Virolahden kunnanvaltuusto 25 02.10.2012 Virolahden tarkastuslautakunta 41 20.11.2012 Virolahden kunnanvaltuusto 44 17.12.2012 Virolahden tarkastuslautakunta 16 29.09.2016 Virolahden tarkastuslautakunta 23 25.10.2016 Virolahden kunnanvaltuusto 50 14.11.2016 Tilintarkastussopimuksen jatkaminen 2017-2018 Kv 25 Tilintarkastajat on aikaisemmin tullut valita valtuuston toimikautta vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tämä on johtanut siihen, että kaikki tilintarkastusta koskevat kilpailutukset ovat kunnissa ja kuntayhtymissä ruuhkautuneet valtuustokauden alkuun vasta valittujen toimielinten valmisteltavaksi (tarkastuslautakunta) ja päätettäväksi (valtuusto). Tämän epäkohdan poistamiseksi tilintarkastajien toimikauden sitomisesta valtuustokauteen on luovuttu. Jatkossa tilintarkastajat voidaan valita kunnan päättämäksi toimikaudeksi, kuitenkin enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten (KuntaL 72 ). Laki tuli voimaan 1.7.2012. Tilintarkastajien toimikautta koskevia uusia säännöksiä sovelletaan ensimmäisen kerran valittaessa uusia tilintarkastajia valtuustokaudelle 2009-2012 valittujen tilintarkastajien tilalle. Tarkastuslautakunta käsitteli asiaa Audiator Oy:n tarjouksen käsittelyn yhteydessä 26.9.2012 24. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja esitti kokouksessa, että Virolahden ja Miehikkälän kunnat kilpailuttavat yhdessä tarkastuspalvelujen hankinnan valtuustokaudeksi 2013-2016. Tarkas tuslau ta kunta esitti, että Seutuhankinta hoitaa kilpailutuksen. Valmistelija: talouspäällikkö Olli Vilen, puh. 040 199 2146. Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle, että Virolahden kunta kilpailuttaa hallinnon ja talouden tilintarkastuspalvelut valtuustokaudeksi 2013-2016 siten, että Seutuhankinta hoitaa kilpailutuksen. Kv Valtuusto päättää, että Virolahden kunta kilpailuttaa hallinnon ja talouden tilintarkastuspalve lut val tuustokaudeksi 2013-2016 siten, että Seutuhankinta hoitaa kilpailu tuk sen. Tarklk 41 Virolahden ja Miehikkälän kunnat ovat kilpailuttaneet hallinnon ja ta lou den
tarkastuspalvelut yhdessä avoimella hankintamenettelyllä Seutuhankinnan kautta. Tarjouspyyntö on julkaistu Hilma -järjestelmässä 16.10.2012 ja tarjousten viimeinen jättöaika on ollut 15.11.2012 klo 12.00. Tarjouskilpailuasiakirjat ja valintaperusteet esitellään kokouksessa. Valmistelija: talouspäällikkö Olli Vilen, puh. 040 1992 146. Annetaan kokouksessa. Tarkastuslautakunta esittää valmistelemansa tarjouskilpailun val tuus ton pää tet tä väksi. Merkittiin, että tilintarkastaja Juhani Liski ei ollut läsnä asian käsittelyn aikana todettuaan itsensä esteelliseksi. Kv 44 Tarjouskilpailuasiakirjat; tarjouspyyntö ja Oy Audiator Ab:n tarjous. Tilintarkastajan valinnan voi kuntalain mukaan tehdä joko nykyinen ns. vanha 2009-2012 tai uu si 2013-2016 valtuusto. Laissa todetaan, että "Val tuus to va lit see hal lin non ja ta lou den tar kastamista varten yhden tai useam man ti lin tarkas ta jan, joka toi mii tehtä vässään virkavastuulla". Lausekkees ta ei voi da suo raan johtaa sitä, kumpi - vanha vai uusi valtuusto, päätök sen va lin nasta te kee. Kuntaliitto on ohjeistanut, että uusi valtuusto te kee päätöksen uuden tarkastuslautakunnan ehdotuk sesta ja varsinaisen valmistelun tekisi kuitenkin vanha lautakunta. Vanhan lautakunnan valmis telua puoltaa se, että sillä on kokemuksensa perusteel la paremmin arvioin tikykyä tarvittavien tarkastuspäivien määrästä ja tarkas tuspalvelujen laatua koskevista vaatimuksista. Tarkastuspalveluista on tullut ainoastaan yksi tarjous; Oy Audiator Ab:l tä. Tarkastuspalvelutarjous um peu tuu 14.2.2013, mut ta sil le on saa ta vis sa jatko ai kaa. Vanhan tarkastuslautakunnan laatiman työohjelman mukai sesti seu raa va tarkastuslautakunnan kokous pidettäisiin 5.2.2013. Valmistelija: talouspäällikkö Olli Vilen, puh. 040 199 2146. Asian käsittely Kunnanvaltuusto päättää hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista vuosille 2013-2016. Asiasta käydyn keskustelun päätteeksi puheenjohtaja esitti, että hallinnon
