Suomen Lions-liitto ry:n viestintästrategia Hyväksytty Suomen Lions-liitto ry:n hallituksessa 18.11.2011
SISÄLTÖ 1. Suomen Lions-liiton toiminta-ajatus 1 2. Yleistä 1 3. Suomen Lions-liiton viestinnän tavoitteet ja tehtävät 2 4. Viestinnässä noudatettavat periaatteet 3 5. Ulkoinen viestintä 3 6. Sisäinen viestintä 4 7. Viestinnässä käytettävät keinot 4 8. Viestinnän organisointi 5 8.1. Viestintä liittotasolla 5 8.1.1. Viestintätoimikunta 5 8.1.2. NET-työryhmä 6 8.1.3. Lion-lehden toimitusneuvosto 7 8.1.4. Yhteisösuhteet työryhmä 7 8.2. Viestintä piiritasolla 8 8.3. Viestintä klubitasolla 8 8.4. Viestintä yksilötasolla 9 9. Koulutus 9 10. Lionstunnuksen käyttö ja graafinen ohjeistus 9 11. Sidosryhmäyhteistyö 9 12. Mainonta ja sponsorointi 9 13. Viestinnän toteutus ja seuranta 10 Lähteet 10
Tässä viestintästrategiassa esitellään Suomen Lions-liiton viestinnän lähtökohdat, viestinnässä noudatettavat periaatteet, viestinnän suunnittelu ja organisointi, sekä viestintää koskevien uudistusten toteuttaminen. Esitykseen on poimittu tiiviiseen muotoon Lionsjärjestön arkiviestintään liittyvät periaatteelliset asiat, joiden tulisi olla tiedossa kaikilla organisaatiomme tasoilla. Viestintästrategialla halutaan vahvistaa olemassa olevia avoimen tiedottamisen kulttuureja ja nostaa niitä esiin. Suomen Lions-liiton viestintä perustuu yleisiin viestinnän periaatteisiin. Lähtökohtana on, että viestintä tukee lionsjärjestön päämääriä. Lisäksi tuodaan esiin viestinnän periaatteelliset painopistealueet. Viestintästrategian tarkoituksena on, että viestintä saadaan tukemaan koko organisaation strategiaa, toisin sanoen autetaan organisaatioita pääsemään tavoitteisiinsa. 1. Suomen Lions-liiton toiminta-ajatus Teemme yhdessä työtä paikallisella, kansallisella ja kansainvälisellä tasolla lasten ja nuorten terveen elämän ja kehityksen turvaamiseksi sekä ikääntyneiden, perheiden, vammaisten ja muiden apua tarvitsevien tukemiseksi. Toiminta tarjoaa jäsenelle mahdollisuuden toimia sosiaalisessa yhteisössä, kehittyä ihmisenä ja kehittää johtamistaitoja sekä solmia kontakteja kotimaassa ja ulkomailla. Lionsjärjestön tarkoituksena on tehdä mahdolliseksi vapaaehtoisille palvella paikkakuntiaan ja yhteisöjään niiden humanitaaristen tarpeiden mukaan, sekä rohkaista rauhaan ja edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä lionsklubien välityksellä (Missio). Järjestömme visio on, että olemme maailmanlaajuisesti johtavassa asemassa vapaaehtoisessa yhteisöllisessä ja humanitaarisessa palvelussa. Kansainvälisen lionsjärjestön tunnuslause on: Me palvelemme Vi tjäna We serve. 2. Yleistä Lion-lehti on ilmestynyt suomenkielisenä vuodesta 1955 lähtien. Lehden keskimääräinen levikki on noin 27 000 kappaletta. Numerosta 2/2000 alkaen lehti on ilmestynyt myös internet-verkossa ja se on ensimmäisenä verkossa ilmestynyt Lion-lehti maailmassa. Järjestössämme on ollut tiedotusjohtaja, nyttemmin viestintäjohtaja, vuodesta 1982 lähtien. Suomen Lions-liiton ensimmäiset kotisivut julkaistiin 1994. Sen jälkeen sivuja on muutettu useita kertoja, viimeisin suuri uudistus tehtiin syksyllä 2009. Viestinnän avulla lionsjärjestö lisää tunnettuuttaan, ympäristön ja kansalaisten luottamusta toimintaansa kohtaan sekä toimintansa vaikuttavuutta ja työnsä tehokkuutta. Keskeiset tehtävät ovat informointi, neuvonta ja osallisuuden edistäminen. Viestintä on myös tärkeä osa johtamista ja toimintaa. Järjestöllemme on tärkeää toimintamme avoimuus, samoin kuin toisten tekemän työn arvostaminen. Näitäkin tavoitteita tuetaan viestinnällä. Viestintä on lioneille mahdollisuus. Sen avulla voimme tehostaa omaa toimintaamme. Toisaalta sen avulla voimme tehdä toimintaamme tunnetuksi niin jäsenistömme keskuudessa kuin suurelle 1 (10)
