Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön?

. Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön? Työkaluja kvalitatiivisten ongelmien ratkaisuun Kouluttaja: Marja-Leena Savonen, Lahden ammattikorkeakoulu Lehtori, MQ, DI 12.00-12.30 12.30-13.00 15 minuuttia 13.15-14. 45 HYVÄT KÄYTÄNTEET TYÖPAIKOILLA Keskiviikkona 28.9.2011 kello 12.00-17.00 Oppimiskeskus Fellmanniassa ILMOITTAUTUMINEN JA KAHVI SEMINAARIN ALOITUS JA OHJELMAN ESITTELY AUDITORIOSSA TEKES:n edustaja, Tietopankista työvälineeksi II-projektin projektipäällikkö Tietopankista työvälineeksi - Kehittäjän tieto- ja menetelmäpankin esittelijä Siirtyminen työpajoihin Millaisia hyviä työyhteisön toiminnan kehittämistapoja on olemassa? Miten ne saadaan käyttöön? Työpaja A (1.kerta) Henkilöstöjohtaminen ja esimiestyö Vetäjä Päivikki Lahtinen Työpaja B (1.kerta) Henkilöstön osaamisen käyttöönsaaminen Vetäjä Marja-Leena Savonen Työpaja C (1.kerta) Laadunhallinta Vetäjä Pekka Lavikainen Työpaja D (1.kerta) Projektinhallinta Vetäjä Pasi Laine 30 minuuttia Siirtyminen toiseen työpajaan, kahvia ja hedelmiä saatavilla aulassa 15.15-16. 45 Työpaja A (2.kerta) Henkilöstöjohtaminen ja esimiestyö Vetäjä Päivikki Lahtinen Työpaja B (2.kerta) Henkilöstön osaamisen käyttöönsaaminen Vetäjä Marja-Leena Savonen Työpaja C (2.kerta) Laadunhallinta Vetäjä Pekka Lavikainen Työpaja D (2.kerta) Projektinhallinta Vetäjä Pasi Laine 16.45-18.00 Cocktail tilaisuus ja verkostoituminen 1

PDCA-YMPYRÄ ONGELMANRATKAISUN APUNA TYÖKALUJA ONGELMIEN YHTEISTOIMINNALLISEEN RATKAISUUN 1. Ryhmittely ACT Vakiinnuta uusi toimintatapa Tee ohje PLAN Analysoi Tee toimintasuunnitelma Aseta tavoitteet ja mittarit Mieti menettelyt Osoita resurssit Varmista osaaminen 2. Kalanruoto 3. Vaikutuskaavio CHECK Tarkista menettelyt Tarkista tulokset, ovatko tavoitteiden mukaisia? DO Kouluta tarvittaessa Toteuta toimintasuunnitelma 4. Puukaavio 5. Päättelykaavio 6. Matriisikaavio MQ 2

TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä ANALYYSI TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä Käy tä ry hmittelytekniikkaa, jotta saat osallistettua henkilöstöä, saat heidän osaamisensa käy ttöön, sekä muodostat kokonaiskuv an aiheesta. ANALYYSI- VAIHE Kokoa ry hmittely n tulokset kalanruodoksi ja tarkista, että kaikki oleellinen on otettu huomioon. TOIMINTA- SUUNNITELMA TOTEUTUS TOIMINTA- SUUNNITELMAN LAADINTAVAIHE Käy tä v aikutuskaaviota, jotta löy dät aiheeseen v aikuttav an tärkeimmän tekijän sekä pullonkaulan, jossa ongelmat tukev at näky v äksi. Valitse analy y siv aiheessa löy tämäsi tärkein tekijä. Käy tä puukaav iota suunnitellaksesi, kuinka tärkeimpään tekijään liitty v ät asiat pullonkaulaan peilaten saadaan kuntoon. Käy tä päättely kaav iota löytääksesi suunnitelmaasi liitty v ät riskit. Pohdi, kuinka v oit ennalta ehkäistä riskitilanteet, ja mitkä ov at v aihtoehtoiset toimintamallit. Käy tä matriisikaav iota v astuuttaaksesi tekemiset ja tehdäksesi ne näky v iksi. Määrittele mittarit ja aseta niiden av ulla toiminnalle tulostav oitteet. Laadi aikataulu ja arv ioi kustannukset. Tee toimintasuunnitelma ARVIOINTI JOHTO- PÄÄTÖKSET TOTEUTUS- VAIHE ARVIOINTI- VAIHE JOHTO- PÄÄTÖKSET Toteuta toimintasuunnitelmasi. Tarkista ja arv ioi toimintatav at ja saadut tulokset. Ov atko tulokset tav oitteiden mukaiset? Onko ongelma ratkennut? Mitä tehdään seuraav aksi? 3

