Kotihoidon omavalvontasuunnitelma

Kotihoidon omavalvontasuunnitelma Järvenpään kaupunki Vahvistettu 12.11.2014 Päivitetty 18.8.2015 Sisällys 1 PALVELUJEN TUOTTAJAA KOSKEVAT TIEDOT... 1 2 TOIMINTA-AJATUS, ARVOT JA TOIMINTAPERIAATTEET... 2 3 OMAVALVONNAN ORGANISOINTI, JOHTAMINEN JA VASTUUHENKILÖT... 3 4 ASIAKKAAN JA OMAISTEN OSALLISTUMINEN JA ASIAKASPALAUTE... 4 5 RISKIEN JA EPÄKOHTIEN TUNNISTAMINEN JA KORJAAVAT TOIMENPITEET... 4 6 HENKILÖSTÖ... 6 7 TOIMITILAT, LAITTEET JA TARVIKKEET... 7 8 ASIAKASTURVALLISUUS... 9 9 ASIAKKAAN ASEMA JA OIKEUDET... 10 10 PALVELUN / YKSIKÖN ASIAKASTYÖN LAADUN VARMISTAMINEN... 13 11 TERVEYDENHUOLLOIN JA SAIRAANHOIDON JÄRJESTÄMINEN... 14 12 ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELY... 15 13 ALIHANKINTANA TUOTETTUJEN PALVELUJEN OMAVALVONTA... 16 14 OMAVALVONNAN TOTEUTTAMISEN SEURANTA JA ARVIOINTI... 16

1 (18) PALVELUJEN TUOTTAJAA KOSKEVAT TIEDOT Palvelujen tuottaja Järvenpään kaupunki Palvelutuottajan yhteystiedot Järvenpään kaupunki Ikääntyneiden ja toimintarajoitteisten palvelualue / Kotona asumisen tuki-avainalue Hallintokatu 2, 04401 Järvenpää puh. 09 271 91 Toimintayksikön nimi Järvenpään kaupungin kotihoito Toimintayksikön postiosoite Myllytie 11 A, 2 krs. Postinumero 04410 Postitoimipaikka Järvenpää Palvelumuoto ja asiakasryhmät, joille palvelua tuotetaan Puhelin 040 315 2080 (24h) Ikääntyneet ja toimintarajoitteiset järvenpääläiset asiakkaat (ikääntyneet, muistisairaat, vammaiset, mielenterveyskuntoutujat, päihdekuntoutujat sekä muutoin omaan kotiin tukea tai hoitoa tarvitsevat) Toiminnasta vastaavan henkilön nimi Johanna Sinkkonen, koti- ja erityisasumisen johtaja Postiosoite Hallintokatu 2 Postinumero 04401 Sähköpostiosoite Postitoimipaikka Järvenpää johanna.sinkkonen@jarvenpaa.fi Puhelin 040 315 2084

2 (18) 1 TOIMINTA-AJATUS, ARVOT JA TOIMINTAPERIAATTEET Toiminta-ajatus Järvenpään kaupungin toiminta-ajatuksena on turvata perusedellytykset asukkaiden hyvälle elämälle, edistää yritysten ja yhteisöjen toimintamahdollisuuksia ja kantaa oman vastuunsa ympäristön hyvinvoinnista yhdessä kumppaneidensa kanssa. Kotihoidon toiminta-ajatuksena on tukea ja edistää ikääntyneen ja toimintarajoitteisen järvenpääläisen mahdollisimman toimintakykyistä ja hyvinvoivaa asumista omassa kodissa mahdollisimman pitkään. Arvot ja toimintaperiaatteet Kaupunkistrategian perustana ovat yhteiset arvot, joita ovat asukaslähtöisyys, rohkeus, vastuullisuus, oikeudenmukaisuus ja tuloksellisuus. Kotiin annettavan kotihoidon ja sitä täydentävien tukipalvelujen tehtävänä on yhdessä saumattomasti ja kokonaisvaltaisesti tukea asiakkaan toimintakykyä ja arjessa selviytymistä. Työn tavoitteena on mahdollistaa asiakkaan kotona asuminen yksilöllisesti suunniteltujen ja riittävien palvelukokonaisuuksien avulla. Työn pohjana ovat asiakkaan tarpeet, hyvinvointi ja voimavarat, joiden pohjalle palvelukokonaisuus rakennetaan hoito- ja palvelusuunnitelman kautta. Kotihoidon tavoitteena on asiakkaan kotona selviytymisen tukeminen moniammatillisen, oikea-aikaisen ja laadukkaan hoitotyön kautta asiakkaan voimavaroja vahvistaen. Sen tehtävänä on mahdollistaa hyvä ja turvallinen elämä omassa kodissa sairauksista tai toimintakyvyn heikkenemisestä huolimatta terveydenhoidon, sairaanhoidon, kotipalvelun, sosiaalityön ja kuntoutuksen avulla. Kotihoidon tehtävänä on hoidon, avun ja ohjauksen keinoin auttaa asiakasta selviytymään omassa kodissaan mahdollisimman pitkään. Kotihoidolla myös ennaltaehkäistään asiakkaan tarvetta siirtyä pitkäaikaisasumiseen ennenaikaisesti. Päivittäissuunnitelma Kotihoito sisältää kaupungin järjestämän säännöllisen kotihoidon sekä alueen yrityksien järjestämän kotihoidon tukipalvelut sekä tilapäisen kotihoidon. Kotihoidon toimintaa ohjaa sekä sosiaalihuoltolaki 17.9.1982/710 (kotipalvelu) että terveydenhuoltolaki 30.12.2010/1326 (kotisairaanhoito). Kotiasumisen tukipalveluihin kuuluvat turvapuhelin-, ateria-, siivous-, pesula- ja kuljetuspalvelut. Palvelut järjestetään yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Kotihoidossa on käytössä Pegasos toiminnanohjausjärjestelmä, jolla suunnitellaan kotihoidon asiakaskäynnit. Käynnit siirretään työntekijän matkapuhelimeen, jonka avulla tapahtuu käyntien tilastointi, mahdollinen langaton ovenavaus ja asiakaskäynnin kirjaaminen.

