KIINTEISTÖN ENERGIATEHOKAS KÄYTTÖ VERSIO 30.6.2014 TAMPEREEN ALUEEN PALVELURAKENNUKSET ENERGIATEHOKKAIKSI Tampereen kaupunki -ohje 11
30.6.2014 2 (13) -TUOTE: KIINTEISTÖJEN ENERGIATEHOKAS KÄYTTÖ Kuka tekee kiinteistön käytöstä ja ylläpidosta vastaava organisaatio Kenelle ja mihin tarkoitettu Dokumentti on tarkoitettu kiinteistön käytöstä ja ylläpidosta vastaavan organisaation ohjeeksi määritettäessä kiinteistön käytön palvelunkuvausta. Käyttäjävaatimukset Kiinteistön käytöstä ja ylläpidosta vastaavan organisaation tulee ymmärtää kiinteistön energiatehokkaan käytön perusteet ja tavoitteet. Resurssitarve Kiinteistön käytöstä ja ylläpidosta vastaavan organisaation tulee määritellä kiinteistön energiatehokkaan käytön palvelunkuvaus hyödyntäen -tuotteita. Kiinteistön käytöstä ja ylläpidosta vastaavan organisaation tulee viedä kiinteistön energiatehokkaan käytön palvelunkuvaus osaksi huoltokirjaa. Valmistelija Kim Eklund, AIRI Talotekniikka Oy
30.6.2014 3 (13) SISÄLLYSLUETTELO 1. PERUSTEITA KIINTEISTÖN KÄYTÖLLE 4 2. TOIMINNAN KUVAUS 4 2.1. Käyttö/valvontapalvelu 4 2.1.1. Käyttö 4 2.1.2. Valvonta 4 2.1.3. Asiakaspalvelu (HelpDesk) 5 2.2. Huolto/korjauspalvelu 5 2.2.1. Tarkastukset 5 2.2.2. Huolto 5 2.2.3. Vikakorjaus 5 3. KIINTEISTÖN KÄYTTÖPALVELUN PROSEDUURI 6 3.1. Palveluntuottajan tehtävät 6 3.1.1. Kiinteistön käytön haltuunotto ja aloitus 6 3.1.2. Kiinteistön käytön ensimmäiset tehtävät 7 3.1.3. Tehtävät määräajoin 8 3.2. Huolto- ja kunnossapitoyhtiön velvollisuudet käyttöpalvelusta 9 4. ESIMERKKI KÄYTTÖPALVELUN HANKINTARAJOISTA 9
30.6.2014 4 (13) 1. PERUSTEITA KIINTEISTÖN KÄYTÖLLE Kiinteistön käyttö tarkoittaa toimia, jolla kiinteistön sisäympäristöolosuhteet, energiakulutus sekä käyttö ja huolto pyritään saamaan asetettujen tavoitteiden mukaisiksi. Kiinteistön omistajilla on erilaisia malleja kiinteistön käytölle. Kiinteistöjen käyttäjänä voi toimia keskitetysti nimetty pääkäyttäjä omistajan organisaatiosta, kuka käyttää koko kiinteistömassaa. Vaihtoehtoisesti kohteen huoltomies voi toimia kohteen pääkäyttäjänä tai koko käyttöpalvelu voi olla hankittu ostopalveluna ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Järjestelmien käyttäjien osaamistaso on hyvin vaihtelevaa. On olemassa kiinteistön hoitajia, jotka ovat hyvin perehtyneitä rakennusautomaatiojärjestelmiin ja näiden käyttöön sekä tuntevat LVISJ-prosesseja hyvin. On kiinteistöjä, joissa käyttö saattaa tarkoittaa vain hälytysten kuittausta ja kiireellisimpiin hälytyksiin reagointia, jolloin kiinteistön olosuhteisiin ja energiankulutuksiin ei puututa. Tavoite on, että kiinteistön käyttöpalveluhenkilöt ovat riittävän ammattitaitoisia käyttämään kiinteistön LVISAJ-järjestelmiä. Kiinteistöjen tarpeenmukaisella käytöllä voidaan saavuttaa huomattavia energian säästöjä hyvinkin pienillä investoinneilla. Tärkeimpinä toimenpiteinä mainittakoon aikaohjelmien muuttaminen käyttötarpeita vastaaviksi, lämpötilatasojen ja sisäilmaolosuhteiden tarpeenmukainen hallinta ja asetusarvojen muuttaminen vastaamaan sisäilmaolosuhteiden tavoitearvoja. Hyvän kiinteistön käytön edellytys on hyvä ja osaava henkilöstö. Tämä tarkoittaa riittävää taloudellista panostusta. 