Tarkastusraporttien käsittely Koulutus välittäville toimielimille 7.6.2011 Scandic Continental Työ- ja elinkeinoministeriö /Alueiden kehittämisyksikkö /RAHA Ylitarkastaja Henri Mattila
Puheenvuorossa tulee esille Vuoden 2010 hanketarkastusten havaintoja/tuloksia Työnjakoa tarkastusraporttien/-havaintojen käsittelyssä Käytännön havaintoja tarkastusraporttien käsittelystä EURA2007-tietojärjestelmän käyttö hanketarkastusten käsittelyssä
Tarkastusraporttien käsittelyohjeistus HVO-ohje 18.3.2010 (TEM/241/09.10.92/2010) VVC:n rakennerahastojen tarkastusviranomaisena rakennerahastolain (1401/2006) 50 :n nojalla suorittamiin tai sen vastuulla suoritettujen rakennerahastojen hanke- ja järjestelmätarkastuksien tarkastusraporttien käsittelyyn Ohjetta sovelletaan myös rakennerahastolain 51-52 :ien nojalla suoritettujen tarkastusten (HVO:n ja TOVI:n) sekä muiden rakennerahastovaroja tarkastavien viranomaisten tarkastusraporttien käsittelyyn HVO:n järjestämä koulutus 14.-15.6.2010 HVO-kirjeet 1.11.2010 ja 28.3.2011
Hanketarkastukset v. 2010 Ensimmäiset ohjelmakauden 2007-2013 hanketarkastukset v. 2010 (ESR 62 ja EAKR 81) Tavoitteena saada luotettava arvio komissiolle annettuihin välimaksupyyntöihin sisältyneistä tukikelvottomien menojen määrästä. Virheprosentti: EAKR 1,3 % ja ESR 0,23% Hanketarkastusraporteissa ei pääsääntöisesti raportoida toimenpide-ehdotuksia, vaan ainoastaan havainnot tukikelvottomista eristä ja tukikelvottomuuden perusteesta.
Hanketarkastusraporttien yleisjohtopäätös Yleisjohtopäätösluokat 1. Hankkeessa ei ole todettu olennaista huomautettavaa (havaitut tukikelvottomat erät ovat alle 100 euroa ja alle 1 % tarkastuksen kohteena olevista menoista) 2. Hankkeessa todettiin menettelytapavirheitä, joilla ei kuitenkaan ole vaikutusta maksetun tuen tukikelpoisuuteen 3. Hankkeessa todettiin olennaisia menettelytapavirheitä, joilla on vaikutus maksetun tuen tukikelpoisuuteen 4. Hankkeessa todettiin olennaisia tukikelpoisuusvirheitä, joilla on vaikutus maksetun tuen tukikelpoisuuteen
Tarkastushavaintoluokittelu v. 2010 hanketarkastuksista 90,00 % 80,00 % 70,00 % 67,90 % 78,69 % 60,00 % 50,00 % 40,00 % EAKR ESR 30,00 % 20,00 % 10,00 % 0,00 % 16,05 % 14,81 % 16,39 % 4,92 % 1,23 % 1,64 % 1 2 3 4 Yleisjohtopäätös
Hanketarkastusten raportointi: tukikelpoisuusvirheiden luokitus a. Hanke ei ole ohjelma-asiakirjan mukainen b. Hankepäätös on EU:n valtiontukisäädösten vastainen c. Rahaston rahoitusosuus on liian suuri d. Hankkeen tuotos poikkeaa olennaisesti hankepäätöksestä e. Kustannusta ei voitu todentaa f. Kustannus on määritelty tukikelvottomaksi g. Kustannus ei liity hankkeeseen h. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana i. Hankinnassa ei ole noudatettu hankinta lainsäädäntöä j. Tiedotustoimenpiteessä ei ole mainittu EU:n osallistumista hankkeen rahoitukseen k. Kustannus on kohtuuton l. Kustannus on laskettu virheellisesti m. Hankkeen tuloja ei ole vähennetty asianmukaisesti menoista n. Muu tukikelvottomuusperuste; selvitys
