Taidetehtaan toiminnan kehittäminen Katja Leppäkoski 12.9.2016
Lähtökohta Kulttuuritalojen perusliiketoimintamallista Kulttuurikäyttöön tehdyt rakennukset sekä Suomessa että kansainvälisesti ovat yleensä julkisilla varoilla tai sponsori/lahjoitustukimalleilla rahoitettuja. Korkeat investointikustannukset (erikoisrakenteet ja -tekniikka) eivät palaudu suorina tuloina, vaan epäsuorina tuloina mm. matkailun, ravintolatoiminnan ja alueen vetovoiman kasvaessa. Lisäksi yhteiskunnallinen panostus infrastruktuuriin mahdollistaa kulttuurin kehittymisen laajemmin. Samoin kulttuurille tehtyjen rakennusten vuokra- ja muut kiinteistön ylläpitokulut ovat useimmiten subventoituja tavalla tai toisella sekä Suomessa että kansainvälisesti. Esim. vuokraan julkinen tuki, sponsorituki tai vaihtoehtoisesti vuokraa ei peritä lainkaan Kulttuuritaloissa, jotka on rakennettu musiikki-, kokous- ja kongressikäyttöön (eli merkittävästi myös muita ulkopuolisia tuloja lipputulojen lisäksi) on useimmiten taloudellisena tavoitteena, että organisaation operatiivisen toiminnan kulut katetaan oman toiminnan tuotoilla. -> Tämä malli pätee myös Porvoon Taidetehtaaseen: kiinteistön kulut kaupunki kattaa julkisista varoista, ja operatiivinen toiminta kattaa tuloillaan omat kulunsa.
Nykytilanne Taidetehtaassa on neljä kaupunkikonsernin toimijaa, joista jokaisella on oma määritelty tehtävänsä kokonaisuudessa: Event Factory Oy Avanti- ja Tehdassalin sekä niihin liittyvien oheis- ja kokoustilojen hallinointi ja vuokraustoiminta Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut Taidehallin näyttelytoiminta, studiotilat, sekä taiteilijatilojen subventointi Taidetehtaan salien sekä oheis- ja ulkotilojen sisällön tuotanto KuVan linjausten mukaisesti, tilatuet sekä ulkopuolisten tuottajien avustuspäätökset Matkailu- ja markkinointipalvelut Taidehtaan osalta yhteismarkkinointi ja verkkosivut Taidetehtaan säätiö Sisällön tuotanto ja avustukset Taidetehtaan koko kiinteistön vuokrasopimusta hallinnoi toimitilajohto, joka edelleen vuokraa tilat erillisillä sopimuksilla EF:lle, KuValle, säätiölle, ravintoloitsijoille sekä muille Taidetehtaan yrityksille. Taidetehtaan strategia päivitetty keväällä 2016 (ns. kattostrategia), jonka pohjalta ko. kaupunkikonsernin toimijat työstävät toimenpiteet ja mittarit strategian toteuttamiseksi omalta osaltaan.
Taidetehtaan toiminta Tapahtumia vuonna 2015 oli yhteensä 609: Konsertit/kulttuuritapahtumat 111 KuVa ja säätiö 49 Ulkopuoliset/kaupalliset 62 Taidehalli 24 näyttelyä (KuVa) Muut kulttuuritapahtumat (mm. URBCULT#) 122 Yritystapahtumat 352 Avantisalissa 79 ja Tehdassalissa 97 Muissa kokoustiloissa 176 Liikevaihdosta kulttuuritapahtumien osuus oli 39 % ja yritystapahtumien 61 %. Sekä yritys- että kulttuuritapahtumien määrä on varsin hyvällä tasolla, etenkin huomioiden talousalueen koon. Vaikuttavuuden ja porvoolaisyleisön kasvattamiseksi eri kohderyhmiä tavoittavia tapahtumia ja kolmannen sektorin toimijoita voisi olla enemmänkin erityisesti Avanti- ja Tehdassalissa silloin, kun kaupallista toimintaa on vähemmän.
