1 JOHDANTO PALVELUPROSESSIT, TAVOITTEET JA JÄRJESTÄMINEN Asiakirjahallinnon prosessit... 2
|
|
- Aki Väänänen
- 8 vuotta sitten
- Katselukertoja:
Transkriptio
1 Porin kaupunkiseudun kuntarakenneselvitys Työryhmän raportti Tieto- ja asiakirjahallintoprosessit Päiväys JOHDANTO PALVELUPROSESSIT, TAVOITTEET JA JÄRJESTÄMINEN Asiakirjahallinnon prosessit Asiakirjahallinnon järjestäminen Asianhallinnan tavoitteet Tietohallinnon palveluprosessit Tietohallinnon tavoitteet ja periaatteet Tietohallinnon järjestämismalli UUDEN KUNNAN TIETOHALLINNON VALMISTELU ENNAKKOON SYNERGIAMAHDOLLISUUDET... 11
2 1 JOHDANTO Työryhmä, jonka tehtävänä on ollut kuvata tieto- ja asiakirjahallinnon prosessit, on jatkanut selvitystyötä joillakin tarkennuksilla ICT-muutostuella laaditun raportin valmistumisen jälkeen. Raportti Porin seudun kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti Versio 1.1 sisältää kattavasti selvitystyössä tehtäväksi annettuja kuvauksia. Raportti on tämän raportin liitteenä ja kartoitusprojektiraportin liitteet löytyvät tästä linkistä Helmikuun raportissa on laadittuna nykytila-analyysi, jota työryhmä on täydentänyt. Analyysissä tarkennetaan johtopäätöksiä nykytilan arvioinnista. Edut/vahvuudet kunnissa pääsääntöisesti uusi tai uudehko ICT/ATK-kanta, ei kuitenkaan kaikissa nopeat tietoliikenneyhteydet pääsääntöisesti sekä valokuitu- ja MPLS (Multiprotocol Label Switching) hankkeiden tuomat parannukset kuntien välinen yhteistyö ja yhteistyö Keski- Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa palvelimien virtualisointi käytössä useissa kunnissa siirtyminen pilvipalveluihin mm. kouluissa ja yleisesti koulutoimien välinen yhteistyö Haitat/heikkoudet kunnan ohjelmistoyhteensopivuuksissa ja sisäisissä sähköisissä käytännöissä on kaikissa kunnissa vielä runsaasti kehitettävää. ICT-kustannuksista saatavilla oleviin tietoihin sisältyy merkittävää epävarmuutta epäyhtenäisten kirjaamistapojen seurauksena, vertailtavuus on heikkoa ICT-sopimusten hallinta puutteellista resurssien vähäisyys kunnallisten ja valtakunnallisten kehitysstrategioiden puuttuminen / huomioiminen sähköinen asiointi on vähäistä kuntatasolla ja asiakaspalautteiden käsittely ei ole selkeästi ohjeistettu puutteelliset arkistointitilat 2 PALVELUPROSESSIT, TAVOITTEET JA JÄRJESTÄMINEN Selvityksen ensimmäisessä vaiheessa tehtyjä kuvauksia on täydennetty laatimalla tavoite- ja periaatemäärittelyt prosesseille. Ensin on kuitenkin työryhmässä määritelty, mitä prosesseja toimintoihin sisältyy. Kummallakaan tämän selvityksen toimintoalueella ei kunta-alalle ole olemassa yleisesti sovittuja ja hyväksyttyjä prosessikuvauksia, joten määrittely oli ensin sovittava. Kuvauksia ei kuitenkaan tässä vaiheessa katsottu tarkoituksenmukaisesti laatia tarkalla tasolla, vaan ne nimettiin ja määriteltiin siltä osin kuin työryhmän yhteisen näkemyksen luominen kuvattavista kokonaisuuksista edellytti Asiakirjahallinnon prosessit Asianhallinta jaettiin seuraaviin palveluihin/pääprosessiin: 1 Kirjaamopalvelut 2 Päätöksenteon ja valmistelun tukipalvelut 3 Tietopalvelu ja sähköinen asiointi 4 Arkistointipalvelut Näille prosesseille määriteltiin tehtävät sekä tavoitteet ja periaatteet, joita työryhmän mielestä mahdollisen Uuden Kunnan asianhallinnassa olisi noudatettava. 2
3 1. Kirjaamopalvelut Kirjaamossa kirjataan kaupungin hallinnolliseen päätöksentekoon liittyvät asiakirjat ja merkitään niiden käsittelyvaiheet Kirjaamo antaa tietoa vireillä olevien hallinnollisten asioiden käsittelyvaiheista ja päätöksistä koko käsittelyprosessin ajan (tietopalvelu) Kirjaamo hoitaa kaupungin virallisten kuulutusten ilmoitustaulua Keskitetty kirjaamo mahdollistaa yhtenäisten käytäntöjen toteutumisen, parantaa asiakaspalvelua (asiakkaan ei tarvitse tuntea organisaatiota) sekä keskittää osaamista ja voimavaroja Asioiden käsittely tulee olla asiakkaan kannalta selkeä ja yhdestä pisteestä hoidettavissa ja seurattavissa 2. Päätöksenteon ja valmistelun tukipalvelut Esityslistojen ja pöytäkirjojen koonti ja jakelu keskitettynä, pykälien sisällön laadinta asiantuntijoilla (hajautettu), esittelijä vastaa viime kädessä sisällöstä Päätösten täytäntöönpanon määrittelee esittelijä, otteen jakelu keskitettynä tukipalveluna Käyttöoikeusrajaukset huomioidaan tehtäväkuvausten ja prosessien mukaisina 3. Tietopalvelu ja sähköinen asiointi Tietopalveluilla tarkoitetaan asiakirjahallinnasta vastaavien henkilöiden antamaa tiedonhakupalvelua kuntalaisille ja muille sidosryhmille. Sähköinen asiointi määriteltiin oman kokonaisuutenaan kts. kohta Arkistointipalvelut Uuden Kunnan keskusarkiston tietopalvelu ja asiakaspalvelu sisäisille ja ulkoisille asiakkaille Asiakaspalvelupisteistä täytyy erikseen sopia Uutta Kuntaa muodostettaessa ja mitä arkistoon liittyviä palveluja niihin sijoitetaan Palvelujen järjestämistapa on sovittava etäisyyksien, käsiteltävien asioiden ja Uuden Kunnan koon mukaan Asiakirjahallinnon ohjaus, valvonta ja koulutus 2.2. Asiakirjahallinnon järjestäminen Asiakirjahallinnon organisointimalli on kuvattu alla. Kuva1 Organisointi asiakirjahallinto 3
4 Organisointimallissa on kuvattu myös tietohallinnon ja asiakirjahallinnon välinen suhde. Tarkemman tason kuvaukset mm. henkilöstöä ja sen sijoittumista ajatellen on tehtävissä siinä vaiheessa, kun tiedetään mistä kunnista uusi mahdollinen kunta muodostetaan Asianhallinnan tavoitteet Asianhallinnalle asetettiin seuraavat tavoitteet: Sähköinen asianhallinta ja päätöksenteon tukeminen koko asian elinkaaren ajan Toimivat tiedonohjaussuunnitelmat & sähköinen arkistointi sekä hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen Kansallisen kulttuuriperinnön säilyminen ja käytettävyyden turvaaminen Yhtenäiset toimintatavat & selkeä ja ajantasainen ohjeistus Asianhallintajärjestelmien käyttäjäystävällisyys ja asiakaslähtöisyys Asianhallinnan aseman vahvistaminen ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen, osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä Kansallisten määräysten, suositusten ja lainsäädännön vaatimusten sekä kokonaisarkkitehtuurin huomioiminen esim. asianhallintapalveluiden toteuttamisessa Keskusarkisto Porin kaupungin asiakirjahallinnon päällikkö Outi Johansson on laatinut kaupungille Asiakirjahallinnon kehittämispolun vuosille sekä Asiakirjahallinnon laatukäsikirjan, joka on hyväksytty kaupunginhallituksessa ja astunut voimaan Työryhmä totesi yksimielisesti, että yhteinen, laadukas asiakirjahallinto on toteutettavissa Uudessa Kunnassa näiden ansiokkaiden asiakirjojen pohjalta. Uuden kunnan järjestäytymisvaihe on resursoitava ja suunniteltava kunnolla heti yhdistämispäätöksestä aloittaen. Esimerkkinä työn monimutkaisuudesta voidaan ottaa selvitysalueen rakennusvalvontaorganisaatiot, joissa käytössä on seuraavia ATK-sovelluksia: Kartta ja paikkatieto - CGI KuntaNet (Pomarkku, Kokemäki, Merikarvia) - Tekla GIS Webinfo (Nakkila, Pori) - MapInfo (Siikainen, Luvia, Ulvila, Kokemäki, Lavia) - KTJ palvelin ja kaupungin omat karttasivustot (Harjavalta, Kokemäki) Rakennetun ympäristön tiedot - Tekla GIS (Nakkila, Pori) - CGI KuntaNet (Pomarkku, Siikainen, Luvia, Ulvila, Kokemäki, Merikarvia, Lavia) Asiakirjahallinta - Innofactor Dynasty (Nakkila, Ulvila, Pomarkku, Kokemäki) - Kuntatoimisto (Pori, Merikarvia) Talous- ja henkilöstöhallinto - KuntaPro:n ohjelmistot (Pori, Ulvila, Pomarkku) - Aditro (Siikainen) - CGI Pegasos (Siikainen) - ProEconimica (Nakkila, Luvia, Merikarvia, Kokemäki) - Populus matkalaskujärjestelmä (Harjavalta) - CGI:n HRM (Harjavalta) - CGI:n Web-tallennus (Harjavalta) - Budnetti (Harjavalta) Järjestelmäkirjavuuden lisäksi suuri osa rakennuksiin liittyvistä asiakirjoista on paperimuodossa ja niiden saattamiseen sähköiseen muotoon on pitkävaiheinen aikaa vievä työ. 4
