Luo uusi palvelu valitsemalla Asetukset ja Palvelut.

Käyttöopas

Luo uusi palvelu valitsemalla Asetukset ja Palvelut.

2 3 4 1 Lisää uusi palvelu: 1. Aloita seuraavasti: Valitse Asetukset ja sen jälkeen palvelut. Valitse luo uusi palvelu. 2. Nimi ja palvelun kuvaus: Valitse nimi ja määritä palvelun kuvaus huolellisesti. Määritä palvelun kuvaus selkeästi ja käytä synonyymeja palvelun nimessä ja ominaisuuksissa näin hakukoneet löytävät sivun paremmin. 3. Näkyvyys: Määritä, onko palvelu julkinen (jotta asiakkaat voivat itse varata palvelun) vai sisäinen (jotta vain sinä voit ja työtoverisi voivat tehdä varauksia kalenteriin kirjautuneena). 4. Hinta ja kesto: Määritä myös palvelun hinta ja kesto. Nämä on määritettävä, mutta ne voidaan piilottaa varaussivulla. Piilota hinta tai kesto napsauttamalla. 5. Ryhmän otsikko: Valitsemalla ryhmän otsikon voit ryhmitellä uuden palvelun muiden samankaltaisten palvelujen kanssa. Valitse sama ryhmän otsikko palveluille, jotka ovat samassa ryhmässä. 5

6 7 8 Edistyneet asetukset: 6. Niiden ihmisten määrä, jotka voivat tehdä varauksen samanaikaisesti: Lisäasetuksissa voit määrittää, kuinka moni ihminen voi varata palvelun samanaikaisesti. Jos tilaa on useammalle kuin yhdelle, määritä enimmäismäärä tähän ruutuun (esim. Spinning-tunti, jossa voi olla 30 osallistujaa, jne.). 7. Hoidon jälkeinen tauko: Jos tarvitset siivoushetken ennen uuden asiakkaan saapumista, lisää tauon pituus. 8. Käytä toista väriä: Tässä voit määrittää tietyn värin kalenterin eri palveluja varten. Tällä tavoin näet helposti varatun palvelun katsomalla vain seuraavan varauksen värin. Napsauta sen jälkeen tallenna. 9. Mikä tärkeintä: Kun olet tallentanut edellä määritetyt asetukset, uusi palvelu on lisättävä kalenteriin. Valitse asetukset ja sen jälkeen kalenterisi. Napsauta uutta palvelua ja sen jälkeen tallenna. Vastaa sen jälkeen kysymykseen Haluatko päivittää nykyisiä aukioloaikoja? napsauttamalla Päivitä.

Kalenterin lisäys: Lisää uusi kalenteri, jos joku haluaa kalenterin järjestelmääsi. Ennen kalenterin lisäystä on otettava huomioon muutama asia: Uuden kalenterin lisääminen maksaa (ellei sinulla ole laajaa sopimusta, joka kattaa minkä tahansa määrän kalentereita). Uuden kalenterin hinta näkyy sopimuksessasi. Tarkista hinta yhteyshenkilöltäsi tai lähetä sähköpostia osoitteeseen ajanvaraus@fonecta.com, jos et ole varma hinnasta. Jos lisäät uuden kalenterin, olet myös vastuussa sen poistamisesta, jos kalenteria ei enää tarvita.

2 1 Voit lisätä uuden kalenterin tai muuttaa oman kalenterisi asetuksia seuraavasti: 1. Aloita seuraavasti: Valitse asetukset ja sen jälkeen kalenteri. Valitse luo uusi kalenteri) (tai napsauta kalenterisi nimeä). 2. Nimi: Valitse varattavan henkilön tai palvelun nimi kalenterista. 3. Kalenteriaika: Päätä kalenterissa näkyvät kellonajat. Jos työskentelet yleensä klo 8 17, mutta aloitat joskus klo 7 ja lopetat toisinaan klo 20, valitse kalenterin kellonajaksi 7 20. Jos työskentelet aina klo 8 17, valitse kalenterin kellonajaksi 8 17. 4. Toimipaikka: Jos sinulla on useita vastaanottopaikkoja tai osoitteita, jotka haluat liittää tiliisi, valitse sijainti, johon uusi kalenteri linkitetään. 3 4

5 5. Yhdistä palvelut: Valitse seuraavaksi palvelut, jotka ovat varattavissa kalenterissa. Valitse tarjolle tulevat palvelut napsauttamalla.