3 (18) 2 OMAVALVONNAN ORGANISOINTI, JOHTAMINEN JA VASTUUHENKILÖT Omavalvonnasta vastaavan organisaation johdon edustaja ja tehtävät Kotona asumista tukevien palvelujen johtajan tehtävänä on johtaa ja kehittää vastuullensa kuuluvaa avainalueen toimintaa, johon kotihoito kuuluu. Johtajan tehtävänä on toimeenpanna kaupunkistrategia johtamallaan alueella sekä järjestää sen piiriin kuuluvat palvelut. Lisäksi hän johtaa toimintaa ja resursseja kokonaistaloudellisuus huomioiden. Johtaja seuraa aktiivisesti yhteiskunnan muutoksia, asiakastarpeita sekä huomioi ne palvelujen kehittämisessä. Hän myös vastaa viestinnästä ja sidosryhmäyhteistyöstä. Hän toimii palvelupäällikköjen esimiehenä. Omavalvonnan osalta johtaja vastaa sen kokonaisvaltaisesta toteutumisesta, asiakaslähtöisen toiminnan kehittämisestä suunnitelman mukaisesti sekä laadun säännöllisestä arvioinnista. Koti- ja erityisasumisen johtaja Johanna Sinkkonen, puh. 040 315 2084, johanna.sinkkonen(at)jarvenpaa.fi Omavalvonnan vastuuhenkilön yhteystiedot ja tehtävät Kotiasumisen päällikkö johtaa kotiasumisen tukipalveluita sekä kotihoitoa. Hänelle kuuluu palvelujen toiminnan, talouden ja henkilöstön johtaminen sekä palvelujen kehittäminen asiakaslähtöisesti. Hän myös toimii tarvittaessa kotiin annettavien palvelujen asiantuntijana sekä ohjaa tarvittaessa toiminnan strategista toteutumista. Hän on esimies hoitotyön lähiesimiehille. Omavalvonnan osalta kotiasumisen päällikkö vastaa omavalvonnan toteutumisesta ja seurannasta arjen toiminnassa sekä sen ajatasaisesta päivittämisestä. Hän vastaa siitä, että henkilöstö tuntee omavalvontasuunnitelma ja kotihoidon toiminta on suunnitelman mukaista. Kotihoidon päällikkö Tiina Palmu, puh. 040 315 2002 tiina.palmu(at)jarvenpaa.fi Hoitotyön esimiehelle kuuluu kotihoidon päivittäisen työn ja toiminnan sekä henkilöstön johtaminen. He vastaavat asiakkaiden palvelu- ja työprosessien sujuvuudesta ja asiakaslähtöisyydestä. Omavalvonnan osalta he huolehtivat omalta osaltaan henkilöstön toiminnasta omavalvonta suunnitelman mukaisesti ja seuraavat suunnitelmaan kirjattujen asioiden toteutumista. Hoitotyön esimies Niina Lakua, puh. 040 315 2142 niina.lakua(at)jarvenpaa.fi Hoitotyön esimies Pirkko Toivanen, puh. 040 315 3351 pirkko.toivanen(at)jarvenpaa.fi Hoitotyön esimies Kati Vuori, puh. 040 315 2127 kati.vuori(at)jarvenpaa.fi

4 (18) Omavalvonnan suunnittelu- ja toimeenpanoryhmän jäsenet Omavalvontasuunnitelman laadinnassa ovat olleet mukana hoitohenkilöstön edustajat, hoitotyön esimiehet, kotiasumisen päällikkö sekä kotona asumista tukevien palvelujen johtaja. Henkilöstön osallistuminen omavalvonnan toteuttamiseen Omavalvontasuunnitelman laadinnassa on ollut mukana henkilöstönedustajat. Suunnitelman valmistumisen jälkeen se käsitellään koko henkilöstön kanssa sekä henkilöstökokouksessa että tiimipalavereissa. Opiskelijoiden ja uusien työntekijöiden osalta omavalvontasuunnitelma kuuluu osana perehdytystä. 3 ASIAKKAAN JA OMAISTEN OSALLISTUMINEN JA ASIAKASPALAUTE Kotihoidon toiminnan pohja on asiakkaiden tarvitsema hoito ja hoiva hänen omassa kodissaan. Jokaiselle asiakkaalle laaditaan hoito- ja palvelusuunnitelma, johon kirjataan asiakkaan tarvitsemat palvelut, hoito sekä hänen oma näkemyksensä tarpeistaan. Jokaiselle asiakkaalle on nimetty vastuuhoitaja, joka vastaa asiakkaan hoidon suunnittelusta seuraten sen toteutumista sekä on aktiivisesti yhteydessä omaisiin. Kotihoidossa kerätään jatkuvaa palautetta asiakkailta ja omaisilta. Palaute voi olla suullista tai kirjallista. Kotihoidon toimistolla on palautevihko, johon työntekijät kirjaavat saamansa palautteen. Yleiset palautteet käydään läpi kuukausittain kotihoidon henkilöstökokouksissa lähiesimiesten ja palvelupäällikön toimesta. Tiimikohtaiset palautteet käsitellään tiimikokouksissa tiimivastaavan toimesta. Palautteet viedään yleisluonteisesti avainalueen johtotiimiin sekä asiakas- ja omaistyöryhmään. Asiakkaiden hoitoa koskevista palautteista vastaa kotiasumisen päällikkö ja niistä annetaan välitön kirjallinen palaute palautteen antajalle. Viralliset valitukset koskien viranhaltijan päätöksiä ohjataan yksilöasiainjaostoon käsiteltäviksi. Palautteista tehtyä yhteenvetoa käytetään pohjana kotihoidon toiminnan ja kehittämisen suunnittelussa. Tehdyt toimenpiteet käsitellään myös kerran vuodessa asiakas- ja omaisillassa. Palautteiden kertymistä ja niiden sisältöä arvioidaan puolivuosittain. Lisäksi seurataan palautteiden kautta tehtyjä toimenpiteitä ja muutoksia kotihoidon toiminnassa. 4 RISKIEN JA EPÄKOHTIEN TUNNISTAMINEN JA KORJAAVAT TOIMENPITEET Kotihoito noudattaa Järvenpään kaupungin potilasturvallisuussuunnitelmaa, turvallinen lääkehoito-opasta sekä kaupungin yleisiä turvallisuusohjeita. Poikkeamien, vaaratilanteiden ja haittatapahtumien raportointi tehdään HaiPro-

