Valtiotieteellinen tiedekunta Yleisen valtio-opin, hallinnon ja organisaatioiden tutkimuksen linjan valintakoe Arvosteluperusteet Kesä 2013 Kirjallisuuskoe Harisalo Risto: Organisaatioteoriat. Tampereen yliopistopaino. 2008. ISBN 978-951-44-7533-7 (nid.) eller på svenska Abrahamsson B & Andersen J.A.: Organisation. Att beskriva och förstå organisationer. Upplaga 4, förnyad och utökat. 2005. Liber AB. 1) Tarkastele organisaatioiden ryhmittelyjä niiden tehtävien perusteella. (4 p) Vastauksessa tuli tarkastella organisaatioiden tehtävien mukaan tehtyä neljää ryhmittelyä (Harisalon teoksessa s. 29-31). Tehtävien ryhmittely on hyödyllistä, koska näin voidaan verrata samankaltaisista tehtävistä vastaavia organisaatioita. Tehtävien ryhmittely on perusta ymmärtää ja myös kehittää organisaatioiden toimintaa (s. 29). Neljästä ryhmittelystä kunkin esittely toi 0,75 pistettä ja ryhmittelyjen merkityksen tarkastelu ja ryhmittelyjen vertailu ja yhteisten piirteiden erittely 0,75 p. Ryhmittelyjen vertailussa vastaaja saattoi todeta, että jaottelut ovat jossain määrin samankaltaisia, ne erottavat tuotannollisesta toiminnasta vastaavat organisaatiot yhteiskunnallisesta ja valtiollisesta toiminnasta vastaavista. Jälkimmäisille on nähty tyypilliseksi osallistumisen mahdollistaminen, yhteiskunnallinen integrointi, normien ja arvostusten vahvistaminen sekä julkisen pakkovallan keinot. Hyvä yleinen tehtävien ryhmittely mainitsematta nimeltä ryhmittelyjä ja niiden esittäjiä toi 1,5 pistettä. 2) Mitä jatkuvuuksia ja eroja voit nähdä ihmissuhdekoulukunnan ja sitä edeltävien organisaatioiden tutkimusotteiden välillä? (6p) Ihmissuhdekoulukunta perustuu tieteellisen liikkeenjohdon ja klassisen organisaatioteorian tutkimusten uudelleenarvioinnille. Yhteistä aiempien tutkimusotteiden kanssa oli käsitys, että organisaatioiden tehokkuutta ja johtamistapoja voitaisiin kehittää tutkimuksen avulla. Ihmissuhdekoulukunta vahvisti ihmisten käyttäytymisen tutkimusta organisaatioiden tutkimuksessa. (1p) Ihmissuhdekoulukunnan alkuna on pidetty ns. Hawthornen tutkimuksia, joissa testattiin tieteellisen liikkeenjohdon näkemyksiä. Tulokset antoivat aiheen tarkastella työnteon tehokkuutta toisesta näkökulmasta. Tieteellinen liikkeenjohto tarkasteli yksittäisiä
työntekijöitä osana johtajien suunnittelemaa organisaatiota. Yksilöiden motiivit nähtiin kunkin yksilön tunnistamien hyötyjen ja työolojen perusteella. Elton Mayon vetämissä Hawthornen tutkimuksissa oletukset eivät näyttäneet pitävän paikkansa, vaan motivaation käsitettiin muodostuvan ihmisten keskinäisissä suhteissa, työyhteisössä ja ryhmissä. Esittely s. 93 ihmissuhdekoulukunnan pääkohdista. Tieteellinen liikkeenjohto oli korostanut johtajan vastuuta työprosessien suunnittelusta, ihmissuhdekoulukunnassa organisaatiota alettiin tarkastella työyhteisönä ja henkilökunta nähtiin resurssiksi. Myös käsitystä johtamisesta oli arvioitava uudelleen, kun johdettavaksi käsitettiin työyhteisö ja henkilöresurssit. (96-101; 110-114). Klassinen organisaatioteoria korosti rakenteiden tutkimusta ja kehittämistä. Ihmissuhdekoulukunta toi esille ryhmien merkityksen osana virallisia rakenteita eli virallisten organisaatiossa johdettavien ryhmien ja tiimien