Lappeenrannan teknillinen yliopisto Lahden yksikkö SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointi järjestelmä Implementointi ohje SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointijärjestelmä Implementointi ohje Sivu 1
Lappeenrannan teknillinen korkeakoulu OHJE Lahden yksikkö / Jarkko Tenhunen Saimaankatu 11 4.10.2001 15140 Lahti jarkko.tenhunen@lut.fi SUORITUSKYVYN ANALYSOINTIJÄRJESTELMÄN SUUNNITTELU JA KÄYTTÖÖNOTTO SUUNNITTELUPROSESSIN ALOITTAMINEN MITTARISTON RAKENTAMINEN HERÄTE OSA-ALUEIDEN MÄÄRITTÄMINEN PÄÄKÄYTTÖTARKOITUS MITTAREIDEN VALINTA SITOUTTAMINEN / TIEDOTUS VASTUIDEN SELVITTÄMINEN TIIMIN VALINTA MITTARISTON PERUSTA SUUNNITTELUPROSESSIN ALOITTAMINEN VISIO SITOUTTAMINEN / TIEDOTUS STRATEGIA MITTARISTON KOEKÄYTTÖ YDINTOIMINNOT MITTARISTO OSAKSI JOHTAMISTA MENESTYSTEKIJÄT MITTARISTON KEHITTÄMINEN TAVOITTEET SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointijärjestelmä Implementointi ohje Sivu 2
Johdanto Tämä ohje liittyy SAKE-suorituskyvyn analysointijärjestelmän suunnitteluun ja käyttöönottoon. Ohjeessa pyritään esittämään mahdollisimman tiiviissä ja käytännönläheisessä muodossa tarvittavat toimenpiteet, jotta suorituskyvyn analysointijärjestelmä voidaan ottaa tehokkaaseen käyttöön yrityksessä. Ohjeen lopussa on liitteenä kaaviokuva SAKE-prosessista, jonka mukaan mittaristo voidaan rakentaa. Suunnittelun lähtökohdat Suunnitteluprosessin aluksi yritys pyrkii määrittelemään visionsa, sen tulevaisuuden tilan, jossa yritys haluaa olla esimerkiksi 20 vuoden kuluttua. Visio ei yleensä ole tarkoin määritelty, vaan se on lyhyt, vapaamuotoinen sanallinen kuvaus tavoitellusta tulevaisuudentilasta. Seuraavaksi yritys muotoilee strategiansa, jonka avulla pyritään vision määrittelemään tulevaisuudentilaan. Yrityksen strategiat vastaavat siihen, kuinka liiketoiminnan tavoitteet saavutetaan. Strategiat linjaavat yrityksen toiminnan suuntaa ja laajuutta pitkällä tähtäimellä. Strategioiden jälkeen määritellään yrityksen kriittiset menestystekijät ja ydintoiminnot. Menestystekijät ovat niitä toiminnan alueita, joissa yritys on hyvä ja kykenee voittamaan kilpailijansa. Ydintoiminnot voivat käsittää esimerkiksi tärkeimmän tuotantolinjan, ostotoiminnan, tuotesuunnittelun jne. Ydintoiminnot ja menestystekijät vaikuttavat voimakkaasti vision saavuttamiseen. Yrityksen tavoitteet muodostuvat vision, strategian, menestystekijöiden ja ydintoimintojen pohjalta. Ne ovat pysäkkejä, joiden kautta yritys pyrkii kohti vision määrittelemää tilaa. Tavoitteet asetetaan esimerkiksi 2-3 vuoden päähän ja ne ilmaistaan selkeästi numeroin. Tavoitteita voivat olla esim. 10 % alueellinen markkinaosuus kolmen vuoden kuluttua tai 25 % käyttökate kahden vuoden kuluttua. Suorituskyvyn osa-alueiden valinta Edellä esitettyjen tekijöiden pohjalta valitaan mitattaviksi kohteiksi tärkeimmät suorituskyvyn osaalueet. Osa-alueiden valinta tulisi suorittaa siten, että niiden avulla pystytään tehokkaasti ohjaamaan yritystä haluttuun suuntaan. Osa-alueiden tasaisen menestymisen tulisi taata myös koko yrityksen menestymisen. On mahdotonta esittää osa-alueluetteloa, joka soveltuisi kaikille yrityksille. Mittariston tulee rakentua jokaisen yrityksen omista lähtökohdista käsin, joten eri yritysten mittaristot poikkeavat toisistaan. Tyypillisesti pk-yrityksen mittaristoa varten valitaan 3 6 osa-aluetta. Pkt-yritykset ovat usein kokeneet tärkeäksi mitata mm. laatua, taloutta, toiminnan tehokkuutta ja tuottavuutta, toimitusvarmuuttaan, henkilöstönäkökohtia, asiakastyytyväisyyttä ja kehitystä. Lista ei ole missään nimessä kattava. On täysin mahdollista ottaa yhdeksi osa-alueeksi vaikkapa tärkein tuotantolinja, mikäli yritys kokee sen seurannan toiminnan kannalta kriittiseksi. SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointijärjestelmä Implementointi ohje Sivu 3
SAKE-järjestelmässä suorituskyvyn osa-alueet painotetaan prosentuaalisesti. Jos seurantaan on valittu esimerkiksi kolme osa-aluetta, voidaan ne painottaa esim. prosenttiosuuksin 30 %, 30 % ja 40 % tai 20 %, 35 % ja 45 %. Yritys asettaa osa-alueet tärkeysjärjestykseen ja painottaa tärkeiksi kokemiaan osa-alueita. Osa-alueiden painoprosenttien summan on oltava 100 %. Internetin kautta jaeltavaan ilmaiseen versioon voidaan syöttää maksimissaan kuusi osa-aluetta. Mittareiden valinta Osa-alueiden valinnan jälkeen etsitään ko. osa-alueisiin soveltuvat mittarit. Mittareiden valinnassa tulee kiinnittää huomiota niiden helppokäyttöisyyteen. Ei ole syytä kehittää mittareita, joiden käyttäminen vie runsaasti aikaa. Mittareiden tulee olla nopeita käyttää sekä mitata yrityksen toiminnan kannalta olennaisia asioita, jotka on määritelty aiemmin suunnitteluprosessissa. SAKEn Internet -sivuilta on haettavissa melko laaja lista erilaisista mittareista. Mikään ei toki estä yritystä keksimästä omia, käyttöönsä parhaiten soveltuvia mittareita. Esimerkinomaisesti voidaan luetella muutamia tyypillisiä mittareita: asiakasreklamaatiot / tilaukset, sairauspoissaolo- %, myöhästyneiden toimitusten LV / LV, käyttökate- %, LV / tuotannon työtunnit, liikevaihdon kasvu- %. SAKE-järjestelmässä myös mittarit painotetaan samalla tavoin kuin osa-alueet. Yhden osa-alueen sisällä mittareiden painoprosenttien summan tulee olla 100 %, niin että tärkeimmiksi koetut mittarit saavat suuremman painoarvon. Mittareita on mahdollista syöttää järjestelmään enimmillään kuusi kappaletta / osa-alue, yhteensä siis 36 kpl. Painoarvojen lisäksi jokaiselle mittarille on määriteltävä tavoitteet ja skaalaus. Tavoite on se arvo, johon voidaan päästä huippusuorituksella esimerkiksi kahden vuoden kuluttua. Mittaustulokset skaalataan SAKE-järjestelmässä asteikolla 0-10. Käytetään esimerkkinä myyntikatetta: huono myyntikate voi olla 10 %, paras mahdollinen myyntikate esim. 50 %. Arvosana Syöttöarvo 10 50 9 45 8 40 7 41 6 37 5 33 4 29 3 25 2 21 1 15 0 10 Vasemmalla on esitetty esimerkki yrityksen käyttökate- %:in skaalauksesta. Kysymyksessä on mittari jonka paremmuus on nouseva, ts. mahdollisimman suuri lukuarvo on hyvä. SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointijärjestelmä Implementointi ohje Sivu 4
Arvosana Syöttöarvo 10 0 9 500 8 1000 7 1300 6 1600 5 1900 4 2200 3 2400 2 2600 1 2800 0 3000 Viereisessä taulukossa on esitetty laatukustannusten skaalaus, yksikkönä /kk. Kysymyksessä on tyypillinen mittari, jonka paremmuus on laskeva, ts. mitä pienempi lukuarvo, sen parempi. Asteikon ei tarvitse välttämättä olla tasavälinen. Usein skaalaus rakennetaan niin, että parhaiden arvosanojen väli on suurempi kuin asteikon alapäässä heikompien arvosanojen väli. Skaalauksen tarkoituksena on muuntaa mittaustulokset arvosanoiksi, jotka ovat keskenään vertailukelpoisia. Mittariston rakentamisessa tarvittavat tiedot Tässä vaiheessa mittaristo on valmis syötettäväksi sovellukseen. Lyhyesti koottuna seuraavat kohdat on oltava määriteltynä: 1. Suorituskyvyn osa-alueet (Max. 6 kpl) 2. Osa-alueiden keskinäiset painotukset (yhteensä 100 %, esim. 10 %, 10 %, 20 %, 20 %, 20 % ja 20 %, riippuen osa-alueen tärkeydestä yritykselle) 3. Suorituskykymittarit (Max. 6x6 = 36 kpl) 4. Mittareiden keskinäiset painotukset osa-alueen sisällä, riippuen tärkeydestä 5. Mittareiden skaalaus asteikolla 0-10 Suunnitteluun ja käyttöönottoon vaikuttavia erityispiirteitä Käytännön toiminnan kannalta on oleellista, että mittareiden valinnassa huomioidaan niiden käytettävyys. Mikäli yrityksessä on jo käytössä erilaisia suorituskykyyn liittyviä mittareita, niiden hyödyntäminen on järkevää. Jos mittaristoon valitaan liian hankalasti mitattavia asioita, on vaarana että mittaristo hylätään liian työläänä. Eräs pohdittava seikka on mittaustiheys, ts. kuinka usein mittaustulokset kerätään ja syötetään järjestelmään. Eräät tuotannon- ja talouden luvut saadaan tyypillisesti kuukausittain ja se lienee sopiva päivitysväli myös suorituskykyjärjestelmän näkökulmasta. Varastoarvoihin liittyviä lukuja ei saada välttämättä kuin 3-4 kertaa vuodessa, ja tätä voidaan käyttää päivitysvälinä näiden mittareiden osalta. Asiakastyytyväisyyttä ei yleensä voida mitata kuin 1-2 kertaa vuodessa. Yleisesti ottaen tiheämmällä mittausvälillä päästään nopeammin kiinni muutoksiin, mutta samalla mittaukseen kuluu enemmän resursseja. SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointijärjestelmä Implementointi ohje Sivu 5
Useissa suorituskyvyn analysointijärjestelmissä ei kiinnitetä huomiota järjestelmän pääkäyttötarkoituksen määrittelyyn. Kuitenkin käyttötarkoituksen määrittely selkiyttää sitä, miksi järjestelmää ollaan ylipäätään rakentamassa. Käyttötarkoitus vaikuttaa myös suunnittelutiimin valintaan ja järjestelmästä tiedottamiseen. Mikäli järjestelmällä on tarkoitus vaikuttaa suoraan työntekijöihin, on ehkä syytä ottaa mukaan suunnittelutiimiin mukaan myös työntekijöidenedustaja. Tässä tilanteessa on järjestelmästä myös syytä tiedottaa niille työntekijöille, jotka ovat mukana esimerkiksi tietojen keräämisessä järjestelmää varten. Vastaavasti, mikäli suorituskykyjärjestelmä toimii ainoastaan yrityksen johdon apuvälineenä, voidaan suunnittelutiimi valita vain johtoryhmästä. Suunnittelu- ja käyttöönottoprosessin eteneminen vaiheittain Seuraavaksi esitellään kahdeksanvaiheinen malli, jonka mukaan järjestelmän suunnittelu ja käyttöönotto voidaan suorittaa. Vaihejakoa voidaan käyttää alustavana asialistana, jonka mukaan suunnittelupalavereja pidetään. Suunnittelupalavereissa valittu tiimi käsittelee suunnitteluun ja käyttöönottoon liittyvät asiat ryhmätyönä. Vaihejako on ohjeellinen, ja sitä tulee muokata yrityksen omien tarpeiden ja resurssien mukaan. Palavereja voidaan pitää esimerkiksi kahden viikon välein. 1. Heräte suorituskyvyn analysointijärjestelmän tarpeellisuudesta Impulssin suorituskyvyn analysointijärjestelmän tarpeellisuudesta voi antaa esimerkiksi yrityksen kasvaminen, taloudelliset ongelmat, halu kehittää sisäisiä toimintoja jne. Yritys voi saada ideoita esim. kirjallisuudesta, seminaareista, yritysvierailuista tai yhteistyöstä alan koulutusorganisaatioihin. Ylin johto päättää tarvitaanko ulkopuolista apua. 2. Järjestelmän pääkäyttötarkoituksen määrittely ja suunnittelutiimin valinta Yritysjohto määrittelee järjestelmän pääkäyttötarkoituksen (esim. ohjaaminen, tarkkailu, työntekijöiden motivointi jne.) Ne henkilöt, joihin halutaan voimakkaimmin vaikuttaa, sitoutetaan järjestelmän kehitystyöhön Yritysjohto valitsee suunnittelutiimiin henkilöt käyttötarkoituksen mukaan (ylin johto, osastopäälliköt, työnjohtajat, työntekijät). Jos tarkoituksena on motivoida henkilöstöä, voidaan suunnittelutiimiinkin ottaa mukaan henkilöstön edustaja. Mikäli järjestelmää käytetään ainoastaan ylimmän johdon työkaluna, voi suunnittelutiimi rajautua sen mukaan. Tiedottaminen kohdistetaan vähintään siihen henkilöstöön, joka on järjestelmän kanssa tekemisissä sen valmistuttua. 3. Yrityksen, sen toiminnan ja taustatekijöiden määrittely Suunnittelutiimi rakentaa yhteisen näkemyksen yrityksen visiosta, strategioista, päämääristä, kriittisistä menestystekijöistä ja ydintoiminnoista. Tärkeää on nähdä em. käsitteet kokonaisvaltaisesti ja toisistaan riippuvaisina. SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointijärjestelmä Implementointi ohje Sivu 6