ja ta lou den tar kastuspalvelut hankitaan saa dun tar jouksen perusteella vuosiksi 2013-2016 Oy Au diator Oy:ltä. Tarklk 16 BDO Audiator Oy esittää kirjeellään 29.8.2016 nykyisen sopimuksen jat kamis ta parilla vuodella meneillään olevan palvelurakenneuudistuksen vuoksi. Tilintarkastustoimeksianto vuosille 2013-2016 on päättymässä vaa li kauden vaihtuessa kesäkuussa 2017. Virolahdella on ollut tapana yhdessä Mie hik kä län kunnan kanssa pyytää tarjoukset uudesta ti lin tar kas tus kaudes ta vaalikauden alkaessa. Sopimukset on yleensä laadittu valtuuston vaa li kau den mittaisiksi, muta kuntalaki mahdollistaa nykyisin myös enintään kuuden toimintavuoden tarkastussopimuksen laatimisen. Valtiovallalla on meneillään mittava sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä alu eel li sen hallinnon uudistus, joka on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2019 alus ta lukien. Uudelleen organisoinnilla on todennäköisesti vaikutusta myös kuntakohtaisten tilintarkastuspalveluiden hankintaan. Useat kunnat ovat tässä tilanteessa päättäneet jatkaa nykyisiä ti lin tar kastus so pi muk sia parilla vuodella joko käyttämällä sopimuksiin mahdollisesti si säl ty vää optiota taikka hankintalain edellytysten täyttyessä suo ra han kintaa. Kuntakohtainen tilintarkastuksen tarve on paremmin arvioitavissa kunnan muttuneeseen palvelurakenteeseen 1.1.2019 jälkeen. BDO Audiator Oy:n sopimus sisältää nykyisin lakisääteisiä ti lin tar kas tus palve lui ta kymmenen (10) päivää/tarkastusvuosi. Hinta on tällä hetkellä noin 6 300 /vuosi. Nykyisen sopimuksen jatkaminen kahdella vuodella on siis toteutettavissa hinnan suhteen suorahankintana. Hinnoittelun tar kis tuk sista sovitaan erikseen. Tarkastuslautakunnan avustaminen on mahdollista liittää jat ko so pi mukseen ny kyi sen käytännön mukaisesti (6-7 pv/vuosi). Kuntalain mukaan kun nan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan ti lin tar kas tus yhtei sö. BDO Audiator Oy ehdottaa, että tarkastuslautakunta esittäisi ti lin tar kas tusso pi muksen jatkamista ainakin kahdella vuodella edellä esitetyin perustein. Hallinnon ja talouden tarkastussopimus 21.3.2013 Audiator Oy Suorahankinnan hankintaraja on tämän hetken hankintalain mukaan 30.000. Koska kysymyksessä on 2 vuoden määräaikainen sopimus, ostet ta vien palvelujen arvo ei saa ylittää 15.000 /vuosi.
Virolahden kunnan lakisääteisistä tarkastuspalveluista ja tar kas tus lau takun nan sihteerintehtävistä aiheutuvat kustannukset jäävät alle 15.000 /vuo si. Valmistelija: hal lin to joh ta ja Olli Vilen, p. 040 199 2146 Tarkastuslautakunta esittää kunnanvaltuustolle, että BDO Audiator Ab:n kans sa jatketaan sopimusta hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen tuotta mi ses ta vuosille 2017-2018. Hyväksyttiin yksimielisesti. Merkittiin, että tämän pykälän käsittelyn aikana pöytäkirjanpitäjänä toimi hallintojohtaja Olli Vilen. Tarklk 23 Lisäksi merkittiin, että tilintarkastaja Juhani Liski ei osallistunut tämän asian käsittelyyn ja hän poistui kokouksesta todettuaan itsensä esteelliseksi (HallintoL 29 1 mom. 4 kohta). Päivitetty hallinnon ja talouden tarkastussopimus Tarkastuslautakunta esittää kunnanvaltuustolle, että BDO Audiator Ab:n kanssa jatketaan liitteen mukaista sopimusta hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen tuottamisesta vuosille 2017-2018. Hyväksyttiin yksimielisesti. Merkittiin, että tämän pykälän käsittelyn aikana pöytäkirjanpitäjänä toimi hallintojohtaja Olli Vilen. Kv 50 Lisäksi merkittiin, että tilintarkastaja Juhani Liski ei esteelisenä osallistunut tämän asian käsittelyyn, vaan hän poistui kokouksesta todettuaan itsensä esteelliseksi (HallintoL 29 1 mom. 4 kohta). Liite 1 Hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen jatkosopimus 2017-2018. Valtuusto hyväksyy liitteen 1 mukaisen hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen jatkosopimuksen 2017-2018.