Taidetehtaan tehtävä ja haasteet Tehtävästä ei yksimielisyyttä toimijoiden kesken platform kaupungin tärkeimmille tapatumille, vetovoimatekijä ensisijaisesti kulttuuritapahtumien paikka, toissijaisesti yritys- ja muut tapahtumat kulttuuri- ja yritystapahtumien tärkeys 50-50 Kohderyhmät nähdään samoin Ensisijaisesti porvoolaiset Toissijaisesti laajemmin pääkaupunkiseudun asukkaat, yritykset, turistit jne Toimijoiden keskinäiset odotukset ristiriitaisia, sekä roolitukset ja sisäinen työnjako saa voimakasta kritiikkiä Strategiatyön yhteydessä päätettyihin linjauksiin kaikki eivät ole tyytyväisiä, ei sitoutumista. Jäikö kulttuurin painotus liian vähäiseksi? Kun odotukset toimijoiden kesken eri organisaatioiden tehtävistä poikkeavat voimakkaasti, niin koetaan ettei toteuteta sovittua tehtävää vaikkei tehtävästä ehkä olisi sovittukaan. Erityistä kritiikkiä saa tapahtumien tuottamisen korkeat kustannukset Taidetehtaassa (tilavuokrat ja palvelut) sekä kustannusten ennakoimattomuus (KuVan kritiikki EF:ä kohtaan omien tuotantojen osalta, mutta heidän mukaansa koskee myös ulkopuolisia). Monimutkainen työnjakomalli hankaloittaa arkea, ja valta ja vastuu suhteet koetaan epäselviksi, talolla tulisi olla yksi johtaja.
Yhteenveto nykytilanteesta Monimutkainen hallintomalli antaa tulkinnanvaraisuudelle tilaa, ja Taidetehtaan toimijat käsittävät eri tavoin sekä oman että toisten organisaatioiden tehtävät. Tämä ei ole kokonaisuuden kannalta toivottavaa. Keskinäisen luottamuksen ja avoimuuden lisääminen organisaatioiden kesken kehittäisi merkittävästi Taidetehtaan toimintaa. Mikäli ei toteudu, niin pitemmällä tähtäimellä myös laajempi negatiivinen imagovaikutus. Monta vuokrasopimusta, jotka ovat täysin erillisiä toisistaan Merkittävä käytännön epäkohta se ettei Event Factory hallinnoi ravintolatiloja, jolloin tilavuokrauksen keskeisin yleisöpalvelu olisi EF:n vastuulla. Tällöin EF:llä olisi myös insentiivi ravintolamyynnin kehittämiseen. Myös rahavirrat monimutkaisia (tilavuokrat, kaupungin tuet, KuVan ja säätiön avustukset) eikä eri organisaatioiden talouden tunnusluvut ole vertailukelpoisia keskenään.
Kehittämistoimet, vaihtoehto 1 Organisaatiot Tilavuokraus ja sisällöntuotanto yhden organisaation alle EF vastaa koko tapahtumatoiminnasta EF:n nykyinen organisaatio + KuVan Taidetehtaassa (1-3 hlö) oleva organisaatio siltä osin kuin tehtävät pääasissa liittyvät Taidetehtaaseen Lisäksi mahdollisesti 1 hlö tapahtumien ja B2B -markkinoinnin suunnitteluun ja toteutukseen Yhtiöjärjestyksen mukainen tehtävä laajenee kattamaan myös sisällöntuotannon; tällöin KuVan saama määräraha ko. henkilöiden palkkoihin sekä ohjelmatuotantoon ohjataan EF:lle sisältötukena. Matkailu- ja markkinointipalvelut vastaa aiemmalla mallilla nykyisistä tehtävistään Säätiö keskittyy jatkossa apurahojen myöntämiseen ja säädepääoman kasvattamiseen, ei tuotannollista roolia. Asiamies oto. KuVan kulttuurituottaja tai EF:n uudessa organisaatiossa ohjelmapäällikkö asiamiehen tehtävään varattu määräraha KuVan budjetista ohjataan EF:lle, joko sisällöntuotantoon tai markkinointisuunnittelijan palkkaamiseen Organisaatiomalli vrt. Tamperetalo
