Sopimusohjaus kytkeytyy kaupungin strategiseen suunnittelujärjestelmään ja siinä erityisesti palvelujen hankintasuunnitelmaan tilaajaorganisaatiossa

Konsernihallinto OHJE 1 (3) 29.11.2006 KKA:2723/003/2006 Tilaajat, tuottajat ja liikelaitokset SOPIMUSOHJAUKSEN PERIAATTEET JA SOPIMUSMALLI SISÄISESSÄ TILAAJA TUOTTAJA MALLISSA Kaupunki siirtyy vuoden 2007 alussa tilaaja tuottaja malliin. Tavoitteena on tehostaa palvelutuotantoa, lisätä toiminnan läpinäkyvyyttä sekä edistää vaihtoehtoisia palvelutuotantotapoja. Tilaaja tuottajamallin keskeinen ohjausväline on sopimus, jossa määritellään kaupunkilaisille tuotettavien palvelujen sisältö, laatu ja palvelujen rahoitus. Sopimus on keskeinen informaation lähde niin päätöksentekijöille kuin henkilöstölle. Sopimusohjauksen piiriin siirtyy vähitellen kaikki palvelutoiminta. Jotta muutos tapahtuisi hallitusti, konsernihallinnossa on talous ja toimintasuunnitteluun kytkeytyen luotu siirtymistä tukevia yhteisiä käytäntöjä. Sopimusohjauksen välineet sisältävät sopimusten valmistelussa hyödynnettävän sopimusmallin ja sopimusjärjestelmää koskevat periaatteet, jotka sisältävät myös sopimusprosessin kytkennän talousarvioprosessiin. Sopimusohjauksen periaatteet ja sopimusmalli vastaavat kysymyksiin: kuka sopii kenen kanssa, mistä asioista sovitaan, miten palvelun laatu ja sisältö määritellään, mille tasolle sopimukset tehdään, miten sopimusten valmistelu ja seuranta tapahtuu sekä miten sopimus rahoitetaan ja laskutetaan. Sopimusohjauksen välineiden soveltamisala on ensisijaisesti sisäiset hankinnat hyvinvointipalveluissa, sisäisissä liikelaitoksissa sekä soveltuvin osin yhdyskuntapalveluissa. Työn kytkennät Sopimusohjaus kytkeytyy kaupungin strategiseen suunnittelujärjestelmään ja siinä erityisesti palvelujen hankintasuunnitelmaan tilaajaorganisaatiossa ja tuotantostrategiaan tuottajaorganisaatiossa. Sopimusohjauksessa tuote on keskeinen yksikkö. Palvelut muodostavat tuotehierarkian jatkumolla ydinprosessi palvelukokonaisuus tuoteryhmä tuote. Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi

Konsernihallinto OHJE 2 (3) 29.11.2006 KKA:2723/003/2006 Mistä sovitaan Mallinnettu palvelusopimus tilaajan ja tuottajan välillä muodostuu useamman vuoden voimassaolevasta puiteosasta sekä vuosittain tuotteiden hinnat, määrät ja laatutason vahvistavasta tarkistusosasta. Sopimukset hyväksytään osana vuosisuunnitteluprosessia lautakunnissa ja johtokunnissa. Esitettävässä sopimusmallissa palvelun hankinta ja sopimussuhde on tarkasti yksilöity. Tarkka ja selkeä sopimus on tilaajien ja tuottajien etu. Se vähentää sopimussuhteeseen liittyvää epätietoisuutta ja valmentaa organisaatiota aitoon monituottajamalliin. Sopimuksessa tulee huomioida tilaajien ja tuottajien periaatteellinen työnjako, jonka mukaan tilaaja määrittelee lopputuloksen ja tuottaja vastaa tehokkaasta palveluprosessista. Palvelujen priorisointi ja laadun määrittely on kuitenkin aina tilaajan vastuulla. Ketkä sopivat Milloin sovitaan Sopimusperiaatteissa hankintaketju on määritelty seuraavasti: tilaaja hankkii tuottajalta palvelukokonaisuuden ja tuottaja hankkii kokonaisuuden tuottamiseen tarvittavat tukipalvelut. Sopimusohjauksen mallintaminen sisältää kuvauksen palvelusopimusten valmistelun ja neuvottelujen kytkennästä taloussuunnitteluprosessiin. Taloussuunnitteluprosessissa tilaajan roolia ja vastuuta korostaa mm. periaate, jonka mukaan talousarvioon budjetoidut rahat ovat tilaajan käytössä. Tämän periaatteen mukaan tilaajien tehtävänä on saada myönnetty rahoitus riittämään palvelutarpeen tyydyttämiseen ja tarvittaessa toteuttaa palvelujen priorisointia. Valtuuston vuoden 2007 talousarvion yhteydessä on hyväksytty palvelujen hankinnan ja kilpailuttamisen periaatteet, joissa ohjataan mm. sitä, milloin tilaajat tai tuottajat voivat hankkia palveluja oman organisaation ulkopuolelta kilpailuttamalla. Kaupunginhallituksen suunnittelujaosto on 27.3.2006 käsitellyt asiaa ja hyväksynyt, että palvelutuotanto siirtyy vuonna 2007 sopimusohjauksen piiriin ja että sisäisessä sopimustoiminnassa sovelletaan konsernihallinnon valmistelemia periaatteita ja palvelusopimusmallia. on nyt päivittänyt maaliskuussa hyväksytyt dokumentit mm. vastaamaan uusia palvelujen hankinnan ja kilpailuttamisen periaatteita. Sopimusohjauksen periaatteet ja sopimusmalli julkaistaan konsernihallinnon ohjeena. Lisätietoja vs. strategiapäällikkö Reija Linnamaa, puh. 60490 ja vs. kehittämiskoordinaattori Annikka Paavola, puh. 65778 Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi

Konsernihallinto OHJE 3 (3) 29.11.2006 KKA:2723/003/2006 TAMPEREEN KAUPUNGINHALLITUS Jarmo Rantanen Kaupunginjohtaja Juha Yli Rajala Johtaja LIITTEET Palvelusopimusmalli Sopimusohjaus tilaaja tuottaja mallissa (ppt esitys) Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi

Sopimusohjaus tilaaja tuottaja mallissa Sopimusperiaatteet Sopimusmalli Sopimusprosessi 29.11.2006 I 1

Vastauksia kysymyksiin Kuka sopii kenen kanssa ja mistä Minkälaisia sopimusmalleja sovelletaan Miten palvelun sisältö ja laatu määritellään Mille tasolle sopimukset tehdään Miten sopimusten valmistelu ja seuranta tapahtuu Miten sopimuslaskutus toteutetaan Soveltamisala sisäiset hankinnat hyvinvointipalveluissa, sisäisissä liikelaitoksissa ja soveltuvin osin yhdyskunta palveluissa. 29.11.2006 I 2

Työn kytkennät 29.11.2006 I 3

Kytkentä strategiseen suunnitteluun kaupunkistrategia toteutusohjelmat tilaajalautakunnat tuotantojohtokunnat talousarvio palvelujen hankintasuunnitelmat vuosisuunnitelmat palvelusopimus vuosisuunnitelmat tuotantostrategiat 4 v > 1 v 1 3 v 1 v 4 v 29.11.2006 I 4

Suunnitelmista sopimukseen Tilaaja Tilaajan strategia kuvataan lautakunnan hyväksymässä palvelujen hankintasuunnitelmassa, jossa keskeistä asiakastarpeiden ja tilaajan resurssien kehittyminen, palvelujen priorisointi sekä palvelujen tuotantotapavalinnat. Tilaajan vuosisuunnitelma kokoaa yhteen eri palveluntuottajien kanssa tehdyt sopimukset ja tarkentaa talousarvion. Tuottaja Johtokunnan hyväksymä tuotantostrategia kuvaa, miten tuottaja kehittää toimintaansa tilaajien tarpeiden suuntaan ja miten se varautuu monituottajamalliin. Tuottajan vuosisuunnitelma kuvaa, miten tuotantostrategia ja hyväksytty palvelusopimus toteutetaan. 29.11.2006 I 5

Tuotteet palvelusopimuksen perustana Ydinprosessi, tilaaja Palvelukokonaisuus Lasten ja nuorten kasvun tukeminen Päivähoito Perusopetus Neuvola ja terv. Jne... Tuoteryhmä Tuote Tuottaja Tukipalvelun tuote Tukipalvelun tuoteryhmä Tukipalveluyksikkö Päiväkotihoito Perhepäivähoito Leikkitoiminta Esiopetus Alle 3 v. kokopäivähoito Päivähoidon ateriat Yli 3 v. kokopäivähoito Päivähoito Lasten ja nuorten ateriat Kouluateriat Hoitoalan ja vanhusten ateriat Osapäivähoito Tampereen Ateria Tilakeskus Jne.. Iltahoito Henkilöstöateriat Jne... Vuorohoito 29.11.2006 I 6

Palvelu tuotteiksi Tuote on sopimuksen perusyksikkö, joka on mitattava, asiakkaan palvelutarvetta kuvaava, selkeäsisältöinen ja hinnoiteltu. Kaupunkilaisten palvelut muodostavat tuotehierarkian: ydinprosessi palvelukokonaisuus tuoteryhmä tuote tukipalvelutuote. Sopimus tilaajan ja tuottajan välillä tehdään palvelukokonaisuuksille, jotka kussakin palvelusopimuksessa yksilöidään tuotetasolle saakka. Palvelukokonaisuudella voi olla useita tuottajia, jolloin kunkin tuottajan kanssa tehdään oma sopimus. Palveluja tuottavalla yksiköllä voi olla puolestaan useita asiakkuuksia. 29.11.2006 I 7

