Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2015 Päijät-Hämeen koulutuskonserni -kuntayhtymä tarkastuslautakunta 22.3.2016
Sisällys Arviointikertomus 2015 JOHDANTO... 3 1. TARKASTUSLAUTAKUNTA... 4 Tarkastuslautakunnan kokoonpano... 4 Arvioinnin lähtökohdat... 5 Arviointityön käytännön toteutus... 5 2. VUODEN 2014 ARVIOINTIKERTOMUKSEN JÄLKISEURANTA... 6 3. KUNTAYHTYMÄN TALOUDELLISTEN TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN... 9 4. STRATEGIA JA STRATEGISTEN TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN...11 Konsernistrategia...11 5. TAVOITTEIDEN TOTEUTUMISEN ARVIOINTI...12 6. MUUT HAVAINNOT JA TOTEAMUKSET...15 Toimitilamuutokset...15 Investoinnit...15 Henkilöstö...15 Tilintarkastajan havainnot...16 7. YHTEENVETO JA ESITYS YHTYMÄKOKOUKSELLE...17
3 Johdanto Vuosi 2015 on ollut nykyisen tarkastuslautakunnan toimintakauden kolmas vuosi. Tarkastuslautakunnan tehtävät on määritelty kuntalaissa. Lautakunnan päätehtävänä voidaan pitää yhtymäkokouksen asettamien tavoitteiden toteutumisen arviointia. Myös toiminnan tuloksellisuuden ja palveluiden järjestämisen tarkoituksenmukaisuuden arviointi on tarkastuslautakunnan tehtävänä. Tässä arviointikertomuksessa on esitetty havaintoja tarkastuslautakunnan suorittamasta arviointityöstä vuoden 2015 osalta. Kertomus lähtee liikkeelle tarkastuslautakunnan arviointityön käytännön toteuttamisesta ja etenee vuoden 2014 arviointikertomuksen havaintojen käsittelyllä. Tämän jälkeen arviointikertomuksessa käsitellään strategiaa ja vuodelle 2015 asetettujen tavoitteiden toteutumista. Lisäksi on esitetty muita havaintoja ja yhteen veto vuoden 2015 arviointikertomuksesta. Päijät-Hämeen koulutuskonserni -kuntayhtymässä on toteutettu vuodesta 2012 alkaen mittavat sopeuttamistoimet. Sopeuttamistoimiin kuuluvat keskeisesti henkilöstövähennykset, mutta myös kiinteistöjen myynnit ja toimitilamuutokset. Myös kuntayhtymän rakenne muuttui. Tuoterengas sekä Lahden ammattikorkeakoulu yhtiöityivät vuoden 2015 alusta. Koulutuskeskus Salpaus ja yhteiset palvelut aloittivat vuoden 2015 alussa yhtenä kokonaisuutena: vuonna 2015 kuntayhtymän toiminta on muuttunut Koulutuskeskus Salpauksen toiminnaksi. Lisäksi kuntayhtymä tuottaa oppilaitospalveluja yhteistoiminnassa myös Lahden ammattikorkeakoulun käyttöön ja omistaa kahdeksan jäsenkuntansa puolesta ammattikorkeakouluyhtiötä. Tarkastuslautakunta toivoo, että arviointityön tulokset otetaan huomioon ja niitä voidaan käyttää hyödyksi johtamisen apuna.
4 1. Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan kokoonpano Tilikaudella 2015 tarkastuslautakunnan jäseninä ovat toimineet: Jäsen Rauno Hännikäinen, puheenjohtaja, Padasjoki Kirsti Laatunen, varapuheenjohtaja, Orimattila Varajäsen Markku Vaara, Orimattila Maija-Liisa Siren, Hämeenkoski Mervi Lilja, Nastola Matti Tanskanen, Hartola Heikki Raitanen, Lahti Tuulia Salo, Hollola Annika Kiander, Heinola Markku Karnaattu, Hartola Antero Nieminen, Hollola Pirjo Ikävalko, Hollola Tarkastuslautakunta on kokoontunut vuoden 2015 arviointiin liittyen 12 kertaa. Työskentelyyn ovat osallistuneet myös tilintarkastaja JHTT, CIA, CCSA, CISA, CFE Helge Vuoti BDO Audiator Oy:stä arviointityön tukena sekä tarkastustoiminnan asiantuntijana ja tarkastaja Varpu Vilkko BDO Audiator Oy:stä pöytäkirjanpitäjänä. Kirsi Kaarna Kuva 1. Valtakunnallisen ravitsemispalveluverkoston kesätapahtuma Hyvää Pataa Lahdessa.