merkityksen (118-121) Lisäksi tunnistettiin organisaatioihin syntyvät epäviralliset ryhmäkäyttäytymisen piirteet (115-117). Toimintojen koordinaatio nähtiin kaikissa koulukunnissa tärkeäksi, ihmissuhdekoulukunnassa otettiin huomioon myös ryhmätoimintojen koordinointi. Ihmissuhdekoulukunnan eri tutkimussuuntausten esittely tuli kytkeä osaksi organisaatioiden tutkimuksen historiaa. Vastauksessa tuli siten tuoda lyhyesti esille motivaation ja työviihtyvyyden, johtamisen ja ryhmätoimintojen tutkimus, jotta ero aiempaan tulisi selväksi. Yksityiskohtainen ihmissuhdekoulukunnan esittely ei kuitenkaan tuonut lisäpisteitä. Pisteytys: 5-6 pistettä: Vastauksessa tuodaan selvästi esille koulukuntien jatkuvuudet ja ihmissuhdekoulukunnan tuomat muutokset. Kaikki em. pääkohdat sisältyvät vastaukseen. 4-5 pistettä tarkoittaa jonkin pääkohdan puuttumista tai kaikkien toteamista, mutta puutteita em. kohtien käsittelyssä. 3-4 pistettä: lyhyesti pääkohdat, ihmissuhdekoulukunta on osattu paikantaa oikealla tavalla. 2-3 pistettä: tarkastelu perustuu satunnaisesti valittuihin, mutta oikeisiin asioihin. 3a) Erittele Burnsin & Stalkerin ja Lawrench n & Lorschin kontingenssiteoreettisia tutkimusotteita, mitä uutta he toivat hallinnon tutkimukseen? (6p) 3a) Kontingenssiteorioissa tarkastellaan organisaation ja sen toimintaympäristön suhteita, siksi koulukuntaa kutsutaan myös ympäristöteoriaksi (217). Yhteistä Burnsin & Stalkerin sekä Lawrenchen & Lorchin tutkimuksissa on käsitys, että toimintaympäristö vaikuttaa organisaatioin toimintaan ja organisaatiot joutuvat sopeutumaan toimintaympäristöihin. Aiemmassa tutkimuksessa oli tarkasteltu organisaatioiden sisäisiä syitä rakenteen valintaan ja käyttäytymistä organisaatiossa. Kontigenssiteoriassa rakenteiden nähdään perustuvan toimintaympäristöön ja sitä koskeviin tulkintoihin (218, 221). Ei ole yhtä hyvää organisaatiomallia.
Systeemiteorioissa ja etenkin avoimen systeemin teoriassa oli tarkasteltu organisaation ja suhdetta toimintaympäristöön. Kontingenssiteoriassa on yhteistä systeemiteorian kanssa (234), mutta huomion kohteena ovat tietyt vaikutukset organisaation toimintaan ja miksi vaikutuksia syntyy, ei niinkään systeeminen kokonaisuus. Yleinen tutkimusotteen paikannus ja yhteisten piirteiden esittely toi 2 pistettä (vastaaja saattoi esittää asiat myös erikseen kummankin tutkimuksen esittelyn yhteydessä). Burnsin ja Stalkerin esityksessä ympäristön nähdään vaikuttavan organisaatioiden rakenteeseen. Teoria on toisaalta kuvaus organisaatioiden sopeutumisesta ympäristötekijöihin ja toisaalta esitys organisaatioiden kehittämisestä niin, että ne sopeutuvat tehokkaasti toimintaympäristöönsä. Sopeutuminen perustuu organisaatioissa toimivien tapaan tulkita toimintaympäristöään, organisaatiot voidaan nähdä tulkinnallisiksi järjestelmiksi (217-218). Hitaasti muuttuvissa vakaissa järjestelmissä tulkintajärjestelmä on toiminut osana hierarkkista rakennetta, jossa muodolliset toimivaltasuhteet määrittävät myös kommunikaatiota. Tätä rakennetta he kutsuvat mekaaniseksi. Nopeasti muuttuvissa toimintaympäristöissä organisaatiot ovat joutuneet kehittämään tulkintajärjestelmäänsä ja tämä näkyy organisaation rakenteessa, jota tekijät kuvaavat