TIETOHALLINTO, Tietohallintostrategia 2013 2016, tilanne toukokuu 2015 Tavoite Tulokset Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu Tietohallinnon perustehtävä: tietohallinto tukee tietohallinnan välineiden ja järjestelmien ja toimialojen vastuulla olevien tietojärjestelmien hankinnoissa, käyttöön otoissa, ylläpidossa ja kehittämisessä. Tietohallinto on omaehtoisesti ja saamiensa toimeksiantojen mukaisesti tuottanut tarpeiden mukaisia välineitä ja niihin liittyviä sekä muita tukipalveluja: - työasemien ja muiden tietolaitteiden hankintaa - työasemien ja laitteiden valmistelua käyttäjille - ohjelmistojen asennuksia ja päivityksiä - käyttäjätunnusten hallintaa - käytöstä poistettujen välineiden kierrättämistä - Kauniaisten kaupungin tietoinfrastruktuurin laitteistojen ja ohjelmistojen ylläpitoa ja kehittämistä - käyttäjien ongelmatilanteiden ratkaisemista (help desk) - teknistä ja konseptuaalista tukea (henkilötyötä) toimialojen tietoteknisissä ja sähköisen asioinnin hankkeissa - kaupungin koko tietohallinnon konseptin kehittämistä vastaamaan nykyisiä ja tulevaisuuden tiedon hallinnan tarpeita Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Lain (laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 634/2011) velvoittamana Kauniaisten kaupungin johto ja tietohallinto ovat aloittaneet kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen 2013. Tavoitteena on luoda konkreettinen kuvaus (visuaalinen + teksti) kaupungin tiedon käsittelyn kokonaisuudesta: kaupungin kuntalaispalveluiden prosesseista, sisäisistä prosesseista, tietojärjestelmistä, tietovirroista, tietoteknologiasta sekä näiden välisistä vaikutuksista. Kuvauksen avulla tullaan kaupungin toimintaa johtamaan ja kehittämään strukturoidusti. Tietohallinto on 2014 osaltaan tuottanut tietojärjestelmien osaarkkitehtuuriin luettelon kaupungin eri tahojen käytössä olevista ohjelmistoista. Toteutetaan langaton ja mobiili työympäristö Tämä yleishallinnon toimenpiteissä esiintyvä hanke on noussut keväällä 2015 tietohallinnon yhteistyössä eri toimialojen tekemän sähköisten palvelujen kehitystarpeiden selvityksen tärkeäksi kohdaksi: kyseessä on sisäisten prosessien toiminnan varmistaminen, kun kasvava osa työntekijöistä haluaa ja joutuu tekemään tietotyötä vaihtuvissa työpisteissä. Samalla tarjoutuu mahdollisuus parantaa työtapoja ja työn 1 Johtuen digitalisoitumisen nopeasta kasvusta yhteiskunnassa tietohallinto tulee 2015 aikana tiivistämään perustehtäviin liittyvää yhteistyötä kaikkien kaupungin tahojen kanssa tavoitteenaan parantaa tietohallinnan palveluja kuntalaisille ja omalle henkilöstölle kaupungin strategian tavoitteiden mukaisesti. (Katso myös kohta Toteutetaan langaton ja mobiili työympäristö ). Tietohallinto ottaa vetovastuun kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen tiivistämisestä: 2015 aikana tietohallinto järjestää avainhenkilöille koulutusta, jonka tarkoitus on varmistaa kokonaisarkkitehtuurin kehityksen eteneminen. Tietohallinto kartoittaa ja julkaisee 2015 loppuun mennessä erityisesti Kauniaisten kaupungissa käyttöön otettavat, toimintaa ohjaavat kokonaisarkkitehtuurin periaatteet. Tietohallinto on kevään 2015 aikana kartoittanut alustavasti markkinoilla tarjolla olevia sähköisen työpöydän ratkaisuja sekä toisten kuntien käyttämiä ympäristöjä. Kartoittamista viedään konkreettisempaan suuntaan
