Services + Software = Visma

NRO 2/07 VISMAN ASIAKASLEHTI Visma FX Asiakastyytyväisyyskartoitus Services + Software = Visma

PÄÄKIRJOITUS SISÄLTÖ AJANKOHTAISTA... 3 Asiakastyytyväisyys on Visma Softwaren tärkein arvo asettamiemme arvojen joukosta. Panostamme jatkuvasti kykyymme reagoida asiakaspalautteisiin ja -pyyntöihin. Visman ohjelmistoasiakkaille tukipalveluja tuottava Customer Services -yksikkö työskentelee kaiken aikaa käsitelläkseen palvelupyyntöjä yhä nopeammin ja joustavammin. Reagointiaikamme ja ratkaisunopeutemme ovatkin kehittyneet merkittävästi. Myös kesäkuussa tehty tukipalvelujamme koskenut asiakastyytyväisyyskartoitus osoittaa meidän olevan oikealla tiellä, sillä sen tulos oli erittäin positiivinen. Kartoituksesta kerrotaan lisää lehtemme sivuilla. Meille asiakaspalvelun henkilöille kiireisintä aikaa on aina vuodenvaihde. Tammi-helmikuussa yhteydenottojen määrä kaksinkertaistuu - silloin toivomme myös asiakkailtamme joustavuutta. Tuona kiireisenä aikana oiva apu asiakkaillemme on HelpDesk -järjestelmä, jonne he voivat kirjata pyyntönsä itse ja josta pyyntö ohjautuu heti oikealle henkilölle käsittelyyn. Tämänkertaisessa VISMAgazinessa esittelemme lisäksi uuden yhtenäisen Visman. Prosessi Suomen Visman toimintojen yhtenäistämiseksi asiakkaidemme hyödyksi on nyt käynnissä. Visma Services ja Visma Software saavat tukea toistensa toiminnasta ja asiakkaat taas saavat laajemmat mahdollisuudet liiketoimintansa kehittämiseen. Toivotan Sinulle työntäyteistä syksyä ja menestystä liiketoimintaan. Toivottavasti saamme nauttia monista kuulaista syyspäivistä omien harrastustemme parissa - minulle intohimona on sienimetsässä vaeltelu. VISMAkonserni Yksi Visma - monta mahdollisuutta... 4 VISMAhistoria Visma Services Infocon 30 vuotta... 8 VISMAservices Haastattelussa toimitusjohtaja John Roitto... 10 VISMAulkoistamispalvelut Visma Services Pohjoismaissa... 12 VISMAratkaisut Visma FX... 13 VISMAsiakas Shell - Dcity Station... 14 VISMAsiakas Algol Technics Oy... 16 VISMAsiakaspalvelu Asiakastyytyväisyyskartoitus... 18 VISMAvinkit... 20 Arto Rintala Director, Customer Services Visma Software Oyj KURSSI&KOULUTUS... 22 TAPAHTUU... 23 JULKAISIJA: Visma ESPOO Linnoitustie 4 A, 02600 Espoo, puh 0207 560 511 HELSINKI Pormestarinrinne 8, 00160 Helsinki, puh 09 228 611 JYVÄSKYLÄ PL 24 (Ylistönmäentie 24), 40101 Jyväskylä, puh 0207 560 511 KOUVOLA Vartiotie 4, 45100 Kouvola, puh 0207 560 511 KUUSAMO Naturpolis, Torangintaival 8, 93600 Kuusamo, puh 0207 560 511 OULU Lunkintie 15, 90460 Oulu, puh 0207 560 511 TAMPERE Itsenäisyydenkatu 17 A (4 krs), 33500 Tampere, puh 0207 560 511 TAMMISAARI Ratakatu 14 H (PL 99) 10601 Tammisaari, puh 0207 920 710 TURKU Apilakatu 13, 20740 Turku, puh 0207 560 511 VAASA Vaasa Airport Park, PL 94, 65101 Vaasa, puh 0207 560 511 PÄÄTOIMITTAJA Mikael Nyström/Jaana Lehtovuori, Visma Software Oyj TAITTO Sari Tarkkanen, Ruukinpoika Oy PAINO Oy FRAM Ab PAINOSMÄÄRÄ 17.000 kpl 2 VISMAgazine 2/07 www.visma.fi

AJANKOHTAISTA Kotisivumme uudistuvat! Omat internetsivut ovat tänä päivänä yritykselle kuin kasvot - ne luovat kuvan siitä millainen yritys on, mitä ovat sen tarjoamat tuotteet tai palvelut, millaisia ovat sen asiakkaat ja millainen on yrityksen henkilöstö. Tänä syksynä myös Visma ehostaa kasvonsa uudestaan. Teimme modernit ja helppokäyttöiset internetsivut Sinua ja liiketoimintasi tarpeita varten. Avaamme uudet kotisivumme syyskuussa ja haluamme toivottaa Sinut lämpimästi tervetulleeksi vierailemaan sivuillamme osoitteessa visma.fi. Mikä kumma on VISMAgazine? VISMAgazine on Visman asiakaslehti, joka kolahtaa jokaisen asiakkaamme postilaatikkoon kaksi kertaa vuodessa. VISMAgazine ilmestyy jo Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa tuoden jokaisen maan asiakkaille ajankohtaista tietoa oman Vismansa toiminnasta. Asiakaslehtemme idea on kotoisin Norjasta, jossa myös konsernimme emoyhtiö sijaitsee. Suomessa lehteä on Visma Softwaren toimesta julkaistu vuodesta 2002. VISMAgazine on kokenut ajan myötä huimiakin muutoksia ja sitä on kehitetty jatkuvasti vastaamaan mahdollisimman hyvin lukijoiden tarpeisiin. toimintoja. Uudistuksen myötä Softwaren asiakkaiden vanha tuttu VISMAgazine saa lisää potkua ja Servicen asiakkaille avautuu kokonaan uusi informaatiokanava. VISMAgazine sisältää ajankohtaista tietoa ja esittelyjä mm. Visman tuotteista, palveluista, partnereista sekä asiakkaista. Se tarjoaa myös runsaasti käytännön vinkkejä tuotteidemme käyttäjille ja tiedottaa Visman uusista tuulista, jotta Sinä olisit aina ajan tasalla toiminnoistamme. Mikäli Sinulta on jäänyt jokin lehtemme numeroista lukematta, pääset selailemaan lehtiarkistoamme uudistuvilla internetsivuillamme. Lehtemme on tänä syksynä jälleen muutosten kourissa, kun mukaan lehden toteuttamiseen tulee ulkoistuspalveluita tuottava Visma Services. Tästä lähtien saat siis lukea lehdestämme artikkeleita koskien kaikkia Visman Suomen VISMAgazine on tuhti mutta rento tietopaketti kaikille asiakkaillemme. Pidä siis tauko työnteosta ja nauti lehdestämme vaikkapa kahvikupin kera! Visma Partnerit kouluttautuvat! Visman Kanavamyynti järjestää kaikille halukkaille partnereille kolmivaiheisen koulutuksen, jossa keskeisiä asioita ovat erilaiset myyntityöhön liittyvät työkalut ja niiden hallinta. Koulutuksesta vastaa kunkin alueen aluemyyntipäällikkö ja koulutuksia järjestetään alueittain kolmena erillisenä päivänä. Koulutuskutsut on lähetetty partner-yritysten yhteyshenkilöille ja siitä selviävät tarkemmat yhteystiedot. Ilmoittautuminen tapahtuu aluemyyntipäällikölle viimeistään viikkoa ennen koulutuksen alkua. Kouluttamalla Visma haluaa nostaa partnereiden osaamistason entistä korkeammalle ja taata siten heidän asiakkailleen entistä paremman palvelun. VISMAgazine 2/07 3

