Tampereen yliopisto Informaatiotieteiden yksikkö SIS Opiskelijapalautejärjestelmä Tampereen yliopiston opetusneuvosto on 27.5.2013 hyväksynyt linjauksen Palautemenettelyt Tampereen yliopiston tutkintokoulutuksessa 1. Linjauksen mukaan Tampereen yliopiston jokaisella tieteenalayksiköllä on järjestelmä, jolla kerätään tietoa koulutustehtävän onnistumisesta ja jota käytetään koulutuksen kehittämiseksi. Järjestelmä dokumentoidaan yksikön toimintakäsikirjassa. Tässä dokumentissa kuvataan yliopiston yhteisten periaatteiden mukaisen järjestelmän toteuttamistapa SIS-yksikössä. Käytännön menettelytavoista tuotetaan tiivis ohje ennen järjestelmän käyttöönottoa. Dokumentin tarkoituksena on myös varmistaa kerätyn palautetiedon käytön lainmukaisuus ja taata sekä palautteen antajien että opettajien oikeusturva. Tietosuojaperiaatteita ja opiskelijapalautteesta muodostuvaa henkilörekisteriä käsitellään kohdassa 4. 1. Mitä opiskelijapalautteella tarkoitetaan? Opettajat saavat palautetta monin vapaamuotoisin suullisin ja kirjallisin tavoin eri yhteyksissä, kuten epämuodollisissa tapaamisissa ja kohtaamisissa; luennoilla, harjoituksissa ja pienryhmäopetuksessa; vastaanotoilla ja tenttien yhteydessä; sekä HOPS-ohjauksessa ja opinnäytetöiden ohjauksessa. Näin saatavan palautteen käsittely on tärkeä väline opetuksen kehittämisessä. Esimerkiksi tietojenkäsittelytieteiden tutkinto-ohjelmassa opettajatuutoreiden havainnoista kootaan yhteenveto, jota käsitellään vuosittain tuutoreiden tapaamisessa ohjausvastaavan johdolla. Palautteen antaminen voi olla myös osa tietyn opintojakson suoritusta. Esimerkiksi informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median tutkinto-ohjelmassa annetaan perusopintojen kursseista palautetta opintojaksolla Tutkiva opiskelu, joka on käynnissä rinnan muiden perusopintojaksojen kanssa. Samoin Harjoittelu -opintojaksolla palautteen anto on keskeinen osa opintosuoritusta. Myös palautteen käsittely voi liittyä opintojakson suoritukseen. Matematiikan ja tilastotieteen tutkinto-ohjelmassa tilastotieteen johdantokurssilta saatua palautetta käytetään esimerkkidatana seuraavilla toteutuskerroilla. Kurssipalautetta voidaan tuottaa myös dynaamisesti erilaisin sähköisin välinein siten, että opiskelijat voivat välittömästi kommentoida toistensa antamaa palautetta. Tällaisen mahdollisuuden tarjoaminen on suotavaa etenkin kursseilla, joiden toteutuksessa muutenkin käytetään monipuolisesti hyväksi tietoverkkoa. Yleisemminkin pyritään kehittämään kulttuuria, jossa opiskelijat ovat motivoituneita palautteen antamiseen ja jossa palautetta käsitellään keskustellen sekä opettajan että opettajatuutorin johdolla, mutta myös opiskelijoiden kesken. Ainejärjestöjen kanssa keskustellaan niiden halukkuudesta tuottaa oma palautteensa opetuksesta ja opetuksen järjestelyistä esimerkiksi lukuvuosittain. Ainejärjestön opiskelijoita voidaan pyytää kertomaan näkemyksensä opetussuunnitelmasta, opetusohjelmasta, opintojen etenemiseen liittyvistä kysymyksistä, käytetyistä opetusmateriaaleista ja niiden saatavuudesta, opetusmenetelmistä sekä yleisesti opetuksen laadusta. Palautteessa olisi hyvä tarkastella lukuvuoden opetuskokemusten onnistumista