tuloksia sähköisten työtilojen uusilla ominaisuuksilla. Tällaisten työtilojen käyttöön otto tulee pakolliseksi mm. kaupungintalon tulevan korjausprojektin vuoksi. Johtuen sähköisten työtilojen monenlaisista käyttötarkoituksista, tietohallinto aloittaa toteutettavan ratkaisun kartoittamisen selvittämällä toimialojen näkemykset työtilojen toiminnallisuuksista. kesän ja syksyn 2015 aikana selvittämällä toimialojen johdon ja loppukäyttäjien kanssa kunkin tahon odotukset. Selvityksen jälkeen valitaan olennaiset yhteiset tarpeet ja toteutetaan paras väline ja/tai palvelu. Sähköisen työtilan käyttöön liittyy oleellisesti sähköpostin ja sähköisen kalenterin käyttö. Tietohallinto kartoittaa Ms Outlook-ohjelmiston ominaisuuksia erityisesti läsnäolotietojen ja kokousten hallinnan osalta ensi tilassa. YLEISHALLINTO, Tietohallintostrategia 2013 2016, tilanne toukokuu 2015 Tavoite Tulokset Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu Kartoitetaan toimialojen sähköisten palveluiden laajentaminen 2013 ja toteutetaan palvelutarjonnan laajennus 2014 2015. Selvitetään mobiilipalveluiden hyödyntämistä nykyistä laajemmin kaupungin palveluissa. Osallisuuden ja vaikuttamisen edistämisessä hyödynnetään uutta mediaympäristöä ja kehitetään vuorovaikutteista verkkovaikuttamista tukemaan päätöksentekoa Sähköisten palveluiden kartoitus on tehty vuoden 2014 aikana. Kartoituksessa ilmenneistä kehittämistarpeista on laadittu sähköisten palveluiden kehittämissuunnitelma vuosille 2015 2017, jonka mukaisesti palvelutarjonnan laajennusta organisaatiossa tehdään. Jokainen toimiala huolehtii kehittämisestä omien palveluidensa osalta. Tietohallinto tukee kehittämistä. Kaupungin verkkosivuhankkeen yhteydessä 2015 uusitaan sivujen rakenne responsiiviseksi niin, että se palvelee paremmin mobiililaitteita. Mobiiliruokalista on toteutunut koulu- ja päiväkotiruokailussa. HRI hankkeen myötä laajeneva avoin tieto luo mahdollisuuksia tulevaisuudessa kehittää mahdollisesti myös mobiilisovelluksia kuntapalveluista. Avoimen tiedon edistäminen on osa kaupungin strategista toimintaa ja sitä toteutetaan yhteistyössä PKS- kuntien kanssa. Verkkoviestinnän vuorovaikutteisuutta on kehitetty edelleen parantamalla Facebook-näkyvyyttä ja aktivoimalla ajankohtaisista aiheista keskustelua kaupungin Facebook-sivujen yhteydessä. Kauniainen on antanut toukokuussa 2014 avoimen hallinnon 2 Sähköisten palveluiden toimialakohtainen priorisointi ja selvitykset meneillään tietohallinnon asiantuntijan avustamana. Tavoite saada uusitut verkkosivut julkaistua ennen kesälomia 2015. Somenäkyvyyden ja -seurannan kehittäminen syksyllä 2015.
ja avointa hallintokulttuuria (esim. kuntalaisten kyselyiden ja mielipidebarometrien toteuttaminen, valmisteilla olevien asioiden kommentointimahdollisuuksien kehittäminen yms.) Tehostetaan hallinnon prosesseja entistä parempien ja paremmin yhteensopivien järjestelmien avulla toteuttamalla esimerkiksi seuraavat projektit: - Sähköisiin kokouksiin siirtyminen - Palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessien yhteensovittaminen ja yksinkertaistaminen (HR-työpöytä) - Tilavarausjärjestelmän kehittäminen (laskutuksen integrointi) - Sähköiseen arkistointiin siirtymisen valmistelu Toteutetaan langaton- ja mobiili työympäristö Taloushallinnon järjestelmiä kehitetään tukemaan talouden seurantaa ja ennakointia. Tehostetaan olemassa olevien ohjelmien hyödyntämistä hallinnon