PÄÄOTSIKOT RYHMÄ PÄÄOTSIKOT RYHMÄ RYHMITTELY RYHMITTELY LAPUT LAPUT Tavoitteena on hahmottaa kokonaiskuva tilanteesta, kun osallistujilla on paljon erilaisia käsityksiä ja eroavia mielipiteitä aiheesta. Ryhmittely on luonteeltaan luova prosessi, jossa yhteisymmärrys saavutetaan pikemminkin asioiden järjestelyn kuin suoran keskustelun avulla. Käyttö on suositeltavaa tilanteissa, joissa: Kaaos vallitsee, koska on niin paljon erilaisia tekijöitä vaikuttamassa tarkasteltavaan aiheeseen. Ryhmällä on vaikeuksia käsitellä aihetta erilaisten näkökulmien tai mielipiteiden vuoksi. Ryhmän on vaikeaa erottaa toisistaan syyt ja seuraukset. Työskentely ei etene. Ryhmän on luotava yhteinen näkemys ja kokonaiskuva aiheesta sekä laajennettava omaa ymmärrystä. 1. Kootaan ryhmä (4-6 ihmistä, erilainen kokemustausta) 2. Muotoillaan neutraali, ymmärrettävä aihe. Esimerkiksi: Mitä asioita liittyy tarkasteltavaan ilmiöön? Mitkä tekijät vaikuttavat tarkasteltavaan ilmiöön? 3. Jokainen ryhmän jäsen kirjoittaa lapuille tussilla HILJAISUUDESSA niin monta asiaa/tekijää kuin vain mieleen tulee. (n.15-20 minuuttia) Huom! JOKAINEN LAPPU SISÄLTÄÄ VAIN YHDEN ASIAN TAI TEKIJÄN! ÄLÄ KÄYTÄ VAIN YHDEN SANAN ILMAISUJA, KÄYTÄ MIELUITEN 3-7 SANAA. 4. Ryhmän jäsenet kiinnittävät lappunsa seinälle. Lappujen järjestyksellä ei ole vielä tässä vaiheessa väliä. Jos sama tekijä on mainittu useassa lapussa, ottakaa ylimääräiset laput pois seinältä. 5. Ryhmän jäsenet järjestävät toisiinsa liittyvät tekijät ryhmiin HILJAISUUDESSA. Tavoitteena on saada aikaiseksi useita pieniä lappuryhmiä, esim. 6-10 kpl. Jos ryhmän jäsenet ovat eri mieltä, saa lappuja siirtää, mutta ei saa puhua. Ryhmittely on valmis, kun yksikään lappu ei enää siirry. 6. Ryhmä luo pääotsikot ryhmille. SAA PUHUA! Pääotsikko on lyhyt, mutta kiteyttää osakokonaisuuksien sisällön, sen oltava ymmärrettävä yksinkin. 7. Ryhmä arvioi ryhmittelynsä tuotosta piirtämällä siitä fläppipaperille kalanruotokaavion. 4