5 2.2 Tietohallinnon palveluprosessit Tietohallinnon palveluprosessit Porin tietojärjestelmäpäällikkö Matti Valli luetteloi työn ensimmäisessä vaiheessa palvelusalkun KA-taulukointia varten. Palvelut luetteloitiin ja määriteltiin uudestaan seuraavassa järjestyksessä: 1. ICT-arkkitehtuuripalvelut 2. ICT-kehittämispalvelut 3. Asiantuntija- ja konsulttipalvelu 4. Tietoturvapalvelut 5. ICT-sopimustenhallinta 6. Hankehallinta 7. Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt 8. Tilaajapalvelut ja toimittajahallinta 9. Sovelluspalvelu 10. Käyttäjän tukipalvelu 11. Integraatiopalvelut 12. Sähköinen asiointi ja viestintä 13. Työasema- ja laitepalvelut 14. Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut 15. Kapasiteettipalvelut 16. Verkko- ja tietoliikennepalvelu 17. Koulutuspalvelu 18. Puhelinkeskuspalvelut, välityspalvelu 19. Puhelinlaitepalvelut 20. Puhepalvelut Palveluprosesseille tehtiin karkean tason tehtävämäärittelyt lukuun ottamatta palveluja 18-20, jotka liittyvät puhelinpalveluihin. Tehdyt määrittelyt kuvaavat uuden kunnan palveluvalikkoa ja tehtäviä. Nykyiset toimintamallit vaihtelevat kunnittain ja mahdollisessa liitoksessa palvelukarttaa on vielä tarkennettava yhteistyössä henkilöstön kanssa. 1. ICT-arkkitehtuuripalvelut Vastaa KA-menetelmän mukaisten kuvausten ajantasaisesta ylläpidosta Laatii toimialojen kanssa yhteistyössä tietojärjestelmien tavoitearkkitehtuurien kuvaukset ja toteuttaa niitä suunnitelmallisesti Valmistelee Uuden kunnan palveluympäristön yhteentoimivuuden hallintamallin Toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen kokonaisarkkitehtuurimallilla 2. ICT-kehittämispalvelut Edistää vuorovaikutteista kehittämistä käyttäjäryhmittäin ja toimialoittain Seuraa valtakunnallisia ICT-kehittämishankkeita ja markkinoita Esittää kehittämisehdotuksia käyttäjille Toteuttaa pienimuotoisia pilotointeja Toteuttaa kehittämishankkeita Järjestää projektitoimistopalvelut Huolehtii pienempien muutosten (versiopäivitykset, lisäosat jne) suunnittelusta ja toteutuksesta yhteistyössä toimialojen kanssa 3. Asiantuntija- ja konsulttipalvelut ICT-henkilöstö neuvoo ja ohjaa tietojen käsittelyyn, tietojärjestelmiin ja käytettävään teknologiaan liittyvissä kysymyksissä 4. Tietoturvapalvelut Valmistelee noudatettavat tietoturvakäytännöt ja suunnitelmat päätöksentekoa varten Ylläpitää tietoturvadokumentaatiota Seuraa ja valvoo tietoturvakäytäntöjen toteutumista sekä puuttuu tarvittaessa ilmeneviin tietoturvapuutteisiin ja väärinkäytöksiin 5
6 Raportoi johdolle tietoturvan tilanteesta sekä kehittämistarpeista Järjestää tietoturvakoulutuksen Kehittää ja ylläpitää ICT-jatkuvuus- ja varautumissuunnitelmia Avustaa normaaliolojen häiriötilanteen tiedottamis-suunnitelman ja ICT-käytäntöjen laatimisessa sekä toteuttamisessa 5. ICT-sopimustenhallinta Laatii Uudessa kunnassa sovellettavat ICT-sopimusmallit Ylläpitää ICT-sopimusarkistoa tavoitteena kustannustehokkuus ja päällekkäisten ratkaisujen välttäminen Seuraa sopimusten toteutumista ja raportoi muutostarpeista Seuraa sopimusten kustannuskehitystä 6. Hankehallinta Ylläpitää hankesalkkua käynnissä olevista ja suunnitelluista hankkeista Arvioi hankkeiden vaikutuksia ICT-ympäristöön Valmistelee esityksiä toteutusjärjestyksestä ja rinnakkaisesta toteutuksesta 7. Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt Valmistelee uuden kunnan ICT-hankintastrategian Osallistuu hankintojen suunnitteluun ja kilpailutuksiin Valmistelee suositukset hankintamenettelyjen käytöstä ja sisällöistä ICT-hankinnoissa Laatii tarvittaessa ICT-alihankinnoissa käytettävän hankintaohjeistuksen 8. Tilaajapalvelut ja toimittajahallinta ICT-asiantuntijat huolehtivat sovittaessa yhteiskäyttöisten ja toimialakohtaisten pienhankintojen tilaamisesta ja käyttöön otosta Varmistaa aktiivisen yhteistyön toimittajien kanssa 9. Sovelluspalvelut Vastaa sovellusten välittämisestä ja sovittamista kunnan palveluiden tarpeisiin yhteistyössä pääkäyttäjien kanssa muodostaa ICT-asiantuntijapalvelut suurten käyttäjämäärien tietojärjestelmille vastaa teknisestä osaamisesta, sisältövastuu pääkäyttäjillä Järjestää ylläpito- ja neuvontapalvelut Osallistuu käyttäjäryhmäkokouksiin Seuraa toimialan ja yleiskäyttöisten sovellusten kehittymistä ja tekee ehdotuksia kehittämisestä Järjestää asennukset sovelluksille, joilla vain muutamia käyttäjiä 10. Käyttäjän tukipalvelut Järjestää Help Desk-palvelun Sopii käyttäjäryhmien kanssa lähituen sisällöstä ja toteuttamisesta Ylläpitää käyttäjätunnus-, laite- ja sovellusrekisteriä Ylläpitää käyttövaltuuksia ja pääsynhallintaa 11. Integraatiopalvelut Huolehtii eri järjestelmien yhteen sovittamisesta ICT-ympäristössä Sopii asiakirjahallinnon/käyttäjäosapuolten kanssa tietojärjestelmien perusrekistereistä ja miten tietojen säilytys- ja ylläpitovastuut järjestetään kussakin käsittelyprosessissa, kun tietoja hyödynnetään perustietojärjestelmistä Vastaa yhteistyössä osapuolten kanssa käytössä olevien tietojen laadusta ja eheydestä 12. Sähköinen asiointi ja viestintä Vastaa yhtenäisestä asukasnäkökulmasta sähköisen asioinnin ja viestintäympäristön suunnittelussa ja toteutuksessa Valmistelee toteuttamiskonseptin ja huolehtii hyväksytyn toimintamallin toteuttamisesta sekä kehittämisestä 6
7 Ylläpitää Uuden kunnan yhteistä sähköisen asioinnin- ja viestinnän ICT-ympäristöä 13. Työasema- ja laitepalvelut Määrittelee ja ylläpitää vakioidut käyttäjien työasema- ja pienlaiteympäristöt Hankkii työasemat, oheislaitteet ja mobiililaitteet Asentaa ja päivittää laitteet Järjestää lähituen käyttäjille 14. Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut Järjestää kustannustehokkaan, turvallisen ja toimintavarman sijoituspaikan palvelimille Järjestää ICT-sovellusten tietoliikenne-, tallennus- ja tietokantapalvelujen yhteydet fyysisiin ja virtuaalipalvelimiin Huolehtii palvelinalustojen sekä virtuaalipalvelinten käyttöjärjestelmätason sekä sovittujen varusohjelmistojen ylläpidosta Huolehtii käyttöympäristön kehittämisestä ja valmistelee hankintaehdotukset Toteuttaa asennukset ja kytkennät Raportoi käytettävyydestä 15. Kapasiteettipalvelut Järjestää Uuden kunnan tarpeita vastaavat ajanmukaiset, riittävät ja tehokkaat laskenta-, levy- ja palvelinkapasiteetit Huolehtii varmistusmenettelyistä 16. Verkko- ja tietoliikennepalvelut Järjestää keskitetysti tehokkaat verkko- ja tietoliikennepalvelut Uudessa kunnassa sovelluspalveluihin kriittisyysluokittain Suunnittelee ja toteuttaa mobiilipalvelujen vaatimat ratkaisut Raportoi käytettävyyttä Etsii aktiivisesti uusia kustannustehokkaita ratkaisuja ja valmistelee hankintaehdotuksia 17. Koulutuspalvelut Järjestää sovelluskoulutusta yleiskäyttöisistä järjestelmistä ja työkaluohjelmistoista Tarjoaa koulutusluokkapalvelut kohderyhmien omaehtoiselle koulutukselle 2.3 Tietohallinnon tavoitteet ja periaatteet Palveluprosessien suuren määrä ja toimintatapojen erilaisuuden takia ei katsottu tarpeelliseksi määritellä tavoitteita ja periaatteita kaikille palveluille erikseen, koska missään kunnassa prosesseja ei ole perusteellisesti kuvattu Osa edellä olevista tehtävämäärittelyistä sisältää myös jo valmiiksi tavoitteellisuutta. Esimerkiksi hankintatehtävänä on määritelty ICThankintastrategian määrittely ja sopimusmallien laadinta. Työryhmässä tehtiin työpajatyönä palvelujen priorisointi kehittämisjärjestykseen. jaettiin kolmeen ryhmään (osa palveluista yhdistettiin tässä vaiheessa): Palvelut I Ensisijaisesti kehitettävät palvelut: ICT-arkkitehtuuripalvelut ICT-sopimusten ja hankkeiden hallinta Integraatiopalvelut Sähköinen asiointi ja viestintä Verkko- ja tietoliikennepalvelut II palvelut, joiden kehittäminen osassa kuntia nähtiin välttämättömänä: ICT-kehittämispalvelut Tietoturvapalvelut 7