kokonaisuutena, ei yksittäisiä kursseja. Yliopiston ura- ja rekrytointipalvelut kerää säännöllisesti palautetta valmistuneilta opiskelijoilta. Samassa yhteydessä saadaan jonkin verran myös työnantajapalautetta erityisesti opetussuunnitelmaan liittyen. Näitä kanavia käyttäen saatua palautetta käsitellään vuosittain yksikön opetussuunnitelmaryhmässä. Työelämäpalautetta saadaan myös harjoitteluraporteista ja opetussuunnitelmatyön yhteydessä toteutettavista kohdennetuista työnantajakyselyistä, joiden tuloksia käsitellään tutkinto-ohjelmien ja maisteriohjelmien opetussuunnitelmaryhmissä. 1 https://intra.uta.fi/portal/group/tietopankki/opetusneuvoston-linjaukset 1
Opiskelijapalautetta voidaan kerätä yksittäisten opintojaksojen lisäksi suuremmista kokonaisuuksista, kuten tutkinto-ohjelmista, kestävän kehityksen opintokokonaisuudesta ja kansainvälistymiskokonaisuudesta. Yliopiston keskitetysti tuottamien opiskelijakyselyiden tuloksia hyödynnetään tutkinto-ohjelmien opetussuunnitelmatyössä. Seuraavat luvut käsittelevät palautelomakkeen avulla kerättyä palautetta yksittäisistä opintojaksoista eli ns. kurssipalautetta ja sen yhtenäisiä käsittelyperiaatteita koko yksikössä. Muulla tavoin saatua palautetta voidaan käsitellä samoissa tilanteissa kuin palautelomakkeen avulla kerättyäkin. Yksikön yhteisen palautejärjestelmän lisäksi opettajat saavat kerätä omasta opetuksestaan palautetta oman opetuksensa tai opetustaitonsa kehittämistä varten. 2. Palautteen kerääminen Miksi kerätään? Opettajat ovat aina keränneet opiskelijoilta palautetta omasta opetuksestaan. Palautteen perusteella he arvioivat ja kehittävät omaa työtään. Opiskelijapalautteen merkitys opetuksen kehittämisessä ja laadunvarmistusprosessissa on kasvanut viime vuosina, ja nykyisin se on tärkeä osa yliopiston ja yksikön itsearviointia, johon myös yliopistolaki velvoittaa. Yliopistoille on yliopistolain 2 87 :ssä asetettu velvollisuus arvioida koulutustaan sekä osallistua toimintansa ja laatujärjestelmiensä ulkopuoliseen arviointiin. Arvioinnin tulokset tulee lain mukaan julkistaa. Palautteen keruu on osa yliopiston itsearviointia ja opetuksen kehittämistä. Palautteen avulla pyritään parantamaan opetuksen linjakkuutta, jotta osaamistavoitteiden saavuttaminen olisi tarkoituksenmukaista: mielekästä opiskelijan kannalta ja tehokasta opetusjärjestelyiden kannalta. Palautetta käsitellään yksikössä opetussuunnitelmatyössä ja kehityskeskusteluissa. Palautetta käytetään opetuksen kehittämiseen ja toiminnan arviointiin. Palautteen avulla voidaan myös parantaa opetuksen järjestelyjä ja oppimisympäristöjä. Miten kerätään? Palautelomakkeena käytetään valmisteltavana olevaa yliopiston yhteistä sähköistä lomaketta. Vastaajien on voitava vastata anonyymisti. Palautelomakkeessa voidaan kysyä vastaajan nimeä, mutta nimen antaminen on vapaaehtoista. Mitä kerätään? Yliopiston yhteistä palautelomaketta voidaan täydentää yksikön omilla kysymyksillä. Kunakin lukuvuonna käytettävästä lomakkeesta päätetään yksikön opetussuunnitelmaryhmässä ennen lukuvuoden alkua. Mistä kerätään? Palautejärjestelmää käyttäen kerätään pääsääntöisesti palaute kaikkien pakollisten opintojaksojen, säännöllisesti toistuvien