yleisöllekin. Viestintä vahvistaa asemaamme tärkeänä yhteiskunnallisena toimijana ja luo meistä mielikuvaa varteenotettavana yhteistoimintatahona. Näkyvä toiminta houkuttelee järjestöömme aktiivisia uusia jäseniä ja samalla lisää yhteisöllisyyttä omassa keskuudessamme. 3. Suomen Lions-liiton viestinnän tavoitteet ja tehtävät Viestinnällä tehdään lionsjärjestö, sen toiminta ja aktiviteetit tutuiksi kansalaisille, sidosryhmille, ja jäsenistölle ja näin luodaan edellytykset vuorovaikutukselle. Viestintä on aktiivista, palvelevaa ja lähtee vastaanottajan tarpeista. Moninkertaispiirin (liittotaso), piirien, klubien ja toimihenkilöiden erilaisilla viestintämuodoilla luodaan perusedellytykset siihen, että kaikilla on mahdollisuus osallistua toimintojen suunnitteluun ja päätöksenteon valmisteluun. Samoin myös sille, että kaikki voivat viestiä omasta toiminnastaan. Suomen Lions-liiton julkisuuskuva muodostuu jokaisen jäsenen toiminnan tuloksesta. Se kertoo, mitä suuri yleisö meistä ajattelee. Samalla se vaikuttaa kaikkeen tekemiseemme, uusien jäsenten saamisesta ihmisten halukkuuteen osallistua keräyksiimme ja aktiviteetteihimme. Julkisuuskuvaan voidaan vaikuttaa onnistuneella, hyvin suunnitellulla viestinnällä. Viestinnän toimintaperiaatteet Luotettavuus Asiantuntevuus Avoimuus Ajantasaisuus ja ajanmukaisuus Vuorovaikutteisuus Viestintä yhteistyössä asiantuntijoiden kanssa Tavoitemielikuva Suomen Lions-liiton tavoitemielikuva on olla tunnettu ja tehokas kansainvälinen palveluklubien järjestö. Keskeinen viestinnän tavoite Olemme omassa toimintaympäristössämme nykyisille ja potentiaalisille sidosryhmillemme ensimmäiseksi mieleen tuleva asiantunteva ja kokenut palveluklubien järjestö, johon voi luottaa. Muita strategisia tavoitteita Lionsjärjestö ja sen palvelutoiminta tunnetaan Järjestöllä on hyvä imago Toimintamme näkyy positiivisesti niin julkisuudessa kuin omassa keskuudessamme Jäsenet ja virkailijat ovat sitoutuneita Yhteiskuntasuhteita vaalitaan ja kehitetään yhteiskunnan kaikilla tasoilla Tilannekohtaiset strategiset tavoitteet vaihtuvat kausittain. Viestinnällä huolehditaan erityisesti, että voidaan turvata jäsenien ja klubien mahdollisuudet saada tietoja yleisesti merkittävistä yhteisistä asioista ja, että asioiden käsittelyyn voidaan vaikuttaa voidaan toteuttaa kansainvälisen lionsjärjestön ja Lions-liiton antamiin palveluihin ja käsittelemiin asioihin liittyvä yleinen neuvonta 2 (10)
tieto on laadukasta ja helposti saatavilla viestintä on vuorovaikutteista huolehditaan tiedotusvälineiden, viranomaisten ja yhteistoimintatahojen tiedonsaannista huolehditaan ruotsinkielisen väestön tiedonsaannista keskeisissä asioissa yksittäisen lionin ja lionsklubin on helppo ottaa yhteyttä järjestömme virkailijoihin ja Suomen Lions-liiton toimistoon Suomen Lions-liitto rakentaa viestintään rutiinit ja toimintamallit, jotka palvelevat strategisia tavoitteita tarkistetaan viestintästrategia riittävän usein. 