Havaitse varhain HARAVALLA

1 HENKILÖSTÖPALVELUT Havaitse varhain HARAVALLA Työväline Sinulle POHJOIS-KARJALAN SAIRAANHOITO- JA SOSIAALIPALVELUJEN KUNTAYHTYMÄ

2 Sisältö Havaitse varhain HARAVALLA... 3 Varhainen havaitseminen organisaation tasolla... 5 Varhainen havaitseminen työyhteisön tasolla... 6 Varhainen havaitseminen yksilötasolla... 7 Puheeksi ottaminen... 8 Puheeksi ottamisen pelisäännöt... 9 Haravoi havainto... 10 Sanoista tekoihin... 11 Seuranta ja arviointi varmistavat onnistumisen... 12 Työhyvinvoinnin muistilista meille jokaiselle... 13 Toimivan työyhteisön muistilista... 14 Varhaisen havainnoinnin prosessi... 15 Lähteet:... 16 Työryhmä: Jouko Kantola Helena Hanhinen Anneli Pikkarainen Mikko Simonen Tarja Siitonen Soili Särmä 2009

3 Havaitse varhain HARAVALLA Työhyvinvoinnin johtaminen on keskeinen esimiestaito. Oikeudenmukainen johtaminen, selkeät työjärjestelyt, yhteiset pelisäännöt, avoin vuorovaikutus ja mahdollisuudet vaikuttaa omaan työhön edistävät parhaiten työhyvinvointia. HARAVA-toimintamalli on työnantajan ja henkilöstöjärjestöjen yhteisesti hyväksymä toimintatapa tilanteisiin, joissa esiintyy yksilö- tai työyhteisötasolla ensimmäisiä merkkejä työhyvinvoinnin heikkenemisestä. Tässä oppaassa on tietoa HARAVA-toimintamallin käytöstä työyhteisössä. Varhaisen havaitsemisen toimintamalli on osa hyvin toimivan työpaikan toimintakulttuuria, osa välittämistä ja turvaverkkoa. Työhyvinvoinnin edistämisen kokonaisuutta voidaan kuvata riskipyramidin avulla. Perusajatuksena on, että alempien tasojen tapahtumat heijastuvat ylemmille tasoille, jolloin riskit vakavoituvat. Tavoitteena on vaikuttaa alimman kerroksen johtajuuteen ja rakenteisiin, jotta orastavat ongelmat voidaan korjata hyvissä ajoin. HARAVA-toimintamalli sijoittuu riskipyramidissa toimivan työyhteisön ja varhaisen puuttumisen välimaastoon. Se kuvaa tilannetta, jossa luodaan edellytykset asioiden puheeksi ottamiselle jo ennen kuin on olemassa varsinaista ongelmaa. HARAVA-toimintamalli on johdon, esimiesten ja työntekijöiden työväline, jonka avulla voidaan havaita työyhteisön hyvinvointia uhkaavia tekijöitä varhain, ottaa ne puheeksi ja ryhtyä toimenpiteisiin riittävän ajoissa.

4 Mitä työhyvinvointi on? Ihminen voi hyvin, kun hän kokee työnsä merkitykselliseksi, tuntee hallitsevansa työnsä ja olevansa arvostettu. Työhyvinvoinnin osatekijöitä ovat ihmisen omien voimavarojen, kuten työ- ja toimintakyvyn, osaamisen ja motivaation lisäksi työhön ja työympäristöön liittyvät tekijät. Työhyvinvointia syntyy silloin, kun ihmisen voimavarat ja työhön liittyvät vaatimukset ovat yhteensopivia ja työnteko on mielekästä, sujuvaa ja tuottavaa. Yhteensovittavilla toimenpiteillä tuetaan työntekijän työssä selviytymistä silloin, kun voimavarojen, työn vaatimusten ja ulkoisten olosuhteiden välillä vallitsee epäsuhta. Yhteensovittavia toimenpiteitä ovat esimerkiksi työtehtävien muokkaaminen, kuntoutus ja työaikajärjestelyt. Työhyvinvointi tarkoittaa, että työnteko on mielekästä ja sujuvaa turvallisessa, terveyttä edistävässä ja työuraa tukevassa työympäristössä ja työyhteisössä. Työhyvinvoinnin johtaminen on yleisnimitys sellaiselle johtamiselle, joka ottaa huomioon henkilöstön työturvallisuuden, työkyvyn ja työssä jaksamisen, yksilökohtaiset edellytykset ja ominaisuudet sekä organisaation, työyhteisön ja teknisen systeemin hallinnan ja hallitun muutoksen tarpeet.