Kehittämistoimet, vaihtoehto 1 Organisaatiomalli, Event Factory Oy (nykyinen organisaatio) Toimitusjohtaja (EF) Myyntipäällikkö (EF) Ohjelmapäällikkö (KuVa), oto. säätiön asiamies Myynti (markkinointi) (EF) Lipunmyynti/info (EF) Tuottajat (KuVa)
Kehittämistoimet, vaihtoehto 1 Rahavirrat Toimitilajohto hallinnoi kuten aiemminkin koko kiinteistön vuokrasopimusta, mutta edelleen vuokrausta virtaviivaistetaan EF:n hallintaan ravintolatilat ja Bio Rex (+ muut vuokrattavat tilat vrt. Point College) EF:n budjettiin ohjataan KuValta Taidetehtaan rahoitusta KuVan henkilöstökulujen (1-3 hlö) määrärahat Taidetehtaan osalta (arvio 50 000-150 000 ) KuVan sisällön tuotannon määrärahat esim. nimikkeellä sisältötuki (enintään 120 000 ) KuVan budjetista säätiön asiamiehen palkkakulujen määrärahat ohjataan EF:lle osana sisältötukea (44 000 )
Kehittämistoimet, vaihtoehto 1 Rahavirrat Kaupungin kassaan Kaupungin sisäiset Kaupungin kassasta PORVOON KAUPUNKI matkailu- ja markkinointipalvelut Toimisto- ja infotilojen vuokra 39 200 PORVOON KAUPUNKI - kulttuuripalvelut Taiteilijoiden tilojen (subeventointi) sekä Taidehallin ja studion vuokra 346 500 Tapahtumavuokrat ja palvelut 98 000 (Musiikkiopisto) SISÄLTÖTUKI 214 000 314 000 ML Real Estate kiinteistöyhtiö Vuokra 1 500 000 PORVOON KAUPUNKI Toimitilajohto Vuokra 950 000 Oy Porvoon Event Factory Ab Korkoa 22 500 Vuokratuki 700 000 PORVOON KAUPUNKI Käyttökulut 278 000 Taitelijat Vuokra 111 600 Taidetehtaan muut vuokralaiset - Bio Rex - Fazer - Sinne Vuokrat yhteensä 336 600
Kehittämistoimet, vaihtoehto 2 Organisaatiot Tilavuokrauksen lisäksi myös sisällöntuotantoa EF:lle EF:n nykyinen organisaatio + 1 hlö ohjelmakoordinaattori (ohjelmiston suunnittelu ja hankinta, sekä markkinointi) Oman tuotannon lisäksi myös eri yhteistuotantomallit ulkopuolisten tapahtumajärjestäjien kanssa. Yhtiöjärjestyksen mukainen tehtävä laajenee kattamaan myös sisällöntuotannon KuVa vastaa pääosin aiemmalla mallilla nykyisistä tehtävistään, kuitenkin aiempaa tiiviimmässä yhteistyössä EF:n kanssa (yhteyshenkilönä uusi ohjelmakoordinaattori). Matkailu- ja markkinointipalvelut vastaa aiemmalla mallilla nykyisistä tehtävistään. Säätiö keskittyy jatkossa apurahojen myöntämiseen ja säädepääoman kasvattamiseen, ei tuotannollista roolia. Asiamies oto. EF:n uudessa organisaatiossa ohjelmakoordinaattori asiamiehen tehtävään varattu määräraha 44 000 KuVan budjetista ohjataan EF:lle sisältötukena. Organisaatiomalli vrt. Tamperetalo
Kehittämistoimet, vaihtoehto 2 Rahavirrat Kaupungin kassaan Kaupungin sisäiset Kaupungin kassasta PORVOON KAUPUNKI matkailu- ja markkinointipalvelut Toimisto- ja infotilojen vuokra 39 200 PORVOON KAUPUNKI - kulttuuripalvelut Taiteilijoiden tilojen (subeventointi) sekä Taidehallin ja studion vuokra 346 500 Tapahtumavuokrat ja palvelut 222 500 (sis. Musiikkiopisto) SISÄLTÖTUKI 44 000 ML Real Estate kiinteistöyhtiö Vuokra 1 500 000 PORVOON KAUPUNKI Toimitilajohto Vuokra 950 000 Oy Porvoon Event Factory Ab Korkoa 22 500 Vuokratuki 700 000 PORVOON KAUPUNKI Käyttökulut 278 000 Taitelijat Vuokra 111 600 Taidetehtaan muut vuokralaiset - Bio Rex - Fazer - Sinne Vuokrat yhteensä 336 600
