FIKSUMPI TAPA OLLA KARTALLA OSA II PAIKANNUSJÄRJESTELMÄN HANKINTAOPAS Naulakatu 3 03 231 0000 33100 Tampere www.paikannin.com
1 SISÄLLYSLUETTELO Paikannusjärjestelmän hankintaoppaan missio... 2 Lukijalle... 2 1. Paikannusjärjestelmän erityisvaatimukset... 3 1.1 YT-menettely ennen käyttöönottoa... 3 1.2 Ajoneuvopolitiikka... 3 1.3 Laitteiden asennus ja huolto... 4 1.4 Koulutus ja käytön seuranta... 4 1.5 Johdon sitoutuminen toimintatapojen muutokseen... 4 1.6 Käytön jalkauttaminen... 5 1.7 Työnjohdon puuttuminen... 5 1.8 Kenttähenkilökunnan info... 5 Pyydä meidät käymään... 6... 6
2 Paikannusjärjestelmän hankintaoppaan missio Opas on kaksi osainen ja se on tarkoitettu ajoneuvojen paikannusjärjestelmän hankintaa suunnittelevalle yritykselle. Oppaan ensimmäiseen osaan on koottu asioita, joita ajoneuvojen paikannusjärjestelmää hankkivan yrityksen kannattaa tutkia ennen tarjouskilpailun ja hankintäpäätöksen tekemistä. Osasta II löydät paikannuksen tuomien henkilöstö ja johtamishaasteiden kohtaamiseen ja uusien toimintamallien luomiseen tarvittavaa hyödyllistä aineistoa. Paikannusjärjestelmä poikkeaa normaalista ICT-hankkeesta huomattavasti, koska mukana on työelämän pelisääntöjä, ammattiliittojen vaatimuksia, yt-menettelyjä ja muuta yksityisyyden suojaa säätelevää materiaalia. Lukemalla seuraavat sivut saat käsityksen mitä kaikkea kannattaa huomioida. Lukijalle Paikannusjärjestelmän hankinta yritykselle on aina paitsi merkittävä investointi, myös yksi suurimmista muutosprosesseista, joihin yritys voi ryhtyä. Ei siis ole ihme, että järjestelmän hankinta herättää paljon kysymyksiä. Paikannusjärjestelmän hankinnassa piilee useita erilaisia sudenkuoppia ja riskejä, jotka ovat kuitenkin vältettävissä, kun hankintatyö tehdään huolella. Parhaan hyödyn tästä oppaasta saavat ne yritykset, jotka ovat hankkimassa ensimmäistä paikannusjärjestelmäänsä. Opas tarjoaa ajatuksia ja pohdiskeltavaa myös niille yrityksille, jotka harkitsevat nykyisen paikannusjärjestelmänsä vaihtamista. Opettavaisia lukuhetkiä toivoo,
3 1. Paikannusjärjestelmän erityisvaatimukset Seuraavilla sivuilla on koostettu haasteita jotka poikkeavat esim ERP-järjestemän käyttöön otosta: YT-menettely ennen käyttöönottoa Ajoneuvopolitiikka Laitteiden asennus ja huolto Koulutus ja käytön seuranta Johdon sitoutuminen toimintatapojen muutokseen Käytön jalkautus Työnjohdon puuttuminen Kenttähenkilökunnan info Hyvällä toimittajalla on valmiina tarvittavat dokumentit ja kokemusta kunkin poikkeamana toteutuksesta usealla asiakkaalla tai oikeastaan poikkeamien huomioiminen on olennainen osa toimittajan omaa toimintatapaa. 1.1 YT-menettely ennen käyttöönottoa Kun yritys kuuluu YT-lain mukaisen henkilökuntaluokan mukaisesti YT-menettelyn piiriin, on paikannusjärjestelmää käyttöönotettaessa vaihtoehtoisesti joko tiedotettava henkilökuntaa YT-lain mukaisesti tai työajan seurantaa käytöönotettaessa YT-neuvoteltava asiasta ennen käyttöönottoa. Toimittaja, joka on paneutunut YT-lainsäädännön sekä tietosuojavaltuutetun vaatimuksiin yksityisyydestä työelämässä pystyy auttamaan näissä tiedotuksissa ja neuvotteluissa. Lisäksi toimittaja antaa materiaalin asiakkaan käyttöön sopimuksen syntymisen jälkeen. Kunnollinen ja rehellinen tiedottaminen on onnistuneen projektin kulmakiviä. Haastattele tapaamiasi toimittajien edustajia, kuinka toimittaja on YT- menettelyyn varautunut ja valmistautunut. 1.2 Ajoneuvopolitiikka Kunnolla laadittu ajoneuvopolitiikka antaa organisaatiolle selkeän tavan toimia. Politiikassa määritellään mihin ja miten yrityksen tuotantoajoneuvoja käytetään ja mihin ei. Toimittaja, joka on asiakkaan liiketoiminnan kehittämiseen osallistunut osaa auttaa myös tässä asiassa. Lisäksi toimittaja antaa materiaalin asiakkaan käyttöön sopimuksen syntymisen jälkeen. Haastattele tapaamiasi toimittajien edustajia, kuinka toimittaja on asiakkailla autopolitiikan määrittelyyn osallistunut.