5 (18) järjestelmään. Järjestelmään raportoidaan sekä potilasturvallisuusilmoitukset että työturvallisuusilmoitukset. HaiPro-ilmoituksen voi tehdä kuka tahansa henkilökuntaan kuuluva havaitessaan hoidon haitan tai läheltä piti -tilanteen. Ilmoitus saapuu sen yksikön esimiehen sähköpostiin, missä vaaratapahtuma on sattunut. Korkean riskiluokan vaara - ja haittatilanteet raportoidaan välittömästi toimintayksiköstä vastaavalle viranhaltijalle (palvelupäällikkö, asiakkuusjohtaja) ja potilasturvallisuustyön vastuuhenkilölle (johtajaylilääkäri), jotta korjaavat toimenpiteet voidaan käynnistää tapahtumien välttämiseksi jatkossa. Tärkeä osa vaara- ja haittatilanteiden käsittelyä on potilaan tiedottaminen tapahtuneesta ja asianmukainen dokumentointi potilaskertomukseen. Pääsääntönä on, että asiakasta ja tarvittaessa omaista informoidaan tapahtuneesta, toimenpiteistä ja seurannasta. Lisäksi asia kirjataan potilastietojärjestelmään. Työturvallisuusilmoitukset ohjautuvat myös työsuojeluun ja tarvittaessa työterveyshuoltoon. Riskien kartoitus tehdään säännöllisesti kaupungin ohjeistuksen mukaan. Kartoituksen pohjalta laaditaan toimenpideohjelma sekä seuranta-aikataulu, jota päivitetään vuosittain. Yhteistyötä tehdään työsuojelun kanssa. Kuvaus menettelystä, jossa läheltä piti - tilanteet ja havaitut epäkohdat käsitellään Hoitotyön esimies laatii raportin oman työyksikkönsä ilmoituksista. Ilmoituksia/raporttia käsitellään yhdessä henkilökunnan kanssa työyksikön avainalueen henkilöstökokouksessa kerran kuukaudessa. Kokoukset ovat moniammatillisia. Kotiasumisen päällikkö käsittelee alueensa raporttia esimieskokouksessa neljännesvuosittain. Kokouksessa on läsnä lääketieteellisestä toiminnasta vastaava lääkäri. Kotona asumista tukevien palvelujen johtaja käsittelee alueensa raporttia johtotiimissä puolivuosittain. Lisäksi muut kuin potilasturvallisuusasiat käsitellään yhteistyökokouksessa työsuojelun ja työterveyshuollon kanssa. Kuvaus menettelystä, jolla todetut epäkohdat korjataan Koulutustarvetta arvioidaan tehtyjen ilmoitusten perusteella. Mikäli epäkohta liittyy työn organisointiin ja järjestelyihin, selvitetään epäkohtaan johtaneet syyt ja korjataan epäkohta välittömästi. Tarvittaessa informoidaan asiakasta ja hänen omaistaan. Kuvaus siitä, miten korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan henkilöstölle ja tarvittaessa yhteistyötaholle Toimenpiteet käydään läpi henkilöstökokouksissa, joista tehdään muistio sekä sovitaan tarvittaessa toimenpiteistä. Ilmoitetaan tarvittaessa yhteistyötahoille sekä asiakkaan muille palveluntuottajille.

6 (18) Lisätietoa ja liitteet: STM:n julkaisuja: Riskienhallinta ja turvallisuussuunnittelu. Opas sosiaali- ja terveydenhuollon johdolle ja turvallisuussuunnittelijoille http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1571326 Järvenpään kaupungin potilasturvallisuussuunnitelma 5 HENKILÖSTÖ Kuvaus henkilöstön määrästä, mitoituksesta ja rakenteesta, ammatillinen ja avustava henkilöstö huomioiden sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuuslain ja valvontaohjelman säädökset) Järvenpään kotihoidossa noudatetaan ikäihmisten palvelujen laatusuosituksen mitoituksia, STM:n tehtävärakennesuositusta sekä STM:n kelpoisuusvaatimuksia. Kotihoidossa palvelua annetaan ympärivuorokauden. Hoitohenkilökunnan sijoittuminen eri vuoroihin suunnitellaan asiakkaiden hoidon tarpeen mukaisesti ja mitoitusta arvioidaan säännöllisesti. Kotihoidon henkilöstöön kuuluu seitsemän sairaanhoitajaa, 54 lähihoitajaa, kaksi fysioterapeuttia sekä lääkäri. Lisäksi kotihoidon henkilöstöön kuuluvat palveluohjaaja, palvelukoordinaattori, veteraanikuntoutusohjaaja sekä kotiarvioinnin sairaanhoitaja. Aamuvuorossa kotihoidon henkilökuntaa on eniten: n. 70 % työskentelee aamuvuorossa, n. 28 % iltavuorossa ja 2 % yövuorossa. Henkilöstön määrää ja tarvetta seurataan Pegasos Mukana toiminnanohjausjärjestelmästä saatavan ajantasaisen raportoinnin avulla. Kuvaus henkilöstön rekrytoinnin periaatteista (hakumenettelyn avoimuus, kelpoisuuden varmistaminen, sijaisten hankintamenettelyt jne.) Henkilöstön rekrytointi tapahtuu kaupungin rekrytointiprosessin mukaan. Rekrytointi eri tehtäviin Järvenpään kaupungilla alkaa rekryluvan hakemisella (yli 2 kuukauden määräaikaisuudet ja vakinaiset tehtävät). Järvenpään kaupungissa on oma rekrytointiyksikkö Resina, joka hoitaa keskitetysti kaikki henkilöstön rekrytointiin liittyvät asiat. Vakituiset rekrytoinnit ovat nähtävillä kaupungin internet-sivuilla sekä te-palvelujen sivuilla. Kelpoisuus varmistetaan haastattelutilanteessa tutkinto- tai opintotodistuksin sekä Valviran Terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisterin JulkiTerhikki tietokannasta. Myös kotihoidon lyhytaikaiset sijaiset hankitaan keskitetysti Resinan kautta, heidän kelpoisuutensa varmistaa Resina. Sijaistarpeen ilmetessä esimies syöttää sijaispuutteen sähköiseen Laura-järjestelmään, josta lyhytaikaisille sijaisille lähtee tekstiviesti. Kun työntekijä varaa työn tulee tieto kotihoitoon sähköisen kalenterin kautta. Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä Kotihoidon henkilöstö perehdytetään kaupungin yleisen ja kotihoidon oman perehdytyssuunnitelman mukaisesti.