Sopimusohjauksen kehityssuunta Tilaaja tuottaja malleja koskevien selvitysten mukaan perinteinen hintaa ja määrällistä palvelujen ostamista korostava tilaaminen on jäämässä vähitellen taka alalle Painotus on siirtymässä strategiseen kumppanuuteen perustuviin sopimusperusteisiin järjestelyihin tilaajien ja tuottajien välillä Strategisilla sopimuksilla tuottajien toimintaa ohjataan ja kannustetaan entistä paremmin väestön tarpeita tyydyttävään suuntaan Siirrytään sopimaan suuremmista kokonaisuuksista, jolloin laatukriteerien merkitys sopimuksissa korostuu Sopimuslaskutus voi perustua tuotteiden lisäksi myös esim. väestö tai asiakasmääriin Sopimuksia kehitetään kuhunkin palveluun sopivaksi 29.11.2006 I 8

Mistä sovitaan 29.11.2006 I 9

Sopimuksen rakenne Palvelusopimus Tilaajan ja tuottajan (tuottajan ja sisäisten tukipalvelujen) välinen sopimus, joka koostuu puiteosasta ja tarkistusosasta Puiteosa Palvelusopimuksen osa, joka kattaa toiminnan ja sopimussuhteen pysyväisluonteiset ja muuttumattomat tekijät, esim. tuote ja laatukuvaukset Voimassaolo: vuotta pidemmän määräajan, max. kolme vuotta Hyväksyminen lautakunnassa ja johtokunnassa Muutokset ensisijaisesti uuden sopimuskauden alkaessa Tarkistusosa Palvelusopimuksen osa, jossa sovitaan tuotteistettujen palvelujen määristä, hinnoista ja jossa tarkistetaan laatu Voimassaolo: talousarviovuosi / toimintakausi Hyväksyminen lautakunnassa ja johtokunnassa vuosittain Muutokset vuosittain / kausittain 29.11.2006 I 10

Sopimuksen sisältö (Tarkempi sopimusmalli erillisessä Word dokumentissa) Puiteosa: Sopimusosapuolet Sopimuksen kohde ja tarkoitus Sopimuksen voimassaolo ja muuttaminen Palvelujen sisältö (tuotekuvausliite) Palvelujen laatu (laatukuvausliite) Alihankinnan käyttö Palveluun liittyvät (työnjakoliite) tilat, välineet ja laitteet tiedottaminen ja viestintä viranomais ja kehittämistoiminta kuntalaisten osallistumis ja vaikutusmahdollisuudet raportointivastuut ja muu työnjako Laadun varmistus Sopimuksen seuranta Vahingonkorvaus Sopimusbonus ja palkitseminen Sopimuspoikkeamat ja erimielisyydet Viittaukset toimintaa koskeva lainsäädäntö ja muu viranomaisohjaus kaupungin johtosäännöt, strategiat ja muu konserniohjaus yleiset sopimusehdot Tarkistusosa: Tilattavat palvelut: tuote, määrä yksikkö, hinta (hintaliite) Rahoitus ja laskutus 29.11.2006 I 11

Palvelun sisältö (tuotekuvausliite) Tehdään tuoteryhmittäin ja tuotteittain Tuotekuvaus on asiakkaan saaman palvelun kirjallinen kuvaus Kuvauksen yksityiskohtaisuus määräytyy tilaajan ohjaustarpeen mukaisesti Huomioitava tuottajan vapaus tulosten aikaansaamiseen Kertoo palvelun sisällön, esim. mitä, kenelle, milloin, millä tavoin tuotteen sisältö, asiakkaiden määrittely, toiminnan tavoitteet, tarjottavan palvelun ajankohta, tuotantotapa, toimipisteverkko asiakaslupaus, tavoiteltavat asiakashyödyt 29.11.2006 I 12

Palvelun laatu (laatuliite) Tilaaja määrittelee laadun tason Vaadittava laatu tulee kyetä rahoittamaan Laatumääritykset /kuvaukset voivat koskea ydinpalvelua, tukipalveluja palvelukokonaisuutta, tuotetta Laatua voidaan tarkastella resurssien, prosessien tai lopputuloksen laatuna Tilaajan näkökulmasta laatu on erityisesti lopputuloksen laatua eli asiakkaan saaman palvelun laatua Laadulle määritellään myös laatukriteerit ja niille mittarit tai tavoitetasot Tilaaja valvoo ja seuraa laadun toteutumista Tuottaja tuottaa laadun ja osoittaa sen tilaajalle Palvelusopimuksessa voidaan nimetä laadunseurantaryhmä 29.11.2006 I 13