Muut keskeiset asiat Taidetehtaan organisaatiomalli; osakeyhtiö vs. kaupunkiorganisaation yksikkö Valinta ja perustelut osakeyhtiömallista tehty jo toimintaa aloittaessa hallinnollisesti selkeä, itsenäinen vastuu ja valta toiminnasta omistajan linjausten mukaisesti, itsenäinen talous ja kirjanpito. Toiminta kilpailluilla markkinoilla Yritystapahtumien volyymi sekä määrällisesti että taloudellisesti 60%, kulttuuritapahtumat 40%. Vaikka kulttuuritapahtumien osuus nousisikin hieman, niin ei puhtaasti kunnan omaa kulttuuritoimintaa. Tilojen hinnoittelu Sisäisesti perusteltua tehdä tason tarkastelu yhdessä koska kritiikkiä kustannustasosta, niin esim. kokeiluna vuonna 2017 alempi hinnaston taso jolla voidaan testata mahdollista vaikutusta volyymin kasvuun. Tämä on tietoinen valinta, joka voi vaikuttaa myös EF:n tuloja laskevasti. Huomioitava osakeyhtiölaki sekä verotukselliset näkökulmat. Ennustettavuuden kehittäminen; perustuotteet tilavuokraan sisältyväksi, sekä parempi yhteistyö ja ennakkosuunnittelu eri organisaatioiden kesken. Taidetehtaan oman perusesitystekniikan hankinta KuVan laitevuokrien osuus 2015 oli n. 22.000 (alv 0%) josta ns. perustekniikan osuus arviolta 50% oman esitystekniikan hankinta ei vähennä oleellisesti KuVan kuluja laitevuokrien osalta, mutta kiinteän esitystekniikan ansiosta työn osuus voi laskea hieman. Mahdollisena hankintaperusteena näin ollen lähinnä lisämyynnin ja houkuttelevuuden kasvattaminen ulkopuolisille tapahtumajärjestäjille. KuVan tekniikan töiden osuus 2015 oli n. 60.000 (alv 0%). Tällä tasolla kahden esitysteknikon palkkaaminen mahdollista, joiden palvelujen myymisestä saatavissa myös tuloja. Tämän tarkempi arviointi vielä tehtävä yhdessä sisäisesti.
Yhteenveto Nykyinen Taidetehtaan hallintomalli yksinkertaisemmaksi Rahavirrat ja tätä kautta raportointi selkeämmäksi, jolloin myös taloustiedot vertailukelpoisiksi Kaupungin kustannukset samalla tasolla kuin aiemminkin, mutta rahoitus ohjautuu toisin Poislukien mahdollisen hintojen laskun vaikutukset sekä ravintolavuokratulojen ohjautuminen EF:lle Vetovoiman kasvattaminen Hintamielikuva; Taidetehtaan houkuttelevuuden lisääminen mahdollisesti hinnastoa tarkistamalla, alennuksilla, sesonkihinnoittelulla, ym. tavoilla Porvoolaisten osallisuuden lisääminen, kolmas sektori sekä kulttuuritoimijoita lisää vaikuttavuus Toiminnan kehittämisessä keskeisintä panostaa kaikkien kaupunkikonsernin toimijoiden ja päättäjien osallistamiseen onnistumisen edellytyksenä yhteinen tahtotila ja kaikkien sitoutuminen. Tavoitteena yhtenäinen ja yhteinen Taidetehdas. Kaupunkien vetovoimatekijänä kulttuurin merkitys kasvaa entisestään; Taidetehtaalla on keskeinen aluevaikutus Porvoon kaupungin kehittymiselle ja imagolle.