7 (18) Perehdytykseen osallistuvat sekä lähiesimies että tiimistä nimetty vastuullinen perehdyttäjä yhdessä tiimivastaavan kanssa. Perehdytyksen kesto suunnitellaan yksilöllisesti työkokemuksen ja osaamisen perusteella, mutta se keskimäärin kestää noin viikon. Kuvaus henkilökunnan ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitämisestä ja osaamisen johtamisesta (esim. täydennyskoulutussuunnittelu ja seurantamenettelyt, sairaspoissaolojen seuranta, osaamisen, ammattitaidon ja sen kehittymisen seuranta, kehityskeskustelut) Esimies käy alaistensa kanssa vuosittain kehityskeskustelut, joissa arvioidaan mm. osaamisen ja ammattitaidon kehittymistä. Kehityskeskustelun avulla nostetaan esille myös osaamisen vajeet ja tarpeet. Näiden sekä asiakkaiden tarpeisiin pohjautuen kotihoidolle laaditaan vuosittain koulutussuunnitelma, jonka pohjana on henkilöstön osaamis- ja koulutustarpeet. Koulutuspäivien toteutumista seurataan sähköisen järjestelmän avulla lähiesimiesten toimesta. Henkilöstön työhyvinvointia edistetään ennen kaikkea hyvin organisoidulla ja johdetulla työllä keskittyen perustehtävään eli asiakkaan luona olemiseen. Kaupungilla toteutetaan työhyvinvointikysely joka toinen vuosi, jonka pohjalta kotihoitoon on laadittu kehittämissuunnitelma. Tyhy-päiviin varataan talousarviossa rahaa työhyvinvointia edistävään toimintaan. Kotihoidossa noudatetaan Järvenpään kaupungin Aktiivisen tuen toimintamallia. Aktiivisen tuen toimintamalli on olennainen osa työkyvyn varhaista tukemista, jossa työntekijä ja esimies ovat keskeisiä vaikuttajia. Esimies seuraa työntekijöiden sairauspoissaoloja ja toimii kaupungin ohjeiden mukaisesti eri tilanteissa. Henkilöstöasioiden kehittämissuunnitelma Erityisenä painopisteenä kotihoidon henkilöstöasioissa on riittävä ammatillinen osaaminen, oikein resursoidut työvuorot, asiakastarpeita vastaavat työnkuvat sekä työhyvinvointi. Nämä on otettu huomioon kotihoidon kehittämissuunnitelmassa jota päivitetään vuosittain ja tarvittaessa useammin. 6 TOIMITILAT, LAITTEET JA TARVIKKEET Omavalvontasuunnitelmaan laaditaan kuvaus toiminnassa käytettävistä tiloista ja niiden käytön periaatteista. Kuvaus asiakkaiden käytössä olevat tilat Kotihoito toimii asiakkaiden omissa kodeissa.

8 (18) Kuvaus siivous, jäte- ja pyykkihuoltoa koskevista käytänteistä Kotihoidossa noudatetaan Järvenpäässä olevia jätteenlajittelun periaatteita. Kotihoito huolehtii asiakkaan roskat taloyhtiön tai asunnon jäteastioihin hoito- ja palvelusuunnitelman mukaisesti. Asiakasta kannustetaan hoitamaan näitä asioita itsenäisesti toimintakyvyn sallimissa rajoissa kuntoutuksen näkökulmasta. Kaupunki voi myöntää asiakkaalle siivousseteleitä tuloperusteisesti. Lisätietoa palvelusetelin hakemisesta löytyy kaupungin nettisivulta, http://www.jarvenpaa.fi/palvelusetelit Kuvaus sisäilman laadunvalmistusmenettelystä Kaupungin tekninen toimi valvoo kiinteistöjen kuntoa ja huolehtii niiden kunnossapidosta. Kaupungissa on sähköinen RYHTI-järjestelmä, johon tehdään ilmoitukset kiinteistössä mahdollisesti havaituista ongelmista ja poikkeamista. Kuvaus yksikössä olevista terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista Kotihoidossa omia laitteita ovat - verenpainemittarit - verensokerimittarit - Hb-mittari - happisaturaatiomittari Asiakkailla on käytössä edellä mainittujen lisäksi erilaisia henkilökohtaisesti myönnettyjä terveydenhuollon laitteita. Vastuuhenkilön yhteystiedot Terveydenhuollon laitteella tarkoitetaan terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain (629/2010) 5 :n mukaisia hoitoon käytettäviä laitteita, joita ovat mm. sairaalasängyt, nostolaitteet, veren sokerin ja verenpaineen mittarit tms. Toiminnanharjoittajan velvollisuuksista on säädetty terveydenhuoltolaitteista ja tarvikkeista annetun lain (629/2010) 24-26 :ssä sekä Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston antamissa määräyksissä 4/2010. Terveydenhuolloin laitteiden ja tarvikkeiden aiheuttamista vaaratilanteista tehdään ilmoitus Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolle (Valvira). Omavalvontasuunnitelmassa toimintayksikölle nimetään ammatillisesti käytettävien laitteiden ja tarvikkeiden turvallisuudesta vastaava henkilö, joka huolehtii vaaratilanteita koskevien ilmoitusten ja muiden laitteisiin liittyvien määräysten noudattamisesta. Tiimivastaava Pia Mehtonen puh 040 315 3946 pia.mehtonen(at)jarvenpaa.fi