prosesseissa (esim. asianhallintajärjestelmän tehokkaampi käyttö). sitoumuksen, jossa kaupunki on sitoutunut edistämään hallinnon avoimuutta ja vuorovaikutusta myös verkkoviestinnän keinoin. KH on siirtynyt vuoden 2014 aikana osittain sähköisen kokousmateriaalin käyttöön ja jakeluun. HR-työpöytä ohjelmisto on tuotantokäytössä kaikilla toimialoilla ja sen kehittäminen jatkuu. Sähköiseen arkistoinnin edellytyksenä oleva TOS tiedonohjaussuunnitelman tekemisen kartoittaminen toteutetaan vuonna 2015. Tilavarausjärjestelmän kehittäminen/ tilavarausjärjestelmän vaihtotarpeen arviointi tehdään yhteistyössä kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen sekä kaupungin tilahallinnon ja rahatoimiston kanssa. Langaton työympäristö on valmis teknisten välineiden ja infran osalta, mutta ohjelmistopuolella on vielä kehitettävää. Toimistokäytössä kannettavien työasemien määrää on kasvatettu korvaamalla vanhat työasemat kannettavilla työasemilla. Verkkoinfraa on kehitetty vastaamaan mobiililaitteiden tarpeita mm. siten, että kaupungin kiinteistöihin on rakennettu Graniopen wifi-verkko. Vuoden 2015 itbudjettiin on varattu määrärahaa sähköisen työpöytäalustan kehittämiseen, joka mahdollistaisi yhteisiin tietoihin pääsyn myös työpisteen ulkopuolelta ja asiakirjojen yhtäaikaisen työstämisen. Taloushallinto on ollut edelläkävijä avoimen tiedon edistämisessä avaamalla taloustietoja avoimena datana. Taloushallinnon ohjelmistot on pidetty ajantasaisina. Dynasty -asianhallintajärjestelmä päivitettiin uuteen versioon vuoden 2014 alussa. Uuden version käyttöönoton yhteydessä järjestettiin laajat koulutukset eri käyttäjäryhmille järjestelmän tehokkaasta käytöstä. Sopimusten siirtämistä sähköiseen sopimusjärjestelmään ja seurantavelvoitetta on kehotettu tehostamaan kaikilla toimialoilla. Tiedonohjaussuunnitelman (ent. arkistonmuodostussuunnitelma) laadinnan laajuutta ja menettelyä selvitetään vuoden 2015 aikana. Tilavarausjärjestelmään liittyen selvitetään 2015 Outlookin käytön tehostamista ja myös läsnäolotietojen hyödyntämistä esim. puhelunvälityksessä asiakaspalvelun parantamiseksi. Sähköisen työpöytäalustan käyttöönottosuunnitelma kevään 2015 aikana, it:n asiantuntija selvittää erityyppisiä ratkaisuja. Tavoite käyttöönotolle ennen k-talon saneerauksen käynnistymistä. Tavoitteena on lisätä laskujen automatisointia. Asianhallintajärjestelmän päivittämistä uusiin versioihin jatketaan säännöllisesti. 3
Tuetaan henkilökunnan IT-osaamista tarjoamalla aktiivisesti monipuolista koulutusta henkilöstölle. It-koulutusten pääpaino on ollut uusien järjestelmien käyttöönottokoulutuksissa. Henkilöstön it-koulutustarpeiden selvittämistä yksilötasolla toteutetaan jatkossa systemaattisesti kehityskeskustelujen yhteydessä. Toimialat vastaavat it-koulutuksen järjestämisestä. SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMI, Tietohallintostrategia 2013 2016, tilanne toukokuu 2015 Tavoite Tulokset Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu Osallistutaan Apotti-tietojärjestelmän hankintaan olemalla mukana hankkeen ohjaus- ja kehittämistyöryhmissä. Perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen tarpeita tuodaan esiin niin, että varmistetaan näiden osa-alueiden toiminnallisuudet tulevassa hankinnassa. Apotti-hanke on käynnissä, ja Kauniaisten edustajat ovat mukana ohjaus- hankehallinnon ja eri kehittämisryhmissä sekä osallistuneet