PKKY Yhteiset palvelut RAPORTTI 1(8) Sisäinen tarkastus Tuomo Hurskainen 9.9.2015 SISÄINEN TARKASTUS Paikka: Pohjois-Karjalan ammattiopisto Niittylahti Aika: 28.8. - 9.9.2015 Osallistujat: Ma. rehtori Timo Kortelainen, Katja Soininen, Sanna Hartikainen, Suvi Mutanen, Kristiina Sallinen, Tarja Angeria-Mustonen, Sirpa Utriainen ja Tuomo Hurskainen. Aloituskeskustelu Aloituskeskustelussa käsiteltiin tarkastettavan yksikön odotukset sisäisessä tarkastuksessa käsiteltävistä asioista: Syyskuun 2014 tarkastus oppilaitoksen erityisluonteen havaitseminen ja tunnustaminen opintotoimistopalvelut (perustutkinnot, Aiko:n alihankinta, ohjaava ja valmistava koulutus, tvp-koulutus, kansanopisto- ja kesäyliopistokoulutus) ohjaavan koulutuksen ja kansanopistokoulutuksien tuloksellisuus (vrt. esim. tulo-, olo- ja päättökyselyt sekä tuloksellisuusmittaristo) talouden seurannan luotettavuus ja ajantasaisuus. Tämä tarkastus oppilaitoksen strategia niukkenevassa taloudessa kesäyliopiston ja vapaan sivistystyön näkökulmasta tunnettavuus ja opintotoimistopalvelut valma-koulutuksen hallinnointi ja koordinointi koulutusten supistuminen (luonto) yhteistoiminta, osapuolten roolit, vastuut ja osaaminen, esim. kiinteistö, laskutus, ruokapalvelut maahanmuuttajaopiskelijoiden (koko kky) avustaminen opintojen alkuun keskitetysti AmoNi:n kautta. Tulevat tarkastukset valma-koulutuksen hallinnointi ja koordinointi humanistinen ja kasvatusalan ammatillisten perustutkintojen tutkintorakenteen muutosten tarjoamat mahdollisuudet PKKY:lle; erityisesti ohjauksen ja kasvatuksen perustutkinto-opetuksen aloittaminen oppisopimuskoulutuksena järjestettävän liikunnanohjauksen perustutkinnon aloittaminen vapaan sivistystyön säädösmuutosten vaikutukset kansanopistokoulutukseen.
OSA-ALUE 1, TOIMINNAN TULOKSELLISUUS 2 1.1. Taustaa Strategia- ja tuloksellisuusmittaristo konkretisoivat koulutuskuntayhtymän toiminnan päämääriä ja strategioita. Tarkastuksen tavoitteena oli: arvioida kesäyliopistokoulutuksen tuloksellisuutta ja ennakoida tilikaudelle 2015 määritettyjen tavoitteiden toteutumista. 1.2. Arviointiperusteet ja -menetelmät Tilinpäätös 31.12.2014, talousarvio 2015 ja sen toteumaraportit sekä kesäyliopistokoulutuksen valtakunnalliset suorite- ja kustannustiedot vuodelta 2013 ja alustavat tiedot vuodelta 2014 antoivat perustiedot tuloksellisuudesta ja sen kehittymisestä (vrt. liite 1. opetusja kulttuuritoimen kustannussovelluksen alustava raportointi 18.5.2015). Eri koulutuksenjärjestäjien ilmoittamat kustannustiedot poikkesivat merkittävästi toisistaan, näin ollen havainnoissa käytettävät vertailutiedot ovat mm. erilailla toteutetun kustannusten kohdentamisen, toimintatapaerojen sekä tietojen keruun johdosta suuntaa antavia. Aineistoihin pohjautuvan arvioinnin lisäksi haastateltiin oppilaitoksen rehtoria ja vapaan sivistystyön koulutuspäällikköä. 