4 1.3 Laitteiden asennus ja huolto Hyvällä toimittajalla on esittää, miten laitteiden asennus ja huolto on hoidettu eri puolilla Suomea asiakkaan mahdollisilla toimintapaikoilla. Samoin toimittajalla on toimiva prosessi kaikkien ajoneuvovarustelijoiden kanssa uusien ajoneuvojen asennusten ja poistuvien ajoneuvojen laitepoistojen osalta. Tärkeää on myös se, kauanko asennukseen kuluu aikaa ja tapahtuuko asennus asiakkaan tiloissa vai pitääkö autot viedä johonkin autohuoltoon asennusta varten. Toimittaja, joka on toimintansa aikana asentanut kymmeniä tuhansia laitteita on joutunut myös nämä asiat varmistamaan toimiviksi. Haastattele tapaamiasi toimittajien edustajia, kuinka asennus ja huolto on järjestetty Suomessa. 1.4 Koulutus ja käytön seuranta Laadukas ja asiakkaan tarpeet huomioiva koulutus on toimivan järjestelmän peruslähtökohta. Hyväkin järjestelmä jää käyttämättä, mikäli koulutusta ja jalkautusta esimiehille ei tehdä kunnolla. Hyvällä toimittajalla on esittää mitä koulutuksissa käydään läpi ja miten huomioidaan asiakasyrityksen erityistarpeet. Toimittaja, jolla on satoja tyytyväisiä asiakkaita on toimintansa aikana laittanut myös koulutusprosessinsa kuntoon. Lisäksi sitoutunut toimittaja seuraa asiakkaan käyttäjien käyttöä ja raportoi siitä asiakkaan päättäjiä. Haastattele tapaamiasi toimittajien edustajia, kuinka Koulutus on toteutettu ja koulutukseen käytettävien resurssien määrä. 1.5 Johdon sitoutuminen toimintatapojen muutokseen Paikannusjärjestelmä on hankinta, joka tuo väistämättä esiin kentällä työskentelevien työntekijöiden työajan käytön tehostamismahdollisuuksia. Esiin tulevista asioista ja valittavista mittareista seuraa se, että esimiehet joutuvat välillä hankalaankin paikkaan asioista työntekijöiden kanssa keskustellessaan. Tällöin johdon selkeä tuki ja yhdessä sovitut menettelytavat ovat todella tärkeässä roolissa, jotta halutut tehostamistavoitteet saavutetaan. Hyvällä toimittajalla on esittää, mitä on näissä määrittelyissä eri asiakkaillaan tehnyt ja mitä tuloksia on saatu aikaan. Toimittajan edustajalla on esittää, kuinka konkreettiset mittarit valitaan. Haastattele tapaamiasi toimittajien edustajia, kuinka he voivat auttaa liiketoiminnan tavoitteiden ja pelisääntöjen luomisessa.