5 Arvioinnin lähtökohdat Tarkastuslautakunnan tehtävistä on säädetty kuntalain 14. luvussa ja kuntayhtymän tarkastussäännössä. Yhtymäkokous asettaa tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Kuntalain 71 :n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava yhtymäkokouksen päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko yhtymäkokouksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kuntayhtymässä toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastussäännössä on säädetty tarkastuslautakunnan tehtävistä. Tarkastussäännön mukaan tarkastuslautakunnan on seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi huolehdittava omalta osaltaan siitä, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa sekä tehtävä aloitteita ja esityksiä lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen valvonnan tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastussääntöön tehtävistä muutoksista päättää yhtymäkokous. Arviointityön käytännön toteutus Tarkastuslautakunta on kautensa alussa laatinut vaalikauden kattavan arviointisuunnitelman, jota täsmennetään vuosittain. Vuosia 2015 2016 varten arviointisuunnitelmaa on päivitetty kesäkuussa 2015 vastaamaan kuntayhtymän uutta organisaatiota. Suunnitelmassa on esitetty ne tehtäväalueet, jotka vuosittain otetaan syvällisemmän arvioinnin kohteeksi. Vuoden 2015 arvioinnin painopistealueeksi on valittu Oppimis- ja koulutuspalvelut sekä Rehtorintoimisto ja hallinto. Lisäksi tarkastuslautakunta laatii vuosittain erillisen yksilöidyn työohjelman arviointityön käytännön toimenpiteiksi. Arviointisuunnitelma ja työohjelma on pyritty sovittamaan yhteen tilintarkastajan työohjelman ja sisäisen tarkastuksen työohjelman kanssa. Vuoden 2015 arviointityön aikana kesäkuu 2015 maaliskuu 2016 tarkastuslautakunta on kuullut arviointityönsä suorittamiseksi seuraavia viranhaltijoita sekä työsuhteessa olevia: henkilöstöjohtaja Lena Siikaniemi talouspäällikkö Merja Helminen kehittämispäällikkö Jarmo Kröger toimitusjohtaja Martti Tokola rehtori Päivi Saarelainen opetusalajohtaja Merja Tirkkonen opiskelijapalvelujohtaja Riitta Murtorinne va. tietohallintojohtaja Mika Rauhala tilapalvelupäällikkö Ville Rainisto teknisen palvelun päällikkö Hannu Toivonen vararehtori Seija Katajisto opetusalajohtaja Raili Yrjölä opetusalapäällikkö Heikki Tuomainen Tarkastuslautakunnan keskeisenä tehtävänä on tavoitteiden toteutumisen arviointi. Arviointi kohdistuu kuntayhtymän omaan toimintaan sekä mahdollisille tytäryhteisöille asetettujen tavoitteiden toteutumisen arviointiin. Kuntayhtymän tytäryhtiönä aiemmin toiminut Adusal Oy on haettu konkurssiin 4.9.2015, ja kuntayhtymä on menettänyt määräys- ja vaikutusvaltansa tytäryhtiöönsä, joten Adusal Oy:n ei enää katsota olevan tytäryhtiö, eikä konsernitilinpäätöstä laadita. Tarkastuslautakunnalle on esitelty kokouksissa hallintopalveluiden palvelusopimusta ja sen toteuttamista; sisäisen tarkastuksen vuosiraporttia; kuntayhtymän uutta organisaatiota; hyvinvointialan opintoja; Kauneustalon ja sirkusalan toimintaa; opiskelijapalveluita; tietohallintopalveluita; kiinteistöhallinnan tilannetta; sisäisen tarkastuksen ja arvioinnin suunnitelmaa; oppimis- ja koulutuspalveluiden ajankohtaisia asioita; luonto- ja asumisalaa ja Jokimaan toimipisteen toimintaa. Lisäksi lautakunta on saanut useaan otteeseen tietoa taloustilanteesta ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Lautakunta on myös käsitellyt hallituksen vastineet arviointikertomuksen 2014 havaintoihin. Lisäksi tarkastuslautakunta on esittänyt yhtymäkokoukselle, että tilintarkastussopimuksessa olevat optiovuodet 2016 2018 käytettäisiin. Yhtymäkokous on tehnyt päätöksen asiasta 26.10.2015 26.
6 2. Vuoden 2014 arviointikertomuksen jälkiseuranta Tarkastuslautakunta on hyväksynyt arviointikertomuksen vuodelta 2014 kokouksessaan 17. maaliskuuta 2015. Yhtymäkokoukselle arviointikertomus on toimitettu 11.5.2015. Tarkastuslautakunta on käsitellyt 22.9.2015 yhtymähallituksen selvitykset vuoden 2014 arviointikertomuksessa esitettyihin havaintoihin. Tarkastuslautakunta on käsitellyt vastineita sekä syksyllä 2015 että keväällä 2016 arviointikertomuksen laadinnan yhteydessä. Yhtymähallitus on käsitellyt arviointikertomusta ja siinä esitettyihin havaintoihin annettuja vastineita kokouksissaan. Kaikkiaan arviointikertomusta ja vastineita on kuntayhtymän toimielimissä käsitelty seuraavasti: yhtymäkokous 11.5.2015 toiminnanohjausryhmä 10.8.2015 yhtymähallitus 31.8.2015 tarkastuslautakunta 22.9.2015 yhtymäkokous 26.10.2015 Seuraavaan taulukkoon on kerätty vuoden 2014 arviointikertomuksessa todettuja keskeisimpiä havaintoja tavoitteisiin ja niiden toteutumiseen liittyen ja myös niihin annettuja vastineita. Katariina Malkki Kuva 2. Hyvinvointialan valmistujaisjuhla 2015.
