KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 1 (20) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Torstaina 12. päivänä maaliskuuta 2009 klo 17.00 Paikka Kouvolan seurakuntakeskus, Kirkkoneuvoston kokoushuone,, 45100 KOUVOLA Läsnä Rasimus Risto puheenjohtaja Anttila Maire jäsen Janhunen Ritva Mänttäri Leena Niemelä Esko Ratasvuori Irma Sahamies Arto Smeds Pentti Suutari Olavi Takkinen Päivi Patjas Teija Hannele Viljakaisen varajäsen Viinikainen Sakari Rikala Tuula Honkanen Niilo Gärdström Keijo Ylikangas Kimmo Johansson Olli Komulainen Markku Junkkari Laura Lonka Riitta Harjula Jari Tylli Ulla Niveri Reino Myller Henna yht. kirkkovalt. pj yht. kirkkovalt. varapj. Valkealan seurakunnan kirkkoherra Kouvolan seurakunnan kirkkoherra, poistuneena kokouksesta 44 :n käsittelyn ajan Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra, saapui 44 :n käsittelyn jälkeen klo 17.57 hallintojohtaja, poistuneena kokouksesta 44 :n käsittelyn ajan yhteisen seurakuntatyön johtaja viestintäpäällikkö henkilöstöpäällikkö tietohallintopäällikkö vs. talouspäällikkö projektipäällikkö sihteeri Poissa Huovila Juhani Lääninrovasti, YKN:n puheenjohtaja Viljakainen Hannele jäsen Puhakka Osmo Elimäen kirkkoherra Paavola Markku talouspäällikkö Saikkonen Asta YKN:n valitsema sihteeri
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 2 (20) 38 Kokouksen avaus Puheenjohtajana toiminut Risto Rasimus toivotti läsnäolijat tervetulleiksi sekä kertoi Asta Saikkosen esteellisyydestä todeten, että tämän kokouksen sihteerinä on toimistosihteeri Henna Myller. Yhteisen seurakuntatyön johtaja Markku Komulainen piti alkuhartauden, jonka jälkeen puheenjohtajana toiminut Risto Rasimus avasi kokouksen 39 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan esitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 40 Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Päivi Takkinen ja Hannele Viljakainen. Puheenjohtajan esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee em. henkilöt pöytäkirjan tarkastajiksi ja tarkastusajankohdaksi esitetään tiistaita 17.3.2009 klo 9.00 15.00, Kouvolan Seurakuntakeskus, hallintosihteerin huone. Valittiin Päivi Takkinen ja Hannele Viljakaisen esteellisyyden vuoksi varajäsen Teija Patjas. Tarkistusajankohdaksi sovittiin 17.3.2009 klo 9-15, Kouvolan Seurakuntakeskus, kokouksen sihteerin huone. 41 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 3 (20) Puheenjohtajan esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Hyväksyttiin puheenjohtajan esittämä esityslistan mukainen käsittelyjärjestys siten, että 55 :ssä muut asiat päätettiin ottaa käsittelyyn lisäksi kaksi esityslistan ulkopuolista asiaa sekä hallintojohtaja Olli Johanssonin että yhteisen seurakuntatyön johtaja Markku Komulaisen esityksestä. 42 Yhteisen kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpano Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 11 2. kohdan mukaan kirkkoneuvoston tehtävänä on tutkia yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuus ja vastata päätösten täytäntöönpanosta. Tehtävä perustuu seuraaviin lainkohtiin: KL 10:1 määrää, että kirkkoneuvosto huolehtii kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta; KL 10:6 mukaisesti kirkkoneuvoston tehtävänä on kirkkovaltuuston päätösten laillisuusvalvonta. Jos kirkkoneuvosto katsoo, että kirkkovaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai menee valtuuston toimivaltaa ulommaksi taikka muutoin on lainvastainen, kirkkoneuvoston tulee jättää päätös täytäntöön panematta ja syyn tähän ilmoittaen viipymättä saattaa asia valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. Yhteinen kirkkovaltuusto teki kokouksessaan 19.2.2009 seuraavat päätökset: 5 Hautaustoimen ohjesääntö hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisena ja päätettiin lähettää se edelleen Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. 6 Hautapaikkamaksut hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisesti voimaan tuleviksi 1.4.2009 lukien, johon saakka noudatetaan entisiä kuntakohtaisia hinnastoja. 7 Päätettiin perustaa keskusrekisteri 1.1.2009 alkaen yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisesti. 8 Hyväksyttiin talousarvio ja sitovuustasot vuodelle 2009 sekä toiminta- ja taloussuunnitelma kaudelle 2009 2011 yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisena. 9 Hyväksyttiin perheneuvonnan johtokunnan johtosääntö yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisena. 10 Valittiin yksimielisesti perheneuvonnan johtokunnan jäsenet ja henkilökohtaiset varajäsenet sekä johtokunnan puheenjohtaja ykv;n puheenjohtajan Sakari Viinikaisen esityksen mukaisesti: Seurakunta Varsinainen jäsen Henkilökohtaiset varajäsenet Anjalankoski Kälviäinen Sakari Koivisto Päivi Elimäki Laukala Hannu Mäkelä Kaarina Kouvola Toikka Raija Rossi Antero