VISMAkonserni 4 VISMAgazine 2/07

VISMAkonserni Visma-konserni ja sen tytäryhtiöt Suomessa Yksi Visma - monta mahdollisuutta Me olemme Visma. Missiomme on edistää pohjoismaista kilpailukykyä, kasvua ja tehokkuutta. Haluamme tuottaa asiakkaillemme lisäarvoa auttamalla heitä automatisoimaan ja integroimaan toimintojaan. Visma-konserni muodostettiin Norjassa 11 vuotta sitten, kun kolme tietotekniikka-alan yritystä yhdisti toimintansa tarjotakseen asiakkailleen entistä laajemman tuotepaletin. Uudella konsernilla oli jo alussa suuri kasvupotentiaali sekä kasvavat kansainväliset toiminnot ja se listautui vuonna 1996 menestyksekkäästi Norjan pörssiin. Visman omistajuus vaihtui vuosi sitten, kun kansainvälinen pääomasijoitusyhtiö HgCapital osti 90 % Visman osakekannasta. Uusi omistaja veti Visman pörssistä, mutta säilytti tuote- ja palvelustrategiat muuttumattomana, minkä ansiosta konsernissa keskitytään nyt toiminnan kehittämiseen ja asiakkaiden palveluun. Keski-Eurooppaan Visma laajentui vuoden alussa ostamalla hollantilaisen AccountView -ohjelmistotalon. VISMA-KONSERNI LYHYESTI Visma AS on konsernin emoyritys, joka omistaa Visma Software, Visma Services ja Visma F&P Services -divisioonat. Visma on kasvanut Pohjoismaiden johtavaksi järjestelmä- ja palveluratkaisujen toimittajaksi, jolla on noin 2 500 työntekijää ja vuonna 2006 sen liikevaihto oli 2 306 milj. NOK. Visma keskittyy voimakkaasti pienten ja keskisuurten yritysten asiakassegmenttiin, mutta ratkaisuja löytyy myös isoille ja julkisen sektorin organisaatioille. Visma Software -divisioona toimittaa toiminnanohjauksen (ERP) ja asiakkuuksienhallinnan (CRM) ratkaisuja pienille ja keskisuurille yrityksille ja organisaatioille kaikkialla Pohjoismaissa. Visma Software on Pohjoismaiden merkittävimpiä toiminnanohjausjärjestelmien toimittajia noin 200 000 asiakkaan ja noin 1 800 työntekijän voimalla. Yrityksen tavoitteena on tehostaa ja yksinkertaistaa pohjoismaisten yritysten liiketoimintoja ja parantaa niiden kilpailukykyä. Visma Services -divisioona tarjoaa erilaisia talousja palkkahallinnon ulkoistuspalveluita ympäri Pohjoismaita. Visma Services yksinkertaistaa asiakkaidensa liiketoimintaa huolehtimalla taloudellisesti kriittisistä toiminnoista, jotka eivät kuiten- VISMAgazine 2/07 5

VISMAkonserni kaan ole asiakasyritysten ydintoimintoja. Yksiköllä on yli 1200 työntekijää yli 60 toimipistees- sijaitsevan pääkonttorin lisäksi 15 työntekijän toimipiste on Tammisaaressa. Vuodesta 2002 läh- Laskentapalveluiden runkona ovat kuukausiraportit, neljännesvuosi- ja vuositilinpäätökset. sä Pohjoismaissa. Visman ulkoistuspalveluja tien olemme kuuluneet Visma Services -divi- Hoidamme asiakkaiden maksuliikennettä, mat- käyttää jo yli 13 000 asiakasta. sioonaan, joka on johtava taloushallinnon ulkois- kalaskuja ja ostolaskujen kierrätystä. Huoleh- tamispalveluiden tarjoaja Pohjoismaissa. dimme myös asiakkaidemme alv- ja vakuutus- Visma-konsernilla on Suomessa kaksi tytäryhtiötä: Visma Software -divisioonaan kuuluva Visma PALVELUTUOTTEET veroedustuksista. Tarjoamme konsultointi- ja neuvontapalveluita, controller-palveluita ja bud- Software Oyj ja Visma Services -divisioonaan Visma Services tarjoaa asiakkailleen joustavia ja jetointia. Palveluihimme kuuluvat myös yritysten kuuluva Oy Visma Services Infocon Ab. yksilöllisiä taloushallinnon ulkoistamisratkaisuja. rekisteröinnit yritystietojärjestelmään, osallistu- Asiakas voi itse hoitaa ne tehtävät, jotka edel- minen asiakkaiden atk-järjestelmien implemen- leen soveltuvat sen omalle organisaatiolle, ja me tointiin, sekä laskutus- ja skannauspalvelut. Voim- OY VISMA SERVICES INFOCON AB LYHYESTI voimme huolehtia muista taloushallinnon vastuualueista. Taloushallintotehtävien ulkoistaminen me toimia myös asiakkaamme postiosoitteena. Oy Visma Services Infocon Ab on vuonna 1977 Visma Services Infoconille on ratkaisu, joka vai- Palkkapalvelut perustettu tilitoimisto, joka on erikoistunut pal- kuttaa osaltaan yrityksen kannattavuuden para- Visma Services Infoconin palkkapalveluiden läh- velemaan kansainvälisten yritysten Suomessa nemiseen. tökohtina ovat toiminnallisuus, varmuus ja tur- toimivia tytäryhtiöitä. Tarjoamme laskenta- ja vallisuus. Tarjoamme yksilöllistä ja henkilökoh- palkkapalveluita yli 500 ulkomaalaisomisteiselle Laskentapalvelut taista palkkapalvelua. yritykselle, joilla on emoyhtiöitä 25 maassa. Visma Services Infoconin tarjoamat laskenta- Visma Services Infoconin liikevaihto vuonna palvelut kattavat asiakasyrityksen kaikki tarpeet. Palkkapalveluihimme kuuluvat kuukausi- ja tunti- 2006 oli 5,5 miljoonaa euroa ja henkilöstömäärä Halutut palvelut toteutetaan asiakkaan yksilöllis- palkat, urakkapalkat ja palkkiot, erillispalkkiot, on nyt koko maassa 80. Helsingin Katajanokalla ten vaatimusten mukaan. ulkomaan työsuhteiden ja lähdeverollisten työntekijöiden palkat sekä vakuutuspalkat. Raportoimme asiakkaillemme sähköisenä tiedonsiirtona perusraportoinnin lisäksi sisäistä laskentaa tukevat projekti- ja muut laskennat sekä HRraportit. Huolehdimme sähköisestä raportoinnista viranomaistahoihin kuten verohallintoon ja eläkevakuutusyhtiöihin. Tuemme asiantuntemuksellamme asiakkaitamme työsuhdeasioiden hoitamisessa, kuten työehtosopimusten tulkinnassa, selvityksissä verottajalle sekä ulkomaan työsuhdeasioissa. Uusimpia palveluitamme ovat sähköiset palkkalaskelmat ja matka- ja kuluhallinta sekä työntekijöiden tuntiseuranta sähköisesti. 6 VISMAgazine 2/07

