MMMO52:00/2012 Asettamispäätöksen muutos Maa- ja metsätalousministeriön hallmnonalan tieto- ja paikkatietotekniikan kehittäinis-, tukija tutkimustehtävien kokoamishanke, suunnitteluvaiheen jatkaminen 1 Asettaminen 2 Toimikausi 3 Tausta Maa- ja metsätalousministeriö on 18.1.2013 asettanut MMM:n hallinnonalan tieto- ja paikkatietotekniikan kehittämis-, tuki- ja tutkimustehtävien kokoamishankkeen (ns. ELMA-hanke). Tällä asettamispäätöksen muutoksella maa- ja metsätalousministeriö täsmentää hankkeen tavoitteita, tehtäviä ja organisointia. Hankkeen toimikausi on 15.1.2013-3 1.12.2015. Hanke jakautuu suunnittelu-, valmistelu- ja toimeenpanovaiheisiin. Ensimmäinen suunnitteluvaihe päättyi toukokuussa 2013. Tässä päätöksessä kuvattujen hankkeen tavoitteiden muutosten vuoksi suunnitteluvaihetta jatketaan vuoden 2013 loppuun saakka. Suunnitteluvaihetta seuraava valmisteluvaihe päättyy 31.12.2014. Valmisteluvaiheen lopputuloksena syntyvät organisaatiomuutokset otetaan käyttöön vuoden 2015 alusta lukien. Toirneenpanovaihe, jossa lähinnä seurataan hankkeen onnisturnista, päättyy 3 1. 12.2015. Tässä asettamiskirjeessä mainittu hankkeen organisointimalli (ohjausryhmä, projektiryhmä, proj ektipäällikkö) tarkastetaan tammikuussa 2014, kun 31.12.2013 loppunut suunnitteluvaihe on tehnyt ehdotuksensa valmisteluvaiheen organisaatioksi. ELMA-hankeen syntyyn ovat vaikuttaneet mukaisesti julkisen hallinnon ICT hankkeet (mm. TORI ja kokonaisarkkitehtuurityö) ja niihin liittyvät säästötavoitteet, valtion tutkimuslaitoskentän rakenteelliseen uudistamiseen liittyvät selvitykset, vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma tavoitteineen sekä näihin liittyvä tarve selvittää MMM:n hallinnonalan tietotekniikan kehittämistoiminnan nykytila ja kehittämismahdollisuudet. Monet näistä taustalla olevista hankkeista ovat osa Jyrki Kataisen hallitusohjelman toimeenpanoa. Tietojärjestelmiäja niihin liittyviä tietovarantoja käytetään, ylläpidetäänja kehitetään kaikissa MMM:n hallinnonalan virastoissa ja laitoksissa. Näiden lisäksi hallinnonalalla toimii tietopalvelukeskus Tike, joka kehittää ja ylläpitää asiakkaidensa tarvitsemaa tieto-ja viestintätekniikan ympäristöä ja hallitsee siitä muodostuvaa kokonaisuutta palvelutoimintana. Monet hallinnonalanjärjestelmistä kytkeytyvät osaksi koko yhteiskunnan tietoteknistä infrastruktuuria. Nykyiset MMM :n
MMMO52:00/2012 4 Tavoite ja tehtävät 5 Organisointi hallinnonalan tietojärjestelmät ja niiden ylläpito- ja kehittämismallit ovat pitkälti syntyneet hajautetusti virastoittain niiden omista lähtökohdista. Viime vuosina monet edellä kuvatut julkisen hallinnon yhteiset kehittämishankkeet ovat alkaneet vaatia virastokohtaisen kehittämisen ja toiminnan kytkemistä osaksi laajempia kokonaisuuksia. ELMA-hankkeen avulla pyritään löytämään toimiva yhteistyö- ja organisaatiomalli, jonka puitteissa voidaan vastata moniin edellä kuvattuihin vaatimuksiin ja rnuutosprosesseihin. Hanke on samalla MMM:n hallinnonalan vaikuttavuus- ja tuloksellisuushanke. Hankkeen ensimmäisessä suunnitteluvaiheessa kuvattiin ja arvioitiin tieto- ja paikkatietotekniikkaan liittyvien kehittämis-, tuki- ja tutkimustehtävien nykytilaa, kehittämistarpeita ja organisointivaihtoehtoj a. Ensimmäisen suunnitteluvaiheen tulosten ja hankkeen päämäärän muuttumisen takia tehtäviä täsmennetäänja suunnitteluvaihetta jatketaan vuoden 2013 loppuun saakka. Hankkeen täsmennettynä tavoitteena on keskittää maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskuksen (Tike) tietotekniikan kehittämistehtäviä, Geodeettisen laitoksen tutkimus- ja kehittämistehtävät, Maanrnittauslaitoksen paikkatietojen yhteiskäytön edistämiseen liittyviä tehtäviä ja mahdollisuuksien mukaan hallinnonalan eri virastojen muita toimialariippuvia tietotekniikan kehittämistehtäviä vuoden 2015 alusta lukien Maanmittauslaitokseen Vaikuttavuus- ja tuloksellisuustavoitteena on luoda samalla nykyistä paremmat edellytykset toimialan palveluiden ja tietoresurssien laaj alle sähköistymiselle ja tietotekniselle yhtenäistyrniselle siten, että: - tehtävien kokoamisesta voidaan selvästi osoittaa koituvan kokonaistaloudellista hyötyä MMM:n hallinnonalalla ja laajemmin yhteiskunnassa, - palveluiden toirnintavarmuus ja palvelukyky turvataan myös siirtymävaiheessa, - tehtävien ja henkilöstön siirrot on tehty 1.1.2015 ja - muutoksessa noudatetaan valtion hyvää henkilöstöpolitiikkaa sekä valtioneuvoston periaatepäätöstä (26.1.2012) valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteessa ja sen nojalla annettuja ohjeita ja päätöksiä. 1. Hankkeen tavoitteet ja tulokset sekä hankkeen rajaukset ja liittymät on kuvattu liitteenä olevassa hankesuunnitelmassa. Hankkeen tavoitetta ja tehtäviä voidaan täsmentää ja täydentää hankkeen edetessä ohjausryhrnän päätöksillä. Ohj aus ryhmä TAE2O14
