1 (21) Havaintoja ja kokemuksia Pohjoinen sote ja tuottamisen rakenteet hankkeesta: Tietojohtamisen haasteita OYS-ervan tulevissa sote-rakenteissa
2 (21) 1. Tausta OYS-ervalla on rakennettu ajalla 1.11.2014 31.10.2015 sote-uudistukseen liittyvää tietopohjaa (kuvio 1). Tietopohja koostuu neljästä lähinnä valtakunnalliseen rekisteritietoon perustuvasta raportista ja yhdestä erilliseen tiedonkeruuseen liittyvästä raportista. Raportti ja diapankki 2 Erillisen tiedonkeruun tulosraportti Raportti ja diapankki 1 Raportti ja diapankki 3 Raportti ja diapankki 4 KUVIO A. OYS-ervalla 1.11.2014 31.10.2015 rakennettu, sote-uudistuksessa hyödynnettävä tietopohja. Tietopohjan rakentamisen aikana esille nousseita konkreettisia haasteita ja ongelmia on kerätty tähän raporttiin. Tarkoituksena on ollut tehdä ne mahdollisimman läpinäkyviksi, jotta niihin on helpompi jatkossa vaikuttaa. Raportissa esille nostettuihin asioihin tulee pyrkiä vaikuttamaan soteuudistusta valmistellessa sekä kansallisella että OYS-ervan, sairaanhoitopiirien, kuntayhtymien ja yhteistoiminta-alueiden ja kuntien tasolla.
3 (21) 2. Valtakunnallisiin rekistereihin ja kuntien potilastietojärjestelmiin liittyviä haasteita Taulukkoon 1 on kerätty niitä selvitysten yhteydessä esille nousseita haasteita ja kehittämistarpeita, jotka liittyvät valtakunnallisiin rekistereihin ja kuntien käyttämiin potilastietojärjestelmiin. Kaikki haasteet eivät ole tulleet esille, eivätkä esille nousseet haasteet toisaalta koske kaikkia OYS-ervan kuntia. Haastelistausta täydennettiin myös syyskuussa 2015 olleessa työpajassa, johon osallistui yli 20 OYS-ervan kuntien ja kuntayhtymien potilastietojärjestelmän pääkäyttäjää tai muuta asiantuntijaa. Hankkeessa tehdyn kyselyn ohessa kysyttiin, mikä potilastietojärjestelmä missäkin kunnassa on käytössä. Kuvassa 1 esitetään kyselyn tulokset. Kahdeksan kunnan osalta vastausta ei saatu. Kuva osoittaa, että Effica on käytössä 46 kunnassa Pegasos 10 kunnassa Mediatri neljässä kunnassa. KUVA 1. OYS-ervan kuntien käyttämät potilastietojärjestelmät vuonna 2014.
4 (21) TAULUKKO 1. Valtakunnallisiin rekistereihin ja kuntien potilastietojärjestelmiin liittyviä haasteita ja niiden ratkaisuehdotuksia. Haaste tai ongelma OYS-ervan alueella on käytössä useita potilastietojärjestelmiä, joista saatavat tiedot eivät ole aina yhteismitallisia. Potilastietojärjestelmiä tai niiden raportointiohjelmia on saatettu vuosien varrella vaihtaa, mikä voi vaikuttaa lukujen yhteismitallisuuteen. Lukuja tulkitseva, kunnan ulkopuolinen henkilö ei välttämättä tiedä, mikä potilastietojärjestelmä kussakin kunnassa on käytössä ja onko niissä tapahtunut lukuihin vaikuttavia muutoksia. Ratkaisuehdotus / Vaatimusmäärittely uusille potilastietojärjestelmille Potilastietojärjestelmien tuottamien tietojen yhteismitallisuutta on kehitettävä sekä kansallisesti että alueellisesti JA/TAI on siirryttävä yhden potilastietojärjestelmän käyttöön. Tietojärjestelmissä tapahtuneiden, lukuihin vaikuttaneiden muutosten olisi hyvä tulla jotenkin esille. Arvon yhteyteen voisi esimerkiksi tulla jokin symboli, joka kiinnittäisi tulkitsijan huomion ja kertoisi, mistä muutoksesta on kyse ja miten se vaikuttaa. Monessa kunnassa ostopalvelut (esim. terveyskeskusta vaihtaneiden osalta) voivat muodostaa merkittävän lisän kunnan itse tuottamiin palveluihin. Vaikka käyntimäärät eivät olisi merkittäviä, niistä voi muodostua taloudellisesti merkittävät kustannukset. Tästä huolimatta ostopalvelut eivät yleensä kirjaudu potilastietojärjestelmiin. Vain ne ostopalvelut, joiden organisaatioissa käytetään Efficaa, kirjautuvat. Vaikka ostopalvelut kirjautuisivatkin, niiden kirjaamismuoto, tarkkuus ja määritelmät voivat erota kunnassa tai OYS-ervan kunnissa yleisesti käytetystä tavasta. Tällöin tulokset eivät ole vertailukelpoisia. Ostopalvelujen suoritetietoja ei saa välttämättä edes erillisellä tiedonkeruulla. Esimerkiksi OYS-ervan erilliskyselyssä kaksi kuntaa, jotka tuottavat sote-palvelunsa ostopalveluna, eivät reagoineet kyselyyn. THL:n AvoHILMO-rekisterin asiantuntijalta saamani sähköpostivastauksen mukaan AvoHILMO-tiedot sisältävät myös ostopalvelut (ks. alla oleva kursivoitu teksti). Näin ei kuitenkaan käytännössä aina ole. AvoHILMOn ohjeistus on asian suhteen yksiselitteinen, mutta ilmeisesti sitä ei kunnissa täysin noudateta tai voida noudattaa. Yrityksillä on käytössä useimmiten tietojärjestelmä, jolla ei ole yhteyttä AvoHILMOon. Ulkopuolinen ihminen ei voi tietää, sisältyvätkö ostopalvelutiedot kunnasta saatuihin lukuihin vai eivät. Koska asiakkaan valinnanvapaus lisääntyy soteuudistuksen myötä, ostopalvelujen tietojen kirjaamiseen, yhteismitallisuuteen, saatavuuteen ja avoimuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Näistä tekijöistä on sovittava ostopalvelusopimusta laadittaessa. Ostopalveluista saatavien tietojen kehittäminen on tehtävä ensisijaisesti kansallisella tasolla, mutta asiaa on edistettävä mahdollisuuksien mukaan myös alueellisesti ja kunnissa. Ensisijaisesti on panostettava siihen, että tiedot saadaan myös ostopalvelujen osalta (ks. edellinen rivi). Jos ostopalvelut eivät syystä tai toisesta sisälly lukuihin, palvelut järjestävällä taholla pitäisi olla velvollisuus ilmoittaa tästä AvoHILMO-rekisteriin. Myös potilastietojärjestelmän ja esimerkiksi AvoHILMOn ja Sotkanetin tulisi ilmoittaa tästä esimerkiksi symbolilla.
