Tuija Nikkari 2012 VÄLI- JA LOPPURAPORTOINTI Raportointikoulutus 23.8.12
Raportoinnin tarkoitus Raportoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa projektin etenemisestä ja tuloksista rahoittajalle, yhteistyökumppaneille ja toteuttajalle itselleen. Raportoitavat tiedot perustuvat projektisuunnitelmaan ja niitä tulee aina verrata siinä asetettuihin tavoitteisiin sekä arvioitava onnistumista. Vastaa kysymyksiin mitä, miten, miksi, milloin, kenelle, kuka. Siinä kuvataan toimintaa sanallisesti ja laadullisesti, mutta myös määrällisesti. Tärkeää on selvittää ja perustella, miksi tavoitteeseen ei päästy.
Teesejä raportointiin Aloittaminen heti alussa Vastaa esitettyihin kysymyksiin perustellen Selvitä itsellesi miksi ketä varten raportoidaan? Arvioiva ajattelu koko projektin elinkaaren ajan Hyvien käytäntöjen, tulosten ja tuotosten määrittely ja tunnistaminen Looginen eteneminen ja kumulatiivisuus Tekstien terävöittäminen, ydinsanoma, luettavuus
Väliraportti Miksi väliraportti tehdään? - Seurataan hankkeen etenemistä kohti asetettuja tavoitteita - Saavutettuja tuloksia verrataan projektisuunnitelmassa hyväksyttyihin tavoitteisiin - Raportista tulisi saada selkeä kuva toimenpiteistä - mitä hankkeessa on tehty ja mitä on jäänyt tekemättä - Hanketoteuttajan kokoama näkemys laadullisista tuloksista ja vaikutuksista - Väliraportissa kuvataan myös tulevaa - Väliraportti täydentyy loppuraportiksi - Kuvaa kalenterivuoden aikaista toimintaa
Väliraportti - Laaditan EURA2007-järjestelmään vastaamalla väliraporttilomakkeen kysymyksiin - Toimitetaan kalenterivuoden viimeisen maksatushakemuksen liitteenä rahoittajalle - Väliraportti esitellään ohjausryhmässä *Kysymyksiä voi käyttää ohjausryhmätyöskentelyn pohjana - Väliraportin allekirjoittaa toteuttajaorganisaation virallinen allekirjoittaja tai projektisuunnitelmassa nimetty projektin vastuuhenkilö
5. PROJEKTIN LÄHTÖKOHTA, KOHDERYHMÄ JA TAVOITTEET Ohje: Kuinka hyvin lähtökohta ja kohderyhmien valinta ovat onnistuneet? Ovatko tavoitteet realistisesti asetettuja, onko tavoitteita tarpeen tarkistaa? Projektisuunnitelmasta siirretään tiedot lähtökohtaisesta ongelmasta, tavoitteista, toimenpiteistä ja kohderyhmästä sekä vuosikohtaisesti täsmennetyt tavoitteet ne säilyvät pääsääntöisesti samana kaikissa raporteissa & Vastataan kuinka on onnistuttu ja esitetään mahdolliset muutostarpeet VIRHE: Tavoitteet ovat hyvin asetettu ja ne vastaavat hankkeen toteutusta
Väliraportti 6. PROJEKTIN TOTEUTUKSEN JA YHTEISTYÖN ONNISTUNEISUUS Ohje: Osallistujien ja yritysten/organisaatioiden valinta, projektin toteutus ja eri tahojen yhteistyö projektissa, työn- ja vastuunjako yhteistyökumppanien kesken, kansainvälinen yhteistyö -Kuvataan hankkeessa tehtyä yhteistyötä sidosryhmien ja osallistujien/kohderyhmän kannalta - Miten toteutus on onnistunut kohderyhmän kannalta? - Onko hankkeeseen saatu osallistujia suunnitellusti - Verkostoituminen - Onko toimintaympäristön muutokset tms. vaikuttaneet yhteistyön onnistumiseen? VIRHE: Hankkeessa tehty yhteistyö on ollut hyvää ja suunnitelman mukaista
Väliraportti 7. JULKISUUS JA TIEDOTTAMINEN Ohje: Julkisuuden ja tiedotuksen toteutuminen suunnitelmaan verrattuna - Miten ja missä hankkeesta on tiedotettu? - Onko tiedottaminen ollut onnistunutta? - Onko tiedottamisella saavutettu oikeat kohderyhmät? - Onko tiedottaminen viestintäsuunnitelman mukaista?
