Sisältö 1. Soveltamisala... 2 2. Päämäärä... 2 3. Reunaehto... 2 4. Arviointiprosessi... 2 5. Arviointiperusteet... 3 6. Itsearviointi... 4 7. Arvioinnin suunnittelu ja aineiston arviointi... 5 7.1 Aloitus... 5 7.2 Arvioinnin suunnittelu... 5 7.3 Arviointikäynti... 5 7.4 Korjaavien toimenpiteiden hyväksyminen... 6 7.5 Raportointi... 6 7.6 Arvioinnin keskeyttäminen... 6 8. Ohjeita arviointikohteelle eli toimittajalle... 6 9. Varsinainen arviointi ja korjaavat toimenpiteet... 6 10. Seuranta-arvioinnit... 7 11. Ohjausryhmän, pääarvioijan ja POHTOn tehtävät... 7
2 HSEQ ARVIOINTIMENETTELYN KUVAUS 1. Soveltamisala Ohje kuvaa tilaajayritysten yhdessä sopiman HSEQ arviointimenettelyn kolmannen osapuolen arvioinneissa. Menettelyn laatimisessa on ollut mukana ulkopuolisena ja puolueettomana asiantuntijana Laatukeskus, Oulun Yliopisto ja Inspecta Sertifiointi. Arvioinnin kohteena ovat tilaajayritysten määrittelemät toimittajat, toimipisteet ja paikallisorganisaatiot sekä niiden yksiköt. Menettely on avoin kaikille edellä mainittujen tilaajayritysten toimittajayrityksille tai sellaiseksi haluaville. 2. Päämäärä HSEQ-arviointimenettelyn tarkoituksena on: parantaa yritysten osaamista HSEQ-asioissa kannustaa yrityksiä järjestelmällisten toimintatapojen kehittämiseen nostaa johtamisen tasoa yrityksissä auttaa tilaajia toimittajavalinnoissa 3. Reunaehto Tämä menettely ei rajoita kilpailulainsäädännön tarkoittamaa avointa kilpailua. Arvioijat eivät saa arvioida kilpailijoitaan. 4. Arviointiprosessi Arviointiperusteet ja periaatteet on sovittu edellä mainittujen tilaajayritysten kesken ja niitä voidaan muuttaa vain sopijaosapuolten yhteisellä päätöksellä. Arviointiprosessin organisaatio muodostuu ohjausryhmästä, pääarvioijana toimivasta riippumattomasta ammattiarvioijasta sekä arviointitietojärjestelmästä. Ohjausryhmä toimii arviointeja valvovana toimielimenä, ja se käsittelee päättävänä elimenä arviointimenettelyyn ja arviointien toteuttamistapoihin liittyviä asioita. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii riippumattoman arviointiorganisaation (Inspecta Sertifiointi Oy ) edustaja (jäljempänä moderaattori). Ohjausryhmään kuuluu lisäksi yksi edustaja kustakin tilaajayrityksestä, yksi edustaja Oulun Yliopistosta sekä yksi POHTOn edustaja. Ohjausryhmä käyttää tarvittaessa asiantuntijoita. Pääarvioijana toimii riippumattoman arviointiorganisaation nimeämä pätevöity pääarvioija. Muut arvioijat ovat tilaajayritysten nimeämiä henkilöitä, jotka ovat saaneet koulutuksen HSEQ-arvioijiksi. Rekisteriä ylläpitää puolueeton rekisterin ylläpitäjä, POHTO. Arviointimenettely käynnistyy hakemuksella, jonka voi täyttää Inspectan sivuilta (hakusanalla hakemuslomake).
3 HSEQ arviointi Palvelutoimittaja Prosessikaavio HSEQ-arvioinnista. 5. Arviointiperusteet Arviointiperusteet ovat internet-sovelluksessa, jonka tunnukset pääarvioija toimittaa toimittajayritykselle. Arvioitava toimittaja näkee HSEQ sovelluksessa pääarvioijan ja arviointiin osallistuvien tilaajien arvioijien yhteystiedot. Arvioitava organisaatio lisää tietoihin yrityksensä perustiedot Arviointiperusteet jakautuvat yhdeksään kokonaisuuteen, joissa vaatimukset on esitetty kysymysten muodossa. Sen lisäksi arvioidaan työterveys ja turvallisuus, laatu ja ympäristötoiminta. Sekä itsearvioinnissa että varsinaisessa arvioinnissa toimittajayritystä arvioidaan toimintatapojen ja tulosten osalta seuraavilla asteikoilla: Asteikko on kumulatiivinen, joten edellisen tason vaatimusten tulee täyttyä ennen seuraavalle tasolle pääsemistä. Vaatimusten täyttäminen edellyttää menettelyn soveltamista käytännössä.