7 Taulukko 1. Vuoden 2014 arviointikertomuksen jälkiseuranta Tarkastuslautakunnan havainto Koulutuskonsernin taloudellisten tavoitteiden toteutuminen Sopeuttamistoimien ja rakenteellisten muutosten ansiosta taloudelliset tavoitteet ovat toteutuneet hyvin. Sitovat taloudelliset tavoitteet ovat toteutuneet varsin hyvin Tuoterenkaan toimintakatetta lukuun ottamatta. Strategia ja strategisten tavoitteiden toteutuminen Vuonna 2015 toteutetaan strategiaa, joka on laadittu yhdessä Lahden ammattikorkeakoulun ja Tuoterenkaan kanssa vuosille 2013 2016. Strategia on tarpeen uusia toimintaympäristössä ja rakenteessa tapahtuvien suurten muutosten vuoksi. Toimenpiteet/vastaukset Vuosina 2013 ja 2014 toteutettujen sopeuttamistoimien ja rakenteellisten muutosten ansiosta talous on pystytty pitämään tasapainossa. Suomen hallitusohjelman ammatillista koulutusta koskevat rahoitukseen kohdistuvat lisäleikkaukset merkitsevät myös tulevina vuosina noin 10 miljoonan euron vähennystä rahoitukseen, mikä käytännössä merkitsee 12 miljoonan euron sopeuttamistarvetta vuosina 2016 2018. Sopeuttamisella haetaan aikaa käyttämällä taseen aiempien vuosien tuottamaa ylijäämää. Tilikaudet 2015 2019 tulevat olemaan alijäämäisiä. Yhtymähallitus hyväksyi kokouksessaan 15.6.2015 Salpauksen strategiakokonaisuuden. Salpauksen uudet arvot ovat oppimisen rohkeus, tekemisen ilo ja reilu asenne. Strategian uudistamisen yhteydessä Salpauksen perustehtävä määriteltiin uudelleen, joka on uudistavaa osaamista työhön ja yrittäjyyteen. Salpaus - enemmän kuin koulu - opiskelijoiden ja työelämän kohtaamispaikka, on Salpauksen visio vuoteen 2020. Tavoitteiden toteutumisen arviointi konserni- ja tulosaluetasolla. Koulutuskeskus Salpaus Asetetuista tavoitteista jääminen voi johtua oppilaitoksen tiukentuneesta taloudellisesta tilanteesta ja laman vaikutuksesta. Oppisopimuskoulutuksen kehittämisessä ja koulutuksen purun ehkäisemisessä tarvitaan verkostoitumista yritysten kanssa. Tarkastuslautakunta kantaa huolta opiskelijaterveydenhuollon kehittymisestä. Yhteiset palvelut Tietohallintopalveluiden, tieto- ja kirjastopalvelujen sekä viestintä- ja markkinointipalveluiden tavoitteet ovat toteutuneet positiivisesti. Monissa kohdin tavoitteisiin pääseminen on osoittautunut haasteelliseksi. Oppisopimusten purkautuminen on ongelma, jota on yritetty ratkaista jo pidemmän aikaa ja jossa on saavutettu myönteistä kehitystä. Vuoden 2013 jälkeen purkautuminen on kääntynyt laskuun, vaikka tilanne työmarkkinoilla on säilynyt kireänä. Vuodelle 2015 purkuja näyttäisi tulevan suunnilleen saman verran kuin edellisvuonna. Vaikka perus- ja jatkokoulutuksen suhteellisessa opiskelijamäärässä ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia, on jatkokoulutuksen keskeyttämisessä tapahtunut merkittävää vähenemistä suhteessa perustutkintoa opiskelevien keskeyttämiseen. Tarkasteltaessa eron syitä viimeisen kolmen vuoden aikana, on huomattu että 2/3 keskeytyksistä johtui positiivisista syistä (opiskelija siirtyy toiseen koulutukseen tai työllistyy työhön, johon hänellä on koulutus). Uuden strategian yhtenä painopisteenä ja kehitysohjelmana on työelämäkumppanuuksien ja verkostojen vahvistaminen. Kumppanuusyhteistyöllä pyritään kehittämään malleja, jolla oppisopimuskoulutus voisi toimia entistä suunnitelmallisemmin ja sen toteutusta voitaisiin arvioida vielä nykyistäkin helpommin. Opiskeluhuollon palvelut muodostuvat opiskeluterveydenhuollosta sekä kuraattori- ja psykologipalveluista. Terveydenhoitajien vastaanottotoiminta Salpauksessa toimii kaikissa toimipisteissä lain edellyttämällä tavalla. Sen sijaan lääkäripalvelut eivät ole kaikissa kunnissa lakisääteisellä tasolla (Lahti ja Nastola). Jatkossa kaikki opiskelijaterveydenhuollon palvelut siirtynevät kuntien järjestettäväksi. Toimitilojen käyttöastetta pyritään nostamaan ja tilojen määrää vähentämään. Toimitilojen kustannukset ovat noin 20 % toimintatuotoista, mikä on toiseksi suurin kuluerä henkilöstökulujen jälkeen. Tilojen määrää on jo vähennetty ja kuntayhtymän toimitilastrategiassa vähennyksen tavoitteeksi on kokonaisuutena asetettu noin 40 % vuoden 2013 tasosta. Tämän tavoitteen saavuttaminen vaatii samalla noin 42 miljoonan investoinnit vuosina 2016 2020, jotta käytössä olevat tilat vastaavat muuttuvan pedagogiikan tarpeita. Kiinteistöjen käyttöasteen parantamiseen tulee edelleen kiinnittää huomiota.
8 Muut havainnot ja toteamukset Rakennemuutosten mukanaan tuoma työnkuvan muutos asettaa suuria vaatimuksia myös henkilöstölle. Yhteistoiminnan ja yhteisöllisyyden kehittäminen käy yhä tarpeellisemmaksi. Työyhteisön hyvinvointiin tulee edelleen kiinnittää huomioita Vuosi 2014 on ollut henkilöstönäkökulmasta haastava. Koko henkilöstöä koskevat yhteistoimintaneuvottelut käytiin keväällä 2014. Yhteistoiminnan ja yhteisöllisyyden vahvistaminen aloitettiin syksyllä 2014 osana kuntayhtymän strategian päivittämistyötä. Strategiatyö aloitettiin toteuttamalla uusien arvojen määrittäminen osallistamalla työhön koko henkilöstö ja opiskelijoita. Kesällä 2015 vahvistetun Salpauksen uuden strategiakokonaisuuden myötä toimintakulttuurin vahvistaminen on keskeinen osa kokonaisuutta. Työn muutos ja siihen liittyvä jatkuva oppiminen ovat osa arkeamme. Muutosta tukee henkilöstön sitoutuminen arvoihimme: oppimisen rohkeus ja tekemisen ilo. LAUTAKUNNAN ARVIO Arviointikertomusta on käsitelty kuntayhtymässä monipuolisesti ja systemaattisesti eri toimi elimissä. Saadut vastaukset ovat kattavia. Valtion rahoituksen edelleen vähentyessä kuntayhtymä on pystynyt sopeuttamaan talouttaan, eikä opetuksen voimavaroihin ole tarvinnut puuttua. Natalie Kuokkanen Kuva 3. Kokki-, tarjoilija- ja matkailualan SM-kilpailut 2015.