9 (18) Linkki Valviran määräyksiin: http://www.valvira.fi/files/tiedostot/m/a/maarays_4_2010_kayttajan_vt_ilmoitus.pdf Toimitiloja, laitteita ja tarvikkeita koskeva kehittämissuunnitelma Erillistä kehittämissuunnitelmaa ei tällä hetkellä ole, koska pääosin laitteet ja tarvikkeet myönnetään asiakaskohtaisesti. Kaupungin apuvälineyksikkö huolehtii asiakkaille määrättyjen laitteiden huollosta ja korjauksesta. 7 ASIAKASTURVALLISUUS Asiakasturvallisuuden kehittämiseksi on Järvenpään kaupungissa laadittu potilasturvallisuussuunnitelma, jossa käsitellään välittömään asiakastyöhön liittyviä turvallisuuteen liittyviä riskejä. Yksikön turvallisuussuunnittelusta ja turvallisuustoiminnasta vastaavien yhteystiedot Syksyllä 2013 Järvenpäässä käynnistettiin turvallisuussuunnitelman päivittäminen. Turvallisuussuunitelman lähtökohtana on kuntalaisen turvallisuudentunteen parantaminen ja turvallisuusasenteisiin vaikuttaminen. Kaupungin turvallisuussuunnittelun koordinoinnista vastaa turvallisuussuunnittelija Tony Konkola. Järvenpään kaupunkiin on laadittu valmiussuunnitelma, jossa on huomioitu myös kotona asuvat ikääntyneet sekä kotihoidon asiakkaat. Yksikön turvallisuussuunnittelusta ja turvallisuustoiminnasta vastaa kotihoidon päällikkö Tiina Palmu. Kuvaus asiakasturvallisuuden varmistamisesta Asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelmassa sekä RAI-arviointien yhteydessä arvioidaan vähintään kaksi kertaa vuodessa asiakkaan toimintakyky sekä asuinympäristön turvallisuus. Lisäksi kaupungin taholta tehdään palvelutarpeen arviointikäyntejä, joissa tarkastellaan turvallisuusasioita. Kotihoidon asiakaskäyntien varalta on laadittu suunnitelma tietoliikenneyhteyksien puuttuessa, jota ylläpitää tiimivastaava. Kuvaus yksikön valvontalaitteista ja niiden toimivuuden varmistamisesta Kotihoidossa ei ole erityisiä valvontalaitteita käytössä. Yksittäisillä asiakkailla voi olla käytössään erilaisia valvontalaitteita, joiden ylläpidosta ja toiminnasta vastaa asiakas yhdessä palveluntuottajan kanssa.

10 (18) Kuvaus asiakkaiden käytössä olevien turvalaitteiden ja hälytysjärjestelmien toimivuuden varmistamisesta Turvapuhelinpalvelulla turvataan yksin asuvan iäkkään, pitkäaikaissairaan tai vammaisen jokapäiväistä elämää. Lisätietoa turvapuhelimen hankinnasta löytyy kaupungin nettisivulta http://www.jarvenpaa.fi/kotihoito Turvapuhelinpalvelu ostetaan yksityiseltä palveluntuottajalta ja asiakas tekee sopimuksen suoraan palveluntuottajan kanssa. Palveluntuottaja vastaa laitteiden asennuksesta, huollosta ja poistamisesta sekä turva-avusta. Asiakkaalle nimetty kotihoidon vastuuhoitaja testaa vähintään kerran kuukaudessa sovittu asiakkaan turvapuhelinlaitteen sen toimivuuden varmistamiseksi. Asiakasturvallisuuden kehittämissuunnitelma Järvenpään kaupungille on laadittu yhteinen turvallisuussuunnitelma sekä potilasturvallisuussuunnitelma, joita toteutetaan kaupungin kotihoidossa myös asiakasturvallisuuden osalta. 8 ASIAKKAAN ASEMA JA OIKEUDET Kuvaus asiakkaan ohjauksesta, neuvonnasta ja palvelutarpeen arvioinnista, palvelusopimuksen / hallintopäätöksen ja hoito- ja palvelusuunnitelman laatimisesta ja päivittämisestä sekä asiakkaan osallistumisesta päätöksentekoon Palvelupyynnön tultua kotihoitoon, palveluohjaaja tai palvelukoordinaattori ottaa yhteyttä asiakkaaseen mahdollisimman pian, viimeistään seitsemän arkipäivän kuluessa. Asiakkaan kanssa sovitaan alustava kartoituskäynti kotiin, jossa kartoitetaan yhdessä asiakkaan ja hänen omaisensa / läheisensä kanssa asiakkaan tarpeita ja toiveita erilaisia toimintakykymittareita hyödyntäen. Kartoituskäynnin perusteella asiakkaalle laaditaan hoito- ja palvelusuunnitelma yhdessä hänen ja tarvittaessa hänen omaisensa/läheisensä kanssa. Suunnitelmaan kirjataan näkyviin asiakkaan oma toive sekä yhdessä sovitut palvelut ja niiden sisällöt. Kotihoidon alkamisen yhteydessä hoitotyön esimies laatii ja päättää asiakkaan hoidon ja palvelun alkamisesta palvelupäätöksellä sekä tekee asiakkaan tuloihin perustuvan maksupäätöksen. Asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelmaa tarkistetaan vähintään 6 kk:n välein, tarvittaessa useammin. Mukana päivittämisessä on aina asiakas sekä tarvittaessa hänen omaisensa /läheisensä. Kuvaus siitä, miten toteutetaan asiakkaan mahdollisuus tutustua yksikköön etukäteen Kartoituskäynnin yhteydessä kaupungin työntekijä kertoo kotihoidon toiminnasta ja yleisistä periaatteista sekä asiakkuuskriteereistä. Osastolta kotiutuvalle voidaan järjestää hoitopalaveri, johon kotihoidon työntekijä osallistuu. Asiakkaalla ja hänen omaisellaan on mahdollisuus tulla tutustumaan kotihoidon toimistoon sekä käydä yhteistä keskustelua ko-