1.3. Havainnot Edellisen sisäisen tarkastuksen suositukset Tarkastushavainnon mukaan kansanopiston opiskelijat vastasivat tulokyselyyn aktiivisesti syksyllä 2014. Päättökyselyyn opiskelijat eivät vastanneet suunnitelman mukaisesti keväällä 2015. Yhteisten palvelujen kanssa on käyty keskusteluja 1.) työelämäpalauteen kysymysten kehittämisestä palvelemaan myös vapaan sivistystyön koulutusta ja 2.) tulospalkkiokriteereiden kehittämisestä. Kesäyliopistokoulutuksen tuloksellisuus Tarkastushavainnon mukaan PKKY:n toiminta- ja talousarvioprosessissa kesäyliopistolle asetetaan päätoimisten opiskelijoiden määrää mittaava tavoite sekä oppilaitoksen sisäisesti määrittämä vuosikatetavoite. Kesäyliopistolle asetettu päätoimisten opiskelijoiden määrään liittyvä tavoite saavutettiin tilikaudella 2014 (tavoite 2014: 31,4 ja toteuma 2014: 32,0). Valtionosuuden perusteena käytettävät opetustunnit lisääntyivät vuonna 2014 yhteensä 53 tunnilla edelliseen vuoteen verrattuna: 2013: 3 549 ja 2014: 3 602. Arvio vuonna 2015 toteutuvista opetustunneista laaditaan 17.9., näin ollen tietoja ei ollut käytettävissä tarkastuksessa.
Kesäyliopiston vuoden 2014 alustavien kustannustietojen mukaan: 3 palkat ja palkkiot ylittivät 17,4 %:lla vertailuryhmän keskiarvon (PKKY 78 /tunti ja vertailuryhmänä käytetyn koko maan tiedot 66 /tunti), muiden palvelujen ostoja oli yli kaksinkertainen määrä vertailuryhmään verrattuna (PKKY 93 /tunti ja vertailuryhmä 40,5 /tunti), sisäiset vuokramenot lähes kaksinkertaistuvat vuoteen 2013 verrattuna, vuokramenot olivat yli kuusinkertaiset vertailuryhmään verrattuna (PKKY 10 /tunti ja vertailuryhmä 1,3 /tunti), myyntituloja muilta kuin valtiolta, kunnilta ja kuntayhtymiltä oli yli kuusinkertainen määrä vertailuryhmään verrattuna (PKKY 71 /tunti ja vertailuryhmä 10,6 /tunti), sisäiset myyntitulot lisääntyivät 80,8 % vuoteen 2013 verrattuna (2014: 152 889 ja 2013: 84 559 ) ja sisäiset myyntitulot ylittivät 2 995,2 %:lla vertailuryhmän toteuman vuonna 2014 (PKKY: 42 /tunti ja muut: 1,4 /tunti). Opetushallitukselle keväällä 2015 ilmoitettuja tietoja korjattiin tarkastuksen aikana seuraavasti: aiemmin ilmoitettu tieto korjattu tieto Poistot ja arvonalentumiset 52 16 799 Muut tuet ja avustukset valtiolta 188 229 63 104 Kesäyliopiston kustannukset ja tulot vuonna 2014 sekä vertailu vuoteen 2013 ja vuoden 2014 keskiarvoon on esitetty tarkemmin tämän raportin liitteessä 1. Vuoden 2014 lopulliset kustannus- ja tulotiedot julkaistaan opetus- ja kulttuuritoimen raportit www-sivulla lokakuussa 2015: http://www.vos.uta.fi/rap/ Kuluvan tilikauden heinäkuun lopun (072015) talousseurannassa kesäyliopiston vuosikatetoteuma oli 39 043 euroa (072014: -49 789 ). Koulutuspäällikön ennusteen mukaan kesäyliopisto tullee saavuttamaan vuodelle 2015 asetetun, oppilaitoksen sisäisen vuosikatetavoitteen 92 450 euroa. Kesäyliopiston talousarvioon sisältyvistä maksutuotoista 80 000 euroa muodostuu valtiolta saatavista erillisrahoituksista; mm. syksyllä toteutettavan kirjallisuustapahtuman rahoitus on 42 171. Avoimen yliopisto-opetuksen myyntituotot 10 157 toteutuivat -30 677 euroa alle tammiheinäkuun budjetin. Koko vuodelle asetettu myyntituottotavoite on 70 000 euroa. Tilauskoulutusten myynti kuntayhtymän ulkopuolisille asiakkaille on toteutunut selvästi ennakoitu alhaisemmalla volyymilla seitsemän ensimmäisen kuukauden aikana (tavoite: 11 667 ja toteuma: 4 212 ). Heinäkuun lopun talousseurannan mukaan sisäisten myyntituottojen toteuma oli yhteensä 95 643 euroa, kun vastaavaan aikaan edellisenä vuonna toteuma oli 44 096 euroa. Tarkastushavainnon mukaan koulutuskuntayhtymän sisäisenä täydennyskoulutuksena toteutetuista koulutuksista oppisopimuskoulutuksen osuus on ollut noin 60 %.
