This is a self-archived version of the original publication. The self-archived version is a publisher s pdf of the original publication. To cite this, use the original publication: Santanen, E. & Rouhelo, A.2021. Osaamiskartoitus antaa hyvän pohjan asiantuntijaorganisaation osaamisen johtamiselle. Talk-verkkolehti, HYVE / Health and Well-being 1.7.2021. Link to the original publication: URL All material supplied via Turku UAS self-archived publications collection in Theseus repository is protected by copyright laws. Use of all or part of any of the repository collections is permitted only for personal non-commercial, research or educational purposes in digital and print form. You must obtain permission for any other use.
Osaamiskartoitus antaa hyvän pohjan asiantuntijaorganisaation osaamisen johtamiselle 01.07.2021 Kirjoittajat Elina Santanen YAMK-opiskelija, Sosiaali- ja terveysalan kehittäminen ja johtaminen, Turun ammattikorkeakoulu Anne Rouhelo Koulutusvastaava, lehtori, KT, Turun ammattikorkeakoulu Asiantuntijaorganisaatiossa osaaminen on keskeisintä pääomaa, ja sen ylläpitäminen ja kehittäminen vaikuttavat suoraan organisaation toimintaan. Osaamiskartoitus on hyvä keino organisaatiossa tarvittavan osaamisen määrittelyssä ja osaamisen eri tasojen selvittämisessä. Huolella tehty osaamiskartoitus antaa hyvän pohjan suunnitella osaamisen kehittämistä nykyisiin ja tulevaisuuden tarpeisiin. Satasairaalan sosiaalipalvelujen toimialueella erityisosaamiskeskuksessa henkilöstön osaamisen erityisosaamisen ylläpitäminen ja vahvistaminen on keskeinen strateginen osaalue. Jotta lisääntyneisiin ja muuttuneisiin palvelutarpeisiin pystytään vastamaan tulevaisuudessakin vahvalla ammattitaidolla, haluttiin henkilöstön osaaminen ja sen kehittämistarpeet selvittää perinpohjaisesti. Erityisosaamiskeskuksessa toteutettiin kehittämisprojektina perusteellinen henkilöstön osaamiskartoitus henkilöstöä osallistaen. Osaamiskartoituksen pohjata laadittiin henkilöstön osaamisen kehittämisen suunnitelmat. Henkilöstöä osallistava osaamiskartoitus osoittautui hyväksi, motivoivaksi ja sitouttavaksi tavaksi selvittää osaaminen ja sen kehittämistarpeet. Tämä tuli esiin työtekijöiden kommenteissa: On hyvä välillä pysähtyä miettimään, mistä osatekijöistä oma osaaminen koostuu. Osaamisesta tulee siten aiempaa konkreettisempaa. Osaamisen johtaminen luo perustan toiminnalle ja kilpailukyvylle Osaamisen tunnistaminen, ylläpitäminen ja vahvistaminen on organisaation aineettomasta pääomasta huolehtimista. Sen avulla luodaan kilpailuetua muihin toimijoihin nähden.
Osaamisen johtaminen sisältää: osaamistarpeiden selvittämistä: mitä osaamista tarvitaan tavoitteiden ja strategian toteuttamiseen ydinosaamisen tunnistamista: mikä on kaikkein tärkein tai strategisin osaaminen olemassa olevan osaamisen selvittämistä ja osaamispuutteiden tunnistamista puuttuvan osaamisen hankkimisstrategian luomista ja perusosaamisen kehittämistä osaamisen hallintaa, jakamista ja hyödyntämistä Osaamisen johtamiseen on olemassa toimivia välineitä, joista yksi on osaamiskartoitus. Osaamiskartoitukseen saatetaan suhtautua kriittisesti Osaamiskartoitus mielletään työyhteisöissä helposti turhaksi ja aikaa vieväksi. Vastaajat usein kokevat, ettei osaamiskartoituksesta ole hyötyä yksittäiselle työntekijälle. Osaamiskartoitusta ei nähdä yksittäisen työntekijän omaa osaamista esille tuovana tai osaamista kehittävänä työkaluna, vaan se otetaan vastaan ikään kuin ulkopuolisena mittarina, millä mitataan jotain sellaista, jolla on merkitystä vain organisaation omille tavoitteille.
