VJS talousohjeistus joukkueille Jokainen VJS:n joukkue on velvollinen huolehtimaan joukkueensa 1. budjetoinnista 2. maksuliikenteestä 3. pankkitilistä ja omaisuudesta 4. toimintamaksujen ja muiden maksujen seurannasta 5. ilmoittaa seuralle maksetut matka- ja kulukorvaukset 6. kirjanpidosta ja tilinpäätöksistä lakien ja asetusten mukaan. Jokaisella joukkueella on vanhempainkokouksessa valittu Jojo ja taloudenhoitaja, jotka ovat vastuussa edellä mainituista tehtävistä. HUOM! Joukkueiden käytettävät tilit tulee olla seuran Y-tunnuksen alla ja ne ovat seuran tilejä
VJS-joukkue on osa seuraa. Näin joukkue nauttii samaa statusta ja verovapautta kuin seurakin eli voi kerätä toimintansa rahoittamiseen varoja verovapaasti (yleishyödyllinen yhteisö). HUOM! Kun joukkue laskuttaa esim. talkootyöstä toimeksiantajaa, niin käytetään seuran y-tunnusta 1027875-1 Joukkueenjohtaja ja vastuuvalmentaja laativat yhdessä joukkueelle toimintasuunnitelman, joka ohjaa budjetointia.
1. Budjetointi Kulut johdetaan joukkueen toimintasuunnitelmasta yleensä eniten keskustelua herättävät varustehankinnat kaikkia maksuja on vaikea arvioida tarkasti, mutta historiatieto auttaa ei enempää menoja kuin pystytään hankkimaan tuloja kulut ryhmitellään samalla jaottelulla kuin raportointi VJS:lle jokainen kuluerä kannattaa kuitenkin eritellä budjettirivin alle kuluihin kannattaa ottaa mukaan VJS jäsenmaksu ja lisenssimaksu, jotka kerätään vanhemmilta. Riittävä budjettitarkkuus on kuluvan vuoden maksujen suuruus, koska seuraavan vuoden maksuja ei ole vielä vahvistettu Malli budjetista 2008
1. Budjetointi Budjetoinnista ja sen seurannasta vastaa Jojo. Budjetti esitellään vanhempainkokouksessa, joka päättää budjetin lopullisen sisällön. Tuottojen ja kulujen ryhmittelyssä käytetään samaa jakoa kuin VJS raportoinnissa. VJS kirjanpito Excelissä on budjetille oma välilehti Budjettikausi on hyvä olla kuin tilikausi eli 1.11. 31.10.
Tuotot VJS talousohje joukkueille 1. Budjetointi keskustellaan avoimesti kaikista varainhankintakeinoista ja yritetään sitouttaa vanhemmat jos em. keinoja ei ole, niin kaikki menot on peitettävä vanhemmilta perittävillä toimintamaksuilla rahaa ei kannata kerätä paljon ennakkoon, koska siitä seuraa ongelmia, jos lapsi lopettaa pelaamisen talkoilla kerätyt varat tulevat joukkueelle eikä niitä korvamerkitä osallistuneiden vanhempien lapsille (HUOM! muutoin verottaja tulkitsee vanhempien hlökohtaiseksi tuloksi)
Talkootyö VJS talousohje joukkueille 1. Budjetointi korvauksen saaja rekisteröity yleishyödyllinen yhteisö (joukkue=seura) hyöty EI tule työn suorittajalle työ tehdään ilman työnantajan johtoa ja valvontaa työ on tilapäistä talkootyö ei saa olla liiketoimintaa em. koskee myös sponsorituottoja (ei saa korvamerkitä hankkijalle) Jos saatu raha on korvamerkitty tekijöille Jäsenen palkkaa Kenen tuloa? Seuran tuloa Täyttää elinkeinotoiminnan tunnusmerkit Elinkeinotuloa (seura maksaa verot) Kaikki 5 ehtoa pitää täyttyä Verovapaata tuloa
2. Maksuliikenne Pankkitilin avaaminen päätös pankkitilin avaamisesta ja käyttöoikeuksista vanhempainkokouksessa pöytäkirjassa oltava seuraavat merkinnät täydelliset nimet sotut teksti: päätettiin avata pankkitili ja myöntää tilin käyttöoikeus Matti Meikäläiselle (xxxxxx-xxxx) ja Maija Meikäläiselle (xxxxxx-xxxx) Ilmoitus seuralle lomakkeella (jojosivu) tili avataan AKTIAAN seuran puolesta Käyttöoikeudet saaneet käyvät allekirjoittamassa pankissa sopimukset (pankki ilmoittaa kun paperit valmiina supraan nille joille käyttöoikeus on myönnetty) HUOM! Käyttöoikeusmuutoksista pitää tehdä pöytäkirja vanhempainkokouksesta ja toimittaa tieto lomakkeella (jojosivut)
