Ratkaisut ARKISTOINTIIN JA DOKUMENTINHALLINTAAN MicroTieto Oivallus palvelusta
ongelma? Loppuuko tila? Löytyykö tieto? Onko arkisto toteutettu lain mukaisesti? Karkaako kustannukset?
Ratkaisu. MikROFiLMaus DigitOiNti DOkuMENtiN- HaLLiNta
ARKISTOINTIPROSESSI MikROFILMaus MikROFILMI pitkäaikaisarkisto 5-500 vuotta paperiarkisto tai sähköinen arkisto 1 ONGELMA? 2 RATKAISU. DOkuMENtiNHALLINta kunta- alchemy Lähiarkisto 0-5 vuotta + Tiedonhaku pitkäaikaisarkistosta Dokumenttien määrä yrityksissä, organisaatioissa, kunnissa ja kaupungeissa kasvaa erittäin nopeasti. Tiedon löytäminen ja arkistointi on suuri haaste!
DigitOiNti Digitointi eli skannaus mahdollistaa asiakirjojen ja mikrofilmien tallennuksen sähköiseen muotoon. 3 HELPPOa Ja NOPEaa DOkuMENtiNHaLLiNtaa! HuiPPuNOPEa Haku! tuote uutuus! Palvelun tuottaa yksinoikeudella Microtieto. Kunta-Alchemy mahdollistaa tietokantojen tallennuksen, haun ja katselun. Älykkään indeksirakenteen ansiosta tietokannassa olevat dokumentit ovat haettavissa aina erittäin nopeasti, riippumatta dokumenttien määrästä. Tieto löytyy helposti ja nopeasti! MikROFiLMaus ja DOkuMENtiNHaLLiNNaN käyttöalueita: PöytäkiRJat PaLkkakORtit PERHEkORtit kirjanpidon tulosteet REskONtRa MyyNtitiLastOt vakuutuskannat sosiaali- Ja terveyspalvelut OHJELMaListat RakENNusPiiRRustuksEt kartat tiliotteet kirjastosovellukset varastolistat tuoteluettelot HiNNastOt Laskut LäHEtysLuEttELOt asiakasrekisterit HENkiLöREkistERit sairaskertomukset OsakEREkistERit usein PäivitEttävät suuret tiedostot
QuALItY GuARANtee Mikrofilmitulostuksessa ja kehityksessä noudatetaan iso ja sfs arkistointilaadulle asettamia vaatimuksia, sekä arkistolaitoksen määräystä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaamisesta mikrofilmillä. tiosulfaattijänne on iso 10602 mukainen. Laadunvalvontaa suorittavat talle ry:n laatutyöryhmä ja Vtt:n kemianlaboratorio. Microtieto on talle ry:n laatupiirin jäsen. olemme vuosikymmeniä käyttäneet ekologisia kehityskemikaaleja. MikROFiLMaus Microtieto muuntaa nykyiset arkistot microfilmille helposti ja nopeasti löydettäviksi. Yhdestä paksusta mapista muodostuu kaksi mikrofilmikorttia. Aineistojen muunto tehdään palveluna Microtiedon tiloissa tai arkaluontoisen materiaalin kyseessä ollessa paikan päällä. Mikrofilmiarkistoinnilla saavutetaan merkittävä tilansäästö! Mikrofilmi on edullisin, varmin ja käytännöllisin tapa turvata tieto. Se on myös paperin ohella ainoa arkistointikelpoinen pysyväissäilytykseen hyväksytty tallennusmuoto. Filmikortilla tiedot ovat turvassa, sillä tulostettua tietoa ei voida poistaa tai muuttaa, eikä virukset aiheuta ongelmia. Filmikortti tulostetaan SIS-standardin mukaisesti A6-formaatissa siten, että yleisimmät pienennyskertoimet ovat 42 ja 48. MikROFiLMi vs. PaPERi HiNtavERtaiLu 60 000 50 000 YKSI A4 SIVu MIKROFILMAttuNA MAKSAA N. 0,03 PAPERI 40 000 30 000 20 000 10 000 0 MIKROFILMI + PALOTURVAKAAPPI 10 20 30 40 50 60 70 80 90 10... vuotta Laskuri on toteutettu siten, että Mikrofilmikorttitulostus on 48X pienennyksellä, jolloin yhdelle kortille mahtuu 270 A4 sivua. Suoraan sähköisestä listaustiedostosta. Yksi A4 sivu mikrofilmattuna maksaa noin 0,03 (alv 0 ). Paloturvakaappi tyyppi NS1 33 x 45 x 38 cm. Hinta 648. Virallinen pysyväisarkistopaperi nr2 Tervakoski (A4) maksaa keskimäärin 33 / riisi (500 sivua). Keskiarvohinta otettu kymmeneltä eri toimittajalta. Säilytyskansion kustannus à 2. Tilan tarve 7 cm yhdessä mapissa 500 A4 sivua. Arkiston hylly 5 tasoa 100 x 200 x 40 cm à 100. Säilytystila laskettu siten, että yksi hylle vastaa 1,2 m². Arkistohuoneneliön hinnaksi on laskettu 10 /m². Laskelmassa ei ole huomioitu henkilöstökuluja.