8 Sovelluspalvelut III palvelut, jotka toimivat nykymalleissa hyvin: Asiantuntija- ja konsulttipalvelut Hankinta, alihankkijoiden sopimuskäytännöt, tilaajapalvelut ja toimittajahallinta Käyttäjän tukipalvelut Työasema- ja laitepalvelut Kapasiteetti- ja keskitetyt palvelut Konesalipalvelut Koulutuspalvelut Tavoite- ja periaatekuvaukset tehtiin vain I ja II -ryhmän palveluille, joiden kehittäminen nähtiin tärkeimpänä uutta kuntaa muodostettaessa. Sähköinen asiointi ja viestintä, joka on noussut esiin kaikilla toimialoilla kehittämiskohteeksi, nähtiin niin tärkeäksi, että sille tehtiin tarkennetut määrittelyt Liite 2. ICT-arkkitehtuuripalveluille asetetut tavoitteet: Yhteentoimivat järjestelmät Kustannustehokkuus Suunnitelmallisuus: yhteinen näkemys toimialoilla ja Uudessa kunnassa kehittämissuunnasta Toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen kokonaisarkkitehtuurimallilla ICT-sopimusten ja hankkeiden hallinnan tavoitteet: tavoitteena kustannustehokkuus ja päällekkäisten ratkaisujen välttäminen Sopimusaikataulujen ajantasainen valvonta Yhdenmukaiset sopimusmallit sopimusten hallinnassa ongelmaksi nähtiin, että toimittajien omat mallit dominoivat ja sopimusajat ovat pitkiä, joten nopeasti muutosta ei ole saavutettavissa järjestelmällistä hankesuunnittelu- eikä seurantajärjestelmää ei ole kunnissa Integraatiopalvelujen tavoitteet/rooli: Toimiva järjestelmien välinen tiedonvälitys on edellytys kaikkien järjestelmien yhteentoimivuudelle esimerkiksi sähköisen asioinnin ja asian hallinnan sekä sähköisen arkistoinnin kehittämiselle Tärkeä rooli talouden ohjauksessa kokonaiskuvan saamiseksi kunnasta Samoin henkilöstöhallinnon kokonaiskuvan luomisessa päättäjiä varten Verkko- ja tietoliikennepalvelujen tavoite: Yhdenmukaiset Dokumentoidut Kustannustehokkaat (suurin ostopalvelujen kustannuserä) todettiin, että osassa kuntia on omat valokaapeliratkaisut ongelmaksi nähtiin, että alueella ei oikein ole kilpailua II ryhmän palveluista todettiin seuraavia tavoitteita: ICT-kehittämisessä on huolehdittava riittävä ja tarkoituksenmukainen resursointi tietoturvapalveluissa vastuun keskittäminen, ehdotettiin keskitettäväksi riskienhallintapäällikölle sovelluspalveluissa pääkäyttäjien ja pääsuunnittelijoiden roolien selkeyttäminen 8
9 2.4 Tietohallinnon järjestämismalli Nykytilanteen kuvauksessa todettiin eri kokoisten kuntien erilaisuus toiminnan organisoinnissa. Työryhmässä todettiin, että tässä vaiheessa organisointimallin tarkentaminen ei ollut tarkoituksenmukaista. Organisointia on aiemmin selvitetty erillishankkeissa ja aiemmin kuvatut organisointivaihtoehdot on lyhyesti kuvattu väliraportissa. Porissa uusi tietohallintojohtaja aloitti vuoden alussa ja tarkoituksena on tämän vuoden aikana suunnitella kaupungin tietohallinnon organisointi ja tehtävät. Uutta kuntaa toteutettaessa voitaneen soveltuvin osin tukeutua Porin kaupungissa tehtäviin ratkaisuihin. 3. UUDEN KUNNAN TIETOHALLINNON VALMISTELU ENNAKKOON Asiakirja- ja tietohallintoprosesseihin sisältyy useita osa-alueita, joiden valmistelu on aloitettava huomattavasti ennen liitoksen toteuttamista. Asianhallinnan osalta on tehtävä tarkennettu kartoitus olemassa olevista arkistoista ja niiden sisällön siirto- ja /tai säilytyssuunnitelma. Tavoitteena voidaan pitää sitä, että mahdollisimman suuri määrä vanhasta paperiarkistoista siirretään sähköiseen muotoon ja säilytettävä paperiarkisto karsitaan lain mukaiseen minimimäärään. Pysyvästi säilytettävät paperiarkistot on talletettava määräysten mukaisiin tiloihin. Sähköinen arkistointi osana sähköistä asiointia ja viestintää on syytä suunnitella alusta asti koko uuden kunnan toiminnan kattavana. Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) laadinta on syytä aloittaa liitoksen suunnitteluvaiheessa. Sähköisesti arkistoitujen tietojen osalta on selvitettävä mihin muotoon historiaan jäävä aineisto on syytä tallettaa ja missä perustietoja säilytetään. Asiakirjahallinnon järjestelmät eivät ole kunnissa samoja, liitoksen yhteydessä järjestelmät on yhdistettävä tai mikä tuntuisi tarkoituksenmukaisemmalta, selvittää mahdollisuus siirtyä kattavaan dokumentinhallintajärjestelmään, jolloin mm. olemassa olevien sähköisten asiakirjojen päällekkäinen tallennus vähenee. Kuva 2 Toimialojen kehittämistarpeet (väliraporteista) 9
10 Uusiksi hankittaviksi järjestelmiksi tämä ryhmä ehdottaa sähköisiin asiointiin liittyvien osioiden lisäksi henkilöstöhallinnon HR-järjestelmän ja hankesalkun seurantajärjestelmän hankintaa jo hyvissä ajoin ennen liitosta. Näin päästään uuden kunnan aloittaessa heti aloittamaan näiden prosessien käsittely sähköisenä, kumpaankaan toimialueeseen ei ole kunnissa nyt järjestelmää. Toimialakohtaisia kehittämistarpeita on kuvattu väliraportissa, josta yhteenvetona Kuva 2. Erilaisten tietojärjestelmien osalta on sovittava yhteisesti käyttöön otettavat tai uudet, hankittavat järjestelmät. Tässä yhteydessä on tarpeen selvittää voimassa olevat toimittajasopimukset, niiden sisältö ja kesto. Tehdyssä kartoituksessa tuli esiin, että sopimusten hallinta on hajallaan lähes kaikissa kunnissa. Tietojen siirtoon tai tallennukseen sekä käyttöönottokoulutuksiin on varauduttava hyvissä ajoin ennen liittymispäivää, etteivät kriittiset palvelutoiminnot vaarannu. Työryhmä ei ole esittänyt tässä vaiheessa organisointia henkilö- ja sijaintitasolla, nämä suunnitelmat voidaan aloittaa heti, kun mukaan lähtevät kunnat ovat tiedossa. Myöskään järjestelmäkartoitusta ei tehty kaikista kuntakonsernien osista eikä sidosryhmäriippuvuuksia ole kuvattu tarkennetusti tiedonsiirtotasolla. Suunniteltavaa ja selvitettävää on siis jatkossakin vielä runsaasti. Tämän työryhmän apuna käytettiin edellisessä vaiheessa VM:n ICT-muutostukiohjelmaa, jonka kautta saatiin ministeriön kustantamana konsulttiapu ensimmäiseen vaiheeseen. Ennen kuin kuntaliitoksia aletaan valmistella, onkin syytä ottaa yhteyttä VM:n JulkICT-toimintoon, josta on luvattu apua myös kuntaliitosten toteutusvaiheeseen. Muutostuen avulla siirtyminen yhteiseen ympäristöön tapahtuu todennäköisesti hallitummin yhteisin välinein ja nyt jo selvitettyjä tietoja hyväksi käyttäen. Työryhmästä osallistuttiin valtakunnalliseen seminaariin, jossa eri kaupunkiseutujen tilannetta ja jatkosuunnitelmia käsiteltiin. 10