tietohallintojohtaja MMM/Ruokaosasto, MMM/Luonnonvaraosasto, MMM/Hallinto- MMM/tutkimuksen Maaseutuvirasto Elintarviketurvallisuusvirasto Maanmittauslaitos MMM:n Geodeettinen Suomen Palkansaajajärjestö MMM052 :00/20 12 Hankkeen 31.12.2015 saakka asetetun ohj ausryhmän tehtävänä on ohjata hankkeen ja sen alatyöryhmien työtä, linjata hankkeen tavoitteiden toteutumisen ja etenemisen kannalta merkittävistä asioista sekä hyväksyä suunnitelmaluonnokset. Ohj ausryhmän kokoonpano: Puheenjohtaja: Risto Yrjönen, MMM Jäsenet: neuvotteleva virkamies Juha Palonen metsäneuvos Marja Kokkonen ja suunnitteluosasto, neuvotteleva virkamies Pasi Valli koordinaatio, neuvotteleva virkamies Elina Nikkola, varalla tutkimusj ohtaj a Mikko Peltonen Mavi, ylijohtaja Leena Tenhola, varalla osastonjohtaja Mika Tuikkanen Evira, osastonjohtaja Tommi Kämpe, varalla tietohallintojohtaja Maija Eskola MML, maanmittausneuvos Risto Nuuros, varalla talousjohtaja Matti Hyytinen tietopalvelukeskus Tike, ylijohtaja Petri Korpinen, varalla toimialueen päällikkö Päivi Kasurinen laitos GL, ylijohtaja Jarkko Koskinen, varalla tutkirnusjohtaja Tiina Sarjakoski metsäkeskus, metsäjohtaja Anne Rakemaa, tietohallintopäällikkö Ismo Minkkinen Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestö JUKO, suunnittelija Jyrki HämäläinenlMMM Tike, varalla asiamies Man Raininko/Agronomiliitto Pardia, tietokanta-arkkitehti Risto Li1jaJMMM Tike, varalla erikoissuunnittelij a S ari Mäkilä) Ohjausryhmään nimetyistä varsinaisista jäsenistä 31 % ja kaikista jäsenistä 41 % on naisia. Kaikki organisaatiot eivät ole pystyneet ilmoittamaan sekä mies- että naisehdokasta. Sihteeri - neuvotteleva virkamies Antti Vertanen, MMM Proj ektiryhmä Hankkeen eri vaiheille asetetaan omat projektiryhmät. Suunnitteluvaiheen proj ektiryhmä jatkaa myös toisessa suunnitteluvaiheessa (16.9.- 3 1.12.2013). Suunnitteluvaiheen projektiryhmän tehtävänä on seurata projektipäällikön johdolla tapahtuvaa valmistelua ja huolehtia ohjausryhmän vahvistamien toista suunnittelu-
MMMO52:00/2012 vaihetta koskevien linjausten toteuturnisesta. Projektiryhmä käsittelee suunnitteluvaiheen loppuraporttiluonnokset. Suunnitteluvaiheen proj ektiryhmän kokoonpano: Puheenjohtaja - neuvotteleva virkamies Antti Vertanen, MMM Jäsenet: - MMM/Ruokaosasto, erityisasiantuntija Päivi Virtanen - MMM/Luonnonvaraosasto, IT-asiantuntija Kalle Ollas, varalla ylitarkastaja Matti Mäkelä - MMM/Hallinto- ja suunnitteluosasto, lainsäädäntöneuvos Susanna Paakkola, varalla maanmittausylitarkastaja Jere Rajalin - MMM/tietohallinto, erityisasiantuntija Kyösti Könönen - MMM/luonnonvaratutkimuskeskus-hankkeen edustaja, palvelujohtaj a Kristiina Borg/Metla, varalla Pekka Haavisto/MTT - Maaseutuvirasto Mavi, yksikönjohtaja Satu Ylisiurua-Hemminki, varalla osastonjohtaja Mika Tuikkanen - Elintarviketurvallisuusvirasto Evira, erikoissuunnittelij a Matti Huttunen, erikoissuunnittelij a Eeva-Maria Liikanen - Maanmittauslaitos MML, johtaja Marja Rantala, varalla johtaja Antti Kosonen - MMM:n tietopalvelukeskus Tike, toimialueen päällikkö Päivi Kasurinen, varalla asiakkuuspäällikkö Kimmo Perttilä - Geodeettinen laitos GL, tutkimusjohtaja Tiina Sarjakoski, varalla osastonjohtaja Tapani Sarj akoski - Suomen metsäkeskus, tietohallintopäällikkö Ismo Minkkinen, varalla tietohallintoasiantuntij a Erkki Poukka - Julkisalan koulutettuj en neuvotteluj ärj estö JUKO, suunnittelij a Jyrki HärnäläinenlTike, varalla suunnittelija Jouko Yli-Uotila/Tike - Palkansaajajärjestö Pardia, asiantuntija Martti Pietikäinen!MML, varahenkilö flmoitetaan myöhemmin erikseen Projektiryhrnään nimetyistä varsinaisista jäsenistä 50 % ja kaikista jäsenistä 33 % on naisia. Kaikki organisaatiot eivät ole pystyneet ilmoittamaan sekä mies- että naisehdokasta. Sihteeri: Maanmittausylitarkastaja Jere Raj alin, Maa- ja metsätalousministeriö Projektiryhmä voi asettaa hankkeen tavoitteiden ja tehtävien toteuttamiseksi tarpeellisia työryhmiä ja teettää selvityksiä osoitettujen resurssien puitteissa. Hankkeen muiden vaiheiden projektiryhmät asetetaan hankkeen myöhemmissä vaiheissa. Proj ektipäallikkö: Projektipäällikön tehtävänä on huolehtia suunnitteluvaiheen edellyttämien toimenpiteiden toteuttamisesta, suunnittelutyössä tarvittavien työryhmien kokoamisesta ja selvitysten tekernisestälteettämisestä.