Laadun osatekijät Resurssien laatu henkilöstön riittävyys ja ammattitaito tilojen tarkoituksenmukaisuus välineiden ja laitteistojen tekninen taso seuranta: selkeät mittarit Palveluprosessin laatu toimintatavat, johtaminen, viestintä tehokkuus (esim. palvelun toimitusaika) prosessin hallinta (esim. prosessikuvaukset, tehdyt valitukset) turvallisuus ja ympäristövaikutukset seuranta: esim. itsearvioinnin tai ulkopuolisen auditoinnin kautta Tulosten laatu (=tilaajan intressi) asiakastyytyväisyys palvelujen saatavuus, kohdentuvuus, riittävyys vaikuttavuus seuranta: asiakaskyselyt ja vaikuttavuusarvioinnit 29.11.2006 I 14

Työnjakokysymykset (työnjakoliite) Palvelusopimuksissa kiinnitettävä erityistä huomiota työn ja vastuunjaon selkeyteen Pääperiaatteita Tilojen, laitteiden ja välineiden osalta Tuottaja vastaa hankinnasta ja sisällyttää tuotteen kustannuksiin Työnjako kehittämistyössä Tilaaja vastaa ja rahoittaa isot kehittämishankkeet (uudet tuotteet, uudet jakelukanavat) ja ottaa kantaa mm. valtakunnallisiin hanke ehdotuksiin. Tilaaja voi ostaa tuottajalta hankevalmistelua Tuottaja vastaa palveluprosessiin liittyvästä kehittämistyöstä ja tuotteen hintaan sisältyvän tuotekehitysrahan suuntaamisesta Konsernitasoisissa kehittämishankkeissa toimitaan kaupunginhallituksen pysyväismääräyksen mukaisesti 29.11.2006 I 15

Työnjako tiedottamisessa Tilaajan viestinnän kohteena kuntalaiset yleensä ja viranomaispäätösten osalta asianosaiset. Tilaaja vastaa mm. eri palveluvaihtoehtojen selvittämisestä kuntalaisille Tuottajan viestinnän kohteena palvelua saavat asiakkaat ja henkilöstö Tuottaja tiedottaa tarjoamistaan palveluista Työnjako kuntalaisten osallistumis ja vaikuttamismahdollisuuksissa Tilaaja vastaa kuntalaisten osallistumismahdollisuuksista Tuottaja vastaa palvelunkäyttäjien (asiakkaiden) osallistumismahdollisuuksista 29.11.2006 I 16

Työnjaon kuvaus, esimerkki 29.11.2006 I 17

Ketkä sopivat 29.11.2006 I 18

Hankintaketju Tilaajat (palvelukokonaisuudet) Sopimusmalli sisäiseen hankintaan Kaupungin tuotantoyksiköt Tuottaja Tuottaja Tuottaja Tuottaja Liikelaitos Liikelaitos Liikelaitos Liikelaitos Liikelaitos Yksityinen tuotanto Tuottaja Tuottaja Tuottaja Tuottaja Palvelukeskus Palvelukeskus Alihankkija Alihankkija Alihankkija Alihankkija Alihankkija Ydinpalvelu Tukipalvelu 29.11.2006 I 19

Hankinta ja alihankinta Tilaaja hankkii tuottajalta palvelukokonaisuuden Palvelukokonaisuus sisältää ydinpalvelua ja tukipalvelua Tuottaja tuottaa ydinpalvelun pääosin itse ja tarvittaessa hankkii tukipalvelut. Tuottaja voi hankkia myös ydinpalvelua tilaajan ohjauksessa Tuottaja vastaa myös oman alihankintansa laadusta Pääsääntö hankintarooleissa Tilaaja hankkii esim. päivähoitoa ja tk vastaanottotoimintaa Tuottaja hankkii esim. ateriapalveluja, laboratoriopalveluja, taloushallintopalveluja Ł alihankinta Kaupungin palvelujen hankinta ja kilpailuttamisperiaatteet on määritelty ja ne on julkaistu vuoden 2007 talousarvion strategiaosassa 29.11.2006 I 20

Konsernihallinnon rooli Tilaajaryhmä on osa konsernihallintoa Konsernihallinto ohjaa tilaamista ja tuottamista Talousohjaus, strategiaohjaus, omistajaohjaus ja henkilöstöpoliittinen ohjaus Ohjausvälineitä mm. talousarvio, toimintaohjeet ja pysyväismääräykset, johtosäännöt, toimintasäännöt, strategiat ja ohjelmat Henkilöstöpoliittinen ohjaus sisältää mm. palkitsemis ja sopeuttamisperiaatteet Kaupunkistrategiaan liittyvien valtuustokauden ja vuositavoitteiden saavuttamiseksi vaadittavat toimenpiteet on otettava huomioon sopimuksissa 29.11.2006 I 21

