6lKN SRVWL ZHEPDLO *PDLO 18.8.2009 Hannu Mikkonen
B) Sähköposti (GOOGLEn Gmail kehiin!)... 1 Gmail... 1 1. Sähköpostiviestin rakenne... 3 2. Sähköposti - saapuneet... 4 3. Liitetiedostot... 7 Viestin luominen... 8 Liitetiedoston liittäminen viestiin ja sen lähettäminen... 8 Liitetiedoston käsittelystä vielä... 9 4. Sähköpostiviestien hallinta... 10 5. Sähköpostiohjelman osoitekirjan ylläpito... 11 6. Ohje-toiminto... 12 7. Sähköpostista uloskirjautuminen... 12
B) Sähköposti (GOOGLEn Gmail kehiin!) Tällä kurssilla luomme kaikille (paitsi jos jo on) oman Google tilin. Ei ole järkevää käydä läpi esim. Outlook tai Outlook Express tai Mozilla Thunderbird sähköpostiohjelmia, sillä niiden käyttö edellyttäisi henkilökohtaisen sähköpostitilin luomista käyttämillemme tietokoneille, sekä sopimusta sähköpostilaatikon käytöstä esim. oppilaitoksen kanssa. Lisäksi täyden hyödyn saamiseksi meidän tulisi olla oppilaitoksen lähiverkossa. Siksi siis ilmainen Gmail, joka on käytettävissä miltä tahansa tietokoneelta, jossa on Internet yhteys. Gmail avaa nettiyhteys ja siirry osoitteeseen mail.google.com näytön oikeassa reunassa on viereisen kuvan kaltainen laatikko o Tietoja Gmailista; tutustu Gmailin ominaisuuksiin (tutustu!) o Uusia toimintoja!; Gmail mm. matkapuhelimiin (tutustu!) napauta Tilaa Gmail; eli ja avautuu Luo Google tili Gmail -sivu o ennen kuin aletaan rakentelemaan tiliä, vieritä näkymä sivun alareunaan ja lue ensin Palveluehdot: sitten takaisin sivun yläreunaan ja homma käyntiin o kirjoita etu- ja sukunimesi ao. laatikoihin ja aikomasi sähköpostinimi (kuvassa amikojan) o koska Gmailissa on miljoonia sähköpostitilejä, on varmistettava, että voit käyttää valitsemaasi joten napauta Tarkista käytettävissä olo o Kas vain! Eipäs Anastas Mikojanin toivoma amikojan ollut vapaana ja Gmail ehdottaa erilaisia valitsemaasi sähköpostinimeen viittaavia nimi. Jos joku niistä sopii, napauta ehdotelman edessä olevaa valintanappia o OMA OLLA PITÄÄ! ja niin vaihdettiin amikojanin tilalle assmikojan (pehvamikojan) ja jo kelpasi eli eteenpäin ja salasanan keksimiseen o kirjoita Valitse salasana laatikkoon keksimäsi salasana (pieniä ja isoja kirjaimia sekaisin, numeroita jne. eli mahdollisimman vaikeasti arvattava o voit poistaa rastit kahdesta seuraavasta kohdasta, sillä on ehkä sittenkin parempi, että ƒeka kohta: salasana on parempi tallessa päässä kuin tietokoneella - päätös on sinun ƒtoka kohta: verkkohistorian muistissa pitäminen. On oma päätöksesi on eli haluatko, että surffaussuuntauksesi on jossain tallennettuna? ƒmikä hiton Verkkohistoria? (Lähde: Gmail) muistatko sen mahtavan sivuston, jonka näit verkossa, mutta jota et enää löydä? Verkkohistorian avulla voit tarkastella ja hakea verkkosivuja, joilla olet käynyt, sekä Google -hakujasi. Verkkohistoria näyttää myös verkkotoimintasi suuntauksia, kuten vierailluimmat verkkosivustot, suosituimmat haut ja muita mielenkiintoisia tietoja. Verkkohistorian avulla voit saada myös henkilökohtaisempia hakutuloksia perustuen siihen, mitä olet hakenut ja millä sivuilla olet vieraillut pääset Verkkohistoriaan käymällä osoitteessa http://www.google.com/history