ESIMERKKI RYHMITTELYSTÄ Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun? RYHMITTELYSTÄ KALANRUODOKSI Katso allaolevaa kuviota Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Materiaalin toimitus Työmaan toiminnot Tarvitaan luotettavia hintakilpailukykyisiä toimittajia Toimitussopimusten kaupallisten asioiden laadinta Miten toimitusta valvotaan Materiaalimäärittelyn (spesifikaation) on oltava sopiva käyttötarkoitukseen Kuka päättää/ hyväksyy tilauksen Materiaalia tilaa - työpiste - paikallinen varasto Miten tehdään käyttäjälle helpoksi tilata materiaalia selvittää toimitusaika Miten noutohyllyä täydennetään Mikä on toimitusaika Miten myöhästymistilanteissa toimitaan Saako toimittaa puutteellista materiaalia Miten hoidetaan normaalitoimitukset Erikoistilanteille tarvitaan oma menettely Materiaalin vastaanotto ja tarkistus Työn suoritus, materiaalin käyttö ja asennus Miten hoidetaan materiaalin palautukset Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu Tarkasteltava ilmiö tai ongelma Kalanruodon piirtäminen ohjaa ryhmän jäsenet tarkastelemaan ryhmittelyn tuotosta ja keskustelemaan siitä. Kalanruoto helpottaa kokonaiskuvan visualisointia ja viestimistä myös muille. Materiaalitarpeen ennustaminen Rakentamistarpeen suunnittelu Rakentamistöiden suunnittelu Työn suunnittelu ja siihen liittyvän materiaalitarpeen määrittely Materiaalitoiminnan suunnittelu ja ohjaus Varastojen ylläpito Mitä materiaaleja varastoidaan ja missä Kuka hoitaa työalueella varastokirjanpidon Miten hoidetaan tietojärjestelmien tietojen ylläpito Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Kuka omistaa materiaaliprosessin Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittarit Mitkä ovat kiertonopeustavoitteet eri materiaaleille Miten materiaaliprosessia mitataan Mikä on palvelutasotavoite Kalanruoto ohjaa ryhmän jäseniä ajattelemaan loogisesti ja ymmärtämään syyt ja seuraukset. Kalanruoto näyttää parhaimmillaan kaikki ne tekijät, jotka vaikuttavat tarkasteltavaan asiaan/ongelmaan. Huom: Lopputulokseen on usein vaikuttamassa lukuisia eri tekijöitä, mutta meillä on taipumus nähdä vain yksi tai kaksi syytä ja erityisesti hakea syyllisiä! 5

ESIMERKKI KALANRUODOSTA VAIKUTUSKAAVIO Mitkä tekijät vaikuttavat hyvien käytänteiden käyttöönottoon yrityksissä ja organisaatioissa? Pullonkaula Yläotsikot kalanruodosta ESIMIES TIEDOTUS HYÖTY Innovatiivinen Nimetty Osallistava Arviointi Palaute Työvälineet Työympäristö Aika Raha Henkilöstö Osallistavaa Jatkuvaa Oikein ajoitettua Kerrotaan menetelmästä Avoimuus Palaute Motivaatio Kaikki mukana Työilmapiiri Yhteishenki Toiminnan kehittäminen Miten vaikuttaa yksilötasolla Uusien asioiden oppiminen Tavoitteellisuus Huonot tavat pois Kilpailukyky Sekä onnistumiset että pettymykset Mallioppiminen Tulokset Palkitseminen RESURSSIT SITOUTUS KOKEMUKSET HYVIEN KÄYTÄNTEIDEN KÄYTTÖÖN- OTTO Tärkein tekijä (= juurisyy) Vaikutuskaaviolla löydät tarkasteltavaan ilmiöön vaikuttavan tärkeimmän tekijän (juurisyyn) ja pullonkaulan, jossa ongelmat tulevat näkyviksi. Tärkein tekijä on se tekijä, josta lähtee eniten nuolia. Pullonkaula on se tekijä, johon tulee eniten nuolia. Kun haluat ratkaista ongelmat, aloita työskentely kaikkein tärkeimmästä tekijästä. Käytä vaikutuskaaviota silloin, kun: on suuri määrä toisiinsa liittyviä asioita ei ole dataa, jonka avulla tärkein tekijä voitaisiin löytää ongelman ratkaisemiseksi tarvitaan yhteinen ymmärrys, mistä aloittaa. 6