Tukikelvottomuusluokittelu 3- ja 4 -luokan tarkastushavainnoista kpl 6 5 4 3 2 1 EAKR 0 e. Kustannusta ei voi todentaa f. Kustannus on määritelty tukikelvottomaksi g. Kustannus ei liity hankkeeseen h. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana i. Hankinnassa on olennaisesti rikottu hankintalainsäädäntöä k. Kustannus on kohtuuton l. Kustannus on laskettu virheellisesti n. Muu tukikelvottomuusperuste; selvitys ESR
Tukikelvottomuusluokittelun avausta F. Kustannus on määritelty tukikelvottomaksi EAKR (4): viivästysmaksu, tuliaisia, km-korvaus, palkkakustannuksia x 2, ALV ESR (2): suunnitelmaan kuulumaton koulutus, kaupungin sisäiset katteet G. Kustannus ei liity hankkeeseen EAKR (4): markkinointimateriaali, web-vuosimaksu, matkaja palkkakustannuksia, kalusteiden hankinta, tilintarkastus, kopiointikust. ESR (5): majoituskulu, muuttokust., alkoholia pikkujouluihin, työelämävalmennus, vuosi- ja kuukausimaksuja, lomarahat
Tukikelvottomuusluokittelun avausta H. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana EAKR (5): palkat ja lomarahat x 4, tuotteiden tilaus/toimitus, matkakulut ESR (1): lomapalkat L. Kustannus on laskettu virheellisesti EAKR (3): ALV, palkkakustannusten laskeminen, numerovirhe ESR (4): palkkojen ja työtuntien laskenta/kohdentaminen x 3, km-korvaus toiselle hankkeelle kuuluva
Tukikelvottomuusluokittelun avausta N. Muu tukikelvottomuusperuste; selvitys EAKR (3): tuki käytetty tuensaajan tavanomaiseen toimintaan, ylläpito- ja huoltomaksuja, kmkorvauksia laskutettu liikaa ESR (1): sisäiset katteet
Tukikelvottomuusluokittelun avausta Selvästi eniten (kpl) tarkastushavaintoja tuli esille palkkojen, lomarahojen ja työaikojen laskemisesta ja kohdentamisesta hankkeelle. Merkittävää, koska vaikutusta flat raten laskemisen kannalta Etenkin euromääräisesti merkittäviä ovat hankinnat ja tuen myöntäminen/käyttö oikeaan tarkoitukseen.
Tarkastusraporttien käsittelystä Työnjako 2007-2013: Tarkastusviranomainen tekee järjestelmä- ja hanketarkastukset, kirjaa niiden tulokset EURA 2007 tarkastus- ja valvontaosioon Hallintoviranomainen vastaa jatkotoimenpiteiden seurannasta ja siitä, että välittävissä toimielimissä on tehty riittävät ja oikeat korjaavat toimenpiteet Korjaavien toimenpiteiden tekemistä varten oltava Jatkotoimenpiteiden tekijä -rooli HVO tallentaa vastauksensa/arviointinsa välittävän toimielimen vastineeseen kommentti-sivulle Todentamisviranomainen arvioi välittävien toimielinten sekä hallintoviranomaisen tekemien korjaavien toimien riittävyyttä sekä arvioi havaittujen tukikelvottomuusvirheiden mahdollista systemaattisuutta
Tarkastusraporttien käsittely välittävissä toimielimissä Tarkastusraportit käsiteltävä viivytyksettä, viimeistään 4 kk:n kuluessa tarkastusraportin hyväksymispäivästä Välittävä toimielin tallentaa päätöksensä liitetiedostona tarkastus- ja valvontaosion vastine-painikkeen takaa avautuvalle sivulle EURA2007-järjestelmään tallennetaan: organisaation päätös tarkastushavaintojen johdosta tehtävistä toimenpiteistä, organisaatio ottaa vastuun toimenpiteiden tekemisestä päätös varsinaisista korjaavista toimenpiteistä esim. takaisinperintäpäätös EURA:an