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 4 (20) Kuusankoski Tenetz Merja Parvinen Vesa Valkeala Manelius Sinikka Vainikka Juha Perheneuvonnan johtokunnan puheenjohtajaksi valittiin Raija Toikka. 11 Sairaalasielunhoidon johtokunnan johtosääntö hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisena. 12 Valittiin yksimielisesti sairaalasielunhoidon jäsenet ja henkilökohtaiset varajäsenet sekä johtokunnan puheenjohtaja ykv;n puheenjohtajan Sakari Viinikaisen esityksen mukaisesti: Seurakunta Varsinainen jäsen Henkilökohtaiset varajäsenet Anjalankoski Heino Matti Lavonen Marja-Liisa Elimäki Mallat Henna Yli-Kankahila Matti Kouvola Lumme Jari Laitinen Marja Kuusankoski Sorsa Mirja Ylätalo Katja Valkeala Puujalka Sirpa Smeds Pentti Sairaalasielunhoidon johtokunnan puheenjohtajaksi valittiin Sirpa Puujalka. 13 Luottamushenkilöiden palkkiosääntö hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisena. 14 Hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston esitys pysyvien vastaavien poistosuunnitelman perusteiksi ja investointien aktivointirajaksi. 15 Hyväksyttiin Kirkon työmarkkinalaitoksen ja ammattijärjestöjen JUKO ry:n ja SVTL ry:n allekirjoittama suositussopimus toimituspalkkioista 1.1.2009 alkaen yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisesti. 16 Annettiin lausunto Kuusankosken seurakuntaneuvostolle, minkä mukaan Kouvolan seurakuntayhtymällä ei ole huomauttamista Jaalan kappeliseurakunnan perustamiseen eikä ohjesääntöön. Yhteisen kirkkovaltuuston 19.2.2009 pidetyn kokouksen pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkastettu ja pantu julkisesti nähtäville 23.2.2009. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto toteaa, että yhteisen kirkkovaltuuston päätökset ovat syntyneet laillisesti ja ne ovat täytäntöönpanokelpoiset. Hyväksyttiin hallintojohtajan tekemä päätösesitys. 43 Sopimus sairaanhoidon järjestämisestä Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli kokouksessaan 20.11.2008, 44, kirkon virka- ja työehtosopimusjärjestelmään liittyvää suositussopimusta sairaanhoidon järjestämisestä,
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 5 (20) jonka Kirkon sopimusvaltuuskunta ja pääsopijajärjestöt ovat hyväksyneet 9.6.2004 ja joka on tullut voimaan 1.7.2004 lukien. Sopimusteksti oli kyseisen kokouksen liitteenä nro 5. Suositussopimuksen hyväksyminen on yhteisen kirkkovaltuuston asia. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti tuolloin 20.11.2008 esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että kyseinen Kirkon sopimusvaltuuskunnan ja pääsopijajärjestöjen hyväksymä sopimus sairaanhoidon järjestämisestä hyväksytään ja että sitä sovelletaan Kouvolan seurakuntayhtymässä 1.4.2009 alkaen ja että vastaavat seurakuntakohtaiset sopimukset samalla katsotaan päättyneiksi. Koska yhteisen työterveyshuollon järjestäminen osoittautui odotettua pitkällisemmäksi prosessiksi ja työterveyshuollon kilpailuttaminen vaati aikaa, suositussopimuksen mukainen terveydenhuolto saataneen käyntiin vasta 1.5.2009 alkaen. Tämän johdosta aiempaa päätöstä on voimaantulon osalta muutettava vastaavasti. Sopimus ei ole vielä ollut yhteisen kirkkovaltuuston käsittelyssä. Henkilöstöpäällikön esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Kirkon sopimusvaltuuskunnan ja pääsopijajärjestöjen hyväksymä sopimus sairaanhoidon järjestämisestä hyväksytään ja että sitä sovelletaan Kouvolan seurakuntayhtymässä 1.5.2009 alkaen ja että vastaavat seurakuntakohtaiset sopimukset samalla katsotaan päättyneiksi. Hyväksyttiin henkilöstöpäällikön tekemä esitys päätösesitys. 44 Kouvolan seurakuntayhtymän työterveyshuoltopalvelut Kouvolan seurakuntayhtymän alueella toimivilla kuudella seurakunnalla on työterveydenhuoltopalvelut järjestetty eri tavoin, jotka nyt yhtymän käynnistyttyä tulee yhdenmukaistaa. Kouvolan seurakuntayhtymään kuuluvat yhtymän organisaation lisäksi nykyiset Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakunnat sekä Kuusankoskeen liitettynä Jaalan kappeliseurakunta. Hallinnollisia toimipisteitä tulee olemaan kaksi, joista hallinto-, henkilöstö-, talous-, viestintä- ja tietohallintopalvelut on sijoitettu Kuusankoskelle sekä kiinteistöpalvelut, keskusrekisteri ja hauta- ja puistopalvelut Kouvolaan. Lisäksi yhteisiä työaloja on sekä Kuusankoskella että Kouvolassa ja seurakuntatoimistot paikallisseurakunnissa. Keskimääräiseksi henkilöstömääräksi määräaikaiset mukaan lukien on arvioitu noin 310 henkeä. Uudessa työterveyshuollon palvelukokonaisuudessa korostetaan ennaltaehkäisevän työterveyshuollon merkitystä terveyden edistämisessä ja työterveyshuollon toimenpiteiden vaikuttavuuden seuraamisessa. Sairaanhoidossa korostetaan työhön liittyvien sairauksien hoitamista ja tervehtymisen seuraamista ja tarvittaessa kuntouttamista. Palveluhankinnasta, joka koskee Kouvolan seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien henkilöstön työterveyshuollon järjestämistä toistaiseksi, on ilmoitettu julkisten hankintojen sähköisellä ilmoitustaululla Hilmassa 8.1.2009. Kysymyksessä on
