JOUKKUEEN PELIKENTTÄNÄ MAAILMA Ulkoministeriön henkilöstöstrategia 2005 2010 ULKOASIAINMINISTERIÖ UTRIKESMINISTERIET
JOUKKUEEN PELIKENTTÄNÄ MAAILMA Ulkoministeriön henkilöstöstrategia 2005 2010
Alkusanat 3 1. Toimintaympäristön haasteet 2005-2010 4 1.1. Ulkoiset muutospaineet 4 1.2. Sisäiset muutospaineet 4 2. HESTRA mihin kysymyksiin se vastaa? 5 3. Oikein mitoitettu ja kohdennettu henkilöstö 6 3.1. Henkilöstöresurssien mitoitus 6 3.2. Rekrytointi 7 3.3. Tehtäviin määrääminen ja siirrot 9 3.4. Tehokas henkilöstösuunnittelu ja henkilöstövoimavarojen kohdentaminen 10 4. Ammattitaitoinen ja kehittyvä henkilöstö 11 4.1. Osaaminen ja kehittyminen ulkoasiainhallinnossa 11 4.2. Kouluttaminen 12 4.3. Kehittyminen ulkoasiainhallinnon ulkopuolella 13 5. Motivoitunut, sitoutunut ja työssään hyvinvoiva henkilöstö 14 5.1. Palkkaus 14 5.2. UE korvaukset 15 5.3. Puoliso- ja perheasiat 15 5.4. Johtaminen 16 5.5. Yhteistoiminta 17 5.6. Hyvinvointi 18 6. Toimeksi! 19
Alkusanat Ulkoministeriön strategia vahvistettiin 18.10.2005. Toiminta-ajatus, strategiset tavoitteet, toiminnan painopisteet sekä ennen kaikkea arvojen ja toimintatapojen kiteytyminen edellyttävät niitä tukevaa henkilöstöstrategiaa. Ulkoministeriön tulee kyetä suuntaamaan voimavaransa strategiansa kannalta oleelliseen toimintaan. Rekrytointikäytäntöjen, urakiertojen, suoritusten arviointien, palkitsemispolitiikan ja henkilöstön kehittämistoimenpiteiden tulee viestiä yhdensuuntaisesti haluttua strategista toimintaa. Ulkoministeriö kirjasi vuonna 1999 henkilöstöpoliittiset kehittämiskohteensa. Näistä on jo toteutettu rekrytointijärjestelmän kehittäminen, palkkausuudistus ja johtamiskoulutuksen vahvistaminen. Kesällä 2001 eduskunnan ulkoasiainvaliokunnalle annetussa selvityksessä Suomen ulkoasiainhallinnon tehtävistä ja voimavaroista ulkoministeriön työryhmä totesi, että...suomalainen yhteiskunta kohdistaa ulkoministeriössä ja edustustoissa toimiviin virkamiehiinsä suuria odotuksia. Niihin ei vastata ilman motivoitunutta, kouliutunutta ja riittävää henkilöstöä sekä toimivia rakenteita. Nyt laadittu henkilöstöstrategia vuosille 2005-2010 luo perustan ministeriön henkilöstöpolitiikan kehitystyölle. Se kattaa koko ulkoministeriön hallinnonalan - ministeriön ja sen alaisen noin sadan toimipisteen edustustoverkon. Henkilöstöstrategian valmistelutyön ydinryhmään kuuluivat hallinnollisen osaston päällikkö Ulla Väistö, henkilöstölinjan johtaja Maarit Jalava sekä yksikönpäälliköt Antti Rytövuori (työn alussa edeltäjänsä Christer Michelsson), Lauri Aaltonen, Maarit Louekari ja Eero Suominen. UHVYn nimeäminä henkilöstön edustajina yhdinryhmässä olivat Marita Meranto ja Leo Olasvirta (myöhemmässä vaiheessa Asko Luukkainen). Ryhmän sihteerinä toimi Satu Vepsäläinen. Useat muut henkilöstölinjan edustajat ovat myös osaltaan antaneet panoksensa Hestran valmistelussa. Ydinryhmä kuuli laatimisprosessin aikana myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Vuoden 2005 ensimmäisten kuukausien aikana Hestra-luonnos oli ulkoasiainhallinnossa laajan keskustelun kohteena. Monet annetuissa lausunnoissa ja kommenteissa esitetyt luonnoksen parannusehdotukset ovat löytäneet tiensä lopulliseen versioon. Henkilöstöstöstrategia on käsitelty henkilöstön kanssa yhteistoimintamenettelyssä ja hyväksytty ministeriön johtoryhmässä.
1. Toimintaympäristön haasteet 2005-2010 1.1. Ulkoiset muutospaineet Suomen kansainvälinen toimintaympäristö on muuttunut suuresti viimeisen kymmenen vuoden aikana. Globalisaatio, tietoteknologian kehitys, pääomien liikkuvuus ja talouksien yhteenkasvu ovat saattaneet maailman valtiot ennen kokemattomaan riippuvuussuhteeseen. Kansainvälisen toimintaympäristön muutokset asettavat uusia haasteita Suomelle ja edellyttävät entistä aktiivisempaa vaikuttamista kansainvälisen yhteistyön kentällä. Kriisitilanteisiin vastaaminen edellyttää nopeutta ja joustavuutta koko organisaatiolta. Euroopan unionin jäsenyys ja globalisaatiokehitys ovat vaikuttaneet perusteellisesti Suomen asemaan ja Suomen viranomaisten tehtäviin. Turvallisuusuhkien luonne on muuttunut ja kansainväliset suhteet monimutkaistuneet. Varmistaakseen turvallisuutensa ja hyvinvointinsa Suomi tarvitsee ulko- ja turvallisuuspolitiikan ammattitaitoisia toteuttajia ja osaajia, jotka pystyvät luotettavasti arvioimaan ja seuraamaan kansainvälistä kehitystä ja vaikuttamaan siihen Suomen eduksi. Toimintaympäristön muutosten vaikutukset näkyvät myös ulkoasiainhallinnon tehtäväkentässä. Tämä edellyttää ministeriön strategisen suunnittelun kykyä reagoida muutoksiin ja henkilöstöhallinnon valmiutta entistä nopeampaan henkilöstöresurssien kohdentamiseen toiminnan painopisteiden mukaan. EU-jäsenyys on tuonut mukanaan uusia mahdollisuuksia, mutta se on myös kasvattanut huomattavasti Suomen asialistaa. EU:n ulkosuhdepalvelun tuleva kehitys vaikuttaa osaltaan ulkoasiainhallinnon tehtäväkenttään ja tulee ottaa huomioon ministeriön rekrytointi- ja koulutussuunitelmissa. 1.2. Sisäiset muutospaineet Julkisen sektorin edellytetään kohottavan tuottavuuttaan. Myös ulkoministeriön tulee toimia entistä tehokkaammin ja vaikuttavammin. Samalla on kehitettävä toiminnan avoimuutta ja yhteistyötä muun hallinnon, yritysmaailman ja kansalaisyhteiskunnan kanssa. Ministeriön tietotekniikkaratkaisuilla tavoitellaan myös tuottavuuden lisäystä ja henkilöstöresurssien tehokkaampaa käyttöä.