7 Edistyneet asetukset: 7. Kenttä: Tässä voit valita tiedot, jotka näkyvät ja jotka ovat pakollisia asiakkaillesi, kun he tekevät varauksen. Huomaa, että voit muuttaa Merkintöjä-kohdan nimeä. 8. Kalenteriaikojen väli: Voit määrittää kalenteriaikojen jaksotuksen. Voit määrittää esimerkiksi 15 tai 30 minuutin jaksot. 9. Varauskäytäntö: Määritä, miten lähellä varattavaa aikaa asiakkaat voivat tehdä varauksen ja milloin viimeistään varaus on peruutettava. 8 9

10 10. Tekstiviesti: Voit lähettää järjestelmällä erilaisia automaattisia tekstiviestejä. Voit lähettää esimerkiksi muistutustekstiviestin sekä asiakkaalle että kalenteriin linkitetylle henkilölle. Varmista kalenterin asetuksista, että kalenteriin linkitetylle henkilölle on määritetty puhelinnumero, jotta järjestelmä tietää, mihin numeroon tekstiviestit pitää lähettää.

11 12 13 11. Vahvistus ja varaustekstit: Voit mukauttaa kaikkia tekstiviestien ja sähköpostivahvistusten sekä muistutusten tekstejä. Käytä kunkin toiminnon alla olevia koodeja, jotta järjestelmä valitsee palvelun nimen, hinnan ja ajan automaattisesti. 12. Henkilökohtaiset tiedot: Varmista, että täytät kalenteriin linkitetyt henkilökohtaiset tiedot. Sähköpostitse lähetettävät varausvahvistukset lähtevät automaattisesti määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Sama koskee puhelinnumeroita ja tekstiviestejä. 13. Synkronointi: Jos haluat synkronoida iphone- tai Android-puhelimesi kalenterin kanssa, noudata synkronointikohdan ohjeita.

Omat toimipaikat: Tässä voit esitellä itsesi ja yrityksesi: 1. Napsauta asetuksissa Paikat -välilehteä. 2. Napsauta toimipaikan tai yrityksen nimeä.

4 1 5 Perusasetukset: 1. Lataa kuva tai logo 2. Kirjoita katuosoite, puhelinnumero ja verkkosivuston osoite. 3. Määritä yrityksen kuvaus. Esittele itsesi ja yrityksesi. 4. Aukioloajat. Tähän voit kirjoittaa, milloin esimerkiksi kauneushoitola on auki. 5. Voit siirtää galleriaan kolme yritystäsi esittelevää kuvaa. 2 7 8 Edistyneet asetukset: 7. Valitse alat, joihin kuulut. 8. Valitse URL-osoite, johon haluat lisätä palvelusi. Tämä on suora linkki kalenteriisi. Sitä voi käyttää myös verkkosivuston osoitteena, jos sinulla ei vielä ole verkkosivustoa. Valitse jäljellä oleviin asetuksiin tarpeitasi parhaiten vastaavat arvot. 3

Verkkosivustoa varten: Tässä on painike, jonka voit lisätä kotisivullesi.

Yritysasetukset

Varattavien aikojen lisäys: 1. Valitse varauskalenteri valikossa, luo aukioloaikoja. 2. Vapauta varattavissa olevat ajat klikkaamalla niitä. Voit myös vapauttaa koko päivän painamalla täytä (ensimmäisen aikasolun yläpuolella). Tummat aikasolut ovat palveluaikaasi. 3. Vapaiden aikojen sulkeminen. Klikkaa harmaita aikoja, jotta ne muuttuvat valkoisiksi eli ajoiksi, jolloin palvelusi on suljettu. 4. Muista aina tallentaa tekemäsi muutokset, ennen kuin poistut tältä sivulta, napsauttamalla tallenna muutokset - painiketta (sunnuntain yläpuolella). 5. Luo uusi viikkoaikataulu: Voit tallentaa viikkoaikataulu pohjan ja ladata sen usealle viikolle. Voit myös kopioida edellisen viikon aikataulun.