9 3. Kuntayhtymän taloudellisten tavoitteiden toteutuminen Päijät-Hämeen koulutuskonsernin toiminta on vuoden 2015 alusta muuttunut Koulutuskeskus Salpauksen toiminnaksi. Salpaus tuottaa oppilaitospalveluja oman toimintansa lisäksi myös Lahden ammattikorkeakoulun käyttöön. Lisäksi kuntayhtymä omistaa kahdeksan jäsenkuntansa puolesta ammattikorkeakouluyhtiötä. Tilinpäätös vuodelta 2015 oli toiminnalliselta tulokseltaan talousarviota parempi. Kaikki toiminnalliset osat tekivät talousarviota paremman tuloksen. Kuntayhtymän tilikauden tulos vuonna 2015 oli -2 946 715,83 euroa, tulos heikkeni edelliseen vuoteen 6,6 milj. euroa, mutta toteutui 1,5 milj. euroa talousarvion tavoitetta parempana. Myös tilikauden 2015 alijäämä -1 801 572,95 euroa on edellisvuotta (4 389 100,74 euroa v. 2014) huomattavasti heikompi. Rahoituksen rajujen leikkauksien johdosta toteutetun säästöohjelman vaikutuksesta ovat taloussuunnitelmat 2016 2019 tarkoituksella alijäämäisiä, tavoitteen mukaan nollatulos saavutetaan taas vuonna 2020. Salpaus tulee käyttämään aiempien vuosien ylijäämiä saadakseen sopeuttamiseen aikaa. Lisäksi pääomia ja ylijäämiä käytetään kiinteistöjen järjestelyihin. Vuoden 2015 tilinpäätökseen tehtiin ylimääräisiä poistokirjauksia tyhjentyneisiin ja tyhjeneviin kiinteistöihin. Kiinteistöjen luovutukset Lahden kaupungille tulevat osaltaan vaikuttamaan peruspääomaan ja ylijäämiin alentavasti. Luovutukset eivät olleet vuoden loppuun mennessä toteutuneet siirroista tehtyjen valitusten oikeuskäsittelystä johtuen. Toimintatuotot pienenivät edellisvuodesta 44 376 040,29 euroa (-34,4 %). Toimintakulut pienentyivät edellisvuodesta samassa suhteessa kuin toimintatuotot 42 525 121,69 euroa (-36,7 %). Näin ollen toimintakate 11 119 659,85 euroa pieneni edellisvuodesta 1 915 235,44 euroa. Kuntayhtymän vuosikate oli 11 041 852,32 euroa, mikä ylitti talousarviossa asetetun 7 208 t euron vuosikatetavoitteen. Vuosikate pieneni edelliseen vuoteen verrattuna 1 939 581,15 euroa. Tuloslaskelman tunnusluku vuosikate/poistot on 85,4 % eli vuosikatteella on pystytty kattamaan tilikauden poistot. Myös edellisinä vuosina 2013 2014 on vuosikatteella kyetty kattamaan tilikauden poistot. Pelkästään vuosikatteen ja poistojen suhdetta tarkastelemalla tai kertyneiden ylijäämien määrän perusteella ei kuitenkaan saada riittävää kuvaa talouden tasapainosta. Kuntalain edellyttämän talouden tasapainon mittarina toimii tilikauden yli-/alijäämän määrä sekä aiemmilta tilikausilta kertyneiden yli- ja alijäämien määrä. Todellista talouden tasapainoa tulee kuitenkin arvioida muilla mittareilla. Olennainen kysymys on esimerkiksi se, pystytäänkö tulorahoituksella selviytymään investoinneista, lainojen takaisinmaksusta ja mahdollisesti lainamäärän lisääntymisestä aiheutuvista korkokuluista. Todellisessa talouden tasapainossa on kyse siitä, miten säännönmukainen tulorahoitus riittää kattamaan sekä käyttötalous- että investointimenot. Tällöin on hyvä tarkastella myös investointien tulorahoitusprosentti -tunnuslukua. Se on ollut kuntayhtymässä varsin hyvä (yli 100 %) viimeisinä vuosina. Vuoden 2015 investointien tulorahoitusprosentti on 203 % ja on edellisvuotta (160 %) jonkun verran parempi. Maksuvalmius on parantunut edellisestä vuodesta. Kassan riittävyys oli 100 päivää (91 päivää vuonna 2014). Kuntayhtymän lainanhoitokate on ollut 6,8 vuonna 2015 (10,6 vuonna 2014). Lainanhoitokyky on siis varsin hyvällä tasolla. Kuntayhtymän lainakanta 31.12.2015 on yhteensä 5 472 t euroa (7 435 t euroa vuonna 2014) ja suhteellinen velkaantuneisuuden tunnuslukuarvo 20,7 % (20,3 % vuonna 2014), mikä kertoo, että kuntayhtymällä on hyvät mahdollisuudet selviytyä velan takaisinmaksusta tulorahoituksella. Velan määrä on laskenut edelliseen vuoteen verrattuna ja suhteellisen velkaantuneisuuden tunnusluku parantunut hieman. Yhtenä keskeisenä todellisen tasapainon mittarina voidaan pitää tunnuslukua vuosikatteen riittävyys investointien rahoittamiseen. Kuntaliiton julkaisemaan Talousarviosuositukseenkin on otettu tarkasteltavaksi tunnusluvuksi vuosikatteen ja investointien suhde (vuosikate prosenttia poistonalaisista investoinneista). Suosituksen mukaan perusolettamuksena on, että kunnan/kuntayhtymän tulee kyetä rahoittamaan vuosikatteella keskimääräiset poistonalaisten tuotantovälineiden investoinnit. Tilinpäätöksen liitetietojen mukaan poistonalaisten investointien omahankintamenot ovat vuonna olleet 2015 yhteensä -3 689 t euroa. Vuosikatteen ollessa 11 042 t euroa on tunnusluvun arvo noin -308 %. Kun tunnusluvun arvo on 100 prosenttia tai sitä suurempi, voidaan kuntayhtymän tulorahoituksen katsoa olevan riittävä tai ylijäämäinen. Talouden analysoinnissa tulee ottaa huomioon myös poistojen määrä. Tilinpäätöksen laatimisohjeiden mukaan kuntien ja kuntayhtymien on esitettävä tilinpäätöksen liitetietona laskelma poistojen ja investointien vastaavuudesta viiden vuoden ajanjaksolla (tilinpäätösvuotta edeltävä vuosi, tilinpäätösvuosi sekä kolme suunnitelmavuotta). Liitetieto on esitettävä, mikäli poikkeama on yli 10 prosenttia. Näin myös kuntayhtymässä on tehty. Tarkastelujakson 2013 2017 suunnitelman mukaisten poistojen ja investointitason poikkeama on 5 prosenttia eli poikkeama on vähentynyt edelliseen vuoteen verrattuna (v. 2014 poikkeama 33 %). Kiinteistöjen poistoajan lyhentäminen on aiheuttanut sen, että investointitaso alittaa suunnitelman mukaiset poistot. Taulukosta 2. voidaan todeta yhtymäkokouksen hyväksymien käyttötalouden ja investointien osalta sitovien erien toteutuminen (1 000 eur) vuonna 2015.