VAIKUTUSKAAVIO ESIMERKKI VAIKUTUSKAAVIOSTA Vaikutuskaavion vaiheet: 1. Ottakaa kalanruotokaaviostanne yläotsikkolaput käyttöön, älkää ottako m ukaan kalan päätä. 2. Levittäkää laput fläppipaperin päälle, toisiinsa liittyvät asiat lähekkäin. Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun? PULLONKAULA Materiaalin toimitus Huom! Kiinnittäkää kalanruotonne seinälle siten, että se on kaikkien ryhmän jäsenten näkyvissä! Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Työmaan toiminnot 3. Piirtäkää vuorovaikutusnuolet Kysykää jokaisen lapun kohdalla: Vaikuttaako tämä asia johonkin toiseen asiaan?, PIIRTÄKÄÄ NUOLET VAIN YHTEEN SUUNTAAN! 4. Arvioikaa ja m uuttakaa vaikutuskaaviota, hakekaa yksimielisyyttä aiheesta. 5. Laskekaa lähtevien ja tulevien nuolien m äärät Asiat, joista lähtee eniten nuolia ovat m ahdollisia juurisyitä. Asiat, joihin päättyy eniten nuolia, ovat m ahdollisia pullonkauloja. Huom! Joskus voi olla kaksi tärkeintä tekijää (juurisyytä) tai pullonkaulaa. Ryhm än täytyy tuolloin keskustellen valita jom pikumpi jatkotyöskentelyyn. Varastojen ylläpito JUURISYY TÄRKEIN TEKIJÄ Materiaalitarpeen ennustaminen Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittarit Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus 7

VAIKUTUSKAAVIO Tyypillisiä käyttökohteita: Palkitsemisjärjestelmän onnistumiseen vaikuttavien tekijöiden analysointi Toimitusten pullonkaulojen analysointi TYÖPAJATEHTÄVÄ Ryhmittelytekniikka Kalanruoto Vaikutuskaavio Valitusten analysointi 8

RYHMITTELY PÄÄOTSIKOT RYHMÄ RYHMITTELYSTÄ KALANRUODOKSI Katso allaolevaa kuviota Tarkasteltava aihe: LAPUT MITKÄ TEKIJÄT VAIKUTTAVAT HYVIEN KÄYTÄNTEIDEN KÄYTTÖÖNOTTOON YRITYKSISSÄ JA ORGANISAATIOISSA? 1. Jokainen OSALLISTUJA kirjoittaa lapuille tussilla HILJAISUUDESSA niin monta tekijää kuin vain mieleen tulee. (Aikaa n.10-15 minuuttia) Huom! JOKAINEN LAPPU SISÄLTÄÄ VAIN YHDEN TEKIJÄN! ÄLÄ KÄYTÄ VAIN YHDEN SANAN ILMAISUJA, KÄYTÄ MIELUITEN 3-7 SANAA. 2. Työpajan vetäjä jakaa osallistujat 4-6 hengen ryhmiin, ja osoittaa kullekin ryhmälle työskentelypaikan ja tyhjän seinätilan. 3. Ryhmän jäsenet kiinnittävät lappunsa seinälle. Lappujen järjestyksellä ei ole vielä tässä vaiheessa väliä. Jos sama tekijä on mainittu useassa lapussa, ottakaa ylimääräiset laput pois seinältä. 4. Ryhmän jäsenet järjestävät toisiinsa liittyvät tekijät ryhmiin hiljaisuudessa. Tavoitteena on saada aikaiseksi useita pieniä lappuryhmiä, esim. 6-10 kpl. Jos ryhmän jäsenet ovat eri mieltä, saa lappuja siirtää, mutta ei saa puhua. Ryhmittely on valmis, kun yksikään lappu ei enää siirry. 6. Ryhmä luo pääotsikot ryhmille. Saa puhua! Pääotsikko on lyhyt, mutta kiteyttää osakokonaisuuksien sisällön, sen oltava ymmärrettävä yksinkin. 7. Ryhmä arvioi ryhmittelynsä tuotosta piirtämällä siitä fläppipaperille kalanruotokaavion. HYVIEN KÄYTÄNTÖJEN KÄYTTÖÖNOTTO Kalanruodon piirtäminen ohjaa ryhmän jäsenet tarkastelemaan ryhmittelyn tuotosta ja keskustelemaan siitä. Kalanruoto helpottaa kokonaiskuvan visualisointia ja viestimistä myös muille. Kalanruoto ohjaa ryhmän jäseniä ajattelemaan loogisesti ja ymmärtämään syyt ja seuraukset. Kalanruoto näyttää parhaimmillaan kaikki ne tekijät, jotka vaikuttavat tarkasteltavaan asiaan/ongelmaan. Huom: Lopputulokseen on usein vaikuttamassa lukuisia eri tekijöitä, mutta meillä on taipumus nähdä vain yksi tai kaksi syytä ja erityisesti hakea syyllisiä! 9