opintojaksojen ja avointa yliopistoa varten tuotettujen opintojaksojen kaikista toteutuksista. Harvemmin järjestettävistä valinnaisista opintojaksoista kerätään palaute vähintään kerran opetussuunnitelmakauden aikana. Opiskelijalla on kuitenkin halutessaan aina mahdollisuus antaa palautetta jokaisesta kurssista, jolle on osallistunut. Muutamat opintojaksot (Orientoivat opinnot Alkuorientaatio, Opintojen ohjattu suunnittelu, Harjoittelu) poikkeavat toteutustavaltaan muusta opetuksesta niin paljon, että niistä on perusteltua koota palaute muulla tavoin kuin yhteisellä palautelomakkeella. Graduohjauksesta pyydetään palautetta yhdessä koko tutkinto-ohjelmaa koskevan palautteen kanssa. Milloin kerätään? 2 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20090558 2
Yhteisellä lomakkeella palaute annetaan kurssin jälkeen. Palautelomake on käytettävissä jatkuvasti, ellei opettaja rajaa kurssinsa osalta lomakkeen käyttöaikaa. Opintokoordinaattorit lähettävät kunkin periodin jälkeen muistutuksen tutkinto-ohjelmansa opiskelijoille siitä, että näiden toivotaan antavan palautetta periodin aikana käymistään kursseista. Myös opettajat muistuttavat kursseillaan opiskelijoita palautteen antamisesta. Tämä on tarpeen, jotta tavoitetaan myös muut kuin tutkinto-ohjelman omat opiskelijat. Keneltä kerätään? Opiskelijapalautetta kerätään nykyisiltä opiskelijoilta. Palautetta kerätään kaikilta kurssille osallistuneilta tai edes ilmoittautuneilta opiskelijoilta. Kurssin keskeyttäneiltä opiskelijoilta kerätään palaute keskeyttämisen syistä. Sähköisen palautejärjestelmän tulee varmistaa, että vastaaja on opetukseen osallistuva tai osallistunut opiskelija. Kenellä tahansa tietoverkon käyttäjällä ei saa olla mahdollisuutta antaa tämän ohjeen tarkoittamaa palautetta opetuksesta. Sähköisessä muodossa oleville palautelomakkeille on autentikointijärjestelmä, joka huolehtii siitä, että vain kurssille ilmoittautunut opiskelija pääsee vastaamaan. Palautteen antaminen on opiskelijoille vapaaehtoista, ellei palautetta ole erikseen määritelty opintojakson pakolliseksi osaksi. 3. Palautteen käsittely Kunkin kurssitoteutuksen vastuuopettaja laatii opintojaksoaan koskevasta palautteesta kirjallisen tiivistelmän sekä kommentoi tekemäänsä tiivistelmää, eli antaa ns. vastapalautteen. Yksittäisten opiskelijoiden henkilöllisyys ei saa erottua tiivistelmissä. Tiivistelmä laaditaan kaikista jaksoista käyttäen yhdenmukaista rakennetta. Tiivistelmän tulee sisältää myös tiedot kurssille ilmoittautuneiden lukumäärästä sekä kurssin suorittaneiden lukumäärästä ja arvosanajakaumasta. Opettaja julkaisee kommentoidun tiivistelmän kurssin avoimilla verkkosivuilla tai intranetissä. Halutessaan opettaja voi tehdä erikseen julkisen tiivistelmän ja toisen, yleensä tarkemman, yksikön sisäistä jatkokäsittelyä varten. Kunkin tutkinto-ohjelman vastuuhenkilö ohjeistaa, milloin tiivistelmien on oltava tehtynä, ja huolehtii siitä, että yksi henkilö laatii ohjelman kurssien kommentoiduista tiivistelmistä koosteen. Kooste nostaa esiin opetuksen kehittämistä koskevia tarpeita ja ehdotuksia. Palautekoosteet julkistetaan yksikön intrasivuilla. Englanninkielistä opetusta käsittelevä osuus julkistetaan