DIGITOINTI Suoritamme asiakkaillemme skannauspalvelua eli digitointia, joka tukee modernisti pitkäaikaista mikroarkistoa. Näin perinteinen ja nykyaikainen teknologia täydentävät toisiaan. Digitoiduista dokumenteista voimme tulostaa 16mm ja 35mm musta/valko-, harmaasävy- tai värimikrofilmejä. Digitaalinen tiedosto voidaan tehdä myös pitkäaikaisarkistoiduista mikrofilmeistä.tallenne on mahdollista siirtää DVD/CD-levylle, ulkoisille kovalevyille tai internetin kautta palvelimelle. Dokumenttien asianmukainen indeksointi tehostaa tiedon saatavuutta. Digitoinnin kohteita ovat esimerkiksi kaikki pöytäkirjat, palkkakortit, perhekortit, asiakirjat, potilaskortit, diaarikortit, rakennuspiirustukset, kartat, jne. Pyydä meiltä ehdotus nykyaikaisesta, turvallisesta ja laadukkaasta arkistointiratkaisusta! 1 2 Arkiston koko Yhdestä paksusta mapista muodostuu kaksi mikrofilmikorttia. Näin ollen saavutetaan merkittävä tilansäästö! Edullisuus! MikroFILMIN edut Listauksen, mapituksen ja hyllyttämisen kustannuksella saat saman aineiston mikrofilmattuna. Sen jälkeen joka vuosi tuo säästöä! DOKUMENTINHALLINTA Microtiedon tarjoama palvelu, Kunta-Alchemy on ratkaisu lähiajan ja pitkäaikaisdokumenttien tiedonhakuun. Arkiston dokumenttien määrän kasvaessa, niiden nopeasta löytämisestä muodostuu tärkeä tuki dokumenttien hallintaan. Kunta-Alchemy mahdollistaa tietokantojen tallennuksen, haun ja katselun. Älykkään indeksirakenteen ansiosta tietokannassa olevat dokumentit ovat haettavissa aina erittäin nopeasti. Riippumatta dokumenttien määrästä. Kun uutta aineistoa syntyy sähköisessä muodossa, ei sen arkistointi edellytä mitään erikoistoimia. Sähköiset dokumentit siirretään parilla klikkauksella Kunta-Alchemy järjestelmään säilytettäväksi ja haettavaksi. Paperilla olevat materiaalit skannataan ja suoritetaan OCR muunnos, jolloin kaikki dokumenteissa oleva teksti on haettavissa. Tieto löytyy helposti ja nopeasti! 3 4 5 LuotETTAVUUS Mikrofilmi kestää jopa 500 vuotta muuttumattomana, alkuperäisessä muodossa. Sitä on vaikea väärentää ja se voidaan digitoida tarvittaessa kulloinkin voimassa olevaan formaattiin. HELPPOUS Toimita arkistoitavat tiedostot / paperit meille. Me hoidamme loput! HUIPPUNOPEA HAKU Älykkään indeksirakenteen ansiosta tietokannassa olevat dokumentit ovat haettavissa aina erittäin nopeasti. Riippumatta dokumenttien määrästä. 1 kansio = 2 mikrofilmikorttia (Mikrofilmikortin koko A6)
IDEALMAINOS OY Kopijyvä on paino- ja tulostusalan palveluyritys, jolla on ensiluokkaiset ratkaisut aineistonhallintaan. PAINOTUOTTEET SUURKUVA JA MESSUTUOTTEET TEKNISET PIIRRUSTUKSET MIKROKUVAUS JA DIGITAALINEN TALLENNUS SÄHKÖISET TILAUSJÄRJESTELMÄT LOGISTIIKKAPALVELUT Asiantuntijoiden ja myynnin yhteystiedot www.kopijyva.fi MicroTieto Katso myynnin yhteystiedot kopijyva.fi/microtieto TOIMIPAIKAT OSAKKUUDET KUOPIO VARKAUS JYVÄSKYLÄ JOENSUU TAMPERE MIKKELI HÄMEENLINNA ESPOO HELSINKI KOUVOLA PIETARI TALLINNA