MMMO52:O0/2012 6 Raportointi Projektipäällikkönä toimii yli-insinööri Ari Tella Maanmittauslaitoksesta. Projektipäällikkö osallistuu ohjausryhmänja projektiryhmän kokouksiin pysyvänä asiantuntijana. Hanke raportoi työstään MMM: n kansliapäällikölle. 7 Kustannukset ja rahoitus Hankkeen resurssitarpeet ja kustannukset on kuvattu liitteenä olevassa hankesuunnitelmassa. Ohjausryhrnä, proj ektiryhmä ja alaryhmät työskentelevät virkatyönä. Kukin organisaatio maksaa osallistuj ansa matkakulut. Erillisten selvitysten, konsulttipalveluiden, ulkopuolisten asiantuntijoiden kuulemisen ja käyttärnisen kustannukset sekä muut mahdolliset kustannukset maksetaan maa- ja metsätalousministeriön inornentilta 30.01.01 (MMM :n toirnintarnenot). Helsingissä 17.9.2013 Jri Koskiien maa- ja metsätalousministeri Jaana Husu-Kallio kansliapäällikkö Liitteet: Hankesuunnitelma 16.9.20 13 Jakelu: MMM:n osastot Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus Tike Maaseutuvirasto Mavi Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Maanrnittauslaitos MML Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus MTT Metsäntutkimuslaitos Metla Riista- ja kalatalouden tutkimuskeskus RKTL Geodeettinen laitos GL
Suomen Metsäkeskus Suomen riistakeskus Metsähallitus Julkis alan koulutettuj en neuvotteluj ärj estö JUKO Palkansaaj aj ärjestö Pardia MMMO52:OO/2012
MMMO52:00/201 2 MMM :n hallinnonalan tieto- ja paikkatietotekniikan kehittämis tehtävien kokoamishanke ELMA HANKESUUNNITELMA 16.9.2013 Laatija Antti Vertanen, Risto Yrjönen 6.1 1.2012 Muutokset Antti Vertanen, Risto Yrjönen 6.1 1.2012-19.12.20 12 Hyväksytty Jaana Husu-Kallio 21.12.2012 Päivitetty Antti Vertanen, Risto Yrjönen (MMM:n johtoryhmä) 25.2.2013 Hyväksytty Hankkeen ohjausryhmä 28.2.2013 Päivitetty Antti Vertanen, Risto Yrjönen 16.9.2013 Hyväksytty Jaana Husu-Kallio 17.9.2013 Hyväksytty Hankkeen ohjausryhmä
1 Hankkeen tausta 2 ELMA-hankeen syntyyn ovat vaikuttaneet julkisen hallinnon ICT-hankkeet (mm. TORI ja kokonais arkkitehtuurityö) ja niihin liittyvät säästötavoitteet, valtion tutkimuslaitoskentän rakenteelliseen uu distamiseen liittyvät selvitykset, vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma tavoitteineen sekä näihin liittyvä tarve selvittää MMM:n hallinnonalan tietotekniikan kehittämistoiminnan nykytila ja kehittä mismahdollisuudet. Monet näistä taustalla olevista hankkeista ovat osa Jyrki Kataisen hallitusoh jelman toimeenpanoa. TORI-hankkeen tavoitteena on koota sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen toi mialariippumattomat tieto- ja viestintätekniset tehtävät yhteen. Talouspoliittinen ministerivaliokunta linjasi 6.3.2012, että valmisteluun otetaan mukaan myös virastojen omat toimialariippumattomat ICT-tehtävät, koska vain näin voidaan saavuttaa tavoiteltu toiminnan tehostuminen ja säästöt. Hal litusohjelmassa on eritelty menosäästöjä, joiden vaikutus valtion menoihin vuositasolla vuonna 2015 on julkisen hallinnon atk-uudistuksen osalta 110 milj. euroa. Menosäästöihin sisältyy lisäksi monia muita kohtia (mm. tilatehokkuus, yhteishankinnat, sektoritutkimus), joiden tavoitteena on leikata virastojen ja laitosten menoja. Valtion tutkimuslaitoskentän rakenteelliseen uudistamiseen liittyvässä selvityksessä esitetään MMM:n hallinnonalalle merkittäviä rakennemuutoksia. Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus, Metsäntutkimuslaitos ja Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos esitetään fuusioitavaksi uudeksi laa japohjaiseksi luonnonvara-alan tutkimus- ja kehittämiskeskukseksi. Geodeettinen laitos, osa maanmittaushallituksen toiminnoista, Suomen ympäristökeskuksen paikkatietotutkimus ja geoin formatiikka sekä mahdollisesti Puolustusvoimien topografiatoiminnot esitetään fuusioitavaksi uu deksi laajapohjaiseksi paikkatietoalan tutkimus- ja kehittämiskeskukseksi. Lisäksi selvityksessä esitetään merkittäviä muutoksia tutkimuslaitosten rahoitusmalleihin. Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma on jatkoa edellisten hallitusten käynnistämälle ja osin vielä vaikuttavalle tuottavuusohjelmalle. Hankkeen tavoitteena on julkisten menojen kasvun hillintä ja kestävyysvajeen pienentäminen kehittämällä ja parantamalla toiminnan vaikuttavuutta ja tulokselli suutta. Hallinnonalojen tulee tehdä vuoden 2012 loppuun mennessä hallinnonalakohtainen vaikut tavuus- ja tuloksellisuusohjelma, jolla vastataan hallitusohjelman mukaisen vaikuttavuus- ja tulok sellisuusohjelman tavoitteisiin. Ohjelmaan kuuluvat yhteiseen seurantaan nostettavat hankkeet sekä niiden tasapainoisen tavoiteasetanta, ydintoiminta-analyysit ja suunnitelmat inhimillisen pää oman kehittämiseksi. Vuonna 2Olltuli voimaan laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011), jonka tar koituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saa tavuutta säätämällä julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimi vuuden edistämisestä ja varmistamisesta. Lain mukaan kunkin ministeriön tehtävänä on ohjata toimialansa tietohallinnon ja tietohallintohankkeiden kehittämistä ottaen huomioon laissa säädetyt tarkoituksetja velvoitteet. Ministeriön on mm. huolehdittava, että sen toimialalle laaditaan ja ylläpi detään sen toimialan tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset. Tämä edellyt tää käytännössä hallinnonalan tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ohjaamista ja kehittämistä. Tietojärjestelmiä ja niihin liittyviä tietovarantoja käytetään, ylläpidetään ja kehitetään kaikissa MMM:n hallinnonalan virastoissa ja laitoksissa. Näiden lisäksi hallinnonalalla toimii tietopalvelukes kus Tike, joka kehittää ja ylläpitää asiakkaidensa tarvitsemaa tieto- ja viestintätekniikan ympäristöä ja hallitsee siitä muodostuvaa kokonaisuutta palvelutoimintana. Monet hallinnonalan järjestelmistä kytkeytyvät osaksi koko yhteiskunnan tietoteknistä infrastruktuuria. Nykyiset MMM:n hallinnonalan tietojärjestelmät ja niiden ylläpito- ja kehittämismallit ovat pitkälti syntyneet hajautetusti virastoittain niiden omista lähtökohdista. Viime vuosina monet edellä kuvatut julkisen hallinnon yhteiset kehit tämishankkeet ovat alkaneet vaatia virastokohtaisen kehittämisen ja toiminnan kytkemistä osaksi laajempia kokonaisuuksia.
Kuvaus Valmisteluvaiheen Ehdotus ELMA-hankkeen Valtion Maanmittauslaitoksen 3 ELMA-hankkeen avulla pyritään löytämään toimiva yhteistyö- ja organisaatiomalli, jonka puitteis sa voidaan vastata moniin edellä kuvattuihin vaatimuksiin ja muutosprosesseihin. Hanke on samal la MMM:n hallinnonalan vaikuttavuus- ja tuottavuushanke. 2 Hankkeen tehtävät, tavoitteet ja lopputulokset 2.1 Yleistä Hankkeen täsmennettynä tavoitteena on keskittää maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukes kuksen (Tike) tietotekniikan kehittämistehtäviä, Geodeettisen laitoksen tutkimus- ja kehittämisteh tävät, Maanmittauslaitoksen paikkatietojen yhteiskäytön edistämiseen liittyviä tehtäviä ja mahdolli suuksien mukaan hallinnonalan eri virastojen muita toimialariippuvia tietotekniikan kehittämistehtä ylä vuoden 2015 alusta lukien Maanmittauslaitokseen. Alkuperäisen hankkeen mukaisesti tavoitteena on luoda samalla nykyistä paremmat edellytykset toimialan palveluiden ja tietoresurssien laajalle sähköistymiselle ja tietotekniselle yhtenäistymiselle siten, että: - tehtävien kokoamisesta voidaan selvästi osoittaa koituvan kokonaistaloudellista hyötyä MMM:n hallinnonalalla ja laajemmin yhteiskunnassa, - palveluiden toimintavarmuus ja palvelukyky turvataan myös siirtymävaiheessa, - tehtävien ja henkilöstön siirrot on tehty 1.1.2015 ja - muutoksessa noudatetaan valtion hyvää henkilöstöpolitiikkaa sekä valtioneuvoston periaatepää töstä (26.1.2012) valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteessa ja sen nojalla annettuja ohjeita ja päätöksiä. 