Hevosopiston LAATUJÄRJESTELMÄN ULKOINEN AUDITOINTI, kooste vahvuuksista ja parantamiskohteista 1. Laatukulttuuri ja laadunhallinnan kokonaisuus Hevosopiston johto on sitoutunut laadunhallinnan kehittämiseen. Hevosopisto on alkanut kehittämään laadunhallintajärjestelmää osana johtamisjärjestelmää ja sitä on rakennettu arjen toiminnasta käsin. Määrällisiä seurantatietoja ja arviointitietoja hyödynnetään strategisten ja muiden tavoitteiden asettamisen perustana. Hevosopisto tekee laadunhallinnan kehittämisessä yhteistyötä mm. laatuverkostossa ja yhteistyöoppilaitosten kanssa lähialueella. Hevosopistolla on tarvetta varmistaa laadunhallinnan kokonaisvaltaisen kehittyminen ja laadunhallintakulttuurin yhtenäisyyden vahvistuminen sekä laadunhallinnan tasaisuuden varmistaminen koko työyhteisössä. Erityiseksi painopisteeksi nousee koko henkilöstön osallistumisen vahvistaminen ja siten myös henkilöstön sitoutumisen edistäminen. Laatukulttuuria voidaan syventää vahvistamalla edelleen sidosryhmien ja kumppaneiden osallistumista laadunhallintaan ja toiminnan jatkuvaan parantamiseen ja kehittämiseen ylipäätään. Hevosopiston on tarpeen edelleen kehittää toimintajärjestelmänsä dokumentointia. Hevosopisto voi syventää laatukulttuuriaan kehittämällä rakentavaa palautekulttuuria sekä palautteen antamisessa että vastaanottamisessa. 2. Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus Hevosopisto on määritellyt toimintaa ohjaavat arvot, visio ja strategiset linjaukset. Strategian toteuttamista ohjaa toimintasuunnitelma. Toteutumista seurataan kehitys-keskusteluissa. Hevosopistolla on pitkäaikaiset ja toimivat työelämä- ja sidosryhmäyhteydet omalla alallaan. Hevosopisto on linjannut sidosryhmästrategiassaan yhteistyömallin ja toimii sen mukaan. Työelämästä ja sidosryhmiltä saatavaa tietoa hyödynnetään mm. koulutustarjonnan suuntaamisessa sekä uusien koulutustuotteiden kehittelyssä. Organisaatiossa seurataan systemaattisesti taloutta ja siihen on olemassa menettelytavat. Opisto seuraa myös muita asetettuja tavoitteita. Opiston imago on erittäin hyvä ja Hevosopisto on haluttu opiskelupaikka. Imago on parantunut entisestään viime vuosina. Hevosopisto seuraa aktiivisesti hevostalouden muutoksia ja ennakoi hevosalan koulutustarpeita.
Hevosopisto hyödyntää strategian laadinnassa vertailutietoja muilta saman alan koulutuksen järjestäjiltä, esim. yhteishaku, vetovoimaisuus, tuloksellisuusindeksi sekä tilastokeskuksen tiedot. Hevosopisto on reagoinut ennakoivasti mahdollisiin rahoitusjärjestelmän muutoksiin ja siihen on systemaattiset menettelytavat. Toiminnan, talouden ja järjestämisedellytysten varmistamiseksi on suunnitteilla uusia ja vaihtoehtoisia rahoitustapoja, kuten maksullisen palvelutoiminnan osuuden lisääminen liikevaihdosta. Hevosopiston projektit ovat strategialähtöisiä ja niiden tehtävä on tukea strategian toteutumista. Strategisten, toimintaa ohjaavien tavoitteiden jalkauttamisen mekanismeissa on kehitettävää. Hevosopiston on tarpeen kehittää laadunhallinnan periaatteiden viestimistä henkilöstölle ja toiminnan läpinäkyvyyttä on tarpeen kehittää edelleen, esimerkiksi kokonaiskuva Hevosopiston toimintajärjestelmästä, asiakaslähtöisyys ja jatkuvan parantamisen periaate. Opiston on tarpeen parantaa tuloksellisuuden ohjausmekanismeja kuten seurantaa, jotta tavoitteet ohjaisivat selkeämmin toimintaa yksikkö- ja yksilötasolla. Myös viestintää on tarpeen kehittää. Hevosopisto on määritellyt strategiassaan arvot. Toiminnan arvioimista, itsearviointia tai ulkoista arviointia on tarpeen kehittää erityisesti siitä näkökulmasta, miten Hevosopiston arvopohja näkyy koulutus- ja palvelutoiminnassa sekä suhtautumisessa opiskelijoihin. 