Tekninen lautakunta 25 21.03.2013 Nyhkälän koulun arkkitehti- ja pääsuunnittelijan valinta 34/02.07/2013 TEKLA 25 Esittelijä: tekninen johtaja Kari Setälä Valmistelija / lisätietojen antaja: tekninen johtaja Ka ri Setälä, puh. 09 4258 3754 tai sähköposti "etunimi.sukunimi@karkkila.fi" Tekninen ja ympäristötoimiala on pyytänyt tarjouksen Nyhkälän koulun arkkitehti- ja pääsuunnittelupalveluiden tuottamisesta 28.12.2012 päivätyllä tar jous pyyn nöllä. Han kintailmoitus on jul kaistu myös Hilma - ilmoituskanavalla 28.12.2012. Han kinta on EU-kyn nysar von ylittävä hankinta ja han kintame net tely oli avoin. Tar jousten vertailuperusteena oli koko naistaloudellisesti edullisin tar jous. Määräaikaan mennessä tarjouksen jät ti 13 palvelun tuottajaa. Tarjoukset avat tiin sulje tussa ti laisuudessa 15.2.2013 klo 12.15, josta laadittiin avaus pöytäkirja. Tarjouspyyntömenettely ja tarjousten vertailu: Suunnittelupalvelun kuvaus Tilaaja on tehnyt vuoden 2012 aikana hankkeesta hankesuunnitelman joka sisältää tarveselvityksen liitteineen. Nyt valittavan konsultin tehtävänä on olla mukana viemässä tätä kokonaisuutta eteen päin yhdessä tilaajan edustajien kanssa siten, että Karkki lan kau pun gin tekninen johtaja toimii projektin johtajana. Suunnittelutehtäviin kuuluu esim. seuraavia tehtäväkokonaisuuk sia: Lähtötietojen hankinta ja analysointi Käyttäjäryhmien kuuleminen Hankesuunnitelman tekeminen / täydentäminen Luonnossuunnittelu Rakenne- ja LVIAS-suunnittelijoiden hankinnat yhdessä tilaajan kanssa Mahdollisten erikoissuunnittelijoiden hankinta Toteutussuunnittelu Työturvallisuuden huomioiminen VNa 205/2009 mukaisesti Tarvittavien viranomaislupien hankinta Energiatodistusten laadinta / hankinta Kustannuslaskenta / kustannusarvioiden teko Mahdollisten tilapäisjärjestelyjen suunnittelu Rakennustyöaikaisiin kokouksiin osallistuminen Huoltokirjakoordinaattorina toimiminen Tarkemmista tehtäväkuvauksista ja työnsisällöstä sovitaan erikseen ennen hankkeen suunnittelun käynnistämistä.
Seuraavat tehtäväkokonaisuudet kuitenkin on velvoitettu konsultille: Arkkitehtisuunnittelijan tehtävään sisältyvät ARK 95 (RT 10-10576) mukaiset tehtävät ja pääsuunnittelijan tehtäviin sisältyvät PS 01 (RT 10-10764) mukaiset tehtävät. Mahdollisten erikoissuunnittelijoiden (= alikonsultti) käyttö tulevat konsultin toimesta. Konsultti vastaa näiden suunnittelijoiden työstä kuin omastaan. Ennen sopimuksen tekoa, konsultin tulee ilmoittaa tilaajalle kenen alikonsultin kanssa he aikovat tehdä yhteistyötä. Tilaaja varaa oikeuden tarkistaa alikonsultin lakisääteiset tiedot samalla lailla konsultinkin osalta. Mikäli tietoja ei toimiteta tilaajalle, taikka tiedoissa on epäselvyyksiä, on tilaajalla oikeus kieltää konsulttia tekemästä yhteistyötä ao. alikonsultin kanssa. Kelpoisuusvaatimukset Tarjoajan (konsultin) soveltuvuutta koskevat vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liittees sä 1. Konsultin on ehdottomasti täytettävä liitteen 1 mukaiset Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja tarjous tulee tehdä tarjouspyynnön liitteenä ole valle tarjouslomakkeelle. Tarjouspyynnön liitteet 1, 3 ja 5 ovat lomakkeita, jotka on toimitettava hankintayksikölle täy tettyinä tarjouksen mukana. Karkkilan kaupungin kaikissa hankinnoissa tarjoajan kelpoisuutta arvioidaan tarjouspyyn nössä mainittujen kelpoisuusehtojen lisäksi hankintalain 53 ja 54 huomioon ottaen. Tarjouksen laatiminen Tarjous tulee tehdä liitteenä olevia lomakkeita käyttäen tarjouspyynnön mukaisesti ja siten, että tarjous sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja todistukset. Tarjouk sen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksen antamisesta ei makseta korvausta. Tarjousten vertailu Tarjouskilpailun ratkaisussa käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavien valintakriteerien mukaisesti: 1. Hinta (hintavertailu fiktiivisen palvelun toimeksi annon mukaan) 50 p. 2. Pääsuunnittelijan kokemus (todennetaan pää suunnittelijan CV:llä) 30 p. 3. Käytössä olevat henkilöresurssit 30 p.
