PKS sopimuksen yhteishankkeet Työryhmä 12 Hankintatyöryhmä Yhteistyöhankkeiden seurantaryhmä 23.04.2009
PKS sopimuksen yhteishankkeet / hankintatyöryhmä Esityksen sisältö: Loppuraportissa 2006 esitettyjen toimenpiteiden toteutuminen PKS- hankinnan kehittämisen loppuraportti PKS- logistiikan loppuraportti Kaupunkien kannanotot loppuraportteihin 2009-04-15 TM, PP 2
PKS- kilpailutukset ja niiden ohjaus PKS-kaupunkien valtuustojen hyväksymä sopimus allekirjoitettiin 04/2008 kilpailutukset hoidetaan kilpailutusohjelmassa sovitun mukaisesti perustettu kuusi tuote- ja palvelualuekohtaista työryhmää, lisäksi kutakin tarjouskilpailua varten perustetaan aina oma työryhmänsä 2009-04-15 TM, PP 3
Kaupunkikohtaiset toimenpiteet hankintojen keskittämiseksi Espoossa on käynnissä hankinnan kehittämisprojekti, joka saatetaan päätökseen vuoden 2009 aikana hankintatoimen roolit operatiivisen hankinnan, strategisen hankinnan ja toimialojen kesken on sovittu kilpailutus- ja sopimustenhallintaprosessia kehitetään hankintojen tulosten mittaamista ja raportointia parannetaan Vantaalla meneillään mittava toiminnanohjaushanke, jossa uudistetaan materiaalihallinnon ja tilaamisen tietojärjestelmät. Hankintatoimen osiot otetaan käyttöön huhtikuun 2009 ja tammikuun 2010 välisenä aikana loputkin kansallisen kynnysarvon ylittävät materiaalihankinnat siirretään hankintakeskukseen vuoden 2010 alusta sosiaali- ja terveydenhuollon hoitotarvikekeskuksen ja hankintakeskuksen keskusvarastot on yhdistetty 2009-04-15 TM, PP 4
Kaupunkikohtaiset toimenpiteet hankintojen keskittämiseksi Helsingin hankintakeskuksesta on poistettu muut kuin hankintatehtävät lisäksi Helsingin omaa hankintastrategiaa valmistellaan ja keskustellaan keskittämisestä Kauniaisissa on perustettu hankintatyöryhmä, jonka tavoitteena on hankintakäytäntöjen yhtenäistäminen 2009-04-15 TM, PP 5
Osaamisen vahvistaminen hankintakeskuksissa Helsingin henkilöstökeskuksen / Oiva-Akatemian koordinoimia yhteiskoulutuksia on jatkettu, mutta koulutustarve ei kaikilta osin ole tullut tyydytetyksi Palvelutuotannon yhtenäistäminen palvelujen tuotteistusta on aloitettu päivähoidon ja terveydenhoidon alueella jatkuvaa työtä tehdään PKS-yhteishankintojen tuote- ja palvelualuekohtaisissa työryhmissä sekä kilpailutuskohtaisissa työryhmissä 2009-04-15 TM, PP 6
Ohjeistuksen yhtenäistäminen yhteiset asiakirjat materiaali- ja palveluhankintojen tarjouspyynnöistä, päätöspohjista ja sopimuspohjista tarjousten vertailuissa käytettäviä laskentakaavoja. Yhtenäistämistyö on kesken Hankinnan tietojärjestelmien kehittäminen yhteensopiviksi Tuotetiedonhallintaa koskevaa kilpailutus on käynnissä KLkuntahankinnat Oy:n toimesta. Sopimukseen voivat liittyä kaikki Suomen kunnat KuntaIT:n toimesta ollaan järjestämässä tarjouskilpailua erillisestä, kansallisesta kilpailutusjärjestelmästä, joka voidaan mahdollisesti ottaa myös PKS-kunnissa käyttöön vuonna 2010 2009-04-15 TM, PP 7
Selvitykset yhteisen organisaation perustamisen valmistelua varten PKS-logistiikkaselvitys valmistui helmikuussa 2009 (konsulttina Ramboll Oy) konsulttiselvitys pääkaupunkiseudun kaupunkien hankinnan kehittämisestä valmistui maaliskuussa 2009 (konsulttina Talent Partners Oy) konsulttiselvitysten tuloksiin on kunkin kaupungin johto ottanut kantaa maaliskuun 2009 aikana. 2009-04-15 TM, PP 8