englanniksi. Koostetta käsitellään kunkin ohjelman opetussuunnitelmaryhmässä. Käsittely tapahtuu lukukauden jälkeen eli kahdesti vuodessa. Opettajat eivät näe toistensa palautetta ilman kyseisen opettajan suostumusta paitsi silloin, kun samalla opintojaksolla on useita opettajia. Koosteen laatijan lisäksi myös tutkinto-ohjelmien ja maisteriohjelmien vastuuhenkilöt saavat nähdä ohjelmiinsa kuuluvien jaksojen palautteet sellaisenaan. Yksikön johtaja saa nähdä kaikki palautteet sellaisenaan. Opettaja voi tuoda palautetta käsitteleviin tilaisuuksiin halutessaan oman opetuksensa palautetta ja tällöin palautteita voidaan käsitellä myös niin, että opettajan henkilöllisyys on tunnistettavissa. Jos palautteesta voidaan tunnistaa muiden henkilöiden henkilötietoja, tulee tästä olla asianomaisen suostumus. Opettaja tuo tiivistelmän saamastaan palautteesta myös vuotuiseen kehityskeskusteluun. Opetussuunnitelmaryhmä käsittelee palautetietoa koosteiden perusteella ja käsittelee tarvittavia muutoksia yksikön opetuksen ja opetusjärjestelyjen kehittämiseksi. Valmistelu tapahtuu yhteistyössä kurssin vastuuopettajan ja tutkinto-ohjelman vastuuhenkilön sekä tarvittaessa yksikön johtajan kanssa. Palautekoosteiden perusteella luodaan priorisoitu lista keskeisistä kehittämiskohteista. Toimenpideohjelma käsitellään yksikön työyhteisökokouksessa kerran vuodessa. Kokoukseen pyydetään mukaan myös ainejärjestöjen puheenjohtajat ja kopo-vastaavat. Dokumentin lopussa on kuvattu käsittelyprosessi kaaviona. 3
4. Tietosuojaperiaatteita Tietosuojavaltuutettu on alkuvuodesta 2008 julkaissut ohjeistuksen Henkilötietojen kerääminen koulutuksen itsearviointiin liittyvissä kyselyissä (päivitetty 27.7.2010) 3. Ohjeistus on laadittu organisaatioiden (esim. yliopistot, tiedekunnat, laitokset) itsearviointiin liittyvän palautteenkeruun tueksi. Julkaisuun on kerätty eri laeista paketti, jossa kerrotaan, miten palautetta saa kerätä, käsitellä ja säilyttää henkilötietojen käsittelemisen näkökulmasta. Opiskelijapalaute muodostaa yleensä aina henkilörekisterin ja siitä on tehtävä rekisteriseloste, joka julkaistaan yliopiston verkkosivulla. Jos kerättävästä palautteesta voidaan tunnistaa joko opettaja tai opiskelija on kyseessä henkilötieto. Silloin on etukäteen määriteltävä, mihin henkilötietoja sisältävää tietoaineistoa on tarkoitus käyttää. Rekisteriselosteessa kerrotaan, mikä on palautteen keruun tarve ja käyttötarkoitus. Opiskelijapalautetta voidaan kerätä vain rekisteriselosteessa kerrottuun tarkoitukseen. Rekisteriselosteen hyväksyy rekisterinpitäjä, joka palautejärjestelmän tapauksessa on Tampereen yliopisto. Järjestelmällä on yliopistotasoinen vastuuhenkilö. Rekisteriseloste julkaistaan yliopiston verkkosivuilla. Rekisteriselosteessa kuvattua käyttötarkoitusta ei voi muuttaa jälkikäteen. Rekisterinpitäjän velvollisuus on huolehtia, että henkilötietoja käsitellään lain vaatimusten mukaisesti. Vastauksia voidaan säilyttää kunnes säilyttäminen ei ole enää toiminnan kannalta tarpeellista. Tämän jälkeen vastaukset on tuhottava. Yhteenvetoja, joista opettaja ei ole tunnistettavissa, voidaan säilyttää pidempään. SIS-yksikössä yhteenvedot säilytetään kahden seuraavan