4. Yrityksen kokemus koulurakennusten suunnit telusta (todennetaaan suunnittelutoimiston CV:llä) 20 p. 5. Tarjoajan oma ehdotus ko. projektin toteuttami sesta 15 p. 6. Hinta (pääsuunnittelijan suunnittelutyön tunti hinta) 10 p. 7. Yrityksen laatujärjestelmä 5 p. Maksimipisteet 160 p. 1. Hinta. Fiktiivisen palvelun hinnoista annetaan pisteitä siten, että edullisimman kokonaishinnan antanut tarjoaja saa 50 p. ja muiden tarjoajien ver tai lupisteet lasketaan seuraavasti: (edullisim man tarjouksen tarjoushinta / asian omai sen tar jouksen tar joushinta) x 50. 2. Pääsuunnittelijan kokemus. Pääsuunnittelijan kokemusta arvioidaan ylei sen suunnittelukokemuksen ja koulurakennusten pääsuunnittelukokemuksen pe rus teel la. Maksimipisteet 30 p. Kokemus: Pääsuunnittelijan suunnittelukokemus tutkinnon suorittamisen jäl keen. Kokemus yli 25 vuot ta 15 p., 25-20 vuotta 11 p., 19-15 vuotta 7 p., 14 10 vuotta 3 p., alle kymme nen vuo den kokemuksesta 0 p. Mak simi pis teet 15 p. (pisteiden vaihte lu väli 0 15p). Referenssit: Hyväksytyiksi referensseiksi hyväksytään viimeisen viiden vuoden aika na vähin tään > 3000 brm² oppilai tosraken nuksiksi tarkoitettuja ja toteutu neita tai ra ken ta misvai heessa olevia rakennushankkeiden pääsuun nittelu kohteita. Hyväksy tystä re fe rens sistä saa 3 p. Referenssejä luetaan hyväksy tyksi kor kein taan 5 kpl. Uudisja korjaussuunnittelukohteet hyväksy tään. Maksimi pisteet 15 p. (pisteden vaihteluväli 0 15 p). 3. Käytössä olevat henkilöresurssit. Käytössä olevista henkilöresursseista huomioi daan henkilöiden koulutus sekä kokemus koulurakennusten suunnitte lusta. Tarjoa jan tulee nimetä kaksi suunnitteli jaa pääsuunnittelijan li säksi joiden suunnittelu työpa nos hank keessa on suurin ja kes keisin. Maksi mipisteet 30 p. Koulutus: Nimettyjen suunnittelijoiden koulutustasosta saa pisteitä seuraavasti: ylem pi kor keakoulututkinto (esim. arkkitehti tv.) 5 p., alempi kor keakou lututkinto (esim. rakennus arkki tehti, insinööri amk tv.) 3 p., opisto tason tut kinto (esim. insi nööri tv.) 2 p. ja teknik kota son koulutus 1 p. Maksi mipisteet 10 p. (pisteiden vaihtelu väli 1 10 p). Kokemus: Nimettyjen suunnittelijoiden suunnittelukokemus lasketaan
keskiarvona (suunnittelijoiden kokemusvuodet yhteensä / 2) tutkinnon suorittamisen jäl keen. Suunnitte lukoke muksesta saa pisteitä seuraavasti: ko kemusta yli 20 vuotta 10 p., 20 15 vuotta 7 p., 14 10 vuotta 3 p. ja 9-5 vuotta 2 pistettä. Mikäli keskiar vo jää alle 5 vuo den, pisteet 0. Maksi mipisteet 10 p. (pis teiden vaihtelu väli 0 10 p.) Referenssit: Hyväksytyksi referensseiksi hyväksytään viimeisen kolmen vuo den aika na vä hintään > 2000 brm² oppilaitosrakennuksiksi tarkoitettuja ja to teutu neita tai ra kenta misvai heessa olevia rakennushankkeiden suunnittelu kohteita. Nimetty jen henki löiden refe renssit lasketaan yhteen. Uudis- ja kor jaus suunnittelu kohteet hy väksy tään. Hyväksytyistä referensseistä saa 1 p / kpl. max.10 kpl. Maksimipisteet 10 p. (pisteiden vaihte luväli 0-10 p.). 