Koulutuspäällikön selonteon mukaan ei-tutkintoon johtavan oppisopimuskoulutuksen tilalle ollaan käynnistämässä liikunnanohjauksen perustutkinnon näyttötutkintoon valmistavaa koulutusta yhteistyössä Aikuisopiston kanssa. Valmisteilla olevan sopimuksen mukaan Joensuun kaupunki on jatkossa ostamassa henkilöstölleen kesäyliopiston järjestämiä koulutuspalveluja vuosittain n. 200 000 eurolla; n. 50-100 koulutusta/vuosi. Muut havainnot Edellisessä tarkastuksessa arvioitu kansanopisto oli jäljessä heinäkuun lopun talousseurannassa käytettävästä vuosikatetavoitteesta -62 847 euroa (072014: -11 809 ). Kun mukaan laskentaan myös kesäyliopiston toteuma -19 954 euroa, vapaan sivistystyön vastuualueen yhteenlaskettu toteuma oli -82 801 euroa alle vuosikatteen. Tarkastushavainnon mukaan toimintakulujen kirjaaminen vapaan sivistystyön vastuualueelta hankkeille on osittain kesken. Mm. palkkakulujen kohdentaminen hankkeille parantaa osaltaan vapaan sivistystyön vastuualueen taloustilannetta vuoden 2015 osalta. Koulutuspäällikön selonteon mukaan kansanopiston heinäkuun talousseurantaa oikaistaan seuraavasti: palkoista n. 20 000 euroa kirjataan hankkeille ja oppilaitoksen yhteisiin ja oppisopimuksen valmistavan koulutuksen tuloja tuloutetaan yhteensä 5 000. Loppuvuoden aikana kiinnitetään erityistä huomiota palvelujen ostoihin ja autojen vuokraukseen. Koulutuspäällikön ennusteen mukaan kansanopintokoulutuksen tilikauden tulos tullee toteutumaan -10 000 euroa alle talousarvion. 1.4. Suositukset Tarkastushavaintona suosittelen, että 1. oppilaitos laatii suunnitelman koulutuskuntayhtymän ulkopuolisille asiakkaille tarjottavalle täydennyskoulutukselle, avoimelle yliopisto-opetukselle ja tilauskoulutukselle asetettujen tavoitteiden toteutumista edistävistä toimenpiteistä, niiden toteutuksesta ja seurannasta osana talousarvion 2016 valmistelua. 4 OSA-ALUE 2, OPETUKSEN JÄRJESTÄMINEN 2.1. Taustaa PKKY:n talousarvioon sisältyvien strategisten tavoitteiden mukaan tilikaudella 2015 keskitytään valmentavan pedagogiikan ja valmennuksellisten käytäntöjen kehittämiseen ja käyttöönottoon yksilö-, yhteisö- ja organisaatiotasolla. Tarkastuksen tavoitteena oli: kerätä tietoja toiminnallisiin ja osallistaviin opetus-, ohjaus- ja valmennusmenetelmiin perustuvista parhaista käytännöistä.