PKS- hankinnan kehittämisen loppuraportti Selvityksen tavoite: Esittää parhaat toimintatavat ja mallit Espoon, Helsingin, Vantaan ja Kauniaisten kaupunkien yhteisen hankintatoimen kehittämiseksi Yksilöidymmät kysymykset: Mitkä hankinnat olisi tarkoituksenmukaisinta tehdä yhteishankintoina? Mikä olisi tarkoituksenmukaisin organisaatiomalli? Yhteishankintojen vaikutukset toimittajamarkkinoihin? Miten kannattaa suhtautua / millainen rooli yhteisellä organisaatiolla olisi suhteessa muihin yhteishankintoja tekeviin yksiköihin (kuten KL- Kuntahankinnat Oy) 2009-04-15 TM, PP 9
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Mitkä hankinnat olisi tarkoituksenmukaisinta tehdä yhteishankintoina? Hankinnat luokiteltiin neljään vaiheeseen (1.-4.). vaiheen 1. tuoteryhmään kuuluvat hankinnat, jotka koostuvat pääasiallisesti tuotteista, jotka jo nyt tai hyvin pian ovat yhteneväisiä tuote- ja palvelukuvaustensa osalta (laajamittaista valmistelutyötä pks- yhteishankinnassa ei tarvita) vaiheen 2. tuoteryhmät vaativat pientä yhtenäistämistä vaiheen 3. tuoteryhmät ovat huomattavasti edellisiä monimutkaisempia ja vaativat merkittävää yhtenäistämistä ennen kuin niillä voidaan alkaa kilpailuttaa vaiheen 4. tuoteryhmään kuuluvat edellyttävät muutoksia kaupunkien palvelutuotannossa 2009-04-15 TM, PP 10
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Ulkoisten sidosryhmien näkemykset? Muut kotimaiset yhteishankintayksiköt (Hansel Oy ja KL-Kuntahankinnat Oy) näkevät erittäin mielenkiintoisena mahdollisuutena yhteistyön laajemman PKS yhteishankinnan kanssa. Uskotaan, että suurempi määrä isompia yhteishankintayksiköitä lisää tietoisuutta yhteishankintayksiköistä enemmän ja auttaa siten niiden toimintaedellytyksiä Toimittajat ja yrittäjäjärjestöt toivovat toimintamallien ja käytäntöjen yhtenäistämistä yhteishankinnoissa ja selkeyttä kilpailutuksissa. 2009-04-15 TM, PP 11
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Toimintamallivaihtoehdot: a) Hankintapalvelukeskusmalli Hankintapalvelukeskusmallissa yhteishankintojen ohjaus ja suunnittelu sijoitetaan erilliseen yhteishankintayksikköön Kyseinen yksikkö vastaa yhteishankintojen osalta muun muassa kokonaisohjauksesta kilpailutuksesta yhteishankintapotentiaalin tunnistamisesta osaamisen kehittämisestä, toimittajasuhteista ja kehittämisestä auditoinneista sekä edesauttaa tuote- ja palveluryhmien yhtenäistämistä 2009-04-15 TM, PP 12
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Toimintamallivaihtoehdot: b) Hankintarengasmalli Hankintarengasmallissa valitaan yksi nykyisistä pääkaupunkiseudun hankintakeskuksista tekemään keskitetysti PKS-yhteiskilpailutukset Kukin neljästä PKS-kaupungista kerää hankintatarvetietonsa ja antaa kyseisen tiedon ja volyymin valitun hankintakeskuksen käyttöön Hankintarenkaan vetäjä kilpailuttaa ja hyväksyy sopimuksen valitun yhteishankintakohteen osalta ja antaa sopimuksen muiden kaupunkien käyttöön Tilaaminen tapahtuu kussakin kaupungissa itsenäisesti 2009-04-15 TM, PP 13
