Tieto- ja asiakirjahallinnon palvelut Uusi kunta Luonnos 5.3.2014 1
Muutoksesta tavoitteisiin Kuntamuutoksen toiminnallisten muutosten tunnistaminen ja kuvaaminen: muutostarpeiden asettamat haasteet tieto- ja asiakirjahallinnolle Mitkä ovat tieto- ja asiakirjahallinnon tavoitteet uudessa kunnassa? Mitkä ovat tieto- ja asiakirjahallinnon toimintaa ohjaavat periaatteet uudessa kunnassa? 2
Palveluiden järjestämismalli Mitkä ovat asiakirja ja tietohallinnon järjestämismallin vaihtoehdot? Miten ICT-palvelut järjestetään uudessa kunnassa? Voidaanko haasteisiin vastata ja tavoitteet toteuttaa nykyistä toimintatapaa paremmin kuntarakennemuutoksella? 3
Asiakirjahallinnon tavoitteet (Pori/ Asiakirjahallinnon kehittämispolku 2013-2017, KH 16.9.2013) Sähköinen asianhallinta ja päätöksenteon tukeminen koko asian elinkaaren ajan Toimivat tiedonohjaussuunnitelmat & sähköinen arkistointi sekä hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen Kansallisen kulttuuriperinnön säilyminen ja käytettävyyden turvaaminen Yhtenäiset toimintatavat & selkeä ja ajantasainen ohjeistus Operatiivisten tietojärjestelmien käyttäjäystävällisyys Asiakaslähtöisyys Asianhallinnan aseman vahvistaminen ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen, osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä Kansallisten määräysten, suositusten ja lainsäädännön vaatimusten sekä kokonaisarkkitehtuurin huomioiminen esim. asianhallintapalveluiden toteuttamisessa MUITA TAVOITTEITA? 4
Asianhallintapalvelut Asiankäsittely ja rekisteröinti (kirjaamopalvelut) Päätöksenteon tukipalvelut ja valmistelu Tietopalvelu ja sähköinen asiointi Arkistointipalvelut Lisättävää/täydennettävää?? Ohjeistus: Porin kaupungin asiakirjahallinnon laatukäsikirja 2013 päivitettynä tai muu vastaava toimintaohje/käsikirja 5
Asiakirjahallinnon organisointi ja vastuut Uudessa kunnassa Organisoinnin tavoitteen taustana/pohjalla esim. Porin kaupungin asiakirjahallinnon laatukäsikirja 2013, s. 8-14? 6
ICT-arkkitehtuuripalvelut Vastaa KA-menetelmän mukaisten kuvausten ajantasaisesta ylläpidosta Laatii toimialojen kanssa yhteistyössä tietojärjestelmien tavoitearkkitehtuurien kuvaukset ja toteuttaa niitä suunnitelmallisesti Valmistelee Uuden kunnan palveluympäristön yhteentoimivuuden hallintamallin Toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen kokonaisarkkitehtuurimallilla 7
ICT-kehittämispalvelut 1. Edistää vuorovaikutteista kehittämistä käyttäjäryhmittäin ja toimialoittain Seuraa valtakunnallistia ICT-kehittämishankkeita ja markkinoiden seuranta Esittää kehittämisehdotuksia käyttäjille Toteuttaa pienimuotoisa pilotointeja 2. Toteuttaa kehittämishankkeita Järjestää projektitoimistopalvelut Huolehtii pienempien muutosten (versiopäivitykset, lisäosat jne) suunnittelusta ja toteutuksesta yhteistyössä toimialojen kanssa 8
Asiantuntija- ja konsulttipalvelut ICT-henkilöstö neuvoo ja ohjaa tietojen käsittelyyn, tietojärjestelmiin ja käytettävään teknologiaan liittyvissä kysymyksissä 9
Tietoturvapalvelut Valmistelee Uudessa kunnassa noudatettavat tietoturvakäytännöt ja suunnitelmat päätöksentekoa varten Ylläpitää tietoturvadokumentaatiota Seuraa ja valvoo tietoturvakäytäntöjen toteutumista sekä puuttuu tarvittaessa ilmeneviin tietoturvapuutteisiin ja väärinkäytöksiin Raportoi johdolle tietoturvan tilanteesta sekä kehittämistarpeista Järjestää tietoturvakoulutuksen Kehittää ja ylläpitää ICT-jatkuvuus- ja varautumissuunnitelmia Avustaa normaaliolojen häiriötilanteen tiedottamissuunnitelman ja ICT-käytäntöjen laatimisessa sekä toteuttamisessa 10
ICT-sopimustenhallinta Laatii Uudessa kunnassa sovellettavat ICTsopimusmallit Ylläpitää ICT-sopimusarkistoa tavoitteena kustannustehokkuus ja päällekkäisten ratkaisujen välttäminen Seuraa sopimusten toteutumista ja raportoi muutostarpeista Seuraa sopimusten kustannuskehitystä 11