VAIKUTUSKAAVIO TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä Vaikutuskaavion vaiheet: ANALYYSI 1. Ottakaa kalanruotokaaviostanne yläotsikkolaput käyttöön, älkää ottako m ukaan kalan päätä. 2. Levittäkää laput fläppipaperin päälle, toisiinsa liittyvät asiat lähekkäin. Huom! Kiinnittäkää kalanruotonne seinälle siten, että se on kaikkien ryhmän jäsenten näkyvissä! 3. Piirtäkää vuorovaikutusnuolet Kysykää jokaisen lapun kohdalla: Vaikuttaako tämä asia johonkin toiseen asiaan?, PIIRTÄKÄÄ NUOLET VAIN YHTEEN SUUNTAAN! 4. Arvioikaa ja m uuttakaa vaikutuskaaviota, hakekaa yksimielisyyttä aiheesta. 5. Laskekaa lähtevien ja tulevien nuolien m äärät Asiat, joista lähtee eniten nuolia ovat m ahdollisia juurisyitä. Asiat, joihin päättyy eniten nuolia, ovat m ahdollisia pullonkauloja. Huom! Joskus voi olla kaksi tärkeintä tekijää (juurisyytä) tai pullonkaulaa. Ryhm än täytyy tuolloin keskustellen valita jom pikumpi jatkotyöskentelyyn. TOIMINTA- SUUNNITELMA TOTEUTUS ARVIOINTI JOHTO- PÄÄTÖKSET 10

TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä ANALYYSI- VAIHE Käy tä ry hmittelytekniikkaa, jotta saat osallistettua henkilöstöä ja saat heidän osaamisensa käy ttöön sekä muodostat kokonaiskuv an aiheesta. Kokoa ry hmittely n tulokset kalanruodoksi ja tarkista, että kaikki oleellinen on otettu huomioon. Tärkein tekijä/ Juurisyy PUUKAAVIO Pullonkaula Konkreettiset toimenpiteet kullekin osalle erikseen TOIMINTA- SUUNNITELMAN LAADINTAVAIHE TOTEUTUS- VAIHE ARVIOINTI- VAIHE JOHTO- PÄÄTÖKSET Käy tä v aikutuskaaviota, jotta löy dät aiheeseen v aikuttav an tärkeimmän tekijän sekä pullonkaulan, jossa ongelmat tukev at näky v äksi. Valitse analy y siv aiheessa löy tämäsi tärkein tekijä (juurisy y). Käy tä puukaav iota suunnitellaksesi, kuinka tärkeimpään tekijään liitty v ät asiat pullonkaulaan peilaten saadaan kuntoon. Käy tä päättely kaav iota löytääksesi suunnitelmaasi liitty v ät riskit. Pohdi, kuinka v oit ennalta ehkäistä riskitilanteet ja mitkä ov at v aihtoehtoiset toimintamallit. Käy tä matriisikaav iota v astuuttaaksesi tekemiset ja tehdäksesi ne näky v iksi. Määrittele mittarit ja aseta niiden av ulla toiminnalle tulostav oitteet. Laadi aikataulu ja arv ioi kustannukset. Tee kirjallinen toimintasuunnitelma Toteuta toimintasuunnitelmasi. Tarkista ja arv ioi toimintatav at ja saadut tulokset. Ov atko tulokset tav oitteiden mukaiset? Onko ongelma ratkennut? Mitä tehdään seuraav aksi? Puukaavion vaiheet: 1. Valitkaa tärkein tekijä (= juurisyy). 2. Pilkkokaa tärkein tekijä loogisiin osiin, jotka vaikuttavat pullonkaulan syntymiseen. Voitte käyttää hyväksenne aikaisempia tuotoksia tai ryhmittelytekniikkaa (esim. m itkä asiat tärkeimmässä tekijässä/juurisyyssä vaikuttavat (avaavat) pullonkaulaan?) Huom Monesti tärkein tekijä eli juurisyy on niin iso asia, että sille on vaikeaa löytää suoraan ratkaisua. Siksi on viisasta jakaa tärkein tekijä eli juurisyy osiin. Miettimällä osille konkreettiset toimenpiteet, osien toimenpiteet yhdessä toteutettuna ratkaisevat alkuperäisen tärkeimmän tekijän tai juurisyyn. Tällä tekniikalla m yös projektin ositus (WBS) onnistuu. 3. Käsitelkää jokaista osaa yksi kerrallaan: Mitä pitää tehdä, m itkä ovat ne konkreettiset toimenpiteet, jotta osa toteutuu ja om alta osaltaan avaa pullonkaulaa. 4. Arvioikaa puukaavion logiikka. Kysykää: Ovatko kaikki tarvittavat toimenpiteet mukana tulosten aikaansaamiseksi? Tarvitaanko näitä kaikkia toimenpiteitä tuloksen aikaansaamiseen? Tehkää tarpeelliset korjaukset. 11