5 Varhainen havaitseminen organisaation tasolla Kuntayhtymän strategia, henkilöstöstrategia ja työhyvinvointiohjelma muodostavat kokonaisuuden, jonka avulla johdetaan henkilöstön työhyvinvointia organisaation tasolla. Toimenpiteiden vaikuttavuutta arvioidaan vuosittain henkilöstökertomuksessa. Seurattavia asioita ovat esimerkiksi strategisten tavoitteiden saavuttaminen, palautteet toiminnasta, työilmapiiriä, esimiestyötä ja sisäisiä palveluja koskevat kyselyt, sairauspoissaolot ja työkyvyttömyyseläkkeet sekä niiden mahdollinen keskittyminen samoihin paikkoihin. Organisaation johto voi tehdä varhaisia havaintoja koko organisaation tai jonkin isohkon kokonaisuuden oireilusta henkilöstökertomuksesta mm. seuraamalla tehtyjä kyselyjä ja tunnuslukuja. Organisaation keinot henkilöstön työhyvinvoinnin edistämiseksi kirjataan kuntayhtymän strategiaan.

6 Varhainen havaitseminen työyhteisön tasolla Selkeä perustehtävä muodostaa toimivan työyhteisön kivijalan. Rakennus pysyy pystyssä peruspilareiden avulla, kun vahvistetaan horjuvaksi todettua pilaria. Toimivassa työyhteisössä jokainen työyhteisön jäsen tekee työnsä mahdollisimman hyvin, ottaa vastuun tekemisistään ja kehittää työtään. Asioihin on tarpeen puuttua esimerkiksi, kun: - Työyhteisö ei saavuta sille asetettuja toiminnallisia tavoitteita. - Työhyvinvointikyselyn tulokset eivät vastaa tavoitteita. - Työyhteisö jakautuu kuppikuntiin, jotka ovat huonoissa väleissä keskenään. - Koetaan, että esimiehellä on suosikkijärjestelmä. - Työyhteisössä ilmenee epäaasiallista kohtelua tai muuta henkistä väkivaltaa. - Tietoa pantataan. - Työntekijöiden välillä esiintyy epätervettä kilpailua. - Työntekijät alkavat uupua ja sairauspoissaolot lisääntyvät. Työyhteisössä puheeksi ottaminen on sekä esimiehen että jokaisen työyhteisön jäsenen oikeus ja velvollisuus. Aloitteen tekijän tulee miettiä etukäteen, miten hän voi tuoda asian esille rakentavassa hengessä. Asia otetaan puheeksi työpaikkakokouksessa tai vastaavassa yhteisessä tilaisuudessa.

7 Varhainen havaitseminen yksilötasolla Esimiehen on mahdollista seurata henkilöstönsä työssä jaksamista päivittäisjohtamisen ja kehityskeskustelujen avulla. Esimies voi havaita ensimmäisenä työntekijän työhyvinvoinnissa tapahtuvan muutoksen, mutta sen voi tehdä myös työntekijä itse, työtoveri tai asiantuntija. ESIMIES TYÖNTEKIJÄ Toimintakyky ja terveys Työn hallinta Työn ulkoiset olosuhteet Työyhteisön vaatimukset Työn sisältö ja työympäristö Tilanne jäsennetään yhdessä Kuvataan yhdessä hyvinvoinnin tila Suunnitellaan ja sovitaan yhdessä toimenpiteet Toimitaan sopimuksen mukaan Seurataan sopimuksen toteutumista ja hyvinvoinnin tilaa Työhyvinvointi ei kohene Työhyvinvointi kohenee Puheeksi ottaminen on sekä työntekijän että esimiehen oikeus ja velvollisuus. Aloita keskustelu aina asioista, jotka ovat hyvin. Tilannetta jäsennetään yhdessä keskustellen. Kokonaistilanteen selvittelyn apuna voi käyttää myös HARAVA-lomaketta (s. 10).