11 4 SYNERGIAMAHDOLLISUUDET Asianhallinnan osalta mahdollinen kuntaliitos lisää työtä liittymisvaiheessa, mutta vähentänee päätöksenteon valmistelua ja arkistointitarpeita jatkossa. Suurempi vaikutus asianhallintaan tulee kuitenkin olemaan sähköiseen asiointiin siirtymisellä, jonka suunnitteluun ja hallittuun toteutukseen liitos tuo mahdollisuuksia. Tietohallintoprosesseista laadittiin taulukko, joka kuvaa kehittämistarpeita ja mahdollisia synergiaetuja. ICT-palvelut, jako kolmeen : Ryhmä 1 +/- Ryhmä 2 +/- 1. ICT-arkkitehtuuripalvelut I + 2. ICT-kehittämispalvelut resurssi-ongelma + 3. Asiantuntija- ja konsulttipalvelut 4. Tietoturvapalvelut vastuutus keskitettävä 5. ICT-sopimustenhallinta I Hankehallinta sisältyy kohtaan Hankinta ja alihankkijoiden - sopimuskäytännöt 7. Tilaajapalvelut ja sisältyy kohtaan 7 - toimittajahallinta 8. Sovelluspalvelut pääkäyttäjät vastaavat tarvitaan + sovellusten tietosisällöstä IT- tekniikasta pääsuunnitte lijoita 9. Käyttäjän tukipalvelut 10. Integraatiopalvelut I sisältyy osin kohtaan 1 ja Sähköinen asiointi ja viestintä I 12. Työasema- ja laitepalvelut 13. Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut 14. Kapasiteettipalvelut Sisältyy kohtaan Verkko- ja tietoliikennepalvelut 16. Koulutuspalvelut Taulukko 1. ICT-palvelujen synergiamahdollisuudet -I kehitettävät, II Nykymallilla toimivat, III Mahdollisesti kehitettävät + synergiaetu - mahdollinen uhka Tietohallintotyöryhmä totesi, että synergiaetuja on mahdollista saavuttaa varmimmin seuraavissa ICT-toiminnoissa/palveluissa ICT-arkkitehtuuripalvelut ICT-sopimustenhallinta Integraatiopalvelut Sähköinen asiointi ja viestintä Verkko- ja tietoliikennepalvelut Seuraavissa palveluissa voi myös tulla etua ICT-kehittämispalvelut ja Hankehallinta Tietoturvapalvelut Sovelluspalvelut 11
12 Seuraavien palveluiden osalta ei ainakaan tässä vaiheessa nähty olevan etua suuremmasta yksiköstä Asiantuntija- ja konsulttipalvelut Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt sekä Tilaajapalvelut ja toimittajahallinta Käyttäjän tukipalvelut Työasema- ja laitepalvelut Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut sekä Kapasiteettipalvelut Koulutuspalvelut Arvioita määristä tai euroista ei voi tehdä ennen kuin tiedetään tarkemmin mahdollisen uuden kunnan koko ja erityisesti palveluiden järjestäminen, koska ICT on tukipalvelu. Myös toimintojen tehostamissuunnitelmia on mahdollista tehdä vasta myöhemmin. Järjestelmissä todettiin selvityksen ensimmäisessä vaiheessa useita päällekkäisyyksiä ja rinnakkaisuuksia (järjestelmiä 507 kpl!). Näiden osalta tulevaisuudessa on mahdollista saada säästöjä ostopalveluissa ja omassa ylläpidossa, mutta työryhmä ei tässä vaiheessa arvioinut säästöjen suuruusluokkaa. ICT-ostopalvelujen osuus kuntien yhteenlasketuista käyttömenoista on alle prosentin. Uutta kuntaa rakennettaessa suunnittelun painopiste tuleekin olla toimintojen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa ja tehostamisessa järjestelmien avulla, joka edellyttää tavoitemallin laadintaa KA-arkkitehtuurista. Käytännön tasolla työ on helpointa aloittaa sellaisen yhteisen infrastruktuurin laadinnalla, jolla mahdollistetaan tiedon siirto ja kaikkien toimipisteiden liittyminen toisiinsa. Synergiamahdollisuudet ovat olemassa seuraavissa asioissa: Kehittämistä kokonaisuutena osajärjestelmien sijaan Kyky tukea toiminnan kehittämistä paranee Yhteisten toimintatapojen ja periaatteiden määrittely ja juurruttaminen tehostuu Järjestelmäkartta ja päällekkäiset ratkaisut vähenevät Järjestelmien jatkokehittäminen tehostuu Valtakunnallisten ratkaisujen nopea ja tehokas hyödyntäminen Toimittajahallinnan edellytysten paraneminen Laajempi hankintaosaaminen pienentää riskejä Volyymiedut Osaamisen jatkuvuuden ja resurssien riittävyyden hallinta paranee Kustannustehokkaampi palvelutuotanto Liite 1: Porin seudun kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti Versio 1.1 Liite 2: Sähköinen viestintä ja asiointi, tavoitteet ja periaatteet 12
Muutoksesta tavoitteisiin
Tieto- ja asiakirjahallinnon palvelut Uusi kunta Luonnos 1.4.2014 1 Muutoksesta tavoitteisiin Kuntamuutoksen toiminnallisten muutosten tunnistaminen ja kuvaaminen: muutostarpeiden asettamat haasteet tieto-
LisätiedotTieto- ja asiakirjahallinnon palvelut Uusi kunta. Luonnos
Tieto- ja asiakirjahallinnon palvelut Uusi kunta Luonnos 5.3.2014 1 Muutoksesta tavoitteisiin Kuntamuutoksen toiminnallisten muutosten tunnistaminen ja kuvaaminen: muutostarpeiden asettamat haasteet tieto-
LisätiedotTieto- ja asiakirjahallinnon palvelut Uusi kunta. Luonnos
Tieto- ja asiakirjahallinnon palvelut Uusi kunta Luonnos 19.3.2014 1 Muutoksesta tavoitteisiin Kuntamuutoksen toiminnallisten muutosten tunnistaminen ja kuvaaminen: muutostarpeiden asettamat haasteet tieto-
LisätiedotKuntajakoselvitys Porin seutu Tieto- ja asiakirjahallinto Johtopäätöksiä. 19.5.2014 Henna Lempiäinen 1
Kuntajakoselvitys Porin seutu Tieto- ja asiakirjahallinto Johtopäätöksiä 19.5.2014 Henna Lempiäinen 1 Asiakirjahallinnon tavoitteet Sähköinen asianhallinta ja päätöksenteon tukeminen koko asian elinkaaren
LisätiedotTieto- ja asiakirjahallinto. Nykytilaselvitys
Kuntajakoselvitys Porin seutu Tieto- ja asiakirjahallinto Nykytilaselvitys 11.2.2014 Henna Lempiäinen 1 Asiakirjahallinto, nykytilaselvitys Resurssit Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Tehtäväluokitus
LisätiedotPorin kaupunkiseudun kuntarakenneselvitys
Porin kaupunkiseudun kuntarakenneselvitys Taloustyöryhmän kokous 22.4.2014 22.4.2014 Page 1 Kuntarakenneuudistuksen synergiaetuja koskeva kysymys: muiden työryhmien vastaukset, tilanne 22.4.2014 21.4.2014
LisätiedotYmpäristö, asuminen ja rakennusvalvonta työryhmä
Ympäristö, asuminen ja rakennusvalvonta työryhmä Työryhmän II-kokous 5.11.2013 Toimialakohtaisten toimitettujen aineistojen esittely Arttu Tuominen Tausta-aineisto Kunta Asukkaita v.2012 Maa-pinta-ala
LisätiedotKuntien ICT-muutostukiohjelma. Kunta- ja palvelurakennemuutostuen ICT-tukiohjelman uudelleen asettaminen
Kuntien ICT-muutostukiohjelma Kunta- ja palvelurakennemuutostuen ICT-tukiohjelman uudelleen asettaminen Ossi Korhonen 11.12.2014 ICT-muutostukiprojekteissa nyt mukana yhteensä 135 kuntaa ICT-muutostuki
LisätiedotPORIN SEUDUN YHDISTYMISSELVITYS
Merikarvia Siikainen PORIN SEUDUN YHDISTYMISSELVITYS Työryhmien toimeksianto II Uuden kunnan palvelujen järjestäminen, organisointi ja kehittäminen Luvia Pori Nakkila Pomarkku Ulvila Harjavalta Lavia 17.1.2014
LisätiedotKuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija
Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi
LisätiedotSote-ICT Alustavia arvioita kustannuksista ja resurssitarpeista
Sote-ICT Alustavia arvioita kustannuksista ja resurssitarpeista Johtavien viranhaltijoiden kokous 16.5.2017 KUNTIEN TIETOHALLINTO- JA ICT-PALVELUT MAAKUNNAN TIETOHALLINTO JA ICT- PALVELUT Hankkeen päävaiheet
LisätiedotSähköinen asianhallinta Onko tietojen hallinta mukana
Sähköinen asianhallinta Onko tietojen hallinta mukana Asiakirjahallinnasta tietojen hallintaan, seminaari 4.10.2012/ Katariina Ryhänen, Kuntien Tiera Oy Sisältö: 1. Kuntien Tiera Oy:n yleisesittely 2.