5 (21) Kunnan järjestämisvastuulla olevat, muualta ostetut avohoitopalvelut pitäisi olla luvuissa mukana. Indikaattorien tiedot tuotetaan AvoHILMO-aineistosta. AvoHILMO-tietojen poiminta potilastietojärjestelmistä hoidon yhteydessä kirjatuista asiakastiedoista on automaattinen. Oppaan mukaan perusterveydenhuollon järjestämisestä vastaava kunta on vastuussa tietojen toimittamisesta myös silloin kun palvelu ostetaan esimerkiksi yksityiseltä tuottajalta. (THL, Sanna-Mari Saukkonen 11.5.2015) Koska kunnat tuottavat palvelunsa eri tavoin, myös kirjaamisessa käytetyt määritelmät ja käsitteet saattavat vaihdella. Vaikka käytössä olisi samakin termi, se voi tarkoittaa kunnissa eri asiaa. Esimerkkejä avosairaanhoidon päivystyskäyntien ja kiireettömien käyntien määrittelyeroista: Rovaniemellä kaikki terveyskeskuskäynnit ovat kiireettömiä. Kiireellisiksi määritellään ne asiakkaat, jotka eivät voi odottaa hoitoa yli vuorokautta. Heidät hoidetaan päivystyksessä. (Outi Pohjola) Oulussa kaikki ilman hoitosuunnitelmaa olevat potilaat ovat menneet vuodesta 2014 lähtien hoitoon akuuttipuolelle. Heidät kirjataan päivystyspotilaiksi. (Hilkka Haaraniemi) Keminmaassa hoitajat eivät erottele kiireettömiä käyntejä päivystyskäynneistä. Hoitajat kirjaavat käynnin joko kiireettömäksi (HV10, HV20 tai HV30 min) tai kiireelliseksi (HVKII). (Eeva Jauho) Kemissä on sekä päivystyskäyntejä että puolipäivystyskäyntejä, joita kirjautuu potilastietojärjestelmässä myös kiireettömiin vastaanottokäynteihin ja kotikäynteihin. Päivystyskäyntejä on vaikea poimia tietojärjestelmästä. Tavanomaiset päivystysasiakkaat ohjataan terveyskeskuspäivystykseen. Puolipäivystyskäynnit ovat kiireettömiä vastaanottokäyntejä, jotka toteutetaan 1-3 vrk:n viiveellä. Hoitajalle varataan päivittäin muutamia puoliakuutteja, mutta ei päivystyskäyntiä vaativia aikoja esimerkiksi haavan näyttöjä ja sairauslomia varten. Jos ilmenee tarve lääkärin tapaamiselle, lääkärille on varattu päivittäin joitakin aikoja, jolloin hän voi ottaa vastaan hoitajan konsultoiman asiakkaan. Terveyskeskuspäivystys ja puolipäivystys sijaitsevat fyysisesti eri tiloissa. (Hannele Haveri) Kunnat ja kuntayhtymät kouluttavat henkilökuntaansa potilastietojärjestelmien käyttöön. On todennäköistä, että koulutuksen sisältö, määrä, laatu ja säännöllisyys vaihtelevat kuntien ja kuntayhtymien välillä. Joissakin kunnissa koulutukseen ja kirjaamiskäytäntöjen Määritelmien ja käsitteiden ja niiden tulkinnan tulisi olla samansisältöisiä ja yhdenmukaisia riippumatta siitä, missä palvelu tuotetaan. Tämä on ensisijaisesti kansallinen haaste. Samansisältöisyyteen ja yhdenmukaisuuteen tulee panostaa erityisesti niiden tärkeimmiksi priorisoitujen lukujen osalta, joita on tarkoitus seurata ja vertailla kansallisesti ja alueellisesti. Kirjaamista koskevat koulutukset tulee yhdenmukaistaa ja siten varmistaa yhdenmukainen kirjaamisosaaminen ja samanlaiset kirjaamiskäytännöt.
6 (21) seurantaan ja kehittämiseen panostetaan enemmän kuin toisissa kunnissa. Joskus kouluttajien välillä on ristiriitaisia näkemyksiä siitä, miten jokin asia pitäisi kirjata. Koulutukset voivat olla lyhyitä, vaikka opittavaa ja muistettavaa on paljon. Osa koulutuksista saatetaan järjestää paikoissa, joissa koulutettavilla ei ole reaaliaikaista mahdollisuutta harjoitella opeteltavia asioita tietokoneella. Joissakin THL:n pitämissä koulutuksissa on myös kumottu edellisessä koulutuksessa annettu ohjeistus. Eräässä koulutuksessa kouluttaja oli esimerkiksi korostanut, että SPAT-koodit täytyy kirjata. Organisaatio näki koulutuksen jälkeen kovasti vaivaa saadakseen kaikki työntekijät kirjaamaan kyseiset koodit. Seuraavassa koulutuksessa olikin todettu, ettei koodien kirjaaminen ole niin merkityksellistä. Tämä poukkoilevuus turhautti organisaation edustajia. Moni kokee esimerkiksi Effica-ohjeiden olevan sen verran ylimalkaisia, että syntyy tarve paikalliselle sopimiselle siitä, miten mikin kohta täytetään. Sopimukset voivat olla erilaisia kuntien välillä, ehkä jopa kuntien sisällä. Ylipäätään potilastietojärjestelmiä käyttävien henkilöiden haasteena on se, että oman organisaation tai yksikön vaatimukset eivät aina ole samat kuin valtakunnalliset vaatimukset. Se, miten yksittäiset yksiköt ja työntekijät järjestelmää käyttävät, saattaa vaihdella samankin kunnan sisällä. Toiset työntekijät ja yksiköt ovat omistautuneempia kirjaamiselle kuin toiset. Käyttäjät eivät välttämättä löydä omaa rooliaan tiedonkeruussa eivätkä tiedä, miksi tietoa kerätään. Kerätty tieto ei välttämättä näyttäydy heidän työnsä kannalta merkityksellisenä. Sote-johtajien ja esimiesten asenteissa kirjaamista ja tietojohtamista kohtaan esiintyy välinpitämättömyyttä. Kaikki johtajat ja esimiehet eivät ole kiinnostuneita kirjaamisesta, tiedon johtamisesta ja tiedolla johtamisesta. Tämän seurauksena tiedon laadussa on puutteita, mikä vain vahvistaa sote-johtajien ja esimiesten kielteistä tai välinpitämätöntä asennoitumista. Kouluttajien koulutukseen ja yhdenmukaisiin näkemyksiin tulee panostaa nykyistä enemmän. Erilaisia näkemyksiä aiheuttavat kirjaamiskohdat tulee systemaattisesti kartoittaa ja sopia, miten kirjaaminen hoidetaan. Jos koulutuksessa ei tiedetä, miten asia pitää kirjata, kouluttajan tulee ottaa asiasta selvää ja ilmoittaa sovittu kirjaamistapa koulutettaville myöhemmin. Koulutusten kestoon, laatuun, jatkuvuuteen ja vaikuttavuuteen tulee panostaa. Jatkuva kertauskoulutus voisi olla yksi mahdollisuus. Ilman vaikuttavaa ja kattavaa koulutusta tiedon laatuun liittyvistä ongelmista ja tiedolla johtamisen haasteista ei päästä eroon. Kansalliset, alueelliset (esim. sote-alue, OYS-erva) ja paikalliset tietotarpeet ja mallit on sovitettava yhteen. Yhteiset, huolelliset ja yksiselitteiset ohjeet ovat ensisijaisen tärkeitä. Organisaation johdon tulee kaikilla tasoilla edistää huolellista ja yhdenmukaista kirjaamista, koska vain siten saavutetaan tieto, jota voi hyödyntää tiedolla johtamisessa. Yhtenäinen kirjaamiskäytäntö on johtamiskysymys. Organisaation johdon tulee kaikilla tasoilla käyttää tietoa niin, että tieto ja sen kirjaamisen merkitys avautuvat ja näkyvät operatiivisen työn tekijöille. Potilastietojärjestelmissä olevat käytettävyyden ongelmat on korjattava. Käyttäjiä on kuunneltava. Tavoitteena on kertakirjaus ja mahdollisimman pitkälle viety automaattisuus. Myös koodistojen vähentäminen olisi eduksi, jotta käyttäjien aika ei menisi miettiessä sitä, minkä koodin valitsee.