Osaamiskartoituskyselyn sisältö tulisi teettää alusta alkaen yhdessä siihen vastaavien henkilöiden kanssa. Useimmiten osaamiskartoituskyselyn sisältö teetetään ja tuotetaan työntekijöistä irrallisena. Se tehdään organisaatiosta saatujen tietojen perusteella, jolloin sisällön pääpaino on helposti organisaation omissa tavoitteissa. Tällaiseen kyselyyn perehtyessään työntekijä saattaa ajatella, ettei kyselyn sisältö vastaa hänen työssään tarvitsemaa osaamista tai osaamisen kehittämistarpeita ja jättää vastaamatta kyselyyn kokien sen turhana oman työn kannalta. Jotta osaamiskartoituskyselystä muodostuisi mahdollisimman informatiivinen kaikille osapuolille, sen sisältö tulisi teettää alusta alkaen yhdessä siihen vastaavien henkilöiden kanssa. Näin toimien osaamiskartoituskyselyn sisältöön saadaan enemmän kosketuspintaa sen tahon kanssa, jonka osaamista kyselyn avulla selvitetään. Kartoituksen toteuttajan oma motivaatio lisää osallistujien motivaatiota Osaamiskartoituksen luomisesta vastaavan on oltava itse motivoitunut tehtävään, ja hänen tulee miettiä, miten työntekijät saadaan motivoitumaan tällaiseen kehittämistyöhön. Käytetäänkö motivoinnin apuna konkreettisia palkintoja vai saadaanko työntekijät motivoitua muulla keinoin miettimään omaa, ensiarvoisen tärkeää osaamistaan. Osallistavan kehittämisen on havaittu vähentävän muutosvastarintaa motivoimalla siihen osallistuvia muutoksen toteuttamiseen. Yhteistyössä vastaajien kanssa toteutettu osaamiskartoituskysely vahvistaa vastaajien mielenkiintoa vastata kyselyyn. Näin toteutettuna kysely ei vain ilmaannu jostain työntekijöiden vastattavaksi ja saadut tulokset eivät jää pelkiksi numeroiksi tilastoihin, joita työpaikkakokouksissa esitetään. Tällä tavoin osaamiskartoituskyselyssä on mahdollisimman paljon kosketuspintaa siihen vastaavien kanssa.
Osaamiskartoituksen sisällön luomisesta vastaavan on löydettävä vastaus kysymykseen: Miten saa osaamisen nostettua niin tärkeäksi elementiksi, että työntekijät haluavat osallistua sen määrittämiseen ja kehittämiseen? Osaamiskartoituksen sisältö henkilöstöä osallistaen Satasairaalan sosiaalipalvelujen toimialueella erityisosaamiskeskuksessa psykologien, sosiaalityöntekijöiden ja puheterapeuttien osaamiskartoituksen sisältö tuotettiin työpajatyöskentelynä. Osaamiskartoituksen sisällön luomista ohjaavina tutkimuskysymyksiä olivat: 1. Minkälaista osaamista erityisosaamiskeskuksen asiantuntijoilla tulee olla kyetäkseen suoriutumaan työtehtävistään asiantuntijatasoisesti? 2. Minkälaisiksi osaamisen tasot tulee määritellä, jotta eri tasoilla olevat asiantuntijat voivat niihin vastata? Jokainen ammattiryhmä (psykologit, sosiaalityöntekijät ja puheterapeutit) määritteli oman ammattiryhmänsä osaamistarpeita sekä osaamisen tasot kullekin osaamisalueelle. Työpajoja järjestettiin sekä ammattiryhmittäin että yhdessä eri ammattiryhmien kanssa. Ammattiryhmittäin järjestetyissä työpajoissa jokainen ammattiryhmä kävi läpi omaa työtänsä ja pohti juuri siinä työssä tarvittavaa osaamista ja sitä, mistä osa-alueista tarvittava osaamisen koostuu. Kaikkien ammattiryhmien yhteisissä työpajoissa käytiin läpi luotuja
määritelmiä osaamistarpeesta ja osaamistasoista. Näin eri ammattiryhmät saivat toisilta ammattiryhmiltä erilaisia näkökulmia myös omaan osuuteensa. Työpajojen pohjalta muodostettiin osaamiskartoituskyselyssä olevat kysymykset, jotka on jaettu kolmeen osaan: 1. Organisaatio-osaaminen, joka on kaikille vastaajille yhteinen ja samansisältöinen. 2. Ammattiosaaminen, joka on jokaiselle ammattiryhmälle oma ja kysymykset koskevat kyseistä ammattiryhmää. 3. Kehittämis- ja kehittymisosaamisen osio, joka on kaikille vastaajille yhteinen ja samansisältöinen. Osaamisen tasot määriteltiin asteikolle 1 5, jossa taso 1 edustaa vasta-alkajaa ja taso 5 eksperttiä. Esimerkki osaamiskartoituksen sisällön luomisesta Osaamiskartoituksen sisällön luominen alkaa olemassa olevan ja tarvittavan osaamisen tunnistamisesta ja määrittämisestä. Minkälaista osaamista juuri tässä työssä tarvitaan, jotta työ voidaan hoitaa laadukkaasti ja tehokkaasti? Osaamistarpeiden määrittelyn jälkeen siirrytään pohtimaan, mistä osatekijöistä osaaminen muodostuu. Esimerkiksi työn laadukas hoitaminen edellyttää dokumentointi- ja raportointitaitoja. Seuraavaksi selvitetään, minkälaisista elementeistä edellä mainitut taidot muodostuvat. Pohdinnan jälkeen todetaan, että taidot koostuvat muun muassa atk-taidoista, asiakirjamallien hallinnasta ja viestinnän taidoista. Näiden pohjalta lähdetään rakentamaan osaamiskartoituskyselyn kysymystä liittyen dokumentointi- ja raportointitaitoihin. Kysymys voisi näyttää vaikka tältä: Dokumentointi- ja raportointitaidot 1. Osaa pääsääntöisesti itsenäisesti laatia yksikössäni ammattiryhmäni käytössä olevat asiakirjat sovittujen käytäntöjen mukaisesti. 2. Osaa käyttää työssä tarvittavia atk-ohjelmistoja. Tunnistaa dokumentoinnin juridisen merkityksen. 3. Osaa suunnitella ja luoda viestintää tukevia materiaaleja ja käytäntöjä. 4. Hallitsee dokumentoinnin juridisen näkökulman ja pystyy laatimaan erilaisia ammattiin liittyviä asiakirjoja sekä asiakastyöhön liittyviä koosteita. 5. Pystyy toimimaan yksikössä dokumentoinnin ja raportoinnin asiantuntijana ja perehdyttämään muita. Osallistuu aktiivisesti dokumentoinnin ja raportoinnin käytäntöjen kehittämiseen.