Väliraportti 8. ONGELMAT JA SUOSITUKSET Ohje: Ongelmat projektin toteutuksessa (esim. lähtökohdan tai kohderyhmän valinnan suhteen). Toimenpiteet projektin etenemisen parantamiseksi. - Kuvataan mitä projektin sisältöön ja toteutukseen liittyviä ongelmia on havaittu? - Huonon käytännön esiin nostaminen on myös tulos, auttaa jatkossa toimimaan toisella tavalla ja paremmin - Esitetään toimenpiteet miten tilannetta korjataan jatkossa
Väliraportti 9. PROJEKTIN TOIMINTA JA TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN Ohje: Kuvaus projektin toiminnasta ja arvio siitä, miten tavoitteet tullaan saavuttamaan - Väliraportin tärkein kohta! - Kuvataan mitä raportointikaudella on tehty, mitä konkreettisia toimenpiteitä (koulutuksia, kursseja, verkostotapaamisia yms...) on toteutettu -Raportointikauden tulosten raportointi selkeästi, ytimekkäästi, lyhyesti ja loogisesti projektisuunnitelmaan perustuen -Kerrotaan myös ne, joissa on tapahtunut vähemmän -Raportoidaan koko projektin tavoitteiden ja vuosikohtaisten tavoitteiden saavuttaminen; VÄLITULOKSET VIRHE: - viittaukset edellisiin kohtiin tai muihin asiakirjoihin, esim. Ks. ed. kohta, ks. projektisuunnitelma - tajunnanvirtatekstiä, romaani-tyyli, yleistä liturgiaa, liikaa tekstiä, tieteellinen tutkimus - mutu, tiedot eivät pohjaudu faktoihin työllistyi toimenpiteestä huolimatta
Väliraportti 10. PROJEKTIN INNOVATIIVISUUS Ohje: Uudet menetelmät ja sisällöt projektin toimeenpanossa, uudet yhteistyörakenteet jne. Mitä uutta on kehitetty, esim. uudet tuotteet, toimintatavat, palvelut? - Pohdittava mitä innovatiivisuudella tarkoitetaan? - Innovaatio voi pieni uusi arjen työkäytäntö yhtä hyvin kuin aivan uusi tuote 11. PROJEKTIN TASA-ARVOVAIKUTUKSET Ohje: Esim. tasa-arvon edistyminen mukana olevassa organisaatiossa. Uusia menetelmiä tai muita tasa-arvoa edistäviä tuloksia. - Nyrkkisääntö: sukupuolineutraalia hanketta ei ole
Väliraportti 12. HYVÄT KÄYTÄNNÖT Ohje: Mitä hyviä käytäntöjä projektissa on mahdollisesti kehitetty? Miten hyviä käytäntöjä on levitetty tai aiottu levittää? - Arviointi auttaa tunnistamaan hyviä käytäntöjä - Mitä on tunnistettu ja miten niitä on levitetty/juurrutettu - Miten tulevaisuudessa levitetään? 13. TOIMINNAN JATKUVUUS Ohje: Mitä pysyvää on saatu aikaan ja kuka vastaa uudesta tai pysyvästä toiminnasta projektin jälkeen? Mitä voidaan siirtää tai saattaa muiden toimijoiden, esim. pk-yritysten, oppilaitosten tai viranomaisen käyttöön? Suunnitelmat tulosten hyödyntämiseksi, onko jo hyödynnetty?
LOPPURAPORTTI Tärkein dokumentti, jolla arvioidaan hankkeen tavoitteiden saavuttamista ja tuodaan esiin TULOKSET! - Mitä huolellisemmin väliraportit on tehty, sitä helpompi on kirjoittaa loppuraportti - Tiedot kootaan väliraporteista, joita tiivistetään ja täydennetään saadun palautteen ja tehtyjen huomioiden perusteella - Otsikointi noudattaa väliraportin otsikoita - Loppuraportissa kuvataan koko projektin toiminta ja tulokset - Tavoitteet, tulokset, mitä saavutettiin, mitä ei saavutettu, miksi ei päästy tuloksiin, mikä jää pysyväksi toiminnaksi!
LOPPURAPORTTI - Laaditaan Eura2007 järjestelmään - Raportti tulostetaan, allekirjoitetaan (virallinen nimenkirjoittaja), tulostetaan ja toimitetaan rahoittajalle neljän kuukauden kuluttua projektin päättymisestä - Loppuraportti on aina käsiteltävä ja hyväksyttävä ohjausryhmässä, kommentointi on tärkeää! - Liitteenä voi toimittaa esim. julkaisuja, julisteita, lehtijuttuja tai muita tuloksia kuvaavia materiaaleja, vaikka EURA -järjestelmään ei voikaan liittää dokumentteja - Rahoittaja hyväksyy raportin - Viimeinen maksatus tehdään kun loppuraportti on hyväksytty
LOPPURAPORTTI Kohtiin 1 projektin perustiedot, 2 toteuttajan tiedot ja 13 rahoitus siirtyvät tiedot automaattisesti EURA2007-järjestelmän tiedoista, eikä niitä voi muuttaa Muut kysymykset ovat vastaavat kuin väliraportissa Lisäksi kohdat 14 yhteenveto ja 15 aineiston säilytys
Loppuraportti 14. YHTEENVETO PROJEKTIN TOTEUTUKSESTA JA TULOKSISTA Ohje: Lyhyesti (enintään 5000 merkkiä) kuvattuna olennaiset kohdat projektin Tavoitteista Toteutuksesta Tuloksista Teksti julkaistaan tähän kirjoitetussa muodossa rakennerahastotietopalvelussa. Teksteissä ei tule käyttää viittauksia esim. loppuraportin muihin kysymyksiin, sillä ne eivät näy rakennerahastopalvelussa. TÄMÄN TARINAN PROJEKTISTASI HALUAN KUULLA!