10 Taulukko 2. Käyttötalouden ja investointien sitovien tavoitteiden toteutuminen Käyttötalousosa, Toiminta kate Alkuperäinen talousarvio (1 000 e) Talousarvio muutoksen jälkeen Toteutuma 2015 Poikkeama Koulutuskeskus Salpaus 7 132 7 052 11 128 4 076 Tuoterengas 350 - -8-8 Yhteensä 7 482 7 052 11 120 4 068 Tuloslaskelmaosa Rahoitustuotot- ja kulut Koulutuskeskus Salpaus -259-279 -78 201 Tuoterengas -15 - - - Yhteensä -274-279 -78 201 Investointiosa Koulutuskeskus Salpaus -4 281-6 393-2 114 8 507 Tuoterengas -110 - - - Yhteensä -4 391-6 393-2 114 8 507 Rahoitusosa kassavirtaan vaikuttavat erät - lainojen lisäykset 2 500 - - - - lainojen lyhennykset -1 807-1 807-1 963-156 - OPO:n muutos (LAMK) -10 822-10 822-15 859-5 037 - muut maksuvalm. muutokset - - - - Yhteensä -10 129-12 629-22 215 5 193 Kaikki yhteensä -7 312-12 249-9 085 7 583 LAUTAKUNNAN ARVIO Kuntayhtymän taloudelliset tavoitteet ovat toteutuneet hyvin. Lautakunta kantaa huolta siitä, miten rahoitusjärjestelmän muutos vaikuttaa opiskelumahdollisuuksien tasapuoliseen turvaamiseen.
11 4. Strategia ja strategisten tavoitteiden toteutuminen Strategia Vuoden 2015 aikana valmisteltiin Salpauksen uusi strategia vuosille 2016 2020 (Yhtymähallitus 15.6.2015). Vanha strategia oli kuitenkin voimassa vuoden 2015 loppuun asti ja vuoden 2015 toimintaa ja tuloksia kuvataan sen mukaisesti. Päijät-Hämeen koulutuskonserni -kuntayhtymän tulosalueiden yhteinen strategia Parhaat oppimistulokset tehdään yhdessä vuoteen 2017 on hyväksytty syksyllä 2011 (Konsernihallitus 26.9.2011) ja sitä on noudatettu jo loppuvuodesta 2011 alkaen. Kuntayhtymän arvot uudistettiin jo vuodelle 2015. Yhteisöllisesti muodostetut arvot ovat: oppimisen rohkeus, tekemisen ilo ja reilu asenne. Strategisiksi tavoitteiksi on määritelty seuraavat: 1. Oppimistuloksemme ja -ympäristömme ovat kansainvälistä huippua. 2. Toimintamme vähentää yhteiskunnan eriarvoisuutta 3. Johtamis- ja työskentelytapamme edistävät uudistumista ja vastuuta tulevaisuudesta. Strategia koostuu missiosta, arvoista, visiosta sekä näiden pohjalta johdetuista strategisista tavoitteista. Kuntayhtymän missio on määritelty seuraavasti: Koulutamme osaavaa työvoimaa ja edistämme alueen kilpailukykyä. Visiona on puolestaan olla oppimisen ja kestävän uudistamisen kansainvälinen huippuyksikkö. LAUTAKUNNAN ARVIO Tarkastuslautakunta arvostaa uuden strategian osallistavaa valmistelua. Lautakunta kuitenkin kiinnittää huomiota siihen, että uuden strategian toteuttamisessa turvataan toimenpiteet, joilla ehkäistään opiskelijan syrjäytymistä. Lotta Tilli Kuva 4. Leipuri-kondiittoriopiskelijoiden taidonnäyte.
