ProjekTila -konsepti Yhtenäiseen sähköiseen hankeympäristöön Senaatissa Kari Alatalo Kehityspäällikkö Investoinnit-palveluyksikkö Senaatti-kiinteistöt 1
Sisältö Taustaa ProjekTila-konseptin perusidea Tavoite Kehityspolkua ProjekTilan nykyrakenne Case: Kuopion yliopiston kampus Käyttötapauksia Kustannushyötyjä Tulevaisuus 2
Taustaa Tehtävä vuodelta 2002: Keksi konsepti, jolla otetaan haltuun 10 000:n rakennuksen alati muuttuvat tiedot ja pidetään ne ajantasalla kustannustehokkaasti
Taustaa Kiinteistötiedon haltuunoton askeleet (Hankepäivä-esitys syksyltä 2002) Askel 1 mitä tuli tehtyä? Hankkeiden digitaalisten loppudokumenttien haltuunotto on jo rutiinia? (CAD-ohje oli olemassa ) Askel 2 miten se tuli tehtyä? Koko hankkeen digitaalista haltuunottoa harjoitellaan jo! (Projektipankkeja oli jo muutamia ) Askel 3 koko elinkaaren kaikki tiedot ja tekemiset? Koko kiinteistön digitaalinen haltuunotto on seuraava askel Tämän päivän aihe! 4
Tiedonsiirto perinteisessä rakennusprojektissa Kokoukset Paperiasiakirjat Paperipiirustukset Sähköposti RAKEN- NUTTAJA- KONS. ARK RAK Puhelin Fax Vain tiedon tuottajalta saa viimeisen tiedon! Hankkeen jälkeen tieto hajaantuu ja unohtuu TILAAJA VUOK- RALAI- SET Mihin tieto kertyy??? HUOL- TOKIRJA- KONS. URA- KOITSI- JAT LVIS 5
Tiedonsiirtoa kun käytetään projektipankkia Kokoukset Internet-selain Sähköposti Paperiasiakirjat Paperipiirustukset Puhelin Kaikki tallentavat omat dokumenttinsa projektipankkiin ja hakevat sieltä muiden dokumentit itse Ark Raken Rak Sk Projektipankista saa viimeisimmän version tiedostoista! www- Projektipankki LVIS Hankkeen jälkeen kaikki kerätty tieto säilyy yhdessä paikassa Vuok Urak Huolt Tietoa kertyy automaattisesti 6
Taustaa Perusongelma: Miten tieto siirtyy useiden hankkeiden läpi ja pysyy ajan tasalla? Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 pieniä remontteja Uudisrakennus Keittiöremontti pieniä remontteja Lisärakennus ja peruskorjaus Rakennuttamista koskevat asiakirjat Suunnittelun loppudokumentit Tiedot pienistä remonteista Suunnittelun lähtötiedot Ajantasatiedot? Sähköiset tietovarastot: Paperiarkistot: Kovalevyt, CD:t Kirjahyllyt Tietoa on kyllä olemassa mutta sen Projektipankki kokoamiseen ja Alueiden keräilyyn arkistot menee aivan liian paljon Huoltokirjat, aikaa! HTK Tiedon häviäminen on todellinen riski! Keskusarkisto EDM, Optimaze, KOKI 7
ProjekTila-konseptin perusidea
ProjekTila-konsepti Etusivu Koki HTK EAI Oulun yliopisto Lapin yliopisto Kohde (Kuopion yliopisto) Optimaze Päärak Varasto Rakennus (Canthia) Huoltokirjat Kunnossapitohankkeet Projektipankit Kunto- Ryhti Ajantasalla pidettävät dokumentit Investointihankkeet 9
Tavoite
Kaikki rakennusten tekniset tiedot talteen Tavoite Muutosketjun muodostavat: Investointihankkeet Kunnossapitohankkeet Pienkorjaukset Tilamuutokset 11