4. Viestinnässä noudatettavat periaatteet Lionsjärjestön eri toimijoiden viestintä tekee mahdolliseksi kokonaiskuvan muodostamisen järjestön harjoittamasta työstä, päätöksistä ja muusta toiminnasta ja antaa tilaisuuden myös kriittiseen arvioimiseen. Moninkertaispiirin (liittotaso), piirien, klubien ja toimihenkilöiden viestintä edistää asiayhteyksien ymmärtämistä. Informaatiota pitää olla helposti ja riittävästi saatavilla. Lionsjärjestö käyttää viestinnässään asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Suuren yleisön ja lionien vuorovaikutusmahdollisuuksia edistetään eri tavoin. Hyvä vuorovaikutteinen viestintä muodostuu lionien, suuren yleisön ja joukkoviestimien osallistumisesta. Palautetta seurataan eri tasoilla ja hyödynnetään toiminnan arvioinnissa ja siihen pyritään vastaamaan. Keskustelua ja aktiivisuutta tuetaan. Yleisesti merkittävistä asioissa tiedotetaan. Viestintä suunnitellaan osallistumista tukevaksi. Viestinnän eri osapuolia kohdellaan tasa-arvoisesti. Viestinnällä lisätään lionstoiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä, jonka puolestaan odotetaan lisäävän ymmärtämystä järjestön toimintaa kohtaan. Lionsjärjestön viestintään on voitava luottaa ja eikä sitä tule käyttää järjestön tehtävälle vieraassa tarkoituksessa. Viestintä on oikea-aikaista, riittävän nopeaa, avointa, ymmärrettävää. Sähköinen tiedonvälitys antaa mahdollisuuden lähes reaaliaikaiseen toimintaan. Luotettavuudesta ei kuitenkaan saa tinkiä nopeuden kustannuksella. 5. Ulkoinen viestintä Johdonmukaisella, todenmukaisella, yhtenäisellä, aktiivisella ja selkeällä viestinnällä välitetään lionsjärjestöstä myönteinen kuva omalle jäsenistöllemme ja julkisuuteen. Ulkoisessa tiedottamisessa viestintä pyritään suuntaamaan suoraan tai välillisesti eri kohderyhmille. Lion-lehti ja järjestömme ulkopuolinen media ovat tärkeitä viestinnässä suurelle yleisölle. Wwwsivuilla taas saavutetaan suuri kattavuus ja nopeus. Järjestömme ajan tasalla olevat tiedotuksen suorat kontaktit, postituslistat ja monipuolinen kotisivuverkko auttavat viestinnän onnistumisessa. Toimitusten kautta välitetyt viestit leviävät nopeasti ja laajasti suurelle yleisölle. Joukkoviestimet suodattavat ja kommentoivat asioita ja ottavat esiin eri näkökulmia. Ne tarjoavat järjestömme omien kanavien lisäksi väylän tuloksista tiedottamiseen ja yleisöpalautteelle sekä yhteiskunnalliselle keskustelulle. 3 (10)
Viestinnän suunnittelussa ja käytännön toteutuksessa kannattaa hyödyntää liiton ja piirien viestintäorganisaatioiden apua. Suomen Lions-liiton ulkoisesta viestinnästä vastaavat liiton puheenjohtaja, pääsihteeri ja viestintäjohtaja. Toimikuntien, piirien ja klubien ulkoisesta viestinnästä huolehtivat heidän viestintävastaavansa sovittujen pelisääntöjen ja johdon ohjeiden mukaisesti. Suomen Lions-liiton maineenhallinnan kannalta tärkeissä asioissa tulee olla yhteydessä puheenjohtajaan tai pääsihteeriin. Jokainen lion hoitaa viestintää omalta osaltaan niin toiminnassamme kuin sen ulkopuolellakin. Suuren yleisön näkemys lionsjärjestöstä perustuu usein yksittäisten jäsenten toimintaan, käytökseen tai lausuntoihin. Viestinnän tarve, laatu, ajoitus, menetelmät ja kohdentaminen riippuvat tilanteesta, mutta päätavoite on tehdä lionstoiminnan tulokset näkyviksi ja ymmärrettäviksi vastaanottajan ehdoilla. 