ƒturvakysymys Lähde: Gmail: Jos unohdat salasanasi, kysymme sinulta vastausta turvakysymykseesi. Näet seuraavassa vinkkejä siitä, miten valitset hyvän turvakysymyksen ja -vastauksen: o valitse kysymys, johon vain sinä tiedät vastauksen ja joka ei ole yhteydessä salasanaasi o valitse kysymys, johon ei voi vastata asiaa tutkimalla. (Esimerkiksi äitisi tyttönimi, oma syntymäpäiväsi, etu- tai sukunimesi, sosiaaliturvatunnuksesi, puhelinnumerosi sekä lemmikkisi nimi ovat kysymyksiä, joiden vastaukset voidaan helposti selvittää) o valitse vastaus, jonka pystyt muistamaan, mutta joka ei ole helposti arvattavissa. Vastauksen tulisi olla kokonainen lause o mikäli kirjoitat itse kysymyksesi, älä valitse sellaista, jonka vastaus on itsestään selvä, lyhyt tai yleinen ƒkysymysten aihepiirin valintalista avautuu pientä nuolenkärkeä napauttamalla kuvassa Anastas valitsi ensimmäisen opettajansa nimen, joka oli (mukamas) Karl Marx ƒinternet on pullollaan kaikenlaisia konnaohjelmia ja sen estämiseksi, ettei mikään automaattiohjelma loisi miljardia sähköpostiosoitetta Gmailiin (ja samalla tukkisi sitä), kirjoita Sanojen vahvistaminen laatikkoon kuvassa näkyvät kirjaimet (tässä; tulties) ƒja sitten vaan menoksi!
1. Sähköpostiviestin rakenne Jahash. Nyt sitten on Gmailit luotu. Elikkäpä menoksi juu Gmail -tili juuri luotu! Kun tili on juuri luotu, avautuu tämän näköinen ikkuna Välistä karsittu hieman turhaa kuvaa pois Pääset (vain tämän ainoan kerran) kirjautumaan tilillesi napauttamalla oikean yläreunan Olen valmis näytä tilini linkkiä. Siispä napauta! Jatkossa et näe enää tämmöistä ikkunaa. Gmailiin jatkossa Ellet ole vielä Gmailin kirjautumissivulla, siirry sinne mail.google.com osoitteesta. kirjoita Käyttäjätunnus: laatikkoon äsken luomasi kirjautumisnimi (tässä assmikojan) siirry Salasana: -laatikkoon napauttamalla siinä hiiren vasurilla tai Sarkain painiketta napauttaen kirjoita salasana (näytöllä turvallisuussyistä mustia palleroita) o jos haluat, että kirjautumisesi muistetaan käyttämässäsi tietokoneessa, lisää valinta kohtaan Muista kirjautumiseni tässä tietokoneessa (parempi kun ei muista, eikö?) napauta Enter tai hiiren vasurilla Kirjaudu sisään Sisällä ollaan sanoi tamperelainen kun avaimenreiän löysi Ensimmäinen kirjautuminen ja nyt jo postia! Gmail tiimi lähetti automaattisesti tälle tilille viestin, jossa kerrotaan ohjelman ominaisuuksista. Kannattaa lukea se.
