Valtiokonttori Liite 1 (14) Valtion IT-palvelukeskus Virkamiespalvelut VALDA 23.3.2011 VALDA 1.2 käyttötapauskaaviot VVAA052 Siltasaarenkatu 18 20 A, Helsinki PL 100, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 539, www.valtiokonttori.fi
2 (14) Muutoshistoria Versio Pvm Kuvaus Laatija Tarkastaja Hyväksyjä 1.0 21.12.2010 VALDA 1.1 ja 1.2 vaatimusmäärittelyn hyväksyntä 1.1 16.2.2011 VALDA 1.1 määrittelyn hyväksyntä 1.1.1 4.3.2011 VALDA 1.2 määrittelyn tarkennuksen työpajoissa sovitut muutokset ja VALDA 1.2 uudet käyttötapaukset Tuula Koukkula 1.1.2 23.3.2011 Päivitetty Asiakirjat kaavio Tuula Koukkula VALDA VIP ohjausryhmä
3 (14) Sisällysluettelo 1 eams... 4 2 Asianhallinta... 5 2.1 Asianhallinta... 5 2.2 Asiakirjat... 6 2.3 Tilasiirtymät... 7 2.4 Toimijarekisteri... 8 2.5 Arkistointi... 8 2.6 Hävittäminen... 9 2.7 VAPA-siirto... 9 3 Aiheidenhallinta... 10 4 Käyttöoikeudet... 11 5 Tietoturva... 12 6 KVH... 13 7 Käsittelysäännöt... 14
4 (14) 1 eams eams ylläpitäjä eams-excelin luominen uusi versio tai muokkaus vanhasta järjestelmä eams-excelin tietojen siirto asianhallinta
5 (14) 2 Asianhallinta 2.1 Asianhallinta Arkistonhoitaja Päätetyn tai arkistoidun asian metatietojen muuttaminen Massapäivitys Asian linkittäminen toiseen asiaan Kirjaaja Asian mitätöinti Asian käsittelyprosessi Laatija Sisäisten toimijoiden lisääminen käyttäjärekisteristä Lisääjä Metatietojen muutos (käsittely -vaihe) Salassapidon laskentaperusteen muuttuminen (from 07 Käsittelysäännöt) Määräaikojen seuranta ja hälytysten käsittely Asian säilytysajan määräytyminen
6 (14) 2.2 Asiakirjat Arkistonhoitaja Asiakirjan metatietojen generointi Valmiin tai allekirjoitetun asiakirjan metatietojen muuttaminen Metatietojen muutos (käsittely -vaihe) Asiakirjan versiointi Kirjaaja Asiakirjan kieliversiointi Asiakirjan käyttö uuden asiakirjan pohjana Laatija Asiakirjan linkittäminen toiseen asiakirjaan Asiakirjan säilytysajan määräytyminen Lisääjä Sähköinen allekirjoitus, 2 allekirjoittajaa Sähköinen allekirjoitus, 1 allekirjoittaja järjestelmä Asiakirjan poistaminen Asiakirjan mitätöinti Salassapidon laskentaperusteen muuttuminen (from 07 Käsittelysäännöt) Asiakirjan käyttöoikeusmuutokset
7 (14) 2.3 Tilasiirtymät Pääkäyttäjä Arkistonhoitaja Asian tilasiirtymät Kirjaaja Toimenpiteen tilasiirtymät Laatija Asiakirjan tilasiirtymät Lisääjä
8 (14) 2.4 Toimijarekisteri Kirjaaja Toimijarekisterin ylläpito Toimijarekisterin ylläpito asian avauksen yhteydessä Laatija Toimijoiden liittäminen toimijarekisteristä 2.5 Arkistointi järjestelmä Arkistointi
9 (14) 2.6 Hävittäminen Arkistonhoitaja Hävitysesityksen muodostaminen Hävitysprosessi järjestelmä Hävittäminen 2.7 VAPA-siirto Arkistonhoitaja Siirtotiedoston muodostaminen
10 (14) 3 Aiheidenhallinta Pääkäyttäjä omistaja Aiheen avaaminen ja poistaminen Aihe_käyttäjä Dokumentin käsittely aiheidenhallinnassa
11 (14) 4 Käyttöoikeudet Pääkäyttäjä Tekninen pääkäyttäjä Arkistonhoitaja Käyttöoikeuksien poistaminen asiakirjalta Kirjaaja Laatija Käyttöoikeuksien tarkistaminen Lisääjä Katselija
12 (14) 5 Tietoturva Tapahtumalokiin kirjoittaminen järjestelmä Muutoslokiin kirjoittaminen
13 (14) 6 KVH Pääkäyttäjä Arkistonhoitaja Toimikorttikirjautuminen eams pääkäyttäjä Kirjaaja KVHn salasanan vaihtaminen Laatija eams muokkaaja Lisääjä Salasanan vaihto Katselija
14 (14) 7 Käsittelysäännöt OIDn muodostuminen järjestelmä Salassapidon laskentaperusteen mukainen salassapitoaika Salassapidon laskentaperusteen muuttuminen Salassapitoajan päättyminen