H7: Tehtävänanto Taulukkolaskennan jatkoharjoitus Muista jälleen, että riippumatta siitä, käytätkö LO Calcia vai MS Officen Exceliä (2010), työkirja tallennetaan ohjelman natiivimuodossa, ja sen lisäksi vanhassa Microsoft Excel 97/2003/XP (xls) -tallennusmuodossa. Työskentelet taas aluksi tallentaen työkirjaa natiiviformaateissa (ods/xlsx) ja tallennat vasta lopuksi taulukosta myös xls-muotoisen tiedoston. Harjoituksesta jätetään kaksi taulukkolaskentaohjelman työkirjaa (neljä tiedostoa) T1: H7T1.xlsx/odt ja H7T1.xls (sisältää kolme lomaketta), ja T2: H7T2.xlsx/odt ja H7T2.xls (sisältää kaksi lomaketta). Pohjaksi ensimmäiseen tehtävään haetaan kurssin harjoitussivulta tekstitiedosto Kurssipisteet.txt ja toiseen tehtävään taulukko H7T2.xls. Harjoituksen tavoitteet Harjoituksen tavoitteena on syventää edellisissä harjoituksissa opittuja asioita. Uutena asiana harjoituksessa tulee - tekstimuotoisen tiedon tuonti laskentataulukkoon - lajittelu, ehdollinen muotoilu, suodatus ja - kaavioiden laadinta. Muista jälleen tallentaa työkirjaasi säännöllisesti. Tehtävänanto Tehtävä 1 (8p): TTPK kurssisuoritusten käsitteleminen. 1. Tekstitiedoston lukeminen talukkoon ja taulukon muotoilu. Nouda kurssisivuilta opiskelijoiden kurssitietotiedosto (Kurssipisteet.txt) omalle koneellesi. Avaa se sitten käyttämääsi taulukkolaskentaohjelmaan. Vihje 1 ja tallenna tiedosto heti aluksi taulukkolaskentaohjelmasi natiivimuotoon (xlsx/ods). Tiedostossa on 186 opiskelijan kurssipisteet eräältä TTPK-kurssilta: 1 neljässä ensimmäisessä sarakkeessa (A-D) opiskelijan nimi, tiedekunta ja pääaine, seuraavissa kymmenessä (E-N) sarakkeessa kustakin harjoituksesta saadut pisteet, sarakkeessa O on puuttuvien arviointien lukumäärä ja sarakkeessa P tekemättömien harjoitusten lukumäärä. Tee ensimmäisestä rivistä sarakeotsikon näköinen alla olevan mallin mukaisesti (vahvennettu fontti, keltainen taustaväri, paksu alleviivaus otsikkorivin alle). 1 Tiedoston tiedot periaatteessa oikeita, mutta sarakkeet on sekoitettu niin että ko. nimisiä ihmisiä ei ole ja tulokset on sekoitettu sattumanvaraisille nimille. Taulukko ei siis sisällä kenenkään oikeita henkilökohtaisia tietoja. - 1 -
2. Harjoituspisteiden yhteenlasku. Tee seuraavaksi N ja O sarakkeiden väliin uusi sarake Vihje 2 ja laske uuteen O-sarakkeeseen harjoituksien yhteispisteet. Vihje 3 3. Ehdollinen muotoilu. Tee uuden sarakkeen soluille ehdollinen muotoilu siten, että solun tausta on punainen, jos yhteenlasketut pisteet solussa ovat alle 50 pistettä. Vihje4 Tee vastaava ehdollinen muotoilu P ja Q sarakkeille; jos tekemättömiä arviointeja tai harjoituksia on enemmän kuin 1, ehdollinen muotoilu muuttaa sen taustan punaiseksi. 4. Tulos-sarakkeen luonti. Anna R-sarakkeelle soluun R1 otsikoksi TULOS, ja anna sen soluille arvoksi OK jos opiskelija kurssin sääntöjen mukaan pääsee läpi kurssista (korkeintaan yksi tekemätön / hylätty arviointi ja korkeintaan yksi tekemätön / hylätty harjoitus, ja yhteispistemäärä vähintään 50 pistettä). Jos opiskelija ei pääse läpi, R-sarakkeen soluun annetaan arvo HYL. Vihje 5 Tee tällekin sarakkeelle ehdollinen muotoilu, niin että HYL-solujen taustat muuttuvat punaiseksi. 