2. Sähköposti - saapuneet -linkki tarkoittaa, että olet saanut yhden sähköpostiviestin, jota et ole vielä lukenut. Saapuneet viestit Saapuneet viestit näkyvät oikealla olevassa isossa ikkunassa. Kun siirrät hiiren osoittimen lähettäjän nimen (tässä; Hannu Mikkonen) -sanojen päälle, pieni vihjeruutu ilmoittaa lähettäjän sähköpostiosoitteen (tässä: capetocape@luukku.com). Voit avata viestin napauttamalla tässä kohti hiiren vasurilla. Viestin lukeminen viesti avautuu napauttamalla hiiren vasurilla viestin otsikkoa (tässä: Kutsu uudenvuoden ampujaisiin ) Viestin otsikko (eli Aihe kenttä) kun viesti on avattu, viestin otsikko (aihe Kutsu uudenvuoden ampujaisiin ) näkyy yläosassa isolla fontilla ja lihavoituna Viestin runko (sisältö) viestin runko-osassa näkyy ylhäällä lähettäjän nimi (tässä: Hannu ) kelloaika (tai päivämäärä ja kelloaika), milloin viesti saapui laatikkoosi Vastaa painike, jota napauttamalla saat myös avattua Vastaa toiminnon itse viesti on näiden alapuolella; kuvassa: Terve Anastas! jne. o aivan viestin alaosassa on luukku sähköpostipalvelimen lähettämä kaupallinen tiedote; Luukku Plus tarkemmat yksityiskohdat näet napauttamalla näytä tiedot linkkiä (kuva tarkemmista tiedoista oikealla) piilota yksityiskohdat piilottaa nämä lisätiedot viestin alareunassa ovat o Vastaa -linkki, joka avaa viestiin vastaamisen toiminnon o Lähetä edelleen linkki, joka avaa viestin edelleen lähettämisen toiminnon
Viestiin vastaaminen Avattuasi viestin, voit vastata siihen helposti näin napauta Vastaa painiketta, jolloin viestin alapuolelle avautuu Vast.ott.: -kenttä, jossa valmiina viestin lähettäjän osoite kirjoituskursori vilkkuu valmiiksi runko-osan yläosassa sen alapuolella on alkuperäinen vastaanottamasi viesti (tässä: Terve Anastas! kirjoita vastaus (tässä: Kuulepas sinä vanha kelmi. ) napauta Lähetä Lähtikö? Viestin lähdön merkiksi näkyy oikealla olevan kuvan kaltainen viesti. Vastaus viestissä alkuperäisen vastaanottamasi viestin Otsikko- eli Aihe- kenttä säilyy muuttumattomana. viestiin vastaamisesta ja/tai edelleen lähettämisestä muodostuu yhtenäinen viestiketju
Viestin edelleen lähettäminen Entäpä jos viesti onkin lähetettävä jollekin kolmannelle osapuolelle? avaa vastaanottamasi viesti napauta Lähetä edelleen linkkiä alapuolelle avautuu näkymä, jossa o ylinnä on Vast.ott.: -kenttä, johon kirjoitat vastaanottajan email osoitteen o Aihe: -kentässä voit muuttaa vastaanottamasi alkuperäisen viestin otsikkoa (eli Aihetta) o runko-osassa Forwarded message rivin alapuolella on vastaanottamasi ja edelleen välitettävä viesti o kirjoita sen yläpuolelle esim. seuraavalle vastaanottajalle osoitetut kommentit jne. o napauta Lähetä o saat kuittauksen lähteneestä viestistä Viestin arkistoiminen Arkistoi viesti (=pois postilaatikkonäkymästä) lisäämällä viestin eteen hiiren vasurilla napauttaen valintamerkki ja naputtamalla Arkistoi painiketta. Viesti siirtyy pois postilaatikkonäkymästä. EI KATOA. Viestin poistaminen roskakoriin Poista viesti roskakoriin lisäämällä viestin eteen hiiren vasurilla napauttaen valintamerkki ja napauttamalla Poista