VISMAkonserni Visma-konsernin arvot Kunnioitus - Luotettavuus - Innovaatio - Kompetenssi - Yhteishenki VISMA SOFTWARE OYJ LYHYESTI Visma Software on myös Suomessa kohdemarkkinassaan johtava toiminnanohjauksen ja asiakkuudenhallinnan järjestelmien toimittaja. Visman osa- tai kokonaisjärjestelmiä käyttää tällä hetkellä yli 14 000 suomalaista yritystä, joista suurin osa on pieniä ja keskisuuria yrityksiä sekä yhteisöjä. Visma Software Oyj:n kahdeksassa toimipisteessä työskentelee yhteensä noin 200 ammattilaista. Pääkonttori sijaitsee Espoon Leppävaarassa ja muut toimipisteet toimivat Turussa, Kouvolassa, Tampereella, Vaasassa, Jyväskylässä, Oulussa ja Kuusamossa. OHJELMISTORATKAISUJA MONIIN TARPEISIIN Visman ohjelmistoratkaisut on suunniteltu niin, että yritysten rutiinityöt ja päällekkäiset työvaiheet voidaan tehokkaasti karsia. Turhien työvaiheiden karsiminen saa aikaan säästöjä, parantaa asiakaspalvelua ja tätä kautta lisää yrityksen kilpailukykyä. Henkilöstö voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa, kun päivittäisiä rutiinitoimintoja voidaan automatisoida. Visman tarjoamia ratkaisuja ovat Econet-ohjelmistot ja Nova-ohjelmat sekä Visma L7, Visma CRM ja Visma Proceedo -tuotteet. Visma Software Oyj on erikoistunut urakoinnin, energiayhtiöiden, teollisuuden, tukku- ja erikoistavarakaupan, kiinteistönhallinnan sekä tilitoimistojen toiminnanohjausjärjestelmiin mutta tarjolla on myös täysin toimialariippumattomia ohjelmistoratkaisuja. Visman toimialojen erikoisratkaisut on toteutettu pääasiassa Visma L7 -ohjelmistoon, joka sisältää myös kaikki taloushallinnon tarvittavat toiminnot. Visma L7 pohjautuu vanhoihin tuttuihin Visio3 ja Liinos6 -järjestelmiin. Joitakin toimialasovelluksia löytyy myös Novaohjelmien yli 60 eri ohjelmamoduulin joukosta, mutta Nova on lisäksi kattava yleisjärjestelmä yritysten talous-, materiaali- ja henkilöstöhallinnan hoitamiseen. Econet -ohjelmistosta löytyvät samoin kaikki yritystoiminnan tarvitsemat perussovellukset, mutta järjestelmä tunnetaan erityisesti tilitoimistojen kokonaisratkaisuna. Asiakkuuksienhallintaan Visma Software tarjoaa toimiala- ja kokoluokkariippumatonta Visma CRM -ratkaisua, joka koostuu myynnin, markkinoinnin, projektitoiminnan, laadun ja asiakaspalvelun osaalueista. Melko uusi tuttavuus Visman tuotepaletissa on Visma Proceedo, jonka Internet-pohjaisten ratkaisujen avulla suuret ja keskisuuret yritykset voivat tehostaa hankinta- ja/tai laskunkäsittelyprosessejansa. Tavallisesti pelkkä ohjelmiston hankinta ei kuitenkaan riitä saamaan maksimaalista hyötyä irti hankitusta järjestelmästä. Ohjelmistohankinnan tueksi Visma tarjoaa palveluja, kuten projektinjohtamista, teknistä konsultointia ja koulutusta. Asiakkaita palvelevat tuotteisiin sekä toimialoihin erikoistuneet alan asiantuntijat, jotka takaavat ohjelmiston tehokkaan käyttöönoton, koulutuksen sekä ammattitaitoisen asiakaspalvelun. VISMA ON MARKKINAJOHTAJA Tutkimusyhtiö Aara Finlandin teettämän ja keväällä Tietoviikko -lehdessä (04/07) julkaistun tutkimuksen mukaan Visma on Suomen markkinajohtaja liikevaihtoluokassa 2-19 Milj. EUR 23% osuudella ja kolmanneksi suurin toimija liikevaihtoluokassa 20-99 Milj. EUR 12,4% osuudella. Visma Softwaren visiona onkin olla Suomen merkittävin toiminnanohjaukseen liittyvien ratkaisujen toimittaja mitattuna asiakastyytyväisyydellä, asiakasmäärällä ja liikevaihdolla vuoteen 2010 mennessä. VISMAgazine 2/07 7

VISMAhistoria 30 vuoden kokemus kansainvälisistä asiakkaista Visma Services Infocon täytti tänä vuonna 30 vuotta. Perustamisvuodestaan 1977 lähtien Helsingin Katajanokalla toiminut yritys on jo pitkään toiminut taloushallintopalveluiden kärkiyrityksenä suomalaisen talouselämän monissa kehitysvaiheissa. KESKITTYMINEN KANSAINVÄLISIIN ASIAKKAISIIN ON KANNATTANUT Visma Services Infocon valitsi jo aloittamisvaiheessa kohderyhmäkseen kansainvälisten yhtiöiden Suomessa toimivat tai tänne perusteilla olevat tytäryritykset. Ensimmäisinä toimintavuosina Suomen talouselämä oli nykyiseen verrattuna yksipuolista ja kotimarkkinasuuntautunutta. Ulkomaisia yrityksiä toimi maassamme toiminnan alkuvuosina vielä melko harvakseltaan. Visma Services Infocon ennakoi kuitenkin oikealla tavalla Suomen talouselämän kansainvälistymisen, ulkomaisten yritysten kiinnostuksen kasvun Suomen markkinoita kohtaan, ja Suomen liittymisen Euroopan unionin jäseneksi. 1980- ja 1990-luvuilla Suomeen perustettiinkin tuhansia uusia ulkomaisia yrityksiä. KANSAINVÄLISTEN TYTÄRYHTIÖIDEN TOIMINTA SUOMESSA LAAJENEE Vuonna 2005 Suomessa toimi jo 3 400 ulkomaisomisteista tytäryhtiötä. Kaikkien Suomessa sijaitsevien yritysten lukumäärästä ulkomaisten tytäryhtiöiden osuus oli 1,5 prosenttia. Tilas- tokeskuksen mukaan ulkomaisten tytäryhtiöiden yhteenlaskettu liikevaihto oli yli 68 miljardia euroa ja sen osuus kaikkien yritysten liikevaihdosta vajaat 22 prosenttia. Henkilöstön määrä oli 189 000 ja sen osuus reilut 14 prosenttia kaikkien Suomessa toimivien yritysten henkilöstöstä. Vuonna 2006 Suomeen tulleiden uusien ulkomaisten yritysten lukumäärä kasvoi jo jyrkästi. Edellisvuoteen verrattuna kasvu oli peräti 12 prosenttia, sillä Suomeen rekisteröitiin yli 200 uutta ulkomaista yritystä. Sekä liikevaihdon että henkilöstön määrän perusteella merkittävin omistajamaa oli Ruotsi, ilmenee Invest in Finlandin tilastosta. ULKOMAALAISOMISTEISTEISTEN YRITYSTEN PALVELUTARVE ON KASVUSSA Jatkossakin tarve palvella kansainvälisiä yrityksiä lisääntyy, sillä 2000-luvun alusta Suomen ulkomaalaisomisteiset yritykset ovat kasvaneet kotimaisia yrityksiä nopeammin ja kannattavammin. Ne ovat myös lisänneet henkilöstöään enemmän kuin kotimaiset, ETLA:n selvityksessä todetaan. Ulkomaisten yritysten tarjoamaan asiakaspotentiaaliin on uskallettu tarttua rohkeasti, ja asiakkaaksi saatuja yrityksiä on palveltu ilmeisen hyvin. Tällä hetkellä Visma Services Infoconin asiakkaina on yli 500 kansainvälistä yritystä, joiden emoyhtiöt sijaitsevat yli 20 maassa. Kansainväliset asiakkaat ovat luotsanneet Visman palvelun kansainväliselle tasolle. Visman menestys on perustunut yksinkertaiseen, mutta kestävään ajatukseen; palvelun on lähdettävä suoraan kunkin asiakkaan yksilöllisistä tarpeista ja sen pitää myös olla joustavaa ja tilanteisiin mukautuvaa, ehdottoman asiantuntevaa ja ennen kaikkea luotettavaa. TOIMINNAN LAAJENTUMINEN JATKUU Visma Services Infocon jatkaa kasvuaan palveluiden kysynnän lisääntyessä. Palkkapalveluiden lisääntyneen suosion vuoksi palkkaosasto tarvitsi omat toimitilat, jotka hankittiin Katajanokan Kanavarannasta vuonna 2004. Vuotta aiemmin tytäryhtiö Visma Services Aleatus tuli osaksi Vismaa. 8 VISMAgazine 2/07