5. Lajittelu. Lajittele opiskelijat siten, että alussa on kaikki hyväksytyt sukunimen, ja sukunimen sisällä etunimen mukaan aakkosissa nousevassa järjestyksessä ja sen jälkeen hylätyt, samaten sukunimen ja sen sisällä etunimeen mukaan nousevasti järjestettynä. Vihje 6 Yllä annetun muokkauksen jälkeen taulukkosi alkuosan pitäisi näyttää seuraavalta (kuva LO Calcista, mutta MS Excelin taulukossa ei mitään olennaista eroa) ja loppuosa vastaavasti seuraavalta: - 2 -
6. Taulukon kopiointi toiselle lomakkeelle. Anna ensimmäiselle lomakkeelle (ts. ensimmäiselle lehdykälle ) nimeksi LO Calc tai MS Excel, sen mukaan kumpaa sovellusta käytit. Luo työkirjaan toinen lomake, anna sille nimi Suodatuskokeilu. Kopioi koko taulukko ensimmäiseltä lomakkeelta toiselle lomakkeelle Vihje 7 (jätä ensimmäisen lomakkeen taulukko sellaiseksi kuin se edellisen kohdan jälkeen jäi). 7. Automaattisuodatuksen kokeileminen. Tee tämän uuden lomakkeen sarakeotsikkoriville Automaattinen suodatus. Kokeile suodatuksen avulla esimerkiksi montako tietojenkäsittelijää sai täsmälleen 5 pistettä harjoituksesta H7 ja keitä he olivat? Vihje8 Luo nyt työkirjaan vielä kolmaskin lomake ja vie noiden 5 pistettä H7:sta saaneiden tietojenkäsittelijöiden tiedot kolmannelle lomakkeelle. Palaa keskimmäiselle, Suodatuskokeilu-lomakkeelle ja suodata siitä näkyviin kaikki lääketieteellisen tiedekunnan opiskelijat (ja vain heidät). Tallenna koko työkirja ensin natiivimuotoonsa (xlsx- tai ods-tiedostomuodossa) ja sitten vielä vanhassa MS formaatissa tiedostoksi H7T1.xls. Tästä tehtävästä jätät siis yhden xls-tiedoston, jossa on kolme lomaketta. Vihje 1. Jos LO Calcissa yrität avata tekstitiedostoa pisteet.txt suoraan OpenOfficeen, se tulkitaan tekstitiedostoksi ja OpenOffice aukaisee Writerin. Joudut muuttamaan tekstitiedoston tyypiksi.csv (comma separated values), jotta saat sen avatuksi Calciin. Toisin sanoen, muuta tiedoston pisteet.txt nimi nimeksi pisteet.csv Valitse Tiedosto/Avaa... (File/Open..). Jotta csv-tiedosto näkyisi tiedoston aukaisuviestiruudussa, valitse näytettäviksi tiedostotyypeiksi Kaikki tiedostot (*.*) (All files) tai Laskentataulukot (Spreadsheets), jotta *.csv tiedosto näkyisi. Jotta skandit tulisi luettua oikein, käytä universaalia merkistöä, Unicode (UTF-8). Aukaise Calc ja avaa pistetiedosto ohjelmaan Tiedosto/Avaa... (File/Open ) Jotta csvtiedosto näkyisi tiedoston aukaisuviestiruudussa alareunan Files of type -tiedostotyyppinä esim. Kaikki tiedostot (*.*) (All files). Kerro aukaisuviestiruudussa, että tiedostossa sarakkeiden erotinmerkkinä on käytetty puolipistettä (vrt. kuva ohessa). MS Exceliin pisteet.txt tiedoston voi avata suoraan seuraavasti. Aukaise ensin taulukkolaskentaohjelmasi ja avaa opiskelijoiden pistetiedosto Pisteet.txt valikon kautta Tiedosto/Avaa (File/ Open ) taulukkolaskentaohjelmaasi. Kuten edellä Calcin yhteydessä: jotta *.txt-tiedosto näkyisi tiedoston aukaisuviestiruudussa tulee tiedosto- - 3 -