12 5. Tavoitteiden toteutumisen arviointi kuntayhtymä- ja tulosaluetasolla Taulukossa 3. esitetään lukumäärät tavoitenäkökulmittain kuntayhtymässä esitetyistä mittareista ja tavoitteista, joiden tavoitetasot poikkeavat yli 10 % asetetuista. Taulukko 3. Kuntayhtymätason mittareiden asetettujen tavoitteiden saavuttaminen, jne., negatiiviset poikkeamat talousarvioon nähden (jääty yli 10 % tavoitteesta), kpl Näkökulma/mittari Kpl (yli 10 % poikkeamat) Tavoitteita/ seurantakohteita yhteensä % Oppimisympäristömme ja -tuloksemme ovat kansainvälistä huippua Toimintamme vähentää yhteiskunnan eriarvoisuutta Johtamis- ja työskentelytapamme edistävät uudistumista ja vastuullisuutta tulevaisuudesta 4 22 36 % 0 11 0 % 1 8 13 % Perustiedot 7 29 24 % Yhteensä 12 70 Edellä olevan taulukon perusteella havaitaan, että eniten poikkeamia (36 %) asetettuun tavoitetasoon nähden on ollut näkökulmassa Oppimisympäristömme ja tuloksemme ovat kansainvälistä huippua. Nämä poikkeamat ovat olleet tavoitteissa Ensisijaiset hakijat/aloituspaikat (-18 %), Läpäisy oppisopimuskoulutus, perustutkinnot (-14,2 %), kansainvälinen toiminta lähtevät (-39,1 %) ja saapuvat (-54,4 %) opiskelijat. Kokonaisuutena tavoitteet ovat toteutuneet hyvin. Fanni Paappanen Kuva 5. Sirkusalan opiskelijoiden harjoituksia.
13 Tavoitteiden toteutuminen on esitetty alla yksityiskohtaisemmin. Taulukko 4. Tavoitteiden toteutuminen, yli 10 %:n poikkeamat Oppimistuloksemme ja -ympäristömme ovat kansainvälistä huippua Taulukkoon 4. on koottu strategisten tavoitteiden näkökulmittain tuloskorttien tavoitteista niiden tavoitteiden toteutumat, jotka ovat poikenneet talousarviossa asetuista tavoitteista yli 10 %. Positiiviset poikkeamat ovat vihreällä pohjalla ja negatiiviset punaisella. TA 2015 TP 2015 Poikkeama-% Suoritetut tutkinnot -yo-tutkinnot, lkm 1 390 1 517 11 Suoritetut tutkinnot -näyttötutkintona suoritetut erikoisammattitutkinnot, lkm Ensisijaiset hakijat/aloituspaikat (ammatillinen peruskoulutus) 220 245 11 2 183/1 605 =1,36 1 971/1 765 = 1,12-18 Läpäisy oppisopimuskoulutus, perustutkinnot % 62 47,8-14,2 Suoritetut perustutkinnot/aloittaneet oppisopimuskoulutus, perustutkinnot, lkm 120/195 143/299 19,2/53,3 KV-toiminta, lähtevät/saapuvat opiskelijat, lkm 220/90 134/41-39,1/-54,4 Johtamis- ja työskentelytapamme edistävät uudistumista ja vastuuta tulevaisuudesta Toimitilakulut (ml. kertaluonteiset poistot), euroa 15 204 362 17 937 599 18 Toimintakate, euroa 6 748 000 11 127 907 64,9 Tilikauden tulos, euroa -4 486 000-2 938 838-34,5 Kassavarat, euroa 17 229 651 22 192 786 28,8 Perustiedot Aikuiskoulutuksen (ei yksikköhintarahoitteinen) opiskelija työpäivät, lkm 275 000 215 645-22 Aikuiskoulutuksen opiskelijamäärä (eri henkilöitä), lkm 13 000 9 515-27 Aikuiskoulutuksen opiskelijoiden työpäivät muutettuna opiskelijatyöpäiviksi 1 240 1 069-14 Irtaimistoinvestoinnit, euroa 3 800 000 2 797 932-26 Muun maksullisen palvelutoiminnan tuotot, euroa 1 337 912 1 942 479 45 Koulutuksen myynnin toimintakate, euroa 4 152 878 3 702 477-11 Muun maksullisen palvelutoiminnan toimintakate, euroa 73 054-222 601-405 Muun maksullisen palvelutoiminnan toimintakate, osuus toimintatuotoista % 5,5-11,5-17
14 Strategisessa tavoitteessa Oppimistuloksemme ja -ympäristömme ovat kansainvälistä huippua ovat tavoitteesta jääneet ensisijaisten hakijoiden suhde aloituspaikkoihin ammatillisessa peruskoulutuksessa, oppisopimuskoulutuksen perustutkintojen läpäisy ja kansainvälisen toiminnan lähtevät ja saapuvat opiskelijat. Tavoitteet ovat ylittyneet yo-tutkintojen suorittamisessa, näyttötutkintona suoritettujen erikoisammattitutkintojen suorittamisessa sekä oppisopimuskoulutuksen perustutkintojen suoritettujen perustutkintojen suhteessa aloitettuihin tutkintoihin. Toimintamme vähentää yhteiskunnan eriarvoisuutta - osion tavoitteissa ei ollut yli tai alle 10 % poikkeamia. Johtamis- ja työskentelytapamme edistävät uudistamista ja vastuuta tulevaisuudesta -osion tavoitteista ovat toimitilakulut ylittäneet talousarviossa asetetun tavoitteen. Muissa taloudellisissa tavoitteissa on tapahtunut positiivista ylittymistä (toimintakate, tilikauden tulos ja kassavarat). Perustietojen mittareissa tavoitteet ovat alittuneet aikuiskoulutuksen opiskelijamäärässä, työpäivissä sekä opiskelijoiden työpäivissä muutettuna työvuosiksi. Tavoitteet ovat alittuneet myös koulutuksen myynnin toimintakatteessa ja muun maksullisen palvelutoiminnan toimintakatteessa. Tavoitteiden ylittymistä on tapahtunut irtaimistoinvestointien kustannuksissa ja muun maksullisen palvelutoiminnan tuotoissa. LAUTAKUNNAN ARVIO Kokonaisuudessaan arvioiden asetetut tavoitteet ovat toteutuneet hyvin. Jotkut yli 10 prosentin poikkeamat (esim. kansainvälinen toiminta, oppisopimuskoulutus) johtuvat osaltaan myös tiukasta rahoitus- ja taloustilanteesta. Lotta Tilli Kuva 6. Oppimisympäristönä Kauneustalo.