4. Yrityksen kokemus koulurakennusten suunnittelusta. Yrityksen kokemus arvioi daan vii meisen viiden vuoden aikana suunnitelluista ja toteutuneista tai ra ken tamis vai heessa olevis ta koulurakennusten kohteista joiden laajuus tu lee olla > 3000 brm². Hyväksyt tävä kohde tu lee olla selvästi osoitetta vissa koulura kennuk seksi. Hy väksyt tä västä kohteesta saa 4 pis tet tä. Hy väksyttyjä kohteita voi olla maksi mis saan 5 kpl. Uu dis- ja kor jaus suunnitte lukohteet hy väk sytään. Mak simipis teet 20 p. (pis tei den vaihte luväli 0 20 p). 5.Tarjoajan oma ehdotus ko. hankkeen toteuttamisesta. Konsultin oma eh dotus hank keen toteuttamisesta ja läpiviennistä annetaan arvioitavaksi erilli selle ar viointi ryhmälle. Ar viointiryhmään kuuluivat tekninen joh taja, si vistystoi menjohta ja, kaavoi tuspäällik kö, tekni sen lautakunnan puheen johtaja sekä tekninen isännöitsijä. Ti laa jalla oli oi keus muuttaa ar viointi ryhmän koostumusta. Arviointiryhmä käsitteli ehdotukset nimettöminä ja valitsi niistä viisi parasta. Ar viointi suoritettiin kahdessa eri vaiheessa ja arvioi jat arvioivat eh dotuksia itsenäi ses ti. En simmäi sessä vai heessa ku kin ryhmän jä sen valitsi kai kista ehdo tuksista viisi pa rasta, an taen parhaimmalle ehdotuk selle 5 pistettä, toi seksi par haim malle 4 pis tettä jne. Arvioijat ilmoittivat kukin vuo rollaan omat viisi parasta ehdotus ta paremmuusjärjestyksessä ja va littu jen ehdo tusten pis teet laskettiin yhteen. Vii si eniten pis teitä saa nutta eh do tusta pääsivät toiseen vaiheeseen. Arvioinnin toisessa vaiheessa kukin ryhmän jäsen arvioi itsenäisesti jäljelle jääneet viisi eh dotusta, laittaen ne paremmuusjärjestykseen. Parhain ehdotus sai 5 pistettä, toiseksi par hain 4 pistettä jne. Arvioijat kertoivat vuo rollaan ehdotus ten pa remmuus järjestyk sen ja ehdotusten pis teet laskettiin yhteen. Ehdotus joka sai ar vioinnin toi sessa vaiheessa eni ten pis teitä sijoittui ver tailussa ensim mäiseksi, toiseksi eniten saanut ehdotus sijoittui toi seksi jne. Ensimmäiseksi sijoittunut ehdotus sai 15 p, toiseksi sijoittunut 12 p, kolmanneksi si joittunut 9 p, neljänneksi sijoittunut 6 p ja viidenneksi sijoittunut saa 3 p. Mak simipis teet 15 p.(pisteiden vaihteluväli 0 15 p). Ehdotuksissa tuli huomioida vähin tään seuraavia ko konaisuuksia:
