Tarkastuslautakunta 6 25.03.2015 Tarkastuslautakunta 9 21.04.2015 Yhtymäkokous 7 12.06.2015 Hallitus 64 30.10.2015 Yhtymäkokous 16 18.12.2015 Hallituksen lausunto tarkastuslautakunnan arviosta toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta v. 2014 TARKLK 6 TARKLK 9 Lautakunta keskusteli edellisessä kokouksessaan arviointikertomuksen laa ti mi sen toimintatavoista. Sovittiin, että jäsenet laativat kommentteja toimin ta vuo des ta 2014. Kyseiset kommentit jäsenet lähettävät Sirpa Ka re joelle, joka puolestaan muokkaa/yhdistelee saamansa kommentit lau ta kun nan yhdessä käsiteltäväksi. Valmistellaan arviointikertomusta. Arviointikertomuksen valmistelu aloitettiin tilintarkastaja Sirpa Karejoen laati man luon nok sen pohjalta. Päätettiin lisätä arviointikertomukseen tu losalueit ten tu los kort tien to teu tu mat verrattuna edellisen vuoden toteutumiin. Tilintarkastaja muokkaa kokouksessa käydyn keskusteltun pohjalta ar viointi ker to muksen luonnosta ja toimittaa sen lautakunnan jäsenille edel leen kom men toi ta vak si. Tarkastuslautakunta jatkaa vuoden 2014 arviointikertomuksen käsittelyä. Arviointikertomuksen sisällöstä ja rakenteesta on annettu suositus. Ti lin tarkas ta jan laatima luonnos arviointikertomuksesta esitellään kokouksessa. Tarkastuslautakunta käsittelee ja hyväksyy vuoden 2014 ar vioin ti ker to muksen yhtymäkokoukselle esittämistä varten. Tarkastuslautakunta esittää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää kun ta yhty män hallitusta käsittelemään arviointikertomuksen ja antamaan lau sunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Tarkastuslautakunta esittää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää kun ta yhty män hallitusta käsittelemään arviointikertomuksen ja antamaan lau sunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Liite Arviointikertomus 2014 KYKOK 7 Tarkastuslautakunta esittää yhtymäkokoukselle, että yhtymäkokous 1. käsittelee arviointikertomuksen 2014 2. edellyttää kuntayhtymän hallituksen käsittelemään ar vioin ti ker to muksen ja antamaan lausunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Yhtymäkokous päätti esityksen mukaisesti.
Liite Arviointikertomus 2014 KYH 64 Hallitus on perehtynyt tarkastuslautakunnan 21.4.2015 päivättyyn ar vioin tiker to muk seen ja siinä esitettyihin havaintoihin ja kehittämisehdotukseen. Ohes sa on aihealueittain jaoteltuna vastineet arviointikertomuksessa esitet tyi hin kehittämisehdotuksiin ja tavoitepoikkeamiin liittyviin havaintoihin. Tar kas tus lau ta kun nan esitys on merkitty kursiivilla. Toimintaympäristö ja tulevaisuuden näkymät Tarkastuslautakunta toteaa, että opiskelijamäärässä tapahtui merkittävä las ku vuoden 2014 aikana ja pitää ensiarvoisen tärkeänä Luksian ve to voimai suu den kasvattamista. Hallitus yhtyy tarkastuslautakunnan näkemykseen asiasta. Opis ke li ja määrän laskuun on kiinnitetty huomiota. Luksian ve to voi mai suut ta on kas va tetta va markkinointia tehostamalla, uusia koulutusavauksia tekemällä sekä toi mi ti lo ja ja op pi mis ym pä ris töä parantamalla (ajanmukaiset laitteet, di gi