Edellä mainitussa esimerkissä vastausvaihtoehdot on laadittu tasosta 1 tasoon 5, jossa taso 1 vastaa aloittelijaa ja taso 5 asiantuntijaa. Näin vastaaja voi valita parhaiten osaamista kuvaavan tason. Osaamiskartoituksen tulkinnassa huomioidaan osaamisen arviointitapa Osaamiskartoituskyselyn vastauksia analysoidessa tulee huomioida se, miten arviointi on tehty. Vaikka kysymykset on luotu yhteistyössä vastaajien kanssa ja kysymykset olisivat mahdollisimman relevantteja, on vastauksissa silti tulkinnanvaraisuutta. Jos arviointi on annettu itsearviointina, eli työntekijä itse arvioi itseään, on vastauksessa mahdollisuus itsensä yli- tai aliarviointiin. Työntekijä saattaa itse tuntea itsensä noviisiksi ja vastaa sen mukaisesti, vaikka kollegan mielestä hän on osaajien huippua juuri tietyllä osaamisalalla. Tai vastaavasti toisin päin, vastaaja kokee olevansa huippuhyvä jollakin osaamisen osa-alueella, ja kollegan mielestä hänellä olisi vielä paljon opittavaa juuri sillä osaamisalalla. Näin annetut vastaukset saattavat vääristää tuloksia. Arviointimenetelmänä voidaan käyttää myös esimerkiksi 360 -arviointia, jossa vastaajan itsensä lisäksi arvioinnin antaa esimerkiksi muut yksikön työntekijät tai asiakkaat. Hyvin tehty osaamiskartoitus kantaa pitkälle Kaikille työntekijöille suunnatun osaamiskartoituskyselyn tuloksia ja johtopäätöksiä on mahdollisesti helpompi esitellä kuin jos tulokset käytäisiin läpi kaikkien kanssa erikseen. Yhteisesti esitettynä tuloksetkin tuntuvat yhteiseltä. Näin vältytään siltä asetelmalta, että yksikön osaamisen taso olisi vain yhdestä henkilöstä kiinni, olipa osaamisen taso sitten hyvä tai huono. Osaamisen kehittäminen saadaan tuntumaan yhteiseltä, kaikkia auttavalta tavoitteelta. Huolella tehty osaamiskartoituskysely toimii osaamisen johtamisen välineenä. Yhteistyönä luotua osaamiskartoituskyselyä on helppo käyttää jatkossakin. Toimintatapojen tai muiden muutosten myötä kysymykset on hyvä muokata vastaamaan todellisuutta, yhteistyössä vastaajien kanssa. Näin toimien osaamiskartoituskyselyä ja sen tuloksia voidaan hyödyntää ja vertailla myöhemmin. Ennen uuden osaamiskartoituskyselykierroksen aloittamista tulee muistuttaa vastaajia heidän osaamisensa tärkeydestä. Hyvin ja huolella tehty osaamiskartoituskysely toimii osaamisen johtamisen välineenä antaen tarvittavaa tietoa osaamisesta ja osaamisen tasosta ja toimien suunnannäyttäjänä mahdollisille osaamisen kehittämisen kohteille. Osallistava osaamiskartoituskyselyn luominen todennäköisesti vahvistaa kyselyyn vastaavien tunnetta osaamiskartoituskyselyn merkityksestä suhteessa yksilöön ja koko organisaatioon.
Lue lisää osaamiskartoituksesta Elina Santasen opinnäytetyöstä: Osaamisen kehittäminen asiantuntijapalveluissa Satasairaalan sosiaalipalvelujen toimialueen asiantuntijapalveluiden vastuualueella erityisosaamiskeskuksessa. Lähteet: Borgman, M. & Packalen, E. 2002. Parhaat käytännöt työyhteisön kehittämiseen. Helsinki: Kustannusosakeyhtiö Tammi. Hätönen, H. 2011. Osaamiskartoituksesta kehittämiseen 2. Helsinki: Edita Prima Oy. Otala, L. 2008. Osaamispääoman johtamisesta kilpailuetu. Helsinki: WSOYpro. Otala, L. 2018. Ketterä oppiminen keino menestyä jatkuvassa muutoksessa. 2. painos. Helsinki: Kauppakamari.