7 (21) Myös potilastietojärjestelmiin ja AvoHILMOon liittyvät käytettävyyden puutteet, kuten kaksoiskirjaaminen, voimistavat kielteisiä asenteita. Lisäksi tietous siitä, että kirjaamistavat kuntien välillä ja sisälläkin ovat hyvin vaihtelevia ja vaikeuttavat vertailua, voi entisestään vähentää kiinnostusta huolelliseen kirjaamiseen. AvoHILMO-rekisteri on otettu valtakunnallisesti käyttöön vuonna 2011. Aikaisemmat tiedot eivät ole vertailukelpoisia vuoden 2011 jälkeen kerättyihin tietoihin, joten käytännössä on mahdollista käyttää vain tietoja vuodesta 2011 alkaen. Kunnat ja kuntayhtymät ovat ottaneet AvoHILMOn käyttöönsä omaan tahtiinsa. Käyttöönotto tarkoittaa sitä, että potilastietojärjestelmään tehdään päivitys, jonka seurauksena se alkaa keskustelemaan AvoHILMOn kanssa. Tämän jälkeen potilastietojärjestelmään ilmestyy uusia ikkunoita, joissa kysytään AvoHILMOon kerättäviä tietoja. Niiden lisäksi AvoHILMO kerää automaattisesti tietoja myös järjestelmässä jo entuudestaan olleista ikkunoista. Jos automaattinen tiedonkeruu ei onnistu, tietoja toimitetaan AvoHILMOon manuaalisesti. Vaikka AvoHILMO kerää tiedot suoraan potilastietojärjestelmistä, joistakin kunnista on tullut viestiä, että tiedot eivät jostakin syystä vastaa toisiaan. AvoHILMO-tiedoissa, kuten muissakin rekisteritiedoissa, voi olla inhimillisiä virheitä. Virheitä ei välttämättä huomata tai niistä ei ilmoiteta rekisterin ylläpitäjälle eli THL:lle. Näin ollen samat virheet toistuvat kaikissa tietotuotteissa, joita tiedosta laaditaan. Raportteja laativat henkilöt joutuvat kukin käyttämään työaikaa virheellisten lukujen korjaamiseen, kun se parhaimmillaan voitaisiin tehdä jo rekisterin ylläpitäjän toimesta ja siten välttää virheellisen tiedon leviäminen ja toistuva korjaaminen. Erityisesti AvoHILMOn käyttöönoton myötä tulevien uusien ikkunoiden tietojen kirjaamisessa ja automaattisen tiedonkeruun määrässä on kuntien, yksiköiden ja yksilöiden välistä vaihtelua. Monen asiantuntijan kokemusten mukaan AvoHILMO-tietojen täyttäminen on vielä kirjavaa, ja eroja on sekä yksiköiden välillä että yksiköiden sisällä työntekijöiden välillä. Joissakin paikoissa AvoHILMO on vielä käyttöönottovaiheessa. Edellä Määrätietoiseen ja yhdenmukaiseen tiedon johtamiseen ja tiedolla johtamiseen on panostettava sekä kansallisella että alueellisella tasolla. Muutoksen on lähdettävä organisaation ylimmästä johdosta, ja muutos on jalkautettava osaksi operatiivisen tason kirjaamiskäytäntöjä ja -tottumuksia. Ylilääkärit olisi tärkeää saada kirjaamisen tueksi. Tiedon johtaminen ja tiedolla johtaminen on saatava näkyväksi, läpinäkyväksi ja seurannassa olevaksi johtamisjärjestelmän osaksi. Se, miksi AvoHILMO-tiedot eivät välttämättä vastaa potilastietojärjestelmän tietoja, tulisi selvittää. Jos tiedot eivät vastaa toisiaan, AvoHILMO-järjestelmän tulisi antaa siitä hälytys reaaliaikaisesti. Tämän jälkeen THL:n tulisi yhteistyössä kunnan tai kuntayhtymän kanssa selvittää erojen syyt ja korjata luvut. Näin virheelliset tiedot eivät pääse leviämään ja vääristämään esimerkiksi sairaanhoitopiirikohtaisia lukuja. Jos AvoHILMO-tietojen tiedetään olevan virheellisiä (esimerkiksi AvoHILMOn käyttöönottovaiheen takia), virheelliset luvut tulisi ensisijaisesti korjata. Jos tämä ei ole mahdollista, luvut olisi syytä poistaa rekisteristä tai lukujen virheellisyydestä pitäisi ilmoittaa esimerkiksi tietyllä symbolilla. Ks. edellinen rivi. Organisaation johdon tulee huolehtia siitä, että AvoHILMO-tiedot kirjataan yhdenmukaisesti koko organisaatiossa. Organisaation johdon tulee myös huolehtia siitä, että työntekijät saavat
8 (21) mainituista syistä johtuen käyttö ei ole vakiintunutta ja yhdenmukaista, mikä heijastuu suoraan AvoHILMO-rekisterin tietojen luotettavuuteen ja vertailukelpoisuuteen. Monessa kunnassa AvoHILMOn käyttöönoton koetaan onnistuneen ja käytön olevan varsin vakiintunutta. Näistäkin kunnista tuli silti usein mainintoja siitä, että esimerkiksi neuvolan henkilökunta saattaa kirjata tietoja tunnollisemmin kuin muiden yksiköiden työntekijät. Eräässä OYS-ervan kunnassa tiedetään, että lääkäreillä jää merkitsemättä AvoHILMOn vaatimia SPAT-koodeja, kun taas toisessa kunnassa koodien kirjaamisesta on koulutuksen ja seurannan avulla tehty pakollista kaikille lääkäreille. Raporttien tekijän ja lukuja tulkitsevien henkilöiden keskeiseksi haasteeksi nouseekin se, mistä nämä kaikki nämä edellä mainitut tekijät ja niiden vaikutukset kussakin kunnassa voisi tietää. Sekä potilastietojärjestelmän että AvoHILMOn tekninen käytettävyys ovat äärimmäisen tärkeitä kiireisen arjen ja potilastyön keskellä. Kyselyprosessin aikana nousi moneen otteeseen esille se, että AvoHILMOn käytettävyydessä koetaan olevan paljon puutteita. Yhdestä kunnasta esimerkiksi todettiin, että automaattista tiedonkeruuta on vähän ja järjestelmä vaatii käyttäjiltä ylimääräistä klikkailua vastaanottotapahtuman toteutumisesta ja hoidon aloituksesta. Tämän takia tietojen kirjaamisen koetaan vievän liikaa aikaa ja huomiota asiakkaan kohtaamiselta. Tärkeitä, kirjaamista vaativia kohtia ohitetaan usein vain siksi, että prosessissa pääsee siten nopeasti eteenpäin. Myös joissakin AvoHILMOn käsitteissä koetaan edelleen olevan tulkinnanvaraisuutta, minkä seurauksena ammattilainen mieluummin ohittaa kohdan kuin alkaa pohtimaan, miten asia pitäisi kirjata. Sosiaalihuollon piiriin kuuluvat palvelut (esim. kotihoito ja mielenterveyspalvelut) eivät välttämättä kirjaudu potilastietojärjestelmiin tai kirjautuvat vain osittain. Jos tiedot kirjautuvat, ne eivät välttämättä ole yhdistettävissä tai yhteismitallisia terveydenhuollon palveluja kuvaavien tietojen kanssa. käyttöönottovaiheessa riittävästi koulutusta ja muuta osaamisen tukea. AvoHILMO-rekisterin ylläpitäjien tulee pitää jatkuvaa yhteyttä AvoHILMO-ikkunoita täyttäviin työntekijöihin, jotta ongelmakohdat tulevat esille ja niihin voidaan ikkunoita kehittämällä vaikuttaa. Organisaation johdon on kaikilla tasoilla otettava nykyistä määrätietoisempi ote kirjaamiskäytäntöjen ja tottumusten yhdenmukaistamiseen ja siten tiedon johtamiseen. Kansallisella tasolla on määriteltävä selkeästi ne tiedot, joita seurataan valtakunnallisesti. Näiden tietojen yhdenmukainen kirjaaminen on varmistettava sekä potilastietojärjestelmän osalta että kirjaamiskäytäntöjen osalta. Tämä on sekä kansallinen tehtävä että alueellisen organisaation tehtävä. AvoHILMOn käytettävyyteen on panostettava kuuntelemalla käyttäjien ja organisaatioiden johdon kokemuksia. Kansallisella tasolla on päätettävä, mitkä tiedot ovat pakollisia ja mitkä eivät. Näiden keskeisten tietotarpeiden tulisi vastata kuntien keskeisiä tietotarpeita. Pakollisten tietojen kirjaamisesta on tehtävä pakollista eikä vapaaehtoisuuteen perustuvaa (= pakollisena pidettävien tietojen kohtaa ei voi ohittaa). Turhan tiedon keräämistä tulee vähentää. Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon integraatio on ulotettava tietojärjestelmiin ja kirjaamiskäytäntöihin saakka. Tämä on tehtävä ensisijaisesti kansallisella tasolla, mutta sen toimeenpanoa on vahvistettava alueellisesti.