Lisätiedot< Projekti > ICT ympäristön yleiskuvaus 11.10.2013
< Projekti > ICT ympäristön yleiskuvaus 11.10.2013 ICT ympäristön yleiskuvaus Esityspohjien sisältö 1. ICT ympäristön yleiskuvauspohja: toimijat, henkilöstömäärät, budjetit 2. Tietohallinnon / ICT:n hallintomalli
LisätiedotYhteisen asiakaspalvelupisteen toimintamalli
Yhteisen asiakaspalvelupisteen toimintamalli Asiakaspalvelu2014 hankkeen aluekierros Kehittämisjohtaja Marko Puttonen / Neuvotteleva virkamies Heikki Talkkari Hyvän ja laadukkaan asiakaspalvelun periaatteita
LisätiedotKuntaIT Mikä muuttuu kunnan tietotekniikassa? Terveydenhuollon Atk-päivät Mikkeli Heikki Lunnas
KuntaIT Mikä muuttuu kunnan tietotekniikassa? Terveydenhuollon Atk-päivät Mikkeli 29.5.2006 Heikki Lunnas KuntaTIMEn keihäänkärjet 1. Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausmekanismien kehittäminen 2.
LisätiedotTyöpaja 3: ICT-tuen jatkovaihe tavoitetila ja kehittämiskohteet
Työpaja 3: ICT-tuen jatkovaihe tavoitetila ja kehittämiskohteet Työpaja 3 : ICT tuen jatkovaihe tavoitetila ja kehittämiskohteet Ohjelma klo 13.30 15.15 Porin seudun ICT-ympäristön nykytilan tulosten esittely
LisätiedotTurun kaupungin tietohallintostrategia Tiivistelmä
Turun kaupungin tietohallintostrategia 2017 2021 Tiivistelmä Tietohallintostrategian tavoitteet ja linjaukset Tietohallintostrategian tavoitteet 1. Toimintamme on avointa ja läpinäkyvää. 6. Vauhditamme
LisätiedotATK-HENKILÖSTÖTILANNE SELVITYSALUEEN KUNNISSA
LIITE 8 ATK-HENKILÖSTÖTILANNE SELVITYSALUEEN KUNNISSA MERIKARVIA Ei vakinaista henkilökuntaa atk-puolella, ei koulussa eikä virastossa. Ongelma siinä, että hoidettavat työt, omien muiden töiden ohella,
LisätiedotPalvelukeskusvalmistelun tilanne
Palvelukeskusvalmistelun tilanne Sähköisen tietohallinnon neuvottelukunta 23.2.2017 Urpo Karjalainen 1 13.12.2016 ICT palvelukeskus maakunnille 2 13.12.2016 Lähtökohdat ja tavoitteet Palvelukeskusten perustamisella
LisätiedotHenkilöstöprosessittyöryhmä
Henkilöstöprosessittyöryhmä Puheenjohtajakokous 9.1.2014 Helena Metsälä 10.1.2014 Työryhmä kokoonpano Helena Metsälä Nina Merilahti Pori, pj Pomarkku Olli Luoma Harjavalta Inkeri Tiitinen Bella Ahto Luvia
LisätiedotPorin seudun kuntarakenneselvitys
Porin seudun kuntarakenneselvitys Poliittisen ohjausryhmän kokous 25.9.2013 Kehitysjohtaja Jarmo Asikainen FCG Konsultointi Oy 26.9.2013 Page 1 Merikarvia Siikainen Pomarkku Pori Lavia Ulvila Luvia Nakkila
LisätiedotTAPAS - puheenvuoro - TAPAS-päätösseminaari Tommi Oikarinen, VM / JulkICT
TAPAS - puheenvuoro - TAPAS-päätösseminaari 28.10.2011 Tommi Oikarinen, VM / JulkICT Projektin ensisijaisena tavoitteena on yhteisesti suunnitella ja arvioida alueellisen ja paikallisen tason tietojärjestelmäarkkitehtuurin
LisätiedotTyöryhmäraportti. Tietohallinto. Nykytilan kuvaus sekä uuden kunnan palvelujen järjestäminen, organisointi ja kehittäminen
Työryhmäraportti Nykytilan kuvaus sekä uuden kunnan palvelujen järjestäminen, organisointi ja kehittäminen Tietohallinto päiväys 13.03.2014 1 Yhteenveto Kotkan ja Haminan tietohallintoyksiköt vastaavat
LisätiedotPorin kaupunkiseudun kuntarakenneselvitys
Porin kaupunkiseudun kuntarakenneselvitys Varhaiskasvatus ja perusopetus Puheenjohtajapalaveri 10.1.2014 Nykytilan kuvaus / Varhaiskasvatus Kunta Päiväkodit Ryhmikset PPH kotona Kust. / lapsi / vuosi /
LisätiedotHelsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon
LisätiedotHallinto 8: Tieto- ja asiakirjahallinto
Hallinto 8: Tieto- ja asiakirjahallinto Aika 1.4.2014 klo 13.10 15.30 Paikka Ulvilan kaupungintalo (Loukkurantie 1) Kutsutut Kunta/työnantaja Henna Lempiäinen, pj seutujohtaja, Porin seutu Karhukunnat
LisätiedotValtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11.
Valtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11.2013 Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mamk Lähtökohdat ja tausta
LisätiedotKuntien ICT tuki - suunnitelma - JUHTA Tommi Oikarinen
Kuntien ICT tuki - suunnitelma - JUHTA 14.4.2015 Tommi Oikarinen Suunnittelun lähtökohdat Sote-uudistuksessa tapahtuneet muutokset vaatineet muutoksia uudelleen suunnitteluun Uudelleen suunnitellut toimenpiteet
LisätiedotJulkICTLab Eteneminen 2015. 4.3.2015 Mikael Vakkari, VM
JulkICTLab Eteneminen 2015 4.3.2015 Mikael Vakkari, VM JulkICTLab lyhyesti Kokoaa yhteen julkisen hallinnon eri projektien kehittämistoimintaa Edistää palveluiden kehittämistä ja referenssitoteutusten
LisätiedotJulkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma 2014
Suunnitelma Valtiovarainministeriö/Julkisen hallinnon ICT - toiminto/vaatimukset ja suositukset JHKA-sihteeristö 22.1.2014 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurijaoston työsuunnitelma 2014 Julkisen hallinnon
LisätiedotTieran kuntayhteiset ratkaisut ja yhteistyö muutoksen mahdollistajana. Copyright Kuntien Tiera Oy 0
Tieran kuntayhteiset ratkaisut ja yhteistyö muutoksen mahdollistajana Copyright Kuntien Tiera Oy 0 Tiera lyhyesti Tiera on kuntatoimijoiden omistama osakeyhtiö, joka järjestää palveluita omistajilleen
LisätiedotYmpäristö, asuminen ja rakennusvalvonta
Ympäristö, asuminen ja rakennusvalvonta Väliraportti 13.1.2014 Ympäristö, asuminen ja rakennusvalvonta 1 Ympäristö, asuminen ja rakennusvalvontatyöryhmä Ympäristö- asuminen ja rakennusvalvontatyöryhmän
LisätiedotTietojärjestelmät muutoksessa: Alueiden ja kuntien sote - kokonaisarkkitehtuurityö
Tietojärjestelmät muutoksessa: Alueiden ja kuntien sote - kokonaisarkkitehtuurityö Kuntamarkkinat 11.9.2014 Juha Rannanheimo Ratkaisupäällikkö, sosiaali- ja terveydenhuollon ratkaisut + Kuntaliiton toimeksiannosta
LisätiedotPorin selvitysalueen kuntajakoselvitys Työvaliokunnan 6. kokous
Porin selvitysalueen kuntajakoselvitys Työvaliokunnan 6. kokous Aika: 7.2.2014 klo 13.00-15.50 Paikka: Merikarvian kunnatalo Läsnä: Jaana Laitinen-Pesola, pj x Aino-Maija Luukkonen x Pori Leena Jokinen-Anttila
LisätiedotHenkilöstöprosessittyöryhmä
Henkilöstöprosessittyöryhmä Työvaliokunta 17.1.2014 Helena Metsälä Työryhmän kokoonpano Helena Metsälä Nina Merilahti Pori, pj Pomarkku Olli Luoma Harjavalta Inkeri Tiitinen Bella Ahto Luvia Kari Ojalahti
LisätiedotVäliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti
Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus projekti Projektipäällikkö Eira Isoniemi eira.isoniemi@ylasavonsote.fi Mitä asianhallinta on? Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin
LisätiedotValtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuuri
Valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuuri Kohti tavoitetilaa Valtio Expo 2015 Olli Ahonen Valtiokonttori Agenda Johdanto Kohti tavoitetilaa: 1. Valtion taloushallinnon ohjaus 2. Valtion talous- ja
LisätiedotAvaimet käytännön työlle
Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Avaimet käytännön työlle 9.3.2016 Eira Isoniemi asianhallintapäällikkö Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin
LisätiedotTIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen
TIETOHALLINTOLAKI (LUONNOS) 13.10.2010 Korkeakoulujen IT-päivät Erityisasiantuntija Olli-Pekka Rissanen Keskeisenä tavoitteena Toteuttaa eduskunnan 7.12.2009 tekemä päätös, että hallituksen tulisi valmistella
LisätiedotTulevaisuuden kunnan digitalisointi projekti. Erityisasiantuntija Elisa Kettunen
Tulevaisuuden kunnan digitalisointi 2018-2019 -projekti Erityisasiantuntija Elisa Kettunen Lähtöasetelma: kuntien tietohallinnon ruuhkavuodet Kuntien tietohallinnon resurssit vähenevät samaan aikaan kun
LisätiedotToivakan kunnan teknologia-arkkitehtuuri
Toivakan kunnan teknologiaarkkitehtuuri Iikka Virtanen, Teemu Uusitalo & Vesa Kakriainen Toivakan kunnan teknologia-arkkitehtuuri Johdanto Nykytilan kartoitus Tavoitetilan kuvaus 6.7.1 Teknologiapalvelut
LisätiedotAvoimuus ja julkisen hallinnon tietohallinto. Yhteentoimivuutta avoimesti -seminaari Tommi Oikarinen, VM / JulkICT
Avoimuus ja julkisen hallinnon tietohallinto Yhteentoimivuutta avoimesti -seminaari 2.12.2011 Tommi Oikarinen, VM / JulkICT Yhteentoimivuus ja avoimuus Seminaarin aihe pakottaa määrittämään termit yhteentoimivuus
Lisätiedot23.2.2015. PoSoTe ICT tietohallinto ja tietojärjestelmä työryhmä / 1. kokous järjestäytyminen
Muistio 1/2015 1 (2) 23.2.2015 PoSoTe ICT tietohallinto ja tietojärjestelmä työryhmä / 1. kokous järjestäytyminen Aika Paikka Osallistujat torstai 19.2.2015 klo 12.00 14.00 (kahvit tarjolla klo 11.30 alkaen)
LisätiedotTietoturvapolitiikka
Valtiokonttori Ohje 1 (6) Tietoturvapolitiikka Valtion IT -palvelukeskus Valtiokonttori Ohje 2 (6) Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 2 Tietoturvallisuuden kattavuus ja rajaus Valtion IT-palvelukeskuksessa...
LisätiedotAvoimen lähdekoodin ohjelmistot julkisessa hallinnossa
Avoimen lähdekoodin ohjelmistot julkisessa hallinnossa Ohjelmistotuotteen hallinta ja hallinnointi 22.4.2015 Mikael Vakkari, neuvotteleva virkamies. VM Strategisten linjausten perusteemat Avoimuus Hallinto,
LisätiedotJyväskylän kaupungin viestinnän linjaukset
Jyväskylän kaupungin viestinnän linjaukset Hyväksytty kaupunginhallituksessa 18.12.2006 Helinä Mäenpää viestintäpäällikkö Jyväskylän kaupungin viestinnän tavoite Viestintä tukee tasapuolista tiedonsaantia,
LisätiedotProjektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto
Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon
LisätiedotIT-ERP Tietohallinnon toiminnanohjausratkaisuna. ja ITIL palveluiden kehittämisessä
IT-ERP Tietohallinnon toiminnanohjausratkaisuna ja ITIL palveluiden kehittämisessä Case PRH Timo Junnonen Esityksen sisältö: 1. Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) 2. PRH tietohallinto (PIT projekti)
LisätiedotKokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa. ICT muutostukiseminaari neuvotteleva virkamies Jari Kallela
Kokonaisarkkitehtuuri julkisessa hallinnossa ICT muutostukiseminaari 8.10.2014 neuvotteleva virkamies Jari Kallela Sisältö Miksi kokonaisarkkitehtuuria tarvitaan julkisessa hallinnossa? Mitä tuloksia kokonaisarkkitehtuurista
LisätiedotSähköisen asioinnin kehittäminen julkisessa hallinnossa SADe- ohjelma. neuvotteleva virkamies Marjukka Ala-Harja VM/ValtIT
Sähköisen asioinnin kehittäminen julkisessa hallinnossa SADe- ohjelma neuvotteleva virkamies Marjukka Ala-Harja VM/ValtIT Taustaa Hallitusohjelman mukaisesti julkisen hallinnon toimintaa, palvelurakenteita,
LisätiedotMuutoshistoria Versio Laatija Päiväys Muutokset Hyväksynyt 0.9 Juuso Mikkonen
1 (6) 25.11.2015 Lappeenrannan kaupungin tietoturvapolitiikka 2016 Muutoshistoria Versio Laatija Päiväys Muutokset Hyväksynyt 0.9 Juuso Mikkonen 25.11.2015 Valmis Tietohallintotyöryhmän käsittelyyn. 1.0
LisätiedotEspoon kaupunki Pöytäkirja 96. Valtuusto 08.06.2015 Sivu 1 / 1. 96 Valtuustokysymys kyberturvallisuuden järjestämisestä ja uhkiin varautumisesta
Valtuusto 08.06.2015 Sivu 1 / 1 1909/07.01.00/2015 Kaupunginhallitus 189 25.5.2015 96 Valtuustokysymys kyberturvallisuuden järjestämisestä ja uhkiin varautumisesta Valmistelijat / lisätiedot: Juha Kalander,
LisätiedotValtiokonttorin hankkeiden esittely - erityisesti KIEKU-ohjelma. ValtIT:n tilaisuus 22.5.2007
Valtiokonttorin hankkeiden esittely - erityisesti KIEKU-ohjelma ValtIT:n tilaisuus 22.5.2007 Valtiokonttori ja Hallinnon ohjaus toimiala valtiotasoisten hankkeiden toteuttajana Valtiokonttori on palveluvirasto,
LisätiedotDigitaalinen hallinto - mitä puuttuu vai puuttuuko mitään?