1 4 2-3 5

1 2 3 Varauksen tekeminen: 1. Siirry varauskalenteriin valitsemalla joko Varaukset (viikko) tai varaukset (paikka) -näkymä. 2. Valitse palvelu avattavasta luettelosta. 3. Valitse aika kalenterista (mieluiten vihreä, mutta voit varata myös valkoisia aikoja).

4-5 4. Etsi asiakas osoitekirjasta tai luo uusi asiakas napsauttamalla uusi henkilö -välilehteä. 5. Syötä asiakkaan tiedot. Kun olet kirjautuneena kalenteriin, punaisella pisteellä merkittyjä kenttiä ei tarvitse täyttää. Nämä ovat pakollisia kenttiä vain asiakkaalle, kun hän varaa aikaa. 6. Napsauta sivun alareunan varaa -painiketta. (Jos valitsit valkoisen ajan kalenterista, varaus on pakotettava.) 6

7 8 10 9 7. Seuraavaksi siirryt varaustietojen sivulle. 8. Tällä sivulla voit muokata varauksen päivämäärää ja kellonaikaa. 9. Voit myös peruuttaa ajan tai varata uuden ajan napsauttamalla Peruuta (jälleenvaraus)-painiketta. 10. Varaukset (viikko/paikka) -näkymässä varaus näkyy punaisena.

1 2 3 4 5 6 7 8 Varaukset (lista) -näkymässä näet kaikkien kalenterien tai vain tietyn kalenterin käytettävissä olevien päivämäärien, varausten tai peruutusten luettelon tietyltä ajalta. 1. Valitse haluamasi kalenteri. (Jos haluat nähdä usean kalenterin tiedot, jätä tämä kenttä tyhjäksi.) 2. Valitse haluamasi palvelu. (Jos haluat nähdä palvelujen tiedot, jätä tämä kenttä tyhjäksi.) 3. Valitse päivämäärä, jonka tietoja haluat tarkastella. (Syötä päivämäärä kenttään napsauttamalla pientä vihreää kalenterikuvaketta.) 4. Valitse, miten pitkälle eteenpäin haluat nähdä tiedot. 5. Suodata tiedot kirjoittamalla avainsana suodata varauksia -kenttään. 6. Ryhmittele tiedot valitsemalla päivämäärä, palvelu tai kalenteri. 7. Valitse, haluatko tarkastella varattavissa olevia aikoja, varauksia ja/tai peruutuksia. 8. Napsauta Search (hae) -painiketta. Näkyviin tulevan luettelon voi viedä Excel-muotoon.

1 2 3 4 Yleissilmäys -kalenteri: 1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kalenterin aikaa, jonka haluat lisätä palveluaikaan. 2. Valitse luo aukioloaika 3. Näkyviin tulee uusi ikkuna muokkaa aukioloaika. Tässä voit määrittää aloitus- ja lopetusajan sekä tänä aikana varattavissa olevat palvelut. 4. Tallenna. Voit tehdä myös yksityisiä muistiinpanoja valitsemalla valikosta lisää yksityisaika -vaihtoehdon.

Asiakkaat: Tässä näet asiakkaiden yleiskuvauksen. Voit lisätä asiakkaita manuaalisesti, lähettää tekstiviestejä tai sähköpostiviestejä, tarkastella jonossa olevia tekstiviestejä tai sähköpostiviestejä ja siirtää asiakastietueita kalenterien välillä. Jos haluat nähdä lisätietoja asiakkaasta, napsauta asiakkaan nimeä. Voit kirjata yksityisiä muistiinpanoja asiakkaista, lisätä itsellesi muistutuksen, kun asiakkaalla on syntymäpäivä, jne.

Statistiikka: Yleiskuvaus kalenteriin saapuneista varauksista ja siitä, mistä asiakas on tehnyt varauksen.

Loki: Varaukset: Tässä on lueteltu kaikki varauksiin ja peruutuksiin liittyvät tapahtumat. Sähköpostiviestit/tekstiviestit: Tässä on lueteltu kaikki sähköpostiviestit ja tekstiviestit, jotka on lähetetty kalenterista.

Julkinen varaussivusi