2. TOIMINNAN KUVAUS 2.1. Käyttö/valvontapalvelu 2.1.1. Käyttö Alla on kuvattu käyttöpalvelun eri osa-alueiden sisältöä. Käyttö tarkoittaa taloteknisten järjestelmien (esim. ilmanvaihto, lämmitys, valaistus, yms.) käytönohjausta kuten käyntiaikojen, asetus- ja raja-arvojen yms. muuttamista sekä asiakkaiden käyttöteknisten tarpeiden täyttämistä. Pääasiassa ohjausten ja asetusten määrittäminen tapahtuu rakennusautomaation etäkäytöllä, mutta tiettyjen asettelujen tekeminen saattaa edellyttää käyntejä paikanpäällä tai huolto-/korjauspalvelun ohjeistamista. 2.1.2. Valvonta Taloteknisten prosessien toiminnan sekä tilojen sisäilmaston ja turvallisuuden valvonta. Pääasiassa valvonta suoritetaan etäkäyttöä hyödyntäen, mutta esimerkiksi sisäilmaston olosuhteiden valvonta saattaa edellyttää ajoittain käyntiä paikanpäällä, mikäli riittävää mittarointia ei ole asennettu kohteeseen. Lisäksi erilaisten ongelmatapausten selvittäminen saattaa vaatia vaativampia mittauksia kiinteistössä (esim. vetomittaukset, lämpökamerakuvaukset jne.).
30.6.2014 5 (13) Energian kulutuksen seuranta, tavoitteiden määrittäminen ja poikkeamien huomioiminen. Tarvittaessa mittarilukemien kirjaus. Mittareiden lukemisesta voidaan sopia huolto-/korjauspalvelun kanssa. 2.1.3. Asiakaspalvelu (HelpDesk) Vikailmoitusten vastaanottaminen ja tarvittaessa eteenpäin välittäminen. Arvioi vian luonteen ja määrittää kiireellisyyden. Tarvittaessa välittää korjauspyynnön ja ohjeistaa huolto-/korjauspalvelua. Toimii asiantuntijatukena asiakkaan edustajalle sekä huolto-/korjauspalvelulle. Koulutus- ja motivointitoiminta energiatehokkaisiin työskentely- ja käyttötapoihin kuuluu olennaisena osana asiakaspalvelutyöskentelyä. Eritoten tulee korostaa koulutuksessa ja motivoinnissa euromääräisten esimerkkien käyttämistä, joka auttaa havainnollistamaan ennakoivan huollon ja kunnossapidon tärkeyttä. 2.2. Huolto/korjauspalvelu Alla on kuvattu käyttöpalvelusta erillään olevat tehtäväosa-alueet, jotka kuuluvat yleisemmin kiinteistön huolto- ja kunnossapitopalveluun. 2.2.1. Tarkastukset 2.2.2. Huolto Kohteessa paikanpäällä tehtävä aistinvarainen (näkö, kuulo, haju yms.) tarkastelu, jonka tavoitteena on todeta tilojen ja taloteknisten järjestelmien normaali tila ja havaita mahdolliset poikkeamat normaalista. Tarkastuksiin voi kuulua tarvittaessa myös mm. mittareiden lukua ja kirjausta, sekä kiinteistön turvallisuuteen liittyviä tehtäviä. Paikanpäällä tapahtuvien tarkastusten aikaväli määritetään kiinteistökohtaisesti ja siihen vaikuttaa mm. rakennusautomaation taso ja kattavuus, sekä talotekniikan ikä ja kunto. Vähintään kerran kuukaudessa on hyvä tehdä tarkastuskierros. Kohteessa paikanpäällä tehtävät laitteiden ja järjestelmien säätö, voitelu, puhdistus, koekäyttö, vaihto yms. normaalit huoltotoimenpiteet. Käyttö- /valvontapalvelun havaitsemien ja ilmoittamien huoltotarpeiden suorittaminen paikanpäällä. Käyttö-/valvontapalvelun avustaminen tarkastuksissa, säätötoimenpiteissä yms., toimiminen ohjeistettuna kohteessa paikanpäällä. 2.2.3. Vikakorjaus Tarkastuksissa havaittujen tai käyttö-/valvontapalvelun ilmoittamien vikojen paikanpäällä tehtävät korjaukset kiireysluokiteltuna.
