Taideyliopiston ensimmäinen yhteinen intranet, Artsi Juha Sjöblom Yliopistojen intrapäivä 25.3.2014
Eri organisaatiokulttuurien yhdistymisen haasteet
Intranet ja yhdistymisen haasteet Taideyliopiston opiskelijat ja henkilöstö toimivat useassa eri toimipisteessä. Luontaisia paikkoja eri akatemioiden opiskelijoiden ja henkilöstön kohtaamisiin on vähän. Yhdistymisen jälkeen on tarve akatemioiden välisen yhteistyön lisäämiseen. Yhteistyö on haasteellista ilman yhteistä julkaisualustaa. Akatemioissa on intranetille erilaisia perinteitä ja käyttötapoja. Haasteena yhdistää erilaiset käyttötavat mahdollisimman sujuvasti yhteiseen intranetiin Intranetia suunniteltaessa Taideyliopiston organisaatio on vasta muotoutumassa. Haasteena sisällöntuotanto vaiheessa, jolloin asiat ovat jatkuvassa muutostilassa
Taideyliopiston ensimmäinen yhteinen intranet Projektin lopputuotoksena syntyy intranet-palvelu, joka palvelee Taideyliopiston opiskelijoita ja henkilöstöä tiedon jakamisen, ryhmätyön ja keskustelun välineenä, luo yhteisöllisyyttä, helpottaa arkityötä ja on käytettävyydeltään erinomainen. Yhteinen intranet on paitsi tärkeä päivittäinen työkalu, myös symboli yhdistymiselle ja yhteistyölle.
Konseptin suunnittelu käyttäjälähtöisesti
Intranetissä pitää olla kaikki mahdolliset sisällöt ja toiminnallisuudet...... mutta sen pitää olla mahdollisimman yksinkertainen.
Suunnittelun lähtökohdat Käyttäjälähtöisyys: käyttäjiltä saatu tieto lähtökohtana suunnittelussa Osallistaminen: tulevia käyttäjiä osallistetaan sivuston suunnitteluun eri tavoin (kyselyt, työpajat, ryhmäkeskustelut, testaukset, pilotoinnit) Tasapuolisuus: eri akatemiat ja käyttäjäryhmät
Konseptoinnin vaiheet Kyselytutkimus intranetin käyttäjille - Selvitettiin käyttäjien tarpeita ja mielipiteitä koskien tulevaa intranetiä. - Kyselyyn vastasi 125 taideyliopistolaista. Intranetin konseptin määrittely - Neljä työpajaa: aiheina mm. käyttäjäryhmät ja -tarinat, sisällöt ja rakenne sekä toiminnallisuudet - Osaan työpajoista avoin kutsu kaikille opiskelijoille ja henkilöstölle Käyttöliittymän suunnittelu ja prototyyppi - Suunnittelun tuloksena syntyi verkkopalvelun prototyyppi. Käytettävyystestaus - Käyttöliittymän prototyyppiä testattiin todellisilla loppukäyttäjillä (8 henkilöä). - Testauksella varmistettiin, että käyttöliittymässä tai rakenteessa ei ole vakavia käytettävyysongelmia. Käyttöliittymän visuaalinen suunnittelu
Käyttäjätieto lähtökohtana alusta asti tiedon lähteet Akatemioiden intranetien aiemmat kyselytulokset Intranetin suunnittelua varten laadittu kyselytutkimus Avoimet suunnittelutyöpajat (2 kpl) Pienryhmähaastattelu opettajille Käytettävyystestaus (2 kierrosta) Testaus ja pilotointi
Validointi käyttäjien kanssa käytettävyystesti prototyypille Ratkaisujen toimivuutta testattiin oikeilla käyttäjillä (ei työryhmän jäsenillä), keskittyen Etusivun sisältöön Tiedon löydettävyyteen rakenteesta Toiminnallisuuksien hyödyllisyyteen Hyödyt: verifioitiin osa ratkaisuista, osa palautui piirrustuslaudalle
Käytettävyystestaus: palveluista megavalikkoon Testauksen merkittävin huomio: käyttäjät eivät ymmärrä, mitä tarkoittaa palvelu. Hylättiin palveluvalikko ja luotiin megavalikko Etu: helpottaa silmäilyä, ei tarvitse tietää, minkä alle aihe kuuluu Uusi testaus erittäin hyvää palautetta Lisäksi etusivulla erillinen palveluhaku
Megavalikko
Käyttäjätieto lähtökohtana alusta asti persoonat Persoona on kuvaus leikisti oikeasta ihmisestä Nimi, kasvot, työ, asuinpaikka, ammatti, elämäntapa Tarpeet intranetissa: miksi, miten, millä laitteella, kenen kanssa, missä, milloin Tekninen osaaminen ja asenne Hyödyt: suunnittelun tuki ja työkalu Konkretisoi markkinadataa, demografista dataa, kyselydataa. Auttaa fokusoimaan, kommunikoimaan, priorisoimaan, ideoimaan: Mitä mieltä Kalle olisi?, Käyttäisikö Outi tätä?, Miten saadaan Harri innostumaan?. Perustuu tutkimusdataan: vähentää epävarmuutta, erimielisyyttä.