9 (21) Suuren satunnaisvaihtelun vuoksi vuosittaiset arvot saattavat varsinkin pienissä kunnissa vaihdella merkittävästi peräkkäisinä vuosina. Kun asukkaita on vähän, jo muutaman ihmisen siirtyminen palvelumuodosta toiseen aiheuttaa merkittävän muutoksen prosentteihin. Esimerkkinä mainittakoon Savukoski, jossa laitoshoidossa olleiden 75 vuotta täyttäneiden osuus vaihteli vuosina 2011-2013 välillä 4-13 % Lumijoki, jossa tehostetussa palveluasumisessa olleiden 75 vuotta täyttäneiden osuus vaihteli vuosina 2011-2013 välillä 0-16 %. Näin ollen vuosittaisten arvojen esittäminen ei välttämättä kerro keskimääräisestä tai todellisesta tilanteesta. Lisäksi osa mittareista perustuu yhtenä (esimerkiksi vuoden viimeisenä) päivänä vallinneeseen tilanteeseen, joka taas ei välttämättä kuvaa vuoden keskimääräistä tilannetta. Ratkaisuksi on esitetty kolmen tai viiden vuoden keskiarvojen laskemista ja vuoden keskiarvon laskemista kuukausittaisten arvojen perusteella. Vakiintuneissa tilastoissa tämä onkin toimiva tapa. Tästä huolimatta myös vuosittaisia arvoja kaivataan keskiarvotietojen rinnalle, eli pelkät keskiarvot eivät riitä. AvoHILMO-tietojen suhteen keskiarvojen hyödyntäminen osoittautui vaikeaksi. AvoHILMO on käyttöönotettu valtakunnallisesti vasta vuonna 2011, ja OYS-ervan raportteihin halutut tiedot olivat saatavilla vain vuoteen 2013 asti. Kunnissa AvoHILMOn käyttöönotto on vaihdellut, mikä näkyy vuosittaisten arvojen suurena vaihteluna. Esimerkkinä avosairaanhoidon lääkärikäynnit tuhatta asukasta kohti: Oulunkaaren kuntayhtymiin kuuluvissa kunnissa vuoden 2011 arvot ovat suuria (esimerkiksi Pudasjärvi 2007 käyntiä; Utajärvi 1739 käyntiä; Simo 1480 käyntiä). Vuosina 2012 ja 2013 arvot ovat puolestaan Pudasjärvellä ja Utajärvellä erittäin pieniä (Pudasjärvi 42 ja 35; Utajärvi 32 ja 22). Simossa käyntejä on paljon vielä vuonna 2012 (1979 käyntiä), mutta vähän vuonna 2013 (219 käyntiä). Oulunkaaren kuntayhtymän kehitysjohtajan Anu Vuorisen mukaan erot selittyvät AvoHILMOn käyttöönottoon liittyvillä asioilla. Kajaanissa vuoden 2011 arvo on 30. Vuosina 2012 ja 2013 luku on vakiintunut noin 800 käynnin tienoille. Edellä kuvatusta vaihtelusta johtuen kolmen vuoden keskiarvot vääristyvät eivätkä siten kuvaa todellista tilannetta. Monipuolisten tietojen saatavuus tulee varmistaa. Saatavilla tulee olla ainakin vuosittaiset arvot ja eri vuosien keskiarvot. Vuosittaiset arvot eivät saa perustua yhden päivän tilanteeseen, vaan esimerkiksi kuukausittaisten arvojen keskiarvoon. Tietojärjestelmien tulisi varoittaa, jos kuukausittaisissa tai vuosittaisissa arvoissa on saman organisaation sisällä isoja eroja. Näin erojen syyt voisi selvittää ja tarvittaessa korjata. Jos luvut eivät eroista huolimatta ole virheellisiä, erojen taustalla olevat syyt tulisi kirjata. Lukuja käytettäessä ohjelman tulisi automaattisesti ilmoittaa, mitkä tekijät selittävät suuria eroja.
10 (21) Eri potilastietojärjestelmistä ei saa raportoitua ulos samoja tietoja, koska raportointiohjelmat tai raportointiohjelmien tuottajien kanssa tehdyt sopimukset ovat ilmeisesti joustamattomia. Tämän seurauksena tulokset eivät ole vertailukelpoisia tai niitä ei edes saa kaikista organisaatioista, mikä haittaa tiedolla johtamista. Seuraavassa on kuvaava esimerkki ikäluokittelun joustamattomuudesta, joka tuli ilmi OYS-ervalla tehdyn erillisen tiedonkeruun yhteydessä. Kyselylomakkeessa pyydettiin tietoja seuraavalla ikäluokittelulla: 0-17-vuotiaat 18-64-vuotiaat 65 vuotta täyttäneet. Tämän ikäjaottelun mukaiset tulokset onnistui saada yleisimmin ulos Efficasta, mutta ei kaikista Efficaa käyttävistä kunnista. Tyrnävällä Mediatrista onnistui saada ulos tulokset lomakkeessamme pyydetyllä ikäluokituksella. Sen sijaan esimerkiksi Ranualla Mediatrissa käytetään seuraavaa ikäluokittelua: 0-14-vuotiaat 15-64-vuotiaat 65 vuotta täyttäneet ja Pellon Mediatrissa seuraavaa luokittelua: 0-17-vuotiaat 18-56-vuotiaat 57 vuotta täyttäneet. Pegasoksesta puolestaan sai ulos tuloksia sekä lomakkeessamme pyydetyllä ikäluokituksella että seuraavalla, Kemissä käytetyllä ikäluokittelulla: 0-19-vuotiaat 20-64-vuotiaat 65 vuotta täyttäneet. Kemissä suun terveydenhuollon osalta tulokset sai ulos lomakkeessa pyydetyllä luokittelulla, mutta muita ei. Myös Ylitorniolla käytetään Pegasosta, mutta siellä tiedot sai ulos seuraavalla ikäluokittelulla: Koska tietoa tarvitaan eri käyttötarkoituksiin, erilaisilla ikä- ja aikaryhmittelyillä olevien raporttien tulisi olla itsestäänselvyys. Potilastietojärjestelmien, raportointiohjelmien ja ohjelmien tuottajien kanssa tehtyjen sopimusten tulee olla tässä suhteessa joustavampia.
11 (21) 0-14-vuotiaat 15-49-vuotiaat 65 vuotta täyttäneet. Yhteenlaskettuna OYS-ervalla on siis käytössä ainakin viisi toisiinsa sopimatonta ikäluokitusta, mikä tekee ikäryhmittäisen vertailun käytännössä mahdottomaksi näiden kuntien osalta. Toinen esimerkki koskee päivystys- ja kiireettömien käyntien erottelua. Kyselylomakkeessa käytetty rajaus siitä, että päivystyskäynneiksi lasketaan vain terveysaseman tai keskuksen virka-aikaiset päivystyskäynnit, oli joissakin kunnissa ongelmallinen. Yhden kuntayhtymän ilmoittamat lääkärin ja hoitajan käynnit sisältävät myös virka-ajan ulkopuoliset käynnit ja henkilöt, koska virka-aikaisia ei pystytty erottelemaan. Samasta syystä johtuen eräästä toisesta kunnasta ilmoitetut päivystysluvut tarkoittavat arkisin ja viikonloppuisin klo 8-22 tapahtuvia päivystyskäyntejä. Koska osa käynneistä tarkoittaa virka-aikaisia käyntejä ja osa taas sisältää myös virka-ajan ulkopuolisia käyntejä, luvut eivät ole vertailukelpoisia. Lisähaasteensa tuo myös se, että osa kyselylomakkeessa kysytyistä tiedoista olisi joissakin kunnissa vaatinut maksullisen lisäpalvelun oston, koska tieto ei kuulunut kunnan tekemään sopimukseen siitä, mitä raportteja järjestelmästä ajetaan ulos. Monessa kunnassa kotisairaanhoito- ja kotipalvelukäynnit tilastoidaan yhteen eli ne eivät ole eroteltavissa toisistaan. Tämä käytäntö on yleistymässä. Kaikki potilastietojärjestelmät eivät taivu yhdistelmäluokitteluihin. Lomakkeessamme kysyttiin esimerkiksi, kuinka monta lääkärin päivystyskäyntiä 0-17-vuotiailla oli ollut. Osassa kunnista tämä tieto saatiin ulos. Monessa kunnassa ulos saatiin vain esimerkiksi 0-17-vuotiaiden lääkärikäynnit, mutta ei sitä, moniko niistä oli päivystyskäynti. Syynä voi olla se, että tietoa ei ylipäätään kirjata potilastietojärjestelmään tai se, että kirjaamisesta huolimatta tällaista yhdistelmäajoa ei saada raportoitua ulos järjestelmästä. Joidenkin mittareiden osalta olisi tärkeää, että tiedot vakioitaisiin. Esimerkiksi kuntalaisten sairastavuus vaikuttaa avosairaanhoidon lääkärikäyntien määrään. Koska sairastavuudessa on OYS-ervan sisällä suuria eroja, tämä heijastunee myös avosairaanhoidon lääkärikäynteihin. Esimerkiksi Halsualla sairastavuusindeksi vuosina 2011- Jatkossa on tärkeää sopia kansallisella tasolla, halutaanko tiedot yhdistettyinä vai erikseen vai sekä että. Kirjaamiskäytännöt ja tietojärjestelmät täytyy sopeuttaa tämän sopimuksen mukaiseksi. Kaikki luokittelut pitäisi tehdä varioitavissa oleviksi eli luokitteluja pitäisi pystyä muuttamaan ja yhdistelemään tarpeen mukaan. Palvelutarpeeseen ja -kysyntään suhteutettuja mittareita tulee kehittää edelleen.