2.2. Arviointiperusteet ja -menetelmät 5 Arviointiperusteena käytettiin PKKY:n kehittämisasiakirjaa 2012-2015 ja PKKY:n talousarviota tilikaudelle 2015. Tarkastuksessa haastateltiin oppilaitoksen rehtoria ja koulutuspäälliköitä. 2.3. Havainnot Edellisen sisäisen tarkastuksen suositukset Rehtorin selonteon mukaan oppilaitoksessa on uudistettu opiskeluhuollon suunnitelma, jossa kiusaamiseen puuttuminen, työkalut ja ennaltaehkäisy on dokumentoitu. Esiin tulleet tapaukset on käsitelty opiskeluhuollon suunnitelman mukaisesti. Ryhmänohjaajat ovat käyneet jokaisessa ryhmässä keskustelut kiusaamisen ehkäisemisestä. Kiusaaminen sosiaalisessa mediassa on ollut erityisen tarkastelun kohteena. Päättökyselyn 2015 tuloksen mukaan, kolmessa edellisessä tarkastuksessa käsitelty, koulukiusaamista koko opiskeluryhmän tasolla mittaava tulos on kehittynyt positiivisesti; 2014: 26,9 % ja 2015: 6,7 % koki, että opiskeluryhmässä on ollut kiusaamista. Tarkastushavainnon mukaan vuoden 2015 päättökyselyn vastaajamäärä, 15 opiskelijaa, oli suhteellisen pieni. Palautekyselyjen tulosten sekä niiden pohjalta tehtävien kehittämistoimenpiteiden ja niiden toteutumista varmentavan seurannan kannalta jatkossa tulisi kiinnittää erityistä huomiota vastaamisaktiivisuutta varmentaviin toimenpiteisiin. Toiminnallisiin ja osallistaviin opetus-, ohjaus- ja valmennusmenetelmiin perustuvia parhaita käytäntöjä uusien tutkinnonperusteiden pohjalta laadittujen toteutussuunnitelmien laadinnassa on painotettu valmentavaa työotetta opiskelijoiden opintopolku laaditaan työllistymisen näkökulmasta nuoriso- ja vapaaajan ohjauksen perustutkinnossa työssäoppimisen suunnittelu ja toteutus on sisällytetty toteutussuunnitelmiin; mm. keskeiset työtehtäväkokonaisuudet on määritetty aiempaa selkeämmin nuoriso- ja vapaa-ajanohjauksen perustutkinnossa opso-pedagogiikan hyödyntäminen luonto- ja eräopaskoulutuksen valmistavan koulutuksen toteutuksessa valkku-tiimit viimeisen vuoden opiskelijoille; opetus etenee tiimioppimisen menetelmää soveltaen henkilökohtaistamiseen liittyvä polku kirjataan jatkossa wilmaan myös kansanopistokoulutuksen osalta valmistavan koulutuksen (valma) toteutuksen tueksi on muodostettu kattava yhteistyöverkosto. 2.4. Suositukset Tarkastushavaintona suosittelen, että 2. ryhmänohjaajat varmistavat palautekyselyihin vastaamisen omien opiskelijoidensa osalta; vrt, päättökysely 2015.