Tarkastusraporttien käsittely välittävissä toimielimissä Tarkastusraporteissa voi olla huomioon otettavia havaintoja myös Havainnot ja perustelut kohdassa, vaikka yleisjohtopäätös olisikin 1-luokassa Havaitut ei-kvantitatiivisesti ilmaistavat virheet Havaitut kohdevuoden tukikelvottomat menot Muut havainnot
EURA2007-tietojärjestelmään tallennettavasta tiedosta Voi/kannattaa käyttää myös keskeneräinen -tilaa, jos lisätietoa tulossa vastineeseen Dokumentoinnin informatiivisuus tärkeää, huomioitava esim. ulkopuolinen tarkastaja Kaikki kohdat täytettävä, mitä edellytetty poimiutuvat raporteille
EURA2007-tietojärjestelmään tallennettavasta tiedosta Esimerkki: Välittävän toimielimen 1. vastine: päätös toimenpiteisiin ryhtymisestä (keskeneräinen tai) valmis-tilassa (mahdollinen HVO:n kommentti käsitelty-tilassa) Välittävän toimielimen 2. vastine: esim. takaisinperintäpäätös valmis-tilassa HVO:n ainakin yhden kommentin oltava valmis-tilassa, jotta hanke voidaan aikanaan sulkea EURA:n tarkastus- ja valvontaosion käyttöohjeet tulostettavissa tietojärjestelmästä
EURA2007-tietojärjestelmään tallennettavan päätöksen sisällöstä Liitetiedostona tallennettava kirjallinen päätös sisältää mm: Hankkeen projektikoodi ja nimi (myös tiedostonimessä) Tarkastushavainto/-havainnot ja havaintoon liittyvä korjaava toimenpide Päätöksen perustelut ja sovelletut säännökset Esittelijän ja päätöksentekijän allekirjoitukset Toimenpiteet eivät jää vain yksittäisen henkilön tietoon, parantaa tiedon jakamista Parantaa toimielimen sitoutumista korjaavien toimenpiteiden tekemiseen Tallennettava tieto ei saa olla ehdollisessa muodossa ei siis näin jos tuensaajalta saadaan riittävät selvitykset, niin sitten ehkä
Tarkastushavaintojen käsittelyn vaikutukset Välittävän toimielimen tulee laajentaa korjaavat toimenpiteet tarvittaessa koskemaan Tuensaajan koko hankkeen menoja Kaikkien tuensaajan hankkeiden menoja Joissakin tapauksissa muihin samantyyppisiin hankkeisiin Korjaavien toimenpiteiden suorittamisesta vastaavan yksikön/ virkamiehen on saatettava tarkastusraporteissa esitetyt havainnot ja niiden korjaamiseksi suoritetut toimenpiteet viraston johdon tietoon. erityisen tärkeää välittävän toimielimen omaa toimintaa koskevien havaintojen osalta
Tarkastushavaintojen käsittelyn vaikutukset Välittävän toimielimen tulee varmistaa viraston sisäisin valvontatoimin, että jatkossa samankaltaiset tarkastuksissa havaitut toiminnan puutteet ja virheellisyydet tullaan estämään. vaikutukset rahoitus- ja/tai maksatustoimintoihin, tuen saajien koulutukseen, neuvontaan ja ohjeistukseen Tarkastushavainnoista oppiminen tärkeää pyritään parantamaan toimintaa ja ennalta kiinnittämään huomiota riskialttiisiin kohtiin Korjaavien toimenpiteiden tekeminen hyväksytysti edellytys hankkeen sulkemiselle Tarkastushavainnot käsiteltävä joka tapauksessa, yritetään välttää loppuohjelmakauden ruuhkautuminen
Alustavia ennakkotietoja vuoden 2011 hanketarkastuksista Vuoden 2011 hanketarkastukset EAKR 105 kpl (81), ESR 43 kpl (62) Aloitettu pari kuukautta aiemmin kuin v. 2010 Alustavien tietojen mukaan samantapaisia tarkastushavaintoja kuin v. 2010 Mm. hankkeelle kuulumattomia pienehköjä menoja ja vahingossa ilmoitettuja tukikelvottomia arvonlisäveroja