12 (21) 2013 oli 78 ja Siikajoella 152. Halsualla avosairaanhoidon lääkärikäyntejä oli samana aikana vuodessa keskimäärin 949 / 1000 asukasta, kun taas Siikajoella vastaava luku oli 1218. Johtuuko ero kirjaamiseroista, sairastavuudesta, ikärakenteesta, palvelujärjestelmän toimivuudesta vai jostain muusta? Onko ero merkittävä enää sen jälkeen, kun sen suhteuttaa kuntalaisten sairastavuudesta johtuvaan palvelutarpeeseen, joka on Siikajoella merkittävästi suurempi kuin Halsualla? Käyntimäärät ja moni muu nykyisin raportoitava tieto kuvaavat varsin kapeasti todellisuutta. Palvelujen suunnittelun ja päätöksenteon kannalta tärkeä prosessi- ja vaikuttavuustieto sekä ennakoiva tieto puuttuvat. Kaiken edellä kuvatun pohjalta voidaan esittää yleinen huoli siitä, että sote-rakenteiden ja palvelujen suunnittelijat ja päätöksentekijät eivät voi tuntea tarkasti kaikkien OYServan kuntien ja kuntayhtymien sote-palvelujen tuottamistapoja eivätkä tulosten tulkintaan vaikuttavia, mahdollisesti tärkeitäkin yksityiskohtia ja virhelähteitä. Tästä johtuen on mahdollista, että tieto johtaa virheellisiin tulkintoihin ja päätöksiin. Tiedon laatupuutteiden takia tuloksia tulkitsevien henkilöiden pitäisi tietää tai saada tietoonsa kunkin kunnan ja kuntayhtymän potilastietojärjestelmien käsitteiden määrittelyt ja niiden vertailukelpoisuudet paikallisesti tehdyt kirjaamissopimukset (ja myös yksikkökohtaiset erot kirjaamisessa) AvoHILMOn käyttöönoton ja käytön tilanne palvelujen tuottamistavat ostopalvelujen kirjautumiskäytännöt poikkeavien lukujen taustalla olevat selittävät tekijät vakioidut luvut niistä mittareista, joissa vakioinnilla helpotetaan suhteuttamista asukkaiden tarpeisiin. Tämän kaiken tietäminen on käytännössä mahdotonta. Tiedon johtamisessa on panostettava myös palvelujen laatuun ja palveluprosesseihin, vaikuttavuustietoon ja ennakoivaan tietoon. Tähän haasteeseen voidaan vastata määrätietoisella tiedon johtamisella, jota ohjataan kansallisesti.
13 (21) 3. OYS-ervalla tehdyn tiedonkeruun haasteita OYS-ervan kuntiin ja kuntayhtymiin lähetettiin kesäkuussa 2015 kysely, jolla kerättiin kunnilta tietoa perusterveydenhuollon avohoidosta. Excel-lomakkeena toteutettu kysely on liitteenä. Kysely toteutettiin yhteistyössä OYS-ervan viiden sairaanhoitopiirin kanssa. Päävastuussa toteutuksesta oli Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. KUVA 2. OYS-ervan tiedonkeruuseen vastanneet kunnat. Kuntayhtymään kuuluvien kuntien osalta kyselyyn vastasi kuntayhtymä. Taulukkoon 2 on koottu kyselyprosessiin liittyneitä haasteita, ongelmia ja kehittämistarpeita. Osa näistä on tullut esille jo taulukossa 1.
14 (21) TAULUKKO 2. OYS-ervalla tehtyyn perusterveydenhuollon avohoito kyselyyn liittyneitä haasteita, ongelmia ja kehittämistarpeita. Haaste tai ongelma Siitä, mitkä ovat niitä tietoja, joita OYS-ervan tasolla tulisi kerätä ja kuinka yksityiskohtaisia tietoja pitäisi kerätä, on erilaisia näkökulmia. Osa kokee, että kovin karkealla tasolla olevat tiedot eivät kerro juuri mitään eikä niitä siksi ole tarkoituksenmukaista kerätä. Toisaalta kovin yksityiskohtaisten tietojen kerääminen kuormittaa vastaajia ja tekee analysoinnista työlästä. Kaikkia tyydyttävän lomakkeen kehittäminen on ylipäätään haasteellista. Toisaalta kun kommentointiin annetaan jo suunnitteluvaiheessa mahdollisuus, sitä ei välttämättä hyödynnetä tai kommenttien saaminen vie jopa viikkoja. Ratkaisuehdotus / Vaatimusmäärittely uusille potilastietojärjestelmille Koko Suomessa ja OYS-ervan tulevissa sote-rakenteissa tarvitaan sekä tiedon johtamista että tiedolla johtamista. Sote-palvelujen johtamisessa tarvittavat keskeiset tiedot, jotka tullaan keräämään valtakunnallisesti, on määriteltävä kansallisella tasolla. Kun kansalliset tietojohtamisen linjaukset ovat selvillä, voidaan sopia OYS-ervan sotealueiden kanssa siitä, miten kansallista suunnitelmaa täydennetään alueellisesti. Potilastietojärjestelmien asiantuntijoiden ja toimittajien on oltava mukana em. keskusteluissa, jotta he tietävät, mitä järjestelmältä ja niitä käyttäviltä henkilöiltä odotetaan ja ovatko odotukset realistisia. Alun perin ei ollut tarkoitus tehdä erillistä kyselyä, vaan hyödyntää valtakunnallisista rekistereistä löytyviä tietoja. Kun päätös erilliskyselystä tehtiin, lomakkeen suunnitteluprosessia hankaloitti moni asia: Kyselylomakkeen suunnitteluun ja testaamiseen jäi käytännössä aikaa vain kaksi viikkoa. Osa suunnittelussa mukana olleista henkilöistä oli jäämässä jo lomalle, mikä aiheutti lisäpaineita ja kiristi jo valmiiksi tiukkaa aikataulua. Koska valmista potilastietojärjestelmien asiantuntijaverkostoa ei ollut käytettävissä, apua pyydettiin muutamalta tutulta asiantuntijalta hyvin pikaisella aikataululla. He olivat mukana kyselyn suunnittelussa omien kiireidensä keskellä hyväntahtoisuuttaan, ilman etukäteissopimusta. Asiantuntijat sattuivat edustamaan Effica-järjestelmää, minkä vuoksi lomakkeeseen ei saatu Pegasosta ja Mediatria käyttävien näkökulmia. Näin ollen lomake oli erityisen hankala Pegasosta ja Mediatria käyttäville kunnille. Tiedonkeruun ajankohdan tiedostettiin olevan erittäin huono (= kesälomakausi), mutta Kaste-hankkeen ehdottoman aikataulun vuoksi sitä ei ollut mahdollista viivästyttää. Erillisiä tiedonkeruita tulee ensisijaisesti välttää. Järjestelmissä olevan tiedon saatavuuteen ja laatuun tulee panostaa. Jos erilliseen tiedonkeruuseen ryhdytään, tiedot tulisi pyrkiä keräämään potilastietojärjestelmien toimittajilta tietokanta-ajoina. Tiedonkeruun suunnitteluun on varattava riittävästi aikaa. Tiedonkeruun ja sen suunnittelun ajankohta on valittava huolella. Tiedonkeruun suunnitteluun ja pilotointiin tulee osallistua eri potilastietojärjestelmien edustajia (mielellään pääkäyttäjiä) ja useita henkilöitä. Suunnittelussa on huomioitava erityisesti erilaiset paikalliset toimintamallit. Tiedonkeruun voisi järjestää esimerkiksi jonkin portaalin kautta. Excel-lomake on työläs täytettävä.