VISMAhistoria VISMAgazine 2/07 9

VISMAservices Yritysten ydinliiketoimintoihin liittyvien tehtävien ulkoistaminen on jo selvä trendi yhä useammalla talouselämän alalla. Taloushallinnossa tämä suuntaus on jatkunut jo varsin pitkään. Näin sanoo Visma Services Infoconin toimitusjohtaja John Roitto. Konsultoinnilla tämiseen, varsinkin jos ulkoistamiskokemukset ovat olleet huonoja. Tietojärjestelmien jatkuva kehittyminen voisi olla yksi syy, miksi yritykset haluavat hoitaa itse osan toiminnoista. Oletettava tulevaisuuden näkymä olisikin sellainen, jossa asiakas valitsee ulkoistamisyrityksen kanssa entistä joustavammin ne toiminnot, jotka se haluaa itse hoitaa, työ- tai järjestelmäpohjaisesti, Roitto hahmottelee. yhä vahva rooli tilitoimistokonseptissa Roiton mukaan myös entistä suuremmat yritykset ovat siirtymässä taloushallintonsa ulkoistamiseen. Palkanlaskennassa toiminnan kokonaisulkoistaminen sopii suurille yrityksille hyvin, mutta laskentatoimessa voidaan myös ulkoistaa osatoimintoja, ns. businessprosesseja. Näihin toimintoihin sisältyvät muun muassa ostolaskujen kierrätys ja matkalaskujen laadinta. Syntyvät ulkoistetut prosessit yhdistetään kuitenkin yrityksen omaan taloushallintojärjestelmään. Asiakkaan kannalta käytettävyys perustuu jo useimmiten selainpohjaisuuteen. Tämä ajasta ja paikasta riippumattomuus sekä yksinkertaiset käyttörutiinit antavat selviä etuja. Suuremmissa yrityksissä halutaan myös usein, että talossa on edelleen oma talouspäällikkö tai muu vastuuhenkilö, joka pystyy tarvittaessa heti prosessoimaan ja tulkitsemaan johdolle yritystä koskevia numerotietoja. Palkkahallinnon kannalta myös yrityksen oman HR-päällikön pitämistä pidetään tärkeänä, Roitto kuvailee nykysuuntausta. ULKOISTAMISEN KONSEPTI ON MUOTOUTUMASSA Businessmaailmassa jotkut asiat ovat muotia. Silti vain osasta niistä syntyy kestävämpiä trendejä. John Roiton mielestä ulkoistamisella on edessään vielä kauas ulottuva kehitys- ja kasvukaari. On kuitenkin hyvä muistaa, että pitkällä aikavälillä yrityksille tulee perusteita myös taloushallinnon joidenkin tehtäväalueiden sisäis- KANSAINVÄLISTYVÄ TALOUS YHDENMUKAISTAA LASKENTATOINTA Laskentatoimessa eli kirjanpidossa ja raportoinnissa kansainvälisyys lisääntyy koko ajan. Globaali yritysmaailma tarvitsee yhdenmukaistettuja laskentasääntöjä. Siinä onkin yksi syy siihen, että alan työtavat lähestyvät tilintarkastustoimistojen toimintatapoja, Roitto sanoo. Tämä kansainvälistymiskehitys vaatii kuitenkin omat ponnistelunsa. Roitto nostaa esimerkiksi Pohjoismaiden talousalueen. Vaikka Pohjoismaat ovat yhteiskunnallisesti varsin samankaltaisia, ei sama aina päde yhtä pitkälle yritystoiminnassa. Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa on kussakin edelleen oma valuuttansa ja taloushallintoa sääntelevässä lainsäädännössä on selviä kansallisia eroja. Tämän päälle tulevat vielä kansallisten businesskulttuurien tuntuvat vivahteet. Roitto kertookin, että jopa valmiiksi pohjoismainen Visma Services -divisioona on perustanut pysyvän koordinaatioryhmän varmistamaan taloushallintopalveluidensa yhteensopivuuden ja yhdenmukaisen laatutason yhteispohjoismaisesti toimiville yrityksille. PALKANLASKENTA NIVOUTUU HENKILÖSTÖHALLINTOON Palkanlaskenta miellettiin aikaisemmin ja ehkä osittain vieläkin kirjanpidon tapaiseksi talouslaskennan osa-alueeksi. 10 VISMAgazine 2/07

VISMAservices Palkanlaskenta on nykyään mekaanisen ynnäämisen sijaan tietojen tarkistamista sekä lakien ja sopimusten tulkintaa. Palkanmaksun jatkuvasti päivittyvät tiedot lähtevät yhä yleisemmin erilaisista alajärjestelmistä, kuten yrityksen kulunvalvonnasta tai tuntiseurannasta. Nyt ja varmaan tulevaisuudessakin palkanlaskenta nivoutuu henkilöstöhallintoon. Henkilöstöhallintoa varten onkin syntymässä kokonaisjärjestelmiä, joista on yhteys myös palkanlaskentaan, hän arvioi. NEUVONTATYÖLLÄ YHÄ KESKEINEN ROOLI Teknologiaan perustuvan automaation etenemisestä huolimatta Roitto on vakuuttunut, että hyvä taloushallinto on yhä osaavien ihmisten käsissä. Tilitoimistojen perinteisesti tarjoama neuvontatyö tulee jatkossakin olemaan yhtä tärkeä osa alan palvelukonseptia. Ei pienen eikä isommankaan yrityksen kannata käyttää varojaan ja muita resurssejaan ollakseen tarkoin perillä siitä, mitä lainsäädäntö ja muut määräykset kulloinkin vaativat. Taloushallinnon palveluita tarjoavien yritysten kehitysnäkymistä Roitto paljastaa sen verran, että muutamina viime vuosina tapahtunut alan voimakas keskittymistrendi on hidastumassa. Yritysostoilla rakennetutut suuremmat yksiköt tarvitsevat vielä aikaa sulatteluun, koska ostetut tilitoimistot ovat tyypillisesti olleet perustajansa ja omistajansa myymiä ja siten myös heidän näköisiään. Tämän kulttuurisen uudelleensovittamisen takia etukäteen lasketut mittakaavaedut ovat vielä osittain saavuttamatta. Toimitusjohtaja John Roitto toteaa toisaalta, että pienille tilitoimistoille on vastaisuudessakin hyvää elintilaa, jos ne ymmärtävät erikoistua alueellisesti, alakohtaisesti tai joillakin muilla markkinalähtöisillä perusteilla. VISMAgazine 2/07 11

VISMAulkoistamispalvelut Oy Visma Services Infocon Ab:lla on kaksi toimistoa ja yhteensä 80 työntekijää. Pääkonttori sijaitsee Helsingissä, ja tytäryhtiö Visma Services Aleatus Tammisaaressa. Oy Visma Services Infocon Ab Pormestarinrinne 8, 00160 Helsinki Puh: 09 228 611, fax: 09 175 857 E-mail: info@vismaservices.fi Kotisivu: www.visma.fi Visma Services Aleatus Oy Ab Käyntiosoite: Ratakatu 14 H Postiosoite: PL 99, 10601 Tammisaari Puh: 0207 920 710, fax: 0207 920 720 Kotisivu: www.visma.fi Visma Services Sverige AB:lla on 6 toimistoa ja 200 työntekijää. Toimistot sijaitsevat Tukholmassa, Arlandastadissa, Göteborgissa, Uppsalassa, Falunissa ja Malmössä. Visma Services Pohjoismaissa - kansainväliset asiakkaat ja palvelut Yhtenä erikoistumisalueenaan Visma Services -ryhmä tarjoaa kattavia taloushallinnon ulkoistamispalveluja kansainvälisille, Pohjoismaissa toimiville yrityksille. Nämä yritykset tulevat eri puolilta maailmaa ja toimivat useilla kaupan ja teollisuuden sekä palveluiden aloilla. Monet kansainvälisistä asiakkaistamme ovat tunnettujen, pörssinoteerattujen suuryritysten tytäryhtiöitä. Näitä yli 1 200 asiakasta palvelee kansainväliseen toimintaan erikoistunut ryhmä, johon kuuluu jäseniä jokaisesta Visma-maasta. Ryhmän asiantuntemukseen kuuluvat kansainvälisten vaatimusten mukaiset palkkahallinto- ja laskentapalvelut. Asiakkaalle kansainvälisen ryhmän toiminta merkitsee Visman palvelujen yhdenmukaisuutta kaikissa Pohjoismaissa sekä asioinnin helppoutta. Asiakkaamme saa halutessaan Pohjoismaissa tarvitsemansa palvelut yhden kontaktin ja yhden maan kautta. Vahvan asiantuntemuksen lisäksi kansainvälisten asiakkaiden palveleminen edellyttää hyvää kielitaitoa ja erinomaista palveluasennetta. Asiakastyytyväisyyskyselyissä olemme saaneet hyvää palautetta. Asiakkaistamme yli 90 prosenttia ovat niin tyytyväisiä toimintaamme, että voivat suositella Visma Services Infoconin palveluja muille yrityksille. Visma Services AB Käyntiosoite: Rålambsvägen 17, 8 tr. Postiosoite: Box 34 212, 100 26 Stockholm Puh: +46 (0)8 693 90 00 Fax: +46 (0)8 693 90 99 E-mail: info@vismaservices.se Kotisivu: www.visma.se Visma Services Norge AS:llä on 50 toimistoa ympäri maan ja 740 työntekijää. Visma Services Norge AS Käyntiosoite: Gjerdrumsvei 19, Nydalen, 0401 Oslo Postiosoite: Box 4303, Nydalen, 0401 Oslo Puh: +47 22 58 45 00 Fax: +47 22 58 45 01 E-mail: post@vismaservices.no Kotisivu: www.visma.no Visma Services Danmark AS:llä on 3 toimistoa ja 180 työntekijää. Toimistot sijaitsevat Herlevissä, Odensessa ja Risskovissa. Visma Services Danmark A/S Hørkær 26, DK-2730 Herlev Puh: +45 70 27 3130 Fax: +45 70 22 37 30 E-mail: info@visma.dk Kotisivu: www.visma.dk 12 VISMAgazine 2/07