painiketta. Viestin palauttaminen tai pysyvä poistaminen roskakorista Siis. Poistettu viesti siirtyy Roskakoriin. viestin palauttaminen postilaatikkoon o siirry roskakoriin Roskakori linkkiä napauttamalla o lisää valintamerkki palautettavan viestin alkuun o napauta Siirrä postilaatikkoon painiketta o viesti palautuu postilaatikkoon viestin poistaminen lopullisesti o siirry roskakoriin Roskakori linkkiä napauttamalla o lisää valintamerkki lopullisesti poistettavan viestin alkuun o napauta Poista pysyvästi painiketta o Huom! Viestit poistetaan muutoin automaattisesti roskakorista 30 pv kuluttua niiden poistamisesta roskikseen
3. Liitetiedostot Liitetiedoston vastaanottaminen ja avaaminen tai tallentaminen Jos saapuneessa viestissä on liitetiedosto, sen merkkinä näkyy postilaatikossa viestin loppupäässä klemmarin kuva avaa viesti niin kuin edellä kerrottiin viestin yläosassa on edelleen klemmari viestin alaosassa on liitetiedoston o nimi (tässä: lataukset.txt ) o tiedostokoko (tässä: 3K eli 3 kilotavua) o Näytä ja Lataa linkit Jos haluat katsoa viestiä napauta Näytä, jolloin o viesti avataan selainohjelmassa ja näytetään sitten enemmän tai vähemmän onnistuneesti riippuen näytettävän tiedoston tiedostomuodosta Jos haluat tallentaa viestin koneellesi napauta Lataa, jolloin avautuu valintaikkuna, jossa valitse o Avaa, jolloin ƒtiedosto latautuu väliaikaiseksi tiedostoksi ja avautuu tiedostotyyppiin kytketyssä ohjelmassa (jos mahd.) o Tallenna, jolloin ƒvalitse paikka minne tallennetaan ja anna tiedostolle nimi (tai käytä alkuperäistä nimeä) o Peruuta, joka ƒperuuttaa koko tapahtuman Viestin tarkistaminen virusten sun muitten öttiäisten varalta Gmail tarkistaa automaattisesti virusten ja haittaohjelmien varalta niin postilaatikkoosi tulevat kuin lähettämiksesi aikomasi viestit. Mutta koska varmuuden maksimointi ei mitään maksa, tee näin: saapuneet ja tallentamasi viestit o napauta tallentamaasi liitetiedostoa hiiren oikealla korvalla o valitse avautuvasta pikavalikosta Tarkista (lataamasi tiedoston nimi) tai jos englanninkielinen niin Scan with o tässä valikkokomennossa näkyy myös käyttämäsi virustorjuntaohjelman kuvake ja mahdollisesti nimi (kuvassa a on Avast! virustorjuntaohjelman kuvake) o käyttämäsi virustorjuntaohjelman pikatarkistusikkuna voi myös olla hetken aikaa näkyvissä kannattaa tarkistaa myös lähetettävät liitetiedostot ennen niiden liittämistä viestiin
Viestin luominen Parempi antaa kuin ottaa, sanovat nyrkkeilijät. On kuitenkin hyvä osata myös lähettää viestejä. napsauta Luo viesti linkkiä kirjoita Vast.ott: -kenttään vastaanottajan email osoite kirjoita Aihe: -kenttään viestille otsikko, joka kuvastaa viestin sisältöä (muista lisätä tähän otsikko, sillä osa sähköpostipalvelimista tulkitsee tyhjän kentän sisältävät viestit roskapostiksi) kirjoita runko-osaan viestisi napauta Lähetä painiketta sinne meni Liitetiedoston liittäminen viestiin ja sen lähettäminen Luo viesti kuten edellisessä kohdassa neuvottiin napauta Liitä tiedosto -linkkiä hiiren vasurilla etsi (Resurssienhallinnan näköisen ikkunan avulla) liitetiedostoksi aikomasi tiedosto