2.2 Suunnitteluvaihe (Vaihe 1) Hankkeen ensimmäinen suunnitteluvaihe päättyi toukokuussa 2013. Ensimmäisessä suunnitteluvaiheessa kuvattiin ja arvioitiin tieto- ja paikkatietotekniikkaan liittyvien kehittämis-, tuki- ja tutki mustehtävien nykytilaa, kehittämistarpeita ja organisointivaihtoehtoja. Hankkeen tavoitteiden muu tosten vuoksi suunnitteluvaihetta jatketaan vuoden 2013 loppuun saakka toisella suunnitteluvai heella. Hankkeen toisessa suunnitteluvaiheessa (16.9.2013-31.12.2013) projektin tulee suunnitella ja laa tia ainakin seuraavat asiat: uudelleenorganisoinnin lopputuloksesta projektisuunnitelma - toimenpiteet, resurssit ja aikatautut, joilla päästään uuteen organisaatioon hankkeen valmisteluvaiheen organisoinniksi Suunnitelmassa on huomioitava ainakin: ensimmäisen suunnitteluvaiheen lopputulokset Tori-hanke tutkimuslaitosten ja tutkimusrahoituksen kokonaisuudistusta koskeva periaatepäätös 5.9.2013 organisaatiouudistus 2.3 Valmisteluvaihe (Vaihe 2) Valmisteluvaiheessa luodaan edellytykset uuden keskuksen käynnistymiselle laadittujen suunni telmien mukaisesti. Hankkeen tehtävät valmisteluvaiheessa (Vaihe 2) ovat: - Toteuttaa MMM:n johdon vahvistaman suunnitelman mukaiset valmistelevat toimenpiteet uudel leenorganisoinnin käynnistämiseksi, - Seurata, arvioida ja raportoida hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista sekä osallistua tarvittaessa hankkeen muutoshallintaan ja
- Tehdä muut hankkeen suunnitteluvaiheessa hyväksytyt tehtävät 4 Hankkeen tavoitetta ja tehtäviä sekä organisointia voidaan täsmentää ja täydentää hankkeen ede tessä. Hanke raportoi 1. vaiheen mukaisesti. 2.4 Toimeenpanovaihe (Vaihe 3) Toimeenpanovaiheessa uudelleenorganisoinnin toteuttamista seurataan valmisteluvaiheen tulos ten ja suunnitelmien pohjalta. Hankkeen tehtävät toimeenpanovaiheessa (Vaihe 3) ovat: - Seurata, arvioida ja raportoida hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista sekä osallistua tarvittaessa hankkeen muutoshallintaan ja - Tehdä muut hankkeen valmisteluvaiheessa hyväksytyt tehtävät Hankkeen tavoitetta ja tehtäviä sekä organisointia voidaan täsmentää ja täydentää hankkeen ede tessä. Hanke raportoi 2. vaiheen mukaisesti. 3 Hankkeen rajaukset ja liittymät 3.1 Rajaukset Suunnitelmien tulee sisältää nykyisten rahoituskehysten mukainen ratkaisu ottaen huomioon mah dolliset tuottavuustavoitteet. Mahdolliset laajentavat kehittämisehdotukset on kuvattava erikseen. 3.2 Liittymät Hanke on vaikuttavuus- ja tuottavuusohjelmaan kuuluva hanke ja sen yhteydessä sovelletaan oh jelmaa koskevia ohjeita ja vaatimuksia mm. tavoiteasetannan ja seurannan osalta. Hankkeen yhteydessä selvitetään ja kuvataan myös Suomen metsäkeskuksen, Suomen Riistakes kuksen ja Metsähallituksen toimintamallit ja niiden mahdollisuudet saada/hankkia palveluita. Hankkeen yhteydessä selvitetään ja kuvataan tarpeen mukaan hallinnonalan tietojärjestelmien kehittämisen liittymät ja yhteistoimintatarpeet Aluehallinnon tietohallintopalveluyksikkö AHTIn ja Suomen ympäristökeskuksen kanssa. Hankkeen yhteydessä selvitetään ja kuvataan hallinnonalan tietojärjestelmien kehittämisen ja uu den keskuksen liittymät hankkeen kannalta keskeisiin julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämis hankkeisiin (mm. TORI, kokonaisarkkitehtuuri, Kieku, JuIkICT-lab). Hanketta käsitellään hallinnonalan YT-ryhmässä valmistelun etenemisen mukaisessa aikataulussa. 4 Hankeorganisaatio ja päätöksenteko 4.1 Ohjausryhmä Hankkeen ohjausryhmän tehtävänä on ohjata hankkeen ja sen alatyöryhmien työtä, linjata hank keen tavoitteiden toteutumisen ja etenemisen kannalta merkittävistä asioista sekä hyväksyä suun nitelmaluonnokset.