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 6 (20) lakisääteinen ennaltaehkäisevä työterveyshuolto ja kirkon suositussopimuksen mukainen yleislääkäritasoinen avosairaanhoito laboratorio- ja röntgentutkimuksin. Erikoislääkäritasoiset konsultaatiot ja hoidot ohjataan julkisen terveydenhuollon piiriin. Tarjouspyyntökirje liitteineen toimitetaan esityslistan mukana, liite 1. Määräaikaan 5.2.2009 klo 13.00 mennessä saapui seitsemän tarjousta: AMedi Lääkärikeskus ja sairaala Oy Kouvolan Lääkäriasema Ky Kouvolan Työterveys ry Kuusankosken Lääkärikeskus Oy Kymijoen Työterveys Suomen Terveystalo Oyj Kouvolan kaupunki, perusturva/ työterveyshuolto Tarjoukset avattiin 6.2.2009, josta avauspöytäkirja on liitteenä 2. Tämän jälkeen työterveyshuollon konsultti, henkilöstöpäällikkö ja hankinta-asiamies ovat valmistelleet asiaa. Käyttämämme työterveyshuollon konsultti Päivi Wartiovaara on tehnyt arvioinnin, josta selvitys on liitteenä 3. Selvitys sisältää työterveyshuollon tarjousten arvioinnin ja pisteytykset perusteluineen sekä arvion vertailuun hyväksyttyjen tarjousten kokonaishinnoista. Konsultti Päivi Wartiovaara ja henkilöstöpäällikkö Riitta Lonka selostavat asiaa kokouksessa. Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Kouvolan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto päättää valita työterveyshuoltopalvelujen tuottajaksi 1.5.2009 lukien pisteytyksen perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen työterveyshuollon. Hyväksyttiin henkilöstöpäällikön tekemä päätösesitys siten, että yhteinen kirkkoneuvosto päätti jättää tarjouskilpailun ulkopuolelle kolme tarjouksen jättänyttä palveluntuottajaa, koska niiden tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Tarjouskilpailun perusteella yhteinen kirkkoneuvosto päätti valita pisteytyksen perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen Kouvolan Lääkäriasema Ky:n, Kouvolan seurakuntayhtymän työterveyshuoltopalveluiden tuottajaksi. Merkittiin, että hallintojohtaja Olli Johansson ja kirkkoherra Keijo Gärdström poistuivat esteellisinä kokoushuoneesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Merkittiin, että kirkkoherra Kimmo Ylikangas saapui kokoukseen tämän pykälän käsittelyn jälkeen.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 7 (20) 45 Tilintarkastajien valinta Tilintarkastajien valinta on kirkkojärjestyksen 15 luvun 10 :n mukaisesti kirkkovaltuuston asia. Yhteisen kirkkovaltuuston 12.11.2008 hyväksymän taloussäännön 29 :n mukaan tilintarkastus tulee järjestää seurakuntayhtymän toimivasta johdosta riippumattomaksi. Tilintarkastuksesta vastaavat tilintarkastajat kirkkojärjestyksen ja taloussäännön mukaisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten kolme tilintarkastajaa ja yhtä monta varatilintarkastajaa kirkkojärjestyksen määräysten mukaisesti. Yhteinen kirkkovaltuusto määrää yhden heistä puheenjohtajaksi. Vähintään yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan tulee olla KHT-, HTM- tai JHTT-tilintarkastaja tai -tilintarkastusyhteisö. Yksi tilintarkastaja ja yksi varatilintarkastaja voivat olla muun kuin tähän seurakuntayhtymään kuuluvan ev.lut. seurakunnan jäseniä. Määräysten tarkoittaman tilintarkastusyhteisön valintaa varten on toimitettu hankintalain mukainen kilpailutus. Tarjouspyyntö on liitteenä 4. Määräaikaan 9.2.2009 mennessä oli saapunut neljä tarjousta: Tilintarkastustoimisto Asko Hiltunen Oy Audiator Ab KPMG Kunta Oy Price Waterhouse Coopers Julkistarkastus Oy Tarjoukset avattiin 16.2.2009, jolloin todettiin kaikkien tarjoajien täyttävän tarjouspyynnössä vaaditut ehdot. Avaustilaisuudessa olivat paikalla hallintojohtaja Olli Johansson, vs. talouspäällikkö Ulla Tylli sekä hankinta-asiamies Juhani Sipponen. Em. työryhmä on arvioinut tarjoukset ja tehnyt vertailun tarjouspyynnössä esitettyjen perusteiden mukaisesti (liite 5, yhdistelmä liite 6). Arviointipisteiden yhteismäärät ovat seuraavat: 1. KPMG Kunta Oy 92 pistettä 2. Oy Audiator Ab 91 pistettä 3. PWC Julkistarkastus Oy 85 pistettä 4. Asko Hiltunen 80 pistettä KJ 15:10,2 mukaan vaalikelpoisia tilintarkastajiksi eivät ole kirkkoneuvoston jäsen eikä häneen KL 7:5,1:ssa tarkoitetussa suhteessa oleva henkilö, ei myöskään seurakunnan tai seurakuntayhtymän viranhaltija tai pysyväisluonteisessa työsopimussuhteessa oleva työntekijä. Tällä kertaa valittavien tilintarkastajien toimikausi käsittää tilikaudet 2009 2010. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se valitsee taloussäännön 29 :n mukaisesti toimikaudekseen kolme tilintarkastajaa seuraavasti:
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 8 (20) Yksi tilintarkastajista on tilintarkastusyhteisöjen kilpailutuksen perusteella parhaaksi todettu KPMG Kunta Oy, joka on nimennyt vastaavaksi tilintarkastajaksi JHTT, KHT Kaija Pakkasen ja hänen varalleen varatilintarkastajaksi JHTT Esko Säilän. Lisäksi valitaan asiantuntevista henkilöistä kaksi muuta tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat. Yhteinen kirkkovaltuusto nimeää yhden tilintarkastajista puheenjohtajaksi. Päätettiin esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se valitsee taloussäännön 29 :n mukaisesti tilintarkastusyhteisöksi kilpailutuksen perusteella parhaaksi todetun KPMG Kunta Oy:n. Päätettiin samalla jättää yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi, että asiantuntevista henkilöistä valitaan lisäksi kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat ja että se nimeää yhden tilintarkastajista puheenjohtajaksi. 