8 Puheeksi ottaminen HARAVA-toimintamallin tavoite on tarttua asioihin riittävän varhain. Puheeksi ottaminen on tilanteen selvittelyä, jossa asialle ryhdytään tekemään jotain, ennen kuin tilanne muodostuu vaikeammaksi ratkaista. Puheeksi ottaminen on tarpeen, kun kaikki ei ole ehkä kunnossa Työn laatu ja työsuoritus ovat heikentyneet. Ammatillinen taantuminen. Perustehtävän hämärtyminen. Aloitekyvyttömyys, innottomuus ja avuttomuus työssä. Runsaat poissaolot työstä. Työntekijä on ollut esimerkiksi 12 kuukauden aikana sairauden vuoksi pois työstä yli viisi kertaa ja/tai yhteensä 20 päivää. Liian pitkät työpäivät, työn ja vapaa-ajan hämärtyminen. Vuorovaikutusongelmat asiakkaiden/työtovereiden kanssa, ärtyneisyys, vihan tunteet. Jännittyneisyys, ahdistuneisuus, masentuneisuus. Yliaktiivisuus muissa kuin varsinaisissa työasioissa. Muutokset työyhteisökäyttäytymisessä, esimerkiksi syrjäänvetäytyvyys. Esimiehellä/työtovereilla voi olla intuitio/sellainen olo, että jotakin pitäisi tehdä.

9 Puheeksi ottamisen pelisäännöt ESIMIES PUHEEKSIOTTAJANA Mene työntekijän luokse ja kerro, että teidän on keskusteltava yhdessä. Kerro mistä aiheesta: Olen huolissani sinun työssä selviytymisestäsi. Sovi neuvotteluaika ja -paikka, aikaisintaan 2 3 pv päästä. Varaa rauhallinen tila, jossa voi keskustella keskeytyksittä ja kiireettömästi. Puhu arvostavasti ja selkeästi. Puhu minämuodossa ja kerro selvästi tapaamisen aihe: Haluan keskustella kanssasi Pysy työhön liittyvässä aiheessa, tosiasioissa ja havainnoissa. Älä esitä syytöksiä. Rohkaise ja kannusta työntekijää puhumaan. Neuvottele työssä mahdollisesti tarvittavista muutoksista. Sovi seurantatapaaminen (enintään kolmen kuukauden kuluttua). Mikäli keskustelu ei suju, sopikaa uusi tapaaminen ja miettikää, millä keinoin pääsette seuraavalla kerralla eteenpäin. Käyttäkää apuna HARAVAlomaketta. Todetkaa keskustelun tulos yhdessä ja kirjatkaa se käytettävissä olevaan lomakkeeseen kummankin hyväksynnällä. Tilanteen niin vaatiessa, keskustele muiden tukitahojen tarpeesta, esimerkiksi työterveyshuollon tai työsuojelun konsultaatiosta. TYÖTOVERI PUHEEKSIOTTAJANA Mene työtoverin luo ja kerro, että olen huolissani työssä selviytymisestäsi Rohkaise ja kannusta työntekijää puhumaan asiasta esimiehen kanssa. Mikäli työtoveri tarvitsee tukea, sovi hänen kanssaan, voisitko olla hänen kanssaan puheeksi ottamisen tilanteessa. Säilytä luottamuksellisuus. TYÖNTEKIJÄ(T) PUHEEKSIOTTAJANA Mene esimiehen luokse ja kerro, että haluan keskustella kokemuksistani ja havainnoistani työyhteisön toimimattomuudesta. Mikäli esimies ei ryhdy selvittämään tilannetta työyhteisössä, ole yhteydessä esimiehen esimieheen. Kerro ensin tästä yhteydenotosta esimiehellesi.