Sopimuksen rahoitus ja laskutus Tilaaja saa valtuustolta määrärahan palvelujen ostamiseen tuottajilta Tuottaja kattaa oman budjettinsa palvelujen myynnistä saamillaan tuloilla Tilaaja tekee palvelusopimuksen mukaisen tuotekohtaisen ostotilauksen SAPjärjestelmään vuoden alussa Tuottaja laskuttaa toteutuneiden tuotemäärien mukaan kuukausittain Sisäisessä tilaaja tuottaja mallissa tilauksen ja laskutuksen yhteydessä kirjautuvat sisäiset tulo ja menokirjaukset eikä laskuja tarvitse erikseen hyväksyä Laskutus onnistuu SAP järjestelmän kautta niin kauan kuin tilaajan ostotilausta on jäljellä (tai mahdollinen muu määritelty toleranssiraja ei ylity) Mahdollisesti tarvittavasta lisätilauksen rahoituksesta päättää kaupunginvaltuusto Jos laskutus perustuu muuhun kuin tuotekohtaiseen hintaan, se tapahtuu kuukausihinnalla (=kokonaishinta/12) 29.11.2006 I 22

Sopimusseuranta ja erimielisyydet Yhteinen neuvottelu sopimusseurannasta vähintään kerran vuodessa (toteutuneet tuotemäärät, laatu, hinta, työnjako) Laskutustiedon avulla toteutuman seuranta kuukausittain Seurannassa huomioidaan valtuuston raportointiaikataulu Poikkeamien toteaminen ja asioihin puuttuminen välittömästi, esim. suullinen/kirjallinen huomautus Erimielisyydet ratkaistaan sisäisissä sopimuksissa osapuolten välisillä neuvotteluilla. Viime kädessä tilaajan ja tuottajan intressejä yhteensovittaa pormestari ja kaupunginhallitus. Sopimussanktiot: hinnan alennus, sopimussakko, vahingonkorvaus, sopimuksen purku 29.11.2006 I 23

Milloin sovitaan sopimusprosessin vuosikello 29.11.2006 I 24

Sopimusprosessi 2007 alkaen Kh, kv Seminaari kv KEHYS PÄÄTÖS kh TA PÄÄTÖS kh, kv Konsernihallinto Tilaajat Tuottajat Omat tukipalvelut liikelaitokset palvelukeskukset Palvelujen hankintojen suunnittelu Tilaajan vuosisuunnitelma Sopimusseuranta ja ennakointi Seurantatiedot Vuosisuunnitelmien laadinta Tarjous / palvelupyyntö Sopimusneuvottelu Vuosisuunnitelmien laadinta TAneuvottelut Vuosiraportit Sopimusluonnosten tarkentaminen Alustavat vuosisuunnitelmat Sopimusneuvottelu Palveluvastaus Palvelusopimukset Tuottajan vuosisuunnitelma Palvelusopimukset Kehysneuvottelut Hintatiedot Palvelusopimukset Vuosisuunnitelmat LÄHTÖKOHDAT VALMISTELU HYVÄKSYMINEN HELMI MAAL HUHTI TOU KESÄ HEINÄ ELO SYYS LOKA MAR JOU TAMMI 29.11.2006 I 25

Sopimusvalmistelun lähtökohdat Sopimusseuranta ja ennakointi: Suunnitteluprosessi käynnistyy tilaajien ja tuottajien välisellä neuvottelulla edellisvuoden toteumasta ja näkemyksistä seuraavalle sopimusvuodelle, aineistona mm. tuottajan vuosiraportti, asiakastyytyväisyystiedot. Tuottaja välittää ennakoidut volyymitiedot tukipalveluihin. Hankintojen suunnittelu: Tilaajat arvioivat seuraavan vuoden palvelutarvetta, tuotantovaihtoehtoja ja kustannuskehitystä, aineistona mm. toteutusohjelmat, palvelujen hankintasuunnitelmat ja hankittu tieto asiakastarpeista. Kehysneuvottelut: Tilaajat ja konsernihallinto neuvottelevat seuraavan vuoden palvelutarpeen rahoituksesta ja sopivat tilaajan käytettävissä olevan talousarviokehyksen, joka esitetään kaupunginhallitukselle hyväksyttäväksi. Tukipalvelujen osalta sovitaan tavoitteet mm. liikevaihdolle ja investointitasolle. 29.11.2006 I 26

Sopimusten valmistelu Tarjous /palvelupyyntö: Tilaajat jakavat talousarviokehyksen palvelukokonaisuuksille ja valmistelevat palvelutarpeen mukaiset pyynnöt tuottajille (ulkoiset tarjouspyynnöt ja sisäiset palvelupyynnöt) ja tuottajat edelleen tukipalveluille. Palveluvastaus: Tuottajat saavat alihankkijoilta hintatiedot tukipalveluista ja valmistelevat tilaajan pyyntöön vastauksen. Tämän pohjalta käynnistetään sopimusneuvottelut. Sopimusneuvottelut: Sopimusneuvotteluissa sovitaan mm. hankittavista määristä ja yksikköhinnoista ja valmistellaan sopimusluonnokset. Vuosisuunnitelmat: Tilaajat ja tuottajat valmistelevat sopimuksen toteuttamista tukevat alustavat vuosisuunnitelmat hyväksyttäväksi lautakuntiin ja johtokuntiin. 29.11.2006 I 27