mm. Apotin toiminnallisten vaatimusten määrittämiseen. Apotin tarjouspyyntö on hyväksytty kaupunginhallituksessa. Käyttöönoton valmistelu on aloitettu hankkeen osaprojektissa. Suunnitellun käyttöönottojärjestyksen mukaisesti apotti otetaan Kauniaisissa käyttöön vuoden 2020 alkupuolella. Kehitetään omia toimintaprosesseja yhteneväisiksi osana valtakunnallista ja pääkaupunkiseudun sosiaali- ja terveystoimen kokonaisarkkitehtuurityötä. Jatketaan sähköisen potilastiedon arkiston (KanTa -(ja KanSa)palveluiden) käyttöönottoa valtakunnallisessa aikataulussa. Kehitetään sähköisiä palveluita osana PKSyhteistyötä (palveluseteli, sähköiset hakemukset). Toteutuu Apotin ja esimerkiksi KanTa-hankkeen yhteydessä. earkisto otetaan käyttöön huhtikuussa 2015 Sähköisten palvelujen kartoitusta on tehty v. 2014 aikana, ja tavoitteet on kirjattu sähköisten palvelujen kehittämisohjelmaan. Ohjelman mukaisesti sähköisen palvelusetelin käyttöönoton teknisten edellytysten valtakunnallista kehitystä seurataan ja omaishoidon tuen sähköisen hakemuksen, terveysaseman sähköisen ajanvarauksen ja Marevan-tekstiviestien käyttöönotto 4 selvitetään vuoden 2015 aikana. Sähköinen terveystarkastus- ja valmennusohjelma ja niihin liittyvä Apotin käyttöönotto ja siihen liittyvän muutoksen valmistelu on aloitettu hankkeen osaprojektissa keväällä 2015. earkiston tavoitteellinen käyttöönottopäivä on 28.5.2015. Käyttöönoton aikataulu riippuu potilastietojärjestelmän liittymisvalmiudesta. Mikäli käyttöönotto ei onnistu ennen 3.6.2015, se siirtyy syksyyn. Pks-soster-johtajien kokouksessa on keskusteltu yhteisen sähköisen palvelusetelialustan hankinnasta. Asiaa selvitetään. Terveysaseman sähköisestä ajanvarauksesta on saatu tarjous palveluntuottajalta. Asiaan palataan
Mediatrin ja Effican edelleen kehittäminen ja laajempi hyödyntäminen. Vanhusten arjen turvallisuuden parantaminen tietoteknisten välineiden avulla ja kotihoidon mobiilijärjestelmän käyttöönotto strategiakaudella. Sosiaali- ja terveystoimen henkilöstön ja johdon osaamisen kehittäminen tietotekniikan ja tietojärjestelmien osalta. hoitoonohjausportaali otetaan käyttöön vuoden 2015 alussa. Apotti-hankkeen ensisijaisuudesta johtuen nykyisten järjestelmien kehittäminen on rajattu pääosin välttämättömiin toimenpiteisiin. Kotihoidon mobiilijärjestelmän käyttöönotto selvitetään v.2015 aikana. Mobiilijärjestelmään voisi sisältyä esimerkiksi toiminnanohjaus, Mediatri-intergraatio, sähkölukkojärjestelmä ja omaisportaali. Henkilöstön kouluttaminen on keskittynyt pääosin käynnissä oleviin hankkeisiin (Esim. earkisto) syksyllä vuonna 2015 kun esimerkiksi earkistoon liittyvät muutokset on toteutettu. Marevan-tekstiviestipalvelun hankkimisesta on keskusteltu HUSLABin kanssa. Asia valmistellaan syksyllä 2015. Sähköisen terveystarkastus- ja valmennusohjelman koulutukset ovat huhti-toukokuussa 2015. Käyttöönotto toukokuussa 2015. Mediatria on vuonna 2015 kehitetty lähinnä earkistoon liittymisvalmiuden toteuttamiseksi. Merkittäviä kehityshankkeita ei vuodelle 2015 ole tämän lisäksi suunniteltu. Sosiaali-Effican osalta tavoitteena on saada ohjelman raportointi- ja tilastointitoiminnallisuudet entistä paremmin käyttöön. Mobiilijärjestelmän käyttöönotto on selvitetty, ja potilastietojärjestelmä Mediatri ei tällä hetkellä tue mobiilijärjestelmää. Muita, suppeampia vaihtoehtoja kartoitetaan ja arvioidaan vuoden 2015 aikana. earkistoon ja sähköiseen terveystarkastukseen liittyvät koulutukset on pidetty/pidetään huhtitoukokuussa 2015. 5