3. Henkilöstö ja muut koulutuksen toimijat Hevosopisto on linjannut henkilöstön osaamisen painopistealueet ja henkilöstöä kan-nustetaan kehittämään osaamistaan niiden suuntaisesti (esimerkiksi NTM-koulutukset ja pedagoginen pätevöityminen). Hevosopistolla on systemaattinen tapa linjata vuosittain henkilöstön kehittämisen teemat ja niiden toteutumista tuetaan koulutuksilla ja tapahtumilla, esimerkiksi vuoden 2015 teemana on laatukulttuurin kehittäminen ja laadunhallinnan jalkautuminen. Kehityskeskustelut ovat käytössä ja niitä hyödynnetään sekä toiminnan ohjauksen että osaamisen kehittämisen suunnittelussa. Opistolla on menettelytapoja osaamisen seuraamiseen ja kehittämiseen. Osaamista seurataan kehityskeskusteluissa. Henkilöstön osaamista varmistetaan henkilöstö- ja koulutussuunnitelmalla, jolla linjataan osaamisen kehittämisen painopisteet. Opistolla on monipuoliset henkilöstön osaamiseen kehittämisen menettelytavat. Osaamista kehitetään kouluttautumisen lisäksi osallistumisella kansainvälisiin yhteistyöhankkeisiin, seminaareihin, valmennus- ja koulutustilaisuuksiin. Opisto kannustaa osaamisen kehittämiseen. Henkilöstön laadunhallintaosaaminen on kehittynyt viime vuosina ja osaamisen kehittämistä on edelleen tärkeää kehittää muun muassa osallistamalla henkilöstöä laatutyöhön. Hevosopistolla on systemaattiset menettelytavat henkilöstön hyvinvoinnin edistämiseen ja työhyvinvointia seurataan kehityskeskusteluissa ja henkilöstökyselyillä.
Henkilöstön osaamiseen ja sen varmistamisen systemaattisia menettelytapoja on tarpeen edelleen kehittää, esimerkiksi kehityskeskustelut, osaamisen kartoittaminen ja kehittämisen konkreettinen suuntaaminen tavoitteiden mukaisesti. Henkilöstön strategian tuntemusta ja siihen sitoutumista on tarpeen vahvistaa. Henkilöstön laatuosaamisen systemaattista kehittämistä on tarpeen parantaa. Henkilöstön arviointiosaamista, palautteen antamiseen ja kiusaamisen ehkäisyyn sekä varhaiseen puuttumiseen liittyvää osaamista on tarpeen kehittää. 4. Kokonaisarvio perustehtävien laadunhallinnasta Koulutusta järjestetään ja kehitetään työelämän tarpeista lähtien. Hevosopisto osallistuu valtakunnalliseen hevosalan ja koulutuksen kehittämiseen. Hevosopiston sidosryhmät osallistuvat aktiivisesti koulutuksen kehittämiseen hallituksen kautta. Tutkinnon suorittajien keskeyttämistä seurataan. Hevosopisto hyödyntää ammatillisen koulutuksen oppimisympäristöinä aktiivisesti muuta toimintaansa, kuten kilpailutoimintaa. Hevosopisto kehittää ja tuotteistaa uusia koulutuksia ja valmennuksia hevosalan kentän tarpeista lähtien, esimerkiksi hevostenvalmentajan ammattitutkinnon uudet osaamisalat. Lisäksi Hevosopisto on selvittänyt aktiivisesti uusien tutkintojen mahdollisuuksia, joita hevostalous tarvitsee, esimerkiksi ratsastusterapia ja sosiaalipedagoginen hevostoiminta. Hevosopisto on profiloitunut selkeästi hevosalan koulutuksen erityisosaajaksi. Toiminnassa korostuu vahva sisältöosaaminen. Maksullisen palvelutoiminnan suunnittelussa hyödynnetään sidosryhmien tarpeita, esimerkiksi Hippoksen ja Ratsastajainliiton tarpeet. Palautetta kerätään ja hyödynnetään systemaattisesti koulutusten suunnittelussa. Tukipalveluista tiedotetaan muun muassa käsikirjassa ja opiskelijoiden hyvinvointia seurataan systemaattisesti. Käytössä ovat mm. huolipalaverit. Hevosopiston on tarpeen varmistaa toiminta perustehtävien prosessien mukaisesti. Henkilökohtaistamisprosessi ja toimintaohjeet on kuvattu, mutta henkilöstön on vaikeaa löytää niitä. Henkilöstön sitoutuminen prosessin mukaiseen toimintaan tulee varmistaa. Henkilökohtaistamisen normien periaatteita on tarpeen kirkastaa toiminnan tasolla ja dokumentointia kehittää. Perustehtävien laadunhallinnan dokumentointia on tarpeen koota, yhdenmukaistaa ja tuoda se paremmin henkilöstön ulottuville.