5 1.6 Käytön jalkauttaminen Koulutusvaiheen jälkeen tulee usein tilanne, että uuden järjestelmän käyttöä ei mielletä tarpeelliseksi tai sen käytön myötä tarve esiin tulevien ongelmien puuttumiseen ei ole mukavaa esimiestyötä. Toimittajat voivat auttaa asiakasta myös tässä. Tällöin peruskoulutuksen lisäksi valitaan useamman kuukauden mittainen käyttöönottoprojekti, jossa toimittaja ottaa vastuun sekä järjestelmän käytön varmistamisesta että ongelmiin puuttumisen opastamisesta. Hyvällä toimittajalla on esittää, mitä on näissä käyttöönottoprojekteissa ja jalkautuksissa eri asiakkaillaan tehnyt ja mitä tuloksia on saatu aikaan. Toimittajan edustajalla on esittää selkeä projektisuunnitelma kuinka ja missä järjestyksessä asiakkaan esimiesten kanssa asioita käydään läpi. Haastattele tapaamiasi toimittajien edustajia, kuinka jalkautuksesta tehdään projekti, jossa motivoidaan henkilöstö mukaan. 1.7 Työnjohdon puuttuminen Koulutusvaiheen jälkeen tulee usein tilanne, että esiin nousseisiin asioihin pitää puuttua. Ilman puuttumista haluttua muutosta ei tapahdu. Puuttuminen on vaikeaa, jos siihen ei ole selkeää yhtenäistä käytäntöä. Johdon tuella voidaan käyttää perinteisten varoittamismenettelyiden sijasta positiivisempaa varhaisen puuttumisen mallia, jossa esimies käy yhdessä alaisensa kanssa esiin tulleen asian läpi ja kirjaa miten asia on ratkaistu. Koulutuksessa voidaan tarvittaessa käydä myös läpi työnantajan ja työntekijän oikeudet, velvollisuudet ja vastuut toisiaan kohtaan. Hyvällä toimittajalla on esittää, miten kouluttaja näitä asioita työnjohdolle opettaa. Myös varhaisen puuttumisen mallin mukaiset lomakkeet ovat asiakkaan esimiesten käytettävissä sopimuksen tekemisen jälkeen. Haastattele tapaamiasi toimittajien edustajia, kuinka nämä asiat toteutetaan esimiesten kanssa. 1.8 Kenttähenkilökunnan info Järjestelmän käyttöönottovaiheessa on hyvä pitää koko henkilöstölle infotilaisuus, jossa käydään läpi paikannusjärjestelmän käyttöönoton perusteet. Miksi, mihin tarkoitukseen, mitä järjestelmästä saadaan raportoitua jne.? Reilulla ja avoimella toiminnalla saadaan toimiva ja kaikkia hyödyttävä järjestelmä käyttöön ilman ongelmia.
6 Hyvällä toimittajalla on kokemusta ja näkemystä, miten info kannattaa järjestää. Tarvittaessa toimittajan edustaja hoitaa infotilaisuuden vetämisen. Haastattele tapaamiasi toimittajien edustajia, kuinka tämä hoituu toimittajan kouluttajan tekemänä. Pyydä meidät käymään Edustajamme osaavat kertoa lisää kaikesta tässä lyhyessä esitteessä läpikäydyistä asioista. Siksi on hyvä tavata meidät ennen kuin tarjouspyyntö lähtee toimittajille. Hyvällä toimittajalla on kokemusta ja näkemystä, miten aiemmin esitetty, monimutkaiselta kuulostava projekti viedään läpi. Me hoidamme kaiken avaimet käteen periaatteella. PPCT FINLAND OY myynti@ppct.fi 03 231 0000 www.ppct.fi PPCT Finland on vuonna 1994 perustettu IT-toimittaja, jonka historiassa asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä. Ajoneuvopaikannusjärjestelmien toimittajana PPCT on alan markkinajohtaja ja kenttätyöntehostamisprojektien tekijän ainoa Suomessa. Perustettu 1994 25 työntekijää 4,0 m liikevaihto Kannattavaa liiketoimintaa Yli 600 asiakasta Yli 12000 paikannettua ajoneuvoa joka päivä