11 (18) tihoidon toiminnasta lähiesimiehen kanssa. Kotihoidon asiakas- ja omaisilta järjestetään kahdesti vuodessa. Tiimi tavattavissa tilaisuudet pidetään kotihoidon toimistolla tiimivastaavan toimesta. Kuvaus siitä, miten asiakasta informoidaan sopimusten sisällöstä, palvelun kustannuksista sekä sopimusmuutoksista Kotihoidon vastuuhoitaja laatii yhteistyössä asiakkaan ja mahdollisesti myös omaisen kanssa asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelman. Suunnitelma sisältää hoidon kannalta oleelliset asiat, jotka on sovittu sekä asiakkaan oman osallistumisen. Lisäksi omaisten rooli kirjataan suunnitelmaan. Vastuuhoitaja huolehtii yhdessä asiakkaan kanssa suunnitelman päivittämisestä aina asiakkaan tarpeen muuttuessa tai vähintään 6 kk:n välein. Asiakas allekirjoittaa kaksi suunnitelmaa, joista toinen jää hänelle itselleen ja toinen kotihoidon toimistolle. Hoitotyön esimies tekee sekä maksu- että palvelupäätöksen joissa käy ilmi palvelun määrä ja kustannukset asiakkaalle (euroa/kk). Palvelujen tarkempi sisältö löytyy asiakkaan kotoa hoitosuunnitelmasta. Kotona säilytetään hoito- ja palvelusuunnitelmaa asiakaskansion välissä. Asiakasmaksuista saa tietoa kaupungin internet-sivuilta ja kotihoidon henkilökunnalta, esimieheltä tai kotihoidon laskentasihteeriltä. Mikäli kotihoito järjestetään palvelusetelin avulla, palvelukoordinaattori informoi asiakasta palvelun kustannuksista, sopii asiakkaan kanssa palvelun aloittamisesta. Kuvaus asiakkaan itsemääräämisoikeuden ja osallisuuden toteuttamisesta Asiakas otetaan aina mukaan omien palvelujensa suunnitteluun tai niiden muutoksiin. Asiakkaan oma päätös palvelujen sisällöstä, toteuttamisesta sekä päättymisestä huomioidaan hoitoa ja palveluja suunniteltaessa ja toteutettaessa. Asiakkaan tietoja käsitellään Järvenpään kaupungin yleisen tietosuojasuunnitelman mukaisesti. Kuvaus menettelystä, miten huolehditaan ja kuka vastaa asiakkaan hallussa olevista rahavaroista, avaimista ja muista tavaroista Asiakas vastaa hallussaan olevista rahavaroista, avaimista ja muista tavaroista. Kotihoito voi laittaa vireille edunvalvonnan, kun esimerkiksi vaikea sairaus tai korkea ikä ovat heikentäneet asianomaisen henkisiä kykyjä niin, että hän ei itse kykene valvomaan etujaan tai hoitamaan asioitaan. Edunvalvojalta saatuja pieniä asiakkaan käteisvaroja säilytetään kotihoidon toimistolla esimiehen lukollisessa kaapissa, mikäli niitä ei voida asiakkaalle toimittaa. Suunnitelma siitä, miten rajoitteiden ja pakotteiden käytöntarvetta pyritään vähentämään Turvalaitteilla ja riittävällä opastuksella voidaan vähentää rajoittamisen tarvetta. Mikäli asiakas ei kykene turvallisesti käyttämään esim. uunia tai lieden levykkeitä, keskustellaan