6. Sisäinen viestintä Hyvä sisäinen viestintä lisää sitoutumista toimintaamme. Jäsenistö tarvitsee tietoa palvelutyötään ja organisaatioitaan koskevista suunnitelmista, muutoksista, tavoitteista, meneillään olevista hankkeista ja muista tärkeistä asioista. Toimiva sisäinen viestintä on ulkoisen viestinnän edellytys. Sisäisellä viestinnällä varmistetaan, että kaikilla organisaatiossa toimivilla on tiedossaan järjestömme toiminnan tavoitteet ja työn tekemisen kannalta oleellinen tieto. Toimiva sisäinen viestintä myös mahdollistaa jäsenistölle tärkeiden asioiden tietoon saattamisen organisaation ylemmille tasoille, samoin kuin avoimen, rakentavan keskustelun. Lionsjärjestö viestii monilla tasoilla, muun muassa moninkertaispiirissä (liittotasolla), piireissä, klubeissa, virkailija- ja toimihenkilötasoilla. Suomen Lions-liiton puheenjohtajalla, piirikuvernööreillä sekä toimiala- ja työryhmäjohtajilla, niin liitto- kuin piiritasollakin, on keskeinen rooli lionsjärjestön sisäisessä tiedonkulussa. Heidän tehtävänään on pitää viestinnästä vastaavat informoituna. Vastaavalla tavalla tiedon kulku tulee järjestää klubeissa. Toimikunnat, työryhmät, piirit ja klubit nimeävät viestintävastaavat, jotka hoitavat viestintää yhteistyössä viestintätoimikunnan, Lion-lehden ja NET-työryhmän kanssa. Suomen Lions-liiton toimistohenkilökunta viestii omiin tehtäviinsä liittyvistä asioista. 7. Viestinnässä käytettävät keinot Viestinnässä kehitetään monipuolisesti ulkoisen ja sisäisen viestinnän keinoja, jotka määräytyvät kohderyhmien mukaisesti. Viestinnän keinoja ovat muun muassa Lion-lehti, vuosikirja, esitteet, Suomen Lions-liiton, piirien ja klubien www-sivustot, sosiaalinen media ja muut sähköiset mediat, piirikuvernöörien tiedotteet, toimikuntapuheenjohtajien ajankohtaistiedotteet, vuosi-, piiri- PNATja klubikokoukset, tiedotus- ja keskustelutilaisuudet, messu- ja tutustumistilaisuudet. Myös kahdenväliset puhelin- ja sähköpostikeskustelut ovat tärkeitä viestintätapahtumia. 4 (10)
Lioneja kannustetaan kertomaan toiminnastamme ulkopuolisille, niin erilaissa aktiviteeteissa kuin vapaamuotoisissa yksityisissä tapaamisissa. Joukkoviestimiin klubien, piirien ja moninkertaispiirin virkailijat ovat omaan vastuualueeseensa liittyen suoraan yhteydessä. Liiton ja piirien viestintävastaavat auttavat tarvittaessa. Julkisen sanan tarpeisiin vastataan nopeasti ja tasapuolisesti. Lionit ja Lions-liiton toimistohenkilökunta avustavat tarvittaessa toimittajia tiedon hankinnassa. Julkista sanaa ja suurta yleisöä varten pyritään tuottamaan koottua ja erilaisia kokonaisuuksia käsittelevää tietoa. 8. Viestinnän organisointi Lionsviestintä kokonaisuudessaan on merkittävä osa järjestömme toimintaa ja sen päämäärän toteuttamista. Toiminta- ja johtamiskulttuuri perustuu tavoitteelliseen, suunnitelmalliseen ja aktiiviseen viestintään. Johdolle viestintä on työväline. Liiton puheenjohtaja, pääsihteeri ja viestintäjohtaja johtavat ja koordinoivat Suomen Lions-liiton viestintää Suomen Lions-liiton vuosikokouksen, kuvernöörineuvoston ja hallituksen päätösten mukaan. Tärkeistä viestintää vaativista asioista tulee tiedottaa heille ja konsultoida heidän kanssaan käytännön toteutuksesta. Viestintäjohtajalla on apunaan viestintätoimikunta. Kaikki toimialajohtajat, työryhmien puheenjohtajat, piirikuvernöörit, piirien ja klubien virkailijat huolehtivat omalta osaltaan tiedottamisesta ja kanssakäymisestä niiden yhteistyökumppaneiden kanssa, joita