Tavoite Miksi kaikista hankkeista? Rakennusten tiedot syntyvät ja muuttuvat jatkuvasti hankkeissa ja pienkorjauksissa Ajantasatiedot ovat niiden summa! Senaatin kiinteistöliiketoiminta perustuu ajantasaisiin sähköisiin tietoihin rakennuksista Ilman raaka-ainetta ei voida siis pitää ajantasalla vuokrauksen tilatietoja, huoltokirjaa Palvelu keskittää yhteen portaaliin kaiken rakennustoiminnasta tulevan dokumentaation rakennuksittain! 12
Senaatilla on tarve saada tietoa toimintaprosesseihinsa Prosessikartta STRATEGIA Strategisen tason ohjausprosessit Asiakkuuden hallinta Toimittajuuden hallinta Salkunhallinta Yhteiskuntavastuun hallinta Toimintaprosessit Palvelu-/ Vuokrausprosessi Ylläpitoprosessi Investointiprosessi vaatii ajantasaiset tilatiedot (tilarajat, tilaluokat ) vaatii tarkkaa tietoa talotekniikasta vaatii sekä reaaliaikaisia tietoja että ennusteita ASIAKKAAT Kilpailukykyä ylläpitävät palveluprosessit (TAY, HR, ICT, LK, V)
Vuokralaisella on tarve saada tietoa omiin toimintaprosesseihinsa Sisäinen vuokraus luotettavat ja ajantasaiset pintaalatiedot Tilojen käyttö, tekniikan ja kalustuksen sovitus Palveluiden kilpailutus siivous (siivouspinta-alat, pintamateriaalit, tilaluokat) Aktiivinen osallistuminen rakennushankkeisiin (lähtötiedot, raportit, kokousmuistiot, aikataulut havainnekuvat )
Kehityspolkua
Taustaa Päättymätön projektipankki? Hankepäivät 30.10.2002 Käyttäjäkysely syyskuu 2002 2002 Hajanaista pp-käyttöä parissa kymmenessä hankkeessa. 6 eri pptoimittajaa. Kesäkuussa 2003 30 kpl projektipankkeja JORY 26.8.2003 JORY 17.6.2003 Toimittajakysely lokakuu 2002 2003 PP-toimittajien valintamenettelyt aloitetaan Joryn päätös ProjekTila-konseptin laajasta käyttöönotosta alkaen 750 kohteista! 2004 Perustetaan PP-kery ja PP-ohry JORY 22.11.2005 Nimikilpailu ProjekTila voittaa 2005 Keskitetään PP:t kahdelle toimittajalle Buildercom ja Tocoman -> Hankekohtainen kilpailutus Määrittelyt, koodaukset, runko valmis marraskuu 2005 JORY 7.11.2006 Käyttöönottoa ja koulutusta PI ja E 2006 Siirrytään suoraan neuvottelumenettelyyn Buildercomin kanssa. Tuloksena lisenssikauppa ProjekTilasta, projektipankeista ja huoltokirjoista Ohjeistukset, sopimusmallit, prosessit Käyttöönottoa ja koulutusta KE 2007 Tänään Vanhan CD-aineiston massasiirto 2008 2,5 vuotta kokemusta Koulutusta Toukokuussa 2008 n. 1000 kpl projektipankkeja n. 1 000 000 tiedostoa n. 5000 käyttäjää 16
ProjekTilan nykyrakenne
18
Mikä se ProjekTila oikein on? ProjekTila on rakennuksen teknisen tiedon haltuunoton ja ajantasallapidon työkalu. ProjekTila on rakennusteknisten tietojen portaali, jossa rakennukset ryhmitellään rakennus-ryhmiksi (ProjekTilakohteiksi). Palvelu luo automaattisesti linkitykset kaikkiin rakennusten hankkeiden projektipankkeihin ja huoltokirjoihin. Projektipankki on itsenäinen yhden hankkeen tiedon- ja dokumenttienhallintapalvelu Huoltokirja on itsenäinen yhden rakennuksen huollon ja ylläpidon hallintaväline Senaatin tunnusmaailma ja perustiedot KOKI- ja HTKjärjestelmistä on integroitu ProjekTila-järjestelmään.