15 (21) PPSHP lähetti kysymyksen muille sairaanhoitopiireille siitä, haluavatko ne lähteä mukaan tiedonkeruuseen. Vastausaikaa annettiin noin 1,5 viikkoa. Kaikkia vastauksia ei saatu määräaikaan mennessä, mutta karhukierroksen jälkeen kaikilta tuli myönteinen vastaus. Muutama potilastietojärjestelmän asiantuntija kävi suunnitteluvaiheessa läpi lomakkeen eri versioita 2-3 kertaan tarkoituksenaan löytää siitä mahdolliset epäkohdat. Kaikki tulkintaerot eivät kuitenkaan tällä testaajamäärällä tulleet esille, joten lomakkeeseen jäi tulkinnanvaraisuutta aiheuttavia epätäsmällisiä ohjeita ja termejä. Tulkinnanvaraisuutta jäi ainakin seuraaviin kohtiin: Avoterveydenhuollon vai avosairaanhoidon käynnit? o Lomakkeessa käytettiin aluksi virheellisesti termiä lääkärin tai hoitajan vastaanottokäynnit, vaikka tarkoitettiin nimenomaan avosairaanhoidon vastaanottokäyntejä. Tätä täsmennettiin jälkikäteen toteamalla, että terveydenhuollollisia palveluja (kuten työterveyshuolto ja neuvolat) ei sisällytetä tähän. o Tämän täsmennyksen seurauksena osa jäi pohtimaan, kuuluuko ne merkitä kohtaan kaikki muut kuin edellä ilmoitetut lääkärin tai hoitajan vastaanottokäynnit, vaikka tarkoituksena oli sulkea ne kokonaan kyselyn ulkopuolelle. o Avoterveydenhuollossa voi olla avosairaanhoidollisia käyntejä (esimerkiksi neuvolaan tai kouluterveydenhoitajalle tulevalla lapsella on korvatulehdus). Sisällytetäänkö näitä lomakkeeseen? o Kumpaan luokkaan muistineuvola kuuluu? Mitä tarkoitetaan kotikäynneillä? Kotihoitoa, kotipalvelua, kotisairaanhoitoa, kotikäyntejä vai lääkärin käyntejä esimerkiksi hoivakodissa? Kuuluvatko kotiin tehtävät neuvolakäynnit tähän? Kirjataanko esim. fysioterapian tai toimintaterapian kotikäynnit vai pelkät käynnit vastaanotolla? Ilmoitetaanko ne kohdassa kaikki muut kuin lääkärin tai hoitajan vastaanottokäynnit vai kohdassa kotikäynnit? Kirjataanko ostopalvelut lomakkeeseen ja jos kyllä, miten? Kirjataanko mielenterveys- ja päihdeasiakaskäynnit? Kirjataanko sekä yksilö- että ryhmäkäynnit (esim. fysioterapiassa)? Jos kirjataan, miten? Lasketaanko mukaan myös erikoishammaslääkärikäynnit? Sijaiset ja opiskelijat? Esimerkiksi Muhoksella käyntimääriin vaikuttaa se, että Tämänkaltainen päätös voi vaatia sairaanhoitopiirin sisällä jonkin virallisen tahon käsittelyn. Siksi käsittely- ja vastausaikaa pitää antaa riittävästi, esimerkiksi kuukausi. Suunnitteluun ja esitestaamiseen tulee varata riittävästi aikaa. Ohjeiden laatuun tulee panostaa (selkeys + yksinkertaisuus). Tulevat vastaajat tulee ottaa aktiivisesti mukaan lomakkeen suunnitteluun. Heitä pitää olla useita, ehkä jopa 15-20 henkilöä, jotta kaikki tulkintamahdollisuudet tulevat esille. Heidän tulee edustaa kaikkia potilastietojärjestelmiä ja alueita. Lomake kannattaa esitestata käytännössä eli toisin sanoen pyytää testaajia etsimään kyseiset tiedot järjestelmistä. Lomakkeen käsitteiden ja ohjeiden tulee olla mahdollisimman tarkat ja yksiselitteiset. Se, mitä käsite pitää sisällään ja mitä se ei pidä sisällään, täytyy kirjoittaa auki. Suunnitteluvaiheessa tulisi miettiä selkeät ajomallit tai käskyjonot, jotka kertovat potilastietojärjestelmien pääkäyttäjille tai muille vastaajille heidän omalla kielellään sen, miten tiedot saadaan kustakin järjestelmästä ulos keskenään vertailukelpoisella tavalla.
16 (21) vuonna 2014 suuhygienisteillä ja hammaslääkäreillä ei ollut vuosilomasijaisia. Oulussa tuloksissa ovat mukana myös hammaslääkäriopiskelijoiden vastaanottokäynnit. Mihin apuvälinepalvelukäynnit ja hoitotarvikejakelut kirjataan? Kyselyn jakelun kuntiin ja kuntayhtymiin sovittiin tapahtuvan sairaanhoitopiirien perusterveydenhuollon (PTH) yksiköiden kautta. PPSHP lähetti valmiit, muokattavat viestipohjat kaikkien PTH-yksiköiden yhteiseen käyttöön. PPSHP:ssä työskentelevän kyselyn vastuuhenkilön (Sanna Salmela) sähköpostiosoite pyydettiin lisäämään kuntiin ja kuntayhtymiin lähetettävien viestien jakelulistalle, mutta ilmeisesti suurin osa viestiä eteenpäin jakaneista tahoista unohti tehdä sen. Tämän vuoksi vastuuhenkilö ei tiennyt, oliko kysely lähtenyt eteenpäin ja jos oli, kenelle se oli mennyt. Asiaa olisi voinut kysyä sähköpostitse tai puhelimitse, mutta koska sähköpostia oli jo muutenkin jouduttu lähettämään useaan otteeseen, kynnys uusien viestien lähettämiseen oli korkea. Kun vastauksia oli tullut vähintään yksi jokaisen sairaanhoitopiirin alueelta, kyselyn tiedettiin menneen eteenpäin kuntiin suunnitelman mukaisesti. Kysely ja sitä koskevat viestit kulkivat seuraavalla lähetysketjulla: PPSHP:n vastuuhenkilöltä sairaanhoitopiirien PTH-yksiköiden johtajille PTH-yksiköiltä kuntien ja kuntayhtymien sote-johtajille tai vastaaville sote-johtajilta heille, joille he katsoivat asian kuuluvan (esim. johtavat lääkärit, potilastietojärjestelmien asiantuntijat). Varsinaisen kyselyviestin perillemeno oikealle kohderyhmälleen sujui ilmeisesti kohtalaisen hyvin kesälomista huolimatta. Osa vastaajista oli kuitenkin saanut kyselyn monen mutkan kautta eikä suoraan sote-johtajalta. Lähetysketjun pituus osoittautui ongelmaksi silloin, kun kyselyyn vastaaville tahoille piti lähettää vastaamista koskeva täsmennysviesti. Koska vastuuhenkilöllä ei ollut tulevien vastaajien tai edes kuntien sote-johtajien suoria sähköpostiosoitteita, täsmennysviesti jouduttiin lähettämään kesä-heinäkuun vaihteessa samaa kautta kuin itse kyselykin. Tällöin heräsi epäily siitä, saavuttaako viesti kesälomien takia ajoissa vastaajia. Myös muut poissaolot saattoivat pysäyttää kiireellisen viestin etenemisen. Jälkikäteen tulikin esille, että ainakin muutamassa kunnassa täsmennysviesti ei ollut saavuttanut vastaajia vielä elokuun puolivälissäkään. Kyselyn vastuuhenkilön on syytä jatkossa olla aina jakelulistalla, kun kyselyn saatekirjettä lähetetään eteenpäin (ks. seuraava rivi). Sote-johtajia voisi tiedottaa jo ennen kyselyn lähettämistä lähettämällä heille kyselyä ennakoivan viestin. Viestissä sote-johtajia pyydettäisiin lähettämään sen henkilön nimen, jolle kysely pitää lähettää. Tämä tapa olisi kätevämpi seuraavista syistä: a) Sote-johtajat saavat tiedotteen kyselystä, mutta vastuu sen käytännön jakamisesta ei jää heille. b) Kyselyn vastuuhenkilö saa tietoonsa suoraan niiden henkilöiden nimet ja yhteystiedot, jotka vastaavat kyselyyn. Tämä helpottaa kyselyyn liittyvää muuta viestintää.