MMM/Ruokaosasto, MMM/tutkimuksen Maaseutuvirasto Elintarviketurvallisuusvirasto Maanmittauslaitos MMM:n Geodeettinen Suomen Julkisalan Palkansaajajärjestö Puheenjohtaja: - tietohallintojohtaja Risto Yrjönen, MMM 5 Jäsenet: neuvotteleva virkamies Juha Palonen MMM/Luonnonvaraosasto, metsäneuvos Marja Kokkonen MMM/Hallinto- ja suunnitteluosasto, neuvotteleva virkamies Pasi Valli koordinaatio, neuvotteleva virkamies Elina Nikkola, varalla tutkimusjohtaja Mikko Peltonen Mavi, ylijohtaja Leena Tenhola, varalla osastonjohtaja Mika Tuikkanen Evira, osastonjohtaja Tommi Kämpe, varalla tietohallintojohtaja Maija Eskola MML, maanmittausneuvos Risto Nuuros, varalla talousjohtaja Matti Hyytinen tietopalvelukeskus Tike, ylijohtaja Petri Korpinen, varalla toimialueen päällikkö Päivi Kasurinen laitos GL, ylijohtaja Jarkko Koskinen, varalla tutkimusjohtaja Tiina Sarjakoski metsäkeskus, metsäjohtaja Anna Rakemaa, tietohallintopäällikkö Ismo Minkkinen koulutettujen neuvottelujärjestö JUKO, suunnittelija Jyrki Hämäläinen/MMM Tike, varalla asiamies Man Raininko/Agronomiliitto Pardia, tietokanta-arkkitehti Risto Lilja/MMM Tike, varalla erikoissuunnitteli ja San Mäkilä) 4.2 Projektiryhmä Hankkeen eri vaiheille asetetaan omat projektiryhmät. Suunnitteluvaiheen projektiryhmä jatkaa myös toisessa suunnitteluvaiheessa (1 6.9.-31.12.2013). Suunnitteluvaiheen projektiryhmän tehtävänä on seurata projektipäällikön johdolla tehtävää valmis telua ja huolehtia ohjausryhmän vahvistamien toista suunnitteluvaihetta koskevien linjausten toteu tumisesta. Projektiryhmä käsittelee suunnitteluvaiheen loppuraporttiluonnokset. Suunnitteluvaiheen projektiryhmän kokoonpano: Puheenjohtaja - neuvotteleva virkamies Antti Vertanen, MMM Jäsenet: - MM M/Ruokaosasto, erityisasiantuntija Päivi Virtanen - MMM/Luonnonvaraosasto, IT-asiantuntija Kalle Ollas, varalla ylitarkastaja Matti Mäkelä - MMM!Hallinto- ja suunnitteluosasto, lainsäädäntöneuvos Susanna Paakkola, varalla maanmitta usylitarkastaja Jere Rajalin - MMM/tietohallinto, erityisasiantuntija Kyösti Könönen - MMM/luonnonvaratutkimuskeskus-hankkeen edustaja, palvelujohtaja Kristiina Borg!Metla, varalla Pekka Haavisto/MTT - Maaseutuvirasto Mavi, yksikönjohtaja Satu Ylisiurua-Hemminki, varalla osastonjohtaja Mika Tuik kanen - Elintarviketurvallisuusvirasto Evira, erikoissuunnittelija Matti Huttunen, erikoissuunnittelija Eeva- Maria Liikanen - Maanmittauslaitos MML, johtaja Marja Rantala, varalla johtaja Antti Kosonen - MMM:n tietopalvelukeskus Tike, toimialueen päällikkö Päivi Kasurinen, varalla asiakkuuspäällikkö Kimmo Perttilä - Geodeettinen laitos GL, tutkimusjohtaja Tiina Sarjakoski, varalla osastonjohtaja Tapani Sarjakos ki - Suomen metsäkeskus, tietohallintopäällikkö Ismo Minkkinen, varalla tietohallintoasiantuntija Erkki Poukka - Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestö JUKO, suunnittelija Jyrki Hämäläinen/Tike, varalla suunnittelija Jouko Yli-Uotila/Tike
- Palkansaajajärjestö Pardia, asiantuntija Martti Pietikäinen/MML 6 Projektiryhmään nimetyistä varsinaisista jäsenistä 50 % ja kaikista jäsenistä 33 % on naisia. Kaikki organisaatiot eivät ole pystyneet ilmoittamaan sekä mies- että naisehdokasta. Sihteeri: Maanmittausylitarkastaja Jere Rajalin, Maa- ja metsätalousministeriö Projektiryhmä voi asettaa hankkeen tavoitteiden ja tehtävien toteuttamiseksi tarpeellisia työryhmiä ja teettää selvityksiä osoitettujen resurssien puitteissa. Hankkeen muiden vaiheiden projektiryhmät asetetaan hankkeen myöhemmissä vaiheissa. 4.3 Projektipäällikkö Projektipäällikön tehtävänä huolehtia suunnitteluvaiheen edellyttämien toimenpiteiden toteuttami sesta, mahdollisten suunnittelutyössä tarvittavien työryhmien kokoamisesta ja selvitysten tekemi sestä/teettämisestä. Projektipäällikkönä toimii yli-insinööri Ari Tella Maanmittauslaitoksesta. Projektipäällikkö osallistuu ohjausryhmän ja projektiryhmän kokouksiin pysyvänä asiantuntijana. 5 Hankkeen vaiheistus ja osaprojektit 5.1 Vaiheistus 1.1.2013 1.1.2014 1.1.2015 Asettaminen Ohjaus ) Suun nttteluvajhe Suunnjtteluprojektjt Valmjsteluvajhe Valmistel uproje ktit Toimeenpanovaihe Tojmeenpanoprojektit käyttöönotto ja\ seurantavaihe/ Kuva 1: Hankkeen vaiheet ja aikataulu.