Henkilöstö on ulkoministeriön tärkein voimavara ja siihen kohdistuu kasvavia vaatimuksia. Henkilöstön asiantuntemuksen kehitäminen edellyttää pitkäjänteistä urasuunnittelua sekä jatkuvaa koulutusta. Tähän saakka ulkoministeriö on koettu houkuttelevana työpaikkana, joka tarjoaa mielenkiintoisia työtehtäviä ja vaihtelevia uramahdollisuuksia. Kilpailu osaavasta työvoimasta kuitenkin kovenee ja ulkoministeriön on kehitettävä kilpailukykyään työnantajana kokonaisvaltaisesti. Vain hyvänä työnantajana ulkoministeriö voi houkutella korkeatasoista työvoimaa palvelukseensa ja säilyttää asemansa kansainvälisten suhteiden johtavana osaajana. Ulkoministeriön 2005 yhteensä n. 1580 työntekijästä yli 400:n arvioidaan siirtyvän eläkkeelle tai eroavan ministeriön palveluksesta 2011 mennessä. Henkilöstön ikääntyminen on yksi tärkeimmistä haasteista, joihin ulkoasiainhallinnon tulee vastata pitkän aikavälin kokonaisvaltaisen henkilöstösuunnittelun ja työvoimatarpeen huolellisen arvioinnin avulla. Uudistuspaineiden ja henkilöstön ikärakenteen muutoksen myötä korostuu hyvän johtamisen merkitys. Haasteena on henkilöstö- ja resurssijohtamisen kehittäminen osana toimintojen strategista johtamista ja tulosohjausta. Ulkoministeriössä tarvitaan ammattimaista ja näkemyksellistä johtajuutta sekä kannustavaa johtamisilmapiiriä. Työyhteisöjen voimavarat kasvavat jokaisen yksilön osaamisesta ja hänen kehittymisensä sekä yksilöllisyytensä kunnioittamisesta ja tukemisesta. 2. HESTRA mihin kysymyksiin se vastaa? Ulkoministeriön toiminta-ajatuksena on edistää Suomen ja suomalaisten turvallisuutta ja hyvinvointia sekä toimia turvallisen ja oikeudenmukaisen maailman hyväksi. Ministeriö toteuttaa toiminta-ajatustaan strategisten tavoitteiden ja niistä johdettavien vuositason tulostavoitteiden avulla. Asiantuntijaorganisaatiossa henkilöstöpolitiikalla on keskeinen sija tavoitteiden saavuttamisessa. Siksi on määriteltävä selkeät ulkoasiainhallinnon henkilöstötavoitteet, joiden tulee olla vastaisuudessa kaiken henkilöstöpolitiikan lähtökohta.
Henkilöstöstrategian keskeiset tavoitteet Ulkoasiainhallinnolla tulee olla palveluksessaan: oikein mitoitettu ja kohdennettu ammattitaitoinen ja kehittyvä motivoitunut, sitoutunut ja työssään hyvinvoiva henkilöstö. Ulkoministeriön arvot ja toimintatavat heijastuvat henkilöstöstrategiassa. Arvot kertovat, mikä on tärkeää ja arvokasta ulkoministeriölle ja sen henkilöstölle. Ne merkitsevät jatkuvuutta, vaikka arvopohjaa on samalla jatkuvasti kehitettävä. Arvot heijastuvat organisaation kaikkeen toimintaan. Ne koskevat ulkoministeriötä työyhteisönä ja näkyvät sen suhteissa yhteistyökumppaneihin ja asiakkaisiin. Jokaisella henkilöstön jäsenellä on oikeus arvojen mukaiseen kohteluun ja velvollisuus toimia niiden mukaisesti. Yhteistyö UM:n henkilöstö arvostaa työtovereitaan ihmisinä ja osaajina. Se noudattaa sovittuja pelisääntöjä, toimii avoimesti ja huolehtii tiedonkulusta. Tavoitteet voidaan saavuttaa vain yhteistyön avulla. UM toimii aktiivisessa yhteistyössä myös sidosryhmiensä ja yhteistyökumppaneidensa kanssa. Luovuus Kaikessa toiminnassa henkilöstöä kannustetaan uutta luovaan ja ennakkoluulottomaan ajatteluun. Jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä UM tarttuu rohkeasti uusiin haasteisiin. Henkilöstö on valmis ammatilliseen ja inhimilliseen kehittymiseen sekä oman organisaation aktiiviseen kehittämiseen. Tuloksellisuus UM:n henkilöstö osaa työnsä ja on luotettavaa. Henkilöstö vastaa osaltaan koko organisaation tuloksista ja palvelun laadusta ja puuttuu epäkohtiin. Se on valmis luopumaan ennakkoluulottomasti tuloksettomista toimintatavoista ja kehittämään niiden tilalle uusia, toimivampia ratkaisuja.