Tietoturvallisuudesta huolehtiminen: tietoturvaohjelman laadinta sekä tietoturvavastaavan ja tietosuojavastaavien nimeäminen. Tietosuojavastaava on nimetty. Henkilöstölle on pidetty tietosuojakoulutus syksyllä 2014. Tietoturvapolitiikka ja tietosuojaohje on hyväksytty lautakunnassa 21.4. Tietoturvan omavalvontasuunnitelma on laadittu keväällä 2015. Ohjeiden jalkauttaminen kevään 2015 aikana. SIVISTYSTOIMI, Tietohallintostrategia 2013 2016, tilanne toukokuu 2015 Tavoite Tulokset Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu Jokaiselle oppilaalle tulee taata mahdollisuus hyödyntää monipuolisesti tieto- ja viestintätekniikkaa oppimisessa. Tätä varten tehdään kouluja osallistava selvitys eri tieto- ja viestintäteknillisten ratkaisujen kustannustehokkuudesta ja toimivuudesta opetuksessa. Selvitetään myös tietotekninen saatavuus (oppilaat/laite kouluittain) ja opettajien TVT-osaamistaso, sekä varhaiskasvatuksen tieto- ja viestintätekniikan tarpeet. Selvitysten perusteella suunnitellaan ja toteutetaan tarvittavat toimenpiteet. Tietohallintostrategian toimeenpano on hankkeistettu. Koko Hela Grani- hanke aloitettu 1.1.2013, oppimisympäristöjen kehittäjän virka perustettu koskien v 2014-2016. Hankkeen ohjausryhmä (siv jory) ja verkosto nimetty 3/2014. Koko Hela Grani hankkeella on ollut kaksi henkilöstötilaisuutta. Viestintä on toteutettu kahdella sähköisellä alustalla (Basecamp ja Seepra.) Hankkeen toimintasuunnitelma ja mittaristo tehty 10/2014. Nettisivut avattu 11/2014: www.kokohelagrani.fi. Alkaen Kaunis Grani lehden numerosta 3/2015, jokaiseen numeroon kirjoitetaan artikkeli Koko Hela Grani hankkeen toiminnasta Koko Hela Grani-verkosto kokoontuu kaksi kertaa vuodessa ja ohjausryhmä kerran viikossa. Toimeksiannot pilotteihin ja yksikköjen muuhun hanketoimintaan jatkuvat verkkoalustoilla. Opettajien digiosaamisen kartoitus tehty 11/2014, analyysi 2015. Laitekartoitus sekä kartoitus laitteiden käytöstä tehty 11/2014. Opettajien digiosaamisen analyysi tehdään 2015. Kartoitus eri järjestelmien kustannuksesta työn alla, ja jatkuu 2015. Aineistoa analysoidaan ja jaetaan henkilöstön kesken käyttäen Tableau datan analyysi- ja visualisointipalvelua. Kauniainen on ollut aktiivinen, jopa edelläkävijä, kansallisessa ja kansainvälisessä verkostoinnissa. Keskeisiä toimintoja Kehittämiskouluverkoston toimintaan osallistuminen, sekä apulaisoikeusasiamiehen vierailu oppilaitoksissa keväällä 2015. Tarpeellisia linjauksia tehdään v 2016. 6
IT-pedagogisen tuen ja täydennyskoulutuksen saatavuus taataan tarpeiden mukaan sivistystoimen kaikissa yksiköissä. Kokemuksia ja oivalluksia jaetaan aktiivisesti yksikköjen ja naapurikuntien kesken. Opettajien digiosaamisen kartoituksen tulokset analysoidaan. Benchmarking-toiminnassa toimenpiteinä ovat olleet työpajat, ITvastuuhenkilöiden kokoontumiset ja ryhmähaastattelut, sekä suomenja ruotsinkielisten oppilaitosten välinen yhteistyö. Ensimmäinen yhteistyöprojekti oli helmikuussa toteutettu 6.lk:n oppilasvaihto. Koko Hela Grani-hankkeen pilotit valittu 11/2014: 1) henkilökunnan yhteinen työalusta Seepra on otettu sivistystoimen johtoryhmän käyttöön. Koulutusta järjestetty. 2) Kansallisen Pilviväylän kehittämisaikataulua ja etenemistä seurataan lähinnä mahdollisen, kansallisen käyttäjätunnistusjärjestelmän käyttöönoton osalta. 