Hankehallinta Ylläpitää hankesalkkua käynnissä olevista ja suunnitelluista hankkeista Arvioi hankkeiden vaikutuksia ICTympäristöön Valmistelee esityksiä toteutusjärjestyksestä ja rinnakkaisesta toteutuksesta 12
Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt Valmistelee uuden kunnan ICThankintastrategian Osallistuu hankintojen suunnitteluun ja kilpailutuksiin Valmistelee suositukset hankintamenettelyjen käytöstä ja sisällöistä ICT-hankinnoissa Laatii tarvittaessa ICT-alihankinnoissa käytettävän hankintaohjeistuksen 13
Tilaajapalvelut ja toimittajahallinta ICT-asiantuntijat huolehtivat sovittaessa yhteiskäyttöisten ja toimialakohtaisten pienhankintojen tilaamisesta ja käyttöön otosta Varmistaa aktiivisen yhteistyön toimittajien kanssa 14
Sovelluspalvelut Vastaa sovellusten välittämisestä ja sovittamista Uuden kunnan palveluiden tarpeisiin yhteistyössä pääkäyttäjien kanssa muodostaa ICT-asiantuntijapalvelut suurten käyttäjämäärien tietojärjestelmille vastaa teknisestä osaamisesta, sisältövastuu pääkäyttäjillä Järjestää ylläpito- ja neuvontapalvelut Osallistuu käyttäjäryhmäkokouksiin Seuraa toimialan ja yleiskäyttöisten sovellusten kehittymistä ja tekee ehdotuksia kehittämisestä Järjestää asennukset sovelluksille, joilla vain muutamia käyttäjiä 15
Käyttäjän tukipalvelut Järjestää Help Desk-palvelun Sopii käyttäjäryhmien kanssa lähituen sisällöstä ja toteuttamisesta Ylläpitää käyttäjätunnus-, laite- ja sovellusrekisteriä Ylläpitää käyttövaltuuksia ja pääsynhallintaa 16
Integraatiopalvelut Huolehtii eri järjestelmien yhteen sovittamisesta ICT-ympäristössä Sopii asiakirjahallinnon/käyttäjäosapuolten kanssa tietojärjestelmien perusrekistereistä ja miten tietojen säilytys- ja ylläpitovastuut järjestetään kussakin käsittelyprosessissa, kun tietoja hyödynnetään perustietojärjestelmistä Vastaa yhteistyössä osapuolten kanssa käytössä olevien tietojen laadusta ja eheydestä 17
Sähköinen asiointi ja viestintä Vastaa yhtenäisestä asukasnäkökulmasta sähköisen asioinnin ja viestintäympäristön suunnittelussa ja toteutuksessa Valmistelee toteuttamiskonseptin ja huolehtii hyväksytyn toimintamallin toteuttamisesta sekä kehittämisestä Ylläpitää Uuden kunnan yhteistä sähköisen asioinnin- ja viestinnän ICT-ympäristöä 18
Työasema- ja laitepalvelut Määrittelee ja ylläpitää vakioidut käyttäjien työasema- ja pienlaiteympäristöt Hankkii työasemat, oheislaitteet ja mobiililaitteet Asentaa ja päivittää laitteet Järjestää lähituen käyttäjille 19
Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut Järjestää kustannustehokkaan, turvallisen ja toimintavarman sijoituspaikan palvelimille Järjestää ICT-sovellusten tietoliikenne-, tallennus- ja tietokantapalvelujen yhteydet fyysisiin ja virtuaalipalvelimiin Huolehtii palvelinalustojen sekä virtuaalipalvelinten käyttöjärjestelmätason sekä sovittujen varusohjelmistojen ylläpidosta Huolehtii käyttöympäristön kehittämisestä ja valmistelee hankintaehdotukset Toteuttaa asennukset ja kytkennät Raportoi käytettävyydestä 20
Kapasiteettipalvelut Järjestää Uuden kunnan tarpeita vastaavat ajanmukaiset, riittävät ja tehokkaat laskenta-, levy- ja palvelinkapasiteetit Huolehtii varmistusmenettelyistä 21
Verkko- ja tietoliikennepalvelut Järjestää keskitetysti tehokkaat verkko- ja tietoliikennepalvelut Uudessa kunnassa sovelluspalveluihin kriittisyysluokittain Suunnittelee ja toteuttaa mobiilipalvelujen vaatimat ratkaisut Raportoi käytettävyyttä Etsii aktiivisesti uusia kustannustehokkaita ratkaisuja ja valmistelee hankintaehdotuksia 22
Koulutuspalvelut Järjestää sovelluskoulutusta yleiskäyttöisistä järjestelmistä ja työkaluohjelmistoista Tarjoaa koulutusluokkapalvelut kohderyhmien omaehtoiselle koulutukselle 23