46 Rahavarojen ja arvopapereiden tarkastajat ja sisäinen valvonta Yhteisen kirkkovaltuuston 12.11.2008 hyväksymän taloussäännön 10 3 mom:n mukaan yhteinen kirkkoneuvosto voi valita keskuudestaan kaksi henkilöä, jotka aikaa edeltäpäin ilmoittamatta yhdessä tarkastavat seurakuntayhtymän rahavarat ja arvopaperit ainakin kerran vuodessa. Tarkastuksesta annetaan kirjallinen muistio yhteiselle kirkkoneuvostolle ja tilintarkastajille. Mikäli seurakuntayhtymän tilintarkastajat tarkastavat tilikauden aikana rahavarat ja arvopaperit, erillisiä rahavarojen ja arvopapereiden tarkastajia ei tarvita. Taloussäännön 28 2 mom:n mukaan sisäinen valvonta on suunnittelun ja johtamisen apuväline. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa yhteinen kirkkoneuvosto. Taloussäännön 10 :ssä mainitut tarkastajat voivat suorittaa sisäistä valvontaa. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee harkintansa mukaan keskuudestaan kaksi asiantuntevaa henkilöä suorittamaan taloussäännön 10 ja 28 :ien mukaisia tehtäviä. Päätettiin yksimielisesti jättää valitsematta esityksen mukaiset kaksi asiantuntevaa henkilöä suorittamaan taloussäännön 10 ja 28 :ien mukaisia tehtäviä niiden ehdollisuuden vuoksi. 47 Kehitysvammaistyön vastuuryhmän valitseminen Kehitysvammatyön vastuuryhmän säännön mukaan ryhmään kuuluvat neljä rovastikunnan edustajaa, yksi Kymenlaakson erityishuollon kuntayhtymän edustaja, yksi yhteisen kirkkoneuvoston edustaja sekä puheenjohtajana yhtymän yhteisen seurakuntatyön johtaja sekä sihteerinä kehitysvammaistyön pastori. Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys: Valitaan vastuuryhmään neljä rovastikunnan edustajaa ja erityishuollon kuntayhtymän edustaja heiltä tulleiden esitysten mukaan:
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 9 (20) Imatran rovastikunta: tukiyhdistyksen sihteeri Sirkka Iljo, Kouvolan rovastikunta: Elimäen seurakunnan diakoni Nina Helisten, Kymenlaakson erityishuollon kuntayhtymä: Päivi Hakalainen, Kotkan ja Lappeenrannan rovastikuntien esitykset edustajista tuodaan kokoukseen sekä yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa esitetty edustaja. Hyväksyttiin yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemä päätösesitys siten, että lisäksi valittiin yhteisen seurakuntatyön johtajan esityksestä Kotkan rovastikunnan edustajaksi Anne Hammarberg ja Lappeenrannan rovastikunnan edustajaksi Sari Rintamäki. Lisäksi yhteinen kirkkoneuvosto päätti valita yhteisen kirkkoneuvoston edustajaksi Arto Sahamiehen. 48 Hallintosihteerin johtosääntö Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen yksikössä on hallintosihteerin päätoiminen virka, johon sovelletaan virastotyöaikaa. Ehdotus hallintosihteerin johtosäännöksi on liitteenä 7. Johtosääntö noudattaa hallintosihteerin viran vaativuutta arvioitaessa käytettyä tehtävänkuvausta. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy hallintosihteerin johtosäännön. Hyväksyttiin hallintojohtajan tekemä päätösesitys siten, että hallintosihteerin johtosäännön 4 :n 6. kappaleen sanan vaalilautakunta tilalle muutetaan sana keskusvaalitoimikunta. 49 Eskolanmäen Palvelutalot Oy:n lausuntopyyntö / Eskolanmäen seurakuntakoti Kouvolan seurakuntayhtymä omistaa Eskolanmäen Palvelutalot Oy:n yhteensä 401 osakkeesta 200 osaketta, jotka oikeuttavat hallinnoimaan Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistössä Kouvolan seurakunnan kerhotoimintaan käyttämiä tiloja. Toinen osakkeenomistaja on Kouvolan kaupunki, jonka omistuksessa on 201 osaketta neuvolatoiminnan käytössä. Kiinteistön osoite on Sippolankatu 10, 45150 Kouvola. Tiloissa todettujen sisäilmaongelmien vuoksi on yhtiö teettänyt koko kiinteistön osalta sisäilmaselvityksen Insinööri Studio Oy:llä. Tämän selvityksen perusteella Insinööritoimisto Vi-Ra Oy on tehnyt alustavan korjaustarveselvityksen kustannusarvioineen. Yhteenvetona voidaan todeta, että erittäin todennäköisesti toimintatila on sisäilman osalta terveydelle vaarallinen. Tämän hetkisillä käytettävissä olevilla tiedoilla korjauskustannukset olisivat n. 650 000 euroa. Arvioon ei sisälly tilamuutoksia. Korjauksen yhteydessä uusittaisiin käytännöllisesti katsoen kaikki muu paitsi ulkoverhous. Uuden vastaavan rakennuksen rakentaminen maksaisi n. 1 300 000 euroa. Neuvolatoiminta sekä seurakunnan kerhotoiminta siirtyivät kiinteistöstä pois keväällä 2008 tiloissa todettujen sisäilmaongelmien vuoksi. Eskolanmäen alueen päiväkerhoryhmät ja
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 10 (20) iltapäiväkerho ovat kokoontuneet Haanojan Haalilla syksyllä 2008 ja keväällä 2009. Kerhotoiminnan jatkuminen syksyllä 2009 em. tavalla ei liene enää mahdollista. Eskolanmäen Palvelutalot Oy on pyytänyt 26.2.2009 päivätyllä kirjeellä lausuntoa Kouvolan seurakuntayhtymän hallitseman tilan osalta sen tarpeellisuudesta tulevaisuudessa ja käyttötarkoituksesta sekä mihin korjausvaihtoehtoihin seurakuntayhtymällä on tarvittaessa valmiuksia. Kouvolan seurakunnan vastuu osakehuoneistosta päättyi 31.12.2008 ja se siirtyi 1.1.2009 Kouvolan seurakuntayhtymälle. Vuoden 2009 talousarviossa sekä viiden vuoden investointisuunnitelmassa ei ole tehty minkäänlaisia varauksia Eskolamäen seurakuntakodin rakennuksen