30.6.2014 6 (13) 3. KIINTEISTÖN KÄYTTÖPALVELUN PROSEDUURI Kiinteistön käyttöpalvelun aloitus edellyttää, että tehtäväjaot ovat selvät. Kiinteistön tarvitsemat käyttöpalvelut on käytävä systemaattisesti lävitse ja sovittava tehtävistä ja työnjaosta. Tässä esitetty luettelo on ohjeellinen ja sitä on muokattava kohteena olevalle kiinteistölle ja organisaatiolle sopivaksi. Mikäli muuta on sovittu muissa sopimuksissa, kuin mitä alla on lueteltu, tulee nämä ottaa huomioon käyttöpalvelusopimusta laadittaessa. 3.1. Palveluntuottajan tehtävät 3.1.1. Kiinteistön käytön haltuunotto ja aloitus Tutustuminen kiinteistöön ja kiinteistön tekniikkaan - Teknisten asiakirjojen ja suunnitelmien hankkiminen - Vastaanottopöytäkirjoihin tutustuminen (puutelistat) - Kenttäkierros kohteessa - Olemassa olevien kulutustietojen hankinta ja tarkastus Tavoitteiden asetanta - Kulutustavoitteiden määrittely - Sisäilmaolosuhteiden tavoitearvojen määrittely yhdessä tilaajan kanssa Etäkäyttöyhteyden järjestäminen - Tunnusten tilaaminen rakennusautomaatiojärjestelmän valvomoon - Valvomopäiväkirjan perustaminen - Valvomopäiväkirjan käytön opastus huoltohenkilökunnalle Huoltokirjaan tutustuminen - Tunnusten hankkiminen huoltokirjaohjelmistoon - Toimenpidepyyntöjen ohjeistaminen o Kuka saa tehdä toimenpiteitä ja -pyyntöjä o Millä aikataululla toimenpiteet suoritetaan
30.6.2014 7 (13) Käyttäjäorganisaation haastattelu - Kiinteistön asiakkaat / käyttäjät - Kiinteistön hoito- ja kunnossapitoyhtiö - Kiinteistössä toimiva henkilökunta - Käyttöaikojen ja -tarpeiden kerääminen (aukioloajat, työajat jne. palvelualueittain) Motivointi ja koulutus Kiinteistön käyttäjien, asiakkaiden, kiinteistöhuollon - ohjeistaminen - motivointi - kouluttaminen energiatehokkaisiin toimintatapoihin: - ylilämpöongelmista raportointi tuulettamisen sijaan - kalusteiden sijoittelu toimistossa (ei pattereiden eteen) - jne. Kulutusseurantapalveluun tutustuminen - Tunnusten tilaaminen palveluun - Käyttäjäoikeuksien määrittely 3.1.2. Kiinteistön käytön ensimmäiset tehtävät Valvomoon tehtävät toimenpiteet - Aikaohjelmien määrittely käyttötarvetta vastaaviksi o Sekä erikoispäiväohjelmien ylläpito - Hälytyslokin läpikäynti ja turhien hälytysten estäminen o Hälytysviiveiden asettelu o Hälytysten prioriteettien asettelu o Hälytysrajojen asettelu - Asetusarvojen muuttaminen sisäilmaolosuhteiden tavoitearvoja vastaaviksi - Mittausseurannan (trendien) laadinta ja varmentaminen
30.6.2014 8 (13) Huolto- ja käyttöhenkilöstön opastus ja puhelintuki - Käyttöpalvelusta informointi o Yhteystiedot 3.1.3. Tehtävät määräajoin Viikoittain o Toimenpidekuvaukset - Yleiskatsaus prosessien toimintaan Kuukausittain o Tarvittaessa muutosten tekeminen järjestelmään - Hälytyssiirtojen toiminnan tarkastus - Tiedonsiirtoväylän toiminnan tarkastus - Kulutusseurannan analysointi Vuosittain - Trendiseuranta-ajojen analysointi o 2 x vuodessa, lämmitys / jäähdytys o Tarvittaessa korjaavien toimenpiteiden tekeminen ja ohjeistaminen - Aikaohjelmien tarpeenmukaisuuden tarkastaminen o Tarvittaessa muutosten tekeminen - Käyttöhenkilöstön haastattelu Tarvittaessa - Aika- ja erikoispäiväohjelmamuutokset - Asetusarvomuutokset - Huoltohenkilöstön opastus ja puhelintuki (normaalin työajan puitteissa) - Valvomo-ohjelmiston toiminnan tarkastus - Internet-yhteyden toiminnan tarkastus - Virusturvan ylläpito - Käyttäjätunnusten hallinta - Valvomo-ohjelmiston päivitys - Raportointi huoltokirjaan - Valvomon varmuuskopioitumisesta huolehtiminen
30.6.2014 9 (13) - Kenttäkierrokset Valvontajärjestelmän ajantasaisuuden toteaminen - Käytön aikana huomatuista epäkohdista raportointi - Mahdollisten parannusehdotusten tekeminen kiinteistön omistajalle, esimerkiksi: o mittaroinnin lisääminen o järjestelmien toimintojen muuttaminen ohjelmallisesti o olosuhdemittausten lisääminen 3.2. Huolto- ja kunnossapitoyhtiön velvollisuudet käyttöpalvelusta Tässä on kuvattu niitä toimenpiteitä ja tehtäviä, jotka olennaisena osana vaikuttavat kiinteistön käyttöpalvelun tehokkuuteen, mutta tehtävien ja toimenpiteiden suoritusvastuu kuuluu huoltoliikkeelle. Päivittäin - Hälytyslistan lukeminen o Toimenpiteiden suorittaminen käyttöpalvelun avulla - Hälytyspäivystys (24 h/vrk) Kuukausittain - Olosuhteiden havainnointi kohteessa o Korjaavien toimenpiteiden suorittaminen, esim. Patteritermostaattien asettelu Pöytien siirtäminen ikkunan edestä jne. - Kulutustietojen manuaalinen keräys ja syöttäminen kulutusseurantapalveluun Tarvittaessa - Raportointi huoltokirjaan - Käyttöpalvelun avustaminen käyttöhenkilöstön haastattelussa. 4. ESIMERKKI KÄYTTÖPALVELUN HANKINTARAJOISTA Taulukoissa on kuvattu kiinteistön käyttöpalveluun kuuluvien tehtävien hankinta- ja toteutusrajoja kiinteistön eri palveluntuottajien, käyttäjien ja omistajan välillä. Mikäli kiinteistön käyttöpalvelua tuottaa huoltoliike, tulee hankintaja toteutusrajoja muuttaa sopiviksi kyseiselle sopimuskokonaisuudelle.
30.6.2014 10 (13) Joitakin tehtäviä em. tapauksessa saattaa kuulua esimerkiksi kulutusseuranta ja analyysipalvelua tuottavalle taholle, jolloin hankinta- ja toteutusrajat muuttuvat. Mikäli kiinteistöä käyttää omistajan organisaatio, toimii esimerkki muistilistana tehtävistä, jotka tulee määräajoin suorittaa, jotta kiinteistö toimii tarpeenmukaisella tavalla. Tehtävän kuvaus Tutustuminen kiinteistöön ja kiinteistön tekniikkaan Teknisten asiakirjojen ja suunnitelmien läpikäynti Vastaanottopöytäkirjoihin tutustuminen Kenttäkierros kohteessa Olemassa olevien kulutustietojen hankinta ja tarkastus Käyttöpalveluntuottaja Mittaroinnin laajuuteen tutustuminen Tavoitteiden asetanta Kulutustavoitteiden määrittely Sisäilmaolosuhteiden tavoitearvojen määrittely Etäkäyttöyhteyden järjestäminen Huoltoliike Kiinteistön omistaja Kiinteistön käyttäjä Tunnusten tilaaminen rakennusautomaatiojärjestelmän valvomoon Valvomopäiväkirjan perustaminen Valvomopäiväkirjan käytön opastus huoltohenkilökunnalle