VISMAratkaisut Kuva: Tuning.fi/Kari Mattila Visma FX yritysohjelmistojen virityssarja Onko tuttu tilanne, ettette tarkalleen tiedä, mitä ohjelmistoja yrityksessänne on käytössä ja mihin niitä tarvitaan? Voisiko markkinoilla olla tarjolla nykyistä tehokkaampia, yrityksellenne paremmin sopivia ohjelmistoratkaisuja? Onko järjestelmissänne päällekkäisyyksiä, jotka syövät tehokkuutta? Onko yrityksenne työntekijöillä heikko luottamus ohjelmistotyökalujanne kohtaan? Voidaanko nykyohjelmistojanne tai niiden käyttäjiä virittämällä saavuttaa nykyistä suurempaa tehokkuutta tai kustannussäästöjä? Voimme varmasti kaikki olla sitä mieltä, että yritysohjelmistojen tärkein olemassaolon tarkoitus on helpottaa henkilökunnan työntekoa ja luoda yritykselle lisää tehokkuutta. Yritysohjelmistot web- ja työasemaratkaisuista monipalvelinratkaisuihin ovat nykyään kalliita investointeja, jotka vaativat jokainen erillisen soveltuvuusanalyysin ja valtavan määrän työtä. Mitä jos näille investoinneille olisi valmis pitkän ajan suunnitelma, joilla edellä mainitut ongelmat saadaan hallittua? VISMA FX ON OHJELMISTORIIPPUMATON PALVELUPAKETTI, JONKA AVULLA YRITYKSET VOIVAT: - Tunnistaa ja tiedostaa yrityksen nykyisen ohjelmistollisen työympäristön komponentit, niiden väliset riippuvuussuhteet sekä kiputilat. - Luoda työntekijöilleen luottamusta vahvistava ja yrityksen strategiaa tukeva visio tulevaisuuden työkaluista ja -ympäristöstä. - Laatia konkreettisen suunnitelman, jolla tulevaisuuden visio toteutuu. PAKETIN KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS PERUSTUU NELJÄÄN VAIHEESEEN Nykytilan kartoituksessa selvitetään aluksi olemassa olevat ohjelmistolliset komponentit, niiden tarkoitus sekä niiden väliset riippuvuussuhteet. Vaihe pitää sisällään myös yrityksen reaaliprosessien hahmottamisen suhteessa ohjelmistotyökaluihin. Tavoitetilan määrittelyssä selvitetään yrityksen sidosryhmien vaatimukset sekä toivomukset, suhteutetaan ohjelmistokehitys yrityksen yleiseen visioon ja luodaan tätä kautta teknologinen visio ja tavoitetila. Roadmap -vaiheessa kartoitetaan ne keinot, joilla nykytilasta päästään tavoitetilaan, tehdään kustannushyötylaskelmat ja luodaan näin perusta toimenpiteiden priorisoinnille. Kehittämissuunnitelmassa toimenpiteet konkretisoidaan, aikataulutetaan ja määritellään vastuut. Lisätietoja: kaj.sunden@visma.fi Kustannussäästöt sekä työntekijöiden parempi motivaatio ovat ne tärkeimmät syyt, minkä takia yritysjohdon kannattaa harkita Visma FX -pakettia yritykselleen. Näiden saavuttamiselle olemme valmiita antamaan takuun. VISMAgazine 2/07 13

VISMAsiakas Visma antaa lisää potkua ASIAKKAAN Yksi Visman asiakkaista on monikansallinen öljy-yhtiö Shell. Suomessa Visman asiakkaana on Shell-kauppiaita, joilla on huoltoasemia ympäri maan. Yksi näistä kauppiaista on vuodesta 1983 toiminut Dick Collin. Collinin Dcity Stationsilla on 11 huoltoasemaa, joiden liikevaihto on noin 10 miljoonaa euroa. Shellille toimintojen automatisointi ja erilaisten prosessien tehostaminen tuovat huomattavaa taloudellista hyötyä. Näihin toimintoihin kuuluvat päiväkassojen käsittely, ostolaskujen hyväksyntä, palkanlaskenta, maksuliikenne, raportointi ja budjetointi. Visma Services Aleatus Oy on Tammisaaressa toimiva Visman tytäryhtiö. Toimisto tuli osaksi Visma-konsernia vuonna 2002, ja se työllistää tällä hetkellä 14 henkilöä. Toimisto käyttää muun muassa Visman uutta Proceedo-ohjelmaa laskujen hyväksyntään Internetin kautta. Tammisaaren Visma hyödyntää myös tehokkaasti Visma Business MS-SQL -tietokannan ja Visma Proceedo-ohjelman yhteiskäyttöä. Visma Business (VBus) -tietokannasta tieto kulkee helposti esimerkiksi Excel-ohjelmaan raportointia ja analysointia varten Pivot-taulukoita käyttämällä. Kun toimiston ratkaisut perustuvat Internetin käyttömahdollisuuteen, asiakkaan ei tarvitse hankkia kalliita ohjelmistoja eikä ylläpitää niitä. Dennis Barman: Työskentelytapamme mahdollistaa asiakaskohtaiset ratkaisut, vaikka käytämmekin standardisoituja malleja. Asiakkaalle se on erittäin kustannustehokasta - meille se tarkoittaa lisää liiketoimintaa. 14 VISMAgazine 2/07

VISMAsiakas TALOUSHALLINTOON! Nykytilanteessa asiakkaiden taloushallintoa hoidetaan yhdessä asiakkaan kanssa erittäin kustannustehokkaasti, kertoo Tammisaaren osaston toimitusjohtaja Dennis Barman. Kaikki asiat hoidetaan reaaliajassa ja vältetään päällekkäisyyksiä. Toiminnan joustavuuden ansiosta voidaan hoitaa eri tyyppisiä yrityksiä standardisoituja prosesseja käyttäen. TIEDOT REAALIAJASSA Shell-kauppiaiden toimintaa seurataan reaaliajassa. Asemien valikoimaan kuuluu yli 30 tuoteryhmää, joita pystytään seuraamaan katetasolla. Tämä mahdollistaa myyntikatteen seurannan asemittain, tuoteryhmittäin tai näiden yhdistelmän. Tietoihin pääsee helposti Internetin kautta, ja omalta tietokoneeltaan Dick Collin voi päivittäin analysoida myynnin ja myyntikatteet sekä katsoa esimerkiksi liitteinä olevia kuvia laskuista. Kun kuukausi on päättynyt, päivitetään kirjanpidon tiedot Visma Businesista Excel-ohjelmaan analysointia varten. Visma vastaanottaa kauppiaiden ostolaskut suoraan toimittajilta joko paperi- tai sähköisinä laskuina. Paperilaskut skannataan järjestelmään, ja tämän jälkeen laskujen käsittely ja hyväksyntä tapahtuu täysin sähköisesti. Hyväksyttyjen ostolaskujen maksut suoritetaan pankkiin tiedonsiirrolla Visman toimesta. AUTOMAATTISET JA INTEGROIDUT TOIMINNOT Kustannustehokas käsittely Jokaisen aseman kassatiedostot luetaan VBus: iin päivittäin. Rahojen saapuessa pankkiin tilillepano rekisteröityy VBus:iin sähköisen tiliotteen avulla. Erillisellä kassareskontralla hoituu tilillepanojen täsmäytys. Kassareskontra on täysin integroitu kirjanpitoon ja käsittelyaika on vain pari sekuntia siirtoa kohti. Luottokorttisaatavat Shell käsittelee sisäisesti, ja erillinen luottokorttireskontra toimii samalla tavalla kuin kassareskontra. Palkat hoituvat Shellin aikasuunnittelujärjestelmää käyttäen myös täysin sähköisesti. Järjestelmä luo vientitiedoston Visman ohjelmaan, joka laskee palkat automaattisesti. Koko palkkahallinto on keskitetty Visman Helsingin toimistoon. Shellille sopiva ratkaisu Dick Collinin mielestä Visma on joustava yhteistyökumppani ja sieltä saa henkilökohtaista palvelua. Tällaisen yh-teistyön rakentaminen ja uusien toimintatapojen oppiminen vaatii aikansa, mutta on hänen mielestään ehdottomasti kannattavaa. Monien asemien tavaravirrat ja laskujen määrät ovat suuria, joten entiseen verrattuna työnteko on huomattavasti nopeampaa. Tämä projekti on onnistunut reilusti yli odotusteni, lopettaa Dick Collin. VISMAgazine 2/07 15