orgaaniseksi. (218-219) Vastauksessa tuli mekaanisen ja orgaanisen rakenteen välisen eron esittelyn (1,5p) lisäksi näkyä tulkintajärjestelmän merkitys (0,5p), joka selvitti, miten ympäristö vaikuttaa rakenteeseen. Lawrench & Lorsch huomasivat, että ympäristöön sopeutuvat organisaatiot eriyttävät toimintojaan. Organisaation eri osat joutuvat sopeutumaan erilaisiin toimintaympäristöihin ottaessaan huomioon mm. asiakkaat, markkinat ja tuotannontekijöiden tarjonta. Eriytyneistä toiminnoista vastaavat omaksuvat vähitellen myös eriytyvät tavat ajatella ja toimia, eli tapahtuu myös tiedollista ja emotionaalista eriytymistä. Työntekijöiden välinen yhteistyö voi vaikeutua, jolloin tarvitaan koordinoivia ja integroivia toimia. Ne ovat tärkeitä, jotta organisaatio voi sopeutua kokonaisuutena erialisiin toimintaympäristöihin, kyse ei ole vain organisaation sisäisen toimivuuden parantamisesta. (220-221) Eriytymisen ja integroinnin esittely 1,5 p ja 0,5 pistettä siitä, miten eriytyminen toteutuu. 3b) Mitä tarkoitetaan resurssiriippuvuusteorialla (2 p) Resurssiriippuvuusteoria on kontingenssiteorian sovellutus, joka on kehitetty sidosryhmäteoriasta. Se suuntaa huomion organisaatioiden monenlaisiin sidosryhmäsuhteisiin, myös julkinen sektori ja ammattiyhdistykset ovat säädöksiä luovina toimijoina merkittäviä sidosryhmiä samoin asiakkaat. Resurssiriippuvuusteoria suuntaa huomion organisaation niihin sidosryhmiin, joiden tarjoamista resursseista organisaatio on riippuvainen (s. 226-228). (0,5 p) Kontingenssiteorian tapaan resurssiriippuvuusteoria jäsentää organisaatioiden toimintaa ikään kuin reagointina toimintaympäristöön, jossa eri toimijoilla on erilaisia resursseja ja siten vaikutusvaltaa toisiinsa nähden. Organisaatioin toiminta on aina riippuvainen jonkin toisen organisaation tarjoamista resursseista. Resursseja tarkastellaan organisaation tavoitteiden perusteella, eli strategisen toiminnan näkökulmasta.
Organisaatioiden tunnistaessa, mistä resursseista se on riippuvainen, ne voivat arvioida oman toimintansa rajoitteita ja mahdollisuuksia ja siten omien tavoitteidensa kannalta keskeisiä valtasuhteita. Resurssien arviointi johtaa toimintaan, tapaan reagoida toimintaympäristöön. Organisaatio voi koettaa tuottaa asioita itse ja siten vapautua osasta riippuvuuksia. Ja organisaatio voi koettaa vahvistaa asemaansa tuottamalla muille uusia resursseja. (228) (1,0p) Tulosriippuvuuden kilpailullisen ja symbioottisen muodon sekä käyttäytymisriippuvuuden erittelyt (s. 228-229) toivat 0,5 p. Aineistokoe Vastaa kaikkiin kysymyksiin nimenomaan aineiston perusteella (Huom: Harisalon teoksen käsitteiden selvittämisestä korkeintaan 0,5 p per kysymys). 1) Erittele auktoriteettien hierarkian mukaisten toimintaperiaatteiden ja verkostomaisen toimintatavan yhteensovittamista julkishallinnossa. Eli erittele toimintaperiaatteiden yhteensovittamisen mahdollisuuksia ja yleisiä jännitteitä tai haasteita. (8p) Julkishallinto on aineiston mukaan vanhastaan toiminut auktoriteettien hierarkiaan tukeutuvien toimintaperiaatteiden mukaisesti. Sen mukaan ylemmillä tahoilla on valta päättää alempien tasojen toimintatavasta. Hierarkkinen rakenne ei estä hallintoa verkottumasta, mutta voi hankaloittaa