Hevosopiston on tarpeen kehittää palautteiden dokumentointia ja hyödyntämistä. Laadunhallinnan prosessien juurruttamiseksi ja toimintakulttuurin vakiinnuttamiseksi on tarpeen varmistaa työn vakiinnuttaminen muun muassa prosessikuvausten, toimintaohjeiden, seurantaindikaattoreiden ja palautteiden koonnin ja käsittelyn sekä niiden käsittelyn ja arviointitoiminnan jatkuvuus ja läpinäkyvyys henkilöstölle. Palautteen antamisen tapa vaihtelee paljon opettajittain/kouluttajittain ja rakentavan palautteen antamista tulee kehittää. Hevosopiston on tarpeen kehittää opiskelijoiden osallistamisen ja kuulemisen menettelytapoja. Hevosopisto voisi hyödyntää opiston oppimisympäristöjä vieläkin enemmän. Myös huippuosaamisen hyödyntämistä opetuksessa voi edelleen lisätä. 5. Arviointi, palaute- ja tulostieto Hevosopistolla on systemaattinen menettelytapa seurata taloutta ja toimintaa kuvaavia määrällisiä tunnuslukuja, esimerkiksi työllistyminen. Hevosopistolla on vertailutietoa ja sitä seurataan. Opisto on määrittänyt arvioinnin kohteet ja mittarit. Tietoa on kerätty usean vuoden ajan. Opiskelijapalautteen keräämisessä on käytössä systemaattinen päättövaiheen kysely. Työelämäpalautetta saadaan lähinnä henkilökohtaisten kontaktien ja erilaisten yhteisten palaverien kautta. Työelämäpalautetta saadaan välittömästi hevosalan sidosryhmiltä, mikä edesauttaa koulutuksen kehittämistä. Hevosopiston on tarpeen rakentaa kokonaisvaltainen toiminnan ja tulosten arviointijärjestelmä. Palautejärjestelmän kattavuuteen on tarpeen kiinnittää huomiota. Opiskelijoilta kerättävä palaute opintojen loppuvaiheessa ei tuota riittävästi tietoa koulutuksen aikaiseen ja kokonaisvaltaiseen kehittämiseen. Hevosopiston on tarpeen ottaa käyttöön opiskelijoiden välipalautetiedon systemaattisen keräämisen, analysoinnin ja parantamisen mekanismit. Opiskelijoiden osallistamista palautteen käsittelyyn on tarpeen lisätä. Opiskelijoiden palautetietoa on tarpeen kerätä päättökyselyn lisäksi jo opintojen aikana, jotta arviointitietoa voi käyttää entistä paremmin koulutuksenaikaiseen kehittämiseen. Hevosopiston arviointi- ja palautejärjestelmää on tarpeen systematisoida, jotta opisto saa kattavasti käyttöön keräämänsä tiedon työpaikoilta ja sidosryhmiltä. 6. Parantaminen Hevosopistolla on näyttöä vertaisilta oppimisen käytännöistä. Hevosopistolla on näyttöä tavoitteellisesta kehittämis- ja hankeverkostotoiminnasta..
Hevosopisto kehittää omia tuotteitaan, toimintaa ja laadunhallintaa sidosryhmien ja kumppaneiden kanssa. Hevosopisto kehittää toimintaansa verkostoitumalla ja vaihtamalla kokemuksia hyvistä käytännöistä koulutuksen järjestäjien välisillä yhteistyöpäivillä. Arviointi- ja tulostiedon hyödyntämistä parantamisessa on tarpeen tehostaa. Oppimista muiden koulutuksen järjestäjien hyvistä käytännöistä voidaan tehostaa, kuitenkin ottamalla huomioon koulutuksen järjestäjän toiminnan erityispiirteet. Hevosopiston on tarpeen vakiinnuttaa laadunhallinta ja sen parantaminen strategian pohjalta. Laadunhallinnan ja toiminnan jatkuvaa kehittymistä ja innovatiivisuutta voitaisiin tukea myös erilaisten palkitsemismenettelyiden avulla.