3. Oikein mitoitettu ja kohdennettu henkilöstö Henkilöresurssit ovat kiinteä osa strategiasta johdettujen tulostavoitteiden toteutumisen edellytyksiä. Tulostavoitteiden ja henkilöresurssien välillä tulee vallita tasapaino. Tulostavoitteita asetettaessa on huomioitava henkilöstöresurssien rajallisuus. Strategiaan perustuva henkilöstösuunnittelu mitoittaa ja kohdentaa henkilöstövoimavarat ministeriön strategisten tavoitteiden saavuttamista tukevalla tavalla. 3.1. Henkilöstöresurssien mitoitus Ulkoministeriön on jo lähivuosien aikana kyettävä toimimaan nykyistä pienemmillä henkilöstöresursseilla valtionhallinnon tuottavuusvaatimusten mukaisesti. Kehitysyhteistyömäärärahojen kasvaessa kehityspolitiikan ja kehitysyhteistyön hallintoa voidaan kuitenkin vahvistaa lisäresurssein ja hallintomenetelmiä tehostamalla. Suunnittelukauden puitteissa henkilöstön maksimivahvuus saavutetaan EUpuheenjohtajuuskauden yhteydessä vuonna 2006 ja sen jälkeen suuntaus on laskeva. EU:n ulkosuhdepalvelun kehittymiseen on varauduttava hyvissä ajoin. Tämä voi tarkoittaa jäsenmaiden ulkoministeriöiden henkilöstön sekondeerausta ulkosuhdepalveluun määräajaksi. Pidemmällä aikavälillä EU:n kehittyvä edustustoverkko saattaa joiltakin osin vähentää kansallisen edustautumisen tarvetta ja näin vapauttaa ministeriön henkilöstövoimavaroja muuhun käyttöön. Suurten ikäluokkien eläkkeelle siirtyminen on huomioitava henkilöstösuunnittelussa. Ministeriössä suurin eläkepoistuma toteutunee 2010 tienoilla. Virkamieskunnan keski-iän noustessa ulkoministeriön haasteena on pitää työkykyiset ja työhaluiset iäkkäämmät virkamiehet mahdollisimman pitkään tuottavassa työssä. Suurten ikäluokkien eläköityminen ja tätä korvaavien uusrekrytointien kohdentaminen avaavat toisaalta mahdollisuuksia suurempiinkin henkilöstön rakennemuutoksiin. Keinot Tuloksellinen toiminta edellyttää rajallisilla henkilöstöresursseilla toimittaessa onnistunutta strategista suunnittelua ja johtamista, tehtävien priorisointia ja keskittymistä olennaiseen. Ulkoasiainhallinnon toimintatapoja tehostetaan siten, että henkilöresursseja voidaan siirtää tukitehtävistä strategisten tavoitteiden mukaisesti vaikuttavuudeltaan keskeisiin ydintehtäviin.
Valtionhallinnon piirissä tapahtuvaa tukitehtävien keskittämistä hallinnonalojen yhteisiin palvelukeskuksiin hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan. Edustustojen tuki- ja palvelutehtävät täytetään entistä enemmän asemamaasta palvelukseen otetuilla henkilöillä sellaisissa tapauksissa, joissa se on toiminnallisesti tarkoituksenmukaista. Ministeriössä sihteerintehtäviä yhdistellään laajemmiksi kokonaisuuksiksi osastojen sisällä ja kehitetään samalla vaativammiksi. EU-instituutioiden kehitys otetaan huomioon henkilöstösuunnittelussa. Yleisuran virkanimikkeet yhdenmukaistetaan siten, että lehdistö- ja kehitysyhteistyöurien nimikkeet muutetaan ulkoasiansihteereiksi, lähetystöneuvoksiksi ja ulkoasiainneuvoksiksi. Näin hyödynnetään joustavasti eri tehtävissä koko ulkoasiainhallinnon asiantuntemusta. Kehityspoliittisten tavoitteiden kannalta keskeisiin edustustoihin voidaan sijoittaa kehitysyhteistyövaroin rahoitettavia sektorierityisasiantuntijoita ja asemamaasta palkattua projektihenkilöstöä. 3.2. Rekrytointi Ulkoministeriön periaatteena on tasa-arvon toteutuminen rekrytoinneissa ja tehtäviin määrättäessä. Keskitetty rekrytointi yleisuralle Ulkoasiainhallinnon uran luonne edellyttää, että henkilöstöllä on perusammattitaidon lisäksi valmiutta muuttaa maasta toiseen ja oppia uusia tehtäviä. Tehtävissä edellytetään monipuolista kieli- ja viestintätaitoa, joustavuutta sekä sopeutuvuutta uusiin kulttuureihin ja hankaliinkin olosuhteisiin sekä kykyä tulla toimeen erilaisissa työyhteisöissä. Keskitetyn rekrytoinnin avulla voidaan edellämainittuja ominaisuuksia omaavia henkilöitä seuloa tehokkaasti suuresta hakijamäärästä. Keskitetty rekrytointi KAVAKU- ja TOIVI-kursseineen myös sitouttaa ulkoasiainhallintoon. Keinot Ulkoasiainhallinnon yleisuran tehtäviin jatketaan keskitettyä rekrytointia kansainvälisten asioiden valmennuskurssin (KAVAKU) ja toimistosihteeri kurssin (TOIVI) kautta. Näitä molempia kehitetään edelleen sisällöllisesti.