rakennuksen liittyminen Karkkilan keskustan kaupunkikuvaan käyttäjät suunnitteluprosessi hankkeen aikataulu ja riskit arkkitehtoninen kokonaisuus / toteutusvaihtoehdot (ei tarkoita varsinaista luonnossuunnittelua) tarjoajan näkemys asemakaavaluonnoksesta pääsuunnittelijan rooli 6. Hinta. Pääsuunnittelijan suunnittelutyön tuntihinnoista annetaan pisteitä siten, et tä 80 /h saa 10 p. ja 100 /h saa 0 p. Muut siten, että aina hinnan kallistues sa eu rolla vä henne tään täydestä 10 pisteestä 0.5 pistet tä. Esi merkiksi 88 /h saa 6 pistettä. Alle 80 /h tar jouk sesta saa 10 pistettä ja kun hinta on yli 100 /h saa 0 pistet tä. 7. Yrityksen laatujärjestelmä. Yrityksen laatujärjestelmästä annetaan pistei tä siten, että sertifioidusta laatujärjestelmästä saa 5 p., liittojen tai järjestö jen hyväksymästä laa tujärjes tel mästä 3 p. ja yrityk sen omasta kir jallisesta laatu järjestel mästä 1 p. Maksimi pisteet 5 p. (pisteiden vaih teluväli 0 5 p). Mikäli kahden tai useamman tarjouksen pisteet ovat tasan tarjousten vertailun jäl keen, vali taan toimittajaksi se jolla 1) on edullisin fiktiivisen palvelun hinta, 2) on edulli sin pääsuunnit telijan tuntihinta tai 3) voittaja arvotaan. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutettiin hankintalainsäädännön mukaisesti kol messa vai heessa: a. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi b. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen c. Tarjousten vertailu a. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuus arvioitiin tarjouspyynnön liite 1. (Tarjoajan soveltuvuutta kos kevat vaatimukset) mukaisesti. Tarjoajan tuli täyttää liitteessä olevat vaati muk set ja liittää tar joukseen pyydetyt selvitykset. b. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tuli olla sisällöltään tarjouspyynnön ehtojen mukainen eli vastata vaa dittuja vaatimuksia sekä pyydettyjä ehtoja. Tarjouk sen tuli olla laadittu tarjous pyyn nössä mainitul la tavalla ja sisältää vaaditut selvitykset tul lakseen huo mioiduksi tarjous ten vertailus sa. c. Tarjousten vertailu Ensimmäisen ja toisen vaiheen läpäisseistä tarjouksista valittiin kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Saaduista tarjouksista suoritettiin tarjousvertailu tarjouspyynnön mukaisesti. Ko ko nais ta loudellisesti edulli simman tarjouk sen jätti H & M Arkkitehdit Oy, jon ka koko naispiste määrä oli 130,21 pistettä.
Teknisen johtajan ehdotus: Taloudelliset vaikutukset - hankkeen arkkitehti- ja pääsuunnittelu n. 220'000 (arvio) Esityslistan liitteet: - Tarjouspyyntö (liite 1) - Tarjousten vertailu (liite 2, jaetaan kokouk ses sa) Tekninen lautakunta päättää 1) hyväksyä Nyhkälän koulun peruskorjauksen ja laajennuksen arkkitehti- ja pääsuunnittelijaksi H & M Ark ki tehdit Oy:n, jon ka teke män tar jouk sen kokonaispistemää rä on 130,21 pistet tä. 2) delegoida tekniselle johtajalle sopimuksen neuvottelemi sen ja allekirjoittamisen. 3) tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Pöytäkirjan liitteet nro 7 - Tarjouspyyntö (liite 1/7) - Tarjousten vertailu (liite 2/7) Täytäntöönpano: tarjoajat, sivistystoimenjohtaja, kasvatus- ja opetuslautakunnan puheenjohtaja, tekninen isännöitsijä ja kaavoituspäällikkö.