OSA-ALUE 3, HALLINNON TARKASTUS 6 3.1. Taustaa Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua, että oppilaitoksen käytössä olevien PKKY:n omistamien autojen ajopäiväkirjat on täytetty säännösten ja ohjeiden mukaisesti. 3.2. Arviointiperusteet ja -menetelmät Tarkastuksessa käytiin läpi: pistokokein kahden oppilaitoksen käytössä olevan PKKY:n omistaman auton ajopäiväkirjamerkinnät ajalta 1.1.2009-27.8.2015 sekä haastateltiin hallintosihteeriä. 3.3. Havainnot Ammattiopiston käytössä olevien PKKY:n omistamien autojen ajopäiväkirjamerkinnät Tarkastushetkellä ei ollut käytettävissä ajopäiväkirjoja, joista olisi voitu varmentaa A-auton käyttö ajanjaksolla 1.1.2009-3.1.2012. Tarkastushavainnon mukaan A-auton ajopäiväkirjoihin ei oltu merkitty auton käyttäjään ja matkan pituuteen liittyviä tietoja ajanjaksolla 4.1.2012-27.8.2015. Ajon tarkoitusta dokumentoitavaa tietoa ei oltu myöskään kirjattu. Tarvittaessa tiedot ajon tarkoituksesta ja auton varaajasta on saatavissa autojen varauksessa hyödynnettävästä outlook-kalenterista. Matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa oli merkitty molempien autojen tarkastuksessa käytettävissä olleisiin ajopäiväkirjoihin. Tarkastushavainnon mukaan A-auton ajopäiväkirjojen täyttämistä ja arkistoinnin toteutumista säännösten ja ohjeiden edellyttämällä tavalla ei oltu varmennettu riittävillä esimiesten sisäisen tarkkailun toimenpiteillä. Hallintosihteerin selonteon mukaan autojen käyttövastaavien vastuualue ja tehtävät on määritetty syyskuun alusta 2014 alkaen. Autojen käyttöön ja ajopäiväkirjojen täyttöön liittyvä ohjeistus on nähtävissä sähköisellä työpöydällä ja autoissa. B-auto on otettu oppilaitoksen käyttöön 20.2.2015. Auton ajopäiväkirja on täytetty Ajoneuvon hankinta, käyttö ja myynti arvonlisäverotuksessa -verottajan ohjeen mukaisesti. 2.4. Suositukset Tarkastushavaintona suosittelen, että 3. rehtori varmentaa jatkossa säännöllisesti toteutettavalla seurannalla ajopäiväkirjojen täyttämisen ja arkistoinnin toteutumisen voimassa olevien säännösten ja ohjeiden mukaisesti.
OSA-ALUE 4, ESIMIESTEN SISÄISEN TARKKAILUN TOIMIVUUS 7 4.1. Taustaa PKKY:n hallituksen hyväksymä Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohje määrittää säännösten, määräysten ja päätösten noudattamisen säännöllisen sisäisen valvonnan kohdealueeksi. Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua että, kesäyliopiston perustietojen ilmoittamiseen liittyvillä kontrolleilla saatiin kohtuullinen varmuus tietojen ilmoittamisesta vapaasta sivistystyöstä annetun lain (632/1998) mukaisesti 20.9.2014. laskentapäivänä. 4.2. Arviointiperusteet ja -menetelmät Tarkastuksessa käytiin läpi 20.9.2014 tilastointipäivän perustiedot kesäyliopiston osalta sekä haastateltiin rehtoria, vapaan sivistystyön koulutuspäällikköä, kesäyliopiston toimistosihteeriä ja opintotoimiston päällikköä. 