Kv-kevätpäivät 22.5.2012 Emilia Tolvanen Kriisitilanteet kansainvälisessä liikkuvuudessa opas korkeakouluille Oppaan taustaa Katja Kiviharju, Kriisit pöydälle -opas vuonna 2000 Tarve päivitetylle oppaalle Uudessa oppaassa laajempi näkökulma: opiskelija- ja henkilöstöliikkuvuus, saapuva ja lähtevä liikkuvuus Suunnattu kv-liikkuvuuden parissa työskenteleville
Oppaan valmistelu Kirjoittajan apuna ohjausryhmä, jossa CIMOn ja korkeakoulujen edustajia Oppaan taustaksi toteutettiin kysely, joka lähetettiin korkeakouluille joulukuussa 2011 CIMOn postituslistojen kautta Kyselyssä kartoitettiin mm. toiveita opasta koskien, esimerkkejä kriisitilanteista ja kvliikkuvuuteen liittyvien kriisisuunnitelmien olemassaoloa Kyselyn tuloksia 35 vastaajaa 27 eri korkeakoulusta Melkein kaikkien vastaajien korkeakouluissa oli jonkinlainen kriisisuunnitelma tai ohjeistus Oppaalta toivottiin: Kriisien ehkäisyyn liittyviä muistilistoja Tietoa kriisisuunnitelman sisällöstä ja laatimisesta Ohjeita kriisitilanteissa toimimiseen Esimerkkejä todellisista kriisitilanteista
Oppaan sisältö Kriisitilanteisiin varautuminen: Kriisisuunnitelma Kriisiviestinnän tuloskortti Muistilistat liikkuvuuden käytännön asioista Toiminta ja viestintä kriisitilanteessa, kriisin jälkihoito Esimerkkitapauksia kriisitilanteista, pohdintaa ja toimintaohjeita tapauksiin liittyen Kriisin määritelmä oppaassa Kriisi on tilanne tai prosessi joka uhkaa ihmisiä, kiinteistöjä, irtaimistoa tai organisaation mainetta (Juholin) Voi olla suuronnettomuus, yhtä henkilöä koskeva tai mitä vaan siltä väliltä Tulee yleensä eteen hyvin yllättäen ja vaatii nopeaa toimintaa Kansainvälinen ulottuvuus voi tuoda kriisitilanteeseen lisähaasteita (mm. kieli, kulttuuri, erilaiset lait)
Oppaan kriisikategoriat Terveyteen liittyvät kriisitilanteet Onnettomuudet Rikokset Luonnonmullistukset Yhteiskunnalliset kriisit Muut kriisitilanteet Kriisinhallinta Toimintaa ja viestintää, jonka avulla organisaatio pyrkii ennaltaehkäisemään, hallitsemaan ja ratkaisemaan kriisitilanteita, sekä oppimaan kriiseistä vastaisen varalle Kriisinhallinnan prosessimallin vaiheet: kriisin ennakointi kriisin käynnistyminen akuuttivaihe kriisin ratkaisu jälkihoito
Kriisisuunnitelma 1/2 Kriisisuunnitelma on kirjallinen ohjeistus, jonka tarkoitus on kriisien ennaltaehkäisy sekä toiminnan ja viestinnän helpottaminen ja haittojen minimoiminen kriisitilanteissa ja niiden jälkeen Ei voi olla kaikenkattava, mutta helpottaa suuresti toimimista kriisissä Kriisisuunnitelma 2/2 Kriisisuunnitelman osa-alueita (Juholin): Kriisilajit Viestinnän periaatteet Sidosryhmät Viestintävastuut Kriisin johtaminen Kriisinhallintaryhmä Viestinnän keinot ja toimintaohjeet Jälkihoito ja analysointi
Kriiseihin varautuminen: muistilistat Oppaassa on esitetty muistilistat saapuvan ja lähtevän liikkuvuuden osalta Tarkoituksena minimoida riskitekijät Aiheina mm. vakuutukset, sairaanhoito ja kohdemaan turvallisuustilanne Korkeakoulut voivat valita listoista tarpeelliseksi katsomansa kohdat, ja tiedottaa näistä liikkujilleen mm. oppaissa, verkkosivuilla ja orientaatiotilaisuuksissa Kriisinaikainen toiminta Lisävahinkojen syntyminen tulee estää Uhreja tulee auttaa, konkreettinen ja henkinen apu Tilannekuvan muodostus Kriisin johtaminen, toimintasuunnitelma Vastuut selviksi organisaation sisällä ja ulkoisten toimijoiden kanssa Sisäinen ja ulkoinen viestintä oleellisille tahoille
Korkeakoulun työntekijän rooli kriisitilanteessa Kv-liikkuvuuden parissa työskentelevä joutuu joskus vaikeaan tilanteeseen, kun apua tarvitaan asiaan joka ei kuulu omaan ammattiosaamiseen Tällöin kriisin uhri(t) tulee ohjata alan ammattilaisen puheille, esim. terveydenhoito, kriisiapu, oikeusaputoimisto jne. Jos henkilö ei halua ulkopuolista apua, työntekijä voi itse kysyä neuvoa avustavilta tahoilta (kriisitilanteissa avustavia tahoja oppaan liitteessä 4) Salassa pidettävät tiedot Viestinnässä muistettava henkilötietoihin liittyvät salassapitosäännökset (oppaan liite 3) Nämä vaihtelevat suuresti maittain Suomessa korkeakoulun työntekijällä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus koskien mm. liikkujan terveydentilaa, taloudellista asemaa ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkuutta Näistä ei saa antaa tietoa ilman asianomaisen lupaa, paitsi sellaiselle oman organisaation työntekijälle, joka tarvitsee tietoa työssään
Kriisin jälkihoito ja kriisinhallinnan arviointi Palaaminen organisaation ydintehtävän hoitamiseen Kriisitilanteen uhreille psyykkinen jälkipuinti ammattilaisten johdolla 1-3 päivän kuluttua tapahtuneesta Keskusteluapua tarvittaessa asiaa hoitaneille työntekijöille Organisaation kriisinaikaisen toiminnan ja viestinnän arviointi ja kriisisuunnitelman kehittäminen arvioinnin pohjalta Muuta huomioitavaa Kulttuuri voi vaikuttaa siihen miten henkilö reagoi kriisiin ja minkälaista kriisiapua tämä toivoo Tutkimustietoa kriisitilanteista kulttuurienvälisessä kontekstissa yllättävän vähän Digitaalinen julkisuus ja sosiaalinen media ovat haaste ja mahdollisuus nykypäivän kriisiviestinnässä