10 Haravoi havainto 1 Toimintakyky ja terveys 1.1 Fyysinen työkyky vastaa työn ruumiillisia vaatimuksia Täysin eri mieltä Jokseenkin eri mieltä Jokseenkin samaa mieltä Täysin samaa mieltä I I 1.2 Psyykkinen työkyky vastaa työn henkisiä vaatimuksia I I 1.3 Terveydentila on suoritettavaan työhön sopiva I I 2 Työn hallinta 2.1 Osaaminen vastaa työn vaatimuksia I I 2.2 Työ on motivoivaa ja sopivan haasteellista I I 3 Työn ulkoiset olosuhteet 3.1 Työn ja yksityiselämän yhteensovittaminen ei tuota ongelmia I I 3.2 Työajat ja -vuorot ovat työn luonteeseen sopivia I I 4 Työyhteisö 4.1 Työyhteisö ja ilmapiiri tukevat työssä jaksamista I I 4.2 Esimiestyö ja johtaminen tukevat työntekoa I I 4.3 Työssä ei esiinny häirintää tai epäasiallista kohtelua I I 5 Työ ja työympäristö 5.1 Perustehtävä ja tavoitteet ovat selkeitä I I 5.2 5.3 Mahdollisuus vaikuttaa työhön ja työpaikan asioihin Työvälineet ja -menetelmät ovat suoritettavaan työhön sopivat I I I I 5.4 Työ ei vaaranna terveyttä, eikä turvallisuutta I I 5.5 Työkuormitus on sopiva I I 5.6 Työn jakautuminen työyhteisössä I I HARAVA-lomake ja käyttöohjeet löytyvät intranetista: PKSSK ja yksiköt> Tukipalvelut> Työsuojelu> Ohjeet.

11 Sanoista tekoihin HARAVA- toimintamalli on kuntayhtymässä tuotettujen, esimiestyötä tukevien toimintaohjeiden kokoaja. Toimintaohjeet sisältävät toimenpidevalikoiman HARAVAn esille nostamien ongelmatilanteiden ratkaisuun. Häirinnän ja epäasiallisen kohtelun ehkäisy työyhteisössä. Päihdeohjelma. Henkilöturvallisuus Perehdyttämisen toimintaohje. Henkisen väkivallan ehkäisy: Toimintaohje Psykososiaalinen tuki henkilökuntaa kohdanneessa kriisitilanteessa. Paluu pitkältä sairauslomalta: Toimintaohje. Moniammatillinen sisäilmaselvitys. Ohjeet löytyvät intranetista: PKSSK ja yksiköt> Tukipalvelut> Työsuojelu> Ohjeet. Henkilöstöyksikön, työsuojelun ja työterveyshuollon asiantuntijat ovat esimiehen, työntekijän ja työyhteisön käytettävissä, jos tarvitaan ulkopuolista asiantuntija-apua.

12 Seuranta ja arviointi varmistavat onnistumisen Organisaatio Työyhteisö Yksilö Organisaatiotasolla kuntayhtymän johtoryhmä seuraa muun muassa henkilöstökertomuksen, tilastojen ja kyselyiden avulla organisaation työhyvinvoinnin tilaa. Työyhteisöt seuraavat työyhteisön hyvinvointia työhyvinvointikyselyiden lisäksi myös vaarojen tunnistamisen ja riskien arvioinnin avulla, HaiPro-raporteista, vuosikertomuksista ja sisäisen laadun kyselyistä. Yksilötason varhaisen havaitsemisen toimintamallissa esimies seuraa puheeksi ottamisen yhteydessä sovittujen toimien toteutumista laaditun aikataulun mukaan. Työn tuloksia ja kaikkien työntekijöiden työkykyä ja työhyvinvointia on seurattava oikeudenmukaisesti ja systemaattisesti vähintään vuosittain kehityskeskusteluissa. Työntekijällä on oikeus saada palautetta työsuorituksestaan.