3) Unelmakoulualustan pitkäaikaisilta käyttäjiltä on kerätty palaute, ja sen pohjalta palvelua on täydennetty ja kehitetty eteenpäin. Palveluun mahdollisesti integroitavan arviointityökalun kehittämiseen on koottu työryhmä. 4) Varhaiskasvatuksen tablettien testauksessa on luotu käyttöönottosuunnitelma, joka keskittyy arvioinnin tukena tehtävään dokumentointiin. Viestintään on kehitetty yksikköjen älypuhelimia hyödyntävä järjestelmä. 5) Pohjoismainen hanke Biophilia järjesti työpajan 26.3. 7 Koulutuksia ja IT-pedagogista tukea (esim. workshop, benchmarking, itpedagogisia tukihenkilöitä) järjestetään kartoituksen tulosten perusteella 2015-2016. Yksikköjen välistä yhteistyötä tehdään näkyväksi ja tuetaan uusin TVTratkaisuin. Kevään 2015 aikana jatketaan oppilaitoisten, sekä kirjastopalveluiden yhteistoimintana mm. lisätyn todellisuuden työvälineiden pilotointia. Ensimmäinen tapahtuma Grani päivä 21.5. 1) Seepra alustaa käytetään esiops2016-prosessin työvälineenä, jonka lisäksi pilotointiin osallistuu ruotsinkielisen koulutoimen IT-ryhmä. 3) Arviointityökalun kehittämistyöryhmän toiminta käynnistetään toukokuussa 2015. 4) Dokumentointikäytänteitä kehitetään ja jaetaan workshopeissa keväästä 2015 alkaen, sekä benchmarkataan mm. VKK-metro verkoston toiminnassa. 5) Biophilia-toiminta laajentuu myös suomenkielisiin oppilaitoksiin syksyllä 2016. Workshoppeja järjestetään: - kokemukset kohdista 1-5 - muusta kehittämistyöstä (varhaiskasvatuksen "Läsnä" ja peruopetuksen "Wilma" järjestelmät, robotiikka, 3D, ohjelmointi jne)
Kiinteistöjen langattomia verkkoja kehitetään vastaamaan lisääntyvästä käytöstä johtuvia tarpeita ja valmistaudutaan sähköisen ylioppilaskokeen käyttöönottoon 2016. Tavoitellaan henkilökohtainen työväline perusopetuksessa ja taataan lukio-opiskelijoille henkilökohtainen työväline viimeistään 2016. Lukulaitteiden ja e-kirjojen pedagogista käyttöä tulee tutkia ja kehittää. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut osallistuvat muiden kuntien yhteisiin tietohallintoratkaisuihin. Sosiaalisen median ja nettisivujen käyttöä kehitetään viestinnässä. Mobiilipalveluita kehitetään ja pilvipalveluita otetaan käyttöön. Seurataan säännöllisesti kuntalaisten tarpeita laitteiden, ohjelmien ja opastuksen suhteen asiakaskyselyissä ja kehitetään sähköisiä palveluita, mm liikuntatoimen ilmoittautumisjärjestelmä. Kirjaston e-kirjavalikoimaa laajennetaan. Verkkomuseon kehittämistä jatketaan. Laitekartoituksen tuloksia analysoidaan ja käydään keskustelua henkilöstön, esimiesten ja tietohallinnon kanssa. Lukioiden tvt-strategiat annettiin tiedoksi lautakunnille 8/2014. Digabitestaus tehty lukioissa (sähköiset ylioppilastutkinnot) keväällä 2014. Tarvittavia investointeja on hyväksytty opetuslautakunnassa. Hankintakäytäntö sovittu 9/2014. Paikallishistoriallisen arkiston sähköistämisen kehittäminen aloitettu 12/2013. Sähköisiä tauluja hankittu kirjastoon 12/2014. Kirjaston järjestämät tablettien käyttöopastukset ovat olleet suosittuja. Kirjastolle on hankittu lisää tabletteja Koko Hela Grani -hankkeeseen liittyen. Kokemuksia jaetaan: www.kokohelagrani.fi -sivuilla 2015-16. Johtopäätöksiä tehdään 2015-2016 mm. langattoman verkon kapasiteetistä, ylläpidosta, laite- ja järjestelmävalinnoista. Yksiköissä langattomien verkkojen kuuluvuutta nostetaan mm. USBlaajakaista-adapterien avulla. Sähköiseen ylioppilaskirjoitukseen siirrytään lukioissa vaiheittain 2016-2019. Muuten työ etenee lukioiden ITstrategioiden mukaisesti. Oppilaitosten kanssa tehdään yhteistyötä teknologiaratkaisujen (gpspaikannus ja lisätyn todellisuuden työkalut) testaamiseksi. Lisätyn todellisuuden ulottuvuuksia hyödynnetään jatkossa lisääntyvässä määrin. Työkaluja hyödynnetään Granipäivässä 21.5. sekä oppilaitosten kanssa tehtävässä yhteistyössä syksyllä 2015. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden oma tarkempi IT-strategia laaditaan 2015-, koskien esim. asiakkaiden palautetta ja ilmoittautumisjärjestelmää. 8
YHDYSKUNTATOIMI, Tietohallintostrategia 2013 2016, tilanne toukokuu 2015 Tavoite Tulokset Suunnitellut toimenpiteet ja aikataulu Paikkatietojärjestelmää laajennetaan ja kehitettään ilmenevien tarpeiden mukaan. Hankitaan BlomSTREET -katunäkymäohjelma ja siihen vaadittavat katunäkymäkuvaukset. Ohjelma integroidaan Tekla GIS:iin ja WebMap:iin. Kauniaisten kaupungin paikkatietojärjestelmä Trimble Locus (ent. Tekla GIS, ent. Xcity) otettiin tuotantokäyttöön vuoden 2007 alussa. Järjestelmän hankinnan ensisijaisena tarkoituksena oli saada yhdyskuntatoimen tuottamat ja ylläpitämät kartat ja kuntarekisterit yhteiseen tietokantaan, jolloin tietoja voidaan hyödyntää mahdollisimman monipuolisesti ja lisäksi päästään eroon saman tiedon päivittämisestä useaan eri paikkaan. Aluksi hankittiin yhdyskuntatoimen käyttöön järjestelmän työasemaversio (Xcity) karttojen ja rekisterien tuottamiseen ja ylläpitoon sekä selainpohjainen versio (Xcity WebMap) katselu- ja tulostuskäyttöön. Vuoden 2015 aikana Internet karttapalveluun lisätään kaupungin maanomistus ja vuonna 2016 ns. kiinteistön perustietoikkuna. Vuoden 2015 aikana kaupunki osallistuu rakennusvalvonnan sähköisen palvelun pilotointiin Lupapiste.fi -palvelun kautta. Myöhemmin mukaan tulee myös yleisten alueiden lupien (sijoitus- ja kaivuluvat) pilotointi. INSPIRE-direktiivin mukaisesti toteutetaan rajapintapalveluna paikkatietojen katselu- ja latauspalvelut. Vuoden 2010 alussa otettiin osana kaupungin kotisivuja käyttöön internet-karttapalvelu (IKP, http://kartat.kauniainen.fi). Karttapalvelu sisälsi alkuvaiheessa kaupungin opaskartan ja ilmakuvan. Keväällä 2012 IKP:n tietosisältöä laajennettiin lisäämällä siihen kiinteistökartta eli virastokartta ja ajantasa-asemakaavakartta kaavamääräyksineen. Syksyllä 2013 mukaan saatiin myös ilmakuvat vuosilta 2001, 2005 ja 2007 sekä rakentajille tarpeelliset kiintopistetiedot ja syksyllä 2014 viimeisimpänä laajennuksena asemakaavojen muutosalueet ja tiedot asemakaavamuutosten vaiheista.. Keväällä 2015 saatiin IKP:stä käyttöön myös mobiililaitteissa toimiva versio. Syksyllä 2014 Trimble Locus -paikkatietojärjestelmää laajennettiin hankkimalla siihen BlomSTREET-katunäkymäkuvat. Samassa yhteydessä liikennemerkit inventoitiin ja liitettiin Locukseen. Paikkatietoaineistojen käytön tehostamiseen, viranomaisten yhteistyön lisäämiseen ja monipuolisten kansalaispalvelujen syntymiseen tähtäävä EU:n INSPIRE-direktiivi (Infrastructure for Spatial Information in the European Community 2007/2/EY) velvoittaa kuntia tuottamaan INSPIRE:n piiriin kuuluvien paikkatietoaineistojen metatiedot (kuvailut ja määrittelyt), katselu- ja latauspalvelut sekä aineistojen käytön 9 Vuoden 2015 aikana toteutetaan WFSlatauspalvelut (Web Feature Service: verkorikartat).