Vahtimestarien ja kiinteistönhoidon tehtäviin rekrytoidaan tarpeen mukaan. Tällöin huomioidaan tekninen kehitys, tehtävien uudelleenorganisoinnit ja mahdollisuus palkata asemamaasta. Rekrytointikriteerejä tarkastellaan säännöllisesti ja niiden määrittelyssä huomioidaan tulevien vuosien osaamistarpeet. Muun henkilöstön rekrytointi Ministeriössä on suuri joukko tehtäviä joissa tarvitaan erityisosaamista ja tietyn alan ammattitaitoa. Tällaisia ovat oikeudelliset erityisasiantuntijat, eräät kauppapoliittiset asiantuntijatehtävät, kehitysyhteistyön sektorineuvonantajat, eräät kehitysyhteistyöhallinnon avustavat tehtävät, talous-, tieto-, turvallisuus-, kiinteistö- ja materiaalihallinnon erityistehtävät. Nämä tehtävät täytetään avoimella hakumenettelyllä myös ulkoasiainhallinnon ulkopuolelta. Edustustoissa vastaavia tehtäviä ovat kulttuuri- ja lehdistösektorin tehtävät sekä kehitysyhteistyön ja muiden hallinnonalojen sektoriasiantuntijoiden tehtävät. Edustustot rekrytoivat henkilöstöä myös suoraan asemamaasta. Asemamaasta palkatut ovat tärkeä ja määrältään kasvava osa koko ulkoasiainhallinnon henkilöstöä, joiden onnistuneeseen rekrytointiin tulee kiinnittää suurta huomiota. Keinot Kehitysyhteistyön sektorineuvonantajat voidaan rekrytoida ministeriöön koeajan jälkeen pysyvään palvelussuhteeseen. Määräaikaisiin palvelussuhteisiin rekrytoidaan silloin, kun tehtävien luonne tai muut erityiset syyt edellyttävät määräaikaisuutta. Ulkomaanedustukseen erityisasiantuntijat (ml. lehdistö- ja kulttuuritehtävät) ja muut erityistehtäviä hoitavat otetaan palvelukseen aina määräaikaisesti. Yhdessä edustustossa toimikauden pituus on enintään viisi vuotta. Ministeriön pysyvässä palvelussuhteessa olevat erityisasiantuntijat voivat hakea oman alansa määräaikaisia tehtäviä edustustoissa. Tultuaan valituiksi he voivat palata ministeriöön aikaisempaan tai sitä vastaavaan tehtävään. Osa lainsäädäntösihteerien virkanimikkeistä muutetaan lakimiehiksi, mikä kuvaa tehtävien luonnetta nykyistä paremmin.
3.3. Tehtäviin määrääminen ja siirrot Ulkoasiainhallinnon erityispiirre on työtehtävien ja asemapaikan vaihtuminen useita kertoja uran aikana. Näin tapahtuu osin myös muilla ura-alueilla. Tämä vaikuttaa oleellisesti ulkoasianhallinnon resurssien kohdentamiseen ja osaamisen kehittämiseen. Tehtäviin määräämis- ja nimityspolitiikassa on siirrytty avoimeen sisäiseen hakumenettelyyn, jossa painottuu hakijan osaaminen suhteessa tehtävänkuvan osaamisvaatimuksiin. Uuden palkkausjärjestelmän käyttöönotto oli merkittävä askel tässä kehityksessä. Tehtävään määrääminen ja virkaan nimittäminen tapahtuu kirjattujen, kaikkien tiedossa olevien periaatteiden mukaisesti. Siirtoperiaatteita tulee kehittää siten, että huomioidaan henkilöstörakenteen muutokset ja ennenkaikkea henkilöstön ikääntyminen. Keinot Kulloinkin noudatettavat nimitys-, tehtävään määräämis- ja siirtoperiaatteet ovat mahdollisimman selkeästi kirjatut ja kaikkien tiedossa. Jokaisella hakijalla on mahdollisuus kuulla perusteet nimitys-, tehtävään määräämis- tai siirtopäätökselle. Kuhunkin tehtävään perehtyminen ja sen tehokas hoito edellyttävät riittävän pitkää palvelujaksoa tehtävässä. Ministeriössä tapahtuvan palvelun osalta lähtökohtana on vähintään kahden vuoden palvelujakso kussakin tehtävässä ennen siirtymistä uusiin tehtäviin. Lyhyempi palvelujakso on mahdollinen silloin, kun henkilö on joutunut vastaanottamaan tilapäisluonteisesti aikaisempaa tehtäväänsä vähemmän vaativan tehtävän. Ulkomaanedustustukseen on mahdollista siirtyä 64-vuotiaana mikäli on valmis palvelemaan asemapaikassa täyden palvelujakson.
3.4. Tehokas henkilöstösuunnittelu ja henkilöstövoimavarojen kohdentaminen Tehokkaan henkilöstösuunnittelun tehtävänä on mitoittaa ja kohdentaa käytettävissä olevat henkilöstövoimavarat mahdollisimman hyvin ulkoasiainhallinnon strategisten tavoitteiden mukaisesti. Henkilöstöhallinnon on toimittava kustannustehokkaasti ja nopeasti. Osastojen tulee suunnitella niille osoitettujen henkilöresurssien - sekä määrän että osaamisen - käyttöä tehokkaasti. Keinot Osastojen vaikutusmahdollisuuksia henkilöresurssiensa käyttöön lisätään ottamalla tulossopimusprosessin osana käyttöön puiteohjausjärjestelmä. Osastoille ja näiden edustamilla alueilla sijaitseville edustustoille määritellään ulkoministeriön strategian pohjalta vuosisuunnitteluprosessin yhteydessä henkilöstön määrän ja vaativuusluokat yhdistävä kokonaisresurssi. Tämän puitteissa osastot ja henkilöstösuunnittelu kehittävät edelleen tehtävien sisältöä ja vaativuusluokitusta. Sijaisuuksia hoidetaan entistä joustavammin osastojen sisällä yli yksikkörajojen. Järjestelmällistä urasuunnittelua ja osaamisen johtamista kehitetään kaikilla ura-alueilla. Näin lisätään henkilöstön mahdollisuuksia vaikuttaa itse pidemmän aikavälin urakehitykseensä ja sovitetaan henkilökohtaisen kehittymisen tavoitteita yhteen ministeriön strategisista painopisteistä lähtevän osaamisen kehittämistavoitteiden kanssa. Tavoite- ja kehityskeskusteluja hyödynnetään tehokkaammin henkilöstö-ja koulutussuunnittelussa. Henkilöstöhallinnon edustajien kanssa käytävillä urasuunnittelukeskusteluilla voidaan täydentää henkilökohtaista ura- ja koulutussuunnittelua. Uuden henkilötietojärjestelmän avulla nopeutetaan päätöksentekoprosesseja ja vähennetään päällekkäisiä työvaiheita. Henkilötietojärjestelmän mahdollistamien reaaliaikaisten raportointiominaisuuksien avulla tehostetaan henkilöstöhallintoa ja osaamisen johtamista.