Case: Kuopion yliopiston kampus
Enemmistö hankkeista projektipankeissa 21
Pienet työt kirjataan ylös systemaattisesti ProjekTilaan 22
Tiedostojen muodot vaihtelevat mutta tiedot luettavissa sähköisesti 23
PDF-muoto havaittu käteväksi pientöiden tallennuksissa (toki käytetään dwg:tä jos löytyy) 24
Ajantasaistustyöhön alkaa olla taustamateriaali kasassa ja työ on alkamassa Asemapiirustukset on jo! 25
Ajantasainen DWG-asemapiirustus Canthiasta 26
Sama kevyempänä katseluversioina PDF:nä 27
PDF on kevyt ja kätevä katselukäyttöön! Koko Kampuksen ajantasa-asemakuva 28
Käyttötapauksia
Esimerkki 1. Haetaan Musiikkitalon keskiviikkoisen 6.6. suunnittelukokouksen muistio pankista 30
Esimerkki 3. Etsitään Musiikkitalon yhteystietolista 31
Esimerkki 4. Katsotaan valokuvia alueen pienoismallista 32
Esimerkki 5. Ladataan katsottavaksi Musiikkitalon 2.krs arkkitehtitasokuva (dwg) 33
Hyödyt Kustannushyödyt Suorat kustannushyödyt Välillisiä hyötyjä
Suorat mitattavissa olevat kustannushyödyt Rakennushankkeiden kopiokulujen pieneneminen Ei yksin projektipankkien ansiota mutta merkittävältä osalta Senaatin kopiokustannukset hankkeissa Alv 0%, vertailuajalla vain määrät ovat muuttuneet paitsi Hki 1.6.2006 alkaen 1 400 000 1 200 000 1 000 000 800 000 1 152 782 1 276 133 973 326 1 058 811 902004 (ennuste) 713 665 600 000 Ennuste < 500 000 383 177 400 000 200 000 0 2 004 2 005 2 006 2007 35
Suorat mitattavissa olevat kustannushyödyt Muita suoria kustannushyötyjä (ei ole mitattu) Dokumenttien hallintaan liittyviä Säästöä pöytäkirjojen ja muistioiden postituskuluissa Arvio 2000 euroa/hanke [Proce-tutkimus 2002 VTT] 100 suurta hanketta -> 200 000 euroa säästöä? Alentuvat tilakustannukset pienenevän arkistopaperimäärän takia Arkiston tilan hinta? Hankkeen dokumenttien jakelu, päivitys, saatavuus ja reaaliaikaista Työ tehostuu kaikilla osapuolilla, säästöä palkkakuluissa Matkustamiseen liittyviä Pienemmät matkakustannukset ja matka-aikasäästöt vähentyneisiin palavereihin ja tiedonhakumatkoihin Suunnittelijoiden matkat Sk:n arkistoihin hakemaan paperi- tai muovioriginaaleja vähenevät Senaatin arkiston henkilöiden ajansäästö, työn tehostuminen Hankkeen sähköisen lähtötiedon kertasiirto projektipankkiin riittää 36
Välilliset hyödyt Joitakin välillisten hyötyjen ketjuja Aikasäästöt Tiedonjakelun aikaviiveiden väheneminen Työaikasäästöjä kaikilla Koko hankkeen aikataulun tiivistyminen Vuokratuloja aikaisemmin + vähemmän kuluja väistötilaan Laadukkaampaa tiedonvälitystä Virheet vähenevät tiedonkulun parantuessa vähemmän virheitä suunnittelussa Vähemmän virheitä työmaalla Laadukkaampi rakennus -> tyytyväisempi vuokralainen Laadukkaampi rakennus -> pienemmät ylläpitokustannukset Vähemmän kiistoja, koska tiedonkulku on tarkasti dokumentoitu 37
Tulevaisuus
IM-Manager Kehitysportaat tietojen haltuunotossa 4. Palveluiden integrointi Tulevaisuus??? Nykyvaihe 1.Tietojen keräys Kaikki tiedot kerätään 2. Tietojen jalostaminen Tietojen jalostaminen edellyttää kaikkien muutosten tietämistä 3. Tietojen integrointi Tietojen integrointi edellyttää tiedoilta rakenteellista vakiomuotoa eli standardointia Palveluiden integrointi edellyttää tietojen ja tietomallien integrointia GIS Internet www Sekalaista aineistoa Yhtenäinen esitystapa ja tietosisältö Rakenteellista tietoa standardien mukaan Kaikki palvelut käyttävät samaa tietoa ottaen huomioon käyttöoikeudet jne Tietokanta 39
Kehityspolkua Menneen haltuunotto Suunnitteludokumenttien haltuunottoja jakeluväline Ajantasaistusväline Apuja ja säästöjä Sähköinen tarjouskilpailutusväline Ennakointi Hankkeiden aktiivinen hallinta- ja ohjausväline = (HTK + ProjekTila) Hankesalkun aikataulutusväline Integroituminen Paikkatietojärjestelmät GIS, BIMserverit 40
Yksi kuva ei kerro paljon mitään Monta kuvaa ketjussa kertoo tarinan Esimerkki työmaakameran käytöstä, Lapin YO, Taiteiden tiedekunta Rakennuksen tarina muodostuu projektipankeista 41
Kiitos! Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt 42