2. Maksuliikenne pankkitiliin kannattaa liittää verkkopankin käyttöoikeus (taloudenhoitaja ja Jojo) taloudenhoitaja vastuulla on antaa Jojolle aika-ajoin tilannekatsaus taloustilanteesta joukkueen taloustilanne käydään läpi vanhempainkokouksessa seuran laskut joukkueelle lähetetään Jojolle ja taloudenhoitajalle taloudenhoitaja laittaa eräpäivän mukaan maksuun ja käyttää aina laskulle olevaan VIITETTÄ toimintamaksut ja muut vanhempien maksettavaksi kuuluvat kulut laskutetaan Jalmarin kautta saatavien seuranta yhdessä paikassa
2. Maksuliikenne kaikki menot liityttävä joukkueen toimintaan budjetoimattomat menot on aina hyväksytettävä vanhempainkokouksella ottelumatkalla ostetaan pojille jäätelöt (OK) hankitaan pojille tuulipuvut (vanhempainkokous) aina mietittävä sitä, kattaako toimintamaksu tai muutoin kerätyt varat kuluerän jos ei kata, pitää toimintamaksua kerätä lisää ja se vaatii vanhempainkokouksen päätöksen
3. Toimintamaksujen seuranta toimintamaksujen suuruus ja maksuaikataulu päätetään vanhempainkokouksessa budjetin käsittelyn yhteydessä jos vähän menoja, kerätään esim. puolivuosittain toimintamaksujen kerryttäminen on riippuvainen kulujen maksuaikataulusta eli huolehdittava siitä, että rahaa on maksaa velvoitteet. pitäisi välttää systeemiä, jossa kerätään silloin, kun tarvitaan. Tästä seuraa aivan liikaa sähläystä sovittava etukäteen miten menetellään, jos lapsi lopettaa ja maksuja maksettu etukäteen. laskutus Jalmarin kautta merkitään lasku suoritetuksi, kun suoritus tulee pankkitilille
3. Toimintamaksujen seuranta sovittava etukäteen siitä, kuka ja miten maksamattomia toimintamaksuja karhutaan ja miten maksamattomuuteen suhtaudutaan kaikilla ei ole samanlainen perhe eikä samanlaiset mahdollisuudet inhimilliset tekijät huomioitava joukkueen toimihenkilöiden lapset maksavat myös toimintamaksuja VJS linjan mukaista EI ole kompensoida tehtyä työtä toimintamaksujen muodossa (verotettavaa tuloa)
4. Kirjanpito ja tilinpäätös Kirjanpito on sitä, että kerätään ja järjestetään tositteet, rekisteröidään niiden tiedot tietyn menetelmän mukaan ja saadaan tulokseksi laskelmat joukkueen taloudesta. VJS tapa toimia Kerätään tiliotteet + niihin liittyvät tositteet + kirjataan tapahtumat Exceliin Kirjanpidon kokonaisuus muodostuu joukkueen tuloista ja kuluista = pankkitilin tapahtumat
4. Kirjanpito ja tilinpäätös Kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia joukkueita joukkueenjohtaja ja taloudenhoitaja vastaavat Kirjanpitoaineisto paperia: lasku, kuitti, tiliote, pöytäkirjat, sopimus, liikekirje kirjanpitoaineistoa syntyy, kun asioidaan yritysten tai viranomaisten kanssa Vantaan Jalkapalloseura ry PL 40, 01601 Vantaa puh. (09) 507 4974 vjs@vjs.fi www.vjs.fi y-tunnus 1027875-1
4. Kirjanpito ja tilinpäätös Tositteiden järjestäminen paras tapa on mapittaa tiliotteet järjestykseen tilikausittain numerojärjestykseen vanhimmasta alkaen jokaisen tiliotteen alle järjestetään tositteet samaan järjestykseen kuin tapahtumat ovat tiliotteella kun joukkueen tililtä on maksettu rahaa, niin tosite pitää olla. Tosite on lasku, kuitti tai esim. sähköposti, jossa on selvitetty mistä on maksettu (esim. turnauksen osallistumismaksu)
4. Kirjanpito ja tilinpäätös Määräajat VJS-yhteenveto toimitetaan seuralle 15.11. mennessä tarkista aina, että tiliraportissa, jonka toimitat seuralle on joukkueen pankkitilin numero Tilikauden alun alkusaldo täsmää siihen mitä edellisen tilikauden loppusaldo on ollut mukana on kopio 31.10. pankin tiliotteesta Käteinen raha pääsääntöisesti kaikki rahaliikenne tulee keskittää pankin kautta Vantaan Jalkapalloseura ry PL 40, 01601 Vantaa puh. (09) 507 4974 vjs@vjs.fi www.vjs.fi y-tunnus 1027875-1