4. Ammattitaitoinen ja kehittyvä henkilöstö Ammattitaitoinen ja kehittyvä henkilöstö hallitsee ministeriön toimintaan liittyvät operatiiviset prosessit ja niihin tarvittavan tiedon sekä ymmärtää sen kansainvälisen ja kansallisen viitekehyksen, jossa ministeriö toimii. Ammattitaitoisuudesta kertoo myös valmius monipuolistaa ja syventää hankittuja tietoja ja taitoja sekä osallistua aktiivisesti ministeriön toimintaprosessien parantamiseen ja tehostamiseen. 4.1. Osaaminen ja kehittyminen ulkoasiainhallinnossa Kehittymismahdollisuuksien tarjoaminen koko henkilöstölle on tärkeä työnantajan velvollisuus ja suuri motivaatioon ja sitoutumiseen vaikuttava tekijä. Henkilöstön osaamisen kehittäminen ja ylläpitäminen on ulkoasiainhallinnossa haasteellista laajan tehtäväkentän ja työtehtävien kierron takia. Toisaalta työnkierron kautta virkamiesten ammattitaito kasvaa monipuoliseksi. Työtehtävien menestyksellinen hoitaminen edellyttää laaja-alaista osaamista samoin kuin syvällisiä tietoja ja kokemusta. Organisaation osaaminen pitää sisällään tiedon, joka liittyy toimintaprosesseihin ja joka pysyy kussakin toimintayksikössä henkilökierrosta riippumatta. Organisaation osaaminen kasvaa työprosesseja ja menettelytapoja kehittämällä. Suunnitelmallinen osaamisen johtaminen edellyttää, että osastoilla, yksiköissä ja edustustoissa määritellään strategisten tavoitteiden määrittelyn yhteydessä sen osaamisen sisältö, jota tarvitaan tavoitteiden saavuttamiseksi. Keinot Urasuunnittelu- sekä tavoite-ja kehityskeskusteluissa tarkastellaan, miten työtehtäviä ja niiden kautta kertyvää osaamista voidaan parhaiten hyödyntää ja kehittää. Urasuunnittelussa otetaan huomioon ministeriössä ja myös sen ulkopuolella hankittu ammattiin liittyvä koulutus ja työkokemus. Koulutuksessa huomioidaan tavoite- ja kehityskeskustelussa sekä urasuunnittelukeskusteluissa sovitut asiat ja pyritään löytämään keinoja jalostaa aiemman uran aikana hankittuja tietoja ja taitoja korkeampitasoiseksi ammattitaidoksi. Määritellään uralla etenemisen kriteerit kaikilla ura-alueilla.
Ulkoasiainhallinnossa tarvittavat keskeiset osaamisalueet (kompetenssit) määritellään ja kartoitetaan. Määriteltyjä osaamisia hyödynnetään tehtävänkuvien ja niiden vaativuusluokituksen kehittämisessä. Henkilökohtainen osaamisarviointi sisällytetään osaksi sekä urasuunnitteluettä tavoite- ja kehityskeskusteluja. Ulkoasiainhallinnon toiminnan vaikuttavuus edellyttää sekä moniosaamista että erikoistumista. Urasuunnittelukeskustelujen yhteydessä tarkastellaan kunkin virkamiehen osaamisalueita ja sovitaan niiden kehittämisestä. Panostetaan systemaattiseen ja jatkuvaan toimintojen ja työprosessien kehittämiseen osastoilla, yksiköissä ja edustustoissa. Luodaan mentorointijärjestelmä tukemaan tiedon ja kokemuksen siirtymistä. Osaamisen johtaminen sisällytetään osaksi johtamiskoulutusta. 4.2. Kouluttaminen Henkilöstön osaamista kehitetään koulutuksella ja työssä oppimalla. Koulutuksesta suuri osa toteutetaan yhteistyössä koulutuksesta vastaavan yksikön ja asianomaisten osastojen ja yksiköiden kanssa. Osastot määrittelevät koulutuksen tavoitteet ja sisällön ja koulutusyksikkö tarjoaa asiantuntemuksen liittyen menetelmiin ja koulutustilaisuuksien yleiseen järjestämiseen. Osastojen vastuu koulutuksen järjestämisessä ja sisällön suunnittelussa tulee kasvamaan. Koulutuksesta vastaavan yksikön tehtävät tulevat painottumaan parempien menetelmien kehittämiseen ja koulutuksen eri elementtien koordinaatioon. Kansainvälisten suhteiden osaajana ulkoasiainministeriön tulee tarjota entistä enemmän omaa tietämystään myös ministeriön ulkopuolelle. Edustustojen tulee huolehtia asemamaasta palkattujen osaamisen jatkuvasta kehittämisestä. Keinot Henkilöstösuunnittelun ja koulutuksen välistä yhteistyötä kehitetään systemaattiseksi osaamisen johtamiseksi. Ministeriössä tulee vallita myönteinen asenne koulutukseen. Tähän tarvitaan erityisesti johdon tukea. Koulutuksen monimuotoisuutta lisätään ja erityisesti osallistavaa ja verkkopohjaista koulutusta laajennetaan ja systematisoidaan.