peruskorjauksiin eikä uuden vastaavan rakentamiseksi. Toiminnallisesti ulkopuoliselta vuokrattavat kerhotilat seurakunnan toimintaan ovat kustannuksiltaan edullisemmat, ehkä paremmatkin, joten kaiken kaikkiaan ei ole mielekästä, eikä järkevää tehdä massiivisia korjauksia entisiin tiloihin. Kouvolan kaupunki on ilmoittanut, ettei se nykyisellään tarvitse kyseisiä tiloja. Kiinteistöpäällikön esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa lausuntonaan Eskolanmäen Palvelutalot Oy:lle, ettei Kouvolan seurakuntayhtymällä ole valmiuksia Eskolanmäen Palvelutalot Oy:n toimitilojen minkäänlaisiin korjausvaihtoehtoihin eikä uudisrakentamiskustannuksiin. Kirkkoneuvosto ryhtyy toimenpiteisiin vuokrattavien kerhotilojen saamiseksi Eskolanmäen alueelle. Hyväksyttiin kiinteistöpäällikön tekemä päätösesitys. 50 Toimitilavuokrat 1.4.2009 alkaen Kouvolan seurakuntayhtymän seurakuntien toimitilat ovat valmistuneet hyvin eriaikoina ja niiden palvelutaso ja kunto vaihtelee. Varsin merkittävä osa on kuitenkin rakennettu tai peruskunnostettu aivan viime vuosikymmenen aikana. Niiden ensisijainen käyttötarkoitus on luoda puitteet oman seurakunnan toiminnalle. Tiloja kuitenkin yleisesti luovutetaan yksityiseen käyttöön erityisesti hautausten ja muiden kirkollisten toimitusten yhteydessä. Seurakunnan taloudelliseen toimivaltaan ei yleisen oikeuskäsityksen mukaan katsota kuuluvan yhteisten verovarojen käyttö yksityiseen tarkoitukseen. Niinpä kokoontumistilojen yksityisestä käytöstä tulee periä kohtuullinen vuokra, joka ainakin osaksi kattaa kiinteistön kuluja ko. tilaisuuden osalta. Seurakuntien kokoontumistiloissa pidettävistä yksityistilaisuuksista peritään vuokra, jolla katetaan siivous-, sähkö-, lämmitys-, vahtimestaripalvelu- yms. kuluja. Yksityistilaisuuksia ovat mm. muistotilaisuudet, häät, kastejuhlat ja syntymäpäiväjuhlat sekä yhdistysten yms. seurakunnan ulkopuolisten kerhojen käyttö. Tilapäisvuokriin sisältyy valtiolle tilitettävä arvonlisävero, jonka suuruus on 22 %.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 11 (20) Projektipäällikkö Reino Niveri on valmistellut asiaa 11.10.2007 julkaistun Kouvolan rovastikunnan hinnastotyöryhmän mietinnön periaatteita noudattaen. Hinnastoesityksessä on pyritty luomaan eri seurakuntien ilmoittamista tiloista ryhmiä, jotka ainakin suurin piirtein olisivat toistensa kaltaisia. Näin saadaan eri seurakuntien varsin kirjavaa hinnoittelua yhtenäistettyä. Toimitilat esitetään ryhmiteltäväksi seuraaviin maksuluokkiin: oma A. Perhejuhlat, yhdistysten kokoukset ym. yksityistilaisuudet - esim. muistotilaisuus ja kastejuhla vieras Seurakuntasali tai vast. suurehko tila 80 180 Pienehkö kokoustila 50 130 Keittiön erilliskäyttö 35 35 B. Kirkon käyttö - 200 Siunauskappelin käyttö - 150 Vuokraa ei peritä, jos vainaja oli kuollessaan ev.lut. seurakunnan jäsen C. Konsertit - muut kuin seurakunnan itsensä järjestämät konsertit, joista kerätään lippu- tai ohjelmatuloja järjestäjille, hintaan sisältyy yksi harjoitus - kirkko 300 300 - seurakuntasali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 D. Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 Omalla tarkoitetaan Kouvolan seurakuntayhtymän seurakuntaan kuuluvaa järjestäjää tai että esim. muistotilaisuus järjestetään oman seurakunnan jäsenelle. Vieraalla tarkoitetaan seurakuntayhtymän seurakunnan ulkopuolella asuvaa tai toimivaa järjestäjää. E. Erilaisten yhdistysten jne. järjestämistä, säännöllistä toimintaa koskevista tilojen käytöstä peritään tuntivuokrana 10 + alv 22 %. Sisäisessä laskutuksessa omilta työaloilta tuntivuokra on 10, alv 0 %. Projektipäällikön esitys seurakuntakohtaisiksi tilavuokrahinnoiksi: ANJALANKOSKEN SEURAKUNTA
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 12 (20) Anjalan, Inkeroisten, Myllykosken tai Sippolan seurakuntatalon sali (sis. kahvio ja keittiö) 80 180 Anjalan, Inkeroisten, Myllykosken tai Sippolan seurakuntatalon kahvio (sis. keittiö), Ummeljoen kyläkirkon tai Elomaan talon Sali, kahvio ja keittiö, Myllykosken kirkon seurakuntasali keittiöineen sekä muut kokoustilat 50 130 Keittiön erilliskäyttö 35 35 Kirkon käyttö - 200 Konsertit (muut kuin srk:n järjestämät) - kirkko 300 e 300 - seurakuntasali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Leirisaari (1 leirivuorokausi = 1 kerta) 40 40 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 Anjalan kirkon kattokruunujen kynttilöiden poltto (sis. sytyttämisen, sammuttamisen ja asianmukaisten paloturvallisuusilmoitusten tekemisen). Asiasta tulee sopia hyvissä ajoin seurakuntatoimistossa ja poltetut kynttilät tulee jättää paikoilleen. 50 50 ELIMÄEN SEURAKUNTA Elimäen seurakuntakeskuksen iso sali 80 180 (Tolkkilan tilat leiri- ja toimintakeskusten hinnastossa) Elimäen seurakuntakeskuksen pikkusali 50 130 takkahuone 50 130 nuorisotila 50 130 Korian seurakuntasali 50 130 Korian kirkon takaosa 50 130 Keittiön erilliskäyttö 35 35 Elimäen kirkko - 200 Korian kirkko - 200 Elimäen siunauskappeli - 150