Lähtökohtana on yrityksen visio, kuitenkin käsittelyjärjestys voi vaihdella, kunhan kokonaiskuva säilyy. Käänteinen käsittelyjärjestys voi muokata yrityksen strategiaa oikeaan suuntaan, mikäli aiempi määrittely on puutteellinen. Seurattavat suorituskyvyn osa-alueet jätetään pohdintaan. 4. Seurattavien suorituskyvyn osa-alueiden määrittely Edellä tehtyjen määritysten pohjalta valitaan seurattavaksi ne osa-alueet, joilla yritystä voidaan tehokkaimmin seurata ja ohjata. Määritellään osa-alueiden suhteelliset painotukset. Jaetaan suunnittelutiimille lista mahdollisista mittareista. Mittareiden pohdinta seuraavaa istuntoa varten. 5. Osa-alueiden tarkentaminen ja mittareiden analysointi Seurattavat osa-alueet ja niiden painotukset päätetään lopullisesti. Tiimin jäsenet esittelevät soveltuvimpia mittareita. Pohditaan mittareiden käyttökelpoisuutta ja kattavuutta. Pohditaan mittarikohtaisesti, miten mittausarvo saadaan, kuka mittausarvon kerää ja kuinka usein se kerätään. Pohditaan jokaisen mittarin kustannus-hyöty -suhdetta. Mittarikohtaiset tavoitearvot jätetään selvitettäväksi. 6. Mittariston viimeistely Päätetään valittavat mittarit. Asetetaan tavoitetasot jokaiselle mittarille. Päätetään mittarikohtaiset vastuut. Päätetään mittariston julkisuus (johtoryhmä, osittain julkinen, koko henkilöstö). Tiedotetaan järjestelmästä valitulle henkilöstöryhmälle (julkisuusperiaate ja tarvittava työpanos valmiin mittariston käytössä määrittävät). Todetaan kuka raportoi järjestelmän seurantatuloksista ja kenelle. Otetaan suorituskyvyn analysointijärjestelmä koekäyttöön. 7. Koekäyttö ja arviointi Koekäytetään järjestelmää 2-3 mittausjakson ajan. Korjataan havaitut puutteet mittaristosta (esim. tarkennetaan tavoitteita tai osa-alueiden painotuksia, lisätään mittareita, muutetaan päivitysväliä). Päätetään, milloin mittariston seuraava uudelleenarviointi suoritetaan. Otetaan mittaristo osaksi johtamisjärjestelmää. Päätetään projekti. SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointijärjestelmä Implementointi ohje Sivu 7
8. Mittariston käyttö Mittaristo on osa normaalia johtamista. Valitulle henkilöstöryhmälle esitellään mittaristosta saatavia hyötyjä ja pyritään innostamaan heidät mukaan järjestelmän kehittämiseen. Arvioidaan mittariston ajanmukaisuutta (esim. kerran vuodessa) ja tarvittaessa kehitetään ja päivitetään järjestelmä ajan tasalle. Mittaristo tukee yrityksen vision, strategioiden ja tavoitteiden edelleen kehittämistä. SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointijärjestelmä Implementointi ohje Sivu 8
Liite 1 SAKE-prosessi VISIO STRATEGIA Mitä haluamme olla tulevaisuudessa? Miten saavutamme visiossa määritetyn olotilan? SUORITUSKYVYN OSA-ALUEET Valitaan ne suorituskyvyn osa-alueet, joita seuraamalla pystytään parhaiten ohjaamaan yrityksen toimintaa haluttuun suuntaan. Painoarvojen määrittäminen valituille osa-alueille. KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT JA YDINTOIMINNOT Mitkä alueet toiminnassamme ovat tärkeitä? Miten erotumme kilpailijoista? Mitä osaamme ja missä olemme hyviä? Eli mitkä tekijät vaikuttavat eniten vision saavuttamiseen? MITTARISTO Tarkoituksen mukaisten mittareiden valinta. Eri mittareiden välisten yhteyksien selvittäminen. Eri mittareiden painoarvojen määrittäminen. JÄRJESTELMÄN YLLÄPITO TAVOITTEET JA PÄÄMÄÄRÄT Minkä pysäkkien kautta kuljemme? Järjestelmän ylläpitäjien ja käyttäjien valinta ja kouluttaminen. Järjestelmän ja toiminnan jatkuva kehittäminen. SAKE v2.0 Suorituskyvyn analysointijärjestelmä Implementointi ohje Sivu 9