Asemamaasta palkatun henkilöstön osallistumismahdollisuuksia ministeriön järjestämään koulutukseen lisätään ja samalla kehitetään tälle henkilöstöryhmälle soveltuvaa koulutusta. Ministeriön koulutuksessa kiinnitetään erityistä huomiota toimintaprosesseihin ja niihin liittyvään tietoon. Osastoja ja edustustoja kannustetaan ottamaan enemmän vastuuta omien koulutustarpeidensa määrittelyssä sekä koulutuksen järjestämisessä ja tuottamisessa yhteistyössä koulutuksesta vastaavan yksikön kanssa. Perehdyttämistä kehitetään monimuotoisempaan suuntaan. Perehdyttämisohjeita päivitetään säännöllisesti ja niiden toteutusta seurataan aiempaa paremmin. Perehdyttämistoimintaan tarjotaan myös koulutusta. 4.3. Kehittyminen ulkoasiainhallinnon ulkopuolella Ulkoasiainhallinnon virkamiesten työskentelyn kansainvälisissä tehtävissä, kotimaisissa ministeriöissä ja järjestöissä samoin kuin yksityisellä sektorilla katsotaan kartuttavan osaamista. Palvelu EU:n instituutioissa rinnastetaan palveluun ulkoasiainhallinnossa. Kansainväliseen sektoriin liittyvät tutkimustehtävät sekä akateemiset jatko-opinnot ministeriön eri toimintasektoreilla kasvattavat ulkoasiainhallinnolle käyttökelpoisia tietoja ja taitoja. Keinot Kansainvälisiin tehtäviin myönnettäviä virkavapauksia koskevat käytännöt selkiytetään. Ulkomaisten Post Graduate Studies -opintojen sääntöjä selkeytetään. Opiskelumahdollisuuksia laajennetaan eri yliopistoihin. PGS-opinnot sidotaan nykyistä tehokkaammin työskentelyyn asianomaisella sektorilla tai asianomaisessa maassa. Akateemisia jatko-opintoja koskevia käytäntöjä selkiytetään. Yhteistyössä suunnittelu- ja tutkimusyksikön kanssa kartoitetaan jatko-opiskelijoiden mahdollisuuksia osallistua ministeriön rahoittamiin tutkimuksiin.
5. Motivoitunut, sitoutunut ja työssään hyvinvoiva henkilöstö Motivoitunut, sitoutunut ja hyvinvoiva henkilöstö on ulkoasiainhallinnon tärkein voimavara. Motivoitunut työntekijä on sisäistänyt työyhteisön tavoitteet ja arvot. Hän arvostaa työtänsä kokonaisuuden tärkeänä osana. Sitoutuneisuus ilmenee tahtona huolehtia tavoitteiden saavuttamisesta ja työn laadusta. Sitoutunut suhtautuu myönteisesti haasteisiin ja selviytyy muutostilanteista. Hyvän työyhteisön tunnusmerkkejä ovat avoin ilmapiiri, selkeät vastuualueet, työn ryhmittäminen mielekkäiksi kokonaisuuksiksi, oikeudenmukaisuus, turvallisuuden tunne sekä yksilön ja ryhmän mahdollisuus vaikuttaa työnsä sisältöön. Hyvässä työyhteisössä arvostetaan työtovereita, annetaan palautetta ja tukea, taataan kasvun ja oppimisen mahdollisuudet ja nähdään erilaisuus voimavarana. 5.1. Palkkaus Ministeriön palkkauspolitiikan tavoitteena on tukea toimintayksiköiden tuloksellista toimintaa, olla kannustava ja oikeudenmukainen sekä parantaa kilpailukykyä työnantajana. Se tukee johtamista, oikeanlaista rekrytointia ja edesauttaa henkilöstöä entistä parempiin suorituksiin ja itseään kehittämällä hakeutumaan vaativampiin tehtäviin. Palkkapolitiikassa lähtökohtana on ministeriön sisäisten palkkasuhteiden oikeellisuus. Samalla on huolehdittava hallinnonalan ulkoisesta palkkakilpailukyvystä. Ulkoasiainhallinnossa on useita erilaisia palvelussuhteita ja palkkausjärjestelmiä toimintakentän moninaisuudesta johtuen. Virkamiesten palkkauksessa ulkoasiainministeriö otti 1.10.2003 käyttöön koko valtionhallinnon palkkausuudistuksen periaatteiden mukaisesti uuden palkkausjärjestelmän, joka koskee suurinta osaa virkamiehiä. Ulkoasiainhallinnon uusi palkkausjärjestelmä (UPJ) rakentuu tehtävien vaativuuden, niistä suoriutumisen ja palkkauksen vastaavuuteen. Ministeriön ylimmän johdon osalta noudatetaan koko valtionhallinnolle yhteistä ylimmän virkamiesjohdon palkkausjärjestelmää UPJ:n lisäksi käytössä on euromääräisiä ja vanhojen A-palkkataulukoiden mukaisia palkkoja.
Keinot UPJ:n toimivuutta seurataan ja sitä kehitetään. UPJ:n ulkopuolelle jäävien palkkausjärjestelmien uudistushankkeissa noudatetaan soveltuvin osin UPJ:n periaatteita ja siitä saatuja kokemuksia. Palkkatasoa arvioidaan säännöllisesti tarkoituksena turvata ulkoinen palkkakilpailukyky erityisesti julkisella sektorilla. Huolehditaan avoimesta ja kattavasta palkkausjärjestelmiin liittyvästä tiedottamisesta. Asemamaasta palkattujen palkkausta kehitetään tavoitteena yhtenäisiä periaatteita noudattava ja motivoiva palkkausjärjestelmä. 5.2. UE-korvaukset Toimiva, virkamiehen ja hänen perheensä tarpeet riittävästi huomioon ottava ulkomaanedustuksen korvausjärjestelmä on välttämätön edellytys virkamiesten pysyvyyden ja siirtymisvalmiuden sekä viime kädessä ulkoasiainhallinnon toimintakyvyn säilyttämiseksi. Jotta turvataan parhaan mahdollisen henkilöstön rekrytointi ja pysyvyys ulkoasiainhallinnossa, on tarpeen huolehtia siitä, että korvausjärjestelmä kattaa ulkomailla perheelle koituvat lisäkustannukset ja että se on riittävän joustava soveltuakseen erilaisiin yksilöllisiin tarpeisiin ja perheolosuhteisiin. Keinot Vuoden 2006 aikana otetaan käyttöön uusi nykyistä joustavampi järjestelmä, joka perustuu aiempaa enemmän henkilöstön vapaaseen valintaan korvausten käytössä. UE-korvausjärjestelmän toimivuutta tarkastellaan säännöllisesti ja kehittämistoimia jatketaan. Laki ja asetus valtion virkamiehen ja työntekijän terveydenhuollosta ulkomailla uudistetaan vuosien 2006-2007 aikana yhteensopivaksi uudistetun UE-korvauslainsäädännön kanssa.