12 (18) hänen kanssaan turvalaitteiden hankkimisesta. Asiakkaan ja omaisten kanssa keskustellen voidaan myös päättää esimerkiksi sulakkeiden irrottamisesta, mikäli paloturvallisuusriski on suuri. Asiakkaan kanssa keskustellaan lääkkeiden turvallisesta säilytyksestä. Pääsääntöisesti asiakkaan lääkkeet säilytetään lukitussa lääkekaapissa asiakkaan kodissa. Joillakin muistisairailla asiakkailla on käytössään ovihälyttimet, jotka hälyttävät, kun asiakas pyrkii lähtemään asunnosta ulos. Arvioimalla asiakkaan toimintakykyä ja muistin astetta voidaan käyttöä vähentää. Mikäli asiakas tarvitsee ovihälyttimen, arvioidaan tarkasti, onko asiakas kotihoidon asiakas vai tarvitseeko hän mahdollisesti ympärivuorokautista palveluasumista. Kuvaus menettelytavasta, jos todetaan, että asiakasta on kohdeltu epäasiallisesti tai loukkaavasti Kaikissa tilanteissa asia selvitetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa kanssa esimiesten kautta. Tarvittaessa häntä ohjataan tekemään muistutus kotona asumista tukevien palvelujen johtajalle tai ottamaan yhteys sosiaaliasiamieheen. Lisäksi asia käsitellään palautteiden käsittelystä laaditun ohjeen mukaisesti. Kuvaus asiakassuhteen päättymiseen liittyvien asioiden valmistelusta ja toteuttamisesta Asiakassuhteen päättyessä käydään keskustelu asiakkaan tai omaisen kanssa esim. avainten ja apuvälineiden, lääkekaapin ja hoitotarvikkeiden palauttamisesta sekä sähkölukon poistosta. Asiakkaan menehtyessä vastuuhoitaja tai tiimin työntekijät ottavat yhteyttä omaiseen ja sopivat tarvittaessa tapaamisesta. Henkilö / taho ja yhteystiedot, jolle muistutus osoitetaan Muistutus lähetetään Koti- ja erityisasumisen johtaja Johanna Sinkkonen Hallintokatu 2 04401 Järvenpää johanna.sinkkonen(at)jarvenpaa.fi Sosiaaliasiamiehen yhteystiedot Marju Lemola Koskenmäenpolku 4 D 3, 2. krs. Tuusula

13 (18) Kuvaus yksikön toimintaa koskevien muistutusten käsittelystä Kotona asumista tukevien palvelujen johtaja käsittelee muistutuksen viivytyksettä yhdessä kotiasumisen päällikön sekä muiden asiaan liittyvien työntekijöiden kanssa. Asiakkaalle lähetetään kirjallinen vastine viimeistään kuukauden sisällä. Vastauksesta käy ilmi, miten asia on kotihoidossa selvitetty ja millaisiin jatkotoimiin se on mahdollisesti johtanut. Jos asiakas ei ole tyytyväinen muistutukseen saamaasi vastaukseen, hän voi tehdä kantelun aluehallintovirastoon tai Valviraan. Asiakas voi tehdä kantelun ilman muistutusta, mutta muistutus on usein nopein tapa saada selvitys tilanteeseen. Kuvaus kunnan ja palveluntuottajan välisestä yhteistyöstä asiakkaan hoidon ja palvelun suunnittelussa ja toteutumisen seurannassa Kotihoidossa on laadittu sääntökirja, joka ohjaa yhteistyötä yksityisten palvelusetelituottajien kanssa. Palvelukoordinaattori toimii yhdyshenkilönä palveluntuottajan ja kunnan välillä. Palvelukoordinaattori suunnittelee asiakkaan palvelun ja seuraa sen toteutumista. Kotihoidon sääntökirjassa on myös kuvattu asiakkaan kuluttajansuoja ja asiakasta informoidaan käynnillä. 9 PALVELUN / YKSIKÖN ASIAKASTYÖN LAADUN VARMISTAMINEN Kuvaus asiakkaiden suoriutumista, toimintakykyä, elämänhallintaa sekä fyysistä, psyykkistä ja sosiaalista hyvinvointia ylläpitävästä ja edistävästä toiminnasta Asiakkaan hoitoa toteutetaan kuntouttavalla työotteella huomioiden asiakkaan omat voimavarat. Asiakkaita kannustetaan omatoimisuuteen. Kotihoidolla on käytettävissään kaksi fysioterapeuttia joita konsultoidaan ja hyödyntään apuvälineitä harkittaessa. Kotihoidon asiakkaille on fysioterapiaryhmä sekä virikekerho, joihin asiakkaita ohjataan yksilöllisen tarpeen mukaan. Yhteistyötä tehdään muiden kaupungin avainalueiden, seurakunnan, kolmannen sektorin ja omaisten kanssa asiakkaiden sosiaalisen hyvinvoinnin edistämiseksi. Kotihoidon asiakkaita tuetaan oman toimintakyvyn edistämiseen, terveydestä huolehtimiseen sekä liikkumiseen toimintakyvyn mukaisesti. THL:n ohjeita ja suosituksia: http://www.thl.fi/fi/tutkimus-ja-asiantuntijatyo/tyokalut/iakkaiden-neuvontapalvelut-jahyvinvointia-edistavat-kotikaynnit/lait-suositukset-kirjallisuus-kasitteet/valtakunnallisiaohjeita-ja-suosituksia

14 (18) Kuvaus asiakkaiden ravitsemuksen ja ruokailun järjestämiseen liittyvistä käytännöistä Asiakasta ohjataan ja tuetaan ravitsemuksessa hänen tarpeittensa mukaisesti ikääntyneiden ravitsemussuositusten mukaisesti. Kotihoito käyttää MNA-ravitsemustestiä arvioidessaan asiakkaan monipuolista ravitsemusta. Käynneillä huolehditaan riittävästä ravitsemuksesta huomioiden suositeltu ruokailuvälien maksimipituus. Asiakkaiden painoa seurataan ja paino mitataan vähintään kahdesti vuodessa RAI-arviointien yhteydessä. Asiakkaalle nimetty vastuuhoitaja sekä asiakkaan hoitotiimi vastaavat asiakkaan ruokailun järjestämisestä sekä ravitsemuksen seurannasta. Järvenpään kaupunki ohjaa tarvittaessa asiakasta kotiateriapalvelun piiriin sekä asiakasta avustetaan kauppatilausten laadinnassa ja kauppapalvelun käytössä. Valtion ravitsemusneuvottelukunta: http://www.ravitsemusneuvottelukunta.fi/portal/fi/ravitsemussuositukset/ Kuvaus päivittäisen toiminnan järjestämisestä Kotihoidossa on käytössä Pegasos Mukana toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla tiimivastaava sairaanhoitaja jakaa tiiminsä työt. Esimiehet vastaavat päivittäisistä resursseista. Kuvaus hygieniakäytännöistä ja infektiotartuntojen ehkäisemisestä sekä epidemiatilanteessa toimiminen Kotihoidossa noudatetaan hyvää aseptista työskentelytapaa. Yksikössä on kaksi hygieniayhdyshenkilöä, jotka huolehtivat yksikön hygieniakäytäntöjen ajantasaisuudesta sekä tartuntojen ehkäisemisestä. Asiasta on ohjeistettu myös kaupungin yhteisessä potilasturvallisuussuunnitelmassa. Epidemiatilanteessa kotihoidossa toimitaan kaupungin hygieniahoitajalta saatavien ohjeiden pohjalta. 10 TERVEYDENHUOLLOIN JA SAIRAANHOIDON JÄRJESTÄMINEN Kuvaus menettelystä, miten toimintayksikön lääkäripalvelut järjestetään ja mikä taho vastaa asiakkaiden sairauden hoidosta Kotihoidon asiakkaiden lääketieteellisestä hoidosta vastaa kotihoidon lääkäri. Tiimin sairaanhoitaja ja lähihoitajat vastaavat päivittäisestä sairaudenhoidosta. Kiireellisissä tilanteissa kotihoidon työntekijä voi konsultoida kotihoidon lääkäriä virkaaikana tai terveyskeskuksen päivystystä virka-ajan ulkopuolella. Akuuttitilanteissa ollaan yhteydessä suoraan hätänumeroon.