15 6. Muut havainnot ja toteamukset Toimitilamuutokset Tarkastuslautakunta on tutustunut arviointivuoden aikana Kauneustalon uudistuneeseen oppimisympäristöön, sirkusalan uusiin tiloihin ja Jokimaan toimipisteen toimintaan sekä uuteen maneesiin. Oppimisympäristöihin toteutetut muutokset kyseisissä kohteissa on todettu onnistuneiksi ja käytännönläheisiksi. Tiloissa on mahdollistettu myös pienimuotoisen yritystoiminnan opettelu, mitä tarkastuslautakunta pitää hyvänä ratkaisuna. Investointitalousarvion muutoksia on tehty Henkilöstö Henkilöstöä kuntayhtymässä oli vuoden lopussa 872 henkilöä, joista opetus- ja ohjaushenkilöstöä 557 ja muuta henkilöstöä 315. Henkilöstöohjelman neljä painopistettä ovat olleet seuraavat: vahvistaa yhdessä oppimista ja varmistaa osaaminen keskeisillä osaamisalueilla, uudistaa johtamis- ja toimintakulttuuriamme ja uudistaa henkilöstösuunnittelua. Vuosi 2015 on ollut henkilöstönäkökulmasta raskas, kuitenkin henkilöstökertomuksessa seurattavat henkilöstötunnus luvut ovat kehittyneet positiiviseen suuntaan. Investointimenot yhteensä ovat olleet 5 451 t euroa, kun alkuperäisen talousarvion mukaan investointeihin on varattu 4 391 t euroa. Vuoden aikana tehtiin 2 112 t euroa investointitalousarvion muutokset, joten muutetusta talousarviomäärärahasta jätettiin käyttämättä 1 052 t euroa. (YK 11.5.2015, 11, 12 ja 13 YK 26.10.2015, 29) Vuonna 2013 hyväksytyn Toimitilavisio 2016 mukaisesti kuntayhtymän kiinteistöomaisuutta pyritään vähentämään vuoden 2013 alun tilanteesta 23 000 m 2 niin, että kiinteistöjen neliömäärä olisi vuonna 2016 noin 126 000 m 2. Tavoitteeseen sisältyy Lahden ammattikorkeakoululle yhtiöittämisen yhteydessä siirtyneet tilat. Investointivarausta kuntayhtymän taseessa on 9 505 t euroa, liitetiedon mukaan kyseistä varausta on tehty vuosina 2005 2010 Ståhlberginkatu 10 saneerausta varten. Kiinteistöpalvelut on toteuttanut yhteistyössä Haahtela Kehitys Oy:n kanssa toimitilaselvityksen Koulutuskeskus Salpauksen eri koulutusalojen sijoittamisesta Ståhlberginkadun ja Vipusenkadun kampusalueille vuosina 2016 2020. Selvityksen pohjalta on täsmennetty toimitilaohjelmaa ja siihen pohjautuvaa suunnitelmaa lähivuosien kiinteistöinvestointien tarpeista. LAUTAKUNNAN ARVIO Henkilöstön koulutuspäivien määrä on vuonna 2015 ollut 1938 päivää enemmän kuin vuonna 2014, kun verrataan vuoden 2014 Salpauksen ja Yhteisten palveluiden määrään. Henkilöstön osaamisen varmistamisessa noudatetaan arjessa 70-20- 10 mallia. Mallin ideana on, että ihminen omaksuu työelämässä 70 % oppimistaan asioista kokemuksen kautta esim. työssä oppimalla, 20 % oppimisesta tapahtuu toisilta henkilöiltä vuorovaikutuksen ja palautteen annon kautta ja vain 10 % oppimisesta tapahtuu muodollisen koulutuksen ja valmennuksen kautta. Sairauspoissaolojen määrässä 9,7 kalenteripäivää/hlö on 1 % lasku edelliseen vuoteen verrattuna. Pitkien (yli 60 kalenteripäivän) sairauslomien määrä kaikista sairauspoissaoloista on noin 21,7 prosenttia. Määrä on vähentynyt merkittävästi vuodesta 2014 ja kertoo pitkien sairauspoissaolojen suhteellisesta vähenemisestä ja 30-60-90 mallin käyttöönotosta. Sairausvakuutuslain muuttumisen jälkeen vuonna 2012 on sairauspoissaoloissa otettu käyttöön 30-60-90 sääntö. Sen mukaan työnantajan on lakisääteisesti selvitettävä yhdessä työntekijän ja työterveyshuollon kanssa työntekijän mahdollisuus jatkaa työssä, jos työkyvyttömyys pitkittyy. Palveluksesta on eronnut 56 henkilöä, joista eläkkeelle on jäänyt 33 henkilöä, irtisanoutunut 23 henkilöä ja irtisanottu 10 henkilöä. Lisäksi 16 henkilöä on ollut vuoden lopussa irtisanomisajalla. LAUTAKUNNAN ARVIO Lautakunta kiinnittää huomiota siihen, että kiinteistöinvestointien varaustarpeita arvioidaan uudelleen. Lautakunta arvostaa sitä, että kuntayhtymässä on panostettu yhteisöllisyyden kehittämiseen yhteisen strategiatyön, henkilöstön koulutuksen ja johtamisen uudelleenjärjestelyn avulla.