Digitaalinen hallinto - mitä puuttuu vai puuttuuko mitään? Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen 1 Sähköinen hallinto Sähköiset palvelut ja tietojärjestelmät Palveluiden käyttäjät
LisätiedotSähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus
Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Lausunnonantajia: 1 Puollatko
LisätiedotMuokkaa perustyylejä naps. Muokkaa tekstin perustyylejä napsauttamalla
Muokkaa perustyylejä naps. Yhteisiä ratkaisuja Muokkaa perustyylejä naps. TUOTAMME informaatioteknologian ja lääketieteellisen tekniikan palveluja sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaan. TARJOAMME keskeisten
LisätiedotNykytilan kuvaus /Palvelujenjärjestämistavat. Sote kokoavat rakenteet sekä lähipalveluiden järjestäminen työryhmien väliraportti
Kuntajakoselvityksen työvaliokunta 17.1.2014 Sote kokoavat rakenteet sekä lähipalveluiden järjestäminen työryhmien väliraportti Jaana Karrimaa ja Aulis Laaksonen Nykytilan kuvaus /Palvelujenjärjestämistavat
LisätiedotTORI-palvelukeskuksen suunnittelun status 27.2.2013
TORI-palvelukeskuksen suunnittelun status 27.2.2013 Ajankohtaista TORI-palvelukeskuksen strategiakarttaa työstettiin työpajassa 5.2.2013 TORI-palvelukeskuksen ja asiakkaan rooleja, tehtäviä ja vastuita
LisätiedotValtorin strategia. Hyväksytty Valtorin hallituksen kokouksessa
Valtorin strategia Hyväksytty Valtorin hallituksen kokouksessa 26.10.2017 TORI Töissä valtiolla sujuvammin Valtorin strategia Visio Luotettu ja toiminnan kaikissa tilanteissa turvaava Tuotamme valtionhallinnon
LisätiedotMerlin Systems Oy. Kommunikaatiokartoitus päätöksenteon pohjaksi. Riku Pyrrö, Merlin Systems Oy 8.11.2007
Merlin Systems Oy Kommunikaatiokartoitus päätöksenteon pohjaksi Riku Pyrrö, Merlin Systems Oy 8.11.2007 Merlinin palvelujen toimittaminen ja Asiakasratkaisuyksikön tehtäväkenttä Merlin Asiakasratkaisut
LisätiedotPALVELUKUVAUS järjestelmän nimi versio x.x
JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen Liite 4 Palvelukuvaus -pohja Versio: 1.0 Julkaistu: 11.9.2009 Voimassaoloaika: Toistaiseksi PALVELUKUVAUS järjestelmän nimi versio
LisätiedotDigipäivä, Hallintoryhmä. 25.8.2015 Sipoo
Digipäivä, Hallintoryhmä 25.8.2015 Sipoo NURMIJÄRVEN SÄHKÖINEN ASIOINTI 2 Tero Kulha Taustaa Sähköisestä arkistoinnista on puhuttu Nurmijärvellä kauan ja se ollut budjetissakin useampana vuonna. Nyt teema
LisätiedotSOTE KA hallintamallin uudistaminen
SOTE KA hallintamallin uudistaminen SOTE tietoarkkitehtuurin ohjausryhmä THL 26.10.2017 1 Nykyinen hallintamalli ja sen haasteet Nykyinen hallintamalli osittain hajanainen Valtakunnallinen valtiovetoinen
LisätiedotPerustaako PMO. PM Club Turku, Tuire Mikola Kehittämispäällikkö.
Perustaako PMO PM Club Turku, 26.8.2015 Tuire Mikola Kehittämispäällikkö Sisältö Medbit:n esittely Projektien hallinnan nykytilanteesta Medbit:ssä Perustaako PMO, Tavoitetilan hahmottelua 00.00.2015 Esittäjän
LisätiedotValtorin strategia Töissä valtiolla sujuvasti ja turvatusti
Valtorin strategia Valtorin strategia Visio, toimintaajatus ja arvot Töissä valtiolla sujuvasti ja turvatusti Tuotamme valtionhallinnon toimialariippumattomat ict-palvelut sekä korkean varautumisen ja
LisätiedotTietopalveluiden sisältö ja vastuunjako
Tietopalveluiden sisältö ja vastuunjako Seuraavassa konkretisoidaan palvelualuetarkkuudella toiminnallista vastuunjakoa toimittajan ja tilaajan välillä. 1. HelpDesk-palvelu Tietopalveluiden tuottama käyttäjätuki
LisätiedotHankinnat. Hyvän tiedon hallitsijat Carita Wuorsalo
Hankinnat Hyvän tiedon hallitsijat 13.1.2016 Carita Wuorsalo Kirkkohallituksen hankintatiimi tukee hankinnoissa Toimii asiantuntijana kaikissa kirkon keskusrahaston hankinnoissa, jotta varmistutaan siitä,
Lisätiedot13.11.2013. Porin seudun kuntien ICT ympäristöjen kartoitusprojekti. Toteutussuunnitelma
13.11.2013 Porin seudun kuntien ICT ympäristöjen kartoitusprojekti Toteutussuunnitelma Versio 0.5 13.11.2013 Porin seudun kunnat 2 (14) Sisällysluettelo 1. Projektin tiivistelmä... 3 2. Projektin sisältö...
LisätiedotTIETOTILINPÄÄTÖS. Ylitarkastaja Arto Ylipartanen/ Tietosuojavaltuutetun toimisto. Terveydenhuollon ATK-päivät 20.5.2014; Jyväskylä
TIETOTILINPÄÄTÖS Ylitarkastaja Arto Ylipartanen/ Tietosuojavaltuutetun toimisto Terveydenhuollon ATK-päivät 20.5.2014; Jyväskylä 20.5.2014 TSV:n tsto/ylitarkastaja Arto Ylipartanen 2 LUENNON AIHEET 1.
LisätiedotOma Häme tietohallinnon selvitysvaiheen organisointi
Oma Häme tietohallinnon selvitysvaiheen organisointi 27.3.2017 Johanna Tulander-Välkki www.omahäme.fi Valtakunnallisen ict-palvelukeskuksen palvelutarjooma ennen 2019 Keskitytään kolmeen palvelukokonaisuuteen
LisätiedotAsianhallinnan viitearkkitehtuuri käytännössä
Asianhallinnan viitearkkitehtuuri käytännössä Kokemuksia kunnista 9.3.2016 Jari Hintsala Kuntien Tiera Oy 1 Asianhallinnan viitearkkitehtuuri ja sen käyttö Asianhallinnan viitearkkitehtuuri =Asianhallinnan*
LisätiedotArkkitehtuuri käytäntöön
Arkkitehtuuri käytäntöön Terveydenhuollon ATK-päivät 24.5.2011 Mikko Huovila Erikoissuunnittelija Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Väliraportti Tikesos-toimeenpanosta (4/2011) Kuvaa julkisen hallinnon
LisätiedotSähköisen asioinnin kehittäminen julkisessa hallinnossa SADe- ohjelma. Valtio Expo 2009 Helsinki Ylijohtaja Silja Hiironniemi
Sähköisen asioinnin kehittäminen julkisessa hallinnossa SADe- ohjelma Valtio Expo 2009 Helsinki 7.5.2009 Ylijohtaja Silja Hiironniemi Taustaa Hallitusohjelman mukaisesti julkisen hallinnon toimintaa, palvelurakenteita,
LisätiedotUuden kunnan sote Porin seudulla Työryhmän loppuraportin keskeiset asiat
Uuden kunnan sote Porin seudulla Työryhmän loppuraportin keskeiset asiat Työvaliokunta 6.6.2015 Aulis Laaksonen Uusi Sote Keskeiset tavoitteet Yhdenvertaisten sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen turvaaminen
LisätiedotKunta- ja palvelurakennemuutosten. Lahden seutu. Tommi Oikarinen 29.10.2013
Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT tuki Lahden seutu Tommi Oikarinen 29.10.2013 Muutosprosessi ja ICT-muutostuki Yhdistymispäätös Yhdistymissopimuksen hyväksyntä Uuden kunnan päätöksentekojärjestelmän
LisätiedotKokonaisarkkitehtuuri käytännössä Case Arkistolaitos
Kokonaisarkkitehtuuri käytännössä Case Arkistolaitos Tuotepäällikkö Tarja Kallio Esityksen sisältö Triplan - ohjelmistoja asian-, asiakirjan- ja arkistonhallintaan yli 20 vuoden ajan Case Arkistolaitos
LisätiedotValtioneuvoston asetus
