VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.9.2014 klo 16.30 Sivu 1 112 Kokouksen avaus ja päätösvaltaisuus Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan lisäksi 11 jäsentä, ja se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Yhteisen kirkkoneuvoston kutsu kokoukseen on toimitettava jäsenille viimeistään kolme päivää ennen kokousta. Tämän kokouksen kutsu ja esityslista on lähetetty yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille 12.9.2014. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Krister Koskela avasi kokouksen. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 113 Pöytäkirjantarkastajien valinta Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Vuorossa ovat Merja Piipponen ja Christel Lax. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Tiina Mäki ja Christel Lax. 114 Kiinteistöjohtokunnan pöytäkirja 3/2014 Esitetään kiinteistöjohtokunnan pöytäkirja 3/1.9.2014. Merkitään tiedoksi, ei toimenpiteitä. 115 Valtuutettu Hannu Linnan aloite, joka koskee talousarvion laatimisprosessia ja -periaatteita Valtuutettu Hannu Linna jätti aloitteen yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa (ykv. 10.12.2013 31). Aloitteessa hän esittää, että vuoden 2014 aikana talousarvion laatimisprosessi ja periaatteet käydään läpi ja uudistetaan tarvittaessa kirkkohallituksen ohjeita noudattaen. Uudistamisen tavoitteena tulee olla mahdollisimman realistisen kuvan antaminen talouden kehittymisestä päätöksenteon pohjaksi. Toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvion keskinäinen riippuvuus tulee olla selvästi todennettavissa.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.9.2014 klo 16.30 Sivu 2 Yhteinen kirkkoneuvosto asetti työryhmän (ykn 15.5.2014 69) käymään läpi talousarvion laatimisprosessia ja periaatteita. Työryhmään valittiin virkansa puolesta talousjohtaja Nils-Eric Sahlström, joka toimi koollekutsujana ja pääkirjanpitäjä Sinikka Manni sekä yhteisen kirkkoneuvoston edustajana Merja Piipponen ja Erik Sjöberg. Työryhmä on kokouksessaan 16.6.2014 tarkistanut laatimisprosessin ja laatimisperiaatteet kirkkohallituksen ohjeiden valossa. Työryhmä toteaa pitkän keskustelun jälkeen, että talousarvion laatimisessa Vaasan seurakuntayhtymässä noudatetaan kirkkohallituksen asettamia vaatimuksia ja ohjeita. Työryhmä toteaa kuitenkin, että mahdollisimman realistisen kuvan antamiseksi talouden kehittymisestä päätöksenteon pohjaksi tulisi talousarvion yhteydessä informoida palkkakulujen realistisesta mahdollisesta toteuttamisesta historiallisten faktojen perusteella. Palkkakulut ovat n. 63 % seurakuntayhtymän kuluista. Ohjeiden mukaan talousarviossa otetaan virat ja työsuhteet 100-prosenttisesti huomioon. Todellisuudessa syntyy toiminnan ja henkilöstötilanteen takia osittain ennustettavia poikkeuksia, useimmiten säästöjä. Työryhmä ehdottaa, että erillinen raportti palkkakulujen todennäköisestä realistisesta ennusteesta annetaan yhteiselle kirkkovaltuustolle talousarvion yhteydessä. Työryhmän raportti merkitään tiedoksi ja esitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle. Aloite katsotaan näin loppuun käsitellyksi. 