Sopimusten hyväksyminen Talousarvioneuvottelut: Tilaajat ja konsernihallinto käyvät lautakuntapäätösten jälkeen talousarviokehystä tarkentavat neuvottelut, joiden pohjalta viimeistellään talousarvioesitys kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle. Sopimusluonnoksen tarkentaminen ja hyväksyminen: Tilaajat ja tuottajat tarkentavat valtuuston talousarviopäätöksen jälkeen tarvittaessa sopimusluonnosta ja hyväksyvät palvelusopimukset toimielimissään. Vuosisuunnitelmien tarkentaminen: Lautakunnat ja johtokunnat hyväksyvät lopulliset vuosisuunnitelmat toimeenpanon pohjaksi. Sopimusten seuranta: Sopimuskauden aikainen seuranta toteutetaan sopimuksessa mainitulla tavalla. 29.11.2006 I 28

1 (9) TOIMINTAOHJE: TAMPEREEN KAUPUNGIN SOPIMUSMALLI PALVELUJEN HANKINTAAN TILAAJA TUOTTAJA-MALLISSA Sopimusmalli on laadittu ensisijaisesti sisäiseen sopimiseen sovellettavaksi uudessa tilaaja tuottaja-mallissa Sopimusmallia tulee hyödyntää tilaajien ja tuottajien sekä tuottajien ja tukipalvelujen välisissä sopimuksissa Sopimusmalli - on suuntaa-antava - sisältää kaikki sopimuksen ydinasiat, ei välttämättä jokaisen palvelun osalta kaikkia tarvittavia - toimii muistilistana sopimuksen tekoa varten - pyrkii siihen, että tilaajalla ja tuottajalla ei ole yhteisiä tehtäviä vaan roolit ja vastuut ovat selkeät - luo lukuisten eri sopijaosapuolten välille yhtenäistä käytäntöä, jotta kokonaisuus pysyisi paremmin hallinnassa Poimi ydinasiat ja sopivia esimerkkivirkkeitä sopimusmallista, lisää kunkin palvelun vaatimat yksikölliset asiat ja rakenna sopimus niiden ympärille. Katso lisäksi - pp-esitys Sopimusohjaus tilaaja tuottaja-mallissa (http://www.tac.fi/palke/sopimus/sopimus.html) - vuoden 2007 talousarvioasiakirjassa julkaistut palvelujen hankinnan ja kilpailuttamisen periaatteet (http://www.tampere.fi/talous/talousarvio2007/index.html) Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi

2 (9) PALVELUSOPIMUS XXPALVELUISTA PUITEOSA 1. Sopimusosapuolet Tilaaja: Tampereen kaupunki,.. Yhteyshenkilö: nimi, puh., sähköpostisoite varahenkilö: nimi, puh., sähköpostiosoite Palvelun tuottaja: Tampereen kaupunki,.. Yhteyshenkilö: nimi, puh., sähköpostisoite varahenkilö: nimi, puh., sähköpostiosoite (Tarvittaessa nimetään eri yhteyshenkilöt sopimusasioihin sekä tilaamiseen ja tuottamiseen liittyviin asioihin.) 2. Määritelmät (käsitteet voidaan määritellä myös sopimuksen ao.kohdissa) 3. Sopimuksen kohde ja tarkoitus 4. Sopimuksen voimassaolo ja muuttaminen Tässä sopimuksessa käytetyillä käsitteillä tarkoitetaan seuraavaa, esim: Palvelusopimuksen puiteosa = tämän sopimuksen runko-osa, jossa on sopimuksen pysyväisluoteiset, useammaksi vuodeksi kerrallaan sovittavat asiat Palvelusopimuksen tarkistusosa = tähän sopimukseen liittyvä vuosittain / kausittain tarkistettava osa, jossa sovitaan tuotteistettujen palvelujen määristä ja hinnoista, laatutason tarkistamisesta sekä mahdollisista muista yksityiskohdista Tällä sopimuksella sovitaan osapuolten välillä noudatettavat xx palvelujen hankinnan ehdot. Palvelut perustuvat kohdissa 17 ja 18 yksilöityihin lakeihin, kaupungin strategioihin ja ohjelmiin. Tämä on Tampereen kaupungin sisäinen sopimus eikä sitä voi siirtää kaupungin ulkopuoliselle taholle. a) Sopimus on voimassa x.x.200x - x.x.200x. Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi

3 (9) b) Sopimus on voimassa toistaiseksi. Irtisanomisaika on kolme kuukautta. Puiteosan voimassaolo max 3 vuotta. Sopimusta voidaan perustellusta syystä muuttaa, jolloin osapuolten tulee neuvotella ja hyväksyä uusittu sopimus. 5. Palvelujen sisältö Tämän sopimuksen mukainen palvelukokonaisuus on: Palvelukokonaisuus sisältää seuraavat tuoteryhmät ja ne jakaantuvat edelleen seuraavaan määrään tuotteita: Tuoteryhmä Tuotelukumäärä X 1 Y 2 Z 3 Sopimuksen liitteenä on tuoteryhmien kuvaukset (liite 1) ja tuotteiden tuotekuvaukset (liite 2). Palvelun kuvaaminen, ks. ppt-esitys. 6. Palvelujen laatu Sopimukseen liitetään laatuliite (liite 3). a) Laatuliitteessä kuvataan palvelujen laatu. Kuvauksessa korostuu lopputulosten laatu eli palvelujen saatavuus, kohdentuvuus, riittävyys, vaikuttavuus ja asiakastyytyväisyys. b) Laatuliitteessä lähtökohtana on laadun kehittäminen tai nykyisen laatutason säilyttäminen, jolloin asetetaan laatukriteerit ja näille mittarit tai tavoitetasot. c) Laatuliitteessä kuvataan laadun nykytila (kohta a) ja asetetaan laatukriteerit ja mittarit laadun seuraamiseksi (kohta b). Laadun määritteleminen, ks. ppt-esitys. Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi

4 (9) 7. Palvelun tuotantotapa ja alihankinta Palvelun tulee täyttää lainsäädännössä ja muussa viranomaisohjeistuksessa asetetut vaatimukset sekä sovitussa laajuudessa toimintaa koskevat laatusuositukset. Palvelun tuottaja vastaa siitä, että sillä on riittävä ja pätevä henkilökunta, tarkoituksenmukaiset tilat, laitteet ja välineet sekä toimivat prosessit palvelun tuottamiseen. Palvelujen tuottaja vastaa käyttämiensä alihankkijoiden työn laadusta. Tilaaja hankkii palvelut tuottajalta kokonaisuuksittain, joka sisältää sekä ydinpalvelua että tukipalvelua. Tuottaja tuottaa ydinpalvelun pääosin itse käyttäen tukipalveluihin kaupunkiorganisaation tai muita tukipalvelujen tuottajia. Tukipalvelujen ulkoista hankintaa ja kilpailuttamista ohjaa konsernihallinto. Ydinpalvelun alihankintaoikeuksista sovitaan seuraavaa: a) Tuottajalla ei ole oikeutta käyttää ulkoisia alihankkijoita ilman tilaajan suostumusta sen palvelun hankintaan, jota tuottaja itsekin tuottaa. b) Tuottajalla on oikeus tarvittaessa käyttää ulkoisia alihankkijoita palvelun tuottamisessa. c) Tai jokin muu sopiva ehto 8. Palveluun liittyvät tilat, laitteet ja välineet 9. Palveluun liittyvä tiedottaminen Tuottaja vastaa alihankkijoidensa toimista kuten omistaan. Tuottaja vastaa tilojen vuokra- ja ylläpitokustannuksista sekä laitteiden ja välineiden hankinnan ja ylläpidon kustannuksista, mikä on huomioitu palvelun hinnassa. Tilaaja vastaa kustannuksellaan seuraavista laitteista ja välineistä: Toimipisteverkon kehittämisestä sekä investointiluonteisten tilojen, laitteiden, tietojärjestelmien ja välineiden osalta sovitaan seuraavaa: Tilaaja vastaa valmistelun, päätöksenteon ja sen seurausten tiedottamisesta asianosaisille ja kuntalaisille. Erityisesti on huomioitava Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi

5 (9) uudet palvelut ja palveluissa tapahtuvat sellaiset muutokset, joista tilaaja on päättänyt. Tilaaja vastaa eri palvelutarjontavaihtoehtojen tiedottamisesta kuntalaisille. Tuottaja vastaa käytännöntason palvelutiedottamisesta asiakkaille ja henkilöstölle. Osapuolet vastaavat palveluun liittyvien muutosten tiedottamisesta toisilleen ja muille yhteistyökumppaneille. 10. Palveluun liittyvä viranomais- ja kehittämistoiminta Tilaaja vastaa viranomaistoiminnasta (esim. asiakaspäätöksistä ja asiakasmaksuista), ellei johtosäännössä ole toisin mainittu. Tilaaja vastaa uusiin tuotteisiin, uusiin palvelumalleihin ja jakelukanaviin liittyvästä kehittämisestä sekä mm. tilaajan erillisrahoitusta edellyttävistä kehittämishankkeista. Tuottaja vastaa palveluprosessiin ja palvelun laatuun liittyvästä kehittämistyöstä. 11. Kuntalaisten osallistumis- ja vaikutusmahdollisuudet 12. Raportointivastuut ja muu työnjako Tilaaja vastaa siitä, että kuntalaisille tarjotaan mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa elinympäristön ja kaupungin palveluiden suunnitteluun. Tuottaja vastaa palvelujen käyttäjien (asiakkaiden) osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksista. Tapauskohtaisesti voidaan sopia kuntalaisten osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksien järjestämisestä toisin. Tuottaja raportoi tilaajalle x kertaa vuodessa sopimuksen toteumasta: tuotteet, määrä, laatu, hinta. Muun raportoinnin osalta noudatetaan konsernihallinnon ohjeita. Viranomaisille tehtävästä raportoinnista on sovittu seuraavaa: Tarvittaessa muusta työnjaosta ja velvoitteista tehdään erillinen liite (liite 4). Työnjaon kuvaus, ks. ppt-esitys Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi

6 (9) 13. Laadun varmistus ja seuranta 14. Yhteistyö ja sopimuksen seuranta. 15. Vahingonkorvaus 16. Sopimusbonus ja palkitseminen Tuottaja vastaa siitä, että sopimuksen ja sen liitteiden mukainen laatu toteutuu. Tilaaja valvoo, että tilattu palvelu on lain- ja asianmukaista. Tilaaja ja tuottaja sopivat yhdessä asiakaspalautejärjestelmästä ja siihen liittyvästi työnjaosta. Tilaaja vastaa mahdollisesta lakisääteisestä laadunarvioinnista, ellei kirjallisesti toisin sovita. Tilaajalla on oikeus tehdä tarkastus- ja auditointikäyntejä. Sopimusosapuolet sitoutuvat toimimaan yhteistyössä. Osapuolten yhteyshenkilöt pitävät säännöllisesti / x kertaa vuodessa palveluja koskevia palavereja. Seuranta tulee kytkeä kaupunginvaltuuston raportointiaikatauluun. Sopimusosapuolet voivat nimetä sopimuksen seurantaan erillisen seurantaryhmän, jossa on tilaajan ja tuottajan lisäksi mahdollisesti myös ulkopuolisia edustajia. Vahingonkorvausvastuussa on se, jonka vastuulla olevasta toiminnasta vahinkoa on aiheutunut. Alihankkijoidensa osalta tuottaja huolehtii, että sille on toimitettu riittävät vakuudet vahinkojen korvaamiseksi. Tuottaja huolehtii siitä, että toiminnan vakuuttamisesta aiheutuvat kulut sisältyvät palvelujen hintaan. Tilaaja ja tuottaja voivat sopia palvelusopimuksen täyttämiseen liittyvästä sopimusbonuksesta. Tuottaja voi kannustaa henkilöstöään hyviin suorituksiin kaupungin tulospalkkausta koskevien päätösten ja ohjeiden mukaisesti. Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi

7 (9) 17. Toimintaa koskeva lainsäädäntö Tämän palvelusopimuksen mukaista toimintaa sääntelevät erityisesti seuraavat lait: Mikäli sopimuskauden aikana toimintaa koskevassa lainsäädännössä tai siihen perustuvassa muussa viranomaisohjauksessa tapahtuu olennaisia muutoksia, osapuolet sitoutuvat neuvottelemaan uusitun sopimuksen. 18. Kaupungin johtosäännöt, strategiat ja konserniohjeet 19. Yleiset sopimusehdot Tämän sopimuksen mukaisessa palvelutoiminnassa noudatetaan erityisesti seuraavia kaupungin johtosääntöjä, strategioita ja ohjelmia: Lisäksi osapuolet noudattavat kaupunginhallituksen ja konsernihallinnon antamia ohjeita ja pysyväismääräyksiä. Sopimus pitää sisällään konsernihallinnon ohjeiden mukaisesta toiminnasta mahdollisesti aiheutuvat kustannukset ellei toisin sovita. Lisäksi toiminnassa noudatetaan seuraavia oman toimialan suunnitelmia: Seuraavat yleiset sopimusehdot on otettu tämän sopimuksen osaksi. - esim. rakennusalan yleiset sopimusehdot 20. Asiakirjat ja niiden pätevyysjärjestys (vapaaehtoinen) Tämän palvelusopimuksen liitteenä ovat seuraavat asiakirjat: 1. Tuoteryhmäkuvaus 2. Tuotekuvaus 3. Laatukuvaus 4. Työnjako Mikäli asiakirjojen välillä on ristiriitaa, sovelletaan palvelusopimusta ennen liitteitä ja liitteistä pienempi numeroista ennen suurempi numeroista. 21. Sopimuspoikkeamat ja erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimusosapuolet sitoutuvat puuttumaan havaitsemiinsa sopimuspoikkeamiin välittömästi. Postiosoite Käyntiosoite Puhelin Faksi Sähköposti ja kotisivu PL 487 Aleksis Kiven konsernihallinto.kirjaamo@tampere.fi 33101 TAMPERE katu 14 16 C 020 711 00 020 716 5644 www.tampere.fi