5.3. Puoliso- ja perheasiat Työn ja perheen yhteensovittaminen on ulkoasiainhallinnossa erityisen haastavaa. Virkamiehen siirtoon liittyy koko perhettä koskevia muutoksia, jotka ovat kauaskantoisia. Keskeisiä haasteita ovat lasten koulutus sekä puolison asema työmarkkinoilla. Ulkoministeriön tulee motivoida ja sitouttaa työntekijä ja tukea tämän perhettä. Keinot Määritellään hyvät perhepoliittiset käytännöt ja asetetaan niiden kehittämistavoitteet. Seurataan kehittämistavoitteiden toteutumista työtyytyväisyysbarometrin ja henkilöstötilinpäätöksen avulla. Huomioidaan työn ja perhe-elämän yhteensovittamistarpeet työaikajoustojen kehittämisessä. Jatketaan ulkoasiainhallinnon puolisotyöryhmän (v. 2000) suositusten pohjalta käynnistyneitä puolisoiden työttömyys- ja eläketurvaa sekä erityiskorvausta koskevia neuvotteluja. Tuetaan puolisoiden ja perheen asemaa ulkomaankomennuksilla siten, että edustustot nimeävät perheasioiden tukihenkilön, joka neuvoo puolison työllistymistä, lasten koulunkäyntiä ja muissa perheitä koskevissa kysymyksissä. Puoliso- ja perheasiamies laatii vuosittain raportin, jossa ilmeneviä kehittämiskohteita käsitellään yhteistyössä Ulkoministeriön Puolisoyhdistyksen, ULPU ry:n kanssa. 5.4. Johtaminen Tuloksellisesti työskentelevä ja työssään viihtyvä henkilöstö edellyttää taitavaa johtamista. Ulkoasiainhallinnossa, jossa vaikuttavuus perustuu osaamiseen, henkilöstön motivaatio, tuottavuus ja hyvinvointi riippuvat oleellisesti johtamisen laadusta. Johtajilla ja esimiehillä tulee olla kykyä saada aikaan asetettujen tavoitteiden mukaisia tuloksia heidän käyttöönsä asetetun henkilöstön ja organisaation kautta. Hyvä johtaminen ja johtajuus tarkoittavat kykyä hahmottaa tulevaisuuden vaihtoehtoja ja laajempia tavoitteita, hallita ja johtaa muutoksia ja saada henkilöstövoimavarat parhaaseen mahdolliseen käyttöön. Hyvä johtaja huolehtii lisäksi henkilöstönsä työkyvystä ja työhyvinvoinnista.
Ihmisten johtamisessa keskeistä on vuorovaikutus - kyky kuuntelemiseen, keskustelemiseen, ymmärtämiseen, päätöksentekoon ja ristiriitojen ratkaisuun. Johtajan on kyettävä antamaan rehellistä palautetta rakentavassa hengessä. Hänen on myös itse kyettävä ottamaan vastaan avointa palautetta. Nykypäivän johtajilta ja esimiehiltä odotetaan ennen kaikkea työyhteisöjen ilmapiirin rakentamista, henkilöstön kannustamista sekä luottamukseen perustuvaa vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Johtajien itsensä on toimittava esimerkillisesti ja kohdeltava henkilöstöä oikeudenmukaisesti ja tasa-arvoisesti. Ulkoasiainministeriö on viime vuosina panostanut erityisesti johtamisensa uudistamiseen johtamiskoulutuksen, organisaatiouudistusten, strategiaprosessin sekä ministeriön ylimmän johdon prosessien uudistamisen kautta. Hyvä henkilöstöjohtamisen laatu on välttämätön edellytys myös uuteen palkkausjärjestelmään liittyvien tavoite- ja kehityskeskustelujen sekä suoritusarviointien onnistumiselle. Keinot Johtamistehtäviin siirtyvien edellytetään osallistuvan johtamiskoulutukseen. Johtajien ja esimiesten kykyä suoriutua tehtävistään lisääntyvien vaatimusten paineissa tuetaan eri keinoin, mm. mentoroinnin ja sellaisen esimiestukiryhmien avulla, joissa käsitellään vaikeiden tilanteiden hallintaa ja ristiriitojen ratkaisua. Ulkoasiainhallinnon johtamisen laatua ryhdytään arvioimaan säännöllisesti tehtävillä kyselytutkimuksilla sekä syventämällä työtyytyväisyysbarometria osasto- ja edustustotasolle. Johtamisesta saatu palaute otetaan huomioon nimitysvalmistelussa esimiestehtäviin. Valtionhallinnon ylimpiä johtotehtäviä koskevien uudistusten periaatteita noudatetaan soveltuvin osin.
5.5. Yhteistoiminta Henkilöstön vaikutusmahdollisuudet työhön ja työoloihin vaikuttavaan, ministeriön toimintaa koskevaan päätöksentekoon taataan yhteistoiminnalla. Henkilöstö käyttää yhteistoiminnassa asiantuntemustaan osallistumalla päätöksenteon valmisteluun. Yhteistoiminnan tavoitteena on myös edistää henkilöstöpolitiikan yleisten päämäärien toteutumista ja parantaa työyhteisön toimintaa ja työoloja. Keinot Yhteistoimintaa koskevien sopimusten toimivuutta tarkastellaan säännöllisesti. Henkilöstölle turvataan mahdollisuus vaikuttaa työnsä sisältöön ja työympäristöönsä organisaation eri tasoilla sekä saada tietoa työnsä tavoitteista, merkityksistä ja tuloksista. Ulkomaanedustustojen tulee yhteistoiminnassa ottaa huomioon työyhteisö kokonaisuutena ja turvata asemamaasta palkatulle henkilöstölle oikeus osallistua yhteistoimintaan. 5.6. Työhyvinvointi Työhyvinvointi perustuu työyhteisön avoimuudelle. Sitä edistää työyhteisöllinen toiminta, jossa vaikuttajina ovat kaikki työyhteisön jäsenet yhdessä. Kaikilla työyhteisön jäsenillä on vastuu hyvästä työilmapiiristä. Ensisijainen vastuu on lähiesimiehellä, joka seuraa tulosten saavuttamisen lisäksi myös sitä, että työn vaatimukset ja työntekijän taidot vastaavat mahdollisuuksien mukaan toisiaan. Arkisen hyvinvoinnin perustana on oma terveys ja omat henkiset voimavarat: paineidensietokyky, tunteiden tunnistamisen taito ja niiden ilmaisukyky sekä kanssakäymisen tapa. Näitä voimavaroja tuetaan työterveyshuollossa ja työhyvinvointisuunnitelmissa suunnitelluin hankkein. Tavoitteena on, että työssä halutaan jatkaa hyvinvoivina eläkeikään asti.
Keinot Työyksikön hyvällä johtamisella on keskeinen merkitys työhyvinvoinnille. Vastuu ongelmien tunnistamisessa, esille ottamisessa ja ratkaisemisessa on osa johtamista ja kuuluu esimiehelle. Tukea tarjoaa ministeriön henkilöstöhallinto ja työterveys. Vuonna 2002 valmistuneen Hyvän työyhteisön -oppaan hyvien käytäntöjen mukaista toimintaa toetutetaan koko organisaatiossa. Työn hyvällä organisoinnilla ja tehtäväkokonaisuuksien määrittelyllä tuetaan työn hallintaa. Uupumiseen liittyy useimmiten kokemus työnhallinnan menettämisestä. Ministeriö tukee henkilöstön työkyvyn ylläpidossa ja kehittämisessä läpi koko työuran. Työajan järjestelyillä ja joustoilla edesautetaan työssä jaksa mista ja huomioidaan henkilökohtainen ja perheen tilanne. Työsuojelun ja työterveyshuollon korkeaa moniammatillista laatua ylläpidetään ja sen toiminta sovitetaan ministeriön erityispiirteisiin. Työkyvyn vaarantumisen varhaiseen havaitsemiseen ja työkyvyn tukemiseen luodaan yhteinen menettely puuttumiskeinoineen työntekijän, esimiesten ja työterveyshuollon kesken. Työympäristön, -tilojen ja -välineiden suunnittelussa ja hankinnassa ylläpidetään hyvää laatua ergonomisesti hyvän ja viihtyisän työympäristön turvaamiseksi. Henkilöstöryhmissä tapahtuvia liikunta- ja kulttuuriharrastuksia sekä työyhteisöjen yhteistä virkistäytymistä tuetaan sekä vuosittaisen liikuntapäivän perinnettä jatketaan. Koko henkilöstöä koskeva työyhteisön psykososiaalisten haittojen kartoitusmalli otetaan käyttöön. Mallin avulla voidaan kerätä tietoa yleisimmin työyhteisöjen toimintaa haittaavista tekijöistä työturvallisuuslain mukaisestija kehittää riskienhallintamalli.
6. Toimeksi! Henkilöstöstrategian toteutus alkaa välittömästi strategian tultua vahvistetuksi. Haasteena on strategiakauden aikana parantaa koko joukkueemme pelitaitoa maailmanlaajuisella pelikentällämme. Hallinnollinen osasto tulee vuosittain raportoimaan sekä yhteistoimintajohtokunnassa että koko henkilöstölle niistä uudistustoimenpiteistä, joilla henkilöstöstrategiaa on toteutettu. Henkilöstöstrategia sisällytetään myös edustustojen päällikköiden toimintasuunnitelmien valmisteluaineistoon. Uudistusten vaikutusta seurataan säännöllisin väliajoin luotettavien barometrien ja mittarien avulla. Työyhteisön tilaa seurataan vuosittain valtiovarainministeriön työtyytyväisyysbarometrilla. Barometrin tietoja täydennetään psykososiaalisten haittojen kartoitusmallin tuloksilla, työterveyshuollon kertomuksista saatavilla tiedoilla, asemamaaraporttien tiedoilla sekä olosuhdehaittakyselyillä. Barometrin tiedot on mahdollista ottaa myös yksikkö- ja edustustokohtaisesti käyttöön omaksi työhyvinvoinnin ja työn kehittämisen mittariksi. Palkkausjärjestelmän toimivuutta koskevat henkilöstön mielipiteet kartoitetaan säännöllisesti. Kartoituksen tavoitteena on saada tietoa johdolle, esimiehille ja koko henkilöstölle siitä, miten palkkausjärjestelmä toimii ja mitä kehittämistarpeita siinä on. Tulosten pohjalta asetetaan vuosittaiset palkkausjärjestelmien kehittämistavoitteet. Henkilöstöstrategian toimenpiteitä jatketaan vuoteen 2010, jolloin strategiaa on syytä arvioida ja uudistaa vastaamaan muuttuvan toimintakentän uusia haasteita.
ULKOASIAINMINISTERIÖ Merikasarmi Laivastokatu 22 A PL 176, 00161 Helsinki Puhelin 09 160 05 Faksi 09 629 840 formin.finland.fi