4. Kirjanpito ja tilinpäätös Tili ja tililuettelo tilillä on nimi tilille kirjattavat tapahtumat ovat samansisältöisiä tilin vasen puoli on debet eli veloitus tilin oikea puoli on kredit eli hyvitys tililuettelo on käytettävien kirjanpitotilien luettelo käytettävien tilien määrään vaikuttaa tarpeet tulojen ja menojen erittelyyn vrt. VJS raportointi Vantaan Jalkapalloseura ry PL 40, 01601 Vantaa puh. (09) 507 4974 vjs@vjs.fi www.vjs.fi y-tunnus 1027875-1
4. Kirjanpito ja tilinpäätös Tilikausi toiminnan tulos selvitetään 12 kuukauden välein eli tilikausittain Joukkueiden tilikausi on sama kuin seuran eli 1.11. 31.10. Tilinpäätös tilikaudelta laaditaan tilinpäätösraportti VJS:lle maksuperusteinen aikaa tekemiseen 2 viikkoa tilikauden päättymishetkestä päivättävä ja allekirjoitettava tarkista aina, että tiliraportissa, jonka toimitat seuralle on joukkueen pankkitilin numero tilikauden alkusaldo täsmää edellisen tilikauden loppusaldoon Tilikauden loppusaldo tiliraportilla täsmää pankin tiliotteeseen 31.10. mukana on kopio 31.10. tiliotteesta Vantaan Jalkapalloseura ry PL 40, 01601 Vantaa puh. (09) 507 4974 vjs@vjs.fi www.vjs.fi y-tunnus 1027875-1
4. Kirjanpito ja tilinpäätös Tilintarkastus on aina hyvä, jos joku käy läpi joukkueen kirjanpidon esimerkiksi joku vanhempi tilintarkastus joukkueessa ei ole pakollinen
4. Kirjanpito ja tilinpäätös Miten kauan kirjanpitoaineistoa täytyy säilyttää? aineiston säilyttäminen Jojon vastuulla tositteet 6 vuotta (tiliotteet ja tositteet) kirjanpitokirjat 10 vuotta (Exceltaulukot ja tilinpäätösraportti) kirjanpitokirjat kannattaa tulostaa kunkin tilivuoden mapin päälle ja säilyttää samassa kansiossa tiliotteiden ja tositteiden kanssa Vantaan Jalkapalloseura ry PL 40, 01601 Vantaa puh. (09) 507 4974 vjs@vjs.fi www.vjs.fi y-tunnus 1027875-1
Matkakorvaukset vapaaehtoisille vapaaehtoisille, palkatta seuran hyväksi toimiville ohjaajille, valmentajille ja muille vastaaville henkilöille voidaan maksaa kilometrikorvauksia ja päivärahoja seuran hyväksi tehdyistä matkoista ylärajat (vuonna 2016) 2000 kilometrikorvauksia ja 20 päivältä päivärahaa verovapaat maksimikorvaukset ovat samat kuin työsuhteessa olevillakin korvaus voidaan maksaa esim. kodin ja harjoituspaikan välisistä matkoista jos matkoihin liittyy kuluja esim. julkisten kulkuneuvojen käytöstä ja kuitit löytyvät, niin verovapaalle korvaukselle ei ole ylärajaa vaan kaikki on verovapaata tehdään aina matkalasku, jonka perusteella korvaukset maksetaan jos korvaukset menevät yli rajojen lisätään erotus saajan muuhun verotettavaan tuloon. Tällöin saaja voi esittää vähennykseksi esim. ajopäiväkirjan mukaisten kilometrien mukaan lasketut bensa- ja muut autokulut vuoden lopussa maksetut km-korvaukset ja päivärahat ilmoitetaan seuralle (VJS-sivuilla linkki lomakkeeseen, jonka kautta ilmoitus tehdään) VJS ilmoittaa nämä tiedot verottajalle
Kirjanpidon järjestäminen ja välineet Kaikkien joukkueiden käyttöön on laadittu Excel kirjanpitopohja ja matkalaskupohja, jotka yhtenäistävät toimintatavat ja raportoinnin VJS:lle. Taulukossa on seuraavat välilehdet tilitapahtumat, johon syötetään jokainen tiliotteella oleva tapahtuma aikajärjestyksessä tilinumerot, joka on aputaulukko Tili_yhteenveto, joka laskee tilitapahtumista annetulla tilinumerolla yhteenvedon kululajeittain toimintamaksut, jota voidaan käyttää toimintamaksujen seuraamiseen Budjetti, johon voidaan suunnitella budjetti. Taulukossa on valmiina VJS:n kululajit. Täältä siirretään myös arvot vertailutiedoksi tili_yhteenvetotaulukkoon. VJS yhteenveto, johon kerätään tiedot suoraan tili_yhteenvedosta.