4 % Toimintatavat Käytännön soveltaminen Kehittäminen 0 Ei mitään määriteltyä Ei sovelleta. Ei seurantaa eikä kehittämistä. toimintatapaa. 25 Joitain tilaajan ja toimittajan kannalta tarkoituksenmukaisia toimintatapoja. Sovelletaan osittain tai välttävästi. Täyttää lainsäädännön vaatimukset Käytössä joku seurantatapa, esim. tilastointia, yksittäisiä tunnuslukuja. 50 Pääosin tarkoituksenmukaiset toimintatavat, joita on osin dokumentoitu. 75 Erinomaiset ja selkeästi määritellyt ja dokumentoidut toimintatavat. Sovelletaan kohtalaisen laajasti ja järjestelmällisesti. Sovelletaan laajasti ja systemaattisesti. Käytetään mittareita, tilastointia ja/tai seurantaa. On haettu oppia oman talon ulkopuolelta. Näiden perusteella on tehty parannuksia toimintatapoihin tai niiden soveltamiseen. Järjestelmällistä suorituskyvyn seurantaa ja parantamista, näyttöä tehdyistä parannuksista toimintatapoihin ja niiden soveltamiseen. % Tulokset 0 Ei tuloksia 25 Käytössä joitain tunnuslukuja ja/tai tilastoja, joista osalle asetettu tavoitteita. Positiivinen kehitys tai hyviä tuloksia joissain tunnusluvuissa ja/tai tilastoissa. Ainakin osa tuloksista vastaavien yritysten keskiarvojen tasoa. 50 Positiivinen kehitys ja/tai hyviä tuloksia noin puolessa mittareissa, tunnusluvuissa ja tilastoissa. Noin puolet asetetuista tavoitteista saavutettu. Noin puolet tuloksista vastaavien yritysten keskiarvon paremmalla puolella. 75 Positiivinen kehitys tai hyviä tuloksia useissa mittareissa. Tuloksille asetettu tarkoituksenmukaisia tavoitteita, jotka saavutettu noin ¾ tapauksissa. Vertailuissa muihin vastaaviin yrityksiin pärjätään erinomaisesti. Asteikko on kumulatiivinen, joten edellisen tason vaatimusten tulee täyttyä ennen seuraavalle tasolle pääsemistä. Vaatimusten täyttäminen edellyttää menettelyn käytännössä toimimisen osoittamista. Osoittaminen edellyttää yleensä kirjallisia dokumentteja kuten kirjauksia, muistioita, projektisuunnitelmia, tarkistuslistoja tms. Mikäli vaatimusten edellyttämä menettely ei ole tarkoituksenmukainen toimittajayritykselle, jätetään kyseisen kysymyksen kohta vastaamatta. Tällöin kyseistä kysymystä ei huomioida laskettaessa yrityksen tulosta. 6. Itsearviointi
5 Toimittajayritys tekee itsearvioinnin arviointiperusteita käyttäen. Itsearviointi tallentuu HSEQ tieojärjestelmään, josta pääarvioija saa ilmoituksen. HSEQ sovellus ilmoittaa pääarvioijalle itsearvioinnin valmistumisesta. 7. Arvioinnin suunnittelu ja aineiston arviointi Ohjausryhmä kerää tilaajayritysten arviointitarpeet ja ylläpitää karkeaa arviointisuunnitelmaa. Suunnitelman perusteella tiedetään keitä tilaajien omia arvioijia kutsutaan mukaan minkäkin toimittajan arviointikäyntiin. Kukin tilaaja on yhteydessä nimeämäänsä toimittajaan ja esittää heille mielenkiintonsa arviointiin. Tämän jälkeen pääarvioija on yhteydessä arvioitavaan organisaatioon sopiakseen arvioinnista. Lisäksi mikä tahansa toimittaja voi pyytää arviointia lähettämällä hakemuksen Inspectalle. Arvioijat voivat tutustua itsearvioinnin tuloksiin HSEQ -järjestelmässä. Arviointiryhmän koko on 2-4 henkilöä. Arvioijat perehtyvät aineistoon ja tuovat mukanaan turvallisuus-, ympäristö- ja laatuosaamista sekä tilaajien näkökulmia. Pääarvioijana toimii Inspectan pääarvioija, joka tarvittaessa pyytää toimittajayritykseltä arvioinnissa tarvittavaa lisäaineistoa. Päävastuu arvioinnin suunnittelusta ja toteutuksesta on pääarvioijalla. HSEQ-arviointi toteutetaan seuraavalla tavalla: 7.1 Aloitus Arviointiprosessi arvioijien näkökulmasta käynnistyy pääarvioijan yhteydenotolla. Arvioijat tutustuvat sovelluksen välityksellä toimittajayrityksen täyttämän itsearviointiin. Pääarvioija ottaa yhteyttä arvioitavaan toimittajayritykseen, sopii arviointikäynnin ajankohdan sekä kertoo arvioinnissa tarvittavasta aineistosta, mikä toimittajayrityksen on varattava arviointitilaisuuteen. (katso kohta 5). 