muutostuki, muu ydintoimintoihin 6 Hankkeen työmenetelmät ja viestintä 7 Ohjausryhmä kokoontuu itse määrittelemänsä aikataulun mukaisesti, kuitenkin vähintään kolme kertaa hankkeen eri vaiheiden aikana. Ohjausryhmän kutsuu kokoon puheenjohtaja. Ohjausryh män kokoukset valmistelee ohjausryhmän sihteeri ja hankkeen projektipäällikkö yhteistyössä ko koamalla esityslistan taustamateriaaleineen, riskianalyyseineen sekä päätösehdotuksineen. Projektiryhmä kokoontuu noin 2 kertaa kuukaudessa. Projektiryhmän kutsuu kokoon puheenjohta ja. Projektiryhmässä käsitellään suunnitelmaluonnoksia, seurataan suunnittelutyön etenemistä ja käynnistetään päätettyjä toimenpiteitä. Projektipäällikkö raportoi työn etenemisestä projektiryhmäl le. Mahdolliset alatyöryhmät kokoontuvat itse määrittelemänsä aikataulun mukaisesti ja tuottavat pro jektiryhmässä sovitut tulokset. Ohjausryhmän ja projektiryhmien pöytäkirjat, kokousmateriaalit ja muut dokumentit julkaistaan in tranetissä/internetissä (mm. ns. mitkowiki-sivuilla) hankkeelle varatussa osiossa siten, että koko hallinnonalan henkilöstöllä on pääsy materiaaleihin. Lisäksi jokaisen alatyöryhmän tiedottamisen periaatteet, kohderyhmätja viestintätavat määritellään alatyöryhmän projektisuunnitelmassa ja kootaan erilliseksi koko hankkeen päivitetyksi viestintä suunnitelmaksi, joka käsitellään ohjausryhmässä. Uudesta toimintamallista ja rooleista mm. hallinnonalan tietohallinnossa järjestetään valmisteluvai heessa (vaihe 2) koulutusta ministeriön osastojen johdolle ja tietohallinnosta vastaaville asiantunti joille (mahdollisesti osana MMM:n sisäistä osaamisen kehittämistä) sekä erillisinä tilaisuuksina hallinnonalan virastoille ja laitoksille. Tämä liittyy alustavasti projektisuunnitelmien laatimiseen. 7 Tarvittavat resurssit ja kustannukset sekä rahoitus Alustava arvio hallinnon oman sekä ulkopuolisen työn osuudesta hankkeen eri projekteille (kertakustannukset) vuoden 2012 alusta alkaen sekä toimeenpanoon liittyvät kustannukset on esitetty seuraavassa taulukossa. Oman työn laskennallisena arvona on käytetty 7 000 euroa/kk ja ulko puolisen työn arvona 20 000 euroa/kk. Oma työ sisältää myös hallinnonalan virastojen edustajien työn. Muut kustannukset pitävät sisällään palveluhankinnatja koulutustilaisuudet sekä projektiryh mien matka-ja kokouskulut. Ohjaus-ja projektiryhmän työtä ei lueta hankkeen kustannuksiksi. Oma työ tehdään virkatyönä ja sen arvoksi on arvioitu jatketussa suunnitteluvaiheessa 245 000 euroa. Valmisteluvaiheen hankkeiden virkatyöksi on arvioitu 189 000 euroa ja toimeenpanovai heessa puolet edellisten vaiheiden työmäärästä/kustannuksista. Ulkopuoliseen työhön ja muihin kuluihin varattiin suunnitteluvaiheessa 30.01.01 momentin rahaa n. 30 000 euroa. Valmisteluvai heessa tarpeen arvioidaan olevan samaa tasoa. Hankkeen tavoitteiden täsmentymisen vuoksi muiden lisävarojen tarve ja kokokaiskustannukset on arvioitava uudestaan jatkosuunnittelun yhteydessä. Varoja voidaan tarvita mm. seuraavilla osa alueilla: toimitilajärjestelyt tietojärjestelmät toimintamallin, resurssien ja henkilöstösijoitusten suunnittelu kehittäminen (palkkausjärjestelmä yms.) liittyvien IT-palveluiden kehittäminen
8 PROJEKTI / Oma työ Ulkopuoli- Muut Aikataulu OSATEHTÄVÄ ICT + nen työ + kustan muut lisähenki- nukset Yhteensä löstön työ htkk htkk htkk euroa euroa euroa euroa 1. Projektijohtoja 30 1.5 31.5-31.12.2013 projektihenkilöt yms. 210 000 30 000 5 000 245 000 suunnitteluvaiheessa 2. Projektijohtoja 22 1.5 23.5-31.12.2014 projektihenkilöt yms. valmisteluvaiheessa 154000 30000 5000 189000 3. Projektijohtoja 10 10 1.1.2015- projektihenkilöt yms. toimeenpanovaiheessa 70 000 70 000 4. Lainsäädäntö, koulu- 5 5-31.12.2014 tus, jne 35 000 35 000 5. Valmisteluvaiheen lisä- 1.1.2014- kustannukset 7 6. Käynnistysvaiheen lisäkustannukset 7 Yhteensä htkk 67 3 62 euroa 469000 60000? 