.5.2009 - Helsinki/Espoon hiippakunnat Helsingissä ti 25.5.2009 Tarkemmat tiedot ohjelmasta ja pitopaikasta ilmoitetaan myöhemmin. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto nimeää osallistujat Mikkelissä 13.5.2009 pidettävään HeTa projektin tiedotustilaisuuteen. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti, että Mikkelissä järjestettävään tiedotustilaisuuteen lähtevät Risto Rasimus, Olli Johansson, Riitta Lonka, Pirjo Kangaspunta, Ulla Tylli, talouspalveluista myöhemmin valittava viranhaltija, lisäksi ilmoittautumisajan puitteissa (30.4.09 mennessä) voi yhteisen kirkkoneuvoston jäsenistä kaksi henkilöä ilmoittautua mukaan. Matka toteutetaan kahdella henkilöautolla. 72 Irtisanomisilmoitus, projektipäällikkö Reino Niveri Kouvolan seurakuntayhtymän määräaikaiseen projektipäällikön virkaan 1.1.2009 lukien määrätty entinen Valkealan seurakunnan talouspäällikkö Reino Niveri on 20.3.2009 päivätyllä kirjeellä pyytänyt eroa virastaan 1.7.2009 lukien eläkkeelle siirtymisen johdosta. Hallintojohtajan päätösesitys: Projektipäällikkö Reino Niverille myönnetään ero virasta 1.7.2009 lukien. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys. 73 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2010-2012 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 1 :n mukaan seurakunnalle on jokaista varainhoitovuotta varten viimeistään edellisen vuoden joulukuussa hyväksyttävä talousarvio. Varainhoitovuotena on kalenterivuosi. Talousarvion hyväksymisen yhteydessä kirkkovaltuuston on hyväksyttävä vähintään kolmea vuotta koskeva toiminta- ja taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset kristillisen seurakunnan tehtävien hoitamiseen turvataan. Seurakuntien laskentatoimen tarkoituksena on tehostaa asetettujen tavoitteiden toteutumisen seurantaa. Suunnittelu on tarkoitettu ns. rullaavaksi järjestelmäksi, jossa kyseessä olevan vuoden tullessa varsinaiseksi talousarviovuodeksi suunnitelman jatkoksi lisätään jälleen yksi vuosi. Samalla kunkin vuoden tavoitteita ja suunniteltuja resursseja voidaan tarkentaa. Suunnittelussa tulee pitää esillä yhteisesti sovittuja painopistealueita.

PÖYTÄKIRJA 4/2009 23 (28) Talouden näköaloja Maailmantalouden taantuma on edelleen syvenemässä. Valtiovarainministeriön suhdannekatsauksen mukaan erityisen voimakkaasti on supistumassa maailmankauppa ja teollisuustuotanto. Elpymisen odotetaan alkavan ensi vuonna, mutta riski taantuman muuttumisesta globaaliksi lamaksi on edelleen varteenotettava. Supistuva ulkomaankauppa on vetänyt Suomen teollisuustuotannon jyrkkään laskuun. Vuonna 2009 BKT supistuu tuntuvasti aiempia arvioita enemmän, arviolta 5 %. Ensi vuonna tuotanto supistunee 1,5 %. Työpaikkojen määrä Suomessa vähenee tänä vuonna yli sadalla tuhannella. Työttömien määrä kasvaa keskimäärin 70 000 hengellä, ja keskimääräinen työttömyysaste nousee 9 prosenttiin. Laadinnan yleisohje Talousarviota laadittaessa tavoitteena on, että vuoden 2010 talousarvion laadinnassa pitäydytään enintään vuodelle 2009 laaditun talousarvion tasolla. Käytännössä vuoden 2010 talousarviosummia ei siis voida kasvattaa. Olennaiset poikkeamat on siten selkeästi perusteltava. Vakinaisen henkilöstön palkkaerät ja sisäiset laskennalliset erät (sisäiset vuokrat, korot ja poistot ym.) laskee ja merkitsee talousarvioon talouspalvelutoimisto. Mahdollisten uusien työntekijöiden sekä ylimääräisen ja määräaikaisen henkilöstön palkkaerät on kuitenkin merkittävä talousarvioehdotukseen. Mikä koskee talousarvion summia, on otettava huomioon myös toimintasuunnitelman tekstiosassa. Jos esitetty menoarvio nousee vuoden 2009 suuremmaksi, perustelut tähän on esitettävä. Samoin on perusteltava tätä pienemmäksi esitetty tuloarvio. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman alkuun on kerrottava kyseisen työalan tai toimintayksikön perustehtävä. Tämä osa suunnitelmasta ilmeisesti säilyy samana useita vuosia. Toimintasuunnitelmaan sisältyvien tavoitteiden tulee täyttää seuraavat vaatimukset: Ne ovat realistisesti saavutettavissa. Niiden tulee olla sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu). Ne kuvaavat tilaa, johon pyritään tai ainakin muutoksen suuntaa. Niiden tulee ennen kaikkea olla sellaisia, että työntekijän työpanoksella niihin voidaan vaikuttaa. Tavoitteiden toteutumista voidaan mahdollisuuksien mukaan pitää perusteena myöhemmille henkilökohtaisten palkanosien myöntämiselle. Ohjeen antaminen

PÖYTÄKIRJA 4/2009 24 (28) Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työalajohtajia laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2010 sekä suunnitelman vuosille 2010-2012. Ehdotus tehdään erityiselle atk-lomakkeelle. Lomakkeen tarkoitus on vain avustaa suunnitelman teossa ja toimia mallina käyttösuunnitelmalle. Tehtäväalueiden johtojärjestelmän kehittymisen myötä ei ole enää yleensä tarpeen käsitellä yhteisessä kirkkoneuvostossa tai kirkkovaltuustossa tilikohtaisia summia. Käyttösuunnitelma on siten tarkempi suunnitelma, jonka avulla seurakunnat ja yhtymän tehtäväalueet panevat täytäntöön yhtymän kirkkovaltuuston hyväksymän talousarvion. Tilikohtainen käyttösuunnitelma on kunkin työalan oma asia ja sen tulee noudattaa vahvistettua talousarviota. Aikataulu Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan seuraavaa aikataulua: Huhtikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa ohjeet seurakunnille ja muille toimintayksiköille. Toukokuun alkupuoli: Seurakuntaneuvostot asettavat seurakuntiensa painopistealueet ja tavoitteet seuraavaksi kolmivuotiskaudeksi ja antavat valmisteluohjeet alaisilleen työaloille. Touko-kesäkuu: Seurakuntien työalat antavat kesäkuun loppuun mennessä talousarvioehdotuksensa toimintasuunnitelmineen seurakuntaneuvostoille ja yhtymän toimintayksiköt yhteiselle kirkkoneuvostolle. Samanaikaisesti nämä asiakirjat toimitetaan myös yhtymän talouspalveluihin jatkokäsittelyä varten. Heinä-elokuu: Seurakuntaneuvostot toimittavat talousarvionsa toimintasuunnitelmineen talouspalveluihin viimeistään 31.8. Samalla talouspalveluihin toimitetaan myös mahdolliset muutokset, joita seurakuntaneuvostot ovat tehneet alaistensa työalojen talousarvioihin ja toimintasuunnitelmiin. Syyskuu: Talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin. Lokakuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee talousarvion toimintasuunnitelmineen, minkä jälkeen talouspalvelut tekee siihen ykn:n päättämät muutokset. Marraskuun alku: Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää talousarvion lausuntokierrokselle ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle. Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2010. Marraskuun loppu: Seurakuntaneuvostot ja työympäristötoimikunta antavat lausuntonsa yhteiselle kirkkovaltuustolle. Joulukuu: Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy talousarvion. Tammikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion