JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 9/2013 Kirkkoneuvosto AIKA: Tiistai 14.5.2013 klo 18.30 20.51. PAIKKA: Kirkonkulman sali, 2. krs., Kirkkotie 6 Liite Asia 142 KOKOUKSEN AVAUS 191 143 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 191 144 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA 191 145 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 191 146 liite SAIRAALASIELUNHOIDON SOPIMUSLUONNOKSEN HYVÄKSYMINEN JA LAUSUNTO YHTEISJOHTOKUNNAN JOHTOSÄÄNTÖLUONNOKSESTA 192 147 EDUSTAJAN VALINTA SUOMEN EV. LUT. SEURAKUNTIEN LAPSITYÖN KESKUS RY:N VUOSIKOKOUKSEEN 196 148 liite SEURAKUNNAN TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖS 2012 197 149 liite TILINTARKASTUSMUISTIO JA SEN EDELLYTTÄMÄT TOIMET 199 150 SUURELLA SYDÄMELLÄ -PALVELUUN LIITTYMINEN 201 151 liite HAUTAPAIKAN LUOVUTUS 206 152 liite TIEDOKSI 207 153 liite VIRANHALTIJOIDEN ASEMA ORGANISAATIOSSA 208 154 liite TALOUSARVION 2014 JA TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMAN 2014 2016 LAADINTAOHJE 209 155 SEURAKUNTATALON KATTOURAKAN URAKKATARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN 210 156 PÄÄTOIMISEN OSA-AIKAISEN TIEDOTTAJAN VALINTA 212 157 OIKAISUVAATIMUSOHJEET 213 158 KOKOUKSEN PÄÄTÖS 213
KIRKKONEUVOSTO 9/2013 AIKA: Tiistai 14.5.2013 klo 18.30 20.51. PAIKKA: Kirkonkulman Sali, 2. krs, Kirkkotie 6 Jäsenet Muut osallistujat Heli Alaja Henry Berg Arne Graeffe Vesa Koivisto, puheenjohtaja Esko Lappalainen, saapui klo 18.35, 143 Pekka Luuk (POISSA) Brita Peltokoski Terttu Sihvola-Rauttu Liisa Tuovinen, varapuheenjohtaja Jukka Virkki Jarkko Åström (POISSA) Pekka Heikkilä, varajäsen Jarkko Åström Viljo Smed, varajäsen Pekka Luuk Jouko Porkka, kirkkovalt. pj. Matti Auranen, kirkkovalt. vpj Kari J. Hietala, talousjohtaja, esittelijä Mikko Lundqvist, vt. hallintosihteeri Allekirjoitukset Vesa Koivisto Mikko Lundqvist puheenjohtaja sihteeri Pöytäkirjan Järvenpäässä / 2013 Järvenpäässä / 2013 tarkastus Henry Berg Arne Graeffe Pöytäkirjan nähtävänä Pöytäkirja pidetään julkisesti nähtävänä 21.5. 7.6.2013 pitäminen viraston aukioloaikoina (ma ke klo 8 15.45, to klo 8 18 ja pe klo 8 13) kirkkoherranvirastossa, Kirkkotie 1 3. Todistaa Mikko Lundqvist vt. hallintosihteeri
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 191 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 142 145 142 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen. Alkuhartauden piti on Heli Alaja (seuraavalla kerralla Henry Berg). 143 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. (KL 7:4). Esityslista on lähetetty kuriiripostina pe 10.5.2013. Pj:n esitys: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kn 143 Päätös: Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 144 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA Pj:n esitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valitaan vuorojärjestelmän mukaisesti Henry Berg ja Arne Graeffe. Kn 144 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. 145 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Pj:n esitys: Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Kn 145 Päätös: Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi seuraavin muutoksin ja lisäyksin: Heikki Ruokosen matkakertomus poistettiin esityslistalta Tiedoksi Sijoitusten seurantaraportti Täydennetyt pykälät 155 ja 156 Liite nro 155
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 192 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 146 146 SAIRAALASIELUNHOIDON SOPIMUSLUONNOKSEN HYVÄKSYMINEN JA LAUSUNTO YHTEISJOHTOKUNNAN JOHTOSÄÄNTÖLUONNOKSESTA Hyvinkään seurakunnan kirkkoherra Ilkka Järvinen ja talousjohtaja Jouni Lätti ovat lähestyneet seurakuntaamme 2.5.2013 päivätyllä kirjeellä seuraavasti: Tausta Uudenmaan sairaalasielunhoidon seurakuntainliiton liittovaltuusto asetti 14.9.2011 työryhmän selvittämään, onko mahdollista organisoida seurakuntainliiton tekemä sairaalasielunhoitotyö uudelleen kirkkolain 12 luvun mukaisesti. Työryhmä laati isäntäseurakuntamallin mukaisen sopimusluonnoksen, joka lähetettiin seurakuntatalouksiin lausuntokierrokselle. Työryhmä ehdotti, että isäntäseurakuntana toimisi Hyvinkään seurakunta. Lausuntopyyntöön vastasi 20 seurakuntataloutta, joista 19 otti isäntäseurakuntamalliin myönteisen kannan. Vantaan seurakuntayhtymän lausunto oli varauksellinen. Muutamassa muussa lausunnossa oli vähäisiä lähinnä talouteen liittyviä lausumia. Hyvinkään seurakunnan kirkkoneuvosto ilmoitti seurakuntainliitolle lausunnossaan 29.8.2012, että Hyvinkään seurakunta suhtautuu myönteisesti seurakuntainliiton purkamiseen ja toiminnan uudelleen järjestämiseen. Samalla ilmoitettiin, että Hyvinkään seurakunta on valmis toimimaan isäntäseurakuntana, jos sille on riittävät edellytykset. Edellytyksiksi kirjattiin, että nyt seurakuntainliitossa mukana olevat seurakunnat riittävässä laajuudessa hyväksyvät uuden sopimuksen ja vastaavat tulevaisuudessa sairaalasielunhoidon toiminnasta aiheutuvista kuluista sopimuksen mukaan. Uudenmaan sairaalasielunhoidon seurakuntainliiton päätös 17.10.2012 Uudenmaan sairaalasielunhoidon seurakuntainliiton liittovaltuusto päätti 17.10.2012 1) Esittää Hyvinkään seurakunnalle, että se ottaa isäntäseurakuntamallin valmistellakseen uuden sairaalasielunhoidon organisaation työn nykyisessä laajuudessa yhteistyössä sijaintiseurakuntien sekä Keravan seurakunnan, Vantaan ja Espoon seurakuntayhtymien kanssa ja pyytää lausunnot lopullisesta sopimustekstistä kaikilta yhteistyöseurakunnilta ja ilmoittaa liittohallitukselle toukokuun 2013 loppuun mennessä, toteutuuko uusi organisaatiomalli vuoden 2014 alusta. 2) Esittää, että Hyvinkään seurakunta käy tarvittavat lisäneuvottelut Vantaan seurakuntayhtymän nimeämän neuvottelijan kanssa ja tarvittaessa muiden seurakuntatalouksien kanssa. 3) Antaa liittohallitukselle tehtäväksi valmistella tältä pohjalta esityksen seurakuntainliiton purkamisesta ja huolehtia siihen liittyvistä perussäännön 22 :ssä säädettyjen toimenpiteitten suorittamisesta tai mikäli uudistus ei toteudu, valmistelee talousarvion vuodelle 2014. Jatkoneuvottelut sairaalasielunhoidon organisaatiomuutossuunnitelmista
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 193 Neuvottelu Vantaan seurakuntayhtymän ja Hyvinkään seurakunnan edustajien kesken käytiin 18.1.2013. Neuvottelussa käytiin läpi yksityiskohtaisesti Vantaan esille nostamat varaukset ja kysymykset. Neuvottelun lopputuloksena todettiin, että kahdenkeskisiä lisäkeskusteluja ei tarvita. Uudenmaan sairaalasielunhoitotyön seurakuntainliiton liittovaltuuston esityksen mukaiset yhteistyöneuvottelut nykyisten seurakuntainliiton sijaintiseurakuntien, Keravan seurakunnan sekä Vantaan ja Espoon seurakuntayhtymien edustajien kesken pidettiin 7.3. ja 25.4.2013. Yhteistyöneuvotteluihin osallistuneet seurakuntatalouksien edustajat hyväksyivät seurakuntiin lähetettävän sopimusehdotuksen sairaalasielunhoidosta ja sopimukseen liittyvän johtosääntöehdotuksen. Keskeisimmät yhteistyöneuvotteluissa esillä olleet asiat ja neuvotteluihin osallistuneiden seurakuntien edustajien ehdotus sopimuksen sisällöksi niiltä osin: - Seurakuntainliiton nykyisten toimipisteiden sairaalasielunhoito mitoitetaan sopimuksessa 2,5 työvuodeksi (nyt 3 työvuotta) ja Hyvinkään sairaalan ja laitosten sielunhoito edelleen 2 työvuodeksi. Perusteluna muutokselle on seurakuntien taloustilanteen heikkeneminen ja se, että seurakuntainliiton nykyisen johtavan sairaalasielunhoitajan virka muuttuu sairaalasielunhoidon perusviraksi, jolloin työpanosta siirtyy nykyisistä hallinnollisista tehtävistä perustyöhön. - Johtokunnan puheenjohtaja valitaan vuorokerroin sijaintiseurakuntien ja muiden sopijaseurakuntien edustajista kahdeksi vuodeksi kerrallaan. - Henkilövalinnat tekee Hyvinkään seurakunnan kirkkoneuvosto, jolle johtokunta antaa lausunnot työalalle valittavista viranhaltijoista. - Talous: - Toimintakuluja tarkastellaan kolmessa osassa: nykyisen seurakuntainliiton laitosten, Hyvinkään sairaalan ja Hyvinkään laitosten sairaalasielunhoito. Kulut jaetaan käytetyn työpanoksen suhteessa näille kolmelle osa-alueelle. Nykyisen seurakuntainliiton laitosten ja Hyvinkään sairaalan osuudet jaetaan käytettyjen hoitopäivien suhteessa sopijaseurakunnille. Hyvinkään laitosten osuus jää kokonaan Hyvinkään seurakunnalle. - Kuluihin sisällytetään sairaalasielunhoidon toimintakulut sekä sisäisen laskennan kautta saatava työalan osuus Hyvinkään seurakunnan yleishallinto- ja kiinteistökuluista. - Johtokunnan jäsenten kokouspalkkiot ja matkakulut sisällytetään sairaalasielunhoidon talousarvioon. Toimeenpanon vaiheet ja aikataulu Sopimuksen mukainen sairaalasielunhoito käynnistyy 1.1.2014, jos sopimus hyväksytään riittävässä laajuudessa. Sopimusehdotuksessa esitetään, että uusi yhteisjohtokunta
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 194 aloittaa kuitenkin työskentelynsä jo 1.9.2013 mm. henkilöstövalintaprosessien käynnistämisen ja talousarvio/toimintasuunnitelmaesitysten laatimisen vuoksi. Hyvinkään seurakunnan kirkkovaltuusto käsittelee sopimuksen 29.5.2013 ja kirkkoneuvosto toteaa 12.6.2013 pidettävässä kokouksessa kaikilta seurakunnilta saatujen päätösten jälkeen, ovatko seurakuntainliitossa nyt mukana olevat seurakunnat hyväksyneet riittävässä laajuudessa uuden sairaalasielunhoidon sopimuksen ja ilmoittaa Uudenmaan sairaalasielunhoidon seurakuntainliiton liittohallitukselle, toteutuuko uusi organisaatiomalli vuoden 2014 alusta. Sopimusehdotuksen hyväksyminen, lausunto johtosäännöstä ja johtokunnan jäsenten nimeäminen Hyvinkään seurakunta pyytää seurakuntaanne/seurakuntayhtymäänne 1) Käsittelemään sopimusehdotuksen 25.4.2013 sairaalasielunhoidosta ja toimittamaan hyväksytyn sopimuksen allekirjoitussivun Hyvinkään seurakuntaan. 2) Antamaan kirkkojärjestyksen 11:2 :n perusteella lausunnon yhteisjohtokunnan johtosääntöehdotuksesta. 3) Lisäksi sijaintiseurakuntia (Järvenpää, Mäntsälä, Nurmijärvi ja Tuusula), Keravan seurakuntaa sekä Espoon ja Vantaan seurakuntayhtymiä pyydetään nimeämään jäsen ja hänelle henkilökohtainen varajäsen johtokuntaan 1.9.2013-31.12.2014 väliseksi ajaksi. Vastaukset pyydämme toimittamaan mahdollisimman nopeasti ja viimeistään 10.6.2013 mennessä Hyvinkään seurakuntaan. Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää 1) esittää kirkkovaltuustolle, että se hyväksyy liitteen nro 146 A mukaisen sopimusluonnoksen sairaalasielunhoidosta (ja toimittaa liitteenä nro 146 B olevan allekirjoitussivun Hyvinkään seurakuntaan) 2) kirkkoneuvosto antaa kirkkojärjestyksen 11:2 :n perusteella lausunnon yhteisjohtokunnan liitteenä nro 146 C olevasta johtosääntöehdotuksesta 3) kirkkoneuvosto nimeää jäsenen ja hänelle henkilökohtainen varajäsenen yhteisjohtokuntaan 1.9.2013 31.12.2014 väliseksi ajaksi.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 195 Kn 146 Päätös: Kohta 1: Hyväksyttiin yksimielisesti. Kohta 2: Kirkkoneuvosto puoltaa johtosääntöehdotusta esitetyssä muodossa. Kohta 3: Yhteisjohtokuntaan 1.9.2013 31.12.2014 väliseksi ajaksi nimettiin varsinaiseksi jäseneksi Heli Seppänen ja hänen henkilökohtaiseksi varajäsenekseen Juhani Aarto.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 196 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 147 147 EDUSTAJAN VALINTA SUOMEN EV. LUT. SEURAKUNTIEN LAPSITYÖN KESKUS RY:N VUOSIKOKOUKSEEN Suomen Ev.-lut. Seurakuntien Lapsityön Keskus ry on lähettänyt kutsun yhdistyksen jäsenille sääntömääräiseen vuosikokoukseen, joka pidetään keskiviikkona 22.5.2013 klo 13.00 Seurakuntien Lapsityön Keskuksen isossa kokoushuoneessa, Itälahdenkatu 27 A, 00210 Helsinki. Seurakunnalla on oikeus lähettää kokoukseen yksi edustaja. Vuosikokouksen esityslistan mukaan kokouksessa on määrä käsitellä ja hyväksyä muun muassa vuoden 2012 vuosikertomus ja tilinpäätös, päättää jäsenmaksujen suuruudesta vuodelle 2014 sekä suorittaa johtokunnan jäsenten vaali toimikaudelle 2013 2016 ja neuvottelukunnan jäsenten vaali toimikaudeksi 2013 2016. Vuonna 2012 kirkkoneuvosto delegoi päätöksellään 15.5.2012 161 edustajan valinnan kasvatustyölle. Pj:n esitys: Kn 147 Päätös: Kirkkoneuvosto delegoi kasvatustyölle edustajan valinnan Suomen Ev.lut. Seurakuntien Lapsityön Keskus ry:n vuosikokoukseen 22.5.2013. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 197 Kirkkoneuvosto 26.3.2013 111 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 148 148 SEURAKUNNAN TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖS 2012 Seurakunnan kirjanpitovelvollisuudesta, kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä on sen lisäksi, mitä kirkkojärjestyksessä määrätään, soveltuvin osin voimassa, mitä kirjanpitolaissa säädetään. Kirjanpitolain (1304/2004) 3: 1 mukaan tilikaudelta on laadittava tilinpäätös joka sisältää mm: taseen, tuloslaskelman, rahoituslaskelman ja liitetiedot. Toimintakertomuksessa tulee esittää tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen ja arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä. Kirkkojärjestyksen (KJ) 9:6 :n ja 15:9 :n mukaisesti seurakunnan toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sisältö tulee vastata kirjanpitolain mukaista. Kirkkojärjestyksen mukaan tilinpäätöksen yhteydessä seurakunnan on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelyä sekä talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. Kirkkohallitus on myös antanut ohjeen Seurakunnan ja seurakuntayhtymän tilinpäätöksen laatiminen, jossa on noudatettavat ohjeet toimintakertomuksesta, tilinpäätöksestä ja tasekirjasta. Vuonna 2012 toiminnasta voidaan nostaa perustoimintojen lisäksi esille seurakunnan 60-juhlavuosi, jäsenkehityksen kääntyminen kasvuun, seurakunnan talouden tulopohjan kehittyminen huonompaan suuntaan, Kehä IT:n alasajo ja Järvi-Datan pystyttäminen, Kirkonkulman valmistuminen ja talon sekä Elävän veden -kappelin vihkiäiset 18.3.2012, kasvatuksen operatiivinen uudelleenorganisointi sekä rovastikunnallisen yhteistyön syventäminen. Seurakunnan toiminta on ollut laajaa ja monipuolista. Toimintakertomusosiossa noudatetaan tilintarkastajien toivomusta, että talouden lukuja esitellään toimintakertomuksessa ja arvioidaan tehtäväaloittain, luvuittain tai pääluokittain tavoitteiden toteutumista. Vuoden 2012 tilinpäätöksen vuosikate on 395.626,08 ja tilikauden tulos on 44.930,07. Tuloksesta kirjataan poistoeron vähennykseksi 51.746,40. Tilikauden ylijäämä 96.676,47 siirretään taseen oman pääoman tilille "Tilikauden yli/alijäämä". Tj:n /Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto 1) kuulee selonteon vuoden 2012 toiminnasta ja taloudesta 2) käy arviointikeskustelun vuoden 2012 tasekirjan pohjalta ja kirjaa jatkoselvityksiin tai iltakouluihin otettavia aiheita 3) käsittelee yksityiskohtaisesti tasekirjan sisältämät toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja liiteaineiston 4) hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen 31.12.2012
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 198 5) jättää toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja liiteaineiston tilintarkastajien tarkastettavaksi liitteen nro 111 mukaisena. Kn 111 Päätös: Esitys (kohdat 1 5 ) hyväksyttiin yksimielisesti. ----- Tilintarkastajat ovat tarkastaneet tilinpäätöksen 1.3. ja 19.4.2013. Vastuunalainen JHTT tilintarkastaja on allekirjoittanut tilinpäätöksen päivämäärällä 24.4.201 ja antanut ns. puhtaan tilintarkastuskertomuksen 24.4.2013. Tilintarkastaja puoltaa tilinpäätöksen hyväksymistä ja esittää vastuuvapauden myöntämistä seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1. 31.12.2012. Liitteenä nro 148 on tilintarkastuskertomus. Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se 1) myöntää yleishallinnon pääluokalle ylitysoikeuden 30.500 euroa 2) päättää kirjata aiempien vuosien ylijäämistä peruspääoman korotukseksi 350.000 euroa 3) päättää kirjata tuloksesta poistoeron vähennykseksi 51.746,40 euroa 4) päättää, että investointivaraus 1.530.734,01 euroa puretaan 5) päättää siirtää ylijäämän 96.676,47 euroa taseen vastattavaa oman pääoman tilille "Tilikauden yli/alijäämä" 6) vahvistaa toimintakertomuksen, tilinpäätöksen ja liiteaineiston eli tasekirjan vuodelta 2012 7) myöntää vastuuvapauden seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1. 31.12.2012. Kn 148 Päätös: Esitys (kohdat 1 7) hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 199 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 149 149 TILINTARKASTUSMUISTIO JA SEN EDELLYTTÄMÄT TOIMET Tilintarkastajat ovat päättäneet vuoden 2012 tarkastuksen 19.4.2013. Vastuunalainen JHTT tilintarkastaja on jättänyt tilinpäätöstarkastuksesta 24.4.2013 allekirjoittamansa muistion, joka on liitteenä nro 149 A. Tarkastusmuistiossa on epätäsmällinen ilmaus, kun puhutaan palkkatietojen arkistoinnista arkistokaappiin, mikä täytynee tarkoittaa seurakuntatalon arkistoholvia. Palkkakortit ja -luettelot arkistoidaan seurakunnan arkistosäännön mukaan 50 v. ajaksi. Palkka-aineistoa syntyy melko paljon arkistoitavaksi. Nykyiset tilat eivät riitä erillisen lukollisen säilytyksen järjestämiseen. Suunnitelmissa on kiinteistötoimen arkiston siirto, josta saadaan lisätilaa talous- ja henkilöstöasiakirjojen arkistoinnille. Lomapalkkavarauksessa on tapahtunut 8.227,23 ero 2009 siten, että kirjanpitäjä on tehnyt laskelmat käyttäen vertailutietona vuoden 2007 palkkoja, kun olisi pitänyt käyttää vuoden 2008 palkkoja. Kirjanpitäjä ei ole tarkastanut palkoista tulleen listan ja kirjanpidon taseen summan täsmäämistä. Virheen korjaaminen tehdään vuoden 2013 aikana ja se yksinkertaisuuden vuoksi virhe korjataan jakamalla tulos kaikille tehtäväalueille samansuuruisena. Korjauksen vaikutus on tulosta parantava. Tarkastusmuistiossa esitettyihin toimenpidesuosituksiin ja tilintarkastuksessa esille tulleeseen lomapalkkavarauksen virhekirjaukseen toimenpiteinä tehdään seuraavaa: Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää, 1) todeta, että se on esittänyt kirkkovaltuustolle, että se päättää kirjata aiempien vuosien ylijäämistä peruspääoman korotukseksi 350.000 euroa tilinpäätöksessä 2012 2) että palkkojen yleiskorotuksen muutokset hyväksyy talousjohtaja 3) palkka-aineiston arkistointiin järjestetään nykyistä parempi henkilötietojen turvallisuuden säilyttävä arkistointitapa 4) tilinpäätöksen 2012 yleishallinnon pääluokalle haetaan ylitysoikeutta kirkkovaltuustolta 5) hautainhoitorahaston osalta vuoden 2013 hinnastoa on merkittävästi korotettu. Lisäksi aletaan selvittää ns. ainaishoitosopimusten määräaikaistamista, koska ainaishoitosopimusten pääomat eivät riitä nykyiseen hautainhoitoon 6) lomapalkka varauksen korjaus hyväksytään liitteen nro 149 B mukaisena tasaisena jakona kaikille tehtäväalueille, mistä maksetaan palkkoja.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 200 Kn 149 Päätös: Esitys (kohdat 1 6) hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 201 Kirkkoneuvosto 5.6.2012 180 Kirkkoneuvosto 21.8.2012 201 Kirkkoneuvosto 11.9.2012 236 Kirkkoneuvosto 5.2.2013 45 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 150 150 SUURELLA SYDÄMELLÄ -PALVELUUN LIITTYMINEN Vuoden 2008 helmikuussa hyväksytyssä Meidän kirkko -strategiassa vapaaehtoistoiminta nostettiin koko kirkossa tärkeäksi kehittämiskohteeksi. Toukokuussa 2010 kirkkohallitus lähestyi seurakuntia kirkkoherroille osoitetulla kirjeellä, jossa seurakuntia kutsuttiin mukaan kokeiluun ja kannustettiin perustamaan oma vapaaehtoistoiminnan tiimi kehittämään toimintaa seurakunnan tarpeista käsin. Kirjeen ohjeena oli, että vapaaehtoistyötiimin jäseninä on hyvä olla sekä vapaaehtoisia ja työntekijöitä eri työaloilta. Seurakunnassamme on toiminut 23.11.2011 alkaen Kirkkohallituksen ohjeistamalla tavalla operatiivisesti koottu vapaaehtoistyöryhmä, johon kirkkoneuvosto kokouksessa 22.11.2011 ( 273) valitsi edustajikseen Heli Alajan ja Petra Teittisen. Lisäksi kirkkoneuvoston jäsen Jarkko Åström on toiminut ryhmän teknisenä asiantuntijana. Ryhmän muut jäsenet (Emilia Heinolainen, Tuija Malinen, Jari V. Niemi, Keijo Ruuskanen, Heli Seppänen, Leo Siliämaa ja Emmi Virta) koostuvat ohjeistuksen mukaisesti vapaaehtoisista ja seurakunnan työntekijöistä. Työryhmän päätehtävä on ollut Järvenpään seurakunnan nykyisen vapaaehtoistyön ja lähitulevaisuuden tarpeiden kartoittaminen sekä 1-3 vaihtoehtoisen mallin rakentaminen Järvenpään seurakunnan vapaaehtoistyön koordinoimiseksi niin, että malli voitaisiin ottaa käyttöön syyskauden 2012 alkaessa. Vapaaehtoistyöryhmä on valmistellut liitteenä nro 180 olevan koosteen työskentelynsä tuloksista keskustelulle pohjaksi. Pj:n esitys: Työryhmän liitteessä nro 180 esittämistä vaihtoehtoisista vapaaehtoistyön kehittämisen suuntaviivoista keskusteleminen ja jatkotoimenpiteistä sopiminen. Kn 180 Päätös: Kirkkoneuvosto kuuli vapaaehtoistyöryhmän jäsenen Jarkko Åströmin alustuksen vapaaehtoistyöryhmän tavoitteista ja työskentelystä. Lisäksi Åström esitteli yhden vaihtoehtoisen internet -pohjaisen välityspalvelun (Suurella Sydämellä) vapaaehtoistyön koordinoinnin apuvälineeksi. Asian käsittelyä jatketaan kirkkoneuvoston kokouksessa 21.8.2012.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 202 ------- Edellisen kirkkoneuvoston kokouksen 5.6.2012 180 käsittely jatkuu. Pj:n esitys: Työryhmän liitteessä nro 201 esittämistä vaihtoehtoisista vapaaehtoistyön kehittämisen suuntaviivoista keskusteleminen ja jatkotoimenpiteistä sopiminen. Kn 201 Päätös: Kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti jättää asian pöydälle ja palata siihen kirkkoneuvoston seuraavassa kokouksessa 11.9.2012. ------- Edellisen kirkkoneuvoston kokouksen 22.8.2012 201 käsittely jatkuu. Pj:n esitys: Työryhmän liitteessä nro 236 esittämistä vaihtoehtoisista vapaaehtoistyön kehittämisen suuntaviivoista keskusteleminen ja jatkotoimenpiteistä sopiminen. Kn 236 Päätös: Kirkkoneuvosto kuuli vapaaehtoistyöryhmän jäsenen Jarkko Åströmin alustuksen ja keskusteltuaan asiasta päätti yksimielisesti, että 1. toiminta- ja taloussuunnitelmassa huomioidaan vapaaehtoistyön koordinaattorin tarve 2. kirkkoneuvosto valitsee vapaaehtoistyön koordinointityöryhmän jatkamaan nykyisen vapaaehtoistyöryhmän työtä vuosille 2013 2014. Vapaaehtoistyön koordinointityöryhmän kokoonpano: työalojen vapaaehtoistoiminnasta vastaavat, kirkkoneuvoston edustajiksi valittiin Heli Alaja ja Jarkko Årström, lisäksi työryhmä voi kutsua tarvittaessa uusia jäseniä. Vapaaehtoistyön koordinointityöryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, kokoonkutsujana toimii vapaaehtoistyön koordinaattori. 3. valtuutetaan vapaaehtoistyön koordinointityöryhmä kartoittamaan sopivia työvälineitä vapaaehtoisrekisterin hallintaan yhteistyössä rovastikunnan seurakuntien kanssa. -------
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 203 Kirkkoneuvoston asettama vapaaehtoistoiminnan kehittämisryhmä on kartoittanut sopivia työvälineitä vapaaehtoistyön hallintaan yhteistyössä rovastikunnan seurakuntien kanssa. Keravan seurakunta liittyy Suurella Sydämellä -palveluun ensi syksynä. Tuusulan seurakunnassa asian käsittely on kesken. Työryhmä pitää tärkeänä liittymistä Suurella Sydämellä -palveluun samanaikaisesti Keravan seurakunnan kanssa. Näin liittyminen tulisi seurakunnille edullisemmaksi (liite nro 45) ja lisäisi näkyvyyttä. Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle 3 500 euron lisämäärärahaa aikuistyön kustannuspaikalle Suurella Sydämellä -palveluun liittymistä varten Tuusulan ja Keravan seurakuntien kanssa keväällä 2013. Kn 45 Päätös: Asia päätettiin yksimielisesti palauttaa valmisteluun Suurella Sydämellä - palvelun teknisen toteutuksen vaihtoehtojen selvittämiseksi. ------- Kirkkoneuvoston 5.2.2013 45 päätöksen mukaisesti vapaaehtoistyöryhmä on selvittänyt vaihtoehtoja palvelun tekniselle toteutukselle. Vapaaehtoistyöryhmä on laatinut hintavertailun sekä antanut perustelut palveluntarjoajan valinnalle.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 204 *) Foral Oy Järvenpää M & V Software Oy Rauma/Jyväskylä Tahtotila Oy Tampere Liittymishinta 1 srk 3.720,00 2.225,80 3.658,00 Liittymishinta 2 srk 3.168,20 1.112,90 3.658,00 Liittymishinta 3 srk 2.892,92 1.112,90 2.480,00 (jos 3 seurakuntaa liittyy yhtä aikaa kevään 2013 aikana) 2.976,00 (jos 3 seurakuntaa liittyy yhtä aikaa muulloin vuoden 2013 aikana) Ylläpitokustannukset 105,40 /kk 110,36 /kk (jos vain 1 srk) 97,96 /kk (jos useampi srk) Tukipalvelut Lisäkehitystyöt Käyttökoulutus ***) 106,64 /tunti (yhden ylläpitäjän tekemät pienet kuukausittaiset tukipyynnöt sisältyvät kuukausimaksuun) erillinen tarjous tai 106,64 /tunti 106,64 /tunti + 20,00 /hlö sis. ylläpitokustannuksiin Taulukko. Suurella Sydämellä -verkkopalvelun teknisen toteutuksen tarjoukset 152,52 /kk (sis. pääkäyttäjän käyttötuen) + työntekijäkohtaiset käyttäjätunnukset ilman käyttötukea 6,20 /hlö/kk sis. ylläpitokustannuksiin (ks. edellä) **) sis. ylläpitokustannuksiin ½ pvä 570,40 1 pvä 892,80 0-1116,00 /päivä ****) *) Vertailun mahdollistamiseksi hinnat on taulukoitu arvonlisäverollisina (24 %). **) Sisältyvät ylläpitokustannuksiin. Poikkeuksena kiireelliset tai pelkästään yhtä seurakuntaa koskevat kehitystyöt, jotka toteutetaan erillisellä tarjouksella. ***) Taulukossa mainitut kustannukset eivät sisällä mahdollisia matkakuluja. ****) Hinta riippuu siitä, toteuttaako koulutuksen Suurella sydämellä -verkkopalvelun pääkoordinaattori, Tahtotilan edustaja vai molemmat yhdessä Foral Oy + paikallinen, seurakunnan tunteva toimija + tällä hetkellä seurakunnan kotisivujen webhotelli ja tekninen toteuttaja M-V Software + edullisin + seurakuntaympäristö tuttu
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 205 + synergia seurakunnan suunnittelemiin Katriina-resurssienhallintajärjestelmään (tilavaraukset, vapaaehtoisrekisteri, tiedotus, seurakunnan sisäiset kalenterit) + Yhteensopivuus Kirjuriin, Suurella Sydämellä rajapinnan käytännöistä yritys sopii Kirkkohallituksen kanssa erikseen, koska Suurella sydämellä on M-V Softwarelle uusi hanke (toteutuessaan ylimääräisiä vapaaehtoisrekistereitä ei tarvita) Tahtotila + kuuden vuoden kokemus vapaaehtoistyön koordinoinnista ja verkkopalvelun käyttöönotosta + tällä hetkellä Suurella sydämellä -sivuston tekninen toteuttaja, yhteistyökumppani ka kehittäjä Vapaaehtoistoiminnan kehittämisryhmä*) esittää kirkkoneuvostolle M & V Softwaren tarjouksen hyväksymistä. Valinnassa painottuivat hinta, synergiaedut Järvenpään ja Tuusulan seurakuntien Katrina-ohjelmiston hankintasuunnitelmien kanssa (KN 6.11.2012 277 ), yhteensopivuus Kirjuri-jäsentietojärjestelmän kanssa ja M & V Softwaren kasvava asema palveluntarjoajana kokonaiskirkon ohjelmistoratkaisuissa. *) Heli Alaja, Tarja Karhu (siht.), Minna Lairi, Jari Niemi, Keijo Ruuskanen, Heli Seppänen, Sami Seppänen (pj). Työryhmän jäsen Jarkko Åström ei ole jääviyssyistä osallistunut asian käsittelyyn. Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää 1) esittää kirkkovaltuustolle 3 500 euron lisämäärärahaa aikuistyön kustannuspaikalle Suurella Sydämellä -palveluun liittymistä varten Tuusulan ja Keravan seurakuntien kanssa keväällä 2013 2) hyväksyä M & V Software Oy:n tarjouksen. Edellytyksenä on, että kirkkovaltuusto hyväksyy esitetyn lisämäärärahan. Hanke voidaan toteuttaa vasta lisämäärärahan myöntämisen jälkeen. Kn 150 Päätös: Esitys (kohdat 1 2) hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 206 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 151 151 HAUTAPAIKAN LUOVUTUS Järvenpään seurakunnalta on pyydetty liitteen nro 151 mukaisia hautahautapaikkajärjestelyjä (hautapaikan luovutus). Tj:n ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteessä nro 151 esitetyt hautapaikkajärjestelyt. Kn 151 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 207 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 152 152 TIEDOKSI 1. SAAPUNEET PÖYTÄKIRJAT JA MUISTIOT Julistusjohtokunta 24.4.2013 Kokouksen avaus Laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valinta Työjärjestyksen hyväksyminen Seurakunnan virallinen edustaja Suomen Pipliaseuran vuosikokoukseen Seurakunnan viralliset edustajat Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen Muiden järjestöjen kesäjuhlat Nimikkosopimuksen solmiminen Suomen Evankelisluterilaisen Kansanlähetyksen kanssa Muut esille tulevat asiat Tiedoksi Seuraava kokous ja alkuhartauden pitäjä Oikaisuvaatimus Kokouksen päättäminen 2. KIRKOSTA EROAMISEN JA KIRKKOON LIITTYMISEN TILANNE Väestöä koskevia tilastoja lähetettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä, liite nro 152/2. 3. JOHTAVIEN VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSLUETTELOT Johtavien viranhaltijoiden päätösluettelot toukokuulta 2013 lähetettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä, liite nro 152/3. 