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 13 (20) Korian siunauskappeli - 150 Konsertit (muut kuin srk:n järjestämät) - kirkko 300 300 - seurakuntasali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 JAALAN KAPPELISEURAKUNTA Seurakuntasali tai pappila 80 180 Keittiön erilliskäyttö 35 35 Kirkko - 200 Konsertit (muut kuin srk:n järjestämät) - kirkko 300 300 - seurakuntasali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 Kesäkodin vuokra 100 100 (siivottava itse) KOUVOLAN SEURAKUNTA Seurakuntakeskus - Maria-sali 120 240 - Martta-sali, Kirkkovaltuuston sali 80 180 - Kirkkoneuvoston sali 80 180 Käpylän kirkon seurakuntasali 80 e 180 Eskolanmäen seurakuntakoti 50 130 Tornionmäen seurakuntakoti 50 130 e Mielakan seurakuntakoti 50 130 Sarkolan seurakuntakoti 50 130 Lehdokin seurakuntakoti 50 130 Lappalan kesäkoti 50 130
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 14 (20) Muut kerhohuoneistot 50 130 Kirkon käyttö - 200 Siunauskappelin käyttö - 150 Konsertit (muut kuin oman srk:n järjestämät) - Keskuskirkko 300 300 - Käpylän kirkko 300 300 - Seurakuntakeskuksen Maria-sali 300 300 - muut salit 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 KUUSANKOSKEN SEURAKUNTA Seurakuntakeskuksen sali, Kymintehtaan seurakuntatalon kirkkosali 80 180 Seurakuntakeskuksen kahvio 50 130 Seurakuntakeskuksen nuorten tilat 50 130 Seurakuntatalon sali 50 130 Voikkaan seurakuntasali 50 130 Tähteen seurakuntasali 50 130 Uuden hautausmaan kokoontumistila 25 50 Seurakuntakeskuksen aikuistyön tila 25 50 Seurakuntatalon kahvio 25 50 Pääkirkon seurakuntasali 25 50 Kymentehtaan seurakuntatalon kahvio 25 50 Markankylän seurakuntakoti 25 50 Kirkon käyttö - Pääkirkko - 200 - Voikkaan kirkko - 200 Siunauskappelin käyttö - 150 Konsertit (muut kuin oman srk:n järjestämät) - kirkot 300 300 -seurakuntasalit 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 15 (20) VALKEALAN SEURAKUNTA Seurakuntakeskus yläsali 80 180 Seurakuntakeskus alasali 50 130 Vuohijärven kirkon kokoustilat 50 130 Tuohikotin kirkon seurakuntasali 50 130 Ahoristi 50 130 Keittiön erilliskäyttö 35 35 Kirkon käyttö -Valkealan kirkko - 200 - Tuohikotin kirkko - 200 - Vuohijärven kirkko - 200 Konsertit (muut kuin oman srk:n järjestämät) - Valkealan kirkko 300 300 - Tuohikotin kirkko 100 100 - Vuohijärven kirkko 100 100 - Seurakuntakeskus yläsali 100 100 Lisäharjoituskerta 50 50 Pöytäliinamaksu 3,80 /kpl 3,80 /kpl vähimmäisveloitus 10 Kaikkia tiloja koskee seuraava: Vuokraajan tulee saada tilojen käytölle asianmukainen lupa, (Kirkkojärjestys 14:2,1). Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää määrätä edellä esitetyt Kouvolan seurakuntayhtymän toimitilojen seurakuntakohtaiset tilavuokrahinnat 1.4.2009 alkaen. Päätettiin siirtää asia uudelleen valmisteltavaksi kiinteistöpäällikön johdolla. 51 Kouvolan seurakuntayhtymän seurakuntien kirkonkirjojen ja perhelehtien digitointi Kirkon yhteiseen jäsentietojärjestelmään liittyen seurakuntien on saatettava rekisterinsä alaisuudessa olevat tiedot digitaaliseen muotoon. Digitaalinen muoto mahdollistaa kokonaiskirkon kirkonkirjojenpidon tietojärjestelmän puitteissa tietojen joustavan ja ajanmukaisen käytettävyyden. Kirkkohallitus on ohjeistanut seurakuntia yleiskirjeessä 15/2008: Sidottujen kirkonkirjojen ja perhelehtien mikrokuvauksen lisäksi on tullut ajankohtaiseksi kirkonkirjojen ja perhelehtien digitointi. Seurakuntien käyttöön ollaan parasta aikaa rakentamassa kirkon omaa yhteistä jäsentietojärjestelmää, joka on tarkoitus ottaa käyttöön vuonna 2010-2011 (ns. kitke-hanke eli kirkonkirjojenpidon
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 16 (20) tietojärjestelmien kehittämishanke). Tästä yhteisen jäsentietojärjestelmän rakentamisen aloittamisesta on kerrottu yleiskirjeessä nro 23/2007. Yhteiseen jäsentietojärjestelmän tullaan tallettamaan sidotuista kirkonkirjoista ja perhelehdistä digitoituja aineistoja. Seurakunnat voivat tallettaa omat digitoidut aineistonsa järjestelmän yhteiseen tietokantaan ja käyttää aineistoja yhteisen jäsentietojärjestelmän avulla. Kirkkohallitus vastaa yhteisen jäsentietojärjestelmän rakentamisesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista. Seurakunnat huolehtivat kuitenkin itse järjestelmään siirrettävän digitaalisen aineiston tuottamisesta eli hoitavat sidottujen kirkonkirjojensa ja perhelehtiensä digitoinnin. Kouvolan seurakuntayhtymän perhelehtien ja kirkonkirjojen digitointia koskeva valmistelutyöryhmä on lähettänyt yhdeksälle toimittajaehdokkaalle: Itella Oy, Kopi- Jyvä Oy, Mikrofilm Systems Helsinki Oy, Monikko Oy, Web It Solutions Ky, Data Com Finland Oy, Digifiles Oy, Micro Tieto Suomi Oy sekä Vaasan Micro Copy Oy tarjouspyynnön 27.10.2008 (liite 8, tarjouspyyntö liitteineen). Määräaikaan mennessä 10.12.2008 klo 13 tarjouksia oli saapunut neljä: Itella Oy, Kopi-Jyvä Oy, Mikrofilm Systems Oy sekä Monikko Oy (liite 9, tarjousten avauspöytäkirja). Määräaikaan mennessä jätetyt tarjoukset on tarjouspyynnön kriteerien mukaan pisteytetty (liite 10, tarjousten pisteytys) sekä tarjouksista on laadittu kokonaiskustannusvaihtoehdot (liite 11). Valmistelutyöryhmän neuvotteluissa on noussut esille vaihtoehdon B mukainen ratkaisu soveltuvimmaksi ja käyttökelpoisimmaksi Kouvolan seurakuntayhtymän keskusrekisterin tarpeisiin. Vaihtoehto B sisältää perhelehtien digitoinnin sekä käyttökopioiden tekemisen 105 mm:n mikrokorteille. Mikrokortin lukulaitteet ovat seurakuntayhtymän alueella vallitseva työkäytäntö, eikä vaadi näin ollen lisälaiteinvestointeja, joita vaihtoehto A, filmirullien käyttö vaatisi. Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys: Valitaan tarjousten perusteella tulleista vaihtoehdoista sekä pisteytyksen ja edullisuuden suhteen digikuvauksen toimittajaksi Itella Oy ja sen tarjoama vaihtoehto B (sisältäen perhelehtien digitoinnin sekä käyttökopioiden tekemisen 105 mm:n mikrokorteille). Kokonaiskustannukseksi hankkeelle muodostuu näin 208 138,10 euroa. Hyväksyttiin yhteisen seurakuntatyön johtajan tekemä päätösesitys. 52 IT-aluekeskushanke Kirkossamme on vireillä valtakunnallinen tietohallintoverkon uudistus. Kaikkien seurakuntien tulee kuulua johonkin IT-alueeseen viimeistään siinä vaiheessa kun uusi väestökirjanpidon järjestelmä KIRJURI otetaan käyttöön eli 1.1.2011. Pilottikäyttö alkaa jo 2010. Asiasta on olemassa kirkolliskokouksen päätös ja tarvittavat kirkkolain muutokset on kirkolliskokouksessa hyväksytty. Mikkelin hiippakunnan IT-alueratkaisusta käytiin neuvottelu mahdollisten isäntäseurakuntakandidaattien kanssa 26.1.2009 Mikkelissä. Neuvottelussa päädyttiin yksimielisesti edistämään sitä vaihtoehtoa, että Mikkelin hiippakunnan alueelle muodostetaan yksi IT-alue, jonka isäntäseurakuntana toimii Kouvolan seurakuntayhtymä.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 17 (20) IT-alue on siihen kuuluvien seurakuntien sopimuspohjainen yhteishanke tiettyjen ITasioiden yhteiseen hallintaan ja hoitamiseen. Alue vastaa kaikkien seurakuntien työntekijöiden identiteettien hallinnasta (TYP-hanke, edellytys KIRJURI:n käytölle), yhteisten järjestelmien (KIRJURI) tuesta jne. Henkilöstön asemasta neuvottelussa kaavailtiin alustavati, että pääosiltaan IT-alueen työntekijät ovat isäntäseurakunnan palkkalistalla, vaikka heitä olisikin tukihenkilöinä sijoitettuna eri puolille hiippakuntaa. Pidettiin myös mahdollisena, että IT-tukihenkilö on poikkeustapauksessa paikallisen seurakunnan työntekijä, jonka työpanoksesta osa myydään IT-aluekeskukselle. Laitteiden ja ohjelmistojen yhtenäisyyttä pidettiin tarpeellisena etätuen ja huollon yksinkertaistamisen näkökulmasta. Silti seurakunnilla tulee olla mahdollisuus hankkia eritasoisia, työtehtävien näkökulmasta mielekkäitä, järjestelmiä ja laitteita. IT-alue mahdollistaa edulliset hankinnat. IT-alueen kustannuksiin seurakunnat osallistuvat pääsääntöisesti jäsenmääränsä mukaisessa suhteessa. IT-alueen perustaminen etenee siten, että kirkkohallituksen täysistunto perustaa alueet ensi kesänä. Perustamiseen myönnetään kirkon keskusrahastosta avustus. IT-alueille palkataan tarvittava henkilökunta. Osa henkilökunnasta on sijoitettuna hiippakunnan alueelle siten, että IT-tuki pystyy toimimaan ilman suuria viiveitä ja pitkiä matkoja. IT-alueet mahdollistavat synnyttyään muunkinlaisen yhteistyön esim. yhteiset hankinnat. Jokaisen seurakunnan on siis kuuluttava johonkin IT-alueeseen. Ensisijainen vaihtoehto on oman hiippakunnan alue. Hiippakunnan reuna-alueilla saatetaan liittyä naapurihiippakunnan alueeseen esim. Päijät-Häme, Joensuun seutu (Kuopion IT-alue). Sopimukset IT-yhteistyöalueiden malliasiakirjoja on työstetty vuoden 2008 aikana ns. TYP-hankkeen yhteydessä, johon on Kouvolasta osallistunut yhtymän tietohallintopäällikkö Jari Harjula. Tämän työn jatkoksi kirkkohallituksen virastokollegio asetti 12.2.2009 asiantuntijatyöryhmän laatimaan seuraavat malliasiakirjat: 1. Aiesopimuksen malli Seurakunnat sopivat aluksi aiesopimuksella siitä, että ne pyrkivät sopimuspohjaiseen ITyhteistyöalueeseen. Aiesopimuksessa sovitaan myös se, miten IT-yhteistyöalue käyttää kirkkohallitukselta saamansa summan aiesopimuksen aikaisiin tehtäviin. Aiesopimuksen voimassa ollessa IT-yhteistyöalueella tehdään kartoitus nykyisistä IT-järjestelmistä ja ITpalveluista ja nykyisistä päätoimisista IT-asiantuntijoista sekä oman toimen ohella ITasioita tekevistä henkilöistä. Näiden tietojen pohjalta aiesopimuksen voimassa ollessa tehdään IT-yhteistyöalueen vuosien 2010 ja 2011 toiminta- ja taloussuunnitelma siten, että se nivoutuu yhteistyöalueen seurakuntien omiin toiminta- ja taloussuunnitelmiin ja siten, että toiminta- ja taloussuunnitelmat johtavat Kirjuri-jäsentietojärjestelmän käyttöönottoon viimeistään vuoden 2011 alussa. Lisäksi aiesopimuksen voimassa ollessa neuvotellaan varsinainen IT-alueen yhteistyösopimus. 2. Yhteistyösopimuksen malli Seurakunnat sopivat varsinaisella yhteistyösopimuksella IT-yhteistyöalueen jatkuvasta toiminnasta, hallinnosta, johtamisesta ja keskinäisestä kustannusten jaosta.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 18 (20) Yhteistyösopimuksessa sovitaan myös se, miten IT-yhteistyöalue käyttää kirkkohallitukselta saamansa summan varsinaisen yhteistyösopimuksen vaatimiin tehtäviin. 