tali saa tio val miu det). Vuoden 2015 aikana on tehty uusia koulutusavauksia Vih din Ojakkalantielle (sote, kauppa ja hallinto). Toimitilojen osalta Vih dissä on tehty vuoden 2015 aikana peruskorjauksia (mm. suurtalouskeittiö). Tarkastuslautakunta toteaa, että Puu-Anttilan korjausvastuusta syntynyt kes kus te lu ei ole ollut julkisuudessa kuntayhtymän kannalta toivottavaa ka et tä Puu-Anttilan taloudelliset rasitteet vaikuttavat kuntayhtymän tu lok seen. Tarkastuslautakunta toivoo asian ratkeavan mahdollisimman pian. Hallitus on 25.4.2014 ( 27) päättänyt, että Puu-Anttilasta luo vu taan. Hal litus on toimitilastrategian käsittelyn yhteydessä päättänyt myös (KYH 43, 17.5.2013), että Vihdissä sijaitsevista Rakves ja Pal ma-ra ken nuk sis ta voidaan kokonaan luopua. Puu-Anttilasta, Palmasta ja Rakvesista ai heu tuu kun ta yh ty mäl le (yhteiset palvelut) vie lä vuonna 2015 lähes 300.000 euron käyt tö ta lout ta rasittavat kustannukset. Puu-Ant ti lan kiin teis tö on annettu ke säl lä 2015 kiinteistönvälittäjälle myy tä väk si, mutta tois tai sek si kiin teis töstä ei ole saatu yhtään tarjousta. Tarkastuslautakunta pitää edelleen toimitilojen investointihankkeiden to teutu mis ta tulevaisuuden kannalta merkittävänä te kijänä. Tar kas tus lau ta kunnan näkemyksen mukaan uuden johtajan myötä asial la on paremmat mahdol li suu den edetä. Toimitilojen investointihankkeiden osalta voidaan todeta, että toi mi ti la strate gi aan liittyvä suunnittelutyö on aloitettu uudestaan loppusyksystä 2015 ja vuo den 2016 talousarvioon on varattu Toivonkadun kampuksen ti la suun nitte luun 500.000 euron määräraha. Toimitilastrategiaan on varattu vuo den 2015 talousarvioon 3 M, mutta se ei toteudu. Kyseisen in ves toin ti hankkeen toteutukseen ja aikataulutukseen vaikuttaa muuttunut ra hoi tus ti lan ne, eri koulutusalojen vetovoimaisuustekijät sekä ulkopuoliset muuttujat (esimer kik si Laurean vuokraamat Nummentien opetustilat ja niiden käyttö lä hivuo si na). Luksian tavoitteena on toisaalta luopua tehottomista ja tar peet tomis ta neliöistä ja toisaalta taas rakentaa uutta, mahdollisimman mo ni käyttöis tä tilaa, jonka käyttöaste on korkea.
Kuntayhtymän hallinto ja johtaminen Tarkastuslautakunta toteaa, että oppilaitoksen sijaintikunnat (Lohja ja Vih ti) ovat vastuussa koulu- ja opiskeluterveydenhuollon sekä psykologi- ja kuraat to ri pal ve lui den järjestämisestä oppilaitoksissa. Kuntayhtymän hal li tus on päättänyt aloittaa keskustelut neuvottelut jäsenkuntien kanssa yh teistyö so pi muk ses ta siten, että Luksia järjestää nämä palvelut ja laskuttaa niistä sijaintikuntia. Hal li tus yhtyy tarkastuslautakunnan kantaan siitä, että oppilaitoksen si jain tikun nat (Lohja ja Vih ti) ovat vastuussa koulu- ja opiskeluterveydenhuollon se kä psykologi- ja ku raat to ri pal ve lui den järjestämisestä oppilaitoksissa. Hallitus on päättänyt (24.10.2014, 52) esittää yhteistyösopimusta op pi lasja opiskelijahuoltolain 1287/2013 mukaisista kuraattoripalveluista si ten, että Luksia järjestää nämä palvelut ja laskuttaa niistä. Luksia myös edel lyt tää, että muut