tyyppinä olla esim. Kaikki tiedostot (*.*) (All files) Kerro aukaisuviestiruudussa, että sarakkeet on Pisteet-tiedostossa erotettu toisistaan puolipisteillä (Separated by Semicolons, vrt. kuva yllä). Vihje 2. Aktivoi O sarake ja valitse Aloitus/Solut/Lisää/Sarake (Home/Cells/Insert/Colum). LO Calc: Aktivoi O sarake ja valitse Lisää/Sarakkeita (Insert/ Column). Vihje 3. Laske solulle O2 arvo solujen E2:N2 summana. Käytä edellisen harjoituksen mallin mukaan summafunktiota ja suhteellisia soluosoitteita ja kopioi O2:n kaava muille sarakkeen soluille O3-O187. Vihje 4. LO Calc: Calcissa voi luoda solutyylejä aivan vastaavalla tavalla kuin Writessä: Tyylit ja muotoilut painikkeen kautta saat paneelin Tee ensin uusi solutyyli (esim. nimelle AlittaaRajan), jolle määrittelet taustan punaiseksi. Valitse sarakkeen ensimmäinen solu O2 ja valitse Muotoilu / Ehdollinen muotoilu (Format / Conditional Formatting). Määrittele aukeavassa viestiruudussa että jos solun arvo on alle 50, solun tyyli on edellä luomasi punataustainen AlittaaRajan-tyyli. Kopioi tyyli O2:sta muihin sarakkeen soluihin O3-O187. Excel 2010ssa ehdollinen muotoilu saadaan valikosta Aloitus/Tyylit/Ehdollinen muotoilu/uusi sääntö (Home/Styles/Conditional Formatting/New Rule) Muotoile vain solut jotka sisältävät Format only cells that contain sääntötyyppi sopii tähän harjoitukseen. Valitse kenttiin sopivat arvot ja valitse solun taustaväri Muotoilu (Format) -painikkeesta. Kopioi tyyli O2:sta muihin sarakkeen soluihin O3-O187 (jos valitsit kaikki solut ennen muotoilun määrittämistä, tyyli määriteltiinkin jo koko sarakeelle). Vihje 5. Sarakkeen R solun arvoksi tulisi OK/HYL sen mukaan täyttyykö kurssin läpäisyvaatimukset. Vaatimukset kurssin läpäisemiseenhän ovat että pistemäärän tulee olla vähintään 50, ja arviointeja ja harjoituksia saa puuttua korkeintaan yksi molempia. Tähän joudut käyttämään IF-funktiota. Funktion avulla siis sanot, että Jos (yht.pist > 49, niin Jos (hyl.arviointeja < 2, niin Jos (hyl.harjoituksia < 2, niin OK, muuten HYL ), muuten HYL ), muuten HYL ) Tuo pitäisi saada vielä kirjoitetuksi oikeanmuotoiseksi JOS (IF) -lauseeksi. Sisäkkäisten JOS (IF) -funktioiden sijasta voi ehdon myös muotoilla loogsten funktioiden JA, TAI (AND, OR) avulla. Vihje 6. LO Calc: Lajittelu tapahtuu seuraavasti. Valitse lajiteltava alue, tässä siis A2-R187 (sarakeotsikot jätetään lajittelun ulkopuolelle), ja valitse Tiedot / Lajittele (Data/ Data/Sort ) ja määrää lajittelu ensisijaisesti TULOS-sarakkeen mukaan laskevaan järjestykseen, sitten toissijaisesti sukunimen (sarake B) mukaan nousevaan ja kolmantena etunimen (sarake A) mukaan nousevaan järjestykseen. Excel 2010: Tiedot / Lajittele ja Suodata / Lajittele (Data / Sort&Filter / Sort). Valitse ensin järjestettäväksi TULOS-sarakkeen arvon mukaan laskevaan järjestykseen, sitten Add level - painikkeella lisäät toisen tason, jonka määräät sukunimen (sarake B) mukaan nousevaan järjestykseen. Sitten taas Add level -painikkeella lisäät kolmannen tason, jonka määräät etunimen (sarake A) mukaan nousevaan järjestykseen.] Vihje 7. Aktivoi koko taulukon alue A1-R187 ensimmäiseltä lomakelehdeltä, kopio se leikepöydälle (ctrl+c) ja liimaa se (Ctrl+v) ensimmäiseen soluun A1 toiselle lomakelehdelle. Vihje 8. LO Calc: Automaattisuodatuksen saat päälle viemällä kursorin aluksi otsikkoriville ja valitsemalla Tiedot/Suodatus/Automaattinen suodatus (Data/Filter/Autofilter). Sen jälkeen voit valita suoraan sarakeotsikkosolujen pudotuslistoista tiedon, jonka mukaan haluat suodattaa taulukkosi tiedot. Kokeile! Suodatuksen saat perutuksi valitsemalla listasta vaihtoehdon Kaikki (All). Excel 2010: Automaattisuodatuksen saat päälle viemällä kursorin aluksi otsikkoriville ja valitsemalla Tiedot/Lajittele ja Suodata/Suodata/ (Data/Sort&Filter/Filter/). Sen jälkeen voit valita suoraan sarakeotsikkosolujen pudotuslistoista tiedon, jonka mukaan haluat suodattaa taulukkosi tiedot. Kokeile! Suodatuksen saat perutuksi valitsemalla listasta vaihtoehdon Select All (Kaikki). - 4 -
Tehtävä 2 (2p): Sataako vappuna? Kaavion luonti. Käy noutamassa kurssisivuilta pohja (H7T2.xls) toiseen tehtävään. Taulukossa on tiedot vapun säästä 40 vuoden ajalta 8 paikkakunnalta. Tee lomakkeelle ohessa olevan mallin mukainen kaavio. Oheinen malli tehty Calcilla, Excel-versio voi olla lievästi erilainen, mutta kaaviotyypin tulee olla sama, ja kuvassa tulee olla mallin mukainen otsikko, akseleilla nimet Päivien lukumäärä ja Paikkakunnat etelästä pohjoiseen ja x akselilla tulee näkyä kaikkien paikkakuntien nimet. Samaten käytettyjen pylväsvälien selite (legend) tulee olla kuvassa näkyvissä. Vihje 9 Noutamassasi pohjassa on toinenkin lomake, jossa vappupäivän sateiset päivät on jaoteltu edelleen sen mukaan, satoiko tuolloin vettä vai räntää/lunta. Tee tuolle toiselle lomakkeelle vielä ohessa olevan toisen mallin mukainen Vihje 10 kaavio. Se, mihin järjestykseen kaupungit asettuvat, riippuu käyttämästäsi ohjelmasta (Excel / Calc). Järjestystä ei pääse määräämään muuta kuin muuttamalla tietoja taulukon soluissa, joten ei ole väliä ovatko kaupunkien järjestys y- akselilla Helsingistä Ivaloon vai Ivalosta Helsinkiin. Vihje 9. Valitse kuvattavat tiedot sisältävä alue A2-C10 ja valitse sen jälkeen Lisää / Kaavio (Insert / Chart ). Kaavioiden luonti tapahtuu sen jälkeen askeleittain taustamateriaalissa kuvatulla tavalla. Kaupunkien asettuminen x-akselille riippuu siitä käytätkö Exceliä vai Calcilla (Calcissa kaupungit asettuvat limittäin jos tilaa leveyssuunnassa ei ole tarpeeksi). Vihje 10. Haluat jättää C-sarakkeen luvut pois kaaviosta. Jo aiemmissa harjoituksissa on opeteltu miten voidaan valita epäjatkuvia alueita (esim. H4T1). - 5 -