sopeutumista verkostoajatteluun, joka perustuu itsenäisten toimijoiden yhteistyöhön. Aineistossa tuodaan esille tulkinta verkostojen itsenäisestä ja omaehtoisesta ohjautumisesta käsittämiensä tavoitteiden mukaan. Hierarkkisesti toimivassa julkishallinnossa alempien tasojen valtuus toimia itseohjautuvan verkoston aktiivisena jäsenenä on ylhäältä käsin rajattu. Täten kaikkia verkostomaisen toimintatavan hyötyjä ei välttämättä saavuteta. Julkishallinnossa verkostomaista yhteistyötä on silti lisätty, verkostot täydentävät hierarkkista rakennetta. Valtion tulee vastata siitä, että kansalaisille tarjotaan eri alueilla vastaavat palvelut, joten paikallinen päätöksenteko on aina osin rajattua. Aineisto kuvaa verkostoa tiedon hankinnan keinoksi, yhteistyössä voidaan lisäksi vaihtaa näkemyksiä uusista haasteista ja toimintamalleista. Näin voidaan vahvistaa myös julkisen sektorin osaamispohjaa. Hierarkkisen mallin mukainen hallinto voi koota verkostoitumalla informaatiota omaan päätöksentekoonsa. Sidosryhmien kuuleminen ei siirrä päätösvaltaa niille, vaan julkisella päätöksenteolla on edelleen vastuu omasta toiminnastaan. Valtion hallinnossa päätösvaltaa on siirretty hierarkiassa alaspäin (raamibudjetointi) ja valtiolta kuntiin. Tämä parantaa paikallisten toimijoiden verkostomaisen yhteistyön edellytyksiä. Hierarkialle ja verkostomaiselle ajattelulle tukeutuvien toimintaperiaatteiden ero oli pisteytyksessä keskeinen näkökohta. 2 pistettä oikeasta toteamisesta ja laajemmin perusteltu vastaus 3-5 pistettä. Tällöin vastauksessa selvitetään verkostomaista ajattelua esim. yleisenä yhteiskunnallisena muutoksena ja keinona hankkia tietoja (aineisto sivu 1), kyberneettisen ajattelutavan osana, yhteistyön ja innovaatioiden yhteyksiä perusteltaessa.
Julkinen sektori verkottuu monella tavalla ja erilaisten verkottumistapojen jäsentämisestä palkittiin kun samalla tarkasteltiin hierarkkisen ja verkostomaisen toimintatavan yhdistämistä: a) Julkisen sektorin toimijoiden kesken tapahtuu vertikaalista ja horisontaalista verkottumista. Hierarkkinen toimintatapa ylemmän ja alemman tason välillä muuttuu enemmän yhteistyöhön perustuvaksi. Verkostomainen toimintatapa mahdollistaa hallinnonalojen rajojen horisontaalisen ylittämisen. (1 p). Lisäpiste, jos tästä näkökulmasta on käsitelty hallinnonalojen yhteistyötä palvelujen tuottamisessa, esim. kuntien keskinäinen yhteistyö ja yhteispalvelupisteet. b) Verkottuminen järjestöjen ja partnereiden suuntaan. Julkishallintoa kiinnostaa järjestöjen oman alan osaamisen hyödyntäminen julkisessa päätöksenteossa ja yhteistyö myös toteutuksessa. (1 p) - Verkostojen jäsenyys: Policy-verkostojen osalta arvio tiettyjen asemansa vakiinnuttaneiden järjestöjen mahdollisuudesta vaikuttaa julkiseen päätöksentekoon. Osa alan järjestöistä voi jäädä ulkopuolelle, pohdintaa kansalaisjärjestöjen mahdollisuudesta vaikuttaa. (1 p.) - Julkisen päätöksenteon tulisi taata maan tai kunnan kaikille kansalaisille yhtäläiset palvelut ja siten tehdä koko maan tai kunkin kunnan kattavia päätöksiä. Täten hierarkkinen toimintamalli ei tule katoamaan, verkostomainen toimintatapa täydentää sitä. (1 p.) Kysymys oli laaja, ja tarkasteluun oli mahdollista valita erilaisia perusteltuja näkökulmia. Täten hyvätkin vastaukset poikkesivat toisistaan, pisteitä oli kuitenkin teoriassa mahdollista saada yli kahdeksan pisteen. 