ESIMERKKI PUUKAAVIOSTA Konkreettiset toimenpiteet PUUKAAVIO Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus rajataan prosessi prosessin asiakkaiden haastattelu prosessiin osallistuvien ihmisten haastattelu tietovirtojen ja materiaalivirtojen selvittäminen piirretään prosessi ja selvitetään vastuut Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun Materiaalitarpeen ennustaminen Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa selvitetään ennustaminen lyhyellä, keskipitkällä ja pitkällä aikajänteellä miten ennusteet ovat pitäneet paikkaansa analysoidaan, miten ennustamista voi parantaa selvitetään yhteistyöyritykset miten yhteistyön laatu on varmistettu hintakehitys ja toimitusvarmuus sopimusmallit Tyypillisiä käyttökohteita: asiakastarpeiden erittely laadunparannusohjelman purkaminen käytännön toimenpiteiksi projektin kehittäminen strategian pohjalta Sisäisen tilauksen laadinta paljonko sisäisiä tilauksia on ja millaisia ne ovat selvitetään sisäisten tilausten virheet analysoidaan, mitä vaikeuksia sisäisiin tilauksiin liittyy etsitään parannusmahdollisuuksia ongelman purkaminen osaongelmiksi ja toimenpiteiksi Materiaalin toimitus selvitetään materiaalivirrat selvitetään käytännön menettelyt toimituksissa analysoidaan ongelmat ja etsitään parannusmahdollisuuksia 12

PÄÄTTELYKAAVIO PÄÄTTELYKAAVIO Tärkein tekijä/ juurisyy Osat Konkreettiset toimenpiteet Mikä voi mennä pieleen? Ennalta ehkäisy? Vaihtoehtoiset toimenpiteet? Tärkein tekijä/ juurisyy Osat Konkreettiset toimenpiteet Mikä voi mennä pieleen? Ennalta ehkäisy? Vaihtoehtoiset toimenpiteet? Päättelykaavion vaiheet: Täm än työkalun avulla löydetään m ahdolliset riskit alunperin suunnitelluissa toimenpiteissä. Tätä tietoa voidaan käyttää suunnitelman parantamiseen tai vaihtoehtoisten toimintamallien hakemiseen jo etukäteen. Näin voidaan arvioida, mitä reaktioita toim intasuunnitelman toteuttaminen aiheuttaa, m illaisiin tilanteisiin saatetaan joutua ja m iten niihin tulisi varautua. Käyttö: tehtävä on uusi ja ennakoimaton tehtävä on monimutkainen tai epäonnistumisen riski on suuri suunnitelma on pidettävä tiukasti aikataulussa arvioidaan, että toteutuksessa tulee ongelmia Päättelykaavion perusrunko on sama kuin puukaaviossa. Niinpä puukaavio voidaan suoraan täydentää päättelykaavioksi seuraavalla tavalla: 1. Pohdi jokaisen osan kohdalla, m ikä voi m ennä pieleen suunnitelluissa toimenpiteissä ja m itä yllätyksellistä voi tapahtua. Kirjoita pohdinnan tuotokset. 2. Pohdi, onko m ahdollista ennalta ehkäistä pieleenmeno ja miten se voidaan tehdä. Huom! Jos pieleenmeno voidaan ennalta ehkäistä, lisää toim enpiteet toimintasuunnitelmasi. Jos ennaltaehkäisy on m ahdotonta, suunnittele ja valitse vaihtoehtoiset toim intamallit toteutettavaksi sellaisissa tilanteissa, joissa riskit kääntyvät todeksi. 13

