Tieto modernisti ja joustavasti käyttöön

Tieto modernisti ja joustavasti käyttöön Tieto talouden ja innovaatioiden moottorina - Strategisia näkökulmia tietojohtamiseen Tuula Hämäläinen, VTT

2 Esityksen pitäjä Tuula Hämäläinen, YTM, tiedonhallinnan ja viestinnän ammattilainen VTT Tietoratkaisut, eknowledge-tiimin vetäjä kesäkuusta 2011 1999-2011 Knowledge manager Ernst & Young Oy:ssä Aiemmin järjestö- ja tiedonhallintakokemusta julkissektorilta ja toimialajärjestöistä

3 Sisältö VTT ja VTT:n missio ja visio VTT:n Tietoratkaisujen strategialinjaus ja toiminnan ydinkohdat Tiedonhallinnan evoluutio Joustava tiedon hyödyntäminen Tekniset ratkaisut Toimintatavat Tiedon analysointi ja visualisointi Koulutus, neuvonta ja tiedotus Yhteenveto - tiedonhallinnan tavoitteet ja haasteet

VTT teknologiasta liiketoimintaa

5 VTT on kansainvälinen ja monialainen tutkimus- ja kehitysorganisaatio VTT on kansainvälisesti verkottunut moniteknologinen tutkimus- ja kehitysorganisaatio Liikevaihto 292 m Henkilöstö 3 200 Pääosa tutkimustyöstä toimeksiantotutkimuksia tai yhteishankkeita Julkisesti rahoitettua teknologiansiirtoa edistävää tutkimustietoa Osallistuminen tutkimusohjelmiin sekä yhteistyöverkostoihin

6 VTT suhteessa muihin tutkimuksen toimijoihin Perustutkimus Soveltava tutkimus VTT Kehitystyö

7 VTT:n missio VTT tuottaa kansainvälistä kilpailukykyä lisääviä tutkimus- ja innovaatiopalveluita yrityksille, yhteiskunnalle ja muille asiakkaille. VTT luo edellytyksiä yhteiskunnan kestävälle kehitykselle, työllisyydelle ja hyvinvoinnille.

8 Visio 2016 Luomme teknologiasta liiketoimintaa näin menestymme Kansainvälisesti haluttu, synerginen ja joustava kumppani Asiakkaat Teknologia-kehityksen veturi Suomessa Omistaja ja rahoittajat Tavoitelluin monialainen työyhteisö, joka innostaa osaamisen kehittämiseen ja huippusuorituksiin Henkilöstö Paras sijoituskohde innovaatioympäristössä Omistaja ja rahoittajat

Tieto tuottamaan liiketoimintaa VTT:n Tietoratkaisujen strategialinjaus Ydinkohtia

10 VTT:stä tiedon hyödyntämisen edelläkävijä Kansainvälisessä kilpailussa menestyy se, joka pystyy hyödyntämään olemassa olevaa tietoa tehokkaasti ja luomaan uutta tietoa muita paremmin ja nopeammin. Ennakointi- ja ideointivaiheessa tarvitaan uusinta tietoa: Pitää tietää ja tunnistaa teknologinen kehitys (tieteellinen tieto ja patenttitieto) Tunnistetaan markkinamahdollisuudet: eri alueiden taloudellinen kehitys ja eri tuotteiden haluttavuus Osataan yhdistää sisäinen ja ulkoinen tieto Oikean tiedon tehokkaalla käytöllä Vältetään riskit kaupallistamisessa Vältetään päällekkäistä tutkimusta

11 Tieto tuottamaan innovaatioita Tieteellinen tieto, teknologia-, markkina- ja yhteiskunnallinen tieto Organisaation sisäinen ja ulkoinen tieto Ennakointi Idea Konsepti T&K Tuote Palvelu Asiakas Markkinat Käyttäjät Tiedon yhdistäminen, käyttäminen uudelleen ja käyttöalan laajentaminen

12 VTT:n Tietoratkaisujen keinot Analysoitu ja jalostettu patentti- ja markkinatieto, erityisesti tutkimus- ja innovaatioprosessin alkuvaiheissa Kansainvälisesti kilpailukykyiset ulkoiset tietokannat Modernit sisäiset verkkopalvelut, intranet ja hakukoneet Neuvonta ja tiedon hyödyntämisen koulutus Sisäinen tieto, sen löydettävyys ja hyödynnettävyys Tietoratkaisujen osaamisen ja palvelujen integrointi asiakkaiden tarpeisiin Tieto-osaamisen jakaminen ja yhteistyö: verkostoituminen ja yhteisprojektit Kehityksen tukena kansalliset ja kansainväliset hankkeet

Tiedonhallinnan evoluutio

14 Tiedonhallinnan evoluutio 200 2 1990 1995 2000 2005 2010- Teknologia Kehittynyt huimasti: web-teknologiat ja mobiilisuus Sisältö Tiedon puutteesta tietoähkyyn Mikä on relevanttia? Kulttuuri Minun tiedostani tiedon jakamiseen, verkostot tärkeitä Organisaatio Organisaatiot kehittyvät usein viiveellä VTT:llä uusi Tietoratkaisut vuoden 2012 alusta lähtien

15 Tiedonhallinnan evoluutio 200 2 1990 1995 2000 2005 2010- Teknologia kehittymätöntä Tärkein tieto paperimuodossa Tieto hajallaan Tietokantoja tiedon tallennukseen Tekniikka kehittyy, mutta web alkuvaiheessaan Intranettejä ei ole Kulttuuri alkaa kehittyä Selainkäyttö tietokantoihin Hakumoottori ja intranetit kehittyvät, yhteisöjen sivustot Extranetit ja ulkoisten ryhmien web-ratkaisut yleistyvät Sisällön integrointi, tiedot automaattisesti monesta lähteestä Interaktiiviset välineet Sosiaalinen media ja yhteistyövälineet yleistyvät vapaa-ajan käytössä, jossain yrityksissä intranetin osaksi Visualisointi kehittyy Sosiaalisen median merkitys kasvaa, siirtyy myös työkäyttöön Tekniikan kehitys jatkuu: syötteet yleistyvät, haut paranevat Organisaatiot kehittyvät Tiedon hyödyntäminen uudelle tasolle: analysointi ja visualisointi

Joustava tiedon hyödyntäminen

17 Joustava tiedon hyödyntäminen Tekniset ratkaisut Sisäiset web-välineet Hakukoneet Toimintatavat Tiedon analysointi ja visualisointi Tiedon hyödyntämisen tiedotus, neuvonta ja koulutus

18 Tekniset ratkaisut: Sisäiset web-ratkaisut ja muut välineet Modernit web-sivustot helpottavat työskentelyä Ainakin osittain ja ainakin teoriassa Rakenteet perustuvat usein organisaatioon tai viestinnän tavoitteisiin -> Työn tekemisen prosessit unohtuvat Chat-välineet korvaavat sähköpostia Verkkokokoukset vähentävät matkustamista Sosiaalisen median välineet ovat tulossa myös työhön Sukupolvien ja yksiköiden välillä on suuri ero

19 Tekniset ratkaisut: Hakukoneet sisäisen ja ulkoisen tiedon hakuun Enterprise Search tehostaa tiedonhakua Hakee kaikista sisäisistä järjestelmistä, joihin on pääsy Säästää aikaa ja lisää tehokkuutta Parantaa toiminnan laatua, kun lisää relevanttia tietoa saadaan tehokkaammin käyttöön Riskit pienenevät: ohjeet ja muut dokumentit saadaan käyttöön Ei ratkaise kaikkia ongelmia, esim. kirjoitusasut vaihtelevat Ulkoisen tiedon haku monihakuvälineellä (esim. Summon) Käytössä akateemisessa maailmassa VTT:llä on yli 20 000 e-kirjaa, yli 20 000 e-lehteä ja 80 kansainvälistä tietokantaa, joista valtaosa on haettavissa Hakee indeksistä, jossa on tiivistelmät ja metadata Tieteellisen tiedon hyödyntäminen nopeampaa ja tehokkaampaa

20 Toimintatavat Web 2.0 on todellisuutta - toimintatavat ovat vielä 1.0 Tieteellinen aineisto on vielä myös 1.0-vaiheessa Multimedia on vasta tulossa tieteellisiin teksteihin Tietokantojen ja monihaun ansiosta Tiedossa olevat lähteet löytyvät helpommin Entistä helpommin löytyy tietoa, mitä ei olisi osannut hakea -> Tutkimuksen laatu paranee, löytyy uusia ulottuvuuksia ja mahdollisuuksia E-aineistojen läpimurto vaatii lukulaitteiden yleistymisen, käyttö kasvaa merkittävästi joka vuosi Paperista ei päästä vielä eroon

21 Tiedon analysointi ja visualisointi Tietomäärän vuoksi analysoinnin ja visualisoinnin tarve kasvaa Tekniset välineet auttavat työssä, mutta eivät korvaa tietoammattilaista tietolähteen arvioinnissa Esim. Microsoft Academic Search: hienoja visuaalisesti näyttäviä tuloksia, mutta sisältö hyvin puutteellinen Satunnaiskäyttäjä tekee helposti vakavia virhearviointeja

22 Tiedon hyödyntämisen tiedotus, neuvonta ja koulutus Tietoähky aikaansaa koulutustarpeen kasvun Hakukoneet eivät hae tietokantojen sisältä ja siten niillä ei edes voi löytyä kaikki relevantti tieto Tarvitaan Organisaation sisäistä tiedotusta Neuvontaa yksittäisissä kysymyksissä Systemaattista tietolähdekoulutusta

Yhteenveto tiedonhallinnan tavoitteet ja haasteet

24 Yhteenveto tiedonhallinnan tavoitteet ja haasteet Perustavoite, pitää saada oikea tieto nopeasti käyttöön on helppo sanoa, mutta vaikea toteuttaa Tietoa on tarjolla, mutta oikeaa tietoa ei löydetä tai osata käyttää Sisäistä ja ulkoista tietoa ei yhdistetä riittävän tehokkaasti Sosiaalisen median työkäyttö on hataraa Tarvitaan tiedotusta ja koulutusta Tekniikka kehittyy, mutta maailma ei ole valmis Pitää olla riittävät budjetit, jotta oikeat välineet saadaan käyttöön Verkostoituminen tärkeää Toimintatavat ja kulttuurit muuttuvat Uudet sukupolvet tekevät työtä eri lailla Tiedonhallinnan arvostus pitää saada oikealle tasolle Tietoammattilainen ei ole IT:n osa tai perinteinen kirjastotäti vaan strategista lisäarvoa tuova ammattilainen

25 VTT luo teknologiasta liiketoimintaa