4.3. Havainnot Edellisen sisäisen tarkastuksen suositukset Rehtorin selonteon mukaan oppilaitos on merkinnyt käyttöomaisuuskirjanpitoon sisällytettävän omaisuuden pysyvien vastaavien merkitsemisestä annetun Pkky:n ohjeen mukaisesti. Tehtävä on määritetty hallintosihteerin tehtäväksi pysyvän toimintamallin mukaisesti. Omaisuuden hoidon valvontaan liittyvän prosessin kuvaaminen on sisällytetty hallintosihteerin tehtäviin. Tarkastushavainnon mukaan omaisuuden hoidon valvontaan liittyvän prosessin kuvaaminen on kesken. Kesäyliopiston perustietojen ilmoittaminen 20.9.2014 laskentapäivänä Opintotoimiston päällikön selonteon mukaan opetushallitukselle 20.9.2014 toimitettujen kesäyliopiston opetustuntien laskennassa käytetty opetushallituksen ohje ja Suomen kesäyliopistot ry:n 11.11.2013 päivätty Opetustuntien laskentaohje koskien vuoden 2013 tilastointia-suositus käsiteltiin opintotoimiston päällikön ja tiedon keruuta toteuttaneiden Kesäyliopiston henkilöiden yhteispalaverissa. Tarkastushavainnon mukaan opetustuntien ilmoittamisen perusteena käytettäviä tietoja ei ole saatavissa kattavasti PKKY:n opiskelijahallintojärjestelmästä. Kesäyliopiston toimistosihteeri ja koulutuskoordinaattori keräsivät opetustuntien kokonaismäärät ja avoimen korkeakouluopetuksen opetustuntien määrät excel-tiedostoon. Tarkastuksessa ei varmennettu pistokokein excel-tiedostoon tallennettujen toteumatietojen ja arvioiden oikeellisuutta. Ilmoitettujen tietojen oikeellisuudesta vastanneen vapaan sivistystyön/kesäyliopiston koulutuspäällikön varmennuksen jälkeen kesäyliopiston toimistosihteeri tallensi opetustunnit opetushallituksen portaaliin ja lähetti tallennetun lomakkeen tiedoksi PKKY:n yhteisiin palveluihin.
Tarkastushavainnon mukaan opetushallitukselle ilmoitettujen kesäyliopiston opetustien kokonaismäärä vuonna 2014 ja avoimen korkeakoulutuksen opetustuntien lukumäärä vuonna 2014 vastasivat koulutuspäällikön varmentamaan excel-tiedostoon tallennettuja tietoja. 4.4. Suositukset Tarkastushavaintona suosittelen, että 4. rehtori vahvistaa allekirjoituksellaan kesäyliopiston sekä kansanopiston käyttömenojen valtionosuuksien laskennan perusteeksi ilmoitettavien tietojen oikeellisuuden; perustiedot-lomake ja tietoja varmentavat liitteet, 5. kesäyliopiston sekä kansanopiston valtionosuuksien laskennan perusteena käytettävät tiedot liitteineen toimitetaan PKKY:n yhteisiin palveluihin edelleen toimitettavaksi opetushallituksen rahoitus-yksikköön, 6. oppilaitoksen johtotiimi käsittelee tässä muistiossa esitetyt suositukset pe 25.9.2015 mennessä ja 7. rehtori lähettää s-postilla sisäiselle tarkastajalle suositusten toteuttamiseen liittyvän johdon toimintasuunnitelman seurantataulukon ke 30.9.2015 mennessä (vrt. ohessa oleva liite 2.). Raportin jakelu ja seuranta Rehtorin kanssa käydyssä loppukeskustelussa käytiin läpi tarkastuksen havainnot ja suositukset sekä varmistuttiin asioiden oikeellisuudesta. Tarkastuksen raportti toimitetaan kuntayhtymän johtajalle, ammattiopisto Niittylahden rehtorille ja tilintarkastajalle. Tarkastuksessa annettujen suositusten toimeenpanon seuranta tehdään puolen vuoden kuluttua tarkastuksesta. Varsinainen suositusten toimeenpanon ja vaikuttavuuden arviointi tehdään seuraavan sisäisen tarkastuksen yhteydessä. 8 Joensuussa 9.9.2015 Sisäinen tarkastaja Tuomo Hurskainen JAKELU LIITTEET Kuntayhtymän johtaja Ilkka Pirskanen Ammattiopisto Niittylahden ma. rehtori Timo Kortelainen Tilintarkastaja Kaija Pakkanen liite 1. opetus- ja kulttuuritoimen kustannussovelluksen alustava raportointi 18.5.2015; Kesäyliopisto liite 2. johdon toimintasuunnitelman seurantataulukko-lomake