Lync-kokouksen käyttö etäpalvelussa Yhteispalvelu- ja Asiointipisteen virkailijan ohje 11.11.2015 Valtiovarainministeriö
Sisältö 1 Yleistä... 1 1.1 Dokumentin tarkoitus ja kohderyhmä... 1 1.2 Uusi etäpalvelujärjestelmä... 1 1.3 Kokouksen aloittaminen... 2 2 Videokuvan lisääminen kokoukseen... 3 3 Mikrofonin käytöstä kokouksen aikana... 3 4 Näytön esittäminen... 5 5 Liitetiedoston vastaanotto... 6 6 Pikaviesti-ikkunan hyödyntäminen... 7 7 Kokouksesta poistuminen... 8
1 1 Yleistä 1.1 Dokumentin tarkoitus ja kohderyhmä Tämän dokumentin tarkoitus on ohjeistaa etäpalvelussa käytettävien järjestelmien käyttö yhteispalvelu- ja asiointipisteissä. Dokumentin kohderyhmänä ovat kuntien palveluneuvojat sekä henkilöt, jotka vastaavat kuntien palvelupisteistä. 1.2 Uusi etäpalvelujärjestelmä Etäpalveluhankkeen hankkimien videoneuvottelulaitteiden sopimus päättyy vuoden 2015 lopussa. Uusi käyttöönotettava ratkaisu kuvayhteyden toteuttamiseen on Valtion yhteisen viestintäratkaisun (VYVI) Lync-palvelu. Ratkaisu sisältää aikaisemmin käytössä olevien toimintojen lisäksi myös mahdollisuuden chatin käyttöön palvelutapahtuman aikana. Uuden ratkaisun perusteena on ollut kustannustehokkuus ja helppokäyttöisyys. Palveluntuottajilla VYVI Lync on jo käytössä, sen tekniikka on havaittu toimivaksi ja käyttö osataan jo entuudestaan. Käyttö on helppoa myös yhteispalveluja asiointipisteissä, koska kokoukseen liitytään selaimella eikä erillistä videoneuvotteluohjelmistoa tarvita. Käyttöä varten jokaiselle etäpalvelua tarjoavalle yhteispalvelu- ja asiointipisteelle tehdään oma ns. virtuaalihuone. Jokaisella pisteellä on oma vakiolinkki, joka on kuvakkeena etäpalvelutietokoneen työpöydällä ja videoneuvottelu käynnistyy klikkaamalla linkkiä. Asiakas on Lyncin odotustilassa, kunnes palveluntuottajan edustaja poimii hänet tapaamiseen. Kuva 1: Valtion yhteinen viestintäratkaisun Lync-palvelu Etäpalvelujärjestelmänä
2 1.3 Kokouksen aloittaminen 1. Aloita kokous klikkaamalla työpöydällä olevaa etäpalvelyhteyden kuvaketta. 2. Klikkaa Liity kokoukseen -linkkiä 3. Kirjoita oman yhteispalvelu- tai asiointipisteesi nimi kokouksen osallistujakenttään. 4. Saavut kokouksen odotustilaan. Odota kunnes palveluntuottajan virkailija saapuu kokoukseen ja hyväksyy sinut
3 2 Videokuvan lisääminen kokoukseen 1. Avaa Video -painike 2. Valitse Aloita oma video painike 3 Mikrofonin käytöstä kokouksen aikana Yleensä verkkokokouksen aikana on hyvä vaimentaa mikrofoni JOS ei ole puhevuorossa. Tämän merkitys korostuu erityisesti kokouksissa, joissa on paljon osallistujia (taustahälinä saattaa häiritä kokousta). Jokainen voi huolehtia oman mikrofoninsa vaimentamisesta. 1. Valitse Vaimenna mikrofoni -painike 2. Kun olet puhevuorossa, poista ensin mikrofonin vaimennus
3. Myös osallistujalistalta näkee kenellä on mikrofoni auki ja kenellä kiinni. 4
5 4 Näytön esittäminen Jotta yhteispalvelupisteestä pystytään näyttämään tietokoneen näytöllä olevaa ohjelmaa palveluntuottajan asiantuntijalle, pisteen osallistujalle tulee antaa esittäjän oikeudet. Tämän palveluntuottajan edustaja tekee seuraavasti. Tämän jälkeen yhteispalvelupisteen virkailija voi jakaa tietokoneen näytön. 1. Näytön jakaminen aloitetaan Esitä -painikkeella. Työpöytä = kaikki näytön sisältö Ohjelma = valittu ohjelma PowerPoint = avaa olemassa oleva PP-esitys 2. Jakamisen aloittamisesta kertoo näytön yläreunaan tuleva palkki. 3. Voit lopettaa jaon klikkaamalla Lopeta esitys -painiketta.
6 5 Liitetiedoston vastaanotto Palveluntuottajalla on mahdollisuus lähettää liitetiedostoja istunnon aikana, jotka yhteispalvelupisteen virkailija voi tallentaa seuraavasti. 1. Avaa Esitä- painikkeesta 2. Valitse Liitteet-välilehti 3. Avaa Liitteiden hallinta 4. Tallenna liitetiedosto valitsemaasi paikkaan Tallenna nimellä -painikkeella.
7 6 Pikaviesti-ikkunan hyödyntäminen Pikaviesti-ikkunaa voi hyödyntää varsinkin kokouksissa, joissa on paljon osallistujia. Voidaan esim. sopia, että kokouksen aikana heränneet kysymykset ja kommentit kirjataan pikaviestiin. 1. Pikaviesti-ikkunan saa näkyviin Pikaviesti-painikkeella
8 7 Kokouksesta poistuminen 1. Sulje kokousikkuna Poistu kokouksesta -painikkeella