2) Millaisia päätöksenteon ongelmia sektorijakoinen ajattelutapa voi tuoda julkishallinnon toimintaan? (6p) Termi sektorijakoinen viittaa hallinnonalojen toimintaan omien tehtäviensä, tavoitteidensa ja asiantuntemuksensa kautta (aineistossa s. 4-5). Sektoreiden oma palvelutehtävä on verkostoituvassa yhteistyössä edelleen tärkeä tunnistaa, se on myös yhteistyön perusta. Kukin tuo omat vahvuutensa yhteistyöhön. Toisaalta sektoreiden omien tavoitteiden toteutus voi muodostua yhteistyön esteeksi. Tavoitteet voivat poiketa tai otaksutaan, ettei vaan jää aikaa yhteistyöhön. ( 2p.) Aineistossa tuodaan esille, että yhteisten tavoitteiden tunnistaminen on tärkeää, jotta nähtäisiin, että yhteistyö tuo etuja, eikä vain kuluta omia resursseja. Moni vastaaja viittasi Harisalon teoksessa mainittuun päätöksenteon rajoittuneisuuteen ja Mitroffin esitykseen, että yhden sektorin sisäinen valmistelu voi johtaa huomion vääriin ongelmiin ja varsinaiset ongelmat jäädä ratkaisematta. Tällainen lyhyt viite teokseen, jonka perusteella vastaaja toi selvästi esille, mitä asia tarkoittaa aineistossa, palkittiin, ei erikseen Harisalon teoksen esittelyä. (2p.) Koordinaatiota käsittelevä alaluku kertoo sektoreiden välisestä koordinaation tarpeesta, jotta ei toimittaisi päällekkäin, ei jäisi palveluaukkoja, eivätkö toiminnot hajaantuisi joukoksi erillisiä toimia. Aineistosta on hyödynnetty esimerkkejä kuten palveluyhteistyöstä kertovaa tai työministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteisestä tavoitteesta kertovaa. Jälkimmäisessä tulee esille, miten ministeriön yksittäinen toimi voi tuottaa seurauksia, jotka voivat suuntautua yhteistä tavoitetta vastaan. Kattava koordinointi on ennakoimattomien ja monitahoisten seurausten takia hankalaa (2 p.)
3) Mitkä asiat vahvistavat toimijoiden motivaatiota osallistua verkostotoimintaan. (4p) Organisaatioiden omat edut verkottua on yksi motiivi, aineistossa on erilaisia näkökohtia, mm. halu aikaansaada muutoksia, tuottaa palveluja yhteistyössä, vaikutusvallan tavoittelu, tiedonhankinta. Yhteistyön tuoma symbolinen arvo voi järjestölle olla tärkeää. (max. 1,5p.) Verkostoissa voidaan rakentaa uudenlaista yhteistyötä ja aineistossa korostettiin yhteisen tavoitteenasettelun merkitystä. Kun tavoite on selkeä ja tunnistetaan, mitä yhteistyöllä voidaan pitkällä aikavälillä aikaansaada, siihen voidaan sitoutua, koska yhteistyön tulosta pidetään tärkeänä. Jos verkoston toiminta näyttää tavoitteiden osalta selkeältä ja uskottavalta, toimijat panostavat siihen, koska käsittävät verkoston saavan aikaan asioita ja itse myös hyötyvänsä siitä. Verkostoyhteistyöhön syntyy positiivinen kehä, kun käsitetään, että saadaan aikaan jotain uutta. (1,5 p.) Organisaatioiden syyt verkottua eroavat yksilöiden yksilöllisistä motiiveista. Organisaatioissa toimivat voivat nähdä organisaation etuja ja kustannuksia, lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteita, jotka ovat toiminnan motiiveja. Organisaatioissa myös arvioidaan verkottumisen tuloksia ja odotuksia ja näin syntyy motiiveja toimia. (1p.)