VISMAsiakas Tekninen edelläkävijä ALGOL TECHNICS OY valitsi myyntinsä avuksi VISMA CRM -järjestelmän Algolin toiminnan runkona ovat ajattomat perusasiat: laatu, palvelu ja vakaa kumppanuus asiakkaan hyväksi. Näitä kaikkia tukee saumattomasti Visma CRM -ratkaisu, jonka laajat ominaisuudet edistävät asiakassuhteiden kokonaisvaltaista ja laadukasta hallintaa. Siksi Algol Technics ja Visma CRM sopivatkin niin hyvin yhteen. Visman CRM -asiakkuudenhallintajärjestelmä on Algol Technics Oy:llä ollut käytössä viime keväästä lähtien. Uuden myynnin tukijärjestelmän hankinta tuli ajankohtaiseksi jo viime vuonna, kun käytössä jo kauan olleen järjestelmän ylläpitopalvelu lakkasi, kertoo Algol Technics Oy:n myyntijohtaja Tero Mäki. Uusia järjestelmiä kartoitettiin laajasti ja lopulta päädyttiin Visman ratkaisuun, jonka kokonaisuus oli laaja ja hinta-laatu-käytettävyys -suhde hyvä. Visma CRM -ratkaisu myös tuntui tutulta, sillä siitä löytyi monta samankaltaista toimintoa ja ominaisuutta kuin aikaisemmassa järjestelmässä oli ollut. Visma oli Tero Mäelle vielä tuolloin tuntematon yritys, mutta lähempi tutustuminen sai hänet vakuuttumaan yrityksen kokemuksesta ja tuotekehityksen jatkuvuudesta. Mäki kertoo yhteistyön olleen mutkatonta, Oli hienoa huomata, että Vismalla oltiin aidosti kiinnostuneita kumppanuudesta kanssamme; myyntihenkilöstö kuunteli tarpeitamme. RATKAISUJA KAIKKIIN TEKNISIIN TARPEISIIN Algol Technics Oy on tekninen asiantuntija, jonka toimipaikat sijaitsevat Espoossa, Helsingissä, Jyväskylässä, Seinäjoella ja Tampereella. Asiakkaiden kilpailukykyä vaaliva yritys on erikoistunut teollisuuden ja kaupan teknisiin projekteihin sekä tekniseen tukkukauppaan. Algol Technics Oy tarjoaa asiakkailleen 165 ammattilaisen voimin avaimet käteen periaatteella toteutettuja kokonaisratkaisuja, joihin sisältyy suunnittelu, projektointi, valmistus, asennukset ja after sales -palvelut - toisin sanoen huolehdimme asiakkaillemme toimittamista ratkaisuista koko niiden elinkaaren ajan. Algol Technics Oy koostuu kolmesta liiketoimintayksiköstä: Teknologiateollisuus, Elintarvike ja logistiikka sekä Prosessiteollisuus. Yrityksen uudistunut rakenne tähtää yhä parempaan asiakastuntemukseen ja yhä syvempään toimialakohtaiseen asiakaspalveluun. Algol Technics on yksi Suomen johtavista ammattilaisista mm. nosto-, siirto- ja varastoteknisten kokonaisratkaisujen toimittajana. Yritys tarjoaa myös valittujen toimialojensa teollisuusyrityksille kaikki tarvittavat koneet ja laitteet sekä rautatietekniset ratkaisut, metallit ja metalliseokset. Tuotevalikoima on laaja ja saatavilla on niin kokonaisjärjestelmiä kuin yksittäisiä laitteitakin - toimitukset toteutetaan asiakkaan tarpeiden mukaan. TECHNICS ON OSA MONIALAISTA ALGOLIA Algol Technics toimii emoyhtiö Algol Oy:n alla yhdessä Algol Chemicals ja Algol Pharma -yritysyksiköiden kanssa. Algol-konserni on vuonna 1894 perustettu suomalainen monialayritys, joka on erikoistunut tekniseen kauppaan kotimarkkinoillaan Suomessa, Baltiassa, Skandinaviassa, Venäjällä ja Ukrainassa. Algol-konsernissa on kolme vahvasti erikoistunutta ryhmittymää. Algol Chemicals tuottaa raaka-aineet ja puolivalmisteet, Algol Tehcnics kokonaisjärjestelmät, koneet, laitteet ja tekniset erikoistuotteet ja Algol Pharma terveydenhuollon tuotteet. Algolin vahvuus teknisillä markkinoilla perustuu laajoihin valmistajatehdasyhteyksiin eri puolilla maailmaa, joiden kautta yri- 16 VISMAgazine 2/07

VISMAsiakas tyksellä on yhteys myös kansainvälisen tieteen ja teknologian uusimpiin saavutuksiin. VISMA CRM PITÄÄ MYYNTITOIMINNAN HALLINNASSA Koko Algol Technicsin myyntihenkilöstö käyttää Visma CRM -ratkaisua päivittäisessä työssään, mikä tarkoittaa 50 yhtäaikaista käyttäjää. Henkilökunnan ollessa jakautuneena ympäri Suomea kommunikointi kaikista asiakkuuksista ei ole aina täysin tehokasta. Visma CRM:n avulla tieto jakautuu automaattisesti kaikille, kun kaikki asiakaskontaktit kuten puhelut, käynnit, viestit, tarjoukset ym. tallennetaan yhteiseen järjestelmään. Visma CRM toimii ikään kuin muistikirjana pitäen järjestyksessä kaikki asiakkuuksiin liittyvät tiedot. Vaikka Visma CRM -ratkaisun käyttöönotto ei suuria muutoksia yrityksen toimintaan tuonutkaan, on se tehostanut prosesseja entisestään. Suurin järjestelmän tuoma hyöty Algol Technicsille on sen laaja ja kattava raportointi. Tarjouskantaa ja myyntiä on mahdollista ennustaa ja seurata tarkemmin. Enää ei tarvita Excel-taulukoita, innostuu Tero Mäki. Algol Technics Oy:ssä tulevaisuuden haasteena nähdään järjestelmän käytön syventäminen. Emme vieläkään hyödynnä kaikkia järjestelmän tarjoamia mahdollisuuksia, Mäki pohtii. Myös etälisenssien eli tienpäältä tapahtuvan tietojen tallentamisen tarpeellisuus on jatkossa pohdinnassa. VISMAgazine 2/07 17

VISMAsiakaspalvelu Asiakastyytyväisyyttä Ovatko asiakkaamme Ajatus tyytyväisyyskartoituksen tekemisestä ja sen tarpeellisuudesta oli itänyt Visma Softwaren asiakaspalvelutiimeissä jo pitkään. Kartoituksen avulla haluttiin saada esiin ne laadulliset kehitystarpeet, jotka asiakkaamme olivat huomanneet ja joita he pitävät tärkeinä. Toisaalta haluttiin myös kuulla mihin asioihin asiakkaat olivat tyytyväisiä. Visma Softwaren asiakaspalvelu koostuu kolmesta pääpalvelulinjasta, jotka on jaettu tuotteiden mukaan. Econet-, Nova/Visma CRM- ja Visio3/Liinos6/Visma L7 -asiakaspalvelut ovat jo tänä vuonna ehtineet vastata yhteensä noin 25 030 puheluun, joiden lisäksi pyyntöjä kirjataan yhä enemmän myös Internetin HelpDesk -järjestelmän kautta. Asiakasyhteydenottojen valtavasta määrästä huolimatta palvelun laatuun halutaan panostaa. Nyt tehty kartoitus oli ensim- mäinen laatuaan, mutta se tullaan ottamaan pysyväksi osaksi asiakaspalvelun kehitystyötä. Kartoitus toteutettiin kesäkuussa 2007 puhelinhaastatteluna ja kohderyhmäksi valittiin asiakkaat, jotka olivat ottaneet asiakaspalveluumme yhteyttä ajanjaksolla tammikuusta toukokuun loppuun. Satunnaisotannalla kohderyhmästä valittiin 40 asiakasta kolmea asiakaspalvelulinjaa kohden, joten yhteensä haastateltuja oli 120 kappaletta. Kartoituksen toteuttivat Visman asiakaspalvelupäälliköt kukin omien palvelulinjojensa asiakkaille. Asiakaspalvelupäälliköt ottivat tehtävän vastaan innoissaan. Oli ihana päästä asiakasrajapintaan ja saada mahdollisuus keskustella asiakkaiden kanssa henkilökohtaisesti, kertoo Päivi Peura, Nova ja Visma CRM -asiakaspalvelun päällikkö. tyytyväisiä toimintaamme? Mitä voisimme tehdä paremmin? Nämä ovat kysymyksiä, joita jokainen yritys pohtii. Myös Visma Softwaren asiakaspalvelussa asiakkaiden tyytyväisyyttä pohdittiin ja vastausten saamiseksi päätettiin toteuttaa kartoitus. Puhelinhaastattelut saivat asiakkaat innostumaan ja tuloskin oli hyvin positiivinen. 18 VISMAgazine 2/07