heidän tehtävänsä koskevat. Tiedottaminen kuuluu jokaisen lionin ja Lions-liiton työntekijän perustehtäviin ja se on korostetusti palvelutoimintaa. Vastuu tiedottamisen toteuttamisesta on sillä, joka tiedon tuottaa. Perimmäinen vastuu piirin viestinnästä on kuitenkin piirikuvernöörillä ja klubin viestinnästä presidentillä. Lionstoiminnassa ei ole syytä tuottaa samoja tietoja moneen kertaan, jos ne voidaan saada valmiina tietojärjestelmistä. Tavoite on, että virkailijoilla on perustiedot lionsjärjestön tietovarannoista ja valmiudet käyttää niitä. Tietoja ei koota uudestaan, jos ne voidaan tuottaa jo olemassa olevasta. 8.1. Viestintä liittotasolla 8.1.1. Viestintätoimikunta Viestintätoimikunta muodostuu asiantuntijajäsenistä, viestinnän eri työryhmien puheenjohtajista, piirikuvernöörijäsenestä ja liiton toimiston edustajasta. Sen tehtävänä on muodostaa kokonaiskuva Suomen Lions-liiton viestinnästä. Kokonaiskuvan pohjalta eri työryhmät kehittävät viestintää omalta osaltaan yhteisesti sovittujen tavoitteiden mukaisesti. Liiton viestintäjohtaja on toimikunnan puheenjohtaja. Hän on yksi liiton viidestä toimialajohtajasta. Viestintätoimikunta ohjaa, neuvoo, koordinoi ja valvoo lionsviestintää. Viestintää kehitetään tiiviissä yhteistyössä muiden toimikuntien, työryhmien, jäsenistön ja leojen kanssa. 5 (10)
Toimikunta toimii lionsjärjestön johdon ja jäsenistön tukena, luo ja ylläpitää viestintäkanavia ja avustaa organisaation toimijoita. Työryhmä vastaa viestinnän koordinoinnista, suunnittelusta ja seurannasta. Viestintätoimikunta hallinnoi sisäistä ja ulkoista viestintää yhteistyössä liiton puheenjohtajan, pääsihteerin, hallituksen, kuvernöörineuvoston ja liiton muiden toimikuntien kanssa kehittää viestintää vastaamaan nykyajan ja tulevaisuuden vaatimuksia toimikunnalla on viestintävastuu valtakunnallisissa projekteissa antaa liiton johdolle, piireille ja klubeille valmiuksia viestintään muodostaa yhteistyöverkoston järjestömme viestinnän tekijöistä. Toimikunnan edustaja osallistuu kokouksiin ja tilaisuuksiin, joissa käsiteltävistä asioista viestintä tarvitsee tietoa toimintaansa varten. Viestinnän tiedonsaannista huolehditaan informoimalla heitä riittävän aikaisessa vaiheessa vireille tulevista ja ratkaistavista asioista. Tulevista kampanjoista, aktiviteeteista ja tapahtumien etenemisestä kerrotaan toimikunnalle ja sen puheenjohtajalle hyvissä ajoin. Toimikunnalla tulee olla yleiskuva tärkeistä viestintää vaativista asioista ja tapahtumista. 8.1.2. NET-työryhmä Ajantasaista tietoa lionstoiminnan eri alueilta saa Lions-liiton verkkosivuilta. Tietoa on keskeisiltä osin myös ruotsiksi ja englanniksi. Piirien, klubien ja toimikuntien sivut kertovat omalta osaltaan niiden toiminnasta. Myös kansainvälisen lionsjärjestön, Lions Clubs Internationalin sivuille, www.lionsclubs.org/ on koottu erittäin suuri määrä toimintaamme koskevaa tietoa. Tämän sivuston sisällöstä vastaa kansainvälinen päämaja. Päivitetyt liiton, piirien ja klubien kotisivut mahdollistavat tiedon välittämisen tehokkaasti. Verkkoviestintää kehitetään tiedonkulun nopeuden ja saavutettavuuden lisäämiseksi. Tavoitteena on saada uusi tieto mahdollisimman nopeasti ja kustannustehokkaasti jäsenistön ja suuren yleisön tietoon ja käyttöön. Verkkopalvelut ovat tärkeitä myös sidosryhmäyhteistyöllemme. Lisäksi tiedonsaanti turvataan niille, jotka käyttävät muuta kuin verkkomedioita. Verkko- ja muussa viestinnässä pidetään huoli myös henkilötietojen tehokkaasta suojaamisesta lainsäädännön mukaan. Lionstoiminta esittäytyy tietoverkossa niin, että tuottamamme tiedot ja palvelut löytyvät vaivattomasti, ja että lionstoiminnasta ja sen tuloksista on helppo muodostaa kokonaiskuva. Asiat esitellään asiakas- ja sisältölähtöisesti. Tiedon saatavuuden parantamiseksi sähköistä julkaisemista pyritään tehostamaan. Lisäksi kiinnitetään huomiota verkkoon tuotetun aineiston pitkäaikaiseen käyttöön ja arkistointiin. Lionsjärjestön verkkoaineistoon tulee voida luottaa, joten tietojen ajantasaisuus ja päivittäminen ovat ensiarvoisen tärkeitä. Verkkoviestinnän ylläpitoon ja kehittämiseen suunnataan riittävästi voimavaroja kaikilla tasoilla. 6 (10)
Jokainen toimikunta ja työryhmä tuottaa oman alueensa www-sivujen sisällön ja vastaa sen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. Toimialajohtajien sekä toimikuntien ja työryhmien puheenjohtajien tehtävä on huolehtia, että liiton sivuilla on riittävästi heidän alueensa sisältöä. Viime kädessä vastuu kaikista sivuista on Lions-liiton pääsihteerillä. NET-työryhmä ylläpitää Suomen Lions-liiton palvelinta, huolehtii liiton kotisivujen toiminnasta ja kehittää niitä sekä valvoo, ohjaa ja opastaa piirien webmastereiden ja mahdollisten internettyöryhmien työtä. Vastuu lionspiirin kotisivujen sisällöstä, ylläpidosta ja varmistamisesta sekä materiaalin oikeellisuudesta on aina kyseisen piirin piirikuvernöörillä. Vastuu lionsklubin kotisivujen sisällöstä, ylläpidosta ja varmistamisesta sekä materiaalin oikeellisuudesta on klubin presidentillä. Tarkempaa tietoa www-viestintään liittyvistä asioista on Suomen Lions-liitto ry:n internet-toiminnan ohjeessa. 8.1.3. Lion-lehden toimitusneuvosto Lion-lehti toimii kansainvälisen päämajan Editorial Policyn sekä Lions-liiton hallituksen 22.10.2004 hyväksymän johtosäännön mukaan. Lion-lehti on liiton virallinen lehti. Lehti on puolueeton suomen- ja ruotsinkielinen Lions Clubs Internationalin jäsenlehti, ja se kuuluu jäsenenä Suomen Aikakauslehtien liittoon. Kuusi kertaa vuodessa ilmestyvä lehti postitetaan kaikille jäsenille ja sidosryhmille. Lion-lehti on kaikkien Suomen lionien ja leojen yhdysside sekä Lions Clubs Internationalin, Lionsliiton ja liittotoimiston tiedotuskanava. Se julkaisee Lions Clubs Internationalin, Lions-liiton ja -piirien antamaa aineistoa sekä klubien lähettämiä kuvauksia palvelu- ja muusta toiminnasta kaikkialta maasta. Lion-lehti kertoo tapahtumista ja aikaansaannoksista omassa maassa ja maailmanlaajuisesti. Lehti keskittyy lionstoiminnan ja palvelutehtävien esittelyyn. Lion-lehden toimitusneuvosto vastaa Lion-lehden toimitusaikatauluista, sisällön seurannasta, ilmoitusmyynnistä ja painopaikan valintaehdotuksesta. Se tukee toimittajien työtä ja tekee esityksiä lehden kehittämiseksi. Päätoimittaja vastaa lehden sisällöstä, aineiston kokoamisesta ja toimittamisesta, toimituksen johtamisesta ja ilmoituskehityksen seurannasta, joista hän myös raportoi ja tekee esityksiä toimitusneuvostolle. Lehden toiminnan kannalta on tärkeää, että se saa ajankohtaisia juttuideoita piireistä ja klubeista. 8.1.4. Yhteisösuhteet-työryhmä Yhteisösuhteet-työryhmän tarkoituksena on tehdä tunnetuksi lionstoiminnan periaatteita yhteiskunnan eri tasoille painottaen kulloinkin voimassa olevaa toiminnan teemaa. Työryhmä vahvistaa näkyvyyttä ja yhteistyötä yritysten, yhteisöjen, keskusjärjestöjen ja viranomaisten kanssa. Yhteistyökumppaneiden valinnassa pääpaino on pitkäjänteisellä molempia osapuolia hyödyttävällä yhteistyöllä. Työryhmä hankkii tuleviin projekteihin tarvittavat partnerit ja pitää heihin henkilökohtaisesti yhteyttä. Yhteistyötä tehdään myös piirien kanssa paikallisen partneriyhteistyön varmistamiseksi. 7 (10)