15 (18) Kuvaus erikoissairaanhoidon käytöstä ja saatavuudesta Erikoissairaanhoidon käyttö toteutuu asiakkaan hoitosuunnitelman tai lääkärin lähetteen perusteella. Kuvaus lääkehoitosuunnitelman ylläpidosta, päivittämisestä ja toimeenpanosta sekä toteuttamisen seurannasta Kotihoidossa noudatetaan Järvenpään kaupungin turvallista lääkehoitosuunnitelmaa, jonka ylläpidosta ja päivittämisestä vastaavat palvelupäälliköt yli palvelualuerajojen. Toteuttamisesta vastaavat esimiehet yksikössä. Kotihoidon lääkäri Maini Leinonen, Myllytie 11, 04410 Järvenpää Potilasasiamiehen yhteystiedot Raija Huhtala Koskenmäenpolku 4 D 3, 2. krs. Tuusula 11 ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELY Kuvaus asiakastietojen kirjaamisesta, käsittelystä ja salassapitosäännösten noudattamisesta Asiakastiedot kirjataan tietosuojan mukaisesti Pegasos potilastietojärjestelmään. Yksikössä noudatetaan tietoturvasta laadittuja ohjeita. Asiakastietoja kirjataan ja käsitellään ainoastaan potilastietojärjestelmässä. Kotihoidossa noudatetaan potilasasiakirjojen tietosuojasta laadittua suunnitelmaa. Tietosuojavastaavan yhteystiedot Ikääntyneiden ja toimintarajoitteisten palvelualueiden tietosuojavastaava Sari Snicker Hallintokatu 2 04400 Järvenpää p. 040 315 3575 sari.snicker(at)jarvenpaa.fi Kotona asumisen tuki avainalueen tietosuojayhdyshenkilö Tiina Palmu Myllytie 11 04410 Järvenpää p. 040 315 2002 tiina.palmu(at)jarvenpaa.fi

16 (18) Menettelyohje asiakkaan informoinnista henkilötietojen käsittelyssä: www.tietosuoja.fi Liitteenä Järvenpään kaupungin kotihoitoa koskevat tietosuojaselosteet Asiakkaan suostumus salassa pidettävien tietojen käytölle / luovuttamiselle Järvenpään kaupungin kotihoitoa koskevat rekisteriselosteet Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja osaamisen varmistamisesta liittyen tietosuojaasioihin ja asiakirjahallintoon Järvenpään kaupunki järjestää henkilöstölle tietosuojakoulutusta säännöllisesti. Henkilöstön tulee myös suorittaa vuosittain verkkokurssi liittyen tietosuojaan. Suorittamista valvovat esimiehet. Kuvaus asiakirjojen arkistoinnin toteuttamisesta Arkistonmuodostussuunnitelma on työn alla vuonna 2014. Kotihoidossa muodostuu pääasiallisesti sähköisiä asiakirjoja. Paperiset verensokerimittaukset säilytetään asiakkaan kotona asiakkuuden päättymiseen saakka, jonka jälkeen ne toimitetaan arkistoon. Asiakkaiden mahdolliset muut paperiset asiakirjat (kuten lähetteet) säilytetään asiakkaan kodissa asiakaskansiossa tai kotihoidon toimistolla lukituissa tiloissa. Kuvaus, miten tiedonkulku järjestetään muiden asiakkaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien toimijoiden kanssa Tiedonkulku toteutetaan joko sähköisesti esim. Pegasos-postin välityksellä, puhelimitse tai yhteistyöpalavereiden muodossa. 12 ALIHANKINTANA TUOTETTUJEN PALVELUJEN OMAVALVONTA Säännöllistä ja tilapäistä kotihoitoa järjestetään myös palveluseteleillä yksityisten palvelutuottajien toteuttamana. Palveluseteliin liittyvät menettelyt kuvataan tarkemmin kotihoidon sääntökirjassa. Kaupungin omassa kotihoidossa ei toteuteta alihankintaa. 13 OMAVALVONNAN TOTEUTTAMISEN SEURANTA JA ARVIOINTI Omavalvontasuunnitelman toteutumista seurataan aktiivisesti kotihoidon johtotiimissä sekä henkilöstökokouksissa.

17 (18) Omavalvontasuunnitelmaa päivitetään vähintään vuosittain, tarvittaessa useammin. Päivittäminen tehdään työryhmässä, johon kuuluvat hoitohenkilöstön edustajat sekä johtoja esimiestehtävissä olevat. Järvenpäässä 12.11.2014 Johanna Sinkkonen Koti- ja erityisasumisen johtaja