4. SEURAKUNTAYHTYMÄMALLI 2015 TUUSULAN ROVASTIKUN- NAN JOHDON TAPAAMINEN 14.3.2013 Tietoa Tuusulan rovastikunnan johdon tapaamisesta lähetettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä, liite 152/4. 5. VEROTILITYKSET KUUKAUSITTAIN Järvenpään seurakunnan verotilitykset ja toteumavertailu lähetettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä, liite nro 152/5. 6. TALOUSARVION TOTEUTUMAVERTAILU 4/2013 Tietoa talousarvion toteutumasta lähetettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokousasiakirjojen yhteydessä, liite nro 152/6. 7. SIJOITUSTEN SEURANTARAPORTTI Tietoa sijoituksista jaettiin kirkkoneuvoston jäsenille kokouksessa, liite nro 152/7. Pj:n esitys: Merkitään tiedoksi ja todetaan, ettei kirkkoneuvosto siirrä otto-oikeuden piirissä olevia listalle merkittyjä johtokunnan päätöksiä käsiteltäväkseen. Kn 152 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Kohta 4: Tapio Tähtinen kutsutaan kirkkovaltuuston iltakouluun kertomaan seurakuntayhtymämallista.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 208 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 153 153 VIRANHALTIJOIDEN ASEMA ORGANISAATIOSSA Hyväksyessään seurakunnan organisaatiouudistuksen kirkkovaltuusto 11.12.2002 53 hyväksyi samalla asiakirjan, jossa määriteltiin viranhaltijoiden asema. Asiakirjaa on myöhemmin päivitetty muutaman kerran (viimeksi 8.2.2011) kirkkoneuvoston päätöksellä. Asiakirjaan on nyt tehty uusi päivitys työnjakomuutosten ja eräiden täsmennysten takia. Lisäksi asiakirjan rakennetta on selkeytetty. Asia on käsitelty operatiivisessa johtoryhmässä 24.4.2013. Pj:n ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy viranhaltijoiden asema organisaatiossa -asiakirjan liitteen nro 153 mukaisena. Kn 153 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 9/2013 14.5.2013 209 Kirkkoneuvosto 14.5.2013 154 154 TALOUSARVION 2014 JA TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMAN 2014 2016 LAADIN- TAOHJE Seurakunnan tulevan vuoden budjetin laadinta toteutetaan ottaen huomioon seurakunnan toimintalinjauksen painopisteitä. Seurakunnan perustoimintojen ylläpitäminen on ensisijaisen tärkeää. Toimintoja on myös koko ajan kehitettävä huomioiden seurakuntalaisten tarpeet. Toiminnot on kuitenkin sopeutettava taloustilanteeseen. Tavoitteena on talouden tasapainottaminen pitkällä aikavälillä. Seurakunnan verotulokertymä ja jäsenmäärän kehitys ovat ratkaisevia tulopuolen kehityksessä. Verotulokertymät ovat kehittyneet heikosti ja saman tilanteen arvioidaan jatkuvan vuonna 2014. Maksutaksoja esitetään korotettavaksi 4 %. Menopuolella henkilöstökulut ovat suurimmat ja palkkojen osalta arvioidaan korotuksia ensi vuodelle 1,6 %. Toimintamäärärahojen muutokseksi esitetään -2,0 %. Kirkkoneuvoston valitsema taloustyöryhmä kävi 2012 kuulemiskierroksen työaloittain henkilöstöryhmien kanssa. Samaan saattaa tulla tarvetta vuoden 2014 budjetin osalta. Myös seurakunnan strategian uudistaminen tulee ajankohtaiseksi. Liitteenä nro 154 on esitys talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laadintaohjeeksi. Työmuotojen tulee jättää 6.9.2013 mennessä talousarvioehdotukset 2013 ja toiminta- ja taloussuunnitelmat vuosille 2013 2015. Kirkkohallitus ei ole esityslistan laadintaan mennessä julkaissut ohjeistusta seurakuntien vuoden 2014 talousarvion ja 2014 2016 toiminta- ja taloussuunnitelman laadintaan. Arviot verotulojen kehityksestä perustuvat Järvenpään seurakunnan verotilitystietoihin ja arviot yleisestä taloustilanteen sekä kulurakenteen muutoksesta perustuvat julkisten ennustuslaitosten arvioihin talouden kehityksestä. Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy vuoden 2014 talousarvion ja vuosien 2014 2016 toiminta- ja taloussuunnitelman laadintaohjeen liitteen nro 154 mukaisena. Kn 154 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Päätettiin pitää iltakoulu vuoden 2014 toiminta- ja taloussuunnitelmaan liittyen kirkkoneuvoston 27.8.2013 kokouksen yhteydessä. Paikalle kutsutaan johtavat viranhaltijat.