8 Riskitja riskien hallinta Seuraava alustava riskianalyysi perustuu muissa hankkeissa todettuihin mahdollisiin riskeihin. Analyysia tarkennetaan hankkeen käynnistyessä ja sitä seurataan jokaisessa ohjaus- ja projektiryhmän kokouksessa. 8.1.1 Hankehallintaan liittyvät riskit Nro Riski Vaikutus Varautuminen Hankkeen vaiheistuksen onnis- Aikataulu venyy, näkyviä loppu- Riittävän tarkka suunnittelu heti alussa, tumisen ja ulkoisten riippuvuuk- tuloksia ei synny suunnitellaan myös hankkeen laadun sien hallinnan epäonnistuminen varmistusmenettelyt, hankkeen koko naisseuranta ja hallinta, ohjausryhmän seuranta 2 Heikko hankkeen kokonaishal- Tavoitetilan saavuttaminen vii- Hyvä alkusuunnittelu, hankkeen pro unta, epärealistinen aikataulu, västyy, kokonaisuus kärsii jektipäällikölle varattava riittävästi heikko koordinointi ja tiedotus osaprojektien kesken aikaa, roolit ja vastuut selväksi, yhtei nen aikataulu, hankkeen sisäinen vies tintä ja säännölliset kokoukset 3 Kilpailuttamiseen liittyvät riskit Kun hankkeessa käytetään ulko- Tarjouskilpailun ja konsulttityön huolel puolista konsulttia, on riski että linen valmistelu. kilpailutus epäonnistuu tai saatu Hankkeen hyvä hallinnointi ja johtami työ ei vastaa odotuksia nen sekä konsulttityön jatkuva seuran ta. 4 Päätöksiä ei saada tarvittavassa Hankkeen tavoitteet ja maali Realistinen aikataulu, ennakoidaan aikataulussa katoavat, ihmiset siirtyvät muihin päätöksentekokohdat, joustavuus muutöihin tai väsyvät muuten toksille ja tavoitetilan/aikataulun jatku va tarkentaminen, valtuudet selviksi, vahva ohjausryhmätyöskentely 5 Tavoitetila ymmärretään eri Alaprojekteissa syntyy rinnakkai- Tavoitteen selkeä kuvaaminen, vahva tavoin tai tavoitetila ei ole riittä- sia ratkaisuja, yhteistyö alatyö- ohjausryhmätyöskentely, jatkuva vuo vän selvä ryhmissä kärsii ja johtaa ristirii- ropuhelu ja viestintä, viestintäsuunni
toihin koko hankkeen tavoitteis- telma ja sen toteutus ta. 6 Tehdään liian iso palanen ker- Resurssit eivät riitä, hyötyjen Huolellinen suunnittelu etukäteen, rahaan mittaaminen hidastuu, jousta- valitaan ensimmäiseksi vaiheeksi sel vuus häviää keästi toteutettavissa oleva kokonai suus ja edetään sitten vaiheittain. 8.1.2 Resursseihinja henkilöiden osaamiseen liittyvät riskit Nro Riski Vaikutus Varautuminen 7 Avainhenkilöiden ajan ja osaa- Projektit viivästyvät, laatu heik- Hyvä suunnittelu ja resurssivaraukset, misen riittävyys, koska hanke ko, koko hanke viivästyy ei liian montaa rinnakkaista projektia, on uusi ja lähtee liikkeelle mui- johdon tuki ja kirjatut päätökset, vahva den prosessien rinnalla ohjausryhmätyöskentely, toimiva yh teistyö MMM:ssä, konsulttien käyttö työn tukena. Varahenkilöjärjestelyt. 8 Substanssiasiantuntijaresurssien Jos projektin käyttöön ei saada Resurssivaraukset, virastojen johdon ja saatavuus riittävästi substanssiasiantunti- asiantuntijoiden sitouttaminen mukaan joiden resursseja, alaprojektien projekteihin, hankkeen markkinointi ja toteuttaminen vaikeutuu ja tu- yhteistyöstä huolehtiminen. loksen laatu heikkenee, hanke saattaa viivästyä. 9 Oman työn ja konsulttityön Konsultti ei tunne riittävästi toi- Pyritään valitsemaan toimitta roohituksen epäonnistuminen mintaympäristöä, mikä näkyy ja/toimittajia, jotka tuntevat toimialaa töiden viivästymisenä ja heikko- ja pystyvät sitoutumean tarvittaessa na laatuna. koko hankkeeseen. Resurssit eivät kohdistu oikein ja oikeisiin asioihin. Perehdyttämiseen ja perehtymi seen menee arvioitua enemmän aikaa ja resursseja. 10 11 8.1.3 Muut riskit Nro Riski Vaikutus Varautuminen 12 Meneillään on monia hanketta Hankkeen ajoitus epäonnistuu tai Pyritään suunnittelemaan hanke siten, sivuavia muutosprosesseja, se on riippuvainen muiden pro- että se sallii joustoa toimenpiteiden jotka vaikeuttavat suunnittelua sessien etenemisestä/tuloksista. toteuttamisessa ja erilaisten hankkei ja osapuolten sitoutumista den yhteensovittamisessa. Sitoutetaan osapuolet hankkeeseen heti alkuvai heesta lähtien. Vahva ohjausryhmä työskentely. 13 14 9