VISMAsiakaspalvelu etsimässä PALVELUUN OLLAAN TYYTYVÄISIÄ Suurin osa vastanneista (77,3 %) kertoi ottavansa yleensä asiakaspalveluumme yhteyttä puhelimitse, mutta 24,4 % vastanneista oli lähettänyt pyyntöjänsä myös HelpDesk -järjestelmän kautta. Vastanneista 6,7 % käytti yhteydenottokanavana myös sähköpostia, joka onkin mahdollinen yhteydenottokanava vain Econet-asiakaspalvelussa. Erittäin tyytyväisiä, tyytyväisiä tai melko tyytyväisiä oltiin seuraavasti: - asiakaspalvelun tavoitettavuuteen ja pyyntöjen ratkaisuaikaan yli 80 % vastaajista - asiakasneuvojan asiakaspalvelutaitoihin 98,3 % vastaajista - asiakasneuvojan ammattitaitoon 93,3 % vastaajista - asiakaspalvelukokonaisuuteen oli tyytyväisiä yli 95% vastaajista PUHELIN VAI HELPDESK Suurinta keskustelua haastatteluissa aiheutti puhelintuen ja HelpDesk -palvelun vastakkain asettelu. Kummassakin yhteydenottotavassa on puolensa, mutta olipa kyseessä puhelin tai Help- Desk, pyyntöjen käsittelyn nopeuteen vaikuttaa myös asiakkaan oma paneutuminen asiaan ennen yhteydenottoa. Useissa haastatteluissa tuli ilmi asiakkaiden toive saada puhelimen päähän suoraan sellainen henkilö, jolla on asiantuntemusta jostain tietystä sovelluksesta. Tämä olisi tietenkin ihanteellinen asetelma, mutta se vaatisi valtavat resurssit. Asiassa piileekin HelpDesk -järjestelmän suurin etu, sillä sen kautta jätetyt pyynnöt poimii suo- raan itselleen se henkilö, jolla on laajin ammattitaito kysytystä ominaisuudesta tai sovelluksesta. Toinen järjestelmän kiitelty etu on sen, että pyynnön voi jättää ratkaistavaksi milloin vain itselle sopii eikä aikaa kulu puhelimessa. Ohjelmistoratkaisuihin liittyvää informaatiota pystymme nyt välittämään myös uuden Infolinekäyttöliittymän kautta. Infoline on tiedotuskanava, josta asiakkaamme voivat mm. etsiä valmisvastauksia kysymyksiinsä ja lukea ajankohtaisia tiedotteita. Infoline on jo toteutettu Visma L7 -ratkaisuun ja se on suunnitteilla myös Econet- ja Nova-ohjelmistoihin. Haluamme kiittää kaikkia kartoitukseen osallistuneita ajastanne ja arvokkaasta palautteestanne! VISMAgazine 2/07 19

VISMAvinkit CRM Econet HYÖDY SUODATUKSISTA! Visma CRM -järjestelmässä on mahdollista suodattaa tietoja tiettyjen kriteerien mukaan useissa eri näkymissä. Tämä tuo kaikki itselle tarpeelliset tiedot näkyviin yhteen ja samaan näkymään. Esimerkiksi, jos sinut on määritelty vastuuhenkilöksi eri yrityksille ja haluat kyseiset yritykset yhteen näkymään, käytä suodatuksia. Voit tuoda suodatuksen uudelle Valinta -välilehdelle ja nimetä välilehden haluamallasi tavalla. Jos valmista suodatusta haluamillasi kriteereillä ei löydy, pyydä pääkäyttäjää luomaan sellainen. KÄYTTÖKIELEN MUUTTAMINEN Econet Pro -ohjelmassa käyttökieli on mahdollista muuttaa käyttäjän toiveiden mukaan. Mikäli kieli on epähuomiossa vaihtunut esimerkiksi englanniksi, pääset muuttamaan sen suomeksi seuraavalla tavalla: Avaa Monitori -ohjelma. Valitse tämän jälkeen Optiot ja muuta käyttökieleksi Suomi. Sulje tämän jälkeen ohjelma. Tämän toiminnon jälkeen käyttökieli on jälleen vaihdettu suomeksi. TYEL-PÄIVITYS Päivityksessä ohjelmaan lisätään uusi TyEL-eläkejärjestelmä. Eläkejärjestelmä on määriteltävissä uusille työsuhteille päivityksen jälkeen. Jos käytössänne on Suodatinryhmät, kannattaa suodatuksen haussa ensin valita oikea Suodatinryhmä, jonka jälkeen ryhmään kuuluvat suodatukset tulevat Kaikki suodattimet -välilehdelle näkyviin. Valitse tämän jälkeen oikea suodatus ja hyväksy painamalla Ok, jolloin tiedot tulevat näkyviin suodatuksen aloitusnäkymään. Perustiedot Yritystiedot Yritystiedoissa on uusi kenttä TyEL-%. Kenttään syötetään vahvistettu eläkeprosentti. Eläkeprosenttia käytetään sivukulujen laskennassa. Perustiedot Eläkesopimukset TyEL-eläkejärjestelmän sopimukset määritellään lomakkeella Eläkesopimukset. Eläkesopimukseen liittyy tieto vakuutusnumerosta sekä tiedostosta, jolla eläkeperusteista tiedot välitetään eläkeyhtiöön. Eläkesopimuksessa määritellään tilitysten tilitystapa. Eläkesopimuksista voidaan määritellä yksi oletussopimukseksi, jolloin ohjelma henkilön lisäyksessä tarjoaa oletusarvoista sopimusta henkilöön liitettäväksi. Rekisterit Henkilöt Henkilökortilla on uusi kenttä, Eläkesopimus. Henkilökortilla näkyy viimeisin muutos henkilön eläkejärjestelmään. Painikkeesta Eläkehistoria voidaan selailla ja muokata henkilön eläkejärjestelmän historiatietoja. Henkilön eläkemäärittelyihin tehtävät päivämäärä-/sopimusmuutokset vaikuttavat eläkelaskentaan sekä eläkemaksujen tilitykseen. Erikoistoiminnot TyEL-päivitys Vuoden 2007 alussa LEL, TaEL ja TEL yhdistyivät uudeksi eläkejärjestelmäksi TyEL. Siirryttäessä uuteen eläkejärjestelmään on mahdollista siirtää henkilöiden eläkejärjestelmät automaattisesti TyEL:iin, määriteltynä haluttuun sopimukseen. Valinnassa määritellään, mihin eläkesopimukseen henkilöt liitetään. Huom! TyEL:n osalta ensimmäinen muutospäivä on 1.1.2007. Mikäli päivityksestä halutaan jättää jokin ryhmä pois, poistetaan ko. rivin kohdalta rasti Päivitä. Ohjelma varmistaa vielä muutospäivämäärän. Mikäli ryhmäpäivitystä halutaan käyttää vakuutusten siirtoon eläkesopimuksesta toiseen, valitaan eläkejärjestelmä / eläkesopimus, jota muutos koskee. Muutosajon jälkeen vanhan eläkesopimuksen tiedot siirtyvät henkilön eläkehistoriatietoihin. 20 VISMAgazine 2/07