30.6.2014 11 (13) Tehtävän kuvaus Valvontajärjestelmän ajantasaisuuden toteaminen Käytön aikana huomatuista epäkohdista raportointi Mahdollisten parannusehdotusten tekeminen kiinteistön omistajalle Huoltokirjaan tutustuminen Tunnusten hankkiminen huoltokirjaohjelmistoon Käyttöpalveluntuottaja Toimenpidepyyntöjen ohjeistaminen Käyttäjäorganisaation haastattelu Puutteiden kerääminen Käyttöaikojen ja -tarpeiden kartoitus Motivointi ja koulutus Kiinteistön käyttäjien, asiakkaiden ja kiinteistöhuollon ohjeistaminen, koulutus ja motivointi Huoltoliike Kiinteistön omistaja Kiinteistön käyttäjä Kulutusseurantapalveluun tutustuminen Tunnusten tilaaminen palveluun Käyttäjäoikeuksien määrittely
30.6.2014 12 (13) Tehtävän kuvaus Valvomoon tehtävät toimenpiteet Aikaohjelmien määrittely Hälytyslokin läpikäynti Asetusarvojen muutokset Mittausseurantojen laadinta Huolto- ja käyttöhenkilöstön opastus ja puhelintuki (HelpDesk) Viikoittain Yleiskatsaus prosessien toimintaan Hälytyslistan lukeminen Hälytyspäivystys (24h) Kuukausittain Käyttöpalveluntuottaja Hälytyssiirtojen toiminnan tarkastus Huoltoliike Kiinteistön omistaja Kiinteistön käyttäjä Tiedonsiirtoväylän toiminnan tarkastus Kulutusseurannan analysointi Olosuhteiden havainnointi kohteessa
30.6.2014 13 (13) Tehtävän kuvaus Vuosittain Mittausseurannan analysointi (2 x vuodessa) Aikaohjelmien tarpeenmukaisuuden tarkistaminen Käyttöpalveluntuottaja Käyttöhenkilöstön haastattelu () Tarvittaessa Aika- ja erikoispäiväohjelmamuutokset Asetusarvomuutokset Huoltohenkilöstön opastus ja puhelintuki Valvomo-ohjelmiston toiminnan tarkastus Internet-yhteyden toiminnan tarkastus Virusturvan ylläpito Käyttäjätunnusten hallinta Kenttäkierrokset Valvomo-ohjelmiston päivitys Raportointi huoltokirjaan Huoltoliike Kiinteistön omistaja Kiinteistön käyttäjä Valvomon varmuuskopioinnista huolehtiminen
Tampereen kaupunki, Tilakeskus Kangasala Lempäälä Nokia Orivesi Pirkkala Vesilahti Ylöjärvi Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Tarjouspyyntö Tarjous Sopimus Kiinteistönomistajan energiatehokkuustavoitteet SUUNNITTELU TOTEUTUS TOIMIVUUS- TARKASTELU Hyvin toteutetut vastaanottomenettelyt KÄYTTÖ Pirkanmaan sairaanhoitopiiri Granlund Tampere Pirkanmaan Osuuskauppa Muut asiantuntijat Kesko Oyj Suomen Yliopistokiinteistöt Oy Tampereen ev.lut. seurakuntayhtymä Toimivuustarkastelun osapuolet: Kiinteistön omistaja Kiinteistön käyttäjät Hoidosta, huollosta ja kunnossapidosta vastaavat Urakoitsijat Suunnittelijat T o d e n t a m i s m e n e t e l m ä t j a - t y ö k a l u t - OSAPUOLET: Energiatehokkuustavoitteiden välittyminen Energiatehokkuustavoitteiden valvonta Kulutusseuranta Vertailu tavoitteeseen Tampereen kaupunkiseutu ECO 2 -hanke Tekes Motiva/TEM ELY-keskus/YM A-Suunnittelu Airix Talotekniikka YIT Oy TPI Control Oy Schneider Electric Buildings Finland Lassila&Tikanoja Oy NCC Rakennus Oy ARE Oy ISS Palvelut Oy Alasen Rakennus Oy Kaunisto-Yhtiöt Oy Siemens Oy Building Technologies Arkkitehtitoimisto Lasse Kosunen Oy Aihio Arkkitehdit Oy