116 Valtuutettu Heikki Hurtigin aloite joka koskee keskeisiä mittareita tilinpäätöksistä Yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa (ykv. 10.4.2014 11) valtuutettu Heikki Hurtig jätti aloitteen. Aloitteessa hän esittää, että valtuuston jäsenille annetaan yhdellä tai korkeintaan kahdella A4:lla 8-10 vuoden ajalta yhteenveto, jossa esitetään keskeisiä mittareita tilinpäätöksistä. Mittareista osa voisi olla samoja kuin em. liitteessä esitetyt. Joidenkin lukujen osalta on syytä esittää talousarviosumma, toteutunut luku ja ero. Moneen mittariin riittää pelkkä toteutunut luku, esimerkkinä vaikkapa euroa per jäsen luvut tai kassavarojen määrä. Yhteinen kirkkoneuvosto asetti työryhmän (ykn 15.5.2014 70) laatimaan 8 10 vuoden ajalta yhteenveto, jossa esitetään keskeisiä mittareita tilinpäätöksistä. Työryhmään valittiin virkansa puolesta talousjohtaja Nils-Eric
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.9.2014 klo 16.30 Sivu 3 Sahlström, joka toimi koollekutsujana ja pääkirjanpitäjä Sinikka Manni sekä yhteisen kirkkoneuvoston edustajana Merja Piipponen ja Erik Sjöberg. Työryhmä on kokouksessaan 16.6.2014 keskustellut asiasta ja tutustunut aloitteentekijän Heikki Hurtigin ehdotukseen mahdollisista tunnusluvuista. Työryhmä toteaa, että aikaisemmista toteutuneista vertailuluvuista olisi hyötyä seurakuntayhtymän lähihistorian kokonaiskuvan hahmottamiseen. Tänään talousarvioon on liitetty ote koko kirkon ja eräiden seurakuntien talousluvuista edellisen tilivuoden ajalta. Työryhmä ehdottaa, että aloitteen mukaisia tunnuslukuja liitetään talousarvioon 8 edeltävän vuoden ajalta. Kysymykseen voi myös tulla muita tunnuslukuja. Työryhmän raportti merkitään tiedoksi ja esitetään yhteiselle kirkkovaltuustolle. Aloite katsotaan näin loppuun käsitellyksi. 117 Esimiesten oikeus hyväksyä laskuja Vaasan seurakuntayhtymä siirtyy Kirkon palvelukeskukseen, Kipaan 1.1.2015 lukien. Siirtymisen jälkeen Kipa hoitaa Vaasan seurakuntayhtymän maksutapahtumat. Vaasan seurakuntayhtymän taloussäännön mukaan ostolaskujen tarkastus ja hyväksyminen tapahtuu niin, että kaikkiin ostolaskuihin ja muihin tositteisiin tai niiden liitteisiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanotosta, asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Yhteinen kirkkoneuvosto antaa ohjeen noudatettavasta menettelystä. Menettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Tänään määrätty henkilö tai esimies suorittavat asiatarkastuksen ja lopullisen hyväksynnän tekee talousjohtaja. Kipan sähköisessä laskujen käsittelyssä olisi tarkoituksenmukaista, että esimiehillä olisi osittainen oikeus hyväksyä vastuualansa laskut suoraan Kipan käsiteltäväksi. Lopullisen hyväksynnän suorittaa kuitenkin talousjohtaja. Osittainen hyväksymisoikeus olisi laskun euromäärästä (sis. alv) riippuvainen seuraavasti: Jos laskun loppusumma on isompi, talousjohtaja hyväksyy nämä jatkokäsittelyyn asiatarkastuksen jälkeen. Kipa käsittelee ostolaskut ja niistä laaditaan maksuluettelo. Talousjohtaja tarkastaa ja hyväksyy luettelon ennen kuin Vaasan seurakuntayhtymän tileiltä Kipa suorittaa maksun. Tällöin