VALTIOVARAINMINISTERIÖ Luonnos 10.12.2013 TORI-hankkeen lainsäädäntötyöryhmä Lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara Valtioneuvoston asetus valtion yhteisten tieto- viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä
LisätiedotSosiaali- ja terveysryhmä
Porin seudun kuntarakenneuudistus TOIMEKSIANTO: Sosiaali- ja terveysryhmä Johtopäätökset sosiaali- ja terveyspalveluiden nykytilan arvioinnista Sosiaalipalvelujen visio ja tavoitteet uudessa kunnassa Sosiaali-
LisätiedotIstekki Keski-Suomen ICT-ryhmä
Istekki Keski-Suomen ICT-ryhmä 16.5.2017 Erva-alueet 2017 Tilanne kevät 2017 - Maakunnissa pääosin sekava ICMT-ympäristö (pl. P-K, E-S, E-K, Kainuu) - Valmistelu ollut vaisua rahoituksen puutteen vuoksi
LisätiedotKieku tuki ja ylläpito
Kieku tuki ja ylläpito Kiekun tuen ja ylläpidon toimintamalli Kieku-infotilaisuus Mitä tuki ja ylläpito on? Käyttäjätukea Sovellusylläpitoa Järjestelmän toimivuuden valvontaa ja reagointia ongelmatilanteisiin
LisätiedotTORI-palvelut. Palvelukarttaluonnos
TORI-palvelut Palvelukarttaluonnos Palvelukartan taustoja Palvelukartta on kuvaus palvelukokonaisuuksista, jotka eivät sellaisenaan ole asiakkaille tuotteistettavia palveluja Asiakkaille hinnoiteltavat
LisätiedotLausunto Ohjausvaikutusten parantamiseksi julkisen hallinnon yhteisten arkkitehtuurilinjausten laatukriteerejä ovat mm:
Helsingin kaupunki, Kaupunginkanslia Lausunto 30.06.2017 Asia: VM/711/00.01.00.01/2015 Julkisen hallinnon ICTlinjauksia Linjausten tarkoitus JHKA 2.0 hallintamallissa mainitaan seuraavaa: Ohjausvaikutusten
LisätiedotTuloksellisuutta tekemässä Tietopolitiikka, ICT ja TORI
Tuloksellisuutta tekemässä Tietopolitiikka, ICT ja TORI JulkICT-toiminto, strateginen ohjaus Neuvotteleva virkamies, yksikön päällikkö Riku Jylhänkangas VATU 29.5.2013 Tuloksellisuutta tekemässä Tehokkaat
LisätiedotMiten Valtori auttaa valtionhallinnon ICT-kustannustavoitteiden saavuttamisessa? Valtio Expo Toimitusjohtaja Kari Pessi, Valtori
Miten Valtori auttaa valtionhallinnon ICT-kustannustavoitteiden saavuttamisessa? Valtio Expo Toimitusjohtaja Kari Pessi, Valtori Mikä on Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori? Valtori tuottaa
LisätiedotOPERin toimintasuunnitelman valmistelu vuodelle Operatiivisen toiminnan ohjaus -yksikkö (OPER) Tietopalvelut-osasto
OPERin toimintasuunnitelman valmistelu vuodelle 2019 Operatiivisen toiminnan ohjaus -yksikkö (OPER) Tietopalvelut-osasto 20..9.2018 1 Suunnittelun valmistelun aikataulutus 29.8.2018 Ensimmäiset karkeat
LisätiedotHarjoitustyö Case - HelpDesk
Harjoitustyö Case - HelpDesk Harjoitustyön Case: HelpDesk -sovellus Tietotekniikkatoimittaja AB ja asiakas X ovat viime vuonna sopineet mikrotukiyksikön ulkoistamisesta X:ltä AB:n liikkeenjohdon vastuulle.
LisätiedotKonesalit kompaktiin pakettiin: Valtori toteuttaa valtion konesalistrategiaa
Konesalit kompaktiin pakettiin: Valtori toteuttaa valtion konesalistrategiaa Valtio Expo Tuotevastaava Marko Altonen, Valtori Valtion konesalistrategian taustaa Valtion konesali- ja kapasiteettipalvelustrategia
LisätiedotSähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus
Luo / Muokkaa Lähetä Lausunnonantajat Yhteenveto Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Sähköinen arkistoinnin palvelukokonaisuus Puollatko SAPA-palvelukokonaisuuden
LisätiedotKuva: Jan Virtanen MIKSI PORIN SEUTU ON ALUEENA OTOLLINEN KUNTAUUDISTUKSELLE?
Kuva: Jan Virtanen MIKSI PORIN SEUTU ON ALUEENA OTOLLINEN KUNTAUUDISTUKSELLE? Tämä taustalla Alvar Aallon aluesuunnitelma Kokemäenjokilaaksosta 1940-luvulla Suomen ensimmäinen ylikunnallinen seutusuunnitelma
LisätiedotYhteentoimivuus - kattaa strategisen, lainsäädännnöllisen, organisaatioiden välisen, semanttisen ja teknisen yhteentoimivuuden
Yhteentoimivuus - kattaa strategisen, lainsäädännnöllisen, organisaatioiden välisen, semanttisen ja teknisen yhteentoimivuuden Leena Kononen 25.10.2013 1 Yhteentoimivuustyö EU:ssa ja Suomessa Tavoitteena
LisätiedotJohdanto sisäisen turvallisuuden strategian valmisteluun. Kehittämisneuvos Harri Martikainen
Johdanto sisäisen turvallisuuden strategian valmisteluun Kehittämisneuvos Harri Martikainen Sisäisen turvallisuuden strategian laadinta Hankkeen toimikausi jakautuu kahteen osaan: 20.1.2015-31.3.2015,
LisätiedotTyöpaja 3: Kohdealueyhteistyö ja toimialarajat ylittävät kehittämiskohteet
Työpaja 3: Kohdealueyhteistyö ja toimialarajat ylittävät kehittämiskohteet Lähtötilanne Kuntien rooli kohde-alueille liittyvien palveluiden järjestäjinä ja tuottajina vaihtelee huomattavasti Kaikkia kohde-alueeseen
LisätiedotJHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat. Tommi Karttaavi
JHS-järjestelmä ja avoimet teknologiat Tommi Karttaavi 13.5.2008 JHS-järjestelmä (historiaa) Valtioneuvoston päätös valtionhallinnon sisäisistä standardeista 7.9.1977 Valtiovarainministeriö vahvisti valtionhallinnon
LisätiedotTietoturvallisuuden kokonaisvaltainen hallinta Heikki O. Penttinen Castilsec Oy.
Tietoturvallisuuden kokonaisvaltainen hallinta 3.12.2015 Heikki O. Penttinen Castilsec Oy Tietoturvallisuuden päätavoitteet organisaatioissa Tietoturvallisuuden oikean tason varmistaminen kokonaisvaltaisesti
LisätiedotTK081001 Palvelinympäristö
TK081001 Palvelinympäristö 5 opintopistettä!! Petri Nuutinen! 8 opintopistettä!! Petri Nuutinen! SAS (Serial Attached SCSI) Yleinen kiintolevyväylä nykyisissä palvelimissa Ohjataan SCSI-komennoin Siirrytty
LisätiedotEläketurvakeskuksen tietosuojapolitiikka
Eläketurvakeskus Tietosuojapolitiikka 1 (5) Eläketurvakeskuksen tietosuojapolitiikka Eläketurvakeskus Tietosuojapolitiikka 2 (5) Sisällysluettelo 1 Yleistä... 3 2 Tietosuojatoimintaa ohjaavat tekijät...
LisätiedotVALTIONEUVOSTON ASETUS VAHVAN SÄHKÖISEN TUNNISTUSPALVELUN TARJOAJI- EN LUOTTAMUSVERKOSTOSTA
LIIKENNE- JA VIESTINTÄMINISTERIÖ Muistio Liite 1 Viestintäneuvos 27.10.2015 Kreetta Simola LUONNOS VALTIONEUVOSTON ASETUS VAHVAN SÄHKÖISEN TUNNISTUSPALVELUN TARJOAJI- EN LUOTTAMUSVERKOSTOSTA Taustaa Vuoden
LisätiedotYhteentoimivuutta kokonaisarkkitehtuurilla
Yhteentoimivuutta kokonaisarkkitehtuurilla Terveydenhuollon atk-päivät 20.5.2014 Juha Rannanheimo Ratkaisupäällikkö, sosiaali- ja terveydenhuollon ratkaisut Esityksen sisältö Kehittämisvaatimukset sosiaali-
LisätiedotJulkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta
SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti
LisätiedotMiten tietosuoja-asetusta toteutetaan Palkeiden tuottamissa palveluissa Sami Nikula
Miten tietosuoja-asetusta toteutetaan Palkeiden tuottamissa palveluissa 13.4.2018 Sami Nikula Miten tietosuoja-asetusta toteutetaan Palkeiden tuottamissa palveluissa? Organisaatio. Kirkasta miksi pitää
Lisätiedot