3. Malli yhteistyöalueen toiminnan arvonlisäverottomuuden hakemiseksi Mallihakemus on syytä tehdä samaan aikaan kuin em. aiesopimuksen malli ja yhteistyösopimuksen malli, koska mm. toiminnan sisältö ja kustannusten jakotapa vaikuttavat arvonlisäverokysymykseen. Aiesopimuksen malli on tarkoitus saada valmiiksi viimeistään huhtikuun 2009 alussa ja kaikki em. malliasiakirjat viimeistään 31.5.2009. Alustava aikataulu o Helmikuu 2009: Kirkkohallitus tekee päätöksen siitä, miten kirkkohallitus osallistuu em. aiesopimuksen aikaisiin tehtäviin ja em. varsinaisen yhteistyösopimuksen aikaisiin tehtäviin vuosien 2009 ja 2010 aikana. Tämä päätös edesauttaa prosessin etenemistä. o Maaliskuu 2009: Kirkkohallitus, hiippakuntien tuomiokapitulit ja Kirkkopalvelut järjestävät alueelliset IT@kirkko-päivät, joissa po. asiat ovat esillä. o Helmi-kesäkuu 2009: Seurakunnat ja hiippakuntien tuomiokapitulit neuvottelevat paikallisesti IT-yhteistyöalueista tavoitteena saada aikaiseksi edellä selostettu aiesopimus viimeistään kesäkuussa 2009. Hiippakuntien tuomiokapitulit varmistavat toukokuun 2009 alussa, että kaikki seurakunnat ovat mukana näissä neuvotteluissa ja että neuvottelut ovat johtamassa mielekkäisiin IT-asioiden yhteistyöalueisiin ottaen huomioon mahdolliset muut paikalliset seikat. o Kesäkuu 2009: IT-yhteistyöalueet jättävät hiippakuntien tuomiokapituleille hakemukset kirkkohallituksen osallistumisosuuden saamiseksi aiesopimuksen aikaisiin tehtäviin. o Heinä-elokuu 2009: Hiippakuntien tuomiokapitulit antavat em. hakemuksista lausunnon kirkkohallitukselle. o Syyskuu 2009: Kirkkohallituksen täysistunto päättää aiesopimusten mukaisten tehtävien osallistumisosuuksien maksamisesta. Samassa yhteydessä tarkennetaan varsinaiseen yhteistyösopimukseen liittyvän kirkkohallituksen osallistumisosuuden hakemisen ja päättämisen yksityiskohdista. o Kesäkuu 2009 - tammikuu 2010: IT-yhteistyöalueet tekevät em. aiesopimuksessa kuvatut tehtävät. Kun aiesopimuksen mukaiset tehtävät on tehty ja varsinainen ITalueen yhteistyösopimus sovittu, siirrytään varsinaisen yhteistyösopimuksen mukaisiin tehtäviin siten, että Kirjuri-jäsentietojärjestelmä voidaan ottaa tuotantokäyttöön kaikissa seurakunnissa vuoden 2011 alussa. Jos aiesopimuksen mukaiset tehtävät saadaan valmiiksi jo vuoden 2009 syksyllä, voidaan siirtyä saman tien varsinaisen yhteistyösopimuksen mukaiseen toimintaan. Kirkkohallitus järjestää IT@KIRKKO päivät Mikkelissä 18.3.2009 sekä talous- ja hallintojohdon neuvottelupäivät Kouvolassa 1.4.2009. Näissä tilaisuuksissa hankkeesta annetaan lisäinformaatiota. Isäntäseurakunnan ja yksittäisten seurakuntien toimenpiteistä asiassa saadaan tarkempaa tietoa, kun kirkkohallitus on tehnyt tarvittavat päätökset ja on konkreettisempaa kerrottavaa. Hankkeeseen mukaantulo edellyttää seurakunnan hallinnollisia päätöksiä.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 19 (20) Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedokseen saatetuksi ja määrää tietohallintopäällikkö Jari Harjulan ryhtymään tarvittaviin valmisteleviin toimiin asiassa. Hyväksyttiin hallintojohtajan tekemä päätösesitys. 53 Kouvolan seurakuntayhtymän sinettileimasin Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 5.2.2009 ollut Kouvolan seurakuntayhtymän sinettileimasinta koskenut asia tulee uudelleen kuuluttaa seurakuntien ilmoitustauluilla virheellisen muutoksenhakuohjeen vuoksi. Uudelleenkuulutus on ilmoitustauluilla 4.3. 18.3.2009, jonka jälkeen asia voidaan lähettää tuomiokapitulin hyväksyttäväksi. 54 Ilmoitusasioita 55 Muut asiat Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää toteuttaa uudelleenkuuluttamisen. Hyväksyttiin hallintojohtajan tekemä päätösesitys. Ilmoitusasioita ei ollut. Hallintojohtaja Olli Johansson esitti, että yhteisen kirkkoneuvoston torstaille 2.4.2009 sovittu kokous siirretään torstaina 16.4.2009 klo 17.00 pidettäväksi, seurakuntien tilinpäätösten valmistelun vuoksi. Päätettiin siirtää yhteisen kirkkoneuvoston kokous pidettäväksi torstaina 16.4.2009. Yhteisen seurakuntatyön johtaja Markku Komulainen toi esille, että Kouvolan korttelikotiyhdistys ry:n kanssa on yhteistyössä lähdetty selvittämään hanketta, jossa valtakunnallisia vuoden 2009 yhteisvastuukeräyksen osuuksia voitaisiin hakea suunnitteilla olevaan yhteistyöprojektiin. Suunnitteilla on myös, että yhteisvastuukeräyksen seurakunnille suunnatut 10 %:n osuudet voitaisiin kohdentaa tähän hankkeeseen. Asiaa koskevat pyynnöt on lähetetty sekä seurakuntayhtymän kirkkoherroille että diakoniatyöntekijöille. Suunnittelua edistämään on varmistumassa tohtori Pentti Arajärven vierailu Kouvolan Seurakuntakeskuksen Maria-salissa lauantaina 18.4.2009.
KOUVOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ PÖYTÄKIRJA 3/2009 20 (20) 56 Oikaisuvaatimusohjeiden ja valitusosoituksen antaminen 57 Kokouksen päätös Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, jotka liitetään pöytäkirjaan (liite 12). Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.50. Risto Rasimus puheenjohtaja Henna Myller sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola..2009 Kouvola..2009 Päivi Takkinen Teija Patjas Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakunnan kirkkoherranvirastossa 11.2.2009 25.2.2009. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustauluilla 4.3. 1.4.2009. Risto Rasimus Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja