Kaupungin strateginen johtaminen Strategiapäällikkö Tomi Lähteenmäki Porin kaupunki
Mitä? Miten? Miksi?
Mitä strateginen johtaminen on?
Strateginen ajattelu Strateginen ajattelu on yksilön asenne ja kyky, tapa suhtautua todellisuuteen, sen subjektiiviseen jatkuvasti muuttuvaan ja kompleksiseen luonteeseen. Strategisella ajattelulla pyritään jäsentämään kehitysnäkemystä pitkäjänteiseksi ja johdonmukaiseksi toiminnaksi etsimällä ja antamalla tapahtumille merkityksiä. Samalla uudistetaan ja kehitetään kehitysnäkemystä. Strateginen ajattelu on intuition, järjen ja tunteen yhdistämisen taidetta. Se on yksilön tapa tulkita tapahtumia ja etsiä niiden merkitystä. Strateginen ajattelu on tapa hahmottaa nykyistä ja tulevaa sekä tavoitella haluttua muutosta
Strategisessa suunnittelussa perusoletuksena on, että voimme vaikuttaa tulevaisuuteen omilla valinnoilla ja teoilla ei uskota vallitsevien trendien jatkuvan, vaan hyväksytään uusien trendien ja yllätyksien mahdollisuus ei turvauduta nykyisyyteen eikä menneisyyteen, vaan luodaan polkuja, jotka johtavat tavoiteltuun tulevaisuuteen Menneisyyden kokemukset ja erilaisten kehityspolkujen tunnistaminen auttavat ymmärtämään polkuriippuvuuden merkityksen Tulevaisuuden odotukset ja monien erilaisten tulevaisuuksien tunnistaminen auttavat luomaan vision eli tavoitetilan Vaikeinta strategisessa suunnittelussa on löytää oikeat polut
Strategian ohjaava vaikutus Strateginen suunnittelu on muutoksen tunnistamisen ja toiminnan suuntaamisen väline. Strategioiden avulla pyritään ohjaamaan toimintaa organisaation kannalta toivottavaan suuntaan ja siten saamaan aikaan muutosta. Strategisen suunnittelun avulla on mahdollista tunnistaa organisaation (tai alueen) kilpailukyvyn ydin ja tuottaa uusia ajatuksia kilpailukyvyn kehittämiseksi ja toivotun muutoksen aikaansaamiseksi. Strategisen suunnittelun avulla on mahdollista luoda strategista tietoisuutta, joka on yksi kollektiivisen muutoksen johtamisen perusedellytyksistä. Kun strategian laadintaan osallistuu mahdollisimman laajasti keskeisiä toimijoita, 1) tieto- ja näkemyspohja on mahdollisimman monipuolinen ja 2) eri toimijoiden on mahdollista sitoutua laadittuun strategiaan, sisäistää sen perusajatukset ja toteuttaa niitä oman toiminnan kautta.
Strategian laadintaprosessin tarkoitus Etsiä, löytää ja osoittaa haluttu kehityksen suunta ja tarvittavat toimenpiteet Tarttua johonkin mahdollisuuteen tai torjua uhka Luoda monille toimijoille yhtenäinen ajattelu- ja toimintamalli, jonka avulla yksittäiset päätökset ja toimenpiteet nivoutuvat ajan kuluessa yhteen Luoda toimijoille yhtenäistä tapaa hahmottaa maailma ja suhtautua tapahtumiin Kouluttaa toimijoita uuteen tilanteeseen Luoda jaettua tietoisuutta organisaatioon (informaatiota jakamalla saamme ihmiset ymmärtämään ja sisäistämään yhteiset päämäärämme ) Asemoida oma organisaatio, verkosto tai alue suhteessa muihin
Strategialla haluamme osoittaa suunnan ja nostaa esiin konkreettisia toimenpiteitä (tavoitetila, haluttu muutos) tehdä valinnat, jotka luovat puitteet päätöksenteolle ja toiminnalle koota toimintaa helpommin hahmotettavaksi, hallittavaksi, mitattavaksi ja johdettavaksi kokonaisuudeksi koota ihmiset yhteen pohtimaan yhteistä tulevaisuutta sitouttaa ihmiset yhteisen tulevaisuuden rakentamiseen
Strategia on Valintojen tekemistä Suunnan etsimistä Suunnan näyttämistä Strategia kertoo mitä me teemme pitkäjänteisesti ja johdonmukaisesti, jotta saavutamme halutun tulevaisuuden
Strategin kykyvarasto (Huom! Jokaisen poliittisen johtajan tulisi olla strategi) kyky toimia johdonmukaisesti ja pitkäjänteisesti kyky nähdä vallitsevan tilanteen ylitse kyky hahmottaa tulevaisuuden tarpeita kyky hahmottaa kuntalaisten ja muiden eri toimijoiden muodostamien ryhmien tarpeet kyky ottaa keskeisten toimijoiden mielipiteet huomioon strategioiden muotoilussa ja toteutuksessa kyky tasapainottaa erilaisia tavoitteita organisaation sisällä kyky huomioida valitut strategiat neuvotteluissa ja päätöksenteossa kyky oppia aiemmista päätöksistä ja tapahtumista kyky tunnistaa ne yhteistyökumppanit, jotka ovat tärkeitä organisaation kehityksen kannalta kyky luoda toimivat suhteet kumppaneihin sekä löytää eri organisaatioiden tavoitteiden väliltä yhtymäkohtia kyky tunnistaa ne strategisesti tärkeät verkostot ja foorumit, joissa organisaation on syytä olla mukana
Miten temppu tehdään?
Strateginen johtamisjärjestelmä KAUPUNKISTRATEGIA (KV) HENKILÖSTÖSTRATEGIA PALVELUSTRATEGIA HALLITUSOHJELMA (KH) TALOUSARVIO HALLINTOKUNTIEN SUUNNITELMAT HALLINTOKUNTIEN TALOUSARVIOT POIKKIHALLINNOLLISET SUUNNITELMAT
KV ja KH Konsernihallinto Strategia LAUTAKUNNAT Hallintokunnat ja liikelaitokset Hallintokuntakohtaiset suunnitelmat Talousarvio Yksiköt tai vastuualueet Yksikkökohtaiset suunnitelmat
Strategian ydinkysymykset Mitä varten organisaatio on olemassa? (toiminta-ajatus) Millaista tulevaisuutta tavoittelemme? (visio) Kuinka saavutamme halutun tulevaisuuden? (strategia) Tavoitteet kriittiset menestystekijät Pitkän ja lyhyen aikavälin toimenpiteet Millä mittaamme onnistumista tavoitteissa? (mittarit, arviointikriteerit)
Strategiaprosessi Toiminta-ajatus Seuranta ja raportointi Visio Tavoitetasot JALKAUTTAMINEN TEKEMINEN Painopisteet Mittarit Kriittiset menestystekijät (Asiat, joissa onnistuttava vision ja toiminta-ajatuksen toteuttamiseksi)
Suurimmat haasteet ovat yleensä Sitoutuminen Jalkauttaminen Mittaaminen
Omenapuu (BSC-lajike) VAIKUTTAVUUS OSAAMINEN PROSESSIT TALOUS Omenapuun juuret kuvaavat organisaation sisäisen uudistumisen, suorituskyvyn ja tehokkuuden sekä resurssien hallinnan tavoitteita. Niiden ansiosta puu pysyy pystyssä, saa ravintoa, kasvaa ja tuottaa hedelmää (vaikuttavuutta).
Pori 2016 kaupunkistrategia KV 1.3.2010
Kaupunkistrategia tiivistetysti Porilaiset arvot: Visio 2016: Pori on 120 000 asukkaan sykkivä kasvukeskus Painopisteet ja kriittiset menestystekijät: TYÖTÄ UUSIUTUMINEN JA KILPAILUKYKY HYVINVOINTI, TERVEYS ASUIN- JA ELINYMPÄRISTÖ JA TURVALLISUUS HUOLEN- PITOA ROHKEUTTA 1. Taloudellisten toimintaedellytysten turvaaminen 2. Ammattitaitoinen, uudistuva, tuloksellinen ja hyvinvoiva henkilöstö 3. Elinkeinopolitiikan terävöittäminen 4. Pori on ympärivuotinen tapahtumakaupunki 5. Pori on merkittävä ja tunnettu korkeakoulu- ja yliopistokaupunki 1. Hyvinvoinnin, terveyden ja turvallisuuden edistäminen 2. Pori on lasten ja nuorten kaupunki 3. Koulutustason ja osaamisen kehittäminen 4. Palvelujen laatu, tuottavuus ja alueellinen kattavuus 5. Pori tunnetaan kulttuurikaupunkina 1. Asuin- ja elinympäristön viihtyvyys ja houkuttelevuus 2. Liikenneyhteyksien monipuolisuus, toimivuus ja turvallisuus 3. Ympäristöystävällisen asumisen lisääminen 4. Pori tunnetaan luonnostaan ELÄMYKSIÄ 6. Porin kaupunkiseudun alueellinen, kansallinen ja kansainvälinen yhteistyö Toiminta-ajatus: Pori on turvallisen ja viihtyisän elinympäristön kaupunki, jonka monipuoliset palvelut mahdollistavat kaiken ikäisten aktiivisen toiminnan ja hyvän elämän
Toiminta-ajatus Tätä varten me olemme. Pori on turvallisen ja viihtyisän elinympäristön kaupunki, jonka monipuoliset palvelut mahdollistavat kaiken ikäisten aktiivisen toiminnan ja hyvän elämän.
Porilaiset arvot Näitä me arvostamme ja pidämme tärkeinä. Työtä Pori on hyvä työnantaja ja työllisyyden edistäjä. Huolenpitoa Turvallinen elinympäristö on jokaisen porilaisen oikeus. Rohkeutta Pori on saavutuksistaan ylpeä yhteistyöhakuinen kasvukeskus. Elämyksiä Pori tarjoaa asukkaille elämyksiä arkeen ja juhlaan.
Visio 2016 Tällaisena me näemme tulevaisuutemme. Pori on 120 000 asukkaan sykkivä kasvukeskus. Sykkivä Rytmikäs, kasvava, vetovoimainen, pirteä, raikas, dynaaminen, omaehtoinen, luova, nopeatempoinen, eloisa, kansainvälinen, persoonallinen, nopealiikkeinen, särmikäs, kehittyvä, innovatiivinen, aloitteellinen, ennakoiva, uudistushaluinen, joustava, nopeasti muutoksiin reagoiva, nokkela.
Strategia Painopisteet Nämä ovat meidän tärkeimmät pitkän aikavälin kehittämiskohteet. Kriittiset menestystekijät Näissä tavoitteissa ja toimenpiteissä meidän on onnistuttava. Mittarit Näillä me seuraamme tavoitteidemme toteutumista. Painopisteet Uusiutuminen ja kilpailukyky Hyvinvointi, terveys ja turvallisuus Asuin- ja elinympäristö
Painopisteet ja kriittiset menestystekijät Uusiutuminen ja kilpailukyky 1. Taloudellisten toimintaedellytysten turvaaminen 2. Ammattitaitoinen, uudistuva, tuloksellinen ja hyvinvoiva henkilöstö 3. Elinkeinopolitiikan terävöittäminen 4. Pori on ympärivuotinen tapahtumakaupunki 5. Pori on merkittävä ja tunnettu korkeakoulu- ja yliopistokaupunki 6. Porin kaupunkiseudun alueellinen, kansallinen ja kansainvälinen yhteistyö
Painopisteet ja kriittiset menestystekijät Hyvinvointi, terveys ja turvallisuus 1. Hyvinvoinnin, terveyden ja turvallisuuden edistäminen 2. Pori on lasten ja nuorten kaupunki 3. Koulutustason ja osaamisen kehittäminen 4. Palvelujen laatu, tuottavuus ja alueellinen kattavuus 5. Pori tunnetaan kulttuurikaupunkina
Painopisteet ja kriittiset menestystekijät Asuin- ja elinympäristö 1. Asuin- ja elinympäristön viihtyvyys ja houkuttelevuus 2. Liikenneyhteyksien monipuolisuus, toimivuus ja turvallisuus 3. Ympäristöystävällisen asumisen lisääminen 4. Pori tunnetaan luonnostaan
Mittaaminen ja seuranta
Esimerkkejä kaupunkitason mittareista Kriittinen menestystekijä Taloudellisten toimintaedellytysten turvaaminen 6. Mittari Kaupungin kiinteistöjen kunto Tavoitetaso 2011 Raportointi Tavoitetason toteutuminen Kaupunginjohtajan arvio Korjausvelka ei ole kasvanut. Harri Juhola Korjausvelka kasvoi hieman: 50,2 M vuonna 2010 ja 51,4 M vuonna 2011. Tavoite ei ole toteutunut. Kriittinen menestystekijä Pori on lasten ja nuorten kaupunki 27. Mittari Monipuoliset harrastusmahdollisuudet Tavoitetaso 2011 Raportointi Tavoitetason toteutuminen Kaupunginjohtajan arvio Kaupunki avustaa järjestöjä, yhdistyksiä ja yhteisöjä seuraavasti: liikunta 80, nuoriso 40 ja kulttuuri 15. Kouluissa toteutetaan noin 4 000 kerhotuntia. Nuori Pori julkaisu toimitetaan jokaiselle 6-18- vuotiaalle porilaiselle. Tomi Lähteenmäki (lapsi- ja nuorisopoliittinen johtoryhmä) Kaupunki avusti järjestöjä, yhdistyksiä ja yhteisöjä seuraavasti: liikunta 88, nuoriso 40 ja kulttuuri 19. Kouluissa on toteutettu 4 242 kerhotuntia. Nuori Pori julkaisu on toimitettu jokaiselle 6-18 vuotiaalle porilaiselle. Tavoite on toteutunut.
Kehittäminen vuosina 2011-2013 2011: Talousarvion 2012 laadinnassa rajoitettiin keskeisten tavoitteiden määrää korkeintaan kolmeen per hallintokunta (perusturvalla kuusi) Yksityiskohtaisia ei enää tuoda valtuustolle 2012-2013: Vuodesta 2013 alkaen KV määrittelee kaupunkistrategiassa kriittiset menestystekijät Mittarit/toimenpiteet ja niiden vuosittaiset tavoitetasot määritellään hallintokunnissa Korostetaan myös asiantuntijalautakuntien roolia Samat tavoitteet kaupunkitason tuloskortissa, hallintokuntien tuloskortissa ja talousarviossa Vältetään päällekkäiset arviointijärjestelmät
Nykytilanne 2012 Pori 2016 Hallintokuntien toimintasuunnitelmat Seuranta Seuranta Talousarvio Seuranta
Tavoite 2013- Pori 2016 Hallintokuntien toimintasuunnitelmat Seuranta Talousarvio
Strategiatyön pullonkaulat
Strategiatyön pullonkaulat (1/4) Tavoitteena on liian usein strategiaasiakirja Yleisesti oletetaan, että strategiat toteutuvat automaattisesti, kunhan ne on kirjattu paperille Strategiaa ei kiinnitetä toimintaan, jolloin se jää pelkäksi paperiksi Strateginen suunnittelu jää kiinni tämän päivän ongelmiin ja tapahtumiin Suunnitelmat ovat usein kauan olemassa olleiden ajatusten kirjaamista paperille eli jo toteutumassa olevien strategioiden purkittamista asiakirjan muotoon
Strategiatyön pullonkaulat (2/4) Strategioista tehdään liian yleisiä tai liian monimutkaisia Ne eivät konkretisoidu ja/tai niitä ei ymmärretä ja sisäistetä Strategia jää usein järjestelmän puristuksiin. Erilaisia lukkiutumia ovat vallitseviin toimintatapoihin ja ajattelumalleihin lukkiutuminen saavutettuihin etuihin lukkiutuminen Ajan puute - päälle kaatuvat asiat ja rutiinit pitää hoitaa ensin Muiden resurssien puute osaaminen, raha
Strategiatyön pullonkaulat (3/4) Toteutuksen kannalta keskeiset ihmiset eivät osallistu prosessiin Toteutuksen kannalta keskeiset ihmiset eivät sitoudu prosessiin Osallistujia ei ole ehkä kyetty motivoimaan Suunnittelusta vastaavat henkilöt eivät kykene auttamaan muita strategian ymmärtämisessä ja sisäistämisessä Strategiset päätökset eivät ole prosessiin osallistuvien käsissä Prosessi on huonosti valmisteltu, organisoitu ja johdettu
Strategiatyön pullonkaulat (4/4) Asioiden näkeminen toisista näkökulmista tuottaa vaikeuksia monille Toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti, suunnitelmat vanhenevat nopeasti Strategian rakentaminen ja tavoitteista sopiminen onnistuu, mutta vasta toteutuksessa kumppaneiden luottamus punnitaan Mittarit asetetaan väärin, jolloin kuljemme vahingossa väärään suuntaan Aiemmat huonot kokemukset muistetaan pitkään
Pori 2020 kaupunkistrategian laadinta käynnistyy nyt keväällä - Valtuustosopimus asettaa raamit - Kaikkien yhteinen juttu - Mikään ei ole niin varmaa kuin epävarmuus
Sähköposti: tomi.lahteenmaki@pori.fi Puhelin: 044 701 1190 Iloista kevättä!