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Toimintamallivaihtoehdot: c) Keskitetty kehittämisyksikkömalli Keskitetyssä kehittämisyksikkömallissa tuote- ja palveluryhmät kategorisoidaan ja vastuu kategorioista jaetaan pääkaupunkiseudun kaupunkien kesken Kehittämisyksikkö kehittää yhteisiä toimintatapoja ja osaamista yhteishankinnan osalta pääkaupunkiseudulla sekä tunnistaa ja edesauttaa yhteishankintamahdollisuuksia Kaupunkien hankintakeskukset hoitavat sovittujen kategorioiden osalta yhteishankintatehtävät kuten kilpailutuksen, sopimukset ja toimittajahallinnan, muttei operatiivista ostamista, mikä jää kunkin kaupungin omalle vastuulle 2009-04-15 TM, PP 14
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Toimintamallivaihtoehdot: d) Nykyinen yhteistyömalli Nykyinen yhteistyömalli PKS-yhteishankinnoissa on niin sanottu isäntä-viranhaltijamalli, jossa kilpailutusohjelmaan kilpailutuskohtaisesti sovitaan yksi neljästä kaupungista toteuttamaan tietyn tuotteen tai palvelun yhteiskilpailutus ja sopimuksen teko. 2009-04-15 TM, PP 15
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Talent Partnersin ehdotus pks yhteishankintojen toimintamalliksi: Itsenäinen, kaupunkien kokonaan omistama yksikkö, hankintapalvelukeskus (vaihtoehto a), jonka tulorahoitus perustuisi osakaskaupunkien palvelumakuista / toimittajilta perittävistä maksuista perustetaan mahdollisimman pian yksikköön siirretään yhteishankintojen ohjaus ja kehittäminen yksikköön siirretään yhteishankintojen toteutus asteittain vuoteen 2013 mennessä Yksikön tehtävät yksikön tehtävänä on yhteishankintaan liittyvät hankintatoimen kokonaisohjaus- ja kehittämistehtävät yhteiskilpailutusten toteuttaminen hankintatoimen sovitut asiantuntijapalvelut 2009-04-15 TM, PP 16
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Talent Partnersin ehdotus pks yhteishankintojen toimintamalliksi: Kunkin kaupungin tehtäviin kuuluisivat edelleen: Kaupungin palvelu- ja hankintastrategian määrittely Kaupungin hankintatoimen johtaminen ja ohjaus Kaupungin hankintatoimintojen osaamisen kehittäminen Erillishankintojen toteuttaminen halutuilta osin Erillishankintojen toteutumisen seuranta ja raportointi Hankittavien tarpeiden määrittely Tuotteistus ja palveluiden määrittely Ostaminen / tilaaminen Toimituksen ja laskun hyväksyntä Kaupunkitasoinen sopimusten seuranta ja hallinta sekä operatiivinen toimittajayhteistyö Päivittäinen tilauksen seuranta 2009-04-15 TM, PP 17
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Talent Partnersin luettelemat edut ehdotetusta toimintamallista: selkeä ja keskitetty yhteishankintatoiminnan ohjaus ja kehittäminen hankintaprosessin yhdenmukaisuus toimintamallin selkeys asiakkaiden, tavaran- ja palveluidentoimittajien ja muiden sidosryhmien kannalta hankintatoiminnan laaja-alaisen osaamisen turvaaminen ja kehittäminen päällekkäisten toimintojen välttäminen säästö ostohinnoissa / vuosi 3-10 M prosessisäästöt 0,5 M / vuosi 2009-04-15 TM, PP 18
PKS hankinnan kehittämisen loppuraportti Talent Partnersin luettelemat riskit, jotka liittyvät ehdotettuun toimintamalliin: suurimpana haasteena kaupunkien erilaiset palvelukonseptit ja prosessit yhtenäistämistyö vaatii hallintokuntien johdolta sitoutumista ja paljon yhteistä kehittämistyötä riskinä kaupunkien johdon ja hallintokuntien sitoutumattomuus Hankintapalvelukeskuksen perustamisen yhteydessä tehtyihin päätöksiin. riskinä myös se, että Hankintapalvelukeskus ei pysty palvelemaan hallintokuntia heidän tarpeitaan vastaavasti kilpailutusten tulosten mahdollinen epäonnistuminen, joka aiheuttaa negatiivisia markkinavaikutuksia 2009-04-15 TM, PP 19
PKS- logistiikan loppuraportti Selvityksen tavoite: Espoon, Helsingin ja Vantaan hankintatoimien ja terveystoimien varastoinnin ja kuljetusten arviointi sekä ehdotuksen laatiminen tehokkaammasta toimintamallista Selvityksen aikana työryhmässä todettiin: Jotta pks yhteiskilpailutuksista saadaan kaikki hyöty irti, on tilaus-toimistusketjua yhdenmukaistettava Varastotoimintojen keskittäminen oikein toteutettuna kannattaa Keskittämisen vaihtoehdot: toiminta kuntien omana (yhteisenä) tai toiminnan ulkoistaminen Keskittäminen tulee tehdä riskien hallinnan vuoksi vaiheittaisena 2009-04-15 TM, PP 20
PKS logistiikan loppuraportti Esitys uudeksi toimintamalliksi: PKS kaupunkien logistiikkaa varten perustetaan keskitetty logistiikkakeskus, joka tuottaa tarvittavat varastointipalvelut pyrkii vähentämään varastointia ottamalla käyttöön uusia toimintamalleja (esim. kuljetusten yhdistely ilman varastointia) edesauttaa PKS kaupunkien hankintayhteistyötä yhtenäistämällä PKS kaupunkien logistisia malleja (yhteiset tarjouspyynnöt eivät tuota parasta mahdollista volyymietua, mikäli kaupungeilla on erilaiset tavaran toimittamista koskevat vaatimukset) 2009-04-15 TM, PP 21
PKS- logistiikan loppuraportti Arvio uuden toimintamallin/keskitetyn logistiikkakeskuksen hyödyistä: henkilöstön tarve laskee nykyisestä 50 henkilöstä 30 henkilöön Keskitetyn logistiikkakeskuksen kokonaistarve on 2000 3000 m2. Tällä hetkellä tilat ovat suuruudeltaan yhteensä 6000 m2. Tilakustannusten voidaan olettaa laskevan Kuljetuskustannusten kustannustason ei arvioida muuttuvan olennaisesti nykyisestä Ehdotetun toimintamallin toteuttamisen vaiheet: Vantaan keskusvaraston ja Katriinan sairaalan yhdistäminen vuonna 2009 (käynnissä) Puolarmetsän sairaalan varaston yhdistäminen em. varastoihin (edellyttää uusien tilojen hankintaa ja siirtymistä uusiin tiloihin v. 2011) Helsingin suvilahdenkadun logistiikkakeskuksen ja Koskelan keskusvaraston yhdistyminen logistiikkakeskukseen v. 2012 2009-04-15 TM, PP 22
Kaupunkien kannanotot loppuraportteihin PKS- hankintaorganisaatio Helsinki: perustetaan PKS-kaupunkien omistama Oy huolehtimaan kaupunkien yhteisistä hankinnoista (vuodesta 2011) yhtiön tehtävänä yhteishankintojen kilpailuttaminen ja erillishankintojen kilpailuttaminen toimeksiantoina henkilöstö muodostettaisiin kaupunkien nykyisestä henkilöstöstä yhtiön perustaminen ei edellytä kaikkien kaupunkien mukaan tuloa hankintojen yhteistoimintasopimusta ei jatketa vuoden 2009 lopussa umpeutuvan sopimuskauden jälkeen 2009-04-15 TM, PP 23