Jatketaan kaupungin kiinteistöjen maanalaisten johtojen kartoitusta ja paikkatietojärjestelmään tallentamista tavoitteena 100 %:n kattavuus. Varaudutaan valtakunnallisen pysyvän rakennustunnuksen käyttöön ottoon ja toteutetaan käyttöön oton vaatimat toimenpiteet. Varaudutaan valtakunnallisen kiinteistötunnusjärjestelmän uudistamisen vaatimiin toimenpiteisiin. Uusi kiinteistötietojärjestelmä (uusi tavoite) Kiinteistöjen huolto- ja ylläpitotoiminnan tehostaminen sekä em. toimintoihin liittyvän tiedonsiirron parantaminen osapuolten välillä. seurantatiedot. Direktiivin myötä monet paikkatietoaineistot tulevat vuoteen 2019 mennessä saataville yhtenäisessä muodossa kaikissa EU:n jäsenvaltioissa. Palveluiden toteuttamisessa hyödynnetään Kuntaliiton ja paikkatietojärjestelmätoimittajien yhdessä toteuttamaa standardirajapintojen määrittelyn sisältävää KuntaGML-hanketta sekä sen jatkoprojektina toteutettua Kuntien Rakennetun Ympäristön Sähköiset Palvelut (KRYSP) -hanketta. KRYSP-hanke tekee mahdolliseksi ottaa käyttöön selainpohjaisia sähköisiä asiointipalveluita. Kauniaisissa on jo toteutettu paikkatietoaineistojen metatiedot (www.paikkatietohakemisto.fi) ja rajapintapalveluista WMSkatselupalvelut (Web Map Service: rasterikartat). Jatkuva toiminta tavoitteen mukaisesti tietojen täydentyessä. Haahtela RES (Real Estate System) on Internet pohjainen huoltokirjajärjestelmä, joka toimii kiinteistön ylläpitoa tukevana tietovarastona sekä eri osapuolten välisenä tiedonjakelukanavana. RES on kiinteistöjen huoltotoimen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla voidaan toteuttaa suunnitelmallinen kiinteistöjen ylläpito. Järjestelmässä kootaan kiinteistön ylläpidon lähtötiedot asiakirjoineen, asetetaan tavoitteet ohjeineen, kirjataan tapahtumat ja kuitataan tehtävät sekä seurataan toteutumista. Kauniaisten kaupungilla Haahtela RES sisältää kiinteistön perustiedot, vikailmoitukset ja huolto-ohjelma -osiot. RES:iin on saatavana myös mm. kulutustieto-, budjetointi- ja vuokralaishallinnan moduulit, joita ohjelmamme ei sisällä. Kulutustietojen seuranta hoidetaan Enerkey- 10 Pysyvä rakennustunnus otetaan käyttöön Locuksen seuraavan versiopäivityksen yhteydessä 24.4.2015. Uusi kiinteistötunnusjärjestelmä käyttöön Locuksen seuraavan versiopäivityksen yhteydessä 24.4.2015 Tuotantokäytössä.
ohjelman avulla. Kiinteistön perustieto -moduuli sisältää osapuoli- ja toimijatiedot eli henkilöt ja yritykset, jotka kiinteistön ylläpitoon liittyviä asioita hoitavat. Perustietoihin on tallennettu myös kiinteistön piirustuksia, asiakirjoja sekä mm. viranomaisraportteja. Vikailmoitukset -moduulin avulla hallitaan huolto- ja ylläpitotoimintaan liittyviä vikailmoituksia. Kiinteistön toimijat ja käyttäjät voivat kirjata erilaisia vikailmoituksia järjestelmään ja osoittaa ne järjestelmän kautta esim. kiinteistönhoitajalle hoidettavaksi. Vikailmoituksista tulee sähköpostilla ilmoitus vastaanottajan sähköpostiin, että uusi vikailmoitus on kirjattu järjestelmään. Vikailmoituksien tilaa (ei korjattu, vastaanotettu, välitetty, korjattu) voi seurata järjestelmän kautta. Vikailmoitukset tallentuvat järjestelmään. Kiinteistöjen käyttäjät pääsevät ilmoittamaan viat kaupungin Intranet-sivujen kautta. Huolto-ohjelma -moduuli sisältää kiinteistöjen päivittäiset, viikoittaiset, kuukausittaiset sekä vuositason huolto- ja ylläpitotehtävät. Jokaiseen kiinteistöön on oma kiinteistökohtainen huolto-ohjelma. Kiinteistönhoitaja tekee ohjelman mukaiset tehtävät ja kirjaa järjestelmään tehtävät tehdyiksi. Huolto-ohjelman mukaiset työt tallentuvat myös järjestelmään. Kiinteistön huolto-ohjelmaa päivitetään tarpeen mukaan mm. saneerausten jälkeistä tilaa vastaavaksi. 11