napauta tiedostoa hiiren vasurilla napsauta Avaa odottele kaikessa rauhassa, sillä tiedoston lähettäminen palvelimelle saattaa kestää tovin riippuen tiedoston koosta kun liitetiedosto on latautunut palvelimelle, sen nimi ja tiedostokoko näkyy Aihe: - kentän alapuolella kun viestisi on muutoin valmis, napsauta Lähetä Useiden liitetiedostojen lähettäminen Jos liität viestiisi useampia liitetiedostoja, toimi ensin kuten edellä yhtä liittäessäsi ja o napsauta sitten Aihe: kentän alapuolella olevaa Liitä uusi tiedosto linkkiä o etsi ja liitä muut tiedostot kuten edellä liitit yhden tiedoston o kun viestisi on valmis ja kaikki liittämäsi liitteet näkyvät Aihe: kentän alapuolella o napauta Lähetä Viestin lähettäminen useammalle vastaanottajalle On yhtä helppoa surauttaa viesti viidelle kuin yhdellekin. Tee se esimerkiksi näin napsauta Luo viesti linkkiä kirjoita Vast.ott: -kenttään vastaanottajan email osoite o lisää muut osoitteet erottaen ne pilkulla toisistaan kirjoita Aihe: -kenttään viestille otsikko kirjoita runko-osaan viestisi liitä tarvittaessa liitetiedosto(t) napauta Lähetä painiketta
Viestin lähettäminen kopiona (Cc, Carbon copy, hiilipaperikopio ) Joskus viesti halutaan lähettää niin, että vastaanottajien lisäksi esim. yksi kappale viestiä lähetetään kopiona, jolloin muut viestin vastaanottajat näkevät myös, että yksi viesteistä lähti kopiona. napsauta Luo viesti linkkiä kirjoita Vast.ott: -kenttään vastaanottajan email osoite ja lisää tarvittaessa muut osoitteet erottaen ne pilkulla toisistaan napauta Lisää Cc-kenttä linkkiä o kirjoita alle avautuneeseen Cc: -kenttään kopion vastaanottajat kirjoita Aihe: -kenttään viestille otsikko kirjoita runko-osaan viestisi liitä tarvittaessa liitetiedosto(t) napauta Lähetä painiketta Viestin lähettäminen piilokopiona (Bcc, Bi-carbon copy, piilokopio) Joskus viesti halutaan lähettää niin, että vastaanottajien lisäksi se lähetetään yhdelle tai useammalle vastaanottajalle piilokopiona eli ei sen koommin varsinainen vastaanottaja tiedä piilokopion saajista kuin piilokopion vastaanottajatkaan tiedä toisistaan. napsauta Luo viesti linkkiä kirjoita Vast.ott: -kenttään vastaanottajan email osoite ja lisää tarvittaessa muut osoitteet erottaen ne pilkulla toisistaan napauta Lisää Bcc-kenttä linkkiä o kirjoita alle avautuneeseen Bcc: -kenttään piilokopion vastaanottajat kirjoita Aihe: -kenttään viestille otsikko kirjoita runko-osaan viestisi liitä tarvittaessa liitetiedosto(t) napauta Lähetä painiketta Liitetiedoston käsittelystä vielä Joskus tiedosto kannattaa pakata pienempään kokoon tiedostojen pakkaaminen ja pakkauksen purkaminen tiedoston tyyppi, koko ja muut ominaisuudet Näitä käsittelimme moduulissa 2 Laitteen käyttö ja tiedon hallinta