Kaupunkien kannanotot loppuraportteihin PKS- hankintaorganisaatio Vantaa: kaupunkien välisen hankintayhteistyön suunta on ollut oikea jos ei perusteta hankintayhtiötä, vaihtoehtoinen ratkaisu voisi olla päätoimisten henkilöresurssien nimeäminen PKS hankintoja varten. Henkilöiden palkkakustannukset voitaisiin sopia ja jaettavaksi kuntalain 76 :n mukaisella yhteistyösopimuksella yhden kunnan toimiessa isäntäkuntana tai työntekijät voisivat olla hajautetusti sijoitettuina kaupunkien hankintakeskuksiin Vantaa ei näe yhteistoiminnan lopettamista järkevänä. Mikäli muusta yhteistyöstä ei päästä sopimukseen, tulee nykyistä sopimusta jatkaa v. 2009 jälkeenkin 2009-04-15 TM, PP 24
Kaupunkien kannanotot loppuraportteihin PKS- hankintaorganisaatio Espoo: yhteishankintayksikköä ei perusteta nykyistä PKS- yhteistyötä hankinnoissa jatketaan, kuitenkin niin että säästöjen todentamiseen ja niistä raportointiin kiinnitetään eritystä huomiota PKS kilpailutusten aiheuttamiin prosessikustannuksiin tulee kiinnittää myös erityistä huomiota» sovitaan selkeämmät, kaupunkikohtaiset tuoteryhmäkategoriat (Esim. Espoo-Sotet, Helsinki-TYT, Vantaa-Sito tms.) 2009-04-15 TM, PP 25
Kaupunkien kannanotot loppuraportteihin PKS- hankintaorganisaatio Kauniainen: aika ei ole vielä kypsä yhteisen hankintaorganisaation perustamiselle. Kauniainen kuitenkin kannattaa yksikön muodostamista yhteishankintatoiminnan kehittämistä varten. nykyistä yhteistoimintaa tulee jatkaa (vuodenvaihteessa päättyvää sopimusta yhteishankinnoista jatketaan). PKS kilpailutusten aiheuttamiin prosessikustannuksiin ja säästöjen todentamiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota Kauniainen kannattaa Espoon tavoin ajatusta selkeämpien kaupunkikohtaisten tuoteryhmäkategorioiden sopimisesta 2009-04-15 TM, PP 26
Kaupunkien kannanotot loppuraportteihin PKS- logistiikan kehittäminen Helsinki: yhdistetään välivarastot konsulttiraportin ehdottamalla tavalla logistiikkayhteistyö on toteutettavissa myös pelkästään Helsingin ja Vantaan kesken Vantaa: konsulttiraportissa esitettyä mallia pidetään hyvänä haluaa selkeät päätökset kaikilta kaupungeilta etenemisestä 2009-04-15 TM, PP 27
Kaupunkien kannanotot loppuraportteihin PKS logistiikka: Espoo: Espoon kaupunkilogistiikkaa koskevan toimintamallin kuvaus on vasta käynnistymässä, joten tässä vaiheessa ei voida tehdä kustannusvertailua pks logistiikan loppuraportissa esitetyn toimintamallin ja Espoon kaupunkilogistisen ratkaisun välillä Espoolla valmius lopullisen kannanoton muodostamiseen loppuvuodesta 2009 2009-04-15 TM, PP 28
Kaupunkien kannanotot loppuraportteihin PKS logistiikka: Kauniainen: loppuraportissa ehdotetun logistiikkakeskuksen sijainnilla on olennainen merkitys Kauniaisten kannalta tässä vaiheessa vaikeaa ottaa asiaan sitovasti kantaa mikäli muut PKS-kaupungit päätyvät yhteiseen, keskitettyyn logistiikkakeskukseen, Kauniainen suhtautuu mukaantuloon myönteisesti 2009-04-15 TM, PP 29
PKS ohjausryhmän esitys Kaupunginjohtajien kokous päättää: PKS -hankintojen yhteistyön jatkamisesta tai lopettamisesta mahdollisen jatkamisen toteutustavasta (nykyisen yhteistyösopimuksen jatko tai yhteisen organisaation perustaminen) PKS -hankintoja ohjaavan organisaation nimeäminen (nykyinen ohjausryhmä?) Käsittely PKS-kj-kokouksessa 14.5.2009 2009-04-15 TM, PP 30