Esimerkki persoonasta
Esimerkki persoonasta
Suunnittelun veturit ja ratkaisut Taustamateriaalista nousi kolme teemaa suunnittelulle:
Suunnittelun veturit ja ratkaisut Näihin sijoitettiin ratkaisuina sisältöä ja toimintoja sekä identifioitiin olennaisimmat ominaisuudet:
Ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia Artsissa
Oikeudet Haluttiin mahdollisimman vapaa ja yksinkertainen linja. Kaikki voivat esimerkiksi kirjoittaa uutisen, luoda tapahtuman tai perustaa ryhmätyötilan.
Yhteisöllisyys ja sosiaaliset ominaisuudet Uutisia, tilapäivityksiä ja tapahtumia voi kommentoida ja peukuttaa. Tilapäivitykset Yleinen keskustelufoorumi ja ryhmätyötilojen omat keskustelufoorumit Viikon kysymys ja viikon taideyliopistolainen Pikaviestin (kehitysversioon)
Suosikit ja työkalut Sivun, sisällön ja dokumentin voi lisätä suosikiksi Työkalut: tärkeimmät sovellukset (eri setti henkilöstölle ja opiskelijoille) Toiminnot: sisältöjen lisääminensuosikiksi Omat ryhmätyötilat
Sisällön syöttäminen helpoilla lomakkeilla Keskustelun aloittaminen Ryhmätyötilan perustaminen Uutisen kirjoittaminen Tapahtuman luominen Dokumentin lisääminen
Sisältöjen luokittelut Artsissa kiinnitetty huomiota sisältöjen luokitteluun ja tageihin. Näin helpotetaan sisältöjen löytymistä haulla. Uutista, tapahtumaa tai dokumenttia luotaessa pakotetaan käyttäjä lisäämään luokitteluja: akatemia, kohderyhmä, aihe, tyyppi. Tagit
Oma sivu Omalta sivulta löytyy oma henkilökortti, lista omista dokumenteista, suosikkisisällöistä, jäsenryhmistä, yms. Eri näkymä käyttäjälle ja vieraalle Ulkoasun personointi: sivuston taustavärin vaihtaminen
Ryhmätyötila Matala kynnys ryhmätyötilan perustamiseen: esim. kursseille, produktioille, projekteille ja työryhmille Ryhmän perustaja voi valita haluamansa työkalut: tilapäivitys*, jäsenet*, uutiset, tapahtumakalenteri, dokumenttipankki, keskustelufoorumi, wiki Voi olla julkinen tai yksityinen. Jäseneksi liittyminen: 1) kuka tahansa voi liittyä, 2) jäsenyyttä voi hakea, 3) ylläpitäjä valitsee jäsenet Koulutusohjelmille, tukipalvelutiimeille ja päätöksentekoelimille automaattiset ryhmät.
Mobiilikäyttö ja responsiivisuus Kyselyissä mobiilikäyttö koettiin erittäin tärkeäksi. Työpajoissa määriteltiin tärkeimmät mobiilikäyttötapaukset. Responsiivinen käyttöliittymä
Kiitos