4. Sähköpostiviestien hallinta Googlen Gmail sähköpostissa ei luoda mitään erillisiä kansioita millekään viesteille, sillä kaikki viestit, niin tulevat kuin lähteneet ovat yhtä ainoaa tietokantaa ja niitä tarkastellaan erilaisten suodattimien läpi. Lähetetyt viestit napauta Lähetetyt viestit linkkiä; esille suodattuvat kaikki lähettämäsi viestit Postilaatikko napauta Postilaatikko linkkiä, jolloin esille suodattuvat postilaatikkoon tulleet (mutta vielä arkistoimattomat) viestit Tietty sana tai tietyt sanat (Etsi toiminto) kirjoita Gmail logon oikealla puolella olevaan tekstikenttään etsimäsi sana(t) ja napauta Etsi kaikista viesteistä painiketta (kuvassa; Anastas) esille suodatetaan kaikki (niin lähetetyt kuin saapuneetkin) viestit, joissa sana tai sanat esiintyvät Viestin tulostus Avaa tulostettavaksi aikomasi viesti. valitse tulostettavaksi aiotusta viestistä haluamasi osa hiiren vasen nappi alhaalla maalaten napauta hiiren oikealla ja valitse pikavalikosta Tulosta valitse avautuvassa Tulosta -ikkunassa Sivuväli kohdassa Valinta napsauta Tulosta näin tulostuu valitsemasi osa viestiä Jos haluat tulostettavaksi myös lähettäjän tiedot, napauta ennen hiirellä tapahtuvaa valintaa näytä tiedot linkkiä, jolloin saat myös nämä tiedot näkyville
5. Sähköpostiohjelman osoitekirjan ylläpito Yksittäinen osoite Google pitää yllä automaattisesti kaikkien sekä tulleiden että lähetettyjen viestien sähköpostiosoitteita. Ohjelmassa ei siis ole mitään erillistä osoitekirjaa. kun kirjoitat osoitteen luomasi viestin Vastaanottaja: -, Kopio: - tai Piilokopio: -kenttään, Gmail ehdottaa osoitteita osoiteluettelostasi (jos olet aiemmin jo lähettänyt tälle vastaanottajalle viestin tai olet saanut häneltä viestejä) o valitse nimi luettelon alusta painamalla Enter tai valitse toinen osoite alas vierittämällä ja vaikkapa hiirellä napauttaen jos Gmail ei ehdota haluamaasi osoitetta, jatka osoitteen kirjoittamista Gmail ehdottaa ensin osoitteita, joihin lähetät useimmin viestejä o saat näkyviin useimmiten käytetyt yhteystiedot valitsemalla Yhteystiedot minkä tahansa Gmail -sivun vasemmasta reunasta ja valitsemalla sitten Usein vastaanottajana Yhteystiedot Napauttamalla Yhteystiedot linkkiä avautuu Yhteystietojen näkymän kolme välilehteä Ryhmät välilehden Lisää ryhmä! linkistä voidaan luoda vastaanottajaryhmiä (eli jakelulistoja), jolloin samalla ryhmälle voidaan lähettää viesti yhdellä kertaa eri osoitteita etsimättä.
Lisää vastaanottajaryhmä (jakelulista) avaa Yhteystiedot Ryhmät valintaikkuna (ohje edellisellä sivulla) napsauta Lisää ryhmä! linkkiä kirjoita Luo ryhmä ikkunassa ryhmälle o nimi o lisää jäsenten sähköpostiosoitteet kukin omalle rivilleen (rivinvaihto Enterillä) o napauta Luo ryhmä painiketta luodun ryhmän ikkuna avautuu lisäys tai muokkaustoimia varten siirry uutta viestiä luomaan Luo viesti - linkistä Vastaanottajaryhmän lisääminen viestin vastaanottajiksi Seuraavan kerran lähettäessäsi viestin tälle ryhmälle, riittää kun kirjoitat ryhmän nimen alkukirjaimen (tässä: u ) ja Gmail ehdottaa kaikkia u kirjaimella alkavia vastaanottajien osoitteita (tässä kaksi vaihtoehtoa) 6. Ohje-toiminto Gmailin ohjeet löytyvät ohjelmaikkunan oikeasta ylänurkasta Ohjeet linkin takaa. 7. Sähköpostista uloskirjautuminen Muista kirjautua ulos Gmailista oikean ylänurkan Kirjaudu ulos -linkistä Lähteitä Hyvä tiedonlähde Internetiin ja sähköpostiin: www.internetopas.fi Gmailin käyttöön löytyvät ohjeet ohjelman omasta Ohjetiedostosta.