13 Työhyvinvoinnin muistilista meille jokaiselle Anna itsesi virkistyä vapaa-ajalla: perheen, harrastusten, levon ja kuntoilun parissa vietetty aika tasapainottaa työtä ja auttaa jaksamaan paremmin. Tunnista omat rajasi ja aseta realistisia tavoitteita. Mieti esimiehesi kanssa, onko työmääräsi sopiva ja mihin toivoisit työssäsi kehittyvän. Aseta selkeä raja työlle, esimerkiksi takaraja, jolloin lähdet kotiin. Jätä aikaa palautumiselle. Älä jää jumiin ongelman kanssa vaan keskustele asiasta ja kokeile toista tapaa. Huolehdi, että pystyt työssäsi toteuttamaan myös sellaisia asioita, jotka ovat sinulle tärkeitä ja mielekkäitä. Ota vastuuta ammattitaitosi kehittämisestä ja aseta itsellesi uusia tavoitteita. (Työterveyslaitos)

14 Toimivan työyhteisön muistilista Tuemme toistemme voimavaroja. Tarjoamme toisillemme apua ja neuvoja työtehtävissä. Teemme aktiivisesti aloitteita työtapojen kehittämiseksi. Huolehdimme työyhteisön avoimesta viestinnästä. Kunnioitamme ja arvostamme toisiamme. Suhtaudumme avoimesti ja suvaitsevasti erilaisuuteen. Keskustelemme rakentavasti ristiriitatilanteissakin. Hyväksymme erilaisuutta ja sitoudumme yhteisiin pelisääntöihin. Huolehdimme henkisestä hyvinvoinnistamme. Havainnoimme ylikuormittumisen ja työuupumuksen merkkejä. Haemme apua työuupumukseen. Huolehdimme työn ja vapaa-ajan tasapainosta sillä se ylläpitää ja edesauttaa hyvinvointia. Otamme vastuun siitä, miten käyttäydymme ja toimimme työyhteisössämme. Painotamme työasioita työpaikalla käytävissä keskusteluissa. (Työterveyslaitos)

15 Varhaisen havaitsemisen toimintamalli TYÖTERVEYS- HUOLTO ORGANISAATIO LUOTTAMUSMIES TYÖSUOJELU TYÖYHTEISÖ ESIMIES YKSILÖ TYÖNTEKIJÄ Tilanne jäsennetään yhdessä Kuvataan yhdessä hyvinvoinnin tila Suunnitellaan ja sovitaan yhdessä toimenpiteet Toimitaan sopimuksen mukaan Seurataan sopimuksen toteutumista ja hyvinvoinnin tilaa Työhyvinvointi ei kohene ARVIO TYÖKYVYN KEHITTYMISESTÄ Työhyvinvointikohenee TYÖNTEKIJÄN JA TYÖ- YHTEISÖN HYVINVOINTI

16 Lähteet: Valtiokonttori: Avoimuutta arkeen. Varhaisen puuttumisen opas valtion työpaikoille. Helsingin kaupungin työterveyskeskus: Varhainen tuki toimintamalli työkyvyn heiketessä. Pekka Järvinen: Esimiestyö ongelmatilanteissa konfliktien luomat haasteet työyhteisöissä Anne Rantala: Työterveyshuolto ja työntekijän jaksamisen tuki uupumistilanteissa. (Työ leipälajina työhyvinvoinnin psykologiset perusteet. PS-kustannus 2005). Espoon kaupunki: Tuetaan työkykyä ajoissa -toimintamalli 2009. Pohjois-karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä: Havaitse varhain HARAVALLA, Varhaisen havaitsemisen toimintamalli työyhteisölle, käsikirja 2009. Työterveyslaitos www.ttl.fi Käsikirja ja HARAVA-lomake: Intranet: PKSSK ja yksiköt> Tukipalvelut> Työsuojelu> Ohjeet> Ohjeet Oppaan tilaukset: helena.hanhinen@pkssk.fi