17 (21) Palautuneiden lomakkeiden suhteen ongelmana oli, että vastuuhenkilö ei voinut useimmiten päätellä mistään sitä, noudattivatko vastaukset täsmennysviestin ohjeita vai eivät. Niinpä hän joutui kysymään tätä vielä kaikilta vastaajilta erikseen. Osa vastaajista joutui hakemaan osan tiedoista uudelleen ja korjaamaan jo kerran ilmoittamiaan lukuja. Tästä aiheutui sekä heille että vastuuhenkilölle turhaa vaivaa ja ajankulua. Kyselyyn tuli vastata kunta- tai kuntayhtymä-/yhteistoiminta-aluekohtaisesti. Käytännössä kuitenkin yksi yhteistoiminta-alue halusi tulevan sote-palvelujen kilpailutustilanteen vuoksi, että alueen kuntien tiedot esitetään sekä yhteenlaskettuna että kuntakohtaisesti. Lisäksi erään kuntayhtymän yhden kunnan tiedot eivät olleet yhteismitallisia kuntayhtymän muiden kuntien kanssa, joten ne täytyi esittää erillisenä. Muutamassa kunnassa huomattiin, että joidenkin asioiden tilastoinnissa oli ongelmia, vaihtelua tai epätäsmällisyyttä, minkä vuoksi luotettavia vastauksia ei voitu lähettää. Kyselyyn liittymättömänä esimerkkinä mainittakoon potilastietojärjestelmään eräässä kunnassa tehty kirjaus, jonka mukaan lääkäri oli tehnyt elvytyksen puhelimitse. Osa vastaajista halusi täsmentää kohdassa muut kuin edellä mainitut lääkärin, hoitajan ja suun terveydenhuollon vastaanottokäynnit sitä, minkä ammattilaisten käynneistä luku muodostuu. Se, mitä ammattiryhmiä tähän luokkaan kussakin kunnassa kuului, vaihteli. Ainakin yhdessä kunnassa ulkokuntalaisia koskevat luvut voivat sisältää samojen henkilöiden käyntejä (eli ulkokuntalainen on voinut käydä useamman kerran vastaanotolla, jolloin jokainen käynti näkyy erillisenä). Sama asiakas voi olla useamman palvelun alla, mikä saattaa vääristää asiakasmääriin (= henkilötunnusten lukumäärään) perustuvia lukuja. Sama henkilötunnus voi löytyä useammalta riviltä (esim. 0-17-vuotiailla on käyntejä sekä vastaanotolla että neuvolassa), jolloin yhteismäärä nousee valheellisen suureksi. Kuntayhtymien ja yhteistoiminta-alueiden tilanteet voivat vaihdella niin, etteivät pelkät yhteenlasketut luvut palvele tarkoitusta. Toisaalta kuntayhtymien kunnissa voi olla vielä menossa siirtymävaihe, minkä vuoksi tiedot eivät ole yhteismitallisia. Potilastietojärjestelmien tulisi olla niin älykkäitä, että ne ilmoittaisivat käyttäjille mahdollisista ongelmista, suurista vaihteluista tai epätäsmällisyyksistä. Näin virheet huomattaisiin ja korjattaisiin nopeasti. Mahdottomat kirjauskombinaatiot (esim. elvytys puhelimitse) eivät saisi olla mahdollisia, vaan järjestelmän tulisi vaatia tekemään kirjaus toisin. On syytä pohtia, onko yleisellä tasolla oleva luku riittävä esimerkiksi vertailukelpoisuuden kannalta vai tarvitseeko luvut pyytää ammattiryhmäkohtaisesti. Onko tarvetta pystyä erottelemaan se, kuinka monta eri ulkokuntalaista vastaanotolla on käynyt? Potilastietojärjestelmän kehittäminen niin, ettei vääristyneitä lukuja pääse syntymään.
18 (21) Joistakin kunnista lomakkeen tietoja palautettiin 2-3 osassa (esim. suun terveydenhuollon tai kotikäyntejä koskevat luvut ilmoitettiin myöhemmin erikseen eri työntekijän toimesta). Perusteluna oli se, että kyselyyn ensimmäisenä vastannut henkilö ei tiennyt kyseisiä lukuja. Joidenkin kuntien tapauksessa PPSHP:n vastuuhenkilö oli se, jolle jäi vastuu yhteydenotosta esimerkiksi yksittäisen kunnan hammashuoltoon tai sosiaalitoimeen tulosten saamiseksi. Näin ollen jo muutenkin haasteellisen suuri kokonaisuus pilkkoutui entistä pienempiin palasiin, eikä vastauksia saatu kaikilta. Lomakkeessa käytetty fontti oli yhden vastaajan kokemuksen mukaan liian pieni. Zoomatessa ja tulostaessa kokonaisuus hajosi. Pienen fontin tarkoituksena oli saada kyselyn kaikki sarakkeet samaan näkymään, jotta kyselyn kokonaisuus hahmottuisi vastaanottajalle paremmin ilman tiedostossa liikkumista. Se, minkä näköisenä kysely kullakin vastaajalla aukeaa, voi myös riippua hänen koneensa omista asetuksista. Kaikki kyselyt, joihin joudutaan kunnissa ja kuntayhtymissä vastaamaan manuaalisesti, vievät aikaa ja tuntuvat kiireisen työn ohessa usein työläiltä ja ylimääräisiltä vastuksilta. Vuoden 2015 lopussa valmistuneen raportin tiedot ovat vuodelta 2014. Tieto on yleensä vanhaa. Raporttien laatiminen on työlästä ja aikaa vievää. Saatekirjeessä olisi pitänyt tuoda esille, että jos lomakkeen täyttävä organisaation työntekijä ei pysty hakemaan kaikkia lomakkeessa kysyttyjä tietoja, hänen tulee kerätä puuttuvat tiedot niiltä henkilöiltä, jotka tiedot pystyvät antamaan. Näin ollen jokaisesta kunnasta palautuu PPSHP:n vastuuhenkilölle vain yksi lomake. Kullekin osalle voisi tehdä oman välilehden. Tällöin vastaajia täytyy muistuttaa siitä, että heidän täytyy muistaa täyttää jokainen välilehti. Lähtökohtaisesti erillisiä tiedonkeruita tulee välttää. Tiedonkeruun tulisi perustua huolellisesti ja yhdessä laadittuun suunnitelmaan, jossa sekä kansalliset että alueelliset tiedonkeruun tarpeet on sovitettu toisiinsa niin, ettei päällekkäisyyksiä ole. Jos erillisiin tiedonkeruisiin päädytään, vastaamisen tulisi olla mahdollisimman automaattista ja helppoa. Toisaalta tuleva sote-uudistus edellyttää nykyistä systemaattisempaa ja läpinäkyvämpää arviointia ja tietojohtamista. Arviointiin ja tietojohtamiseen liittyvät asenteet ja toimintatavat tulevat ajan myötä muuttumaan. Raportoinnin reaaliaikaisuutta tulee kehittää. Raportointia tulee tehdä automaattisemmaksi. Tietotuotteiden käytettävyyttä, monipuolisuutta ja yhdisteltävyyttä tulee kehittää.