Työryhmä saa toiminnallaan aikaan yhteistyösuhteita, joita muut toimikunnat, kuten palvelu- ja varainhankintatoimikunta voivat hyödyntää omissa projekteissaan. 8.2. Viestintä piiritasolla Lionspiirin viestintää ovat esimerkiksi piirin oma lehti, jutut Lion-lehteen ja paikallisiin lehtiin, www-sivut, sosiaalinen media, PK-tiedotteet, työryhmien puheenjohtajien tiedotteet, piirikuvernöörin vierailut, erilaiset tapahtumat ja aktiviteetit, kokoukset ja suorat yhteydenotot. Piirin viestinnästä vastaa piirikuvernööri. Hänellä on tehtävän käytännön toteuttamisessa apunaan piirin tiedotusorganisaatio ja Internet-palveluissa webmaster. Kukin piirihallituksen ja piirin toimikunnan jäsen huolehtii viestinnästä omien tehtäviensä osalta. Tiedotusvastaava ja webmaster antavat tarvittaessa apua. Yleisesti kiinnostavista asioista tiedotetaan myös Lion-lehteen ja liiton viestinnästä vastaaville. Piirin Internet-palveluista vastaa piirin webmaster. Hän opastaa, kouluttaa ja koordinoi klubien internet-toimintaa sekä valvoo Suomen Lions-liitto ry:n internet-toiminnan ohjeiden noudattamista piirissään yhteistyössä liiton NET-työryhmän kanssa. Piirikuvernööri voi halutessaan nimittää piirille lionsjäsenistä koostuvan internet-toimikunnan/työryhmän. Piirin sivustoilla noudatetaan NET-työryhmän antamia ohjeita. Vastuu lionspiirin kotisivujen sisällöstä, ylläpidosta ja varmistamisesta sekä materiaalin oikeellisuudesta on aina ko. lionspiirin piirikuvernöörillä. Lions-liitto järjestää vuosittain koulutustilaisuuden piirien tiedotustoimikuntien puheenjohtajille ja webmastereille. 8.3. Viestintä klubitasolla Lionsklubien viestintää ovat esimerkiksi klubin oma lehti, jutut Lion- ja piirilehteen, jutut paikallisiin lehtiin, www-sivut, sosiaalinen media, erilaiset tiedotteet niin jäsenille kuin sidosryhmillekin, erilaiset aktiviteetit ja tapahtumat, kokoukset ja suorat yhteydenotot. Lionsklubin viestinnästä vastaa klubin presidentti. Hänellä on tehtävän käytännön toteutuksessa apunaan sihteeri, klubin toimikuntien puheenjohtajat ja virkailijat sekä mahdollisuuksien mukaan tiedotussihteeri. Kukin klubin jäsen huolehtii viestinnästä omien tehtäviensä osalta. Yleisesti kiinnostavista asioista tiedotetaan myös piirilehteen, Lion-lehteen sekä piirin ja liiton viestinnästä vastaaville. Jos klubilla on www-sivut, klubi nimeää jäsenistään webmasterin, joka vastaa klubin kotisivujen julkaisemisesta ja ylläpidosta. Kotisivujen sisällöstä ja tuottamisesta vastaa lionsklubin presidentti liiton NET-työryhmän antamien ohjeiden mukaisesti. Webmasterin käyttöoikeudet voidaan perua NET-työryhmän ja viime kädessä Suomen Lions-liitto ry:n hallituksen toimesta, jos sivuja klubin ei hoideta tai päivitetä tai toiminta rikkoo liiton ohjeita. Klubin sisäisessä viestinnässä otetaan huomioon myös jäsenet, joilla ei ole mahdollisuutta sähköisten palveluiden käyttöön. 8 (10)