7.2 Arvioinnin suunnittelu Arvioijat arvioivat ensin itsearvioinnin. Pääarvioija sopii tarvittaessa arvioijien työnjaon. 7.3 Arviointikäynti Arviointikäynnin vaiheita ovat: 1. Aloituskokous 2. Arviointi 3. Loppuraportin laadinta 4. Päätöskokous, palautteen anto Aloituskokouksessa käydään läpi arviointiperiaatteita (varsinkin, jos kyseessä on ensimmäinen arviointi), esitellään arviointisuunnitelma ja sovitaan käytännön järjestelyistä toimittajayrityksen edustajien kanssa. Arviointi etenee suunnitelman mukaan toimittajayrityksen johdon ja
6 henkilökunnan haastatteluina ja asiakirjoihin tutustumalla. Varsinaisissa ja seuranta-arvioinneissa käydään läpi kaikki arviointiperusteisiin sisältyvät vaatimuskohdat. Ennen päätöskokousta arvioijat pitävät keskinäisen palaverin käyden läpi arviointihavainnot. Niiden perusteella he laativat arviointiraportin (sisältäen mahdolliset kehityskohteet sekä poikkeamat) lomakepohjalle. Päätöskokouksessa esitellään tulokset toimittajayrityksen edustajille, sovitaan mahdollisten korjaavien toimenpiteiden aikataulu ja merkitään se raportteihin, jotka toimittajayrityksen edustajat allekirjoittavat. Kokouksessa sovitaan myös menettelystä arvioijien käytössä olevan dokumentaation suhteen. 7.4 Korjaavien toimenpiteiden hyväksyminen Korjaavia toimenpidesuunnitelmia edellytetään, mikäli arvioinnissa on raportoitu poikkeamia. Yrityksen poikkeamaraportteihin kirjaamien ja arvioijille lähettämien selvitysten ja "todisteaineiston" perusteella pisteisiin voidaan tehdä muuksia. Tarvittaessa arvioijat pyytävät lisäselvityksiä ja/tai näyttöjä yritykseltä. 7.5 Raportointi Arvioinnista ja havaituista poikkeamista laaditaan raportti: 7.6 Arvioinnin keskeyttäminen Arviointi voidaan keskeyttää seuraavissa tapauksissa: toimittajan valmistautuminen arviointiin on puutteellista toimittajan edustus on riittämätön arvioinnin suorittamiseen tarvittavissa dokumenteissa on arviointia haittaavia puutteita kohde ja sen ympäristö tarvitsevat näkyviä parannuksia tutustumiskierroksella havaitaan merkittävää toimittajan ohjeistuksen vastaista toimintaa Arviointia jatketaan toimittajan korjattua puutteet, aikaisintaan kolmen kuukauden päästä. 8. Ohjeita arviointikohteelle eli toimittajalle Toimittajalle on tehty erillinen arviointiohje. 9. Varsinainen arviointi ja korjaavat toimenpiteet Arviointikäynti tehdään toimittajayrityksen siihen toimipaikkaan, joka on tehnyt itsearvioinnin. Arvioijat raportoivat havaitsemansa poikkeamat toimittajayritykselle ja sopivat aikataulun korjaaville toimenpiteille. Toimittajayritys päättää ja toteuttaa korjaavat toimenpiteet sekä kirjaa niistä selvityksen arviointiraporttiin. Arvioijien hyväksyttyä korjaavat toimenpiteet pääarvioija toimittaa arviointiraportin lausuntoineen ja liitteineen ohjausryhmälle sekä tiedoksi myös toimittajalle.
7 10. Seuranta-arvioinnit Hyväksynnän saaneissa yrityksissä tehdään seuranta-arvioinnit toiminnan vaatimuksenmukaisuuden varmistamiseksi joka kolmas vuosi. Seuranta-arvioinnin laajuus kattaa kaikki vaatimuskohdat. Ohjausryhmä voi tarvittaessa päättää lisäseuranta-arvioinneista esimerkiksi vakavan tapaturman tai suuren ympäristövahingon seurauksena. 11. Ohjausryhmän, pääarvioijan ja POHTOn tehtävät Ohjausryhmän tehtävät Kerää arviointitarpeet tilaajayrityksiltä Laatii arvioinneille aikataulun / suunnitelman Nimeää arvioijat joka kohteeseen Kokoontuu tarvittaessa Kehittää systeemiä Ohjausryhmän jäsenet o tilaajayrityksen edustajat o Inspectan edustaja o POHTOn edustaja o Oulun Yliopiston edustaja Pääarvioija (Inspecta Sertifiointi) vastaa arviointien suunnittelusta, toteuttamisesta ja raportoinnista sopii toimittajayrityksen kanssa arvioinnin käytännönjärjestelyistä POHTO pitää yllä rekisteriä osallistuu ohjausryhmän työskentelyyn valvoo ja koordinoi raportointia välivuosina