VISMAvinkit Nova-ohjelmat YRITYKSEN LOGON LISÄÄMINEN LOMAKKEILLE NOVA7 -OHJELMASSA Logon lisääminen tapahtuu halutun lomakkeen Lomakemäärittelyt -ikkunassa. Kuva voi olla tallennettu *.bmp, *.tiff, *.jpg tai *.png -muotoisena tiedostona. Logon voi lisätä suurelle joukolle erikseen määriteltyjä lomakkeita, joiden joukossa on mm. laskuja, maksumuistutuksia, myyntitilauksia, tilausvahvistuksia, lähetteitä ja tarjouksia. Palauta ensin lomakkeen oletusarvot painamalla Oletusarvot -painiketta ja avaa uudelleen Lomakemäärittelyt -ikkuna. Tuplaklikkaa Muut asetukset -välilehdellä Logotiedosto -kansiota ja valitse kohta Tiedostonimi. Kenttäasetuksien Arvo-kentän viereen ilmestyy...-valikko, jossa voit määrittää hakemistopolun ja tallennetun logon tiedoston. Paina Käytä -painiketta nähdäksesi, miltä logo näyttää lomakkeella. Logo korvaa yritystiedot lomakkeen vasemmasta yläkulmasta. Tallenna logotieto lomakkeelle Tallenna-painikkeella. Lisää logo jokaiselle haluamallesi lomakkeelle erikseen. Voit poistaa logon Lomakemäärittelyt -ikkunassa tuplaklikkaamalla Logotiedosto -kansiota ja valitsemalla kohta Tiedostonimi aktiiviseksi. Tyhjennä Arvo -kentän tiedot ja paina Käytä-painiketta. Logotiedot korvautuvat yritystiedoilla. Tallenna muutokset. VISMAgazine 2/07 21

KURSSI&KOULUTUS Kurssit Syksy 2007 PVM Kurssi Paikka Euroa (+alv 22%) ECONET 20.09. Econet Pro, Uudet ominaisuudet Espoo 300 27.09. Palkanlaskennan jatkokurssi Espoo 350 03.10. Ostoreskontra Espoo 180 04.10. Laskutus/Myyntireskontra Espoo 300 08.10. Palkanlaskennan peruskurssi Oulu 350 09.10. Lomapalkkalaskenta Oulu 300 10.10. Ostoreskontra Oulu 180 10.10. Myyntireskontra Oulu 180 11.10. Kirjanpidon peruskurssi Oulu 350 19.11. Pääkäyttäjäkurssi Espoo 180 20.11. Kirjanpidon peruskurssi Espoo 350 22.11. Palkanlaskennan peruskurssi Espoo 350 23.11. Lomapalkkalaskenta Espoo 300 Visma Softwaren laajasta ohjelmistokoulutustarjonnasta voit valita Sinulle sopivimman koulutusmuodon: kurssimuotoisen tai asiakaskohtaisen koulutuksen. Kouluttajamme ovat jokainen oman osa-alueensa erikoisosaajia. Koulutustarjonnastamme löytyy sopivan tasoiset koulutukset sekä kokeneemmille käyttäjille että vasta-alkajille. Asiakaskohtaisessa koulutuksessa sisältö räätälöidään yrityksesi toiveiden ja tarpeiden mukaiseksi. Koulutus voidaan toteuttaa joko yrityksen omissa tiloissa tai erillisessä luokkatilassa. Lisäksi tarjoamme ohjelman käyttöön liittyen puhelimitse tapahtuvaa koulutusta sekä neuvontaa erikoistilanteissa. Kurssimuotoinen koulutus toteutetaan puolivuosittain julkaistavan koulutusaikataulun ja kurssisisällön mukaisesti Visman tiloissa. Kursseilla on koulutettavia yleensä eri asiakasyrityksistä tai yhteisöistä. Lisäksi järjestetään seminaareja ja asiakastilaisuuksia eri aihealueista. Kursseilla käytetään aina uusinpia ohjelmistoversiota. Kurssien ilmoittautumis- ja perumisehdot: Kursseillemme voit ilmoittautua Internet-sivustollamme osoitteessa www.visma.fi, kohdasta Kurssit & Seminaarit. Viimeinen ilmoittautumispäivä on viikkoa ennen kurssia. Mikäli peruutat osallistumisesi ilmoittautumisajan umpeuduttua, veloitamme 50 % kurssin hinnasta. Mikäli poisjääntiä ei ilmoiteta lainkaan ennen kurssia, veloitamme kurssin hinnan täysimääräisenä. Estyneen henkilön tilalle on mahdollista vaihtaa toinen henkilö veloituksetta. Viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen voit tiedustella vapaana olevia paikkoja ottamalla meihin yhteyttä. LIINOS6/ VISMA L7 08.10. Crystal Reports -jatkokurssi Espoo 350 25.10. Pääkäyttäjäkurssi Jyväskylä 350 06.11. Palkanlaskennan peruskurssi Espoo 350 13.11. Palkanlaskennan jatkokurssi Espoo 350 10.12. Pääkäyttäjäkurssi Espoo 350 11.12. Crystal Reports -peruskurssi Espoo 350 VISMA CRM 09.10. Pääkäyttäjäkurssi Espoo 250 10.10. Peruskäyttäjäkurssi Espoo 250 NOVA 19.10. Laajennettu tilausten käsittely Espoo 350 22.10. Kirjanpidon peruskurssi Espoo 350 23.10. Palkanlaskennan peruskurssi Espoo 350 24.10. Laskutus/Myyntireskontra Espoo 300 25.10. Ostoreskontra Espoo 180 29.10. Myyntitilaukset Espoo 180 29.10. Ostotilaukset Espoo 180 30.10. Pääkäyttäjäkurssi Espoo 350 31.10. Crystal Reports -peruskurssi Espoo 350 01.11. Pääkäyttäjäkurssi Vaasa 350 05.11. Palkanlaskennan peruskurssi Vaasa 350 06.11. Palkanlaskennan jatkokurssi Vaasa 350 07.11. Kirjanpidon peruskurssi Vaasa 350 08.11. Laajennettu tilausten käsittely Vaasa 350 09.11. Löneberäkningens fortsättningskurs Vaasa 350 Tiedustelut ja varaukset: Visma koulutuspalvelut puh. 0207 560 518, koulutus@visma.fi Kalenterin koulutusaikatauluihin saattaa tulla muutoksia. Löydät aina ajan tasalla olevan kurssikalenterin kotisivuiltamme, www.visma.fi/kurssitjaseminaarit. 22 VISMAgazine 2/07

Tapahtumakalenteri 2007 TAPAHTUU SYYSKUU 26. - 28.09. Alihankinta 2007, Tampereen Messu ja Urheilukeskus, Tampere LOKAKUU 03. - 05.10. Kiinteistö 2007 -näyttely, Messukeskus, Helsinki 11.10. Asiakasiltapäivä, Sokos Hotel Puijonsarvi, Kuopio 25.10. Asiakasiltapäivä, Kylpylähotelli Sani, Kokkola MARRASKUU 08. - 09.11. REM-vuosiseminaari, Kylpylähotelli Rantasipi Aulanko, Hämeenlinna 13. - 14.11. LVI-urakoitsijapäivät, Ikaalisten Kylpylä, Ikaalinen 15. - 16.11. Sähköurakoitsijapäivät, Holiday Club Caribia, Turku Pidätämme oikeuden muutoksiin. Osa tapahtumista maksullisia. Aina ajan tasalla olevan tapahtumakalenterin löydät kotisivuiltamme osoitteesta www.visma.fi. Visma menossa mukana ENSIMMÄISTÄ KERTAA YHDESSÄ Visman Suomen toimintojen yhteinen tapahtuma keräsi elokuun lopussa Hyvinkään Rantasipi Sveitsiin noin 270 innokasta ja uteliasta vismalaista. Tilaisuus oli historiallinen, sillä milloinkaan ennen Visma Services ja Visma Software eivät ole tavanneet toisiaan näin suuressa mittakaavassa. Tapahtuma alkoi juhlallisissa merkeissä, kun paikallaolijat nostivat maljan yhteiselle Vismalle. Sekä Servicen toimitusjohtaja John Roitto että Softwaren toimitusjohtaja Timo Jarhos pitivät innostavat puheenvuorot vieraille. Elokuun lämmin ilta jatkui hyvän ruuan, juoman ja musiikin tahdissa. Vismassa viihdytään - se on varma! Palaute Jos julkaisumme toi mieleesi kysymyksiä, kommentteja, risuja tai ruusuja, haluaisimme kuulla ne. Lähetä palautetta sähköpostitse osoitteeseen: vismagazine@visma.fi. Palautteita voi jättää myös nimettömästi. VISMAgazine 2/07 23