19 (21) 4. Yhteenveto ja johtopäätökset Rekisteritietoa on paljon. Se ei ole kuitenkaan kaikilta osin kuntalaisten palvelutarpeiden, kysynnän ja palvelujärjestelmän arvioinnin kannalta tarkoituksenmukaista tietoa. Erityisesti kaivataan ennakoivaa tietoa sekä lisää tietoa palveluprosesseista, kustannuksista ja vaikuttavuudesta. Palvelujen tarpeeseen (esim. sairastavuus, ikärakenne) ja kysyntään suhteutettuja mittareita tulee kehittää lisää. Moni mittari laahaa 2-3 vuotta reaaliajan perässä. Reaaliaikaisempaa tietoa tarvitaan. Rekisteritietojen laatu ja yhteismitallisuus ovat monelta osin heikkoja, mikä vaikeuttaa kuntien ja alueiden välistä vertailua. Tämä korostuu erityisesti perusterveydenhuollon avohoidon tilastoissa. Syitä on monia: o potilastietojärjestelmien ja AvoHILMOn käytettävyyden puutteet ja tekniset ongelmat o potilastietojärjestelmien ja raportointiohjelmien kirjavuus ja yhteismitattomuus (jopa samaa järjestelmää käyttävissä kunnissa) o sote-palveluihin liittyvien käsitteiden vaihtelevat määritelmät ja tulkinnat o kirjaamistapojen ja aktiivisuuden vaihtelevuus o kirjaamiseen liittyvän määrätietoisen johtamisen ja koulutuksen puutteet o palvelujen tuottamistapojen erilaisuus o ostopalveluja koskevien tietojen jääminen rekistereiden ulkopuolelle o pienten kuntien vuosittainen satunnaisvaihtelu. Edellä mainituista syistä johtuen: o potilastietojärjestelmät tulisi kehittää yhteismitallisiksi tai siirtyä käyttämään yhtä järjestelmää o potilastietojärjestelmien käytettävyyttä tulee kehittää käyttäjälähtöisesti o käsitteet ja määritelmät tulee yhdenmukaistaa kansallisessa ohjauksessa niin, ettei palvelujen tuottamistapojen erilaisuus vie pohjaa tulosten vertailulta o johtajien ja esimiesten on panostettava sekä tiedon että tiedolla johtamiseen o ostopalvelut tulee saada rekisteritietoihin mukaan yhteismitallisella tavalla o satunnaisvaihtelun vuoksi tulee kehittää esimerkiksi kuukausittaisiin keskiarvoihin perustuvia vuosittaisia tietoja Potilastietojärjestelmien, raportointiohjelmien ja niiden toimittajien kanssa tehtävien sopimusten joustavuutta tulee kehittää, jotta järjestelmistä saa ulos tietoja esimerkiksi vaihtelevilla ikä-, aika- ja ammattilaisryhmittelyillä ilman lisämaksuja. Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon tietojärjestelmät tulee integroida niin, että tiedot saadaan yhteismitallisesti. Tietojärjestelmien älykkyyttä tulee kehittää niin, että järjestelmä pyytää tarkastamaan virheelliseltä vaikuttavat arvot tai valinnat. Näin virheellisten arvojen korjaaminen nopeutuu ja virheellisen tiedon leviäminen estyy. Järjestelmään tulisi pystyä myös kirjaamaan selityksiä poikkeaville, mutta sinänsä totuudenmukaisille arvoille. Ne tiedot, jotka ehdottomasti halutaan kaikilta palvelujen tuottajilta ja järjestäjiltä saada vertailukelpoisesti, pitää määritellä kansallisesti. Näiden tietojen kirjaaminen on tehtävä potilastietojärjestelmissä pakolliseksi eikä niitä kohtia saa pystyä ohittamaan.
20 (21) Kansallisesti tärkeiksi määriteltyjen tietojen ohella myös OYS-ervan tasolla on sovittava yhteiset tietojohtamisen käytännöt (mm. mahdolliset kansallista tiedonkeruuta täydentävät erilliset tiedonkeruut ja raportoinnit sekä niiden aikataulutus, vastuiden ja roolien jakaminen yms.). Tietojen kirjaamiseen liittyvää koulutusta on yhdenmukaistettava ja laatua ja vaikuttavuutta kehitettävä. Sote-palvelujen johtajien ja esimiesten on hyödynnettävä ja käytettävä tietoa työssään suunnitellusti, järjestelmällisesti ja läpinäkyvästi niin, että tietojen kirjaamisen merkitys näkyy operatiivisen tason työntekijöille. Sote-johtajien ja esimiesten tulee johtaa ja arvioida operatiivisen tason kirjaamista määrätietoisesti yhteismitallisempaan suuntaan. Yhtenäinen kirjaamiskäytäntö on johtamiskysymys. Erillisillä, omalle alueelle kohdistetuilla tiedonkeruilla voidaan hankkia rekisteritietoja tuoreempaa ja/tai täydentävää tietoa. Erillisiä tiedonkeruita tulee silti lähtökohtaisesti välttää, koska niistä aiheutuu lisätyötä kaikille osapuolille. Erillisilläkään tiedonkeruilla ei voida poistaa useimpia yllä mainittuja epävarmuustekijöitä, minkä seurauksena niidenkin tuloksiin liittyy vertailukelvottomuutta. Jos erillisiin tiedonkeruihin päädytään, ne on suunniteltava huolellisesti yhdessä. Yhtenä vaihtoehtona on toteuttaa kysely potilastietojärjestelmien toimittajien tietokanta-ajoina. Tiedonkeruun suunnittelussa tulee olla mukana kaikkien potilastietojärjestelmien edustajia. Tiedonkeruun pilotointiin on osallistettava riittävästi ihmisiä, jotta ohjeiden ja käsitteiden tulkintaerot tulevat kattavasti esille. Tämä edellyttää sitä, että pilotissa on mukana vaihe, jossa käytännössä etsitään tiedonkeruussa tarvittavat tiedot. Ohjeistukseen kannattaa sisällyttää selkeä ajomalli siitä, miten tiedot kustakin potilastietojärjestelmästä ajetaan yhdenmukaisesti ulos. Se, miten erillisistä tiedonkeruista viestitään, on suunniteltava tarkasti ja vältettävä ne virheet, joita kesällä 2015 tehdyssä OYS-ervan tiedonkeruussa tehtiin. Erillinen tiedonkeruuprosessi oli puutteistaan ja haasteistaan huolimatta tärkeä koeponnistus tulevien sote-alueiden ja OYS-ervan tietojohtamista ajatellen. Prosessin myötä on tunnistettu ison alueen tietojohtamisen ongelmakohtia, joiden selättämiseen tulisi kiinnittää jatkossa huomiota. Moni edellä mainituista toimenpiteistä tulee tehdä ensisijaisesti kansallisella tasolla, mutta niiden toimeenpanoa on tuettava alueellisesti. Lisäksi voi olla tarpeen tehdä alueellisia täydentäviä suunnitelmia tietojohtamisen kehittämiseksi. Kaiken kaikkiaan sote-palvelujen tietopohjan rakentaminen on osoittautunut monitahoiseksi prosessiksi, joka on samanaikaisesti työläs ja aikaa vievä. Tietoyhteiskunnassa resursseja kuluu vielä nykyisin liikaa tiedon etsimiseen ja tietotuotteiden laatimiseen, kun painopisteen pitäisi olla tiedon tulkinnassa ja johtopäätösten tekemisessä eli tiedon hyödyntämisessä. Nyt tarvitaan ensisijaisesti tiedon johtamista. Vasta, kun tieto on johdettu yhteismitalliseksi, vertailukelpoiseksi, tuoreeksi ja relevantiksi, ollaan tilanteessa, jossa voidaan siirtyä aitoon tiedolla johtamiseen. OYS-ervan ja sen tulevien itsehallintoalueiden tietojohtamista tulisi tarkastella, suunnitella ja johtaa yhdessä ja yhtenä kokonaisuutena. Tässä kokonaisuudessa sovitettaisiin yhteen kuntien, sote-alueiden, muiden alueiden, OYS-ervan ja valtakunnalliset tietotarpeet ja -suunnitelmat.
LIITE 1 21 (21)