opetussuunnitelmakauden ajan. Palautevastaukset on hävitettävä luotettavalla tavalla. Periaatteet määritellään yliopiston tasolla. Tämä ohje koskee myös opettajan omaan käyttöönsä keräämää palautetta soveltuvin osin. Jos opettaja esimerkiksi julkaisee keräämäänsä palautetta, ei julkaistavissa tiedoissa saa näkyä kenenkään henkilötietoja ilman asianomaisen henkilön lupaa. Opettaja voi käsitellä omasta opetuksestaan keräämäänsä palautetta ja tuoda sitä eri tilanteisiin käsiteltäväksi. Hänen on kuitenkin huolehdittava siitä, että opiskelijoiden henkilötietoja käsitellään tällöinkin hyvän henkilötietotavan mukaisesti. 5. Tiedottaminen, yhteistoimintakäytännöt ja vastuutahot Opiskelijoille tulee etukäteen tiedottaa palautteen keruusta. Heille tulee kertoa, mihin tarkoitukseen tietoja kerätään ja kuka tietoja kerää. Lisäksi heidän on saatava tietää, että palautteen antaminen on vapaaehtoista, ellei sitä ole erikseen määritelty osaksi kurssin suoritusta. Opiskelijoille on myös tiedotettava annetun palautteen sisällöstä ja vaikutuksista. Kaikille opettajille tulee tiedottaa yksikön palautekäytännöistä. Opettajille on tiedotettava mitä tarkoitusta varten palautetta kerätään, miksi heihin liittyviä tietoja kerätään, ja ketkä saavat käsitellä ja nähdä opettajan opetuksesta kerätyn palautteen. Opettajan tietämättä ei hänen opetuksestaan saa kerätä palautetta. Työntekijän henkilötietojen kerääminen työsuhteen aikana kuuluu yhteistoimintamenettelyn piiriin. Ennen kuin yksikössä otetaan käyttöön uusi opiskelijapalautejärjestelmä on asia käsiteltävä yksikön yhteistoimintaneuvottelussa. Tutkinto-ohjelmien ja maisteriohjelmien vastuuhenkilöt ovat rehtorin 13.6.2012 ja 7.3.2013 tekemien päätösten mukaan vastuussa ohjelmien opiskelijapalautteen keräämisestä ja hyödyntämisestä sekä havaittuihin ongelmiin puuttumisesta. Viime kädessä yksikön opiskelijapalauteasioista vastaa johtaja. 3 http://www.tietosuoja.fi/uploads/ws25ast195mzo.pdf 4
6. Toteutusaikataulu Tämän dokumentin periaatteet on hyväksytty opetussuunnitelmaryhmässä syksyllä 2013. Keväällä 2014 pyritään pääsemään yliopiston sähköisen palautejärjestelmän pilottiyksiköksi. Lomakkeen kysymyksiä käsitellään opetussuunnitelmaryhmässä ja ne pyritään saamaan yksikön tarpeita vastaaviksi. Opetussuunnitelmaryhmässä käsitellään myös yliopiston yhteiseen lomakkeeseen mahdollisesti lisättäviä yksikkökohtaisia kysymyksiä. Keväällä 2014 laaditaan myös malli palautteista tehtävien tiivistelmien rakenteeksi. Palautejärjestelmän käyttöönottoa käsitellään yhteistoimintamenettelyn mukaisessa työyhteisökokouksessa ennen järjestelmän käyttöönottoa. Palautejärjestelmä pyritään ottamaan käyttöön yksikössä elokuusta 2014 alkaen edellyttäen, että yliopiston sähköinen palautejärjestelmä ja kurssikohtainen autentikointi ovat käytettävissä. Kunakin lukuvuonna käytettävän lomakkeen kysymykset päätetään opetussuunnitelmaryhmässä edellisen lukuvuoden lopussa. Samassa yhteydessä arvioidaan järjestelmän vaikuttavuutta. 5
14.11.2013 Palautteen käsittely SIS-yksikössä Yksikön opetussuunnitelmaryhmä Vastuuopettaja Tutkinto-ohjelman vastuuhenkilön nimeämä henkilö Työyhteisökokous Tutkinto-ohjelman opetussuunnitelmaryhmä 6