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.9.2014 klo 16.30 Sivu 4 noudatetaan jatkossakin taloussäännön vaatimus menettelystä, että siihen osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Esitetään, että ostolaskujen hyväksymisoikeus myönnetään seuraavasti: Kirkkoherrat enintään 5.000 euroa Hautaustoimen päällikkö enintään 5.000 euroa Kiinteistöpäällikkö enintään 5.000 euroa Muut esimiehet enintään 2.000 euroa. Päätös astuu voimaan 1.1.2015 alkaen kun Vaasan seurakuntayhtymä siirtyy Kipaan. 118 Talouskatsaus Vaasan seurakuntayhtymän taloussäännön mukaan yhteiselle kirkkovaltuustolle ja yhteiselle kirkkoneuvostolle on annettava tietoja Vaasan seurakuntayhtymän toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta sekä kirjanpitoon perustuvia tietoja talousarvion toteutumisesta ja ennusteista loppuvuodelle. Merkitään raportointi tiedoksi. 119 Henkilökunnan ulkoilu- ja virkistysiltapäivän järjestäminen vuonna 2014 Henkilökunnan perinteinen ulkoilu- ja virkistysiltapäivä on järjestetty vuosittain yhteistyötoimikunnan toimesta ja järjestelyt on hyväksytty yhteisessä kirkkoneuvostossa. Yhteistyötoimikunta on 4.10.2013 35 päättänyt esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että vuoden 2014 ulkoilu- ja virkistysiltapäivä järjestetään perjantaina 3.10.2014 klo 12.00 lähtien tutustumalla Kristiinankaupungin kirkkoon, Lebellin kauppiastaloon sekä Mikkelin markkinoihin. Ehdotetaan, että seurakuntien viranhaltijoille ja työntekijöille myönnetään vapaata 3.10.2014 iltapäiväksi klo 12.00 alkaen edellyttäen, että he osallistuvat
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.9.2014 klo 16.30 Sivu 5 järjestettävään ulkoilu- ja virkistysiltapäivään. Viranhaltija tai työntekijä, joka ei osallistu yhteiseen iltapäivään, työskentelee normaalin työpäivän. Jotta mahdollisimman moni työntekijä voisi osallistua ulkoiluiltapäivään, ehdotetaan, että kirkkoherranvirastojen ja toimistojen asiakaspalvelu päättyy kyseisenä päivänä kello 12.00. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy yllämainitut järjestelyt seurakuntayhtymän osalta. Kyseisenä iltapäivänä puhelinvaihteessa ja tilavarauksissa on normaali päivystys. Toimistojen sulkemisesta 3.10.2014 kello 12.00 ilmoitetaan lehdessä. Lisätietoja päätöksestä antaa tarvittaessa toimistopäällikkö Anneli Dahlbäck, puh. 06 3261 211. 120 Vaasan suviseurojen pyyntö Vaasan suviseurojen järjestäjät pyytävät lupaa toimittaa messu Vaasan seurakuntayhtymän alueella 26. 29.6.2015. Lisäksi järjestäjät esittävät, että Vaasan seurakuntayhtymä kustantaisi ja hankkisi suviseurojen ehtoollistilaisuudessa tarvittavat ehtoollisaineet. Suviseurat järjestetään Vaasan Sundomin kylässä Söderfjärdenin pelloilla. Vastuujärjestäjänä on Vaasan seudun rauhanyhdistys. Suviseuroissa on viime vuosina käynyt noin 70.000 ihmistä. Ehtoollisella kävijöitä on ollut n. 25.000 27.000 henkilöä. Kesän 2014 suviseuroissa Pyhäjoella ehtoollisaineet maksoivat noin 2.200 euroa. Anomus merkitään tiedoksi ja hyväksytään. 121 Ilmoitusasioita - suomalaisen seurakunnan seurakuntaneuvoston pöytäkirja 7/20.8.2014 - ruotsalaisen seurakunnan seurakuntaneuvoston pöytäkirja 7/20.8.2014 - Mauri Öljymäki kertoi Vaasan kaupungin rakennuslautakunnan kokouksesta, jossa käsiteltiin Vähänkyrön hautausmaan laajennusta. Merkitään tiedoksi.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.9.2014 klo 16.30 Sivu 6 122 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus sekä kokouksen päättäminen Yhteinen kirkkoneuvosto antoi muutoksenhakuosoitukset, liite1/122.