8.4. Viestintä yksilötasolla Jokainen lion hoitaa viestintää oman vastuualueensa osalta. Kannattaa muistaa, että viestimme toiminnastamme myös varsinaisen klubitoiminnan ulkopuolella. Suuren yleisön näkemys lionsjärjestöstä perustuu usein yksittäisten jäsenten toimintaan, käytökseen tai lausuntoihin. Tärkeitä viestintätehtäviä ovat toiminnastamme kertominen potentiaalisille jäsenehdokkaille, samoin kuin uusille jäsenille kummin tehtävässä. Viestintää on myös lionsmerkin näkyminen rintapielessämme lionskokousten ulkopuolella. 9. Koulutus Säännöllinen koulutustoiminta luo ja vahvistaa viestintävalmiuksia. Piirien tiedotus- ja Internetvastaaville järjestetään vuosittain koulutustilaisuus. He puolestaan kouluttavat oman piirinsä piirihallituksen ja klubien virkailijoita. 10. Lionstunnuksen käyttö ja graafinen ohjeistus Lionstunnus ja järjestömme nimi ovat rekisteröityjä tavaramerkkejä ja niiden käyttöä säätelee tavaramerkkilainsäädäntö. Lions Clubs International on rekisteröinyt ne ympäri maailmaa. Lionsklubeilla, piireillä ja liitolla on lupa käyttää tunnusta esimerkiksi kirjelomakkeissa ja - kuorissa, web-sivuilla ja painotuotteissa. Tarkat ohjeet lionslogon ja nimen käytöstä ovat luettavissa liiton ja Lions Clubs Internationalin kotisivuilta. Viestintästrategiaa täydentää graafinen ohjeistus. 11. Sidosryhmäyhteistyö Liittotasolla puheenjohtaja, pääsihteeri ja viestintäjohtaja luovat kontakteja mediaan. He osallistuvat myös kansainvälisten kokemusten vaihtamiseen yhteistyössä kansainvälisen lionstoiminnan työryhmien kanssa. Liiton yhteisösuhteet-työryhmä huolehtii sidosryhmäyhteistyöstä yritysten ja yhteisöjen kanssa. Jokainen piiri, klubi ja jäsen huolehtii asioista omalta osaltaan. 12. Mainonta ja sponsorointi Lions-liiton, -piirien ja klubien kotisivuille saa laittaa kaupallisia logolla varustettuja mainoksia tai kaupallisia viestejä sekä linkittää niitä hyvää makua ja lionsetiikkaa noudattaen. Mainonta tulee kuitenkin hoitaa niin, ettei yhteistyötahoa mainosteta lionstunnuksilla tai sekoiteta lionsmateriaaliin. Kiistanalaiset tapaukset ratkaisee Suomen Lions-liitto ry:n hallitus. Lion-lehti saa suuren osan toimintavaroistaan mainoksista. Näin ollen ilmoitukset ja suhteet ilmoittajatahoihin ovat tiedonvälityksemme kannalta tärkeitä. 9 (10)
13. Viestinnän toteutus ja seuranta Tulevan kauden puheenjohtaja, pääsihteeri, viestintäjohtaja vastaavat siitä, että Suomen Lionsliitolle laaditaan viestintästrategian pohjalta kausittainen viestintäkalenteri ohjaamaan tavoitteiden toteutumista käytännössä. Suomen Lions-liiton toimikuntien, työryhmien, piirien ja klubien viestintävastaavat laativat omat kausittaiset viestintäkalenterinsa. Tärkeimmistä asioista informoidaan liiton puheenjohtajaa, pääsihteeriä ja viestintäjohtajaa. Viestintäkalenteri määrittelee tarkemmin vuosittaiset tavoitteet, kohderyhmät, viestinnän toimenpiteet ja vastuuhenkilöt. Viestinnän periaatteiden toteutumista seurataan jatkuvasti. Viestintästrategian ajantasaisuus tarkistetaan vuosittain. Lähteet Editorial Policy, XVII luku, Virallinen lehti, Lions Clubs International Internet-toiminnan ohje, Suomen Lions-liitto Lions Clubs Internationalin tavaramerkkisäännöt Lion-lehden johtosääntö, Suomen Lions-liitto, hallitus Missio, Suomen Lions-liitto Visio, Suomen Lions-liitto www.lionsclubs.org/fi/, Lions Clubs Internationalin kotisivut www.lions.fi, Suomen Lions-liiton kotisivut 10 (10)