16 Tilintarkastajan havainnot Tarkastuslautakunta on kuullut myös tilintarkastajaa. Tilintarkastaja on tehnyt tarkastustaan hyvän tilintarkastustavan mukaisesti ja vuodelle 2015 laaditun kuntalakiin perustuvan työohjelman mukaan. Tilintarkastaja on esitellyt 15.12.2015 laaditun väliraportin tuloksia ja esitellyt myös loppuraportissa (22.3.2016) suoritetuista tarkastuksista havainnot tarkastuslautakunnalle. Tarkastuslautakunta nostaa tilintarkastajien havainnoista esille seuraavia asioita: Tilintarkastuksessa suositellaan, että hallintosääntöä päivitetään suunnitellun mukaisesti vuonna 2015 voimaan tulleiden säännösten osalta. Tilinpäätöksen 2014 tarkastamisen yhteydessä tuli esille, että talousarvioon 2014 ei ollut varattu pysyvien vastaavien myyntituloja investointiosaan, eivätkä nämä tämän vuoksi ilmene tilinpäätöksessä määrärahojen toteutumista koskevassa yhteenvedossa. Myöskään vuoden 2015 talousarviossa ei ole varattu pysyvien vastaavien myyntituloja investointiosaan. Tilinpäätöksen talousarvioseurannassa on kuitenkin ollut mukana pysyvien vastaavien myyntitulot. Tilintarkastuksessa on esitetty kehittämissuosituksena, että kuntayhtymän tulisi ottaa mahdollisimman pian käsittelyyn uusi tietoturvapolitiikka, jolla korvattaisiin Päijät-Hämeen koulutuskonsernin tietoturvapolitiikka (18.2.2008) sekä saada käytännössä toimimaan kuntayhtymätasoinen tietoturvatyöryhmä. Tilintarkastuksessa kävi ilmi, että yhdessä viranhaltijapäätöksessä on tehty suorahankinta, vaikka hankintalain mukaan hankinta olisi tullut kilpailuttaa. Kahdessa hankintaan liittyvässä viranhaltijapäätöksessä ei ole ilmoitettu hankintahintaa. Yhdessä päätöksessä on vedottu kiireiseen aikatauluun, mutta päätöksessä ei ole kuvattu hankinnan viivästymisen vaikutuksia, kyseinen hankinta jäi alle kansallisen kilpailutusrajan. Suosittelemme ohjeistamaan viranhaltijapäätöksiä tekeviä viranhaltijoita hankintapäätösten tekemisessä. Koulutuskeskus Salpauksen oppisopimustoiminnan tarkastuksen tavoitteena oli selvittää, että täyttävätkö oppisopimus sekä siihen liitettävät henkilökohtainen opiskeluohjelma ja henkilökohtaistamisasiakirjat niille asetetut vaatimukset. Vaatimusten täyttymisen tarkastelussa painotutaan laissa ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) ja asetuksessa ammatillisesta koulutuksesta (811/1998) todettuihin vaatimuksiin. Tarkastusta rajattiin siten, että se kohdistui vuonna 2014 alkaneisiin oppisopimuksiin. Tarkastuksesta rajattiin pois lisäksi mm. työnantajille maksettavat koulutuskorvaukset ja oppisopimuskoulutusten hankintasopimukset. Suositeltavaa on edelleen kiinnittää huomiota siihen, että henkilökohtaiset opiskeluohjelmat laaditaan, päivätään ja allekirjoitetaan ohjeistuksen mukaisesti ennen oppisopimuksen hyväksymistä. Suositeltavaa on, että tietopuolisen koulutuksen sisällön ja ajoittamiseen huolelliseen kirjaamiseen kiinnitetään huomiota. Vähimmäisvaatimuksena voitaneen pitää, että tietopuolisen koulutuksen sisältö ja ajoitus ovat todennettavissa jostain muusta erillisestä asiakirjasta, joka on liitettävissä henkilökohtaiseen opiskeluohjelmaan. Tarkastuksen perusteella suositellaan, että henkilökohtaistamisen toteuttaminen aloitetaan mahdollisimman alkuvaiheessa oppisopimusta ja henkilökohtaistamisen vaatimuksiin kiinnitetään huomiota siitä annettujen ohjeiden mukaan. Henkilökohtaistamisen toteutumista on arvioitava tutkinnon suorittamisen ja tarvittavan ammattitaidon hankkimisen edetessä osapuolten keskenään sopimalla tavalla. Tarkastuksen perusteella suositellaan, että oppisopimustoimintaan tehdään seurantatarkastus vuoden 2016 aikana.
17 7. Yhteenveto ja esitys yhtymäkokoukselle Tässä arviointikertomuksessa tarkastuslautakunta on esittänyt arviointityönsä tulokset vuodelta 2015. Arviointikertomus sisältää arvion yhtymäkokouksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. LAUTAKUNNAN ARVIO Tarkastuslautakunta jättää arviointikertomuksen vuodelta 2015 Päijät-Hämeen koulutuskonserni -kuntayhtymän yhtymäkokouksen käsiteltäväksi ja esittää, että yhtymäkokous pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista yhtymähallituksen selvitykset ja käsittelee selvitykset syksyllä 2016 pidettävässä yhtymäkokouksessa. Selvitykset pyydetään toimittamaan tarkastuslautakunnalle 30.9.2016 mennessä. Lautakunnan toimintavuoden aikana saamista esityksistä on erityisesti käynyt ilmi se, että yritysten kanssa tehtyyn yhteistyöhön on luotu uusia toimintatapoja ja yritykset ovat aktiivisemmin osallistuneet yhteistoimintaan kuntayhtymän kanssa. Vuoden 2015 toimintakertomuksesta ilmenevät ratkaisevan suuret muutokset kuntayhtymän rakenteessa ja rahoituksessa. Muutokset ovat aiheuttaneet tarvetta henkilöstö- ja toimitilavähennyksiin. Haasteista huolimatta Salpaus on pystynyt toteuttamaan strategiaansa ja säilyttänyt johtavan roolinsa ammattikoulutuksen valtakunnallisessa kentässä. Lahdessa 22. maaliskuuta 2016 Päijät-Hämeen koulutuskonsernin tarkastuslautakunta 2013 2016 Rauno Hännikäinen puheenjohtaja Kirsti Laatunen varapuheenjohtaja Mervi Lilja Heikki Raitanen Tuulia Salo Matti Tanskanen
Paasikivenkatu 7, 15110 Lahti Puh. 03 828 10 www.phkk.fi Taitto: Viestintä- ja markkinointipalvelut