Tärkein tekijä/ juurisyy Osat Tyypillisiä käyttökohteita: PÄÄTTELYKAAVIO Konkreettiset toimenpiteet Missä voi tulla ongelmia strategian toteuttamisessa? Uuden laitteen asentaminen kesälomaseisokin aikana Mitä voi mennä pieleen laadun parannusprojektissa? Projektin riskien löytämiseen Mikä voi mennä pieleen? Ennalta ehkäisy? Vaihtoehtoiset toimenpiteet? Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun ESIMERKKI PÄÄTTELYKAAVIOSTA Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Materiaalitarpeen ennustaminen Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Materiaalin toimitus Konkreettiset toimenpiteet rajataan prosessit analysoidaan miten ennustamista voi parantaa miten yhteistyön laatu on varmistettu selvitetään sisäisten tilausten virheet selvitetään käytännön menettelyt toimituksissa Mikä voi mennä pieleen? ihmiset eivät osallistu kuvaus ei tuota haluttua tulosta yhdyskuntasuunnitelmat muuttuvat kasvuennusteet eivät pidä paikkaansa toimittaja tekee konkurssin toimittaja ei halua panostaa yhteistyöhön tilauksiin liittyvien virheiden selvittäminen liian työlästä ihmiset hyvin erimielisiä nykykäyt ännöstä Miten ennalta ehkäistään alkuun asenteisiin vaikuttavaa koulutusta kehitettävä hyvä kuvausmenettel y pidetään yhteyttä päättäjiin, rakentajiin yms. lisätään tiedon keruuta rakennetaan kasvuennusteen malli selvitetään luottotiedot tehdään auditointi vaihdetaan toimittajaa tyydytään arvioihin järjestetään lyhyt ja intensiivinen seurantajakso tehdään joukko koetilauksia, joita seurataan, tutkitaan kaikki mahdollisuudet 14

MATRIISIKAAVIO Yhteyskaavio MATRIISIKAAVIO Käyttö: toim enpiteille haetaan tekijät Tavoitteena on selvittää kahden tai useamman asia- tai idearyhmän välinen looginen yhteys. Matriisikaaviossa voidaan esittää sekä yhteyden olemassa olo että sen voimakkuus. uusia toim enpiteitä halutaan verrata olemassa oleviin organisaatiossa halutaan priorisoida nykyiset tehtävät uusien tavoitteiden suhteen Matriisikaavion vaiheet: 1. Valitaan avaintekijät m enestykselliseen toteutukseen Kuka vastaa/tekee/osallistuu/informointi? Mitä tarvitaan, kuinka paljon? Onko ristiriitaa nykytoimintojen kanssa? 2. Kotaan ryhmä päättäjät ja vaikuttajat 3. Valitaan m atriisin muoto L-m uoto (2 asiaryhmää), T-muoto (3 asiaryhmää) X-m uoto (4 asiaryhmää) 4. Valitaan vaikutusmerkit Esim. vaikuttaa paljon/ PÄÄVASTUU vaikuttaa jonkin verran/ OSALLISTUU vaikuttaa vähän/ informointi 15

ERILAISIA MATRIISEJA ESIMERKKI MATRIISIKAAVIOSTA T-m uoto, 3 asiaryhmää v aikuttaa paljon v aikuttaa v ähän 1a 1b 1c 1d 3a v aikuttaa jonkin v erran 1 2 3 4 5 6 7 8 9 2a 2b 3b 3c Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus 2c 2d 3d 1a 1b 1c 1d Materiaalitarpeen ennustaminen L-m uoto, 2 asiaryhmää 2a 2b Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa 2c Sisäisen tilauksen laadinta 2d Materiaalin toimitus 3a 3b 3c 3d 4a 4b 4c 4d 1a 1b 1c 1d 2a 2b 2c 2d X-muoto, 4 asiaryhm ää Työmaan toiminnot Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu Varastojen ylläpito Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittari 1. asiakas/yhdyskunta 2. suunnittelu 3. työn suorittaja 4. noutohylly 5. ostaja 6. varasto 7. ulkopuolinen toimittaja 8. talous 9. prosessin omistaja 16