oppilas- ja opiskelijahuoltolain mukaiset palvelut jär jes te tään sijaintikuntien toimesta. Asiasta on neuvoteltu jäsenkuntien kans sa ja neuvottelujen tuloksena Luksia on toistaiseksi tuot ta nut kyseiset pal ve lut itse sekä vastannut aiheutuneista kustannuksista (noin 250 000 /vuo si). Mui hin ammattikoulutuskuntayhtymiin tehdyn vertailun mukaan Luk sia kuuluu tässä selvään vähemmistöön, sillä valtaosa kou lu tus kun ta yh ty mis tä laskuttaa nämä palvelut oppilaitosten sijaintikunnilta. Henkilöstö Tarkastuslautakunnan havainnon mukaan henkilöstön mielipiteitä kuun nellaan, mutta epäselvää on se, miten nämä mielipiteet huomioidaan pää töksen teos sa. Tarkastuslautakunnan näkökulmasta henkilöstölle tapahtuvaa tie dot ta mis ta olisi myös tarpeen kehittää. Hallitus on kuullut toimintavuoden aikana henkilöstöä kaksi kertaa. Hen kilös tö on voinut esittää hallitukselle kysymyksiä kirjallisesti ennen kuu le misti lai suut ta (kyselytunti) sekä suullisesti kuulemistilaisuuden aikana. Hen kilös tön edustaja osallistuu hallitus- ja johtoryhmätyöskentelyyn ja vaikuttaa si tä kaut ta päätöksentekoprosessiin. Henkilöstön edustajista on koottu lisäk si vii si kehittämisryhmää (mm. laadun kehittämistiimi, henkilöstön ke hittä mis tii mi) päätöksenteon tueksi. Viestinnän osalta Luksian intrasivuja ja verkkopalvelujen rakennetta on pää tet ty uudistaa sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen parantamiseksi sekä mark ki noin nin tehostamiseksi. Viestintäkanavat ovat olemassa. Investointien toteutuminen Luksian tärkein voimavara ovat opiskelijat ja henkilöstö. Opiskelijan kan nalta keskeisiä vetovoimatekijöitä ovat mm. opetuksen laatu, toimitilat ja vä lineet. Luksian investoinnit eivät ole toteutuneet, joka tarkoittaa opis ke li jan kannalta osin epätarkoituksenmukaisia ja/tai ajasta ja kehityksestä laa haavia välineitä ja opiskeluolosuhteita. Investointien toteutuminen talousarviossa suunnitellussa aikataulussa ei ole suoraviivaista, sillä siihen vaikuttaa mm. menojen jaksottuminen eri ti li-
kau sil le. Vuoden 2014 investointien toteuma oli vain 32,8 % johtuen pääasias sa Toivonkadun uudis- ja korjausrakentamisen siirtymisestä myö hemmäk si. Yhteisiin palveluihin oli varattu rakennusten kor jaus kus tan nuk siin ja laitteiden uusimiseen 3,9 M toteuman ollessa 950 t. Nämä to teu tu mat ta jääneet myöhäisemmäksi siirtyneet rakennusinvestoinnit eivät suo ra vii vaises ti tarkoita opiskelijan kannalta epätarkoituksenmukaisia ja ajas ta ja kehityksestä jälkeenjääneitä välineitä ja opiskeluolosuhteita. Luk si as sa on pidetty huolta välineiden ajantasaisuudesta sekä uusien vaa ti mus ten mukaiseen tilasuunnitteluun on kiinnitetty huomiota. Saneeraus- ja uu simis tar vet ta Toivonkadun rakennuksissa kuitenkin ilmiselvästi on (lä hin nä Hangontien puoleinen siipi; lvi- ja autoala) ja toimitilastrategian mu kai nen suunnittelutyö onkin aloitettu uudelleen syksyllä 2015. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan IT-järjestelmien kehittäminen tu lee tehdä kokonaisuus ja tarve huomioiden. IT-investointien to teut ta minen tulisi tehdä käyttäjien ehdoilla ja uusien järjestelmien käyttöönotossa ei tule unohtaa käyttäjien opastuksen merkitystä. Tarkastuslautakunta esittää, että kuntayhtymässä laaditaan lähitulevaisuuden IT-strategia. Hallitus yhtyy tarkastuslautakunnan näkemykseen ohjelmien käyt tö opastuk sen merkityksestä ja ohjelmien käyttäjäystävällisyydestä. Vuoden 2015 ai ka na on kilpailutettu ja hankittu uusi opis ke li ja hal lin ta jär jes tel mä, joka on ny kyi sin Luksiassa käytössä olevia (Winha, SopimusPro, Fo cu sa) jär jes telmiä kehittyneempi ja käyttäjäystävällisempi sekä vastaa pa rem min koko Luk sia-ta son tarpeita. Lisäksi on käynnistetty neuvottelut HR-jär jes tel män hank ki mi sek si ja taloushallinnon ohjelmiston päi vit tä mi sek si. Kaikkien ohjel mis to han kin to jen yhteydessä edellytetään käyt tökou lu tuk sen jär jes tä mistä. Lähitulevaisuuden it-strategia laaditaan Luk si an uuden strategian (kehit tä mis lin jauk set 2017 2025) yhteydessä. It-stra te gia ei ole erillinen asiakir ja, vaan osa koko kuntayhtymän strategisia kehittämislinjauksia. Nii hin kuuluvat mm. virtuaalinen oppimisympäristö ja verk ko-ope tuk sen ta voit teet. Kuntayhtymän tuloskortti Tarkastuslautakunta pitää huolestuttavana kuntayhtymän vaikuttavuuden las kua edelliseen vuoteen (2013) verrattuna 4 %-yksiköllä sekä toteuman jää mis tä 4 %-yksikköä alle asetetun tavoitteen. Myös aloittaneiden opis ke lijoi den lukumäärä on tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan laskenut huo les tut ta vas ti (880) edelliseen vuoteen verrattuna, lisäksi toteuma on jää nyt (746) asetetusta tavoitteesta. Vaikuttavuuden laskun taustalla on työllistymistilanne, joka on Län si-uu della maal la ja koko valtakunnassa osin varsin haastava talouden taan tu mas ta johtuen. Alakohtaiset vaihtelut tosin ovat varsin suuria. Aloit ta nei den opiskelijoiden määräksi asetettu tavoite 4 100 koski aikuiskoulutusta ja toteuma oli 3 354. Aikuiskoulutuksessa vuo sit tai set vaihtelut ovat suuria ja aloittaneiden opiskelijoiden määrään vai kut taa taloudelliset suhdanteet sekä lyhytkestoisiin henkilöstökoulutuksin osal lis tu vien määrä. Ai kuis opis ton taloudelliseen tilanteeseen tällä ei ole mer kit tä vää merkitystä. Verrattaessa vuosien 2013 ja 2014 tuloskortteja tarkastuslautakunta kiin nitti huomiota asetettujen tavoitteiden vaihtuvuuteen, varsinkin kes keyt tä neiden tavoitetta oli laskettu vuodesta 2013. Lautakunnan näkemyksen mu-
kaan tavoitteiden merkittävä muutos vuosien välillä olisi tullut selostaa ja perustella tasekirjassa. Mittareiden heikentäminen tietyiltä osin, jotta ta voittei siin päästään, ei voi olla oikea toimintatapa. Mittareiden pitää pe rus tua oikeisiin tavoitteisiin. Jatkossa tasekirjaan laitetaan selvitys merkittävistä tavoitteiden muu tok sista ja niiden syistä. Keskeyttäneiden tavoiteprosentti < 8 % on asetettu realis ti sel le tasolle edellisten vuosien toteumat huomioiden. Keskeyttäminen pi täi si jaotella kahteen eri osaan, joita ovat negatiivinen keskeyttäminen (ko ko naan pois ammatillisista opin nois ta) ja positiivinen keskeyttäminen (vaih dot ja siirtymät eri koulutusalojen vä lil lä). Mittarit asetetaan realistisiksi ottaen huomioon valtakunnalliset ja alu eel liset vertailutiedot muista am mat ti kou lu tus kun ta yh ty mis tä. Kaikki tuloskortin ta voit teet ja niiden tasot tar kas tel laan uudelleen uutta strategiaa (Luksian ke hit tä mis lin jauk set) laa dit taes sa. Vuoden 2016 tuloskortin tavoitteista on pois tet tu tavoite ajan mu kai ses ta oppimisympäristöstä, jonka toteutumista on kuvannut in ves toin tien toteumaprosentti. Tämä siksi, että kyseinen mitta ri ei ole kokonaisuutena re le vant ti kuvaamaan tavoitteessa onnistumista. Tulosalueiden tuloskortit Tarkastuslautakunta on tulosalueiden tuloskorttien toteutumista kä si tel lessään yleisesti kiinnittänyt erityisesti huomiota vaikuttavuuden heik ke ne miseen edellisestä (2013) tilikaudesta sekä vaikuttavuuden jäämistä selvästi al le asetetun tavoitetason. Taantuma on aiheuttanut ja aiheuttaa jatkossakin haasteita työllistymiselle. Jat ko-opis ke lun osalta alakohtaiset erot ovat merkittäviä. Ojakkalantien ammattiopiston tulosalueella tarkastuslautakunta pitää huoles tut ta va na ensisijaisten hakijoiden määrää sekä edelliseen vuoteen että ase tet tuun tavoitteeseen verrattuna. Ensisijaisten hakijoiden määrän lasku Ojakkalantien ammattiopistossa johtui pitkälti artesaanikoulutuksen selvästä laskusta. Yleisesti voidaan todeta, että ensisijaisia ha ki joi ta on ammattiopistoissa suh teel li sen vähän (reilusti alle yh den/aloi tus paik ka) artesaanikoulutuksen li säk si metallialalla sekä matkailu- ja ra vin to la-alal la. Yhteisten palvelujen osalta tarkastuslautakunta suosittelee pohtimaan yhtei sil le palveluille myös omia yksilöityjä tavoitteita. Yhteisille palveluille pohditaan yleisten tavoitteiden lisäksi omat toimintaa ny kyis tä paremmin kuvaavat ja siinä onnistumista mittaavat tavoitteet ja mit ta rit strategiatyön yhteydessä, joka aloitetaan marraskuussa 2015. Näitä ta voit tei ta tulevat olemaan mm. asiakastyytyväisyys, yhteisten pal ve lu jen pro ses sien läpimenoaikaa kuvaavat tavoitteet jne. Kyj Hallitus päättää antaa yllä olevat vastineet tarkastuslautakunnan vuoden 2014 arviointikertomuksessa esi ttämiin havaintoihin ja ke hit tä mis eh do tuk-
siin yhtymäkokoukselle tiedoksi. Hallitus päättää tarkastaa tämän asian kokouksessa. Hallitus päätti esityksen mukaisesti sillä muutoksella, että Kuntayhtymän hal lin to ja johtamisen toisen kappaleen alkuun lisätään lause: Hal li tus yhtyy tarkastuslautakunnan kantaan siitä, että oppilaitoksen si jain ti kun nat (Lohja ja Vih ti) ovat vastuussa koulu- ja opiskeluterveydenhuollon se kä psykologija ku raat to ri pal ve lui den järjestämisestä oppilaitoksissa. Hallitus tarkasti tämän asian kokouksessa. Liite Tarkastuslautakunnan arviointikertomus, vuosi 2014 KYKOK 16 Hallitus on toimittanut yhtymäkokoukselle tiedoksi käsittelemänsä ar vioin tiker to muk sen 2014 havainnot ja niiden perusteella tarvittavat toi menpi teet